chuong 6 thong tin và quyet dịnh quản trị

THÂN CHÀO CÁC BẠN
SINH VIÊN

BAØI GIAÛNG QU N TR HOÏCẢ Ị
BAØI GIAÛNG QU N TR HOÏCẢ Ị
CH NG 6ƯƠ
CH NG 6ƯƠ

CHÖÔNG 6:
THOÂNG TIN VAØ
QUYEÁT ÑÒNH QUAÛN TRÒ

6.1. THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ
Thông tin quản trị
•
Thông tin
: Thông tin là các tin tức mà con người
trao đổi với nhau, bao gồm những tri thức về
các đối tượng
•
Thông tin quản trị
: Là những tin tức được thu
nhận, cảm thụ và được đánh giá là có ích cho
việc ra quyết định quản trị hoặc để giải quyết
một nhiệm vụ nào đó trong quản trị

6.1. THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ
6.1.2 Vai trò của thông tin quản trị
•
Thông tin là đối tượng lao động của quản trị viên nói chung và của

lãnh đạo nói riêng.
–
Những thông tin nhà quản trị cần bao gồm:
thông tin đầu vào,
thông tin ngược từ đầu ra,
thông tin từ môi trường xung quanh
•
Thông tin là công cụ của quản trị
•
Thông tin là căn cứ để các tổ chức xây dựng chiến lược phát triển
của tổ chức
•
Thông tin là cơ sở để thực hiện hạch toán kinh tế( đối với các tổ
chức kinh doanh)

Phương pháp thu thập và xử lý thông tin
Thu thập thông tin
•
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp
–
Ưu điểm:
Thu thập thông tin nhanh
Người tham gia phỏng vấn nắm được nhu cầu, mong muốn của
đối tượng phỏng vấn
–
Nhược điểm:
Hạn chế đối tượng phỏng vấn vì tốn thời gian, chi phí
Kết quả tùy thuộc vào quan điểm của người đi hỏi
Khó khăn trong công tác tổng hợp

Thu thập thông tin
•
Phương pháp thu thập bằng các phương tiện
fax, điện thoại…
–
Ưu điểm:
Thu thập thông tin nhanh
Đối tượng thu thập rộng rãi
–
Nhược điểm:
Tốn kém chi phí
Phụ thuộc vào người tham gia thu thập thông tin
Khó khăn trong công tác tổng hợp

Thu thập thông tin
•
Phương pháp thu thập bằng phiếu điều tra
–
Ưu điểm:
Câu hỏi chuẩn xác
Thuận lợi cho công tác tổng hợp, phân tích đánh giá
Có chứng từ lưu trữ, sử dụng nhiều lần
–
Nhược điểm:
Tỷ lệ phản hồi thu về ít hơn so với phát ra
Thời gian thu hồi thông tin chậm

Xử lý thông tin
–
Lập bảng biểu

–
Tính toán các chỉ tiêu
Phương pháp phổ biến thông tin
–
Bằng văn bản
–
Báo cáo miệng
–
Báo cáo bằng cuộc họp, hội thảo…

6.2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
•
Quyết định và các loại quyết định
–
Khái niệm: Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà
quản trị nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt
động của tổ chức để giải quyết một vấn đề trên cơ sở hiểu biết
các quy luật vận động khách quan và phân tích những thông tin
về tổ chức và môi trường
–
Phân loại
Theo thời gian: QĐ dài hạn, QĐ trung hạn, QĐ ngắn
hạn
Theo mức độ quan trọng: QĐ chiến lược, QĐ chiến
thuật, QĐ tác nghiệp
Theo phạm vi tác động: QĐ tổng thể, QĐ bộ phận
Theo quy mô các nguồn lực được huy động: QĐ lớn,
QĐ vừa, QĐ nhỏ
Theo cấp bậc: QĐ cấp cao, QĐ cấp trung gian, QĐ
cấp thấp

Theo lĩnh vực hoạt động: QĐ sản xuất, QĐ tài
chính…

Phân loại quyết đònh quản trò :
Tiêu thức Các loại
quyết đònhNhận Xét
Tiêu thức Các loại quyết
đònhNhận Xét
Tiêu thức Các loại quyết
đònhNhận Xét
Theo tính chất
Quyết đònh chiến lược
Quyết đònh chiến thuật
Quyết đònh tác nghiệp
Liên quan đến các
mục tiêu tổng quát
hoặc dài hạn của tổ
chức
Liên quan mục tiêu
hẹp, như mục tiêu
các bộ phận, chức
năng.
Liên quan đến việc
điều hành các công
việc hàng ngày.

Phân loại quyết đònh quản trò :
Tiêu thức Các loại
quyết đònhNhận Xét
Tiêu thức Các loại quyết

đònhNhận Xét
Tiêu thức Các loại quyết
đònhNhận Xét
Theo thời gian
Quyết đònh dài hạn
Quyết đònh trung hạn
Quyết đònh ngắn hạn
Hơn một chu kỳ hoạt
động
Trong một chu kỳ
Ngắn hơn một chu kỳ

Phân loại quyết đònh quản trò :
Tiêu thức Các loại
quyết đònhNhận Xét
Tiêu thức Các loại quyết
đònhNhận Xét
Tiêu thức Các loại quyết
đònhNhận Xét
Theo chức năng
quản trò
Quyết đònh kế hoạch
Quyết đònh tổ chức
Quyết đònh điều khiển
Quyết đònh kiểm soát
Liên quan đến những
mục tiêu, phương
hướng hoạt động
Bộ máy tổ chức,
phân quyền

Cách thức lãnh đạo
và động viên
Tiêu chuẩn kiểm
soát, hình thức kiểm
soát

Phân loại quyết đònh quản trò :
Tiêu thức Các
loại quyết
đònhNhận Xét
Tiêu thức Các loại
quyết đònhNhận Xét
Tiêu thức Các loại
quyết đònhNhận Xét
Theo cách soạn
thảo
Quyết đònh theo
chương trình sẵn
Quyết đònh không
Theo chương trình
( các hoạt động
không lặp lại. )
Các hoạt động lặp lại, ít
thay đổi có thể lập trình
gắn với kế hoạch
chuẩn.
Những vấn đề biến
động phức tạp, không
chắc chắn, không lặp
lại, Quyết đònh có tính

rủi ro cao. Thường gắn
với quản trò cấp cao,
thích hợp với kế hoạch
chuyên biệt.

6.2.QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
•
Đặc điểm và yêu cầu đối với quyết định quản trị
–
Đặc điểm:
QĐ quản trị là QĐ của một tổ chức, là sản phẩm của các nhà quản
trị
QĐ quản trị luôn đi cùng các vấn đề của một tổ chức
–
Yêu cầu
Tính hợp pháp
QĐ đươc đưa ra đúng trong phạm vi thẩm quyền của tổ
chức hoặc cá nhân
QĐ đưa ra không trái với những quy định của pháp luật
QĐ đưa ra đúng thứ tự và thể thức
Tính khoa học
QĐ đưa ra phù hợp vớ các định hướng và mục tiêu của
tổ chức
QĐ quản trị phải phù hợp với các quy luật, xu thế khách
quan, các nguyên lý và nguyên tắc khoa học
QĐ đưa ra phải được vận dụng bằng các phương pháp
khoa học
Tính tối ưu: thỏa mãn cao nhất các mục tiêu và phù hợp với các ràng buộc
Tính linh hoạt: đáp ứng được sự thay đổi của môi trường
Tính hệ thống

6.2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
•
Những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định
quản trị
–
Nhóm nhân tố khách quan
Các nhân tố có thể dự đoán được
Các nhân tố có nhiều biến động
Các nhân tố chứa đựng yếu tố ngẫu nhiên
–
Nhóm nhân tố chủ quan
Kinh nghiệm
Khả năng xét đoán
Khả năng sáng tạo
Khả năng định lượng

6.2.QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
•
Quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản trị
–
Cơ sở để ra quyết định
Hệ thống mục tiêu của tổ chức
Hệ thống pháp luật và thông lệ xã hội
Những rào cản
Năng lực và phẩm chất của người ra quyết định
–
Các nguyên tắc ra quyết định quản trị
Nguyên tắc hệ thống
Nguyên tắc khả thi

Nguyên tắc khoa học
Nguyên tắc dân chủ
Nguyên tắc kết hợp

6.2.QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
•
Quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản trị
–
Quá trình đề ra quyết định quản trị
Bước 1. Xác định vấn đề ra quyết định
Bước 2. Chọn tiêu chuẩn đánh giá phương án
Phản ánh được mức độ đóng góp của phương án
nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức
Có thể tính toán được
Số lượng không quá nhiều
Bước 3. Tìm kiếm các phương án để giải quyết vấn đề
Bước 4. Đánh giá các phương án
Bước 5. Lựa chọn phương án và ra quyết định

6.2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
•
Quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản trị
–
Quá trình thực hiện quyết định quản trị
Bước 1. Ra văn bản quyết định
Bước 2. Xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện QĐ
Bước 3. Tuyên truyền và giải thích quyết định
Bước 4. Thực hiện quyết định theo kế hoạch
Bước 5. Kiểm tra việc thực hiện quyết định
Bước 6. Điều chỉnh quyết định

Bước 7. Tổng kết việc thực hiện quyết định

6.2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
•
Phương pháp ra quyết định quản trị
–
Phương pháp cá nhân ra quyết định
–
Phương pháp ra quyết định tập thể
Ưu điểm
Đảm bảo tính dân chủ trong tổ chức
Tập hợp được sáng kiến của nhiều người
Đảm bảo cơ sở tâm lý- xã hội cho các QĐ
Nhược điểm
Tốn kém thời gian và chi phí
Dễ bị ảnh hưởng bởi ý kiến của một vài cá nhân
Trách nhiệm của chủ thể ra QĐ không rõ ràng

6.2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
•
Phương pháp ra quyết định quản trị
–
Phương pháp cá nhân ra quyết định
–
Phương pháp ra quyết định tập thể
Kỹ thuật tập thể danh nghĩa
Kỹ thuật sáng tạo của Osborn

6.2.5 Quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản trị
–

Quá trình đề ra quyết định quản trị
Bước 1. Xác định vấn đề ra quyết định
Bước 2. Chọn tiêu chuẩn đánh giá phương án
Phản ánh được mức độ đóng góp của phương án nhằm
thực hiện mục tiêu của tổ chức
Có thể tính toán được
Số lượng không quá nhiều
Bước 3. Tìm kiếm các phương án để giải quyết vấn đề
Bước 4. Đánh giá các phương án
Bước 5. Lựa chọn phương án và ra quyết định

Các mô hình ra quyết đònh :
Mô hình Nội Dung
MÔ HÌNH 1
Nhà quản trò độc lập ra quyết đònh dựa trên
những hiểu biết của mình, hoàn toàn không
có sự tham khảo với các thuộc cấp khác.
MÔ HÌNH 2
Nhà quản trò đề nghò các nhân viên cung cấp
các thông tin, sau đó độc lập đưa ra giải pháp
cho vấn đề cần quyết đònh.
MÔ HÌNH 3
Nhà quản trò trao đổi với các nhân viên có
liên quan để lắng nghe ý kiến và đề nghò của
họ mà không cần tập trung họ lại, sau đó nhà
quản trò ra quyết đònh có thể bò ảnh hưởng
hoặc không bò ảnh hưởng bởi các ý kiến trên.

Các mô hình ra quyết đònh :
Mô hình Nội Dung

MÔ HÌNH 4
Các nhà quản trò trao đổi với tập thể để lấy ý
kiến và đề nghò chung của họ. Sau đó nhà quản
trò sẽ đưa ra quyết đònh với nội dung có thể bò
ảnh hưởng hoặc không bò ảnh hưởng bởi các ý
kiến tập thể.
MÔ HÌNH 5
Nhà quản trò trao đổi với tập thể, lấy ý kiến và
đi đến một sự nhất trí chung. Đưa ra quyết đònh
bò phụ thuộc vào ý kiến đa số của tập thể.

LỰA CHỌN MÔ HÌNH
Để lựa chọn mô hình ra quyết đònh phù hợp nhà quản trò cần
trả lời các câu hỏi sau:
Vấn đề ra quyết đònh có cấp bách không ?
Chúng ta có đủ thông tin hay tài năng cần thiết để tự giải
quyết được vấn đề hay chưa ?
Vấn đề đã được hiểu thấu đáo chưa ? Chúng ta có biết mình
cần tìm kiếm những thông tin gì và kiếm chúng ở đâu chưa ?
Sự chấp nhận của tập thể có thuận lợi cho sự thành công của
quyết đònh hay không ?