Tìm hiểu căn bản về Power Point

Phần 2: Microsoft Powerpoint



Tác giả:
Nguyễn Sơn Hải


Trung tâm tin học Bộ Giáo dục và đào tạo
Sách học Powepoint

2
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email:

Giới thiệu powerpoint

Bạn là một sinh viên, muốn trình bày nội dung bài tập lớn, đồ án tốt nghiệp trớc
hội đồng bảo vệ?

Bạn là một cán bộ, muốn trình bày báo cáo công việc của mình trớc đồng nghiệp?
Bạn là một nhà khoa học, muốn trình bày những ý tởng, những công trình nghiên
cứu của mình trong những diễn đàn, những cuộc hội thảo?
Và còn nhiều hoàn cảnh khác nữa, khi mà bạn muốn trình bày một vấn đề nào đó
trớc đám đông. Microsoft Powerpoint sẽ giúp bạn làm những công việc đó một cách
đơn giản mà hiệu quả rất cao.
Bạn có thể đa đợc rất nhiều loại thông tin lên màn hình trình chiếu nh: văn bản;
hình ảnh; âm thanh; bảng tính; biểu đồ;
Làm việc trên Powerpoint là làm việc trên các tệp trình diễn (có phần mở rộng là
*.PPT). Mỗi tệp trình diễn bao gồm các bản trình diễn (Slides) chúng đợc sắp theo
một thứ tự. Các bản trình diễn này chứa nội dung thông tin bạn muốn trình bày. Có
thể minh hoạ cấu trúc một tệp trình diễn theo các bản trình diễn (Slides) nh sau:
Slide 1
Slide 2
Slide n
Một tệp trình diễn






Qui trình để tạo và sử dụng một tệp trình diễn nh sau:
Bớc 1: Xác định rõ ràng các nội dung sẽ trình bày. Từ đó sẽ định ra đợc cấu trúc
của tệp trình diễn là: Chọn nền của slide theo mẫu nào cho phù hợp? Cần bao nhiêu
slides? Nội dung mỗi Slide là gì?
Bớc 2: Dùng Powerponit để xây dựng nội dung các slide đó.
Bớc 3: Trình diễn Slide. Khi đó nội dung từng Slide sẽ đợc phóng to lên toàn bộ
màn hình máy tính. Nếu máy tính của bạn nối với một máy chiếu (Multimedia
Projector chẳng hạn), nội dung các slide trình chiếu sẽ đợc đa lên các màn hình lớn,

nhiều ngời có thể quan sát một cách dễ dàng.
Sách học Powepoint

3
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email:

Chơng 1: Trình diễn đơn giản

1. Cách khởi động Powepoint
Có nhiều cách có thể khởi động đợc phần mềm Powerpoint. Tuỳ vào mục đích
làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà bạn có thể chọn một trong các cách sau đây
để khởi động:
Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows nh sau: Start | Programs | Microsoft
Powerpoint
Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tợng của phần mềm Powerpoint
trên thanh công cụ, hoặc trên màn hình nền của Windows;
Hộp thoại đầu tiên của Powerpoint xuất hiện, cho phép chọn hớng làm việc:

- Open an exiting presentation để mở một tệp trình diễn đã có trớc (chỉ dùng cách
này cho những lần sau, khi mà bạn đã có những tệp trình diễn trên máy);
- AutoContent wizard giúp tạo một tệp trình diễn theo những mẫu cho trớc với
nội dung về một chủ đề nào đó;
- Design Template - để bắt đầu tạo mới một tệp trình diễn sử dụng một mẫu định
dạng sẵn đã có trong th viện Powerpointl
- Blank Presentation cho phép tạo mới một trình diễn;

Sách học Powepoint

4
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email:

2. Tạo một trình diễn mới
Bằng cách chọn mục hộp thoại trên, hộp thoại New slide
xuất hiện, cho phép chọn bản trình diễn (Slide):

Danh sách Choose an AutoLayout: chứa các loại bố cục Slide mà bạn có thể
chọn. Dùng chuột chọn một mẫu rồi nhấp OK để tiếp tục. Màn hình làm việc chính
của Powerpoint xuất hiện:

Hệ thống thực
đơn lệnh
Hệ thống thanh
công cụ
Danh sách các
Slide đã tạo
đợc !
Hộp ghi chú
cho từng Slide
Slide, nơi chứa các thông tin
cần trình diễn.
Màn hình làm việc chính của Powerpoint thông thờng bao gồm 5 thành phần:
- Bản trình diễn (slide): Là nơi chế bản nội dung các bản trình diễn. Mỗi tệp trình
diễn (Presentation) có thể bao gồm nhiều bản trình diễn (Slide). Tại mỗi thời điểm,
màn hình chỉ có thể hiển thị đợc 1 bản trình diễn để thiết kế. Bạn có thể sử dụng
các công cụ chế bản (nh sử dụng trong Word) để đa thông tin lên các Slides
Sách học Powepoint

5
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email:

này;
- Hệ thống mục chọn (menu): chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của
Powerpoint trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi
khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn;
- Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ bao
gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó;
- Hộp ghi chú (note): giúp bạn lu những thông tin chú thích cho từng Slide. Điều
này là cần thiết khi bạn khó có thể nhớ đợc những thông tin xung quanh slide đó;
- Danh sách các Slide đã tạo đợc: cho phép định vị nhanh đến một Slide nào đó
chỉ bằng cách nhấn chuột.
Mặt khác, trong khi đang làm việc với Powerpoint bạn cũng có thể sử dụng một
trong các cách sau đây để tạo mới một tệp trình diễn:
- Mở mục chọn File | New..;
hoặc
- Nhấn nút New
trên thanh công cụ Standard;
hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N.

Tiếp theo, thực hiện xây dựng nội dung cho Slide mới này:

Hãy gõ thông tin vào hai tiêu đề của slide này. Sở dĩ slide trên chỉ có 2 tiêu đề là do
việc bạn chọn mẫu slide ở hộp thoại New slide. Tuy nhiên bạn cũng có thể chọn các
mẫu slide khác cho phù hợp theo mục đích của mình. Sau khi gõ thông tin xong, nội
dung slide đầu tiên sẽ nh sau:
Sách học Powepoint

6
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email:

3. Trình diễn Slide
Bạn có thể sử dụng các tính năng trình diễn slide để kiểm định kết quả. Có nhiều
cách có thể mở đợc tính năng này:
- Nhấn chuột lên nút Slide Show ở góc phải, cuối màn hình:

hoặc
Nhấn lên đây để bắt
đầu trình diễn!
- Mở mục chọn Slide Show |
;
hoặc
- Bấm phím F5 trên bàn phím.
Màn hình trình diễn slide hiện ra trên toàn bộ màn hình nh sau:

Muốn chuyển đến slide tiếp theo trong khi trình diễn, bạn nhấn trái chuột hoặc
nhấn phím Enter;
Muốn thoát khỏi màn hình trình diễn, để trở về màn hình thiết kế bấm phím
ESC.
Sách học Powepoint

7
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email:


4. Ghi tệp trình diễn lên đĩa
Để ghi tệp trình diễn đang làm việc lên đĩa, có thể chọn một trong các cách sau:
- Mở mục chọn File | Save..;
hoặc
- Nhấn nút Save

trên thanh công cụ Standard;
hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S.
Sẽ có hai khả năng xảy ra:
Nếu đây là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu này bởi
một tệp tin mới:

Hãy gõ tên tệp tin vào mục File name: rồi nhấn nút Save để kết thúc việc ghi tệp
trình diễn.
Nếu tài liệu của bạn đã đợc ghi vào một tệp rồi, khi ra lệnh ghi dữ liệu, tất cả
những sự thay đổi trên tài liệu sẽ đợc ghi lại lên đĩa.


Gõ tên tệp
tin vào đây!
Bạn nên thực hiện thao tác ghi tài liệu vừa rồi thờng xuyên trong khi làm việc, để tránh mất dữ liệu khi
gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính.
5. Mở tệp trình diễn đ tồn tại trên đĩa
Để mở một tệp trình diễn đã có sẵn trên đĩa, bạn có thể làm theo một trong các
cách sau đâu:
- Mở mục chọn File | Open..;
Sách học Powepoint

8
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email:

hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O.
Hộp thoại Open xuất hiện:

Chọn tệp
trình diễn
cần mở !
Hãy tìm đến th mục nơi chứa tệp trình diễn cần mở. Chọn tệp, cuối cùng nhấn nút
để thực hiện mở tệp.
6. Thoát khỏi môi trờng làm việc
Bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây để thoát khỏi môi trờng
làm việc Powerpoint:
- Mở mục chọn File | Exit;
hoặc
- Nhấn nút Close
trên tiêu đề cửa sổ Powerpoint;
hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4.
Sách học Powepoint

9
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email:

Chơng 2:
Xây dựng các slide

2.1 Quản lý các slides
2.1.1 Thêm một Slide
Để thêm một Slide lên tệp trình diễn đang mở, bạn làm nh sau:
Bớc 1: Mở mục chọn Insert |
hoặc bấm tổ hợp phím nóng
Ctrl + M. Hộp thoại New slide xuất hiện cho phép bạn chọn mẫu bố cục slide mới
này:

Bớc 2: Hãy chọn một mẫu slide rồi nhấn OK, một Slide mới đã đợc chèn lên
tệp trình diễn.
ý nghĩa một số biểu tợng trên hộp thoại New slide nh sau:
: Bạn có thể chèn một dòng văn bản đã đợc định dạng sẵn vào ô này;
:
Bạn có thể chèn dòng văn bản dạng Bullet;
:
Bạn có thể chèn danh sách dạng Bullet
:
Bạn có thể chèn một ảnh vào ô này;
:
Bạn có thể chèn một sơ đồ tổ chức
:
Bạn có thể chèn một biểu đồ (Chart)
:
Bạn có thẻ chèn một bảng dữ liệu (Table) lên ô này.

Sách học Powepoint

10
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email:

2.1.2 Di chuyển đến các Slides
Để di chuyển đến các Slide bạn có thể thực hiện theo 2 cách:
Cách 1: Dùng chuột, nhấn lên thứ tự Slide cần định vị đến ở danh sách các Slide
bên trái màn hình;
Cách 2: Dùng chuột di chuyển thanh cuộn dọc ở bên phải màn hình.

Cách 1: Dùng chuột
chọn slide muốn

chuyển đến!
Cách 2: Dùng chuột
di chuyển thanh
cuộn dọc!
2.1.3 Xoá một slide
Để xoá một Slide ra khỏi tệp trình diễn, bạn làm nh sau:
Bớc 1: Nhấn phải chuột lên tên slide cần xoá ở danh sách các slide- bên trái
màn hình;
Bớc 2: Chọn Cut để xoá Slide này.

1. Nhấn phải chuột
2. Chọn Cut (hoặc nhấn
phím Delete)
Sách học Powepoint

11
Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email:

2.2 Đa thông tin lên slide
2.2.1 Chèn văn bản, hình vẽ
Trên Powerpoint, bạn phải dùng đến thanh công cụ Drawing để đa văn bản
(thông qua các Textbox) cũng nh đa các khối hình vẽ lên Slide
Cách sử dụng thanh công cụ này hệt nh sử dụng chúng trên phần mềm Word,
nên chúng tôi không đa ra chi tiết hớng dẫn ở đây:

2.2.2 Chèn hình ảnh, âm thanh
Bạn cũng có thể chèn ảnh từ những tệp tin bởi mục chọn: Insert | Picture |
, hoặc từ th viện ảnh Clip Gallery của windows từ mục chọn: Insert
| Picture |
nh đã từng làm trên phần mềm Word.

2.2.3 Chèn bảng
Trên Powerpoint, để chèn một bảng dữ liệu (table) lên Slide bạn phải sử dụng
mục chọn Insert |
, tiếp theo qui trình xây dựng cấu trúc bảng, nhập nội
dung và định dạng bảng đợc diễn ra nh làm trên Word.
2.2.4 Tạo tiều đề đầu, tiêu đề cuối
Để tạo tiêu đề đầu và tiêu đề cuối cho slide, bạn mở mục chọn: View | Header
and Footer, hộp thoại sau đây xuất hiện giúp bạn xây dựng tiêu đề đầu, tiêu đề
cuối cho các slides: