Kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH hữu phúc

Khoá luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay cùng với sự vận động đi lên, nền kinh tế
nước ta đã và đang có những triển vọng mới và hướng đi mới để hoà nhập với nền
kinh tế thế giới. Đặc biệt khi đã gia nhập WTO ngồi việc sẽ có thêm cơ hội cho hoạt
động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thì đó cũng là thách thức lớn đối với
các doanh nghiệp Việt Nam. Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường ngày
càng biến động và tính cạnh tranh ngày càng gay gắt thì địi hỏi các doanh nghiệp
phải luôn luôn nỗ lực không ngừng để làm sao tiêu thụ nhiều hàng hoá nhất, bởi có
tiêu thụ hàng hố được thì doanh nghiệp mới có lãi để bù đắp những chi phí đã bỏ ra
và tiếp tục quá trình kinh doanh, mở rộng hoạt động kinh doanh.
Đối với một doanh nghiệp thương mại thì quá trình tiêu thụ là nhân tố hàng đầu
quyết định tới lợi nhuận. Vì vậy doanh thu đạt được của quá trình kinh doanh có vị trí
hết sức quan trọng, đóng vai trò thiết thực trong kinh doanh và cho thấy khả năng
đứng vững của doanh nghiệp trên thương trường.
Tuy nhiên, cũng có rất nhiều câu hỏi đặt ra như làm sao để quản lý tốt việc ghi
nhận doanh thu, giá vốn hàng bán cũng như quản lý công nợ phải thu. Đây là vấn đề
“đau đầu” của rất nhiều doanh nghiệp trong việc đưa ra các thủ tục kiểm tra, kiểm
soát . Các thủ tục kiểm soát chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro có
thể xảy đối với hoạt động tiêu thụ, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh
của mình.
Từ khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Hữu Phúc, kết hợp với những lý thuyết
đã học em đã chọn đề tài:
“Kiểm soát nội bộ q trình tiêu thụ hàng hố tại Cơng ty TNHH Hữu
Phúc”
Do kiến thức còn hạn hẹp nên những vấn đề em trình bày chắc chắn cịn nhiều
thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý, hướng dẫn của thầy cô giáo và các anh chị ở
Công ty TNHH Hữu Phúc để em rút kinh nghiệm và học hỏi thêm.

Đà Nẵng, ngày 30 tháng 05 năm 2008
Sinh viên thực hiện
Trần Thị Nguyệt

SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 1


Khoá luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

Phần một: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ Q TRÌNH TIÊU
THỤ TRONG DOANH NGHIỆP
I. Khái niệm, sự cần thiết và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong
doanh nghiệp
1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Hiện nay trên thế giới, kiểm soát nội bộ được hiểu theo nhiều quan điểm khác
nhau, sau đây là một số quan điểm về kiểm soát nội bộ phổ biến.
1.1Kiểm soát nội bộ theo quan điểm của Liên Đồn kế tốn quốc tế
Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm đạt được 4 mục tiêu:
bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu
quả hoạt động. Theo đó, KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ
chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu cơng việc để tìm ra
biện pháp ngăn ngừa nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn
vị.
Bảo vệ tài sản của đơn vị : tài sản của đơn vị gồm tài sản hữu hình và tài sản vơ
hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư
hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm sốt thích hợp. Điều tương tự cũng

có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như các thông tin, tài liệu quan
trọng của đơn vị hay các sổ sách, chứng từ kế toán.
Bảo đảm độ tin cậy của thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế tốn
của cơng ty cung cấp vơ cùng quan trọng trong việc hình thành và ra các quyết định
của nhà quản ký đơn vị. Vì vậy mà các thơng tin cung cấp phải bảo đảm tính kịp thời,
tính chính xác và độ tin cậy về thực trạng hoạt động của đơn vị cũng như phản ánh
một cách khách quan tình hình tài chính của đơn vị.
Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết lập trong đơn
vị phải đảm bảo các quyết định và các chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản
xuất kinh doanh của đơn vị phải được tuân thủ đúng mức. Hệ thống kiểm soát nội bộ
cần:
- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của
doanh nghiệp.
- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong
mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài
chính trung thực khách quan.

SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 2


Khoá luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

Bảo đảm hiệu quả của hoạt động quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn
vị được thực hiện nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết trong tác nghiệp, gây ra
sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh

nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá hiệu quả hoạt động
trong doanh nghiệp được thực hiện bởi cơ chế giám sát của hệ thống KSNB nhằm
nâng cao khả năng quản lý điều hành của bộ máy quản lý.
Tuy nằm trong một thể thống nhất song 4 mục tiêu nói trên đơi khi cũng có mâu
thuẫn với nhau như tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách
hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của nhà quản lý là xây dựng
một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hoà 4 mục tiêu.
1.2 Kiểm soát nội bộ theo quan điểm của AICPA
KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp
được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự
chính xác và độ tin cậy của thơng tin kế tốn, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ
bám sát chủ trương quản lý đã đề ra.
1.3 Kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO
KSNB theo định nghiã của COSO (Commettee of Sponsoring Organization) là
một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân
viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong
việc tổ chức thực hiện các mục tiêu sau:
- Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động.
- Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC).
- Sự tuân thủ các luật lệ và qui định hiện hành.
Chúng ta cần làm rõ một số khái niệm được nêu trong định nghĩa trên.
- Hội đồng quản trị, ngườiquản lý và các nhân viên trong tổ chức: KSNB được
thực hiện qua các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục được người quản lý thiết lập tại đơn
vị. Quá trình thực hiện KSNB tại đơn vị chủ yếu là quá trình thiết lập, thực hiện,
kiểm tra và đánh giá các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục.
Tuy nhiên, việc thiết kế, thực hiện các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục khơng chỉ
phụ thuộc vào nhà quản lý mà còn chịu ảnh hưởng rất lớn bởi Hội đồng quản trị(nếu
có) và các nhân viên khác trong đơn vị.
Hội đồng quản trị (nếu có) là một nhân tố có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động
kiểm sốt của đơn vị. Mặc dù khơng tham gia trực tiếp vào các cơng việc kiểm sốt,

Hội đồng quản trị có thể tác động đến các chính sách và quan điểm của nhà quản lý.

SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 3


Khoá luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

Các nhân viên trong đơn vị chính là người thực hiện các thủ tục kiểm soát hàng
ngày. Khả năng, tinh thần và phẩm chất của họ ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công
của KSNB.
- Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động: Thể hiện qua việc sử dụng các nguồn
lực của đơn vị một cách tối ưu nhất. Nếu các nguồn lực được sử dụng lãng phí, năng
suất làm việc thấp hoặc các công việc không đợc cân nhắc cẩn thận về chi phí, lợi
ích...thì cuối cùng đơn vị sẽ bị ảnh hưởng. Trong trường hợp này, để đảm bảo hiệu
lực và hiệu quả hoạt động của đơn vị thì cần phải xây dựng các tiêu chuẩn, định mức
hoạt động.
Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động phụ thuộc rất nhiều vào sự trung thực và
độ tin cậy của các thông tin hoạt động của đơn vị. Các thông tin này được thu thập
thông qua các báo cáo của các cấp liên quan đến mọi mặt hoạt động của đơn vị.Các
thông tin này là cơ sở cho các quyết định kinh tế của đơn vị. Nếu các thông tin này
không trung thực và đáng tin cậy, chúng sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động
của đơn vị.
Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động ngoài việc sử dụng một cách tối ưu các
nguồn lực còn nhằm bảo vệ tài sản và thông tin của đơn vị.
- Sự trung thực và đáng tin cậy của các BCTC: các BCTC được lập và trình bày
theo qui định của pháp luật. Đây là một vấn đề thuộc trách nhiệm của nhà quản lý.

Nếu thơng tin tài chính khơng trung thực trước hết sẽ ảnh hưởng đến các quyết định
trong kinh doanh của nhà quản lý, ngồi ra cịn một lý do quan trọng hơn, đó là nhà
quản lý có thể phải chịu trách nhiệm trước Nhà nước hoặc các bên liên quan về các
tổn thất gây ra cho họ.
- Sự tuân thủ luật pháp và các qui định hiện hành: Bao gồm hai vấn đề lớn: tuân
thủ luật pháp, qui định của Nhà nước và chấp hành các chính sách, thủ tục của đơn
vị.
Sự tuân thủ luật pháp gắn với trách nhiệm của nhà quản lý. Những hành vi vi
phạm luật pháp trong đơn vị có thể khơng do nhà quản lý gây ra nhưng họ vẫn liên
đới chịu trách nhiệm nếu có tổn thất cho các bên liên quan.
- Sự bảo đảm hợp lý: liên quan đến hạn chế vốn có của KSNB trong phát hiện và
ngăn chặn các gian lận và sai sót. Hệ thống KSNB do người quản lý tổ chức và điều
hành trên cơ sở cân nhắc giữa chi phí và lợi ích. Một phương pháp kiểm sốt sẽ
khơng được chấp nhận nếu chi phí q cao so với lợi ích mang lại.
Tuy nhiên theo Chuẩn mực thực hành của Viện Kiểm toán viên nội bộ (IIA), các
mục tiêu KSNB được diễn tả theo một cách khác:
"Các mục tiêu hàng đầu của KSNB nhằm:
SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 4


Khoá luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

+ Độ tin cậy và tính trung thực của thơng tin.
+ Tn thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và qui định.
+ Bảo vệ tài sản.
+ Sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực.

+ Việc hoàn tất các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chương trình."
Đây chỉ là sự khác biệt trong việc sắp xếp các mục tiêu của KSNB, cịn về bản
chất thì các mục tiêu trong khái niệm của AICPA và trong báo cáo của COSO là một.
1.4 Kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam
Khi tìm hiểu về hệ thống KSNB, kiểm toán viên nhận thức được rằng một hệ
thống KSNB dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát
hiện mọi sai phạm có thể có thể xảy ra, đó là những hạn chế cố hữu của hệ thống
KSNB. Theo chuẩn mực Việt Nam số 400 :"Đánh giá rủi ro và kiểm sốt nội bộ"
những hạn chế đó được xác định như sau:
- Ban giám đốc thường yêu cầu chi phí cho hệ thống KSNB khơng vượt q lợi
ích mà nó mang lại.
- Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi
lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường.
- Sai sót do người thực hiện thiếu chú ý, đãng trí , sai sót về xét đốn hoặc khơng
hiểu rõ u cầu của công việc.
- Khả năng vượt quá tầm kiểm sốt của hệ thống KSNB do có sự thơng đồng của
một người trong ban giám đốc hay một nhân viên với những người khác ở trong hay
ngoài đơn vị.
- Khả năng những người chịu trách nhiệm KSNB lạm dụng đặc quyền của mình
để trục lợi.
- Do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm sốt bị lạc hậu hoặc bị vi phạm.
Tuy nhiên, quan điểm của VAS là rõ ràng và gắn liền với đặc điểm nền kinh tế thị
trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam.
2. Mục tiêu của hệ thống KSNB
Hệ thống KSNB trong một tổ chức có thể hiểu như là các chính sách và thủ tục
được thiết lập tại đơn vị đó để đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau:
- Bảo vệ tài sản của đơn vị.
- Bảo đảm độ tin cậy của thông tin.
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý.
- Bảo đảm việc ghi chép kế tốn đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính trung

thực và khách quan.
SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 5


Khoá luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

- Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý.
Định kỳ, nhà quản lý đánh giá kết quả hoạt động trong đơn vị nhằm nâng cao khả
năng quản lý, điều hành bộ máy quản lý nhà nước. Xây dựng hệ thống KSNB khơng
chỉ giới hạn trong chức năng tài chính kế toán mà phải kiểm soát mọi chức năng khác
cả về hành chính, quản lý nhân sự, sản xuất. Nên việc KSNB phải là một hệ thống
nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị tham gia kiểm soát các hoạt động trong
đơn vị mà chính họ là nhân tố quyết định thành quả trong đơn vị.
Tóm lại, hệ thống kiểm sốt nội bộ càng có ý nghĩa quan trọng khi qui mô của
đơn vị càng mở rộng, quyền hạn trách nhiệm được phân chia thành nhiều cấp, mối
quan hệ giữa các cấp trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thơng tin trở
nên khó khăn, tài sản phân tán ở nhiều địa điểm. Khi đó hệ thống KSNB càng phải
được xây dựng một cách chặt chẽ và phải ngày càng hoàn thiện.
3. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB
Trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngồi và các doanh nghiệp đã có và
đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO, TQM... Theo đánh giá của nhiều chuyên gia,
phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng,
tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm sốt nội bộ. Cơng tác kiềm tra, kiểm
sốt thường chồng chéo, phiến diện, tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính và kết
quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm
sốt tồn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phịng ngừa là chính. Đây là một

trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh
khi đã hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu.
Ở nước ta hệ thống kiểm sốt nội bộ chưa có được một quy chế tổ chức và hoạt
động sao cho hiệu quả và thường xuyên chưa tách ra thành một hệ thống độc lập.
Điều này được thể hiện qua hai điểm như sau :
- Tại các doanh nghiệp, kế toán trưởng thực hiện hai nhiệm vụ chính : nhiệm vụ
tổ chức, chỉ đạo cơng tác kế toán tại đơn vị và nhiệm vụ kiểm tra, kiểm sốt về mặt
tài chính kinh tế của cấp trên đối với đơn vị. Hai nhiệm vụ đó đối lập nhau song lại
cùng được đặt vào một người. Điều đó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan
tâm, tạo môi trường cho việc thao túng các thông tin tài chính và che đậy các hành vi
gian lận.
- Hoạt động kiểm tra kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết được đặt ra mang
tính chất hình thức song chưa có quy chế hoạt động và khơng có trình độ nhân viên
tương xứng, bộ máy kiểm toán chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựng nhưng

SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 6


Khố luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

lại khơng có tính chất độc lập, chưa có quy trình và phương pháp kỹ thuật tiến hành
riêng, chưa quan tâm đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ thực hiện.
Trong cơ chế thị trường hiện nay, nâng cao sức cạnh tranh và sử dụng tiết kiệm
hiệu quả các nguồn lực đó chính là mục tiêu của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy
mơ có ra sao. Những địi hỏi, những hạn chế đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc
phục nhờ hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học và hữu hiệu. Từ đó việc thiết lập một

hệ thống kiểm soát nội bộ đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi
doanh nghiệp.
4. Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi
riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu
khơng có hệ thống kiểm sốt nội bộ, làm thế nào để người lao động khơng vì quyền
lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức,
của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề
phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ
khơng phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?
Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của
một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với
cơng ty có nhà đầu tư bên ngồi. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những
công ty có rủi ro thấp hơn.
5. Nguyên tắc xây dựng hệ thống KSNB
Việc xây dựng hệ thống KSNB phải dựa trên các nguyên tắc sau:
- Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải được dựa trên điều kiện thực tế của
mỗi đơn vị hoạt động. Chỉ có dựa trên thực tế của đơn vị thì các thủ tục kiểm sốt
mới có thể phát huy tối đa tác dụng của sốt của nó.
- Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ các nguyên tắc phổ biến như
nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ
quyền và phê chuẩn.
- Xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động
cho đơn vị, vì thế giữa chi phí để duy trì hệ thống KSNB phải nhỏ hơn lợi ích do hệ
thống KSNB mang lại.Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các
lợi ích sau cho cơng ty:
• Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của cơng ty
• Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân
viên của công ty gây ra
SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 7


Khố luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

• Giảm bớt rủi ro sai sót khơng cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho cơng
ty
• Giảm bớt rủi ro khơng tn thủ chính sách và quy trình kinh doanh của cơng ty
• Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy
đủ.
Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm sốt
nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ cơng ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong
việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực
tiếp của bản thân. Đối với những cơng ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý
và nhân viên- là những người trực tiếp thực hiện cơng việc thì rủi ro càng lớn, vì vậy
càng cần có một hệ thống kiểm sốt nội bộ vững mạnh.
II. Chức năng, nhiệm vụ và các yếu tố cấu thành HTKSNB
1. Chức năng và nhiệm vụ của HTKSNB
HTKSNB doanh nghiệp có các chức năng và nhiệm vụ sau :
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu
quả.
- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và
giám sát mức hiệu quả của chế độ và quyết định đó.
- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải
quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận
của doanh nghiệp.

- Ghi chép kế tốn đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt
động kinh doanh.
- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu
pháp định có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
2. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB
Thơng thường KSNB được chia làm 3 bộ phận, đó là mơi trường kiểm sốt
(control environment), hệ thống kế tốn (accounting system) và các thủ tục kiểm soát
(control procedures). Các bộ phận đó được thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự
đảm bảo hợp lý là đạt được các mục tiêu cơ bản của hệ thống kiểm soát.
Yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ đươc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ hệ thống kiểm soát nội bộ

SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 8


Khoá luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ

Mơi trường kiểm
sốt

Hệ thống kế tốn

Đặc thù quản

lý

Chứng từ kế
tốn

Cơ cấu tổ chức

Sổ sách Kế
tốn

Chính sách
nhân sự

Báo cáo kế
tốn

Thủ tục kiểm
sốt
- Ngun tắc phân cơng phân nhiệm
- Ngun tắc bất kiêm nhiệm
-Nguyên tắc uỷ quyền- phê chuẩn

HỆ THỐNG MỤC TIÊU TỔNG QT
1.Tính có thật
6. Sự linh hoạt
2.Sự phê chuẩn 7. Chuyển sổ và tổng
3.Tính đầyđủ
hợp chính xác
4. Sự phân loại
5. Tính đúng kỳ

Kế hoạch và
dự tốn
2.1 Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn bộ các nhân tố có tính chất mơi trường tác
động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục đơn vị.
Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ nhận thức và hành động của
ngườiquản lý đơn vị. Dưới đây là một số nhân tố chủ yếu:
a. Quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý
Nếu nhà quản lý đơn vị có quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh lành
mạnh, họ có xu hướng coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính, đồng thời có
những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh. Trong trường hợp này, mơi
trường kiểm sốt sẽ mạnh do ý muốn thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ để thực
hiện được các mục tiêu đã đề ra của nhà quản lý.
Phong cách điều hành của các nhà quản trị cũng có ảnh hưởng lớn đến mơi
trường kiểm sốt của một tổ chức. Ban giám đốc là một tập thể thống nhất trong điều
hành hay thực chất chỉ do một cá nhân nắm quyền. Nếu một đơn vị tồn tại tình trạng
độc quyền trong quản lý thì hoạt động kiểm sốt nội bộ rất khó có hiệu quả. Mơi
trường kiểm sốt nội bộ cũng khơng chặt chẽ nếu Ban giám đốc giao phó tồn bộ
quyền hành, trách nhiệm cho nhân viên dưới quyền.
b. Cơ cấu tổ chức

SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 9


Khoá luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được các mục tiêu của
tổ chức. Một cơ cấu hợp lý giúp cho quá trình thực hiện sự phân cơng phân nhiệm, sự
uỷ quyền, q trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổ sách được kiểm soát nhằm ngăn
ngừa mọi dạng vi phạm. Một doanh nghiệp được tổ chức thành nhiều cấp thì mức độ
sai lệch thơng tin càng cao và vì vậy một điều hiển nhiên là hệ thống kiểm soát nội bộ
cũng sẽ được thiết lập ở mức độ lớn tương ứng để có thể thực hiện chức năng kiểm
sốt được tồn bộ các hoạt động của đơn vị.
c. Chính sách nhân sự
Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ một hệ thống kiểm soát nào cũng là con
người. Sự phát triển của các doanh nghiệp đều luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ nhân
viên; họ luôn luôn là một nhân tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Nếu lực lượng
này của đơn vị yếu kém về mặt năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức, thì dù cho
đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống kiểm sốt nội bộ rất đúng đắn và chặt chẽ
vẫn không thể phát huy hiệu quả. Ngược lại một đội ngũ cán bộ, nhân viên tốt sẽ giúp
giảm bớt những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ.
d. Kế hoạch và dự toán
Hệ thống kế hoạch dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi
quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định…Đặc biệt là kế hoạch tài
chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự
luân chuyển tiền trong tương lai. Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch được tiến
hành khoa học và nghiêm túc, thì nó sẽ trở thành một cơng cụ kiểm soát hữu hiệu.
e. Bộ phận kiểm toán nội bộ
Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn
bộ hoạt động của đơn vị ( thực hiện kiểm toán hoạt động) trong đó có cả hệ thống
kiểm sốt nội bộ. Vì vậy, kiểm toán nội bộ là một nhân tố quan trọng trong mơi
trường kiểm sốt. một đơn vị có bộ phận kiểm tốn nội bộ hữu hiệu sẽ có được
những thơng tin kịp thời về tình hình hoạt động nói chung, chất lượng cơng tác kiểm
sốt nói riêng để đối chiếu bổ sung các thủ tục cho phù hợp và hữu hiệu hơn.
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị để tiến hành

công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị của đơn vị. Là
một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp,
bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về tồn
bộ hoạt động của doanh nghiệp.
Bộ phận kiểm tốn nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những
thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của
các hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các qui chế kiểm soát
SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 10


Khố luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

thích hợp và hiệu quả. Và để bộ phận kiểm toán nội bộ phát huy tốt tác dụng thì phải
đảm bảo các yêu cầu sau:
- Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao để không bị giới hạn
phạm vi hoạt động và hoạt động tương đối độc lập với phịng kế tốn và các bộ phận
được kiểm tra.
- Bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chun
mơn và có đạo đức nghề nghiệp phù hợp với qui định hiện hành.
f. Uỷ ban kiểm tốn
Tại một số quốc gia, các cơng ty có qui mơ lớn thường có thành lập một uỷ ban
kiểm toán (Audit Committee) trực thuộc Hội đồng Quản Trị. Uỷ ban này thường gồm
từ 3 đến 5 ủy viên, không phải là nhân viên của công ty. Uỷ ban này thường có nhiệm
vụ và quyền hạn như sau:
- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty.
- Kiểm tra và giám sát cơng việc của kiểm tốn viên nội bộ

- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính
- Đại diện cơng ty để mời kiểm tốn viên độc lập và làm việc với họ.
- Hoà giải những mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm tốn viên độc lập với Ban giám
đốc.
Do có các chức năng quan trọng nêu trên, nên sự độc lập và hữu hiệu trong hoạt
động của uỷ ban kiểm toán là nhân tố quan trọng trong mơi trường kiểm sốt.
g. Các nhân tố bên ngồi
Ngồi các nhân tố bên trong nói trên, mơi trường kiểm sốt cịn bao hàm nhiều
nhân tố bên ngồi như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan nhà nước, các nhân tố
tự nhiên xã hội, các nhân tố về phát triển cơng nghệ...những nhân tố này vượt ra
ngồi sự kiểm sốt của các nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ
của nhà quản lý và nhiểu thủ tục kiểm sốt cụ thể.
Đây là mơi trường mà trong đó tồn bộ hoạt động kiểm sốt nội bộ được triển
khai. Môi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo :
- Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các qui tắc, chuẩn mực phòng
ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh
nghiệp, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn
mực này bị vi phạm.
- Doanh nghiệp đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu
tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.
- Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm
gương sáng để nhân viên noi theo.
SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 11


Khoá luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

- Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo cơng tác quản lý ( lập kế hoạch,
tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát ) được triển khai chính xác, kịp thời,
hiệu quả.
- Doanh nghiệp có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của
kiểm toán Nhà nước và kiểm toán quốc tế. Bộ phận kiểm tốn nội bộ phải có khả
năng hoạt động hữu hiệu do được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quan
kiểm toán cấp trên hoặc với các lãnh đạo cao cấp của tổ chức.
- Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong
hoạt động quản lý tổng thể và trong hoạt động chuyển ngân.
- Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng,
đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người
làm việc liêm chính, hiệu quả.
- Doanh nghiệp sử dụng " Bản mơ tả công việc " quy định rõ yêu cầu kiến thức và
chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức.
- Doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế hoặc những
danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng... bất hợp lý tạo cơ hôi cho các hành vi vô
kỷ luật, gian dối, bất lương.
- Doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm tốn phù hợp với những
chuẩn mực thơng dụng đã được chấp nhận cho loại hình kinh doanh của mình đảm
bảo kết qủa kiểm tốn khơng bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, cơng cụ
kiểm tốn không phù hợp.
- Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy
cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu
vực vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định.
2.2. Hệ thống kế toán
Kế toán là một khoa học về quan sát và ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị nhằm cung cấp thông tin cho những đối tượng quan
tâm. Chức năng của kế tốn là thơng tin và kiểm tra. Chính vì vậy mà hệ thống kế
tốn nội bộ là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Cụ thể có thể

diễn đạt như sau :
Hệ thống kế tốn là tồn bộ các thủ tục cho phép xử lý các nghiệp vụ, hệ thống có
vai trị xác định, thu thập, phân tích, tính tốn, phân loại, tổng hợp tồn bộ nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trong đơn vị . Bản thân hệ thống kế tốn có khả năng tự kiểm sốt
lấy để loại trừ những sai phạm trong quá trình xử lý của mình. Mơi trường kiểm sốt

SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 12


Khố luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

như đã trình bày sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc xử lý của hệ thống kế toán. Song, hệ
thống kế toán cũng là một công cụ quản lý của bản thân đơn vị.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu tổng qt sau đây:
- Tính có thật: Những số liệu kế toán ghi chép là những số liệu có thực, kế tốn
khơng ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách kế toán của đơn vị.
- Sự phê chuẩn: Mọi hoạt động, nghiệp vụ trước khi thực hiện đều phải bảo đảm
rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lý.
- Sự đầy đủ: Khơng bỏ sót, giấu bớt hoặc để ngoài sổ sách bất kỳ một nghiệp vụ
kinh tế phát sinh nào.
- Sự tuân thủ: Không để xảy ra những sai phạm trong tính tốn, trong việc áp
dụng các chính sách và chế độ kế tốn.
- Tính đúng kỳ: Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.
- Tính phân loại: Số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán được phân loại theo đúng
theo sơ đồ hạch toán của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các sổ sách liên quan.
- Tính chính xác trong chuyển sổ và tổng hợp số liệu: Số liệu từ chứng từ ghi

vào các sổ trung gian, sổ tổng hợp phải chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài
chính và kết quả kinh doanh của đơn vị.
- Có sự phân chia cơng việc rạch rịi và thường xuyên tiến hành kiểm tra đối
chiếu giữa các bộ phận.
Các yếu tố của hệ thống kế toán: gồm chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán.
Chứng từ kế tốn là một minh chứng mang tính pháp lý rằng nghiệp vụ kinh tế có
thực sự phát sinh hay khơng, phù hợp với chế độ khơng? Và có ràng buộc trách
nhiệm pháp lý với những người có liên quan hay khơng? Hệ thống chứng từ kế tốn
nếu được đơn vị xây dựng khoa học, đầy đủ, bảo đảm cung cấp thơng tin kịp thời và
chính xác cho nhà quản lý đơn vị thì sẽ hạn chế được khả năng xảy ra sai phạm trong
quá trình ra quyết định của các nhà quản lý cấp cao trong đơn vị.
Sổ sách kế tốn là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc
ghi chép, phân loại, tính tốn, tổng hợp ... để chuẩn bị cung cấp các thơng tin tổng
hợp trên báo cáo. Ngồi ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống,
khoa học, và đóng vai trị trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên là cơ sở
để kiểm tra, truy cập chứng từ ...
Báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các số
liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Các báo cáo này phải phản ánh
trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải
tuân thủ đúng các chuẩn mực kế toán, những quy định, chế độ hiện hành

SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 13


Khoá luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

2.3 Các thủ tục kiểm soát
Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý còn phải quy định các thủ
tục kiểm soát và chúng được thiết kế tuỳ thuộc vào đặc thù của cơ cấu tổ chức, của
hoạt động kinh doanh. Chúng thường được xây dựng trên 3 nguyên tắc cơ bản, đó là :
ngun tắc phân cơng phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ
quyền phê chuấn.
 Phân chia trách nhiệm thích hợp (nguyên tắc bất kiêm nhiệm):
Nguyên tắc này thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thực hiện cho
nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia, mục đích là khơng để một cá nhân hay bộ
phận nào có thể kiểm sốt được mọi mặt của một nghiệp vụ.
Khi đó thơng qua cơ cấu tổ chức, cơng việc của một nhân viên này được kiểm
sốt tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Việc phân chia trách nhiệm sẽ
giúp giảm bớt các rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn và hành vi gian lận. Sự phân chia
trách nhiệm thường được đề cấp đến như là sự tách biệt các chức năng sau :
- Chức năng kế toán và chức năng quản lý tài sản : các nhân viên kế tốn khơng
được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì họ có thể tham ô tài sản và che dấu hành vi này
bằng cách sữa chữa lại sổ sách kế toán.
-Chức năng kế toán và chức năng hoạt động: nếu từng bộ phận trong doanh
nghiệp có trách nhiệm soạn thảo sổ sách và các báo cáo của chính mình thì sẽ có xu
hướng ghi chép và báo cáo sai lệch để "cải thiện" kết quả hoạt động của mình.
Cấu trúc tổ chức chung của một doanh nghiệp phải thể hiện một sự phân chia
trách nhiệm thích hợp, vừa đảm bảo tránh được những rủi ro như trên vừa phải đảm
bảo tính hiệu lực, hiệu quả. Sự cách ly về trách nhiệm vì vậy thay đổi tuỳ theo thực tế
mỗi đơn vị.
 Các thủ tục được phê chuẩn đúng đắn :
Tuỳ theo cách điều hành của các nhà quản lý mà họ có thể quy định thẩm quyền,
hay thủ tục phê chuẩn khác nhau. Sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ thẩm
quyền phê chuẩn của từng người được xuất phát từ nguyên nhân là các nhà quản lý
không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề. Nhờ đó, một mặt sẽ
giúp cho các mặt hoạt động của hoạt động kinh doanh tiến triển tốt đẹp, mặt khác nhà

quản lý vẫn kiểm soát và hạn chế được sự tuỳ tiện khi giải quyết công việc.
 Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ :
Một chức năng quan trọng của chứng từ là giúp chuyển giao thông tin trong và
ngồi đơn vị, nên nó phải đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sản cũng như đảm
bảo cho mọi nghiệp vị kinh tế đều được ghi sổ chính xác. Về cơ bản để kiểm sốt
hữu hiệu đối với chứng từ cần chú ý đến các vấn đề sau :
SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 14


Khoá luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

- Chứng từ cần được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ
dàng truy cập khi cần thiết.
- Chứng từ và sổ sách cần được ghi chép ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ
hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt. Việc ghi chép chậm trễ làm cho sổ sách thiếu tin
cậy và tăng khả năng sai sót hoặc gian lận.
- Ghi chép cần rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu.
- Tổ chức luân chuyển chứng từ phải được thực hiện một cách khoa học để một
liên chứng từ có thể đi qua và sử dụng cho nhiều bộ phận, giảm được các khác biệt
trong ghi chép.
- Thiết kế biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp quy định của nhà nước và có
tính năng kiểm sốt.
- Sổ sách cần được đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép,
có chữ ký kiểm sốt của người xét duyệt ...
- Cần có quy định về hệ thống tài khoản kế toán, sơ đồ kế toán cũng như các loại
sổ sách kế toán tại đơn vị

- Quy định thời hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập và kiểm tra
BCTC
- Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theo nguyên tắc an
toàn, bảo mật và thuận tiện truy cập.
Nói cách khác, nếu chứng từ được lập nghiêm túc, phản ánh đầy đủ và trung thực
về mọi nghiệp vụ phát sinh, thì sẽ giúp cho việc thực hiện chức năng kiểm soát trên
nhiều phương diện, nhất là bảo vệ tài sản khơng để bị thất thốt, ngăn ngừa các hành
vi lãng phí, gian lận, sử dụng khơng hiệu quả hoặc vượt q thẩm quyền. Ví dụ như
mọi nghiệp vụ thu chi nhập xuất tài sản đều phải được lập chứng từ và phải có sự
chuẩn y của người có thẩm quyền, điều này giúp ngăn ngừa tình trạng sử dụng tài sản
khơng đúng mục đích, giúp cho việc theo dõi sự chuyển dịch của tài sản từ nơi này
sang nơi khác.
 Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách :
Biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác là áp
dụng những thể thức kiểm sốt vật chất. Ví dụ như xây dựng các nhà kho, hầm tiền,
sử dụng các két sắt chịu lửa, trang bị các hệ thống báo động…
Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận với tài sản, sổ sách của doanh nghiệp khi
chưa có sự cho phép của người quản lý. Ví dụ như ban hành quy chế kiểm sốt việc
ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo các tài
liệu kế tốn, các dữ liệu lưu trữ trong máy tính..
 Kiểm soát độc lập việc thực hiện :
SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 15


Khoá luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

Là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục của những kiểm soát viên độc lập với
đối tượng bị kiểm tra, nhằm xem xét về việc thực hiện các loại thủ tục kiểm soát nêu
trên. Sự kiểm soát này cần được thiết lập xuất phát từ những hạn chế vốn có của hệ
thống kiểm sốt nội bộ. Ví dụ như đơn vị đã áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm
nhưng cũng không loại trừ tuyệt đối khả năng có xảy ra sự thơng đồng giữa những
nhân viên đảm nhận các phần hành khác nhau để tham ô tài sản.
III. Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm sốt nội bộ
Dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống. Nhưng thực
tế một hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn khơng hồn tồn hữu hiệu. Vì hiệu quả thật sự
của kiểm sốt nội bộ khơng phụ thuộc hồn tồn vào cấu trúc hồn hảo của hệ thống
mà cịn phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự.
Nói cách khác thì hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ giúp hạn chế tối đa các sai phạm chứ
khơng đảm bảo hồn tồn rằng các sai phạm khơng tồn tại khi có một cấu trúc kiểm
sốt nội bộ chặt chẽ. Đó là những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm sốt nội bộ và
nó được hình thành từ các ngun nhân sau:
- Yêu cầu của nhà quản lý là những chi phí bỏ ra cho kiểm tra phải hiệu quả.
Nghĩa là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm sốt phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước
tính do sai sót hay gian lận gây ra.
- Các cá nhân có trách nhiệm kiểm sốt đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm
phục vụ cho mưu đồ riêng.
- Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vơ hiệu do sự thơng đồng với bên ngoài,
hoặc giữa các nhân viên trong đơn vị.
- Hệ thống kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh
mà tí chú ý đến các nghiệp vụ khơng thường xun. Do đó các sai phạm trong
các nghiệp vụ này thường hay bi bỏ qua.
- Sai phạm của nhân viên xảy ra do thiếu sự thận trọng, sao nhãng, sai lầm trong
xét đoán hoặc hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi theo thời gian nên dẫn tới các thủ tục
kiểm sốt khơng cịn phù hợp. ( Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho
các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hay bị vi phạm.)

Chính những hạn chế vừa nêu ra ở trên của hệ thống kiểm soát nội bộ là nguyên
nhân khiến cho hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm
bảo hợp lý trong việc đạt được mục tiêu của mình.

SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 16


Khoá luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

IV. Kiểm soát nội bộ q trình tiêu thụ trong doanh nghiệp
Kiểm sốt nội bộ quá trình tiêu thụ bao gồm các thủ tục kiểm sốt liên quan đến
cơng tác tổ chức bán hàng, theo dõi công nợ của khách hàng đến khi khách hàng
thanh toán cho doanh nghiệp.
1. Khái quát về quá trình tiêu thụ
1.1 Nguyên tắc ghi nhận và đo lường doanh thu tiêu thụ
1.1.1 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền bán sản phẩm hàng
hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Đây là phần lợi ích mà doanh nghiệp thu được
từ việc cung cấp sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng.
Doanh thu bán hàng được ghi nhận tại thời điểm quyền sở hữu về hàng hoá đã
được chuyển giao cho khách hàng. Tuỳ theo các phương thức bán hàng mà thời điểm
chuyển giao quyền sở hữu có khác nhau
- Đối với hình thức chuyển hàng: thì doanh thu chỉ được ghi nhận khi hàng hoá
được vận chuyển tới điểm thoả thuận với nguời mua hàng và người mua hàng ký giấy
xác nhận đã nhận hàng, trong trường hợp hàng hố bị hỏng hóc hoặc mất mát trong
quá trình vận chuyển thì doanh nghiệp phải chịu phần thiệt hại đó về hàng hố.

- Đối với hình thức nhận hàng: Theo hình thức này thì doanh thu được ghi nhận
khi hàng hoá giao cho người mua tại kho của người bán và kí vào chứng từ mua hàng
hố. Mọi tổn thất trong q trình vận chuyển hàng hố người mua phải chịu.
- Đối với hình thức bán hàng trả góp: Theo phương thức trả góp, khi mua hàng
khách hàng sẽ thanh toán một phần, số tiền còn lại người mua sẽ trả dần và phải chịu
một tỷ lệ lãi suất nhất định. Số tiền trả hàng kỳ bao gồm một phần tiền gốc và lãi trả
chậm.
Các khoản giảm trừ doanh thu: là những phần lợi ích của doanh nghiệp giảm đi
do doanh nghiệp chia sẻ một phần lợi ích của mình với khách hàng hoặc do hàng hố
của doanh nghiệp khơng đáp ứng được các u cầu của khách hàng. Do vậy, để tiêu
thụ được hàng hoá doanh nghiệp phải đồng ý giảm một phần lợi ích của mình. Các
khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:
+ Chiết khấu thương mại là số tiền giảm trừ của người bán cho người mua vì
người mua mua hàng với số lượng lớn.
+ Chiết khấu thanh toán là số tiền giảm trừ của người bán cho người mua vì
người mua thanh toán tiền sớm trước thời hạn qui định trong hợp đồng.
+ Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ của người bán cho người mua vì hàng
khơng phù hợp với hợp đồng ( sai qui cách, kém phẩm chất...)
SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 17


Khoá luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

+ Doanh thu hàng bán bị trả lại là giá trị hàng hoá đã tiêu thụ bị người mua trả
lại do không đảm bảo chất lượng.
+ Doanh thu thuần về bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ là phần còn lại của

doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sau khi trừcác khoản giảm trừ ( thuế xuất
khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, chiết
khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại)
1.1.2 Đo lường doanh thu tiêu thụ
Doanh thu tiêu thụ được xác định tuỳ thuộc vào phương pháp tiêu thụ, đối với
những phương pháp tiêu thụ khác nhau thì cách xác định doanh thu tiêu thụ cũng
khác nhau. Có thể phân thành các phương pháp xác định doanh thu như sau:
- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng trả một lần: doanh thu bán
hàng là tổng số lượng hàng hoá đã tiêu thụ nhân với giá bán chưa thuế nếu doanh
nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc đơn giá đã có thuế nếu
doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng trả góp: doanh thu bán
hàng được xác định theo giá bán trả một lần, không bao gồm lãi trả chậm. Số lãi trả
chậm được tính vào doanh thu hoạt động tài chính.
- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng đại lý: doanh thu bán
hàng được xác định bằng tổng của đơn giá doanh nghiệp giao cho đại lý nhân với số
lượng hàng hoá đại lý đã bán được.
1.2 Phương thức tiêu thụ và phương thức thanh toán
1.2.1 Phương thức tiêu thụ
Tiêu thụ là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hố cho khách hàng. Quá trình
này bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế…) và
kết thúc bằng việc thu tiền.
Quá trình tiêu thụ là quá trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp,quá trình này nhằm chuyển đổi hình thái vốn của doanh nghiệp và tạo ra lợi
nhuận. Đây chính là mục tiêu chính của hầu hết các doanh nghiệp, bất kì một doanh
nghiệp kinh doanh nào muốn thu được lợi nhuận đều phải thực hiện khâu tiêu thụ và
thúc đẩy quá trình này thực hiện càng nhanh càng tốt, như vậy vốn của doanh nghiệp
sẽ được quay vòng nhanh hơn khả năng tạo ra lợi nhuận cao hơn.
Các phương thức bán hàng: Nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp sản xuất
được thực hiện thông qua hai phương thức chủ yếu là bán buôn và bán lẻ.

SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 18


Khoá luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

* Phương thức bán buôn là việc bán hàng cho các doanh nghiệp sản xuất khác
hoặc các doanh nghiệp thương mại. Kết thúc q trình này, hàng hố vẫn nằm trong
lĩnh vực lưu thông. Đặc điểm của phương thức bán buôn là số lượng bán một lần lớn
nên doanh nghiệp thường lập chứng từ cho những lần bán và kế toán tiến hành ghi sổ
sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phương thức này thường được tiến hành theo
các hình thức sau:
- Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp căn cứ vào hợp dồng
đã được ký kết, tiến hành chuyển và giao hàng cho người mua tại địa điểm hai bên đã
thoả thuận trong hợp đồng. Hàng hoá được xác định tiêu thụ khi doanh nghiệp giao
xong hàng cho người mua và người mua ký vào chứng từ giao hàng. Mọi tổn thất
trong quá trình vận chuyển đến cho người mua doanh nghiệp phải chịu. Phương thức
này được áp dụng đối với những khách hàng có quan hệ mua bán thường xuyên với
doanh nghiệp.
- Hình thức nhận hàng: Theo hình thức này bên mua cử cán bộ nghiệp vụ đến
nhận hàng tại kho của doanh nghiệp. Sau khi giao hàng xong, bên mua ký vào chứng
từ bán hàng, hàng hố được xác định tiêu thụ. Vì vậy, mọi tổn thất hàng hố trong
q trình vận chuyển hàng người mua phải chịu.
* Phương thức bán lẻ được áp dụng ở các cửa hàng nhằm phục vụ cho nhu cầu
tiêu dùng trực tiếp của khách hàng. Đặc điểm của hình thức này là khách hàng mua
với số lượng hàng nhỏ, giá trị thấp và thường được khách hàng thanh toán ngay.

1.2.2 Phương thức thanh toán
Nghiệp vụ thanh toán cũng khá đa dạng. Tuỳ theo từng chính sách bán hàng hoặc
tình hình tài chính của khách hàng hay của chính doanh nghiệp mà doanh nghiệp có
thể cho khách hàng của mình thanh tốn khoản tiền mua hàng theo các hình thức
khác nhau.
- Mua hàng thanh toán ngay: Đối với những khách hàng mới, khơng thường
xun hoặc có lịch sử thanh tốn nợ khơng tốt với doanh nghiệp thì doanh nghiệp
buộc khách hàng của mình phải thanh tốn ngay khi mua hàng có thể bằng tiền mặt
hoặc chuyển khoản.
- Ứng tiền trước khi mua hàng: do tình hình tài chính của cơng ty khơng được tốt
hoặc do tính độc quyền của hàng hố mà doanh nghiệp có thể yêu cầu khách hàng
ứng trước một khoản hoặc toàn bộ số tiền mua hàng để phục vụ hoạt động kinh
doanh hoặc đảm bảo tính chắc chắn. Khi nhận hàng khách hàng sẽ thanh toán phần
tiền mua hàng còn thiếu.

SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 19


Khoá luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

- Mua hàng tín dụng: tức là doanh nghiệp cho phép khách hàng nợ khoản tiền
mua hàng trong một khoảng thời gian nhất định, trong khoảng thời gian đó khách
hàng phải thanh tốn cho doanh nghiệp, nếu thanh toán đúng hạn khách hàng sẽ nhận
được một khoản chiết khấu.
2. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm sốt nội bộ q trình tiêu thụ
2.1 Tổ chức chứng từ

2.1.1 Đối với phương thức bán buôn
Các chứng từ được sử dụng trong phương thức tiêu thụ này như sau:
- Hoá đơn GTGT ( nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu
trừ)
- Hoá đơn bán hàng thông thường (nếu doanh nghiệp không nộp thuế GTGT hoặc
nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp).
- Phiếu xuất kho....
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
Hoá đơn được lập tối thiểu thành 3 liên: liên 1: Lưu, liên 2: Giao cho khách hàng,
liên 3: lưu giữ nội bộ. Doanh nghiệp có thể tăng thêm các liên sao cho phù hợp với
yêu cầu quản lý thông tin của đơn vị mình.
Hố đơn là căn cứ để doanh nghiệp ghi sổ kế tốn doanh thu và các sổ kế tốn có
liên quan, đây là chứng từ cho người mua vận chuyển hàng trên đường đi và ghi sổ
kế toán.
Phiếu xuất kho được lập bởi thủ kho, trên đó ghi rõ số lượng hàng hoá thực xuất.
Phiếu xuất kho là căn cứ để kế toán doanh nghiệp ghi vào các sổ kế toán liên quan
đến số lượng hàng hoá đã xuất. Cuối kỳ sẽ có đối chiếu, kiểm tra số lượng nhập xuất
tồn giữa các bên để nhanh chóng kịp thời phát hiện sai sót cũng như bảo vệ tài sản
của đơn vị.
2.1.2 Đối với phương thức bán lẻ
Trường hợp bán lẻ các hàng hố có giá trị dưới 100.000đ thì cơng ty khơng cần
lập hố đơn nếu khách hàng khơng u cầu. Nếu khách hàng yêu cầu thì phải lập cho
khách hàng giao hoá đơn theo đúng qui định. Hàng hoá bán lẻ nếu khơng phải lập hố
đơn nhưng đơn vị cũng phải lập bảng kê bán lẻ, lập hoá đơn GTGT về tổng số lượng
hàng đã bán theo bản kê bán lẻ và gửi cho phịng kế tốn để có căn cứ hạch tốn
doanh thu và tính thuế GTGT.

SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 20


Khố luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

Q trình tiêu thụ gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện kinh tế
phát sinh liên quan đến việc bán hàng tạo ra doanh thu và thanh tốn. Có bốn sự kiện
xảy ra trong quá trình tiêu thụ :
- Nhận đặt hàng của khách hàng
- Giao hàng hoá hoặc dịch vụ cho khách hàng
- Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền
- Nhận tiền thanh toán.
Đối với trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên xảy ra
cùng một lúc nên hệ thống kế toán ghi chép bốn sự kiện trên trong cùng một nghiệp
vụ kế toán. Trong trường hợp bán chịu hàng hoá hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế
tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại mỗi thời điểm khác nhau.
Các chứng từ trong mỗi sự kiện kinh tế như sau:
a) Nhận và xử lý đặt hàng của khách hàng
Đây là bước đầu tiên của quá trình. Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng
nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra những thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán
hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp nhận bán chịu và cuối cùng, bộ phận này trả lời
đặt hàng mua của khách hàng.
Để giảm rủi ro do không thu được tiền nợ, mỗi khách hàng được xác định một
giới hạn nợ tối đa. Chấp nhận bán chịu tức là xác định lần bán chịu này có làm cho
tổng mức nợ của khách hàng có vượt giới hạn nợ cho phép hay không để xét duyệt
chấp nhận bán chịu.
Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đơn đặt hàng và lệnh bán hàng.
Đơn đặt hàng là chứng từ do người mua gửi tới xác định như cầu về chủng loại,

số lượng hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các yêu cầu về điều kiện
thanh toán, điều kiện vận tải liên quan.
Lệnh bán hàng là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập, cho phép các hàng
hoá hoặc dịch vụ, số lượng, giá bán, các thông tin khác về người mua ( tên, địa chỉ
giao hàng...). Nếu bán chịu, lệnh bán hàng sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng để
xét duyệt. Sau khi được chấp nhận, thơng tin về lệnh bán hàng được gửi cho kho làm
căn cứ để xuất kho, cho bộ phận gửi hàng làm căn cứ để đóng gói hàng, cho khách
hàng để xác nhận đặt hàng được chấp nhận và cho bộ phận kế tốn cũng như lập hố
đơn để thơng báo về việc bán hàng.
b) Gửi hàng cho khách hàng
Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo lệnh bán hàng. Bộ phận
chuyển hàng sẽ tiếp tục gửi hàng này cho khách hàng theo địa điểm chỉ định. Trước
khi tiến hành đóng gói gửi hàng bộ phận này lập giấy gửi hàng. Giấy gửi hàng này
SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 21


Khố luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

cũng có thể là vận đơn. Vận đơn là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng
và người vận tải bao gồm các thông tin liên quan tới hàng gửi như : chủng loại, số
lượng hàng, trọng lượng hàng...
c) Lập hoá đơn bán hàng
Sau khi hàng được gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng được gửi cho bộ phận lập
hoá đơn. Lúc này bộ phận lập hố đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động
bán hàng đã hoàn tất và do đó bộ phần này tiến hành kiểm tra đối chiếu các chứng từ
liên quan và lập hoá đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn thành.

Đây là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng.
Hoá đơn bán hàng: là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người
mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua. Chứng từ này bao gồm các thông tin về
hàng bán như chủng loại hàng, đơn vị tính, số lượng hàng, đơn giá, tiền, các điều
kiện thanh toán ... Chứng từ này được lập làm nhiều liên, số lượng các liên được lập
tuỳ theo yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng tối thiểu là 3 liên, một liên cho khách
hàng, một liên chuyển về kế toán phải thu, một lưu lại bộ phận lập hoá đơn và các
liên còn lại sẽ luân chuyển đến các bộ phận có u cầu quản lý.
d) Nhận tiền thanh tốn
Đây là bước xử lý cuối cùng trong quá trình tiêu thụ. Khi khách hàng gửi Séc
thanh toán và giấy báo trả tiền, nếu trả tiền mặt thì thủ quỹ sẽ làm các thủ tục nhận
tiền, còn gửi qua ngân hàng thì sẽ có giấy báo có của ngân hàng. Kế toán phải thu ghi
sổ chi tiết phải thu khoản tiền mà khách hàng đã thanh toán
Giấy báo trả tiền là chứng từ gửi kèm cho khách hàng kèm với hoá đơn bán hàng
hoặc gửi kèm báo cáo khách hàng hàng tháng. Khi khách hàng thanh toán tiền họ gửi
lại giấy báo trả tiền để nhằm mục đích giúp người bán ghi chính xác người thanh
tốn.
3.2.2 Tổ chức tài khoản kế tốn
Để kiểm sốt tốt q trình tiêu thụ thì phải tổ chức hệ thống tài khoản kế toán để
ghi nhận nghiệp vụ và cung cấp thông tin một cách khoa học và chính xác. Điều này
địi hỏi phải có cái nhìn bao quát về nghiệp vụ cũng như yêu cầu các thơng tin cần
cung cấp cho q trình quản lý. Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất chủ yếu hạch
toán kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên nhằm cung cấp các thông tin
kịp thời vào mọi thời điểm phục vụ cho ban lãnh đạo doanh nghiệp trong việc ra các
quyết định trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Vì vậy mà trong phần
này em chỉ đề cập việc tổ chức tài khoản cho phương pháp kế toán kê khai thường
xuyên.

SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 22


Khoá luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

Các tài khoản tổng hợp
Các tài khoản tổng hợp được sử dụng để phản ánh quá trình tiêu thụ là:
* TK 157- Hàng gửi đi bán
Công dụng: TK này dùng để phản ánh giá trị sản phẩm, hàng hoá đã gửi đi bán
nhưng chưa xác định tiêu thụ.
* TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tài khoản này được dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch
vụ phát sinh trong một kỳ hoạt động kinh doanh. Ngồi ra, tài khoản này cịn được
dùng để phản ánh các khoản nhận được từ Nhà nước về trợ cấp và trợ giá khi thực
hiện nhiệm vụ cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước.
Các TK cấp 2 :
TK 5111- Doanh thu bán hàng hoá.
TK 5112 - Doanh thu bán thành phẩm.
TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ.
TK 5114- Doanh thu trợ cấp, trợ giá.
TK 5117 - Doanh thu bất động sản đầu tư.
Trong đó, doanh thu trợ cấp, trợ giá doanh nghiệp được hưởng khi doanh nghiệp
thực hiện nhiệm vụ cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước
và được Nhà nước trợ cấp, trợ giá theo qui định. Doanh thu trợ cấp, trợ giá là số tiền
được Nhà nước chính thức thơng báo, hoặc thực tế trợ cấp, trợ giá.
* TK 512 - Doanh thu nội bộ
TK này dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ
trong nội bộ.

TK 512 có ba TK cấp 2:
TK 5121 - Doanh thu bán hàng hoá
TK 5122 - Doanh thu bán sản phẩm
TK 5123 - doanh thu cung cấp dịch vụ
* TK 632 - Giá vốn hàng bán ( đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê
khai thường xuyên)
TK này dùng để phản ánh giá vốn của hàng hoá, thành phẩm lao vụ, dịch vụ đã
tiêu thụ trong kỳ.
Các tài khoản trên là những tài khoản tổng hợp được sử dụng để theo dõi tình
hình tiêu thụ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, tuỳ theo đặc điểm hàng hố cũng như tình
hình tiêu thụ tại mỗi đơn vị mà doanh nghiệp có thể thiết kế các tài khoản chi tiết sao
cho phù hợp với đặc điểm hàng hoá, dịch vụ hoặc yêu cầu cung cấp thông tin tại mỗi
doanh nghiệp.
SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 23


Khoá luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

3.2.3 Các báo cáo kế tốn trong q trình tiêu thụ
Báo cáo kế tốn với mục đích tập hợp các dữ liệu đã được xử lý để cung cấp cho
người sử dụng những thơng tin hữu ích theo nhu cầu. Thơng qua các báo cáo, hệ
thống thơng tin kế tốn cung cấp thơng tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý, kiểm soát
các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế
hoạch, ra các quyết định điều hành hoạt động.
Với mục đích này trong hoạt động tiêu thụ, các báo cáo kế toán được phân thành
ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm sốt hoạt động xử lý của chu

trình, thông tin liên quan tới việc xử lý các nghiệp vụ kế tốn cụ thể trong chu trình,
thơng tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục vụ các quyết định điều hành hoạt
động.
 Báo cáo kiểm soát: Trường hợp xử lý bằng máy người kiểm sốt cần thơng tin
để kiểm soát được hoạt động của hệ thống, đảm bảo hệ thống cập nhật, xử lý đầy đủ
dữ liệu, không bỏ sót dữ liệu. Ngồi ra người kiểm sốt cũng cần kiểm soát được việc
truy cập dữ liệu của hệ thống. Chính vì vậy, hệ thống cũng cần lập báo cáo kiểm sốt
với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong mỗi tập tin lưu trữ dữ liệu.
Ở mức độ tổng quát, bộ phận kế toán lập báo cáo kiểm tra số tổng như báo cáo
tổng doanh thu bán hàng, tổng sản lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ...
Ở mức độ kiểm soát chi tiết việc xử lý, thì bộ phận kế tốn cố thể lập Báo cáo
chi tiết như là báo cáo chi tiết theo từng hoá đơn bán hàng, báo cáo chi tiết theo từng
khách hàng....trong từng khoảng thời gian. Mục đích của chúng là kiểm sốt xem dữ
liệu có được cập nhật xử lý chính xác hay khơng.
3. Kiểm sốt nội bộ trong q trình tiêu thụ
3.1 Mục tiêu kiểm soát
Việc thiết lập hệ thống kiểm sốt nội bộ trong q trình tiêu thụ trong doanh
nghiệp nhằm đạt được những mục tiêu sau đây:
- Tất cả các nghiệp vụ trước khi thực hiện phải được uỷ quyền và xét duyệt đúng
đắn.
- Chỉ ghi chép các nghiệp vụ có thực,doanh thu ghi chép là có thật, dựa trên
những chứng từ hợp lý.
- Phải ghi chép đầy đủ tất cả các nghiệp vụ có thực và được xét duyệt đúng đắn .
- Ghi chép chính xác các nghiệp vụ.
- Các nghiệp vụ bán hàng phải được phân loại đúng đắn và ghi sổ đúng lúc,
không để các nghiệp vụ bán hàng của kỳ này ghi nhận ở kỳ sau.

SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 24

Khoá luận tốt nghiệp

GVHD:Th.S Nguyễn Thị Kim Hương

- Các nghiệp vụ bán hàng phải được ghi đầy đủ vào các sổ chi tiết và được tổng
hợp chính xác.
Một hệ thống kiểm sốt nội bộ q trình tiêu thụ phải đạt được một mục tiêu rất
quan trọng là phải quản lý được các khoản phải thu, đảm bảo chắc chắn các khoản
phải thu đều được ghi nhận khi nó phát sinh và các khoản phải thu ở khách hàng là có
thật.
Đảm bảo mục tiêu này thì việc áp dụng chính sách tín dụng căn cứ vào khoản
phải thu khách hàng mới có thể thực hiện được.
3.2 Các rủi ro thường xảy ra trong quá trình tiêu thụ
- Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng khơng có khả năng thanh
toán.
- Nhận đặt hàng những hàng hoá hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp khơng có sẵn
hoặc khơng có khả năng cung cấp.
- Người khơng có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng.
- Xuất hàng khi chưa cho phép của các cấp phê duyệt
- Xuất không đúng số lượng hoặc chủng loại hàng hố mà khách hàng u cầu.
- Chuyển hàng khơng đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng yêu cầu của lô
hàng.
- Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán.
- Ghi sai khách hàng thanh toán .
- Khơng nộp tiền thu của khách hàng thanh tốn.
Để có thể kiểm sốt được những rủi ro này, cần có các hoạt động kiểm sốt thích
hợp đó là phân chia trách nhiệm trong quá trình xử lý nghiệp vụ và qui định về thủ
tục xử lý nghiệp vụ cho phù hợp.

3.3 Các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế những rủi ro có thể xảy ra trong q
trình tiêu thụ
3.3.1 Sổ sách và chứng từ
Sổ sách và chứng từ phải đầy đủ và đồng bộ. Hệ thống kế toán từ chứng từ đến
sổ sách kế toán và bảng tổng hợp phải có tác dụng kiểm sốt tối đa các nghiệp vụ và
do đó các qui trình kế tốn phải có trước khi thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy
nhiên cách thức hoạt động trong mỗi đơn vị lại rất đa dạng và phong phú. Do đó mỗi
đơn vị cần xác định sẵn các trình tự cụ thể tương ứng với hệ thống sổ sách tạo thành
yếu tố kiểm sốt có hiệu lực.

SVTH: Trần Thị Nguyệt

Trang 25