Bài thảo luận Tìm hiểu về hệ thống thông tin tích hợp ERP tại doanh nghiệp Petrolimex

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ

BÀI THẢO LUẬN
HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ
Đề tài:

Tìm hiểu về hệ thống thơng tin tích hợp ERP. Thực trạng
áp dụng ứng dụng ERP tại doanh nghiệp Petrolimex

NHÓM THỰC HIỆN

: NHÓM 1

LỚP HỌC PHẦN

: 2102ECIT0311

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: NGUYỄN QUANG TRUNG

HÀ NỘI - 2021
MỤC LỤC


2

2


LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, với sự phát triển vượt bậc của cơng nghệ thơng tin thì ngày càng có

nhiều các ứng dụng hỗ trợ, phục vụ cho doanh nghiệp. Thương mại điện tử đang và sẽ
phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam. Trong giai đoạn này, các doanh nghiệp đã sử dụng
những ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong tồn bộ chu trình từ đầu vào của quá trình
sản xuất tới việc phân phối.
Một trong những ứng dụng quan trọng được áp dụng để hô trợ doanh nghiệp
quản trị nguồn lực của doanh nghiệp là phần mềm ERP. Tại Việt Nam, có nhiều daonh
nghiệp áp dụng ứng dụng này vào trong quản lý doanh nghiệp và đã có nhiều dự án
thành công. Một trong những doanh nghiệp áp dụng thành công ứng dụng ERP vào
quản trị nguồn lực là Tập đoàn xăng dầu Việt Nam – Petrolimex.
Bài thảo luận dưới đây, nhóm 1 sẽ trình bày về những thành cơng của
Petrolimex trong việc áp dụng ứng dụng ERP trong hoạt động quản lý.

3

3


I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1. Khái niệm ERP
ERP – Enterprise Resoure Planning là một hệ thống thông tin quản lý tích hợp
các nguồn lực của doanh nghiệp, bao trùm lên tồn bộ các hoạt động chức năng chính
của doanh nghiệp.
ERP là một hệ thống tổng hợp các quy trình kinh doanh trọng yếu của doanh
nghiệp dựa trên sự tích hợp gồm các module phần mềm và hệ thống cơ sở dữ liệu tác
nghiệp tập trung của doanh nghiệp.
Ý nghĩa của E, R và P trong thuật ngữ ERP
E: Enterprise – Doanh nghiệp
R – Resourse – Tài nguyên. Trong công nghệ thông tin tài nguyên là bất kỳ
phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng
được. Ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến

nguồn lực thành tài nguyên.
P – Planning – Hoạch định: là kế hoạch là một khái niệm quen thuộc trong quản
trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp
lên kế hoạch như thế nào?
Nói chung, ERP là một giải pháp hệ thống toàn diện, bao gồm việc tích hợp các bộ
cơng cụ này theo một quy chuẩn tốt nhất có thể, để đáp ứng trọn vẹn các yêu cầu về
quản trị toàn bộ nguồn lực của một doanh nghiệp, từ hệ thống thông tin, email, tài liệu
văn bản lưu trữ, các quy trình xử lý hoạt động sản xuất kinh doanh mua bán… được
vận hành trơn tru trên một thể thống nhất gọi là một hệ thống ERP.
2. Các thành phần, mơ hình, tầm quan trọng của ERP
2.1. Mơ hình ERP
Mơ hình hệ thống ERP là chuỗi những lập trình với các thuật tốn điều hành và
xử lý thơng tin một cách chính xác trong mọi công tác hoạt động của doanh nghiệp.
Đây được xem như một mơ hình hệ thống khổng lồ đảm nhiệm tất cả các chức năng về
tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và rất rất nhiều những thứ khác.
Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào
trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần ềm nhân
sự - tiền lương, quản trị sản xuất… song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gồm tất cả vào
4

4


chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có ựu liên thơng với
nhau.
Các phân hệ trong mơ hình ERP:

FRM
Quản lý tài chính

BI

SCM

Hệ thống báo cáo quản trị thông

Quản lý chuỗi cung ứng

minh

ERP
MRP
Quản lý phần mềm kế toán
Quản lý sản xuất

CRM

HRM

Quản lý khách hàng

Quản lý nhân sự

2.2. Các thành phần cấu thành
Hệ thống ERP sẽ thực hiện đầy đủ các chứng năng trong hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp, mà trước đây có thể đã được thực hiện bởi nhiều phần mềm độc lập
nhỏ hơn.Hệ thống ERP tích hợp nhiều ứng dụng và hoạt động kinh doanh cho phép hệ
thống phục vụ cho hầu hết các quy trình và bộ phận nếu khơng phải tất cả. Giữa rất
nhiều module của hệ thống ERP, các thành phần của ERP cốt lõi bao gồm:
 Quản lý phần mềm kế tốn

Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải
thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư,… Các phân
hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP
 Quản lý chuỗi cung ứng ( SCM – ERP mở rộng)

5

5


Xây dựng một chuỗi cung ứng hiệu quả chưa bao giờ dễ dàng, đặc biệt là khi bạn
khơng có các công cụ tốt nhất để giám sát hoạt động của mình. Hệ thống ERP có thành
phần quản lý chuỗi cung ứng (SCM) là rất quan trọng để duy trì tính cạnh tranh trong
lĩnh vực này.
Theo Michael Hugos – tác giả của cuốn sách “Essentials of Supply Chain
Management”, đồng thời là CIO của công ty Network Services:”Quản lý chuỗi cung
ứng (SCM) đề cập đến việc phối hợp sản xuất, tồn kho, địa điểm và vận chuyển giữa
những người tham gia trong chuỗi cung ứng để đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa khả
năng đáp ứng hiệu quả cho thị trường được phục vụ”.
Vì vậy, SCM được kỳ vọng tối ưu hóa quy trình phân phối và sản xuất để tạo ra
chuỗi cung ứng hiệu quả hơn. Điều này bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu theo thời
gian thực.
Dữ liệu theo thời gian thực sẽ phản ánh chính xác thời điểm xảy ra sự cố để khắc
phục khi chúng xảy ra chứ khơng phải chờ vài ngày sau. Ngồi ra, nó cũng có thể giúp
bạn tạo kế hoạch sản xuất chính xác và cập nhật từng phút để đáp ứng nhu cầu nhưng
khơng vượt q khả năng hiện có của nhà xưởng, nhân công và năng lực doanh
nghiệp.
Thành phần SCM trong hệ thống ERP cũng hỗ trợ thúc đẩy lợi nhuận bằng cách
đo lường các yếu tố như mặt hàng nào thường được mua cùng nhau để tối ưu hóa vị trí
trưng bày sản phẩm. SCM kết hợp với CRM có thể giúp khách hàng theo dõi lại tình

trạng các đơn hàng cũng như dự tính ngày nhận hàng.
 Quản lý quan hệ khách hàng
Quản lý khách hàng và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với họ là một hoạt động
quan trọng khác của doanh nghiệp. Nếu khơng có họ, doanh nghiệp sẽ khơng thể tồn
tại, chứ chưa nói đến việc phát triển. Nhờ tính năng của module quản lý quan hệ khách
hàng (CRM) mà doanh nghiệp có thể lưu trữ và theo dõi dữ liệu khách hàng để cải
thiện quy trình bán hàng và chiến lược tiếp thị.
Một trong những chức năng chính của CRM là theo dõi thói quen mua hàng của
khách hàng. Khi dữ liệu đã có đủ, bạn có thể bán chéo hay upsell và thời điểm tốt nhất
6

6


để làm điều đó. Ngồi ra, bạn có thể sử dụng CRM để theo dõi lịch sử trò chuyện với
khách hàng tiềm năng. Bằng cách này, bạn biết nhân viên bán hàng nào đã nói chuyện
với khách hàng, khi nào họ nói chuyện và họ đã nói về điều gì. Sử dụng thơng tin này,
bạn có thể giảm bớt sự dư thừa trong quy trình bán hàng, gia tăng sự hài lòng của
khách hàng và đảm bảo bán hàng thành công.
Đặc biệt nếu đang điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử, bạn có thể
muốn tích hợp quy trình CRM của mình để có thể nhắm mục tiêu quảng cáo chính xác
và lưu trữ thơng tin thanh tốn của khách hàng nhằm đảm bảo rằng khách hàng có trải
nghiệm mua hàng tuyệt vời nhất có thể.
 Hệ thống báo cáo quản trị thông minh
Business intelligence (BI) được biết đến với tên gọi hệ thống báo cáo quản trị là
một quy trình tích hợp cơng nghệ mà các doanh nghiệp dùng để kiểm soát khối lượng
dữ liệu khổng lồ đến từ nhiều nguồn khác nhau. Sau đó khai thác nguồn dữ liệu đó một
cách hiệu quả, tạo ra những tri thức mới giúp cho các nhà quản lý có thể đưa ra các
quyết định hiệu quả hơn trong hoạt động kinh doanh của mình.
BI nhanh chóng trở thành một tiêu chuẩn bắt buộc phải có đối với các hệ thống

ERP. Và khi các doanh nghiệp bắt đầu phụ thuộc nhiều hơn các dữ liệu để ra quyết
định thì BI lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Trên hệ thống ERP, BI tồn tại dưới dạng các biểu mẫu báo cáo dạng số và bảng,
biểu đồ,..Những báo cáo quản trị này được hệ thống tổng hợp rồi phân tích từ chính
các số liệu nhân viên nhập vào hàng ngày. Do đó, tính real-time của BI ln được đảm
bảo.
BI cịn xóa nhịa ranh giới giữa các phịng ban, khơng có “vùng cấm” để cung
cấp cái nhìn đầy đủ nhất cho chủ doanh nghiệp. Những thông tin chi tiết này sẽ rất hữu
ích với bộ phận quản lý mỗi khi ra quyết định kinh doanh hay lập kế hoạch, chiến
lược.
 Quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là một trong những thành phần của erp thường được sử
dụng kèm với các thành phần khác như CRM, SCM. Một số tính năng chính của thành
phần này là quản lý đơn đặt hàng và duy trì định mức tồn kho tối thiểu, tối đa của
doanh nghiệp.
7

7


Trên thực tế, hàng tồn kho chiếm tỷ trọng rất lớn trong hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp. Chính vì vậy quản lý hàng tồn kho là công việc cực kỳ quan trọng. Phải
ln đảm bảo hàng hóa tồn kho luôn đủ để bán ra thị trường, cân đối giữa các khâu
mua vào – dự trữ – sản xuất – tiêu thị hay tối ưu hóa lượng hàng lưu kho nhằm tăng
hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí đầu tư,…
 Quản lý tài chính
Thành phần cốt lõi cuối cùng được nhắc đến là quản lý tài chính. Vì mọi quy
trình kinh doanh đều liên quan đến dịng tiền, cho dù đó là phần tiền lương trả cho
nhân viên hay trả tiền để vận chuyển hàng hóa,…
Module quản lý tài chính với mục tiêu chính là phân tích và theo dõi dữ liệu tài

chính của doanh nghiệp, bao gồm các khoản phải thu, khoản phải trả, doanh thu, lợi
nhuận và chi phí… Từ việc phân tích dữ liệu trong quá khứ, hệ thống có thể tiết lộ xu
hướng chi tiêu, giúp các CEO lập kế hoạch nhằm gia tăng doanh thu cũng như giảm
chi phí của doanh nghiệp.
Cuối cùng, chức năng của ERP còn làm tăng năng suất và giải phóng thời gian
của nhân viên để làm những cơng việc khơng thể tự động hóa.
 Quản lý nhân sự
Module quản lý nhân sự trong phần mềm ERP sẽ xử lý các nhiệm vụ như tuyển
dụng, đào tạo, quản lý phúc lợi, hợp đồng, bảo hiểm,…
Tuy nhiên, tính năng quan trọng nhất cần tìm trong một cơng cụ ERP là quản lý
lương. Việc gửi bảng lương và phát hành lương trực tiếp theo cách thủ công tốn rất
nhiều thời gian và khơng hiệu quả về chi phí. Thay vào đó, bộ phận nhân sự tự động
hóa các khoản thanh tốn bao gồm cả khấu trừ thuế thu nhập và phúc lợi, tích hợp
chấm cơng sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cho bộ phận quản lý nhân sự mà vẫn đảm
bảo được hiệu quả cơng việc.
Một trong những lợi ích chính của giải pháp ERP là tự động hóa quy trình làm
việc để giảm thiểu sai sót của con người cùng như dành thời gian cho các hoạt động
khác giá trị hơn. Bằng cách sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
với module kế toán liên kết với module nhân sự, phần thanh tốn lương hàng tháng có
thể được thực hiện tự động, nhân viên dễ dàng quản lý phiếu lương của mình và phản
hồi dễ dàng nếu có bất cứ sai sót nào.
8

8


2.3. Tầm quan trọng của ERP
Hi vọng lớn nhất đối với ERP đó là nó có thể cải thiện việc xử lí đơn hàng cũng
như những thứ liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây là những thứ
được gọi với cái tên “fulfillment process”, và cũng vì lý do này mà ERP hay được gọi

là một “phần mềm chống lưng” cho văn phòng. Trong thời gian khoảng 10 năm trở lại
đây có xuất hiện thêm một số module để quản lý khách hàng, chứ trước đó ERP chỉ tập
trung vào việc tự động hóa những bước khác nhau trong hoạt động của công ty sản
xuất.
Một số điểm đặc biệt mà Hệ thống ERP có thể giúp cho doanh nghiệp:
Kiểm sốt thơng tin khách hàng: vì dữ liệu của ERP đều nằm chung ở một nơi
nay mọi nhân viên trong cơng ty đều có thể truy cập và xem thơng tin khách hàng, một
số người có quyền thì có thể đổi cả thơng tin mà khơng lo sợ hồ sơ khách hàng không
được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một ông CEO cũng có thể
dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.
Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ
như một cơng cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc
chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và
nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên cơng ty có thể tiết
kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người
quản lý có thể xem tất cả mọi thơng số của công ty trong một giao diện hợp nhất,
không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số.
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo
dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân
lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. Mình được biết là ERP cịn có thể tự động
kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào
từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho cơng đoạn
này.
Kiểm sốt thơng tin tài chính: ERP sẽ giúp tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến
tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng
như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP
9

9

cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS,
GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế tốn Việt Nam cũng được ln.
Kiểm sốt lượng tồn kho: ERP giúp kiểm sốt xem trong kho còn bao nhiêu
hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu cịn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty
giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ
Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của
mình, và đây là một ví dụ). Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng
nhanh tốc độ làm việc.
Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát
sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu
(để tính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó
làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên
cũng vui hơn vì với ERP, cơng ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.
Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: ERP giúp cho sự tương tác
của các nhân viên trong một công ty một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất, thơng qua
các thao tác nhỏ các nhân của một cơng ty có thể giao tiếp với một hoặc nhiều nhân
viên rất nhanh chóng có thể kịp thời cập nhật thông tin qua lại lẫn nhau giúp cho hoạt
động kinh doanh trở nên đồng bộ hơn.
3. Điều kiện triển khai ứng dụng ERP
Muốn áp dụng thành cơng thì mỗi doanh nghiệp trước hết phải tìm hiểu thị trường,
nghiên cứu để hiểu về các phần mềm đó, xem xét sự phù hợp của nó đối với doanh
nghiệp của mình. ERP địi hỏi trước hết ở nguồn nhân lực, đến tiềm năng, thị trường của
doanh nghiệp.
4. Những thuận lợi, khó khăn khi triển khai ứng dụng ERP. Khi nào doanh
nghiệp nên ứng dụng ERP.
Hiện nay, ERP là một trong những giải pháp phần mềm được áp dụng triển khai
ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp. Khi triển khai ứng dụng ERP tại doanh
nghiệp sẽ có những thuận lợi và khó khăn như sau:
4.1. Thuận lợi

 Chuẩn hóa quy trình làm việc

10

10


Việc ứng dụng giải pháp ERP góp phần chuẩn hóa quy trình hoạt động của
doanh nghiệp. Bạn có biết, một cơng ty lớn ln mong muốn có một quy trình tiệm
cận với sự hồn chỉnh nhất, ít xảy ra sai sót trong các khâu, dữ liệu đồng bộ và chính
xác, số liệu kế tốn được chuẩn hóa…
 Tiết kiệm chi phí
Việc sử dụng tích hợp ERP thay cho nhiều phần mềm rời rạc giúp giảm thiểu chi
phí, thời gian triển khai. Bên cạnh đó, việc sử dụng tập trung trên một hệ thống giúp
tiết kiệm thời gian nhập liệu của người dùng, đồng thời cũng ít xảy ra sai sót do dữ liệu
có tính kế thừa và liên kết nhau, được kiểm sốt chặt chẽ bởi những quy trình và thuật
tốn sẵn có tích hợp trong hệ thống ERP. Do dữ liệu được ghi nhận và cập nhật theo
thời gian thực nên ERP giải quyết rất tốt bài toán bảo mật, tập trung và độ chính xác
kịp thời của dữ liệu tại thời điểm xác định.
 Tăng hiệu suất làm việc
ERP là một giải pháp cho phép doanh nghiệp có thể vận hành sản xuất kinh
doanh hiệu quả hơn trong khi sử dụng nhân lực ít hơn. Việc áp dụng phần mềm này sẽ
giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trả lương cho nhân viên trong thời điểm doanh
nghiệp khó khăn và giúp cho doanh nghiệp có thể khơi phục lại hoạt động của doanh
nghiệp.
 Quản trị thông tin hiệu quả
Giải pháp phần mềm ERP là một giải pháp phần mềm được ra đời giúp hỗ trợ
cho công tác quản trị của một tổ chức, một doanh nghiệp. Chức năng chính của ERP là
tích hợp mọi cơng việc, thơng tin của tất cả các phòng ban, mọi chức năng của tổ chức,
của công ty trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễ dàng theo dõi. Từ đó, giúp

cho nhà quản lý quản trị thông tin doanh nghiệp một cách hiệu quả.
4.2. Khó khăn.
Nhược điểm của ERP ngoại trước hết là về giá cả. ERP ngoại do tính hiệu quả của
nó, nên thường có giá rất đăt, thứ hai về q trình triển khai, nó địi hỏi phải có nhân lực,
đội ngũ nhân viên kỹ thuật cơng nghệ cao, am hiểu máy tính. Quy trình triển khai của nó
rất phức tạp. Và các giải pháp ERP nội trong thị trường Việt Nam với điều kiện của Việt
Nam thì có phần đạt hiệu quả cao hơn.
11

11


 Chi phí phần mềm
Chi phí mà doanh nghiệp cần phải chi trả khi áp dụng giải pháp ERP có thể là
một thách thức đối với một số doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa phát triển hoặc hoạt
động kinh doanh khơng ổn định. Ngồi những chi phí cho tư vấn, triển khai phần mềm
thì doanh nghiệp cịn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất
ERP ngoại, ước chừng thêm số tiền bằng số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm.
Vì vậy tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP lên rất
cao. Còn đối với những doanh nghiệp lớn hơn thì việc áp dụng phần mềm ERP khơng
chính xác thì sẽ khiến cho doanh nghiệp tổn thất khá lớn gây ngưng trệ, giảm lợi
nhuận của doanh nghiệp. Do đó, ERP có thể được coi là một giải pháp dài hạn, mang
tính chiến lược và có tầm nhìn xa.
 Doanh nghiệp và đơn vị triển khai ERP khơng thống nhất
Trong q trình triển khai giải pháp ERP, sẽ có nhiều vấn đề phát sinh, doanh
nghiệp cũng có những thay đổi, và những điều này cần được hai bên thơng báo chính
xác và kịp thời cho nhau, để đảm bảo cả hai bên đều biết họ đã, đang, và sẽ làm gì. Bởi
nếu như nhà cung cấp ERP khơng thực sự hiểu được khách hàng cần gì thì sẽ dẫn đến
việc thiết kế cấu hình ERP khơng phù hợp với mơ hình doanh nghiệp. Cũng có thể do
nhà lãnh đạo doanh nghiệp khơng hồn tồn tin tưởng nhà cung cấp, khơng muốn tiết

lộ những “bí quyết kinh doanh”, dẫn tới đưa ra không đầy đủ thông tin về mơ hình
hoạt động của doanh nghiệp. Điều này cũng gây ra tình trạng hệ thống ERP khơng
hồn chỉnh và tương thích hồn tồn với nhu cầu của doanh nghiệp.
Nhìn chung, khi triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp luôn địi hỏi dành
nhiều thời gian, cơng sức và đầu tư vốn. Do đó, trước khi quyết định áp dụng hệ thống
ERP cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo công ty cần nhận định rõ ràng khó khăn và thuận
lợi của giải pháp ERP.
4.3. Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng ERP
Ứng dụng ERP vào quản lý là một bước phát triển tất yếu sau nhiều năm các doanh
nghiệp Việt Nam đã áp dụng các hệ thống phần mềm kế toán tài chính. Như đã nói ở
trên, muốn áp dụng được ERP trước hết phải chuẩn hố được quy trình nghiệp vụ, vì vậy
khơng phải doanh nghiệp nào cũng dùng được ERP. ERP dành cho những doanh nghiệp
thực sự hướng tới một văn hoá quản lý rành mạch, nghiêm túc và đã bước được những
12

12


bước đáng kể trên con đường này. Các doanh nghiệp đã áp dụng ISO là những đối tượng
rất tốt để triển khai ERP.
Bản chất linh hoạt của phần mềm ERP cho phép các doanh nghiệp triển khai giải
pháp dựa trên nhu cầu kinh doanh của chính mình. Cụ thể, dưới đây sẽ là một số đề
xuất thời điểm doanh nghiệp nên triển khai hoặc nâng cấp hệ thống ERP như:
Thay đổi quy mô hoạt động: Tổ chức đang phát triển, đã phát triển hoặc đang có
kế hoạch mở rộng quy mô đáng kể.
Phát sinh vấn đề trong quản lý: Tổ chức cần phần mềm quản lý doanh nghiệp để
giám sát, cải thiện các quy trình vận hành được tốt hơn.
Sáp nhập hoặc mua lại: Các tập đoàn cần hợp lý hóa hệ thống giữa các cơng ty
con.
Kế thừa hệ thống: Hệ thống hiện tại của tổ chức đã lỗi thời và khơng có sẵn để

nâng cấp hoặc khơng cịn phục vụ đầy đủ cho doanh nghiệp và người dùng.
Cập nhật xu hướng quản lý: Các tổ chức được nhà lãnh đạo có tư duy tương lai
đã vạch ra một lộ trình cơng nghệ kinh doanh bao gồm một giải pháp doanh nghiệp
mới.
Việc ứng dụng ERP cũng cần đi từ thấp đến cao theo một kế hoạch được cân nhắc
thấu đáo, để tránh tình trạng chạy nhanh quá trong khi chân còn yếu. Vấn đề chủ yếu là
các thành viên từ nhân viên đến lãnh đạo trong doanh nghiệp đều cần thời gian để làm
quen với ERP và những sự thay đổi trong cách làm việc đi kèm với việc áp dụng ERP.
Doanh nghiệp có thể triển khai ERP theo nhiều giai đoạn, với các giai đoạn chính như
sau:
Giai đoạn 1: Triển khai các phân hệ liên quan đến kế toán tài chính.
Giai đoạn 2: Triển khai các phân hệ liên quan đến hậu cần như quản lý kho, quản
lý việc giao nhận hàng... Các phân hệ này sẽ lập tức tự tích hợp vào các phân hệ kế tốn.
Giai đoạn 3: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, giai đoạn này sẽ triển khai các
phân hệ liên quan đến quản lý sản xuất và giá thành sản phẩm.
Giai đoạn 1 và 2 nói chung có thể triển khai tại mọi doanh nghiệp. Đến giai đoạn 3
sẽ chỉ tập trung vào một số doanh nghiệp đầu đàn.
Như vây muốn áp dụng được ERP trước hết phải hiểu ERP có thể làm được gì và
khơng thể làm được gì. Đối với các nhà quản lý, điều cần nhớ là ERP không tự tạo ra sự
13

13


thay đổi về quy trình làm việc mà điều này cần được làm trước khi áp dụng ERP. Ngược
lại ERP sẽ góp phần đắc lực củng cố những quy trình làm việc mới theo ý đồ nhà quản
lý. ERP giúp nhà quản lý tạo ra cơ chế kiểm soát nội bộ đáng tin cậy và tạo ra một nhịp
làm việc đồng bộ với sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, nhưng đồng thời lại phối hợp
chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. ERP không đơn thuần chỉ là một phần
mềm, đó là một phong cách quản lý mới.

II. CƠ SỞ THỰC TẾ
1. Tổng quan về PETROLIMEX
Tập đoàn xăng dầu Petrolimex có tên giao dịch quốc tế là Vietnam National
Petroleum Group, viết tắt là Petrolimex, được thành lập ngày 1/12/2011, tiền thân là
Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, trước đó là Tổng cơng ty xăng dầu mỡ
Tổng cơng ty xăng dầu mỡ được thành lập 1995.
Ngày 28/07/2011: Tập đồn tổ chức thành cơng phiên đấu giá cổ phần lần đầu
ra bên ngoài (IPO) tại sở giao dịch (SGD) chứng khốn Hà Nội.
Ngày 01/12/2011: Tổng cơng ty xăng dầu Việt Nam chính thức hoạt động dưới
hình thức cơng ty cổ phần với tên gọi Tập đoàn xăng dầu Việt Nam.
Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) hiện nay được hình thành từ việc cổ
phần hóa Tổng cơng ty Xăng dầu Việt Nam theo Quyết định số 828/QĐ-TTg ngày
31.5.2011 của Thủ tướng Chính phủ, là cơng ty đại chúng theo văn bản số
2946/UBCK-QLPH ngày 17.8.2012 của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
Lĩnh vực kinh doanh chính của Petrolimex là xuất nhập khẩu và kinh doanh xăng
dầu, lọc - hóa dầu, đầu tư vốn vào các doanh nghiệp khác theo quy định của pháp luật.
Bên cạnh các lĩnh vực xăng dầu, dầu mỡ nhờn và các sản phẩm hóa dầu, khí hóa lỏng
và vận tải xăng dầu, Petrolimex đầu tư kinh doanh vào các ngành nghề: Thiết kế, xây
lắp, cơ khí và thiết bị xăng dầu, bảo hiểm, ngân hàng và các hoạt động thương mại
dịch vụ khác; trong đó, nhiều thương hiệu được đánh giá là dẫn đầu Việt nam như
PLC, PGC, PG Tanker, Pjico…
Thị phần của Petrolimex
Giữ vai trò chủ đạo trong kinh doanh năng lượng
14

14


Trong 5 năm qua, Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) ln hồn thành

nhiệm vụ chính trị về sản xuất, kinh doanh, giữ vai trò chủ đạo trong hoạt động kinh
doanh năng lượng, đáp ứng mọi nhu cầu về năng lượng cho phát triển kinh tế - xã hội,
quốc phòng.
Giai đoạn 2015 - 2020 so với giai đoạn 2010 - 2015: Sản lượng xăng, dầu xuất
bán hợp nhất (bán nội địa, bán tái xuất và bán quốc tế) tăng bình quân 6,9%/năm; tốc
độ tăng trưởng doanh thu đạt 8,1%/năm; tốc độ tăng trưởng tài sản tăng 5,4%; tăng
trưởng về lợi nhuận trước thuế đạt 11%/năm... Tập đoàn là một trong các doanh nghiệp
có số nộp ngân sách lớn nhất cả nước. Trong giai đoạn 2015 - 2020, Tập đoàn đã nộp
vào ngân sách nhà nước gần 188 nghìn tỷ đồng, bình quân đạt trên 37,6 nghìn tỷ
đồng/năm; tỷ lệ lợi nhuận/vốn chủ sở hữu bình quân cho cả giai đoạn đạt 20,4%; tỷ lệ
lợi nhuận/tổng tài sản bình quân cho cả giai đoạn đạt 7,6%; bảo đảm ổn định việc làm
và thu nhập cho hơn 26 nghìn lao động.
Các hoạt động kinh doanh khác ngoài xăng dầu của các đơn vị thành viên có vốn
góp của Tập đồn ln bảo đảm có lãi, hằng năm đóng góp từ 45% - 50% lợi nhuận,
góp phần quan trọng vào việc thực hiện kế hoạch lợi nhuận của Tập đoàn trong bối
cảnh kinh doanh năng lượng ngày càng cạnh tranh khốc liệt và luôn chịu sự quản lý
giá, quản lý lợi nhuận định mức của Nhà nước. Nhiều công ty, tổng công ty chuyên
doanh như Công ty Cổ phần Nhiên liệu bay Petrolimex, Tổng cơng ty Hóa dầu, Gas,
Bảo hiểm có thương hiệu thuộc top đầu thị trường trong từng lĩnh vực...
Đáng chú ý, giai đoạn 2017 - 2020, Petrolimex liên tục được Tạp chí Forbes vinh
danh với vị trí đứng đầu trong các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán
Việt Nam. Bên cạnh đó, Petrolimex cịn có đóng góp rất lớn về hiệu quả chính trị - xã
hội; nhập khẩu và bảo quản gần 60% lượng năng lượng dự trữ quốc gia, là lực lượng
chính và tiên phong bảo đảm năng lượng cho các vùng sâu, vùng xa, miền núi, hải đảo.
Làm tốt cơng tác bình ổn thị trường khi các nhà máy lọc dầu trong nước dừng sản
xuất, gặp sự cố hoặc giá thế giới biến động cao...
Luôn bảo đảm nguồn cung
Là Tập đồn kinh tế Nhà nước có vai trò chủ đạo trên thị trường xăng, dầu nội
địa, với hệ thống cửa hàng xăng, dầu phủ khắp 63 tỉnh, thành, luôn bảo đảm đầy đủ và

15

15


kịp thời các chủng loại xăng dầu cho an ninh quốc phòng và nhu cầu tiêu dùng của
nhân dân.
Trong nhiều thời kỳ, giá dầu thế giới có sự biến động bất thường, các nhà máy
trong nước gặp sự cố phải dừng sản xuất, nguồn cung hạn hẹp, các doanh nghiệp đầu
mối chịu ảnh hưởng tiêu cực, nhiều cửa hàng xã hội có hiện tượng dừng bán hoặc găm
hàng chờ tăng giá…, nhưng Petrolimex vẫn luôn bảo đảm đủ nguồn hàng phục vụ nhu
cầu tiêu dùng của người dân, góp phần bảo đảm an ninh năng lượng và ổn định nền
kinh tế vĩ mô, thông qua mạng lưới gần 2.600 cửa hàng xăng dầu trực thuộc và hơn
2.500 khách hàng là các thương nhân nhượng quyền, đại lý của Petrolimex được cam
kết, bảo đảm cấp hàng theo đúng hợp đồng đã ký kết.
Tại các địa bàn thuận lợi, có vị trí thương mại tốt, Petrolimex ln gặp khó khăn
trong vấn đề cạnh tranh thị phần với các doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, ngược lại ở
các địa bàn vùng sâu, vùng xa, khó khăn, khi cả một huyện rộng hàng chục cây số
vng mà chỉ có một vài cây xăng, người dân ở những thơn bản xa xơi có khi phải đi
xa tới hàng chục km để mua xăng, dầu thì với tinh thần và trách nhiệm phục vụ nhân
dân trên mọi miền Tổ quốc, hệ thống cửa hàng xăng, dầu của Petrolimex vẫn ln hiện
diện đầy đủ. Để duy trì hoạt động tại các cửa hàng xăng, dầu này, hằng năm
Petrolimex vẫn phải bù lỗ hàng trăm tỷ đồng chi phí vận chuyển để đưa xăng, dầu đến
với người dân.
2. Thực trạng ứng dụng ERP tại PETROLIMEX
2.1. Lý do Petrolimex áp dụng ứng dụng ERP
Trong lĩnh vực xăng dầu, Petrolimex giữ vai trò chủ đạo trên thị trường nội địa.
Mục tiêu của Petrolimex là trở thành tập đoàn kinh tế mạnh của Việt Nam và trên
trường quốc tế. Ứng dụng CNTT là một trong những đòn bẩy quan trọng để tập đoàn
thực hiện được mục tiêu đã đề ra.

Mục tiêu của Petrolimex khi ứng dụng ERP trong doanh nghiệp:
• Tăng cường năng lực hệ thống quản lý chuyên ngành Kế toán tài chính thơng
qua việc đảm bảo tính minh bạch của thơng tin tài chính, tính tồn vẹn và
tăng cường khả năng điều khiển dữ liệu.
• Hỗ trợ nhà quản lý trong việc giám sát tồn bộ quy trình kinh doanh.
• Tăng cường khả năng lập kế hoạch, hỗ trợ việc quyết định và phân tích, khai
thác hệ thống báo cáo một cách hiệu quả.
16

16


• Tạo ra lợi nhuận cao hơn thông qua việc tối ưu hóa chi phí bằng cách quản lý
hiệu quả hệ thống kiểm kê, vận hành thông suốt hệ thống bán hàng và phân
phối.
2.2 Nhà cung cấp và tư vấn
Ngày 13 tháng 11 năm 2009 tại Hà Nội, tổng công ty xăng dầu Việt Nam –
Petrolimex và Công ty hệ thống thông tin FPT (FIS) đã ký hợp đồng “ Triển khai ứng
dụng quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho Tổng công ty xăng dầu Việt Nam.
Trong dự án này, Petrolimex lựa chọn giải pháp ERP của SAP.
Thông tin về SAP
SAP là giải pháp phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP có thị phần
lớn nhất thế giới. SAP hỗ trợ các giải pháp quản trị đặc thù cho hơn 25 ngành cơng
nghiệp, trong đó xăng dầu là một trong những ngành mũi nhọn. Giải pháp này mang
đầy đủ các chức năng chuyên biệt trong nghiệp vụ quản lý của Ngành từ thượng
nguồn, quản lý hoạch định chuỗi cung ứng, lọc dầu, hạ nguồn, quản lý thiết bị và tài
sản, đến các hoạt động quản trị và hỗ trợ như: tài chính, nhân sự, phân tích và kiểm
sốt,…
2.3. Quá trình triển khai ứng dụng ERP tại Petrolimex.
2.3.1. Quy mô áp dụng và thời gian triển khai ứng dụng ERP.

Dự án được triển khai trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu từ cơng ty mẹ Tập
đồn xăng dầu Việt Nam đến 42 cơng ty, 21 chi nhánh, 11 xí nghiệp, 44 kho và tổng
kho xăng dầu, 118 địa điểm và tích hợp với hệ thống quản lý tại hơn 2200 cửa hàng
xăng dầu trên tồn quốc. Cơng ty Hệ thống Thông tin FPT (FPT IS) được lựa chọn làm
tổng thầu - nhà tư vấn triển khai ERP tại Petrolimex theo hình thức trọn gói, với thiết
bị phần cứng của HP và giải pháp của SAP.
Dịch vụ triển khai ERP bao gồm các phân hệ: kế tốn tài chính (FI), kế toán quản
trị (CO), quản lý mua hàng (MM), bán hàng (SD) và gói nghiệp vụ đặc thù kinh doanh
nguồn xăng dầu của SAP.
Dự án gồm 5 giai đoạn: Chuẩn bị dự án, phân tích và thiết kế, thiết lập hệ thống
và kiểm thử, triển khai hệ thống, vận hành và hỗ trợ hệ thống.
Chuẩn bị dự án

17

17


Giai đoạn đầu thực hiện dự án gặp rất nhiều khó khăn. Việc phân tích để áp dụng
SAP cho cơ cấu tổ chức kinh doanh xăng dầu công ty mẹ xuống các công ty hành viên
theo đặc thù Petrolimex rất phức tạp, đồng thời mặt hàng kinh doanh xăng dầu cũng là
hàng hóa đặc thù với nhiều tính chất riêng biệt.
Phân tích và thiết kế:
Thiết kế cấu trúc kho hợp lý áp dụng chung được cho tồn bộ 42 cơng ty xăng
dầu. Tiến hành so sánh và tìm hiểu các chức năng trên hệ thống SAP nhằm đưa ra
được giải pháp cấu trúc kho tốt nhất, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu quản trị, phù hợp
với cách thức quản lý kinh doanh hàng hóa. Hồn tất cấu trúc kho, việc thiết kế các
quy trình nghiệp vụ khác, từ quản lý kho để bán hàng vận tải và các quy trình tài chính
kế tốn.
Thiết lập hệ thống và kiểm thử:

Sau hai đợt hội thảo, rất nhiều cuộc họp bàn lớn nhỏ, những cuộc tranh luận gay
gắt tưởng chừng không đi tiếp được trong suốt 8 tháng căng thẳng, cuối cùng một bộ
giải pháp đồ sộ bao trùm 5 phân hệ (tài chính kế tốn, kiểm sốt, quản lý ngun liệu,
bán hàng - phân phối và hàng hóa khác) với 186 quy trình cũng đã được phê duyệt và
bàn giao.
Triển khai hệ thống:
Sau khi có bộ giải pháp thống nhất đội dự án triển khai hệ thống cho công ty mẹ
và tồn bộ 42 cơng ty xăng dầu thành viên trải dài 111 điểm trên khắp cả nước trong
13 tháng được chia thành 2 giai đoạn nhỏ:
Giai đoạn 1: triển khai ở văn phịng Tổng cơng ty và 11 cơng ty thành viên.
Giai đoạn 2: triển khai ở 30 công ty thành viên cịn lại.
Triển khai hệ thống ERP khơng đơn thuần là áp dụng một giải pháp phần mềm
mới mà đó là một sự thay đổi lớn về tổ chức cơng việc giữa các phịng ban, bộ phận
của từng đơn vị trong tập đoàn Petrolimex, là thay đổi cách thức và thói quen tác
nghiệp hàng ngày của người dùng.
Vận hành và hỗ trợ hệ thống:
Hệ thống ERP đã chính thức vận hành tại Petrolimex trên quy mơ tồn quốc từ
ngày 01 tháng 01 năm 2013. Đây là một sự kiện quan trọng đánh dấu bước phát triển
của doanh nghiệp Việt Nam trong việc cung cấp và ứng dụng thành công ERP trên quy
18

18


mô lớn, phạm vi rộng và nghiệp vụ phức tạp. Những ngày đầu vận hành hệ thống dữ
liệu khách hàng cung cấp đổ vào thiếu, quy trình chạy chưa ổn định, người dùng chưa
quen thao tác, giao dịch lỗi nhiều. Sau đó hệ thống dần dần được cải thiện và áp dụng,
sau 3 năm triển khai dự án đã vượt qua các cột mốc quan trọng trong bối cảnh hoạt
động kinh doanh tồn ngành gặp nhiều khó khăn, thách thức và bộn bề cơng việc phục
vụ cổ phần hóa nhưng vẫn đảm bảo tiến độ.

Trước khi áp dụng ERP, Petrolimex đã sớm đưa ứng dụng công nghệ thông tin
vào quản lý điều hành ngay từ những năm đầu thập kỷ 90 thế kỷ trước. Tuy nhiên, với
sự biến động phức tạp của thị trường xăng dầu thế giới và yêu cầu quản lý Nhà nước
đối với thị trường xăng dầu nội địa trong những năm gần đây, việc quản trị hoạt động
kinh doanh xăng dầu của Tập đồn địi hỏi thông tin minh bạch, kịp thời và chuẩn xác;
trong khi hệ thống quản lý phân tán, dữ liệu rời rạc không thể tiếp tục nâng cấp phát
triển để đáp ứng nhu cầu mới, việc triển khai ERP là yêu cầu cấp bách, xuất phát từ nội
tại Petrolimex.
Hoạt động kinh doanh của các cửa hàng kinh doanh xăng dầu Petrolimex được
quản lý theo quy trình hiện đại, minh bạch. Với hệ thống hơn 150 quy trình nghiệp vụ
chuẩn thống nhất, tất cả các đơn vị kinh doanh xăng dầu từ chi nhánh đến tổng kho
đều khai thác chung bộ quy trình và ngăn ngừa sự can thiệp trực tiếp của con người
vào hệ thống thông tin quản trị.
Đặc điểm của hệ thống này là tất cả các giao dịch nghiệp vụ phải thực hiện theo
quy trình chuẩn, theo thời gian thực, được phân quyền, quản trị chi tiết tới từng người
dùng; các dữ liệu khi đã nhập vào hệ thống không được phép tùy tiện chỉnh sửa và xóa
bỏ; tất cả các hành vi điều chỉnh, xóa bỏ dữ liệu đều được thực hiện theo quy trình và
lưu vết quá trình thực hiện để đảm bảo tính chính xác, minh bạch của thông tin…
Khi một cá nhân, đơn vị nào thao tác thay đổi dữ liệu thì sẽ làm thay đổi dữ liệu
trên tồn hệ thống. Đặc biệt, trường hợp có tẩy xóa thì hệ thống vẫn sẽ lưu lại dấu vết.
Ví dụ nếu bộ phận nào có ý định tẩy sửa dữ liệu vì mục đích nào đó thì sẽ giống như
kiểu “rút dây động rừng”. Hệ thống có cơ chế khóa dữ liệu để đảm bảo tính đúng đắn
và nhất qn dữ liệu.
Với một hệ thống có quy mơ rất lớn từ công ty mẹ, công ty con cho đến các kho,
cửa hàng xăng dầu…, việc kiểm soát tiền - hàng mua bán, tồn kho, chi phí, lợi nhuận
19

19

hoặc quản lý doanh thu, năng suất lao động, lượng hàng hao hụt… tại Petrolimex là vô
cùng phức tạp.
Với mong muốn hoạt động kinh doanh xăng dầu tại Petrolimex ngày càng minh
bạch, người tiêu dùng ngày càng có được các thơng tin chính xác, những phức tạp này
đã được giải quyết khi Petrolimex chọn phần mềm ứng dụng quản trị nguồn lực doanh
nghiệp ERP của SAP được chuẩn hóa quốc tế. Chi phí cho cho hệ thống này lên tới
12,6 triệu USD.
Vì vậy, giải pháp phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP chính là giải
pháp hữu hiệu nhằm minh bạch hóa trong cơng tác quản lý kinh doanh xăng dầu tại
Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam.
2.3.2. Thực trạng áp dụng ứng dụng ERP tại Petrolimex
Giải pháp quản lý ERP cho đơn vị xăng dầu Petrolimex là một giải pháp quản trị
tổng thể, tập trung tất cả các nghiệp vụ của doanh nghiệp bao gồm:
 Quản lý bán hàng
Ứng dụng ERP giúp doanh nghiệp
− Theo dõi được chu trình bán hàng tự động hóa.
− Quản lý các nghiệp vụ bán hàng bán buôn/ dự án/ xuất khẩu/ xuất bán thằng cho
−

−
−
−

−
−
−

−
−

khách.
Tự động quy đổi số lượng thực tế sang số lượng lit dựa vào tỷ trọng và nhiệt độ
Quản lý mua hàng
Theo dõi các nghiệp vụ mua hàng trong nước và hàng nhập khẩu
Theo dõi các nghiệp vụ thừa/ thiếu hàng trong và ngoài định mức
Phân bổ các chi phí mua hàng
Quản lý kho
Theo dõi các nghiệp vụ mua hàng trong nước và hàng nhập khẩu
Theo dõi các nghiệp vụ thừa/ thiếu hàng trong và ngoài định mức
Phân bổ các chi phí mua hàng
Quản lý bán lẻ cửa hàng xăng dầu
Quản lý các nghiệp vụ nhập hàng tại kho cửa hàng
Quản lý nghiệp vụ bán lẻ cửa hàng, tích hợp với hệ thống tự động hóa cột bơm, đo bể

tại cửa hàng
− Theo dõi nghiệp vụ thu chi, chốt ca tại cửa hàng
 Quản lý kế tốn tài chính
ERP giúp doanh nghiệp quản lý được các hoạt động bao gồm: kế toán tiền mặt,
tiền gửi ngân hàng, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý kho, quản lý công nợ
20

20


phải thu, phải trả, thuế giá trị gia tăng, quản lý tài sản cố định, tính giá thành sản phẩm
và kế toán tổng hợp.
 Quản lý nhân sự, tiền lương
Ứng dụng ERP trong quản lý nhân sự tiền lương giúp cung cấp các chức năng
sâu rộng, giải pháp linh hoạt có khả năng tùy biến theo đặc thù của từng doanh nghiệp:
quản lý lưu vết lịch sử hồ sơ nhân sự, diễn biến q trình cơng tác, q trình nâng

lương, thơng tin chế độ, phép năm… Cho phép trích lọc, tìm kiếm thơng tin và in các
quyết định, hợp đồng nhanh chóng chính xác.

Tuyển dụng
Tiền lương

Chấm cơng

Hồ sơ nhân sự

Đánh giá

Đào tạo

Tài sản

Bảo hiểm

 Quản lý vận tải
Phần mềm đáp ứng đầy đủ các khâu trong quy trình vận tải:
Đơn hàng → Lệnh vận chuyển → Nghiệm thu →Tính cước → Thu tiền.
Quản lý các nghiệp vụ đặc thù vận tải như: Tính tốn tiêu hao nhiên liệu, chi phí
cầu phà, tiền lương lái xe,…
Kết hợp module quản lý phương tiện để tính tốn chi phí và quản lý: sửa chữa,
thay thế vật tư trang thiết bị, bảo dưỡng sửa chứa thường xun,…
Tính tốn giá thành vận tải.
3. Thành cơng của Petrolimex khi ứng dụng ERP
Petrolimex là Tập đoàn đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng thành công ERP - giải
pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp để hiện thực hóa chiến lược phát triển trong giai
21

21


đoạn mới; phù hợp với mơ hình Cơng ty đại chúng và tiến trình tái cấu trúc sau cổ
phần hóa.
Trước khi áp dụng ERP, Petrolimex đã sớm đưa ứng dụng công nghệ thông tin
vào quản lý điều hành ngay từ những năm đầu thập kỷ 90 thế kỷ trước. Tuy nhiên, với
sự biến động phức tạp của thị trường xăng dầu thế giới và yêu cầu quản lý Nhà nước
đối với thị trường xăng dầu nội địa trong những năm gần đây, việc quản trị hoạt động
kinh doanh xăng dầu của Tập đồn địi hỏi thơng tin minh bạch, kịp thời và chuẩn xác;
trong khi hệ thống quản lý phân tán, dữ liệu rời rạc không thể tiếp tục nâng cấp phát
triển để đáp ứng nhu cầu mới, việc triển khai ERP là yêu cầu cấp bách, xuất phát từ nội
tại Petrolimex.
Dự án triển khai cho 111 điểm với gần 1500 người dùng tại công ty mẹ và 42
công ty thành viên cùng các chi nhánh, xí nghiệp, kho và tổng kho trên toàn quốc.
Petrolimex là tập đoàn kinh tế đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng thành công ERP. Với
thành công của dự án ERP đã đưa lại những kết quả bước đầu tại Petrolimex:
• Đáp ứng nhu cầu chủ động khai thác, phân tích thơng tin từ hệ thống dữ liệu tập trung
tại Công ty mẹ; bảo đảm các u cầu: đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời để ra
quyết định. Điều đó đã khắc phục được tình trạng Cơng ty mẹ mất nhiều thời gian và
cơng sức để tổng hợp báo cáo từ các đơn vị thành viên, dẫn đến thông tin tổng hợp bị
chậm nhịp và lạc hậu với thực tế.
• Kiểm sốt theo sát thời gian thực các dữ liệu hàng hóa, kế tốn, tài chính; từ đó, rút
ngắn được thời gian lập báo cáo quyết tốn tài chính, đáp ứng các chuẩn mực, chế độ
kế tốn và thời gian cơng bố thơng tin theo Luật Doanh nghiệp đối với một cơng ty đại
chúng.
• Petrolimex chủ động kiểm soát phát hiện các lỗi để hỗ trợ khắc phục kịp thời, bảo đảm
tính tuân thủ quy trình của các cá nhân tham gia hệ thống; khi cần có thể truy cập tới
từng chứng từ gốc để xem xét thông tin chi tiết theo mục tiêu tìm kiếm.

• Bảo đảm tính tin cậy cao đối với các số liệu như doanh thu, tồn kho, giá vốn,… để
điều hành doanh nghiệp, báo cáo các cơ quan quản lý nhà nước, thực hiện các mục tiêu
lớn và các cân đối vĩ mô.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, khi áp dụng ERP lãnh
đạo Petrolimex có thể khai thác thơng tin mọi lúc mọi nơi để điều hành và kiểm soát
họat động của doanh nghiệp.
22

22


Ơng Trương Gia Bình- Chủ tịch HĐQT Tập đồn FPT- ví von: Thành cơng dự án
Petrolimex- ERP được ví như Gagarin bay vào vũ trụ thành cơng. Bởi đã có một số
doanh nghiệp Việt Nam triển khai ERP nhưng chưa thành cơng. Đây là lần đầu tiên
một tập đồn nhà nước ở Việt Nam triển khai ERP thành công trên với quy mô lớn như
vậy.”.
Dự án thành công là kết quả một quá trình dài nghiên cứu, triển khai. Từ năm
2000, Petrolimex đã chủ động nghiên cứu và thuê tư vấn quốc tế để xây dựng kế hoạch
tổng thể phát triển ứng dụng CNTT giai đoạn 2000- 2010. ERP là một trong những dự
án quan trọng của kế hoạch này và đã được Petrolimex tập trung cao độ để tổ chức
triển khai. Đặc biệt, sau khi cổ phần hóa, Tập đồn Xăng dầu trở thành cơng ty đại
chúng thì việc áp dụng ERP sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh xăng dầu của
Petrolimex minh bạch hơn.
Điều này góp phần tiết kiệm chi phí của cơng ty và là yếu tố giúp giảm giá bán
xăng dầu ra thị trường, mang lại nhiều lợi ích cho người tiêu dùng.

23

23

KẾT LUẬN
Các doanh nghiệp khi ứng dụng thành công mô hình ERP thì đây khơng chỉ như
một cơng cụ hữu ích phục vụ cho đơn vị. Mà hơn hết, phần mềm này cịn giúp nâng
cao hiệu suất cơng việc, hiệu quả hoạt động quản lý cũng như góp phần vào sự phát
triển bền vững của công ty.
Bằng việc ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp, giờ đây mọi phòng ban
của công ty đều được quản lý một cách thống nhất. Nếu như trước đây mỗi bộ phận
đều sử dụng các phần mềm riêng biệt với các báo cáo không được đồng bộ. Điều này
sẽ gây ra khó khăn trong việc tổng hợp, đồng bộ dữ liệu để đưa ra quyết định quản trị
chính xác. Trong khi đó, khi sử dụng ERP sẽ phát huy mạnh mẽ vai trò của mình trong
cơng tác quản trị doanh nghiệp. Với thế mạnh tích hợp nhiều thành phần của mình thì
ERP sẽ giúp nâng cao hiệu quả kết nối g, định hướng rõ ràng giữa các phịng ban. Từ
đó thúc đẩy sự phát triển chung bền vững của doanh nghiệp.

24

24


BẢN ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM 1
Họ và tên

MSV

Nội dung được
phân cơng

Đánh
giá

của
nhóm
trưởng

Tạ Thị Anh
(Nhóm trưởng)
Nguyễn Thị Hồng
Đào
(Thư ký)

18D13014
6

Tổng hợp word

A

3

Lâm Thị Quỳnh Anh

18D130211

4

Lê Lan Anh

18D13021
2

5

Nguyễn Thị Lan Anh

18D13014
3

6

Nguyễn Thiện Anh

7

Trịnh Sơn Hoài Anh

8

Đàm Thu Cúc

ST
T
1
2

9

Nguyễn Thị Châu

25

18D13022
1

18D10006
4
18D13000
6
18D13014
8
18D13021
7

Thực trạng ứng
dụng ERP tại
Petrolimex
Thành công của
Petrolimex khi
ứng dụng ERP
Tổng quan về
Petrolimex
Thành công của
Petrolimex khi
ứng dụng ERP

A
A
A
A

Thuyết trình

A

Cơ sở lý thuyết

A

Làm Powerpoint

A

Thực trạng ứng
dụng ERP tại
Petrolimex

A

25

Đánh
giá
của
giáo
viên

Chữ
ký