Tài sản cố định và chi phí khấu hao

Ch ơng I
Kế toán tài sản cố định và chi phí khấu hao
tscđ
Để tiến hành các hoạt đông sản xuất kinh doanh doanh nghiệp cần thiết
phải có ba yếu tố:
t liệu lao động, đối tợng lao động và sức lao động. Tài sản cố định là t liệu lao
động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Song không phải
tất cả các t liệu lao động trong một doanh nghiệp đều là tài sản cố định mà tài
sản cố định gồm những t liệu chủ yếu cóđ ủ tiêu chuẩn về mặt giá trị và thời
gian sử dụng qui định trong chế độ quản lý tài chính hiện hành của Nhà nớc.
Tuỳ theo điều kiện, yêu cầu và trình độ quản lý trong từng giai đoạn phát triển
kinh tế mà Nhà nớc qui định cụ thể về tiêu chuẩn giá trị và thời gian sử dụng
của những t liệu lao đọng đợc xác định là tài sản cố định. Nh vậy tài sản cố
định là những t liệu lao động có giá trị lớn thời gian sử dụng dìa và có đặc
điểm là tham gia nhiều vào chu kỳ sản xuất. Khi tham gia vào quá trình sản
xuất kinh doanh tài sản cố định bị hao mòn dần và giá trị của nó đợc chuyển
dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh và giữ nguyên đợc hình thái
vật chất ban đầu cho đến lúc h hỏng.
Trong điều kiện nền kinh tế thế giới ngày nay cạnh tranh hết sức gay gắt,
những biến đổi vợt bậc về công nghệ sản xuất kinh doanh đạt tới tầng cao nhất
là các công nghệ máy móc sản xuất và kinh doanh đã tạo ra những sản phẩm
có chất lợng cao chiếm lĩnh đợc thị trờng. ở các doanh nghiệp của Việt nam
hiện nay tình hình về tài sản cố định dùng trong sản xuất và kinh doanh thực tế
vẫn còn lạc hậu về trình độ công nghệ cũng nh thị trờng cha nắm bắt đợc một
cách nhanh nhẹn cho nên nền kinh tế của đất nớc ta vẫn còn là trong những n-
ớc chậm phát triển, nói ra có thể do nhiều nguyên nhân khách quan hay chủ
2
quan. Nhng không thể vì một lý do nào đi chăng nữa mà các doanh nghiệp của
Việt Nam không tự mình vơn lên để đuổi kịp các doanh nghiệp của các nớc
có trình độ công hệ máy móc cao. Thời gian thực tập ở công ty Chế biến và
kinh doanh than Hà Nội tôi nêu ra thực trạng về tài sản cố định và những chi

phí cho khấu hao.
Lý luận chung về kế toán tài sản cố định
I. Tài sản cố định và vai trò, vị trí của tài sản cố định trong sản xuất kinh
doanh.
1. Tài sản cố định: Là những t liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng
dài. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, TSCĐ bị hao mòn đần và
giá trị của nó đợc dịch chuyển từng phần vào chi phí kinh doanh. Khác với đối
tợng lao động, tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ kinhdoanh và giữ
nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc bị h hỏng.
2. Vai trò và vị trí của tài sản cố định trong sản xuất kinh doanh .
- TSCĐ có vai trò rất quan trọng trong sản xuất và kinh doanh vì nó là đối tợng
trực tiến sản xuất ra sản phẩm.Trong thời công nghệ phát triển hiện nay tài sản
cố định mang một tầm vóc lớn vì muốn đánh giá sản phẩm có chất lợng cao
hay không thì chúng ta phải xem máy móc thiết bị (TSCĐ) của doanh nghiệp
sản xuất ra sản phẩm đó có hiện đại không. Vì chỉ có dây chuyền công nghệ
cao(TSCĐ) mới sản xuất ra đợc một sản phẩm tốt. Nói tóm lại TSCĐ có vai
trong và vị trí rất quan trọng trong công cuộc cải tổ nền kinh tế của đất nớc.
2. Đặc điểm và yêu cầu quản lý tài sản cố định.
* Đặc điểm của Tài sản cố định:
Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất hầu nh không thay đổi hình thái vật
chất ban đầu
Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh TSCĐ bị hao
mòn
3
*. Yêu cầu quản lý tài sản cố định:
3. Phân loại TSCĐ:
Do TSCĐ trong doanh nghiệp có nhiều loại vis nhiều hình thái biểu hiện, tính
chất đầu t, công dụng và tình hình sử dụng khác nhau .. nên để thuận lợi cho
việc quản lý và hạch toán TSCĐ, cần sắp xếp TSCĐ vào từng nhóm theo những
đặc trng nhất định. Chẳng hạn, theo hình thái biểu hiện kết hựop tính chất đầu

t, toàn bộ TSCĐ trong sản xuất đợc chia làm ba loại:
- Tài sản cố định hữu hình: Bao gồm toàn bộ những t liệu lao động có hình thái
vật chất cụ thể, có đủ tiêu chuẩn giá trị và thời gian sử dụng theo chế độ qui
định. (Hiện nay giá trị >= 5000000 thời gian sử dung >= 1 năm ).
- Tài sản cố định vô hình: Là những tài sản cố định không có hình thái vật chất,
phản ánh một lợng giá trị mà doanh nghiệp đã thực sự đầu t, theo qui định, mọi
khoản chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã chi ra liên quan đến hoạt đông sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp có giá trị từ 5.000.000 thời gian sử dụng từ
1 năm trở lên mà không hình thành tài sản cố định hữu hình đợc coi là tài sản
vô hình.
- Tài sản cố định thuê tài chính: Là tài sản cố định mà doanh nghiệp đi thuê dài
hạn và đợc bên cho thuê trao quyền quản lý và sử dung hầu hết thời gian tuổi
thọ của TSCĐ. Tiền thu về cho thuê đủ cho ngời thuê trang trải đợc chi phí của
tài sản công với khoản lợi nhuận từ đầu t đó. Trong từng loại TSCĐ kể trên, lại
đợc chi tiết theo từng nhóm kết cấu, theo đặc điểm, theo tính chất...
Xác định ghi sổ của TSCĐ chính xác.trong mọi trờng hợp, tài sản cố định phải
đợc đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại. Do vậy việc ghi sổ phải đảm
bảo phản ánh đợc tất cả ba chỉ tiêu về giá trị của tài sản cố định về giá trị của
tài sản cố định là nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại.
Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn
II. Kế toán tài sản cố định hữu hình.
1. Phân loại TSCĐ hữu hình.
4
TSCĐ hữu hình có rất nhiều loại do vậy cần thiết phải pân loại để thuận lợi cho
việc quản lý và hạch toán. Có rất nhiều các để pân loại TSCĐ hữu hình nh phân
theo quyền sở hữu (tự có và thuê ngoài ), theo nguồn hình thành (vốn chủ sở
hữu, vố vay, vốn nhận liên doanh, vốn tự bổ sung khác), theo công dụng và
hình thức sử dụng (TSCĐ sản xuất kinh doanh; tài sản cố định phúc lợi, sự
nghiệp, an ninh, quốc phòng; TSCĐ giữ hộNhà nớc ; TSCĐ chờ sử lý), theo kết
cấu ...; trong đó phân loại tài sản cố định hữu hình theo kết cấu sử dụng phổ

biến. Theo cách này, toàn bộ tài sản cố định hữu hình của doanh nghiệp đợc
chia làm các loại sau:
Nhà cửa, vật kiến trúc: Bao gồm những TSCĐ đợc hình thành quá trình thi
công, xây dựng nh trụ sở làm việc, nhà kho, hàng rào, tháp nớc, bến cảng, đờng
sá cầu cống ... phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh .
Máy móc, thiết bị: Gồm toàn bộ máy móc, thiết bị dùng cho sản xuất kinh
doanh nh máy móc, thiết bị chuyên dùng; máy móc, thiết bị công tác; dây
chuyền công nghệ, thiết bị động lực...
Phơng tiện, thiết bị vận tải, truyền dẫn:Gồm các loại phơng tiền vận tải đờng
sắt, đờng thuỷ, đờng bộ, đờng không, đờng ống... và các thiết bị truyền dẫn nh
hệ thống điện, nớc, băng tải, thông tin...
2. Tài khoản sử dụng.
Theo chế độ hiện hành, việc hạch toán tài sản cố định hữu hình đợc theo dõi
trên các tài khoản sau:
TK211. TSCĐ hữu hình: Dùng để phản ánh giá trị hiện có và biến động tăng,
giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp thoe nguyên giá.
Bên Nợ : Phản ánh nghiệp vụ tăng TSCĐ hữu hình của doanh nghhiệp theo
nguyên giá
Bên Có : Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm TSCĐ hwux hình theo nguyên giá
D Nợ : nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có
5
TK 211 chi tiết thành 6 tiểu khoản 2112, 2113, 2114, 2115, 2116, 2118.
TK 214. Hao mòn tài sản cố định: Dùng để phản ánh giá trị hao mòn của
toàn bộ TSCĐ của doanh nghiệp.
Bên Nợ : Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm giá trị hao mòncủa
TSCĐ (nhợng bán thanh lý..)
Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá trị hao mòn của TSCĐ
D Có: Giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có
TK 214 phân tích thành : 211, 212, 2143
Ngoài ra, trong qquá trình hạch toán, kế toán còng sử dụng một số TK khác có

liên quan nh TK 331, 341, 111, 112...
3. Hạch toán tình biến động tăng TSCĐ hữu hình.
TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp tăng do rất nhiều nguyên nhân nh tăng do
mua sắm, xây dựng, cấp phát ...Kế toán cần căn cứ vào từng trờng hợp cụ thể
để ghi sổ cho phù hợp. ở đây, chúng tôi đề cập đến hạch toán tăng TSCĐtrong
các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khaáu trừ, còn với doanh
nghiệp tính thuế theo phơng pháp trực tiếp cách hạch toán tơng tự ( chỉ khác số
thuế VAT đầu vào không tách riêngmà hạch toán vào nguyên giá TSCĐ). Cụ
thể
* Trờng hợp mua sắm bằng vốn chủ sở hữu :
Kế toán phản ánh các bút toán:
BT1) Ghi tăng nguyên giá TSCĐ.
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ
Nợ TK133(1332): Thuế VAT đợc khấu trừ.
Có TK 331: Tổng số tiền cha trả ngời bán
Có TK 111, 112: Thanh toán ngay
BT2) Kết chuyển tăng nguồn vốn tơng ứng:
Nợ TK 4141: Nếu dùng quỹ đầu t phát triển để đầu t
Nợ TK 4312: Nếu dùng quỹ phúc lợi để đầu t.
6
Nợ TK 441: Đầu t bằng vốn XDCB
Có TK 411:Nếu dùng TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Có TK 4313: Nếu dùng cho hoạt động phúc lợi.
* Trờng hợp mua sắm phải thông qua lắp đặt trong thời gian dài:
Kế toán phải tiến hành tập hợp chi phí mua sắm, lắp đặt theo từng dối tợng.
Khi hoàn thành, bàn giao mới ghi tăng nguyên giá TSCĐ và kết chuyển nguồn
vốn.
Tập hợp chi phí mua sắm, lắp đặt( Giá mua, chi phí lắp đặt, chạy thử và các
chi phí khác trớc khi dùng):
Nợ TK 241(2411): Tập hợp chi phí thực tế.

Nợ TK 133(1332): Thuế VAT đợc khấu trừ.
Có TK có liên quan(331, 341, 111, 112...)
Khi hoàn thành nghiệm thu đa vào sử dụng:
+ Ghi tăng nguyên giá TSCĐ.
Nợ TK 211( Chi tiết ytừng loại)
Có TK 241(2411)
+ Kết chuyển nguồn vốn( Đầu t bằng vốn chủ sở hữu):
Nợ TK 4141, 441, 4312.
Có TK 411
* Trơng hợp tăng do xây dựng cơ bản bàn giao:
Chi phí đầu t XDCB đợc tập hợp riêng trên TK 241(2412), chi tiết theo từng
công trình. Khi hoàn thành, bàn giao đa vào sử dụng phải ghi tăng nguyên giá
và kết chuyển nguồn vố giống nh TSCĐ do mua sắm phải do lắp đặt.
* Trờng hợp tăng do các đơn vị tham gia liên doanh góp:
Căn cứ vào giá trị vốn góp do hai bên thoả thuận, kế toán ghi tăng vốn góp và
nguyên giá TSCĐ.
Nợ TK 211: Nguyên giá.
Có TK 411: Giá trị vốn góp
7
* Trờng hợp nhận lại vốn góp liên doanh với đơn vị khác
Căn cứ vào giá trị còn lại đợc xác định tại thời điểm nhận, kế toán ghi các bút
toán.
BT1) Phản ánh nguyên giá TSCĐ nhận về.
Nợ TK 211: Nguyên giá
Có TK 128: Nhận lại góp vốn liên doanh ngắn hạn.
Có TK 222: Nhận lại góp vốn liên doanh dài hạn.
BT2) Chênh lẹch giữa giá trị vốn góp với giá trị còn lại (nếu là hạn liên doanh
hoặc rút hết vốn không tham gia vì liên doanh không hấp dẫn...)
Nợ TK liên quan (111, 112, 152, 1388...)
Có TK 222, 128

* Tăng do đánh giá TSCĐ:
BT1) Phần chênh lệch tăng nguyên giá.
Nợ TK 211
Có TK 412
* Trờng hợp phát hiện thừa trong kiểm kê.
Căn cứ vào nguyên nhân thừa cụ thể để ghi sổ cho phù hợp theo một trong các
trờng hợp đã nêu( Nếu do để ngoài sổ sách cha ghi sổ ). Nếu TSCĐ đó đang sử
dụng, cần trích bổ sung khấu hao.
Nợ các TK liên quan (627, 641, 642)
Có TK 214 (2141)
Nếu TSCĐ thừa là do đơn vị khác thì báo cho đơn vị chủ tài sản biết. Nếu
không xác định đợc chủ tài sản thì báo cho cơ quan chủ quản cấp trên và cơ
quan tài chính cùng cấp để sử lý. Trong thời gian chờ sử lý kế toán theo dõi ở
TK 338 (3381).
Nợ TK 211: Nguyên giá
Có TK 241: Giá trị hao mòn
Có TK 3381: Giá trị còn lại
8
4. Hạch toán tình hình biến động giảm TSCĐ hữu hình.
TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp giảm do nhiều nguyên nhân khác nhau,
trong đó chủ yếu do nhợng bán, thanh lý... Tuỳ theo từng trờng hợp cụ thể, kế
toán sẽ phản ánh vào sổ sách cho phù hợp.
* Nhợng bán TSCĐ:
Đối với TSCĐ không cần dùng hoặc xét tháy sử dụng không có hiệu quả,
doanh nghiệp cần mọi thủ tục, chứng từ để nhợng bán.
* Th anh lý TSCĐ hữu hình.
TSCĐ thanh lý là những tài sản cố định h hỏng, không sử dụng đợc mà doanh
nghiệp xét thấy không thể (hoặc có thể ) sửa chữa để khôi phục đợc hoạt động
nhng không có lợi về mặt kinh tế hoặc những TSCĐ lạc hậu về mặt kỹ thuật
hay không phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh mà không thể nhợng bán

đợc .
* Giảm do chuyển thành công cụ dụng cụ nhỏ:
Trong các trờng hợp này, kế toán cần căn cứ vào giá trị còn lại của TSCĐ để
ghi các bút toán cho phù hợp.
* Giảm do vốn góp liên doanh bằng TSCĐ.
Những TSCĐ gửi đi tham gia liên doanh do không còn thuộc quyền sử dụng và
quản lý của doanh nghiệp nên đợc coi nh khấu hao hết giá trị một lần. Phần
chênh lẹch giữa giá trị vốn góp với giá trị còn lại của TSCĐ vốn góp sẽ đợc ghi
vào bên Nợ hoặc bên Có tài khoản 412
* trả TSCĐ cho cá ben tham gia liên doanh
Khi hết hạn hợp đồng liên doanh hoặc khi thừa vốn hay khi cá bên tham gia
liên doanh rút vốn, nếu doanh nghiệp trr lại vốn góp liên doanh bằng TSCĐ,
ngoài việc ghi giảm vốn kinh doanh, kế toán còn phải xoá sổ TSCĐ giao trả.
Cần chú ý rằng, khi giao trả nếu phát sinh chênh lệch giữa giá trị còn lại theo
sách với giá đánh để giao trả, phần chênh lệch sẽ đợc kế toán phản ánh ở TK
412.
9
* Thiếu phát hiện qua kiểm kê
III. Kế toán TSCĐ vô hình.
1. Phân loại TSCĐ vô hình.
Chi phí thanh lập doanh nghiệp
Bằng phát minh, sáng chế
Chi phí nghiên cứu, phát triển .
Lợi thế thơng mại.
Quyền đặc nhợng.
Quyền thuê nhà.
Nhãn hiệu.
Quyền sử dụng đất.
Bản quyền tác giả.
2. Đặc điểm và tài khoản phản ánh.

TSCĐ vô hình của doanh nghiệp mặc dầu bản thân chúng không có hình dạng
nhng có thể chứng minh sự hiện diện của chúng bằng những vật hữu hình nh
giấy chứng nhận, giao kèo, hoá đơn hay các văn bản có liên quan. Tất cả những
TSCĐ vô hình này cũng có đặc điểm tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, giá
trị của chúng cũng đợc chuyển dần vào chi phí kinh doanh từng kỳ.
Để theo dõi tình hình biến động, hiện có TSCĐ vô hình, kế toán sử dụng TK
213- TSCĐ vô hình .
Bên Nợ : Nguyên giá TSCĐ vô hình tăng thêm.
Bên Có :Nguyên giá TSCĐ vô hình giảm trong kỳ.
D Nợ Nguyên giá TSCĐ vô hình hiện có.
3. Phơng pháp hạch toán.
Tăng TSCĐ vô hình trong quá trình thành lập, chuẩn bị kinh doanh: Kế toán
phả tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến quá trình thành lập doanh
10
nghiệp(nghiên cứu, thăm dò, lập luận chứng, chi phí thủ tục pháp lý, khai tr-
ơng )
Tăng TSCĐ vô hình do bỏ tiền mua bằng phát minh sáng chế, đặc nhợng,
quyền sử dụng đất (thuê đất )
IV. Hạch toán khấu hao TSCĐ
1.Trong quá trình đầu t và sử dụng, dới tác động của môi trờng tự nhiên và
điều kiện làm việc cũng nh tiến bộ kỹ thuật, TSCĐ bị hao mòn hao mòn nay
đợc thể hiện dới hai dạng:
+ Hao mòn hữu hình
+ Hao mòn vô hình
2.Tài khoản và phơng pháp hạch toán
a. Tài khoản Để theo dõi tình hình hiện có, biến đông tăng, giảm khấu hao, kế
toán sử dụng TK 214 Hao mòn TSCĐ . Bên cạnh đó kế toán còn sử dụng tài
khoản 009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản
b. Với TSCĐ thuê tài chính khi hết hạn thuê phải trả mà cha trích đủ khấu hao
thì giá trị còn lại của TSCĐ thuê ngoài phải tính vào chi phí chờ phân bổ (Nếu

giá trị còn lậi lớn) hoặc phân bổ hết vào chi phí kinh doanh trong kỳ (Nếu giá trị
còn lại nhỏ):
Nợ TK 214 (2142): giá trị hao mòn.
Nợ TK 142: Giá trị còn lại
Có TK 212: Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính
Sơ đồ hạch toán khấu hao TSCĐ
211, 212, 213 214 627, 641, 642
Giá trị hao mòn TSCĐ Trích khấu hao TSCĐ tính
thanh lý nhợng bán vào CP kinh doanh từng kỳ

11
2141 4313, 466
Kết chuyển tăng GTHM Xác đinh hao mòn của
TSCĐ tự có khi đợc
Nhận quyền sở hữu TSCĐ TSCĐ hình thành từ quỹ
Thuê ngoài phúc lợi
12
Sơ dồ hạch toán tổng quát TSCĐ
111, 112, 152, 334 627, 641, 642
Chi phí sửa chữa, lặt vặt
2413 1421
Tự làm Ngoài KH Phân bổ dần

331 335
Thuê ngoài Trong KH Trích trớc

1331 211
Thuế VAT Nâng cấp
Chi phí sửa chữa lặt vặt
3. Ví dụ minh hoạ tại Xí nghiệp Xây lắp điện

13
Tập
hợp
chi
phí
sửa
chữa
lớn
Kết
chuyển
giá
thành
sửa
chữa
Báo cáo chi tiết trích khấu hao tài sản cố định
3 tháng năm 2000
stt Tên TSCĐ theo
khoản mục
Nguyên
giá
đã
khấu
hao
Giá trị
còn lại
Khấu hao TSCĐ thực tế luỹ kế
đến 31 / 03 / 2000
Tổng
cộng
Ngân

sách
Tự bổ
sung
Vốn
vay
Tổng cộng
1 Nhà cửa vật kiến
trúc
2 Máy móc thiết bị
3 Dụng cụ quản lý
4 Phơng tiện vận
tải
Ngày 01 tháng 04 năm 2000
Ngời lập biểu Kế toán trởng Giám đốc
(đã ký ) (đã ký) (đã ký)
14
Ch ơng II
Kế toán chi phí nhân công và trích bhxh,
bhyt, kpcđ
Lao đông là hoạt động chân tay và trí óc của con ngời nhằm tác động, biến đổi
các vật từ nhiên thành những vật phẩm đấp ứng cho nhu cầu sinh hoạt của con
ngời. Trong mọi chế độ xã hội, việc sáng tạo ra của cải vật chất đều không tách
rời lao động. . Lao đông là điều kiện đầu tiên, cần thiết cho sự tồn tại và phát
triển của xã hội loài ngời là yếu tố cơ bản nhất quyết định nháat trong quá trình
sản xuất để cho quá trình tái sản xuất nói chung và quá trình sản xuất kinh
doanh ở doanh nghiệp nói riêng đợc diễn ra thờng xuyên liên tục thì một vấn
đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động. Ngời lao đông phải có vật phẩm
tiêu dùng để tái sản xuất sức lao động, vì vậy khi họ tham gia lao động sản
xuất ở các doanh nghiệp thì dòi hỏi các doanh nghiệp phải trả thù lao lao động
cho họ. Trong nền kinh tế hàng hoá, thù lao lao đông đợc biểu hiện bằng thớc

đo giá trị gọi là tiền lơng.
Nh vậy, tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sông cần
thiết mà doanh nghiệp trả cho ngời lao đông theo thời gian, khối lợng công
việc mà ngời lao đông đã cống hiến cho doanh nghiệp.
15
Tiền lơng là nguồn thu nhập củ yếu của ngời lao động, các doanh nghiệp sử
dụng tiền lơng làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao
động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng xuất lao động. Đối với các doanh
nghiệp tiền lơng phải trả cho ngời lao động là một bộ phận chi phí cấu thành
nên gí trị các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao đông có hiệu quả để tiết kiệm
chi phí tiền lơng trong giá thành sản phẩm.
Quản lý lao động và tiền lơng là một nội dung quan trọng trong công tác quản
lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó là nhân tố giúp cho doanh nghiệp
hoàn thành và hoàn thành vợt mức kế hoạch sản xuất của mình, Tổ chức tốt
hạch toán lao đông và tiền lơng giúp cho công tác quản lý lao động của doanh
nghiệp vào nề nếp, thúc đẩy ngời lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng
năng xuất và hiệu xuất công tác. Đồng thời cũng tạo các cơ sở cho việc tính l-
ơng theo đúng nguyên tắc phân phối theo lao động. Tổ chức tốt công tác hạch
toán lao động và tiền lơng giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt quỹ tiền lơng,
đảm bảo việc trả lơng và trợ cấp bảo hiểm xã hội đúng nguyên tắc, đúng chế
độ, kích thích ngời lao động hoàn thành nhiệm vụ đợc giao đồng thời cũng tạo
cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công
Nguyên lý chung về lao động và tiền lơng
1. Vai trò của lao động tiền lơng trong hoạt đông SXKD
Nói đến tiền lơng thì có vai trò rất quan trọng trong, vì nó là đồn bẩy kích
thích công nhân làm việc có năng xuất và tận tâm tận lực với công việc của
mình . Mỗi một doanh nghiệp sản xuất muốn tạo ra đợc một sản phẩm tốt cũng
phải phụ thuộc vào tiền công lao đông đối với công nhân.
2. Nhiệm vụ của hạch toán lao động và tiền lơng trong doanh nghiệp là :
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lợng lao động, thời gian

và kết quả lao động, tính lơng và tính trích các khoản theo lơng, phân bổ chi
phí nhân công đúng đối tợng sử dụng lao động.
16
+ Hớng dẫn kiểm tra, kiểm tra các nhân viên hạch toán oqử các bộ phận sản
xuất kinh doanh, các phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban
đầu về lao động, tiền lơng, mở sổ cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động
tiền lơng đúng chế độ, đúng phơng pháp.
+ Lập báo cáo về lao động, tiền lơng thuộc phần việc do mình phụ trách.
+ Phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, chi phí nhân công
năng xuất lao động, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác, sử dụngg triệt để có
hiệu quả mọi tiềm năng lao động sẵn có trong doanh nghiệp.
3. Nguyên tắc hạch toán lao đông và tiền lơng.
Tại các doanh nghiệp sản xuất, hạch toán chi phí về lao động là một bộ phân
công việc phức tạp trong việc hạch toán chi phí kinh doanh, bởi vì cách trả thù
lao lao động thờng không thống nhất giữa các bộ phận,cá đơn vị, các thời kỳ...
Việc hạch toán chính xác chi phí lao động có vị trí quan trong,là cơ sở để xác
định giá thành sản phẩm và bán sản phẩm.
Đồng thời, nó còn là căn cứ để xác định các khoản nghĩa vụ phải nộp cho Ngân
sách, cho các cơ quan phúc lợi xã hội. Vì thế, để đảm bảo cung cấp thông tin
kịp thời cho quản lý, đòi hỏi hạch toán lao động và tiền lơng phải quán triệt các
nguyên tắc sau:
a. Phải phân loại lao đông hợp lý.
Do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuuận lợi
cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải tiến hành phân loại. Phân loại lao
động là việc sắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo các nhóm đặc trng
nhất định. Về mặt quản lý và hạch toán, lao động tiền lơng thờng đợc phân
theo các tiêu thức sau:
* Phân theo thời gian lao động.
Theo thời gian lao động, toàn bộ lao động có thể chia thành lao động thờng
xuyên, trong danh sách (gồm cả số hợp đồng ngắn hạn và dài hạn ) và lao động

tạm thời, mang tính thời vụ. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp nắm đợc
17
tổng số lao động của mình , từ đó có kế hoạch sử dụng, bồi dỡng, tuyển dụng
và huy động khi cần thiết. Đồng tthời, xác định các khoản nghĩa vụ đối với ng-
ời lao động và với Nhà nớc đợc chính xác.
* Phân theo quan hệ với quá trình sản xuất.
Dựa theo mối quan hệ của lao động với quá trình sản xuất, có thể phân loại lao
động của doanh nghiệp thành hai loại sau:
+ Lao động trực tiếp sản xuất:
Lao động trực tiếp sản xuất chính là bộ phân công nhân trực tiếp sản xuất hay
trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện các lao vụ,
dịch vụ. Thuộc loại này bao gồm những ngời điều khiển máy móc thiết bị để
sản xuất sản phẩm (kể cả cán bộ sản xuất trực tiếp sử dụng ), những ngời phục
vụ quá trình sản xuất (vận chuyển, bốc dỡ nguyên, vật liệu trong nộ bộ: sơ chế
nguyên, vật liệu trớc khi đa vào dây chuyền ... ).
+ Lao động gián tiếp sản xuất:
Đây là bộ phận lao động tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất -
kinh doanh của doanh nghiệp. Thuộc bộ phân này bao gồm nhân viên kỹ thuật
( trực tiếp là công tác kỹ thuật hoặc tổ chức, chỉ đạo, hớng dẫn kỹ thuật ), nhân
viên quản lý kinh tế ( trực tiếp lãnh đạo, tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất
kinh doanh nh giám đốc, phó giám đốc kinh doanh; cán bộ các phòng ban kế
toán, thống kê, cung tiêu...), nhân viên quản lý hành chính(những ngời làm
công tác tỏ chức, nhân sự, văn th, đánh máy, quản trị...)
Cách phân loại này giúp cho doanh nghiêp đánh giá đợc hợp lý cơ cấu lao
động. Từ đó, có biện pháp tổ chức, bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công
việc, tinh giảm bộ máy gián tiếp.
* Phân theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất - kinh doanh.
Theo cách này toàn bộ lao động trong doanh nghiệp có thể chia làm 3 loại:
+ Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến:
18

Lao gồm những lao đông tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản
xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ nh công nhân trực tiếp
sản xuất, nhân viên xởng...
+ Lao động thực hiện chức năng bán hàng:
Là những lao động tham gia hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ,
dịch vụ, nh nhân viên bán hàng, tiếp thị nghiên cứu thị trờng...
+ Lao động thực hiện chức năng quản lý:
Là những lao động tham gia hoạt động quản trị kinh doanh và quản lý hành
chính của doanh nghiệp nh các nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý
hành chính...
Cách phân loại này giúp cho việc tập hợp chi phí lao động đợc kịp thời, chính
xác, phân định đợc chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ.
b. Phân loại tiền lơng một cách phù hợp.
Do tiền lơng có nhiều loại với tính chất khác nhau, chi trả chó các đối tợng
khác nhau nên càn phân loại tiền lơng theo tiêu thức phù hợp. Trên thực tế có
nhiều cách phân loại tiền lơng nh phân loại tiền lơng theo cách thức trả lơng(l-
ơng sản phẩm, lơng thời gian), phân theo đối tơng trả lơng(lơng gián tiếp, lơng
trực tiếp ), Phân theo chức năng tiền lơng(lơng sản xuất, lơng bán hàng, lơng
quản lý )... Mỗi một cách phân loại đều có những tác dụng nhất định trong
quản lý. Tuy nhiên, để thuận lợi cho công tác hạch toán nói riêng quản lý nói
chung, về mặt hạch toán, tiền lơng đợc chia làm hai loại tiền lơng chính và tiền
lơng phụ.
Tiền lơng chính là bộ phân tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian thực
tế có làm việc bao gồm cả tiền lơng cấp bậc, tiền thởng và các khoản phụ cấp
có tính chất tiền lơng. Ngợc lại, tiền lơng phụ là bộ phận tiền lơng trả cho ngời
lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhng đợc chế độ quy định nh
nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ, tết, ngừng sản xuất... Cách phân loại này không
19
những giúp cho việc tính toán, phân bổ chi phí tiền lơng đợc chính xác mà còn
cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lơng.

4. Các chế độ tiền lơng.
Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác
nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ
quản lý của doanh nghiệp. Mục đích của chế độ tiền lơng là nhằm quán triệt
nguyên tắc phân phối lao động. Trên thc tế, thờng áp dụng các hình thức (chế
độ ) tiền lơng theo thời gian, tiền lơng theo sản phẩm và tiền lơng khoán.
a. Tiền lơng theo thời gian.
Thờng áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng nh hành chính quản trị,
tổ chức lao động, thống kê, tài vụ - kế toán... Trả lơng theo thời gian là hình
thức trả lơng cho ngời lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế. Tiền lơng
theo thời gian có thể chia ra:
+ Tiền lơng tháng: Tiền lơng tháng là tiền lơng trả cố định hàng tháng trên cơ
sở hợp đông lao động.
+ Tiền lơng tuần: Là tiền lơng trả cho một tuần làm việc đợc xác định trên cơ
sở tiền lơng tháng nhân với 12 tháng và chia cho 52 tuần.
+ Tiền lơng ngày: Là tiền lơng trả cho một ngày làm việc và đợc xác đinh bằng
lấy tiền lơng tháng chia cho 26 ngày.
+ Tiền lơng giờ: Là tiền lơng trả cho một giờ làm việc và đợc xác định bằng
cách lấy tiền lơng ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo qui định của Luật Lao
động.
b. Lơng theo sản phẩm.
Tiền lơng theo sản phẩm là hình thức trả lơng cho ngời lao động căn cứ vào số
lợng, chất lợng sản phẩm họ là ra. Việc trả lơng theo sản phẩm có thể tiến hành
theo nhiều hình thức khác nhau nh trả theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế,
trả theo sản phẩm gián tiếp, trả theo sản phẩm có thởng, sản phẩm luỹ tiến.
c. Tiền lơng khoán .
20
Tiền lơng khoán là hình thức trả cho ngời lao động theo khối lợng và chất lợng
lao động mà họ hoàn thành.
Ngoài chế độ tiền lơng doanh nghiệp còn xây dựng chế độ tiền thởng cho cá

nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó
ngời lao động còn đợc hởng các khoản trợ cấp nh BHXH, BHYT trong các tr-
ờng hợp ốm đau thai sản...
Các quỹ này đợc hình thành một phân do ngời lao động đống góp, phần còn lại
tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp .
5. Quỹ tiền lơng,BHXH, BHYTvà KPCĐ.
a. Quỹ tiền lơng.
Quỹ tiền lơng của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lơng mà doanh nghiệp trả cho
tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý. Thanh phân quỹ tiền lơng bao gồm
nhiều khoản nh thời gian (tháng, ngày, giờ), lơng sản phẩm, phụ cấp (cấp bậc,
khu vực, chức vụ, đắt đỏ)
tiền thởng trong sản xuất. Quỹ tiền lơng bao gồm nhiều loại; tuy nhiên, về mặt
hạch toán có thể chia thành tiền lơng lao động trực tiếp và tiền lơng lao động
gián tiếp, trong đó chi tiết theo lơng chính và lơng phụ.
b. Quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ .
Ngoài tiền lơng công nhân còn đợc hởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã
hội, trong đó trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
Quỹ bảo hiểm xã hội đợc hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên
tổng số tiền lơng cấp bậc và các khoản phụ cấp(chức vụ, khu vực, đắt đỏ, thâm
niên) của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện
hành, tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội là 20%, trong đó 15 % là do đơn vị hoặc chủ
sử dụng lao động nộp, đợc tính vào chi phí kinh doanh: 5% còn lại do ngời lao
động đóng góp và đợc trừ vào lơng tháng. Quỹ bảo hiểm xã hội đợc chi tiêu
cho các trờng hợp ngời lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề
nghiệp, hu trí, tử tuất. Quỹ này do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.
21
Quỹ bảo hiểm y tế đợc sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám,chữa bệnh,
viện phí, thuốc thang... cho ngời lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Quỹ
này đợc hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lơng
của công nhân viên thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích bảo hiểm y tế hiện

hành là 3%, trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập
của ngời lao động.
Ngoài ra, để có nguồn chi phí cho hoạt động công đoàn, hangf thangá, doanh
nghiệp còn phải trích theo tỷ lệ quy định với tổng số tiền thực tế phát sinh (l-
ơng, cấp bậc, phụ cấp khu vực, chức vụ, đắt đỏ ), tính vào chi phí kinh doanh
để hình thành kinh phí công đoàn. Tỷ lệ kinh phí công đoàn theo chế độ hiện
hành là 2%.
6. Hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
a. Trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân sản xuất.
Tại các doanh nghiệp mang tính chất thời vụ, để tránh sự biến đông của giá
thành sản phẩm, kế toán trởng thờng áp dụng phơng pháp trích trớc chi phí
nhân công trực tiếp sản xuất, đều đặn đa vào giá thành sản phẩm, coi nh một
khoản chi phí phải trả. Cách tính nh sau:
Mức trích trớc tiền lơng phép =Tiền lơng chính thực tế phải trả ìTỷ lệ trích
Hoạch của CNTTSX công nhân trực tiếp trong tháng trớc
Tổng số lơng pháp kế hoạch của CNTT sản xuất
Tỷ lệ trích trớc = ì 100
Tổng số lơng chính kế hoạch năm của CNTT sản xuất
22
Cũng có thể trên cơ sở kinh nghiệm nhiều năm, doanh nghiệp tự xác định một
tỷ lệ trích trớc tiền lơng phép kế hoạch của công nhân trực tiếp sản xuất một
cách hợp lý.
b. Tài khoản hạch toán.
Để hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng, kế toán sử dụng các tài
khoản sau
+ Tk 334: Phải trả công nhân viên - Dùng để phản anhs thanh toán với công
nhân viên của doanh nghiệp về tiền lơng, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thởng
và các khoản thuộc về thu nhập của họ.
Bên Nợ:
Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lơng của công nhân viên

Tiền lơng, tiền công và các khoản đã trả cho công nhân viên chức
Kết chuyển tiền lơng công nhân, viên chức cha lĩnh.
Bên Có: Tiền lơng, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên
chức.
D Nợ : Số trả thừa cho công nhân viên chức
D Có : Tiền lơng, tiền công và các khoản phải trả công nhân viên chức
TK 338 phải trả và phải nộp thuế khác dùng để phản ánh các khoản phải trả
và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp
trên về kinh phí công đoàn, BHXH, BHY, các khoản khấu trừ vào lơng theo
quyết định của toà án(tiền nuôi con ly dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí,...), giá
trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mợn tạm thời, nhận ký quỹ ký cợc
ngắn hạn, các khoản thu hộ giữ hộ...
Bên Nợ :
- Các khoản nộp cho cơ quan quanbr lý các quỹ.
- Các khoản chi về kinh phí công đoàn.
- Xử lý giá trị tài sản thừa.
- Các khoản đẫ trả, đã nộp khác.
23
Bên Có :
- Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý
- Số đã nộp đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả đợc hoàn lại
D Nợ : Số trả thừa, nộp thừa, vợt chi cha thanh toán.
D Có : Sôd tiền còn phải trả, phải nộp hay giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
TK 338 chi tết thành 5 tiểu khoản 3381, 3382, 3383, 3384, 3388
7. Phơng pháp hạch toán.
- Hàng tháng, tính ra tổng tiền lơng và cácc khoản phụ cấp mang tính chất tiền
lơng phải trả công nhân viên và phân bổ các đối tơng sử dụng, kế toán ghi:
Nợ TK 622: phải trả công nhân viên trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm hay
thực hiện các lao vụ dịch vụ .

Nợ TK 672(6271): Phải trả công nhân viên phân xởng
Nợ TK 641(6411): Phải trả cho công nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm.
Nợ TK 642(6421): Phải trả cho bộ phận công nhân quản lý doanh nghiệp
Có TK 334: Tổng số thù lao động phải trả
- Số tiền thởng phải trả CNV:
Nợ TK 431(4311): Thởng thi đua từ quỹ khen thởng
Có TK 334: Tổng số tiền thởng phải trả.
Trích BHXH, BHYT và KPCĐ.
Nợ các TK 622, 6271, 6411, 6421: phần tính vào chi phí kinh doanh (19%)
Nợ TK 334: Phần trừ vào thu nhập của công nhân viên chức (6%)
Có TK 338(2,3,4): Tổng số kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y s
phải trích.
- Số bảo hiểm xã hội phải trả trực tiếp cho công nhân viên.
Nợ TK 338(3383)
Có TK 334
24
- Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên: Theo qui định khi đống
bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân, tổng số các khoản
khấu trừ không đợc vợt quá 30% số còn lại.
Nợ TK 334: tổng các khoản khấu trừ
Có TK 333(3338): Thuế thu nhập phải nộp
Có TK 141: Số tam ứng trừ vào lơng.
Có TK 138: Các khoản bội thờng vật chất, thiệt hại.
- Tanh toán thù lao (tiền công, tiền lơng...), bảo hiểm xã hội, tiền thởng chho
công nhân viên chức.
+ Nếu thanh toán bằng tiền:
Nợ TK 334: các khoản đã thanh toán.
Có TK 111: thanh toán bằng tiền mặt.
Có TK 112: thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng
+ Nếu thanh toán bằng vật t hàng hoá:

BT1> Ghi nhân giá vốn vật t, hàng hoá:
Nợ TK 632
Có TK có liên quan 152, 153, 154, 155...
BT2> Ghi nhận giá thanh toán:
Nợ TK 334: Tổng giá thanh toán(cả thuế VAT)
Có TK 512: Giá thanh toán không thuế VAT
Có TK 3331(33311): Thuế VAT phải nộp.
- Nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn:
Nợ TK 338(2,3,4).
Có TK có liên quan 111, 112...
- Chi tiêu kinh phí công đoàn để lai doanh nghiệp:
Nợ TK 338(3382)
Có TK 111, 112.
- Cuối kỳ kế toán, kết chuyển số tiền công nhân viên đi vắng cha lĩnh
25
Nợ TK 334.
Có TK 338(3388)
- Trờng hợp số đã trả, nộp về kinh phí công đoàn, Bảo hiểm xã hội( kể cả số v-
ợt chi) lớn hơn số phải trả, phải nộp đợc cấp bù, ghi:
Nợ TK 111,112: Số tiền đợc cấp bù đã nhận.
Có TK 338: Số đợc cấp bù.
Đối với doanh nghiệp sản xuất thời vụ, khi trích trớc tiền lơng phép của công
nhân sản xuất trực tiếp, ghi:
Nợ TK 622( chi tiết đối tợng )
Có TK 335.
Số tiền lơng nghỉ phép thực tế phải trả:
Nợ TK 335.
Có TK 334.
Các bút toán về trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn hạhc
toán tơng tự các doanh nghiệp khác

Có thể khái quát hạch toán thanh toán với công nhân viên chức qua các sơ đồ
sau:
26