Giao trinh WORD can ban Full

<span class='text_page_counter'>(1)</span>Chương I GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD I. GIỚI THIỆU: Microsoft Word là trình xử lý văn bản trong môi trường Windows dùng để soạn thảo các loại văn bản từ đơn giản đến phức tạp. II. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI WORD: 1. Khởi động: Có thể sử dụng một trong các cách: - Cách 1: Double click vào biểu tượng Word 2003 trên màn hình nền Desktop. - Cách 2: Start Menu – All Programs – Microsoft Office - Microsoft Office Word 2003 - Cách 3: Start Menu – Run. Xuất hiện hộp thoại, gõ Winword và Enter 2. Thoát khỏi Winword: Chọn một trong các cách: - Chọn lệnh File \ Exit - Kích chuột vào nút ở bên phải thanh tiêu đề. - Dùng tổ hợp phím Alt+F4 III. CÁC THÀNH PHẦN TRÊN CỬA SỔ LÀM VIỆC:. Thanh tiêu đề. Thanh menu Thanh công cụ. Thanh cuộn Thước. Thanh trạng thái. - Ẩn/hiện các thanh công cụ: Lệnh View – Toolbars và chọn từ danh sách. - Ẩn hoặc hiện thước: Lệnh View – Ruler IV. CHỌN CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC: Trước khi làm việc với chương trình này ta nên chọn chế độ màn hình sao cho phù hợp với cách quan sát và soạn thảo văn bản. Chọn chế độ làm việc bằng lệnh View – Nomal/Page Layout/Web Layout. Màn hình có thể có các chế độ sau: - Nomal: Chỉ hiển thị văn bản (không hiển thị các đối tượng khác như hình ảnh, tiêu đề trang...), có một thước ngang. - Page Layout: Ðây là chế độ tốt nhất để soạn thảo văn bản, có đầy đủ các thước và hiển thị tất cả các đối tượng trên văn bản. - Web Layout: Hiển thị dưới dạng một trang Web. Chương II CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG SOẠN THẢO I. KỸ THUẬT ĐÁNH MÁY VI TÍNH VỚI 10 NGÓN: Đã học ở môn Kỹ thuật đánh máy 10 ngón II. DI CHUYỂN ĐIỂM CHÈN: Có thể sử dụng các cách sau: -Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Home/End: Về đầu/cuối -Click chuột tại vị trí cần di chuyển đến tài liệu -Sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím -Sử dụng phím Page Up/Page Down: Lên/xuống một -Sử dụng phím Home/End: Về đầu/cuối dòng hiện trang màn hình hành -Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Page Up/Page Down: Lên/xuống một trang văn bản..

<span class='text_page_counter'>(2)</span> III. CHỌN KHỐI VĂN BẢN: Là thao tác dùng để xác định phạm vi văn bản cần thao tác. Thao tác này còn gọi theo cách thường dùng là "bôi đen". Sau khi đã "bôi đen" thì các thao tác thực hiện sau đó chỉ tác dụng lên phạm vi đang chọn. Có thể chọn theo các cách sau: 1. Dùng chuột: - Chọn phạm vi bất kỳ: Kéo rê chuột từ đầu đến cuối khối cần chọn hoặc ngược lại. - Chọn 1 từ: Double click vào từ cần chọn. - Chọn 1 dòng: Di chuyển chuột ra ngoài lề trái, đầu dòng cần chọn cho đến khi xuất hiện mũi tên ngã sang phải và click. - Chọn nhiều dòng: Thao tác tương tự 1 dòng nhưng kéo rê chuột sang các dòng kế tiếp. - Chọn 1 đoạn: Nhấp phím trái chuột 3 lần liên tiếp vào vị trí bất kỳ trong đoạn. 2. Dùng phím: - Sử dụng kết hợp phím Shift + các phím di chuyển điểm chèn như: Các phím mũi tên, Home, End, Page Up, Page Down… - Ctrl + Shift + Home/End: Chọn từ vị trí con trỏ về đầu/cuối tài liệu. - Ctrl + A: Chọn toàn bộ tài liệu IV. CÁC THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN ĐÃ CHỌN: 1. Chép khối: a. Gián tiếp: Thực hiện theo các bước sau: - Chọn khối văn bản cần chép. - Chép khối đang chọn vào Clipboard (bộ nhớ đệm) bằng lệnh Edit – Copy (hoặc click nút C, hoặc right click trong khối và chọn Copy).. , hoặc Ctrl +. - Đặt con trỏ tại vị trí cần chép đến và gọi lệnh Edit – Paste (hoặc click nút , hoặc Ctrl + V, hoặc right click tại vị trí cần chép đến và chọn Paste). b. Trực tiếp: Thực hiện theo các bước sau: - Chọn khối văn bản cần chép. - Di chuyển chuột vào trong khối đang chọn, giữ phím Ctrl trong khi kéo rê khối văn bản đến vị trí mới và thả chuột. 2. Di chuyển khối: a. Gián tiếp: Thực hiện tương tự như chép khối gián tiếp nhưng thay vì dùng lệnh Edit – Copy thì dùng lệnh Edit – Cut (hoặc click nút , hoặc Ctrl + X, hoặc right click trong khối và chọn Cut). b. Trực tiếp: Thực hiện tương tự chép khối trực tiếp nhưng trong quá trình kéo rê chuột không giữ phím Ctrl. 3. Xóa khối: Chọn khối cần xóa và ấn phím Delete. V. MỞ, LƯU TRỮ VĂN BẢN: 1. Mở văn bản: Gọi lệnh File – Open (hoặc click nút , hoặc Ctrl + O). Xuất hiện hộp thoại: - Tại mục Look in, chọn ổ đĩa chứa văn bản cần mở. Xuất hiện danh sách các Folder có trong ổ đĩa vừa chọn. - Nếu văn bản cần mở nằm trong một Folder thì Double click để mở Folder,… thực hiện cho đến khi đến được vị trí chứa văn bản cần mở. - Click chọn văn bản và click nút Open (hoặc Double click trực tiếp vào tập tin để mở). 2. Lưu văn bản: Gọi lệnh File – Save (hoặc click nút , hoặc Ctrl + S). Xuất hiện hộp thoại: - Tại mục Save in, chọn ổ đĩa cần lưu văn bản. Xuất hiện danh sách các Folder có trong ổ đĩa vừa chọn. - Nếu cần lưu văn bản vào trong một Folder thì Double click để mở Folder,… thực hiện cho đến khi đến được vị trí cần lưu. - Tại mục File name, gõ tên cho tập tin. - Click nút Save (hoặc ấn Enter để lưu). VI. SỬ DỤNG TIẾNG VIỆT TRONG MS WORD: 1. Cách gõ tiếng Việt: Sử dụng kiểu gõ Telex theo bảng sau: Ký‎ tự Cách gõ Ký‎ tự Cách gõ Â AA Dấu sắc S Ê EE Dấu huyền F Ô OO Dấu hỏi R Đ DD Dấu ngã X Ư UW Dấu nặng J Ơ OW Ă AW.

<span class='text_page_counter'>(3)</span> 2. Bảng mã và Font chữ tiếng Việt: Để gõ được tiếng Việt, ngoài yêu cầu phải thuộc kiểu gõ Telex trên còn phải biết chọn bảng mã phù hợp với Font chữ tiếng Việt. - Chọn Font chữ từ mục trên thanh công cụ Formatting. - Để chọn được bảng mã thì chương trình điều khiển tiếng Việt Unikey phải được khởi động (có biểu tượng chữ V hoặc E ở góc phải thanh Taskbar). Nếu chưa được khởi động thì trở về màn hình Desktop và Double click vào biểu tượng Unikey và chọn nút Đóng. Chọn bảng mã bằng cách right click vào biểu tượng tiếng Việt này và chọn bảng mã cần dùng tại mục "Bảng mã". Mỗi bảng mã khi dùng phải đi đôi với một nhóm Font chữ nhất định theo bảng sau: Font chữ bắt Bãng mã đầu bằng VN Vietware X VNI VNI SVN Vietware F .Vn TCVN3 Tuy nhiên, hiện nay trong các loại văn bản người ta thường dùng bảng mã Unicode với Font chữ tương ứng đi kèm là Times New Roman. Chương III ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN I. THỂ THỨC KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN: 1. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản: a) Khổ giấy Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày trên giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn. b) Kiểu trình bày Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). c) Định lề trang văn bản - Trang mặt trước: Lề trên : cách mép trên từ 20-25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm; Lề trái : cách mép phảitừ 30-35 mm; Lề phải : cách mép phải từ 15-20 mm. - Trang mặt sau: Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm; Lề trái: cách mép phảitừ 15-20 mm; Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm. 2. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản: Các thành phần thể thức văn bản được trình bày như sau: a) Quốc hiệu Dòng chữ trên: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm. Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. c) Số, ký‎ hiệu của văn bản Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-), ví dụ: Số: 33/2002/NĐ-CP; Số: 15/QĐ-UBND; Số: 23/BC-BNV; Số: 234/SCN-VP..

<span class='text_page_counter'>(4)</span> d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy. Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2004 e) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Tên loại văn bản (nghị định, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trích yếu nội dung công văn được trình bày sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng. g) Nội dung văn bản Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên. Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy. Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau: - Phần, chương: từ “phần”, “chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: từ “mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số A-rập. Tiêu đề của mục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Điều: từ “điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của điều dùng chữ số A-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; - Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi điều dùng chữ số ả-rập, tiếp theo là dấu chấm, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; - Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng. Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ thì trình bày như sau: - Phần (nếu có): từ “phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm; tiêu đề của mục được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số ả-rập, sau đó có dấu chấm; số thứ tự và tiêu đề của khoản (nếu có) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau đó có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng. h) Chức vụ, họ tên và chữ ký‎ của người có thẩm quyền Các chữ viết tắt “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc “Q.” (quyền), quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Họ tên của người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu có) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. i) Nơi nhận Phần nơi nhận (chỉ áp dụng đối với công văn hành chính) được trình bày như sau: - Từ “kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm. Phần nơi nhận (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau: - Từ “nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;.

<span class='text_page_counter'>(5)</span> - Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm. II. ĐỊNH DẠNG TRANG IN: Để định dạng trang in thì gọi lệnh File – Page Setup. 1. Khổ giấy, hướng giấy: - Khổ giấy: Trong thẻ Paper, chọn khổ giấy cần dùng tại mục Paper size - Hướng giấy in: Thẻ Margins, chọn hướng giấy bằng cách click vào ô Portrait (hướng đứng) hoặc Lanscape (hướng ngang). 2. Điều chỉnh lề, đầu trang và chân trang: - Điều chỉnh các lề tại thẻ Margins với các mục: Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải). - Thẻ Layout, điều chỉnh khoảng cách đầu trang tại mục Header và chân trang tại mục Footer. III. ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ: 1. Giới thiệu: Là thao tác làm cho các ký tự trong văn bản được đẹp hơn về màu sắc, kích cỡ, đậm nghiêng, gạch chân,… 2. Định dạng font chữ, kích thước và các định dạng khác: a. Định dạng bằng lệnh Font: Gọi lệnh Format – Font (hoặc Ctrl + D) v Thẻ Font: - Font: Chọn tên Font chữ - Font Style: Chọn kiểu Font + Regular: Thường + Bold: Ðậm + Italic: Nghiêng + Bold Italic: Ðậm, nghiêng - Size: Kích thước Font - Font Color:Chọn màu sắc - Underline style: Các kiểu gạch chân. - Effects: Các nội dung định dạng khác + Superscript: Chỉ số trên + Subscript: Chỉ số dưới v Thẻ Character Spacing: - Scale: Tỉ lệ co dãn (%) - Spacing: Khoảng cách giữa các kí tự - Position: Vị trí của kí tự so với hàng v Phiếu Animation: Chọn kiểu hiệu ứng biểu diễn cho phạm vi ® Chọn xong ấn nút Default (để mặc nhiên) hoặc chọn nút OK b. Định dạng bằng thanh công cụ. Tên Font. Kích cỡ. Đậ m. Nghiên g. c. Định dạng bằng tổ hợp phím Ctrl + [,]: Tăng, giảm kích cỡ chữ Ctrl + B: Đậm Ctrl + I: Nghiêng. Gạch chân 1 nét. Màu chữ. Ctrl + U: Gạch chân 1 nét Ctrl + Shift + Ctrl +. : Tạo chỉ số trên. : Chỉ số dưới..

<span class='text_page_counter'>(6)</span> 3. Xóa định dạng: Chọn phạm vi và ấn Ctrl + Space. IV. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN: 1. Giới thiệu: Là các thao tác qui định khoảng cách giữa các đoạn, các dòng, các khoảng lùi đoạn, các kiểu canh biên,... 2. Định dạng đoạn văn bản: a. Định dạng bằng lệnh: Format – Paragraph, xuất hiện hộp thoại: - Alignment: Các kiểu canh biên: + Left: Canh thẳng đều bên trái. + Right: Canh thẳng đều bên phải. + Center: Canh giữa trang theo chiều ngang. + Justified: Canh thẳng đều hai biên. - Indentation: Các kiểu lùi đoạn: + Left: Lùi lề bên trái. + Right: Lùi lề bên phải. + Special: Lùi đặc biệt: ü First line: Lùi dòng đầu ü Hanging: Giữ nguyên dòng đầu tiên và lùi các dòng còn lại. - Spacing: Khoảng cách: + Before: Khoảng cách so với đoạn trước. + After: Khoảng cách so với đoạn sau. + Line spacing: Khoảng cách giữa các dòng ü Single: Khoảng cách đơn (đây là lựa chọn mặc định) ü Double: Khoảng cách gấp đôi Single. ü 1.5 lines: Khoảng cách gấp 1.5 lần Single. ü At least: Khoảng cách tối thiểu bằng giá trị khai báo ở mục At ü Exactly: Khoảng cách chính xác bằng giá trị khai báo ở mục At ü Multiple: Khoảng cách gấp nhiều lần so với Single (số lần khai báo ở mục At) b. Định dạng bằng thanh công cụ: Canh thẳng đều biên trái Canh giữa trang theo chiều ngang Canh thẳng đều biên phải. Lùi lế trái của đoạn vào một khoảng (mặc định 2.54 cm) Canh thẳng đều hai biên.

<span class='text_page_counter'>(7)</span> Lùi lề trái của đoạn vào một khoảng (mặc định 2.54 cm) v Ngoài ra còn có thể sử dụng thước để thực hiện các định dạng khác như: - Bên trái thước: + Kéo nút để lùi dòng đầu tiên. + Kéo nút để giữ nguyên dòng đầu tiên và lùi các dòng còn lại. - Bên phải thước: Kéo nút để lùi cả lề bên phải của đoạn c. Định dạng bằng tổ hợp phím: Ctrl + Shift + M: Lùi lề trái cảu đoạn ra một khoảng mặc định Ctrl + M: Lùi lề trái của đoạn vào một khoảng mặc định Ctrl + 5: Tăng khoảng cách dòng lên gấp 1.5 lần so với ban đầu (single) Ctrl + 1: Khoảng cách giữa các dòng là đơn (Single) Ctrl + 2: Tăng khoảng cách dòng lên gấp đôi so với Single Ctrl + L: Canh thẳng đều biên trái Ctrl + R: Canh thẳng đều biên phải Ctrl + E: Canh giữa trang theo chiều ngang Ctrl + J: Canh thẳng đều 2 biên V. TẠO CÁC ĐIỂM DỪNG TAB 1. Dùng lệnh: Ðặt con trỏ tại dòng muốn thao tác. Chọn lệnh Format - Tab, xuất hiện hộp thoại Tabs. Trong đó, khai báo từng điểm Tab với các nội dung sau: - Tab Stop Position: Khai báo vị trí cần đặt Tab - Alignment: Chọn kiểu Tab, có các kiểu Tab thông dụng như sau: + Left: Cố định bên trái, đổ dữ liệu về phải + Center: Văn bản đổ đều về hai phía so với vị trí Tab + Right: Cố định bên phải, đổ dữ liệu về trái + Decimal: Phân dữ liệu số làm 2 phần về hai phía của điểm Tab: phần nguyên bên trái, phần lẻ bên phải + Bar: Tại điểm dừng xuất hiện một thanh đứng - Leader: Chọn hình thức lấp đầy khoảng trống bên trái vị trí Tab Sau khi khai báo xong 3 thông tin trên cho một điểm Tab, ấn nút Set. Khai báo tương tự cho các điểm Tab khác và OK. - Default Tab Stop: Khai báo giá trị khoản Tab mặc nhiên - Clear: Xoá vị trí Tab được chọn trong mục Tab Stop Position - Clear All: Xoá tất cả các mức Tab được định nghĩa, quay về Tab mặc nhiên 2. Dùng thước: Các vị trí Tab đã định vị Có thể đặt trực tiếp các vị trí Tab trên thước ngang bằng cách kích chuột vào vị trí góc trái của thước ngang để chọn loai Tab, sau đó kích chuột trên thước ngang để định các vị trí. Các điểm Tab chỉ có hiệu ứng khi ấn phím Tab Muốn xoá điểm Tab nào có thể dùng chuột kéo kí hiệu Tab đó ra khỏi thước. VI. ĐỊNH DẠNG BULLETS AND NUMBERING 1. Dùng lệnh: Chọn lệnh Format - Bullets and Numbering, xuất hiện hộp thoại như hình sau: v Phiếu Bulleted: Ðánh dấu đầu đoạn bằng kí hiệu (dùng cho một cấp độ) Lúc này trong hộp thoại sẽ xuất hiện các mẫu có sẵn, nếu muốn dùng một mẫu thì kích chuột chọn mẫu đó rồi ấn nút OK. Nếu muốn dùng một kiểu khác với các mẫu có sẵn (hoặc muốn hiệu chỉnh lại một mẫu nào đó để dùng) thì kích chuột chọn mẫu cần đổi (hoặc cần sửa) rồi click nút Customize, xuất hiện hộp thoại như hình bên để hiệu chỉnh, trong đó: + Bullet Character: Chọn kí tự đánh dấu từ mẫu liệt kê. Nếu không có mẫu theo ý thì ấn nút Character hoặc Picture để chọn. + Font: Font chữ của Bullet + Indent at: Ðoạn lùi bên trái của Bullet + Text Position: Ðịnh vị trí của văn bản.

<span class='text_page_counter'>(8)</span> + Indent at: Ðoạn lùi bên trái của văn bản + Preview: Khung mô tả Chọn xong ấn nút OK để sử dụng v Phiếu Numbered: Ðánh dấu đầu đoạn bằng số thứ tự (Dùng cho 1 cấp độ) Thao tác chọn dấu tương tự như đối với phiếu lệnh Bulleted. Chỉ khác là trong hộp thoại Customize có thêm các mục: - Number Format: Thêm nội dung đi kèm với kí tự đánh dấu - Number Style: Chọn dạng thức của kí hiệu thứ tự - Start at: Giá trị ban đầu của kí hiệu thứ tự Các mục khác cũng tương tự như phiếu lệnh Bulleted. v Phiếu Outline Numbered: Ðánh số thứ tự nhiều cấp độ Thao tác tương tự như hai phiếu lệnh trên. Khi ấn nút Customize xuất hiện thêm các mục: - Level: Chọn cấp. Muốn thay đổi khai báo cho cấp nào thì chọn cấp đó, lúc đó hộp thoại sẽ hiện lên tất cả các thuộc tính của cấp đó để ta hiệu chỉnh. - Number style: Chọn kiểu đánh dấu - Number format: Kí tự hoặc dấu đi kèm sau kí hiệu thứ tự Khai báo tương tự cho các cấp độ khác, xong cho các cấp độ rồi ấn nút OK Lúc này tại văn bản sẽ xuất hiện kí tự đánh dấu cấp lớn nhất (level 1). Khi kết thúc đoạn (ấn Enter), sang đoạn mới, Word sẽ tự động đánh tiếp kí hiệu đánh dấu kế tiếp... Muốn chuyển đổi giữa các cấp (trong ra ngoài và ngược lại) thì sử dụng phím Tab (lùi vào một cấp) hoặc phím Shift + Tab (quay ra một cấp lớn hơn) 2. Dùng nút trên thanh công cụ: Ngoài ra có thể sử dụng nút Numbering và nút Bullets trên thanh công cụ Formatting để đánh dấu tự động.  Muốn loại bỏ hiệu ứng này cho đoạn nào thì đặt con trỏ tại đoạn đó, rồi chọn một trong hai cách sau: - Chọn lệnh Format - Bullets and Numbering và click ô None - Ấn nút Numbering hoặc nút Bullets trên thanh công cụ Formatting để nút ở trạng thái không sử dụng (không sáng) VII. ĐỊNH DẠNG CHỮ THỤT CẤP (DROP CAP) Hiệu ứng này cho phép tạo một chữ cái lớn ở đầu đoạn, thao tác như sau: - Chọn hoặc đặt con trỏ trong phạm vi đoạn thao tác - Chọn lệnh Format - Drop Cap, hiện hộp thoại Drop Cap: - Position: Chọn mẫu thể hiện ( Vị trí chữ cái lớn) - Font: Chọn Font cho chữ cái llớn - Lines to Drop: Ðộ cao chữ cái lớn (tính bằng số hàng) - Distance From Text: Khoảng cách giữa chữ cái lớn và văn bản Xong ấn nút OK. VIII. ĐỊNH DẠNG CỘT VĂN BẢN Trước tiên phải chọn phạm vi chia cột. Nếu không xác định phạm vi thì thao tác chia cột sẽ ảnh hưởng đến Section hiện hành, nếu không phân Section thì sẽ ảnh hưởng trên toàn bộ văn bản. Trước khi chia cột nên đặt con trỏ vb ở cuối đoạn cần chia cột và enter (Khi chọn chia cột thì ko nên chọn dòng đã enter). Chọn một trong các cách sau: v Dùng lệnh Format - Columns, xuất hiện hộp thoại Columns, trong đó: - Presets: Chọn dạng phân cột - Number of Columns: Số cột muốn chia - Line between: Tạo đoạn thẳng đứng ngăn cách giữa các cột. - Width: Ấn định độ rộng các cột - Spacing: Khoảng cách giữa các cột - Equal columns width: Ðộ rộng các cột có hoặc không bằng nhau (phù hợp với độ rộng trang) Xong ấn nút OK v Ngoài ra có thể thao tác nhanh nhờ nút Columns. trên thanh công cụ Standard.

<span class='text_page_counter'>(9)</span> IX. TẠO KHUNG VÀ NỀN VĂN BẢN 1. Dùng lệnh: Chọn phạm vi cần kẻ khung và nền. Chọn lệnh Format - Borders and Shading, xuất hiện hộp thoại như hình trang sau: v Phiếu Borders: Tạo khung cho phạm vi được chọn - Setting: Chọn dạng khung kẻ + None: Bỏ khung đã kẻ + Box: Kẻ đường viền quanh + Shadow: Tạo bóng đổ + 3-D: Khung có đường kẻ 3 chiều + Custom: Tự kẻ - Style: Chọn kiểu nét kẻ - Color: Chọn màu nét kẻ - Width: Ðộ dày mỏng của nét kẻ Có thể chọn hoặc bỏ chọn các nét kẻ được mô phỏng trên khung Preview bằng cách kích chuột vào các nút chỉ vị trí hoặc tại vị trí trên hình mô phỏng. - Apply to: Phạm vi ảnh hưởng - Option: Các khai báo khác như các khoảng cách từ khung đến văn bản hoặc đến cạnh giấy... v Phiếu Page Border: Tạo khung cho trang giấy in Thực hiện thao tác tương tự như khi làm việc với phiếu Borders nhưng kết quả là tạo khung viền cho cả trang. Art: Các kiểu khung nghệ thuật. v Phiếu Shading: - Fill: Chọn màu nền - Pattern: Chọn kiểu nền - Style: Kiểu nền - Color: Màu kiểu nền Xong, ấn nút OK 2. Dùng thanh công cụ: Ngoài ra, có thể kẻ khung nhanh từ các nút trên Toolbar Borders. Nhóm Toolbar Borders bao gồm các nút: Outside (viền ngoài), Top (viền trên), Bottom (viền dưới), Left (viền trái), Right (viền phải), All (tất cả các đường viền), Inside (các đường bên trong), Inside Horizontal (những đường ngang), Inside Vertical (những đường đứng), No (bỏ đường kẻ). Chương IV TRANG TRÍ VĂN BẢN I. CHÈN SYMBOL - Ðặt con trỏ tại vị trí cần chèn - Chọn lệnh Insert - Symbol, xuất hiện hộp thoại Symbol, gồm: v Phiếu Symbols: - Font: Chọn nhóm (loại) Font, lúc đó các kí tự trong nhóm được chọn sẽ hiển thị trong bảng dưới. Trong bảng này muốn chèn kí tự nào thì kích chuột chọn kí tự đó rồ ấn nút Insert (Hoặc nhấp đôi chuột tại kí tự.

<span class='text_page_counter'>(10)</span> muốn chọn) - Close: Ðóng hộp thoại - Shortcut Key: Gán kí tự được chọn cho một tổ hợp phím nào đó để khi cần thiết có thể chèn kí tự đặc biệt bằng cách sử dụng tổ hợp phím mà không cần phải chọn lệnh. v Phiếu Special Character: Thao tác tương tự như phiếu lệnh Symbol. II. CHÈN TEXTBOX: 1. Chèn một khung: Chọn lệnh Insert - Textbox, sau đó đưa chuột ra màn hình, ấn và kéo chuột để vẽ đối tượng. Có thể dùng nút Textbox trên thanh công cụ Drawing để vẽ đối tượng. 2. Thao tác chọn khung: - Chọn 1 khung: Kích chuột lên đường viền của khung để chọn - Chọn nhiều khung: + Cách 1: Giữ phím Shift trong khi click vào viền của các khung để chọn. Lưu ý, để hủy chọn bớt một đối tượng đã chọn thì cũng giữ Shift và click vào khung đã chọn để bỏ chọn. + Cách 2: Cách này dùng để chọn một nhóm khung mà trong nhóm đó không có những khung không muốn chọn. Thao tác như sau: ü Click nút Select Objects trên thanh công cụ Drawing ü Giữ phím trái chuột và kéo rê trên tài liệu để tạo một khung bao quanh các khung muốn chọn và thả chuột. 3. Thay đổi kích thước khung: Thực hiện theo các bước sau: - Chọn khung. Xuất hiện các quai kích xung quanh khung. - Kéo chuột tại quai kích thước thích hợp với hướng cần thay đổi. 4. Di chuyển khung: Di chuyển chuột vào viền của khung cho đến khi xuất hiện mũi tên 4 chiều và kéo đến vị trí mới. 5. Xoá khung: Chọn khung và nhấn Delete. III. CHÈN PICTURE: 1. Chèn ClipArt: - Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn và chọn lệnh Insert - Picture - ClipArt, xuất hiện một Panel (thẻ) bên phải màn hình như hình bên. - Click nút Go để làm xuất hiện danh sách các hình - Click vào hình cần chèn để chèn. 2. Chèn tập tin ảnh: Chọn lệnh Insert - Picture - From File, xuất hiện hộp thoại, tại đây ta chọn tập tin ảnh tại một vị trí nào đó trên đĩa rồi ấn nút Insert. 3. Thay đổi kích thước, di chuyển, xóa hình ảnh và định dạng vị trí: - Thao tác thay đổi kích thước và di chuyển thực hiện tương tự như đối với Textbox - Ðịnh dạng đối tượng: + Chọn đối tượng + Chọn lệnh Format - Picture (Nếu đối tượng là hình ảnh) Format - AutoShapes (Nếu đối tượng là AutoShapes) Format - Textbox (Nếu đối tượng là Textbox) Format - WordArt (Nếu đối tượng là WordArt)... Chú ý: Có thể chọn lệnh bằng cách kích phải chuột vào đối tượng rồi chọn lệnh tương ứng như trên. Lúc đó xuất hiện một hộp thoại chung: + Thẻ Colors And Lines: Dùng để tô màu cho đối tượng như: Màu nền (Fill color), màu đường viền (Line color), Dashed (kiểu nét khuất), Style (kiểu và độ rộng nét)... + Thẻ Size: Kích thước đối tượng + Thẻ Layout: Định vị trí của đối tượng trên văn bản (văn bản bao quanh đối tượng, hay văn bản che khuất đối tượng...). Nên chọn Square hoặc Tight để tiện việc di chuyển. - Xóa đối tượng: Chọn đối tượng rồi ấn phím Detele. v Thanh WordArt:. Các nút theo thứ tự từ trái sang phải - Insert WordArt: Chèn mới chữ nghệ thuật - Edit Text: Hiệu chỉnh nội dung cho chữ nghệ thuật đang chọn - WordArt Gallery: Thay đổi kiểu cho chữ nghệ thuật đang chọn - Format WordArt: Định dạng chữ nghệ thuật (xem lại phần III – mục 3) - WordArt Shape: Chọn các kiểu uốn lượn cho chữ nghệ thuật - FreeRotate: Xoay đối tượng - Text Wrapping: Định vị trí của đối tượng trên văn bản (văn bản bao quanh đối tượng, hay văn bản che khuất đối tượng...) IV. CHÈN WORDART:.

<span class='text_page_counter'>(11)</span> Chọn lệnh Insert - Picture - WordArt, xuất hiện hộp thoại chứa các mẫu chữ, chọn một mẫu rồi ấn OK, xuất hiện một hộp thoại tiếp theo để nhập nội dung của WordArt. Trong hộp thoại này các mục: Font, Size, Bold dùng để định dạng Font chữ cho nội dung WordArt, xong ấn OK. V. CHÈN AUTOSHAPE: Chọn lệnh Insert - Picture – AutoShapes, xuất hiện thanh công cụ AutoShapes, muốn tạo đối tượng Auto Shape trên văn bản, thao tác như sau: - Dùng chuột chọn đối tượng cần vẽ trên thanh công cụ AutoShapes. - Dùng thao tác ấn và kéo chuột để vẽ đối tượng đó. Muốn vẽ đối tượng được cân xứng theo các hướng: Ấn giữ phím SHIFT trong khi kéo chuột. Muốn vẽ đối tượng được cân xứng theo 2 trục đứng và ngang: Ấn giữ phím CTRL trong khi kéo chuột. VI. LÀM VIỆC VỚI THANH CÔNG CỤ DRAWING. Các nút theo thứ tự từ trái sang phải như sau: - Draw: Gồm các mục thường dùng sau: + Group: Nhóm các đối tượng đang chọn thành một khối + Ungroup: Rã một nhóm thành các đối tượng độc lập (ngược lại với Group) + Order: Thay đổi vị trí tương đối giữa các đối tượng nằm chồng với nhau và giữa đối tượng với văn bản. ü Bring to Front: Đưa đối tượng đang chọn lên trên cùng. ü Send to Back: Đưa đối tượng đang chọn xuống dưới cùng. ü Bring Forward: Đưa đối tượng đang chọn lên trên đối tượng nằm kề trên ü Send Backward: Đưa đối tượng đang chọn xuống dưới đối tượng nằm kề dưới ü Bring in Front of Text: Đưa đối tượng đang chọn lên trên văn bản ü Send Behind Text: Đưa đối tượng đang chọn nằm chìm xuống dưới văn bản. + Grid: Thay đổi khoảng cách lưới + Rotate or Flip: Xoay đối tượng + Text Wrapping: Định vị trí của đối tượng trên văn bản (văn bản bao quanh đối tượng, hay văn bản che khuất đối tượng...) - Select Objects: Chọn đối tượng (Xem phần chèn Text Box – Thao tác chọn khung – Cách 2) - AutoShapes: Xem lại mục V – Chèn Autoshapes - Line: Vẽ đoạn thẳng - Arrow: Vẽ mũi tên - Rectangle: Vẽ hình chữ nhật - Oval: Vẽ hình e-líp - Textbox: Xem lại phần chèn Textbox – Mục II - Insert WordArt: Xem lại phần chèn WordArt – Mục IV - Insert Organization Chart: Chèn các loại sơ đồ - Insert ClipArt: Xem lại phần chèn Picture – Chèn ClipArt – mục III - Insert Picture: Xem lại phần chèn Picture – Chèn tập tin ảnh - Fill Color: Tô màu nền cho đối tượng - Line Color: Tô màu viền cho đối tượng - Line Style: Kiểu nét kẻ - Dash style: Các kiểu nét khuất. - Arrow style: Các kiểu mũi tên - Shadow Style: Các kiểu bóng đổ - 3-D Style: Tạo hình nổi 3 chiều. VII. CHÈN EQUATION: (Công thức toán học) - Chọn lệnh Insert – Object – xuất hiện hộp thoại - Chọn Microsoft Equation 3.0 và OK. Xuất hiện thanh công cụ Equation chứa các dấu và các ký hiệu trong toán học.. - Trong quá trình tạo công thức nếu cần chèn một ký hiệu hoặc dấu nào thì Click chọn từ thanh công cụ trên. v Có thể sử dụng các tổ hợp phím sau để chèn các dấu đặc biệt: Ctr + H: Tạo chỉ số trên (VD: m2) Ctrl + L: Tạo chỉ số dưới (VD: H2O) Ctrl + F: Chèn phân số Ctrl + R: Chèn căn bậc hai.

<span class='text_page_counter'>(12)</span> Chương V TẠO BẢNG BIỂU I. TẠO BẢNG 1. Cách tạo bảng: Có 3 cách v Cách 1: Ðặt con trỏ tại vị trí cần tạo bảng, chọn lệnh Table - Insert Table, xuất hiện hộp thoại: - Number of Columns: khai báo số cột - Number of Row: khai báo số dòng - Columns Width: Khai báo độ rộng cột - Auto Format: Tự động định dạng cho bảng theo mẫu có sẵn Khai báo xong ấn nút OK. Tại vị trí con trỏ sẽ xuất hiện một bản với số cột, hàng đã khai báo. v Cách2: Có thể tạo bảng nhanh bằng cách click ấn nút Insert Table trên thanh công cụ Standard. Xuất hiện danh sách, kéo rê chuột ngang qua danh sách sao cho đủ số hàng số cột cần chèn (chuyển sang màu xanh). v Cách 3: Gọi lệnh Table – Draw Table để xuất hiện thanh công cụ Tables and Borders. Lúc này con trỏ chuột xuất hiện hình cây bút chì (nếu chưa có thì click nút đầu tiên của thanh công cụ này) và kéo rê trên tài liệu để tự vẽ một bảng theo ý muốn. 2. Nhập văn bản vào bảng: Di chuyển dấu chèn vào ô cần nhập và tiến hành gõ nội dung. Muốn di chuyển dấu chèn đến ô làm việc, chọn một trong các cách sau: - Kích chuột tại ô muốn di chuyển tới - Dùng phím: Tab/Shift + Tab: di chuyển đến ô kế sau hoặc kế trước Alt + Home/End: Di chuyển đến ô đầu hàng hoặc cuối hàng hiện hành Alt + PgUp/PgDn: Di chuyển con trỏ đến ô đầu cột hoặc cuối cột hiện hành Ô, cột, hàng hiện hành là ô, cột, hàng có con trỏ đang đứng. II. CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG 1. Chọn các ô, dòng, cột: - Chọn cột: Di chuyển chuột lên đầu cột cho đến khi xuất hiện mũi tên màu đen hướng xuống và click hoặc đặt con trỏ trong cột, chọn lệnh Table - Select Column. - Chọn hàng: Di chuyển chuột ra ngoài lề trái, đầu dòng cần chọn và click hoặc đặt con trỏ trong hàng, chọn lệnh Table - Select Row. - Chọn ô: Di chuyển chuột vào góc trái dưới của ô cho đến khi xuất hiện mũi tên màu đen ngã sang phải và click. - Chọn toàn bộ bảng: Dùng thao tác quét chuột để chọn tất cả các hàng (hoặc tất cả các cột) hoặc đặt con trỏ trong bảng và chọn lệnh Table -Sïelect Table hoặc di chuyển chuột vào trong bảng và click vào mũi tên 4 chiều ở góc trái – trên của bảng. 2. Chèn thêm dòng, cột: - Chèn cột: Đặt con trỏ vào cột cần chèn bên trái (hoặc phải) và chọn lệnh Table - Insert –Columns to the Left (hoặc Columns to the Right) - Chèn hàng: Đặt con trỏ vào hàng cần chèn bên trên (hoặc dưới) và chọn lệnh Table - Insert –Rows Above (hoặc Rows Below) - Chèn ô: Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn, chọn lệnh Table - Insert - Cells, xuất hiện hộp thoại gồm các mục: + Shift cells left: Chèn một ô, đẩy các ô bên phải cùng hàng sang trái. + Shift cells down: Chèn một ô, đẩy các ô cùng cột bên trên xuống dưới. + Insert entire row: Chèn một hàng phía trên + Insert entire column: Chèn một cột phía trước v Riêng trong trường hợp muốn chèn 1 hàng vào cuối cùng: Đặt con trỏ tại ô cuối cùng của bảng và ấn phím Tab. 3. Xóa dòng, cột, bảng: - Xoá cột: Ðánh dấu cột cần xoá, chọn lệnh Table - Delete - Columns. - Xoá dòng: Ðánh dấu dòng cần xoá, chọn lệnh Table - Delete - Rows. - Xoá ô: Ðánh dấu ô cần xoá, chọn lệnh Table - Delete - Cells, xuất hiện hộp thoại gồm các mục: + Shift cells right: Xoá ô đó, đẩy các ô bên trái cùng hàng sang phải. + Shift cells up: Xoá ô đó, đẩy các ô cùng cột phía dưới lên +Delete entire row: Xoá cả cột chứa ô đó + Delete entire column: Xoá cả cột chứa ô đó. 4. Thay đổi kích thước cột, dòng: - Có thể thay đổi kích thước cột, hàng bằng cách kéo chuột tại các vạch ngăn cột, hàng. - Hoặc đánh dấu phạm vi thao tác, chọn lệnh Table - Cell Height and Width. - Ðặt biệt, muốn độ rộng của nhiều cột/hàng đều bằng nhau: Đánh dấu các cột/hàng đó và chọn lệnh Table –.

<span class='text_page_counter'>(13)</span> Auto Fit – Distribute Columns/Rows Evenly. 5. Tách bảng: Đặt con trỏ tại dòng cần tách bảng và chọn lệnh Table- Split Table. 6. Các thao tác trên ô của bảng: a. Hợp ô: (Kết hợp nhiều ô thành 1 ô): Ðánh dấu phạm vi các ô cần hợp, chọn lệnh Table - Merge Cells b. Chia ô: (Phân chia các ô trong phạm vi thành các ô nhỏ hơn. Thao tác như sau: Đặt con trỏ vào ô cần chia, chọn lệnh Table - Split Cells, xuất hiện hộp thoại để khai báo số cột (Number of Columns) và số hàng (Number of Rows) cần chia. Khai báo xong ấn nút OK. c. Kẻ khung và tạo nền cho bảng: Chọn phạm vi cần kẻ, chọn lệnh Format - Borders and Shading và thực hiện thao tác kẻ khung như đã học. d. Tạo tiêu đề tự động cho bảng: Trong trường hợp bảng gồm nhiều hàng, kéo dài sang nhiều trang, nếu muốn trang nào cũng có phần tiêu đề (hàng đầu tiên của mỗi trang) giống nhau, thao tác như sau: Ðặt con trỏ tại hàng đầu tiên (hoặc đánh dấu hàng đó), chọn lệnh Table – Heading rows repeat. e. Chuyển đổi văn bản có sẵn sang dạng bảng hoặc ngược lại: + Chuyển văn bản có sẵn sang dạng bảng: Chú ý‎: Trong đoạn văn bản muốn chuyển đổi phải có: - Dùng một dấu chính tả nào đó hay phím Tab để phân cách dữ liệu các ô cùng hàng. - Chấm dứt dữ liệu một hàng bằng phím Enter. Thao tác như sau: ü Ðánh dấu đoạn văn bản ü Chọn lệnh Table - Convert Text to Table, xuất hiện hộp thoại, trong đó: + Number of Columns: Số cột Word tìm thấy + Number of Rows: Số hàng + Column Width: Ðộ rộng cột + Separate Text At: Dấu phân cách đã sử dụng + Paragraphs: Dấu kết thúc Paragraph + Commas: Dấu phẩy + Tabs: Phím Tab + Other: Dấu cụ thể đã dùng Xong ấn nút OK + Chuyển một bảng sang dạng văn bản: - Ðánh dấu bảng - Chọn lệnh Convert Table to Text và thao tác tương tự như trên. III. TÍNH TÓAN TRONG BẢNG: 1. Khái niệm địa chỉ ô: - Các hàng được đánh số từ trên xuống dưới là 1, 2, 3... - Các cột được đặt tên theo thứ tự A, B, C... - Ô được xác định bằng địa chỉ: VD: Ô ở hàng 1, cột A thì có địa chỉ là A1 2. Giới thiệu một số hàm: - AVERAGE(): Cho giá trị trung bình cộng của các ô trong phạm vi tham chiếu - COUNT(): Ðếm số lượng các ô chứa dữ liệu số của các ô trong phạm vi tham chiếu - MAX(): Cho giá trị lớn nhất của các ô trong phạm vi tham chiếu - MIN():Cho giá trị nhỏ nhất của các ô trong phạm vi tham chiếu - PRODUCT(): Cho giá trị là tích các ô trong phạm vi tham chiếu - SUM(): Cho giá trị là tổng của các ô trong phạm vi tham chiếu. 3. Các phép tính số học thông thường:.

<span class='text_page_counter'>(14)</span> 4. Thao tác: - Nhập dữ liệu ban đầu vào bảng biểu - Ðặt con trỏ tại ô cần tính - Chọn lệnh Table - Formula, xuất hiện hộp thoại, trong đó: + Formula: Chứa công thức tính toán Dạng tổng quát của công thức: = <tên hàm> (phạm vi tính) + Number Format: Chọn dạng thức định dạng kết quả + Paste Function: Chọn hàm cần thực hiện. Hàm được chọn sẽ tự động cập nhật vào ô Formula. Xong, ấn nút OK. Kết quả công thức sẽ hiện tại ô có con trỏ đang đứng. Nếu trong ô chỉ hiện nội dung công thức mà không hiện kết quả, ta chọn lệnh Tools - Options, xuất hiện hộp thoại, chọn phiếu lệnh View, bỏ chọn mục Field Codes. v Các qui ước khi tạo công thức tại ô Formula của hộp thoại Formula: ü Phạm vi: ABOVE: Các o phía trên ô chứa kết quả LEFT: Các ô bên trái ô chứa kết quả RIGHT: Các ô bên phải ô chứa kết quả IV. SẮP XẾP DỮ LIỆU TRÊN BẢNG Ðặt con trỏ trong phạm vi bảng, chọn lệnh Table - Sort, xuất hiện hộp thoại Sort, trong đó: - Sort by: Chọn cột làm tiêu chí sắp xếp thứ nhất. - Then by: Các cột làm tiêu chí phụ (chỉ xét đến khi có các giá trị của tiêu chí thứ nhất trùng nhau) - Type: Kiểu dữ liệu của tiêu chí, gồm: Text: Dữ liệu chuỗi (kí tự) Date: Dữ liệu ngày Number: Dữ liệu số - Ascending: Tăng dần - Descending: Giảm dần - My list has: Header row: Hàng đầu tiên được làm tiêu đề (không sắp xếp hàng đầu tiên) No header row: Hàng đầu tiên cũng được sắp xếp. Khai báo xong, ấn nút OK  Ngoài ra có thể sắp xếp nhanh bằng cách: Ðặt con trỏ tại cột muốn làm khoá sắp xếp, ấn nút Sort Ascending hoặc nút Sort Descending trên thanh công cụ Database để sắp xếp. Chương VI MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC I. SOẠN THẢO TÀI LIỆU THEO KHUÔN MẪU CÓ SẴN (TEMPLATE) 1. TÌM HIỂU TEMPLATE Các mẫu văn bản như đơn xin phép, giấy xác nhận, giấy khai sinh,... thường được sử dụng nhiều lần nên mỗi khi cần người ta lại phải gõ lại các văn bản này. Để tránh phải mất thời gian để làm điều đó người ta chỉ cần tạo một tập tin làm mẫu và khi cần chỉ việc "photo" ra một bản mới để sử dụng và bản gốc vẫn được giữ lại để sử dụng cho lần sau. Việc làm này gọi là tạo tài liệu theo khuôn mẫu (Template). 2. TẠO MỚI TEMPLATE: - Soạn một văn bản làm mẫu chỉ chứa các thành phần cố định của mỗi bản in, còn các vị trí thay đổi thì để trống hoặc điền bằng các dấu chấm. - Gọi lệnh lưu File – Save (hoặc Save as) để làm xuất hiện hộp thoại sau: - Tại mục File name hãy gõ tên cho mẫu - Tại mục Save as type hãy chọn mục Document Template - Click nút Save để lưu mẫu. Chú ý‎: Khi lưu mẫu không chọn ổ đĩa hay vị trí lưu như lưu các loại tài liệu khác. 3. SOẠN THẢO MỘT TÀI LIỆU THEO TEMPLATE CÓ SẴN Để sử dụng mẫu đã tạo thì phải tạo mới một tài liệu bằng lệnh File – New (không click nút hoặc Ctrl + N). Lúc này sẽ xuất hiện một Panel (bảng lệnh) bên phải màn hình. Click chọn mục From existing.

<span class='text_page_counter'>(15)</span> document... Xuất hiện hộp thoại chứa danh sách các mẫu đã tạo, click chọn tên mẫu cần sử dụng và click nút Create New để tạo mới một tập tin theo mẫu đã chọn. Có thể xem như đây là bản "photo" từ bản gốc. II. CHÈN ĐỒ THỊ VÀO VĂN BẢN 1. KHÁI NIỆM Ðối tượng này được tạo lập khi: có một bảng số liệu làm cơ sở để đồ thị biểu diễn. Nếu không có, Word sẽ đưa ra một bảng số liệu giả định để biểu diễn. Các thành phần chính của đồ thị: -Chart Title: Tiêu đề đồ thị - Axis: Các trục đồ thị (Trong đó Value Axis là trục giá trị, các trục khác là trục mô tả) - Legend: Ghi chú - Walls: là nền (mặt sau) của biểu đồ, trong đó Gridline là các đường lưới của Walls - Series: là các cột (hoặc vùng) mô tả giá trị... 2. TẠO ĐỒ THỊ: Thao tác tuần tự như sau: - Ðánh dấu chọn bảng số liệu - Chọn lệnh Insert - Picture - Chart, xuất hiện 2 vùng riêng biệt: Vùng dữ liệu (DataSheet) và vùng đồ thị. Chú ý: Chỉ được tiến hành thao tác trên 2 vùng trên, các nút công cụ và Menu, nếu kích chuột ra ngoài 2 vùng này thì Word xem như đã kết thúc việc tạo lập. - Vùng dữ liệu: Là bảng số liệu để tạo đồ thị, tại đây có thể sửa đổi số liệu nếu cần. - Vùng đồ thị: Chứa dạng thức đồ thị mặc nhiên 3. CHỈNH SỬA ĐỒ THỊ Để hiệu chỉnh đồ thị thì phải để đồ thị ở trạng thái thiết kế (có khung sọc bao quanh). Nếu đã click ra ngoài và kết thúc thì có thể trở về chế độ này bằng cách double click vào đồ thị. - Để thay đổi kiểu cho đồ thị thì gọi lệnh: Chart – Chart Type - Để thay đổi các tùy chọn khác thì gọi lệnh: Chart – Chart Option. - Có thể hiệu chỉnh các thành phần của đồ thị bằng cách double click trực tiếp vào thành phần cần hiệu chỉnh. III. TRỘN THƯ (MAIL MERGE) 1. VAI TRÒ VÀ CÔNG DỤNG Được sử dụng để tạo tư liệu gồm nhiều nội dung tương tự nhau, ví dụ thư mời, giấy báo... gởi cho nhiều đối tượng và mỗi đối tượng sẽ nhận một thư. Trước khi thực hiện trộn thư ta cần có hai thành phần tư liệu: Main Document: Là một tập tin tư liệu (MS Word) chứa nội dung cố định cho mẫu thư, tức là thư mời nào cũng có nội dung này. Data Source: Là một cơ sở dữ liệu chứa những thông tin liên quan đến đối tượng, chẳng hạn như tên cơ quan, địa chỉ, chức vụ,... Qúa trình trộn được thực hiện bằng cách lấy từng mẫu tin trong danh sách nguồn (Data Source) và hợp với tài liệu mẫu (Main Document) tạo thành một thư mời, một giấy báo...Danh sách nguồn có bao nhiêu mẫu tin thì sẽ tạo ra bấy nhiêu tờ thư mời...Kết quả các trang kết quả trộn được sẽ chứa trong một tập tin mới hoặc kết xuất ra máy in. 2. THỰC HIỆN TRỘN THƯ Gồm các thao tác: - Tạo Main Document: Tạo một tài liệu bình thường bằng MS Word, riêng những chỗ cần điền thông tin (mà mỗi tờ mỗi khác) thì sẽ để trống và sau đó lưu tài liệu này lại (Ví dụ: đặt tập tin này là: trangmau.doc) - Tạo Data Source: Tạo một tập tin chứa dữ liệu: Có thể là một bảng tính Excel, một bảng biểu trong Word, hoặc một dữ liệu dạng bảng trong một chương trình khác... Dữ liệu này được lưu trong một tập tin (Ví dụ: đặt tập tin này là: data.doc) - Thao tác trộn: ü Bước 1: Mở tập tin Main Document, tại đây cho hiển thị thanh công cụ Mail Merge bằng cách chọn lệnh View – Toolbars – Mail Merge. ü Bước 2: Click nút Open data source trên thanh công cụ Mail Merge (nút thứ 2 từ trái sang) . Xuất hiện hộp thoại yêu cầu chỉ định tập tin danh sách nguồn (Data Source). Hãy chỉ định tập tin danh sách nguồn đã lưu (trong ví dụ này là data.doc) và click nút Open. ü Bước 3: Tiến hành chỉ định tên từng cột trong danh sách nguồn vào các vị trí còn trống trên tư liệu chính như sau: + Đặt con trỏ tại vị trí cần chỉ định + Click nút Insert Merge Fields trên thanh công cụ Mail Merge. Xuất hiện hộp thoại chứa danh sách các tên cột có trong danh sách nguồn. + Click chọn tên cột cần chèn và click nút Insert để chèn vào vị trí đang đặt con trỏ. Thực hiện tương tự lần lượt các vị trí còn lại. Có thể xem thử kết quả bằng click nút để xem các mẫu thư. ü Bước 4: Chỉ định vị trí để kết xuất kết quả trộn:. và các nút.

<span class='text_page_counter'>(16)</span> + Click nút Merge to New Document trên thanh công cụ Mail Merge (nút thứ 4 từ phải sang) để kết xuất kết quả ra một tập tin mới hoặc click nút Merge to printer để kết xuất kết quả trộn ra máy in. Xuất hiện hộp thoại như hình bên. + Chọn All để kết xuất tất cả các mẫu tin có trong danh sách nguồn; hoặc chọn Current để kết xuất mẫu tin đang hiển thị; hoặc có thể chỉ định mẫu tin có số thứ tự từ (From)... đến mẫu tin (To)... và click OK. IV. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ (Find and Replace) Khi tài liệu dài việc tìm hoặc thay thế một từ hay cụm từ nào đó nằm rải rác trong tài liệu là rất mất thời gian. Chức năng này có thể thực hiện điều đó một cách nhanh chóng và chính xác. - Dùng lệnh Edit - Find (Ctrl + F) để tìm hoặc lệnh Edit - Replace (Ctrl + H) để tìm và thay thế, xuất hiện hộp thoại như hình sau: ü Thẻ lệnh Find: Chỉ dùng để tìm - Find What: Từ hoặc câu muốn tìm - Find next: để tiến hành tìm kiếm, nếu tìm thấy, Winword sẽ cho đánh dấu từ đó, muốn tiếp tục, cứ ấn nút Find Next cho đến khi chấm dứt. ü Thẻ Replace: Tìm và thay thế - Gõ từ cần tìm vào mục Find What và từ cần thay thế vào mục Replace.. - Click nút Find Next để tìm và Replace để thay từ tìm được. Thực hiện tương tự như vậy để tìm và thay thế từng từ. Nếu muốn thay thế tất cả các từ tìm được một lần thì hãy click nút Replace All. ü Thẻ Goto: Dùng để di chuyển đến một vị trí nào đó trên tài liệu Go to what: Chọn tiêu thức (căn cứ theo trang, section, hay dòng...) Enter page number: Nhập số trang muốn chuyển đến v Chú ý: Có thế click nút More để mở rộng hộp thoại khai báo chi tiết: Search: Hướng tìm kiếm (All: Tìm tất cả trong tài liệu; Up: Tìm từ vị trí con trỏ ngược về đầu tài liệu; Down: Tìm từ vị trí con trỏ xuôi về cuối tài liệu) - Match case: Có hay không phân biệt chữ hoa và chữ thường trong quá trình tìm. Find Whole words Only: Có/ không tìm từ đứng độc lập Use wildcards: Có/ không dùng các kí tự thay thế Sounds like: Có/Không tìm các từ có âm đọc giống nhau (đồng âm)... V. VĂN BẢN TỰ ĐỘNG (AutoCorrect, AutoText) 1. Hiệu ứng AutoCorrect: Còn gọi là hiệu ứng tự điều chỉnh. Khi kết thúc nhập một từ hoặc một kí tự đặc biệt nào đó, Word sẽ tự động thay thế bằng một từ hoặc cụm từ khác. Trong quá trình soạn thảo văn bản, có những từ, cụm từ thường xuyên lặp lại. Ðể giảm thời gian nhập (tăng tốc độ nhập) ta có thể gõ tắt thông qua việc sử dụng chức năng AutoCorrect. v Khai báo 1 từ viết tắt: Chọn lệnh Tools – AutoCorrect Options, xuất hiện hộp thoại: ü Thẻ lệnh AutoCorrect: - Replace: Nhập kí tự viết tắt - With: Nhập từ sẽ thay thế (từ đầy đủ) Xong ấn nút Add để cập nhật. - Nút Delete: Xoá mục được chọn trong danh sách - Nút Replace: Thay thế cài đặt cũ bằng cài đặt mới (trong trường hợp khai báo một cụm từ viết tắt mới trùng lặp với một cụm từ đã có trong danh sách) Các mục khác: v Sử dụng hiệu ứng AutoCorrect: Trong văn bản khi gặp kí tự giống với kí tự tắt đã khai báo trong danh sách AutoCorrect thì Word sẽ tự động thay thế bằng cụm từ đầy đủ..

<span class='text_page_counter'>(17)</span> 2. Hiệu ứng AutoText: Tương tự chức năng AutoCorrect nhưng có thể viết tắt cho một văn bản dài với nhiều định dạng phức tạp. - Tạo trước một nội dung văn bản cần tạo AutoText - Ðánh dấu đoạn văn bản đó - Dùng lệnh Insert – AutoText – New (Alt + F3). Xuất hiện hộp thoại, gõ cụm từ thay thế và click nút OK. Chú ý‎: Trong quá trình gõ văn bản, nếu muốn sử dụng văn bản đã tạo AutoText thì gõ cụm từ thay thế và ấn phím F3. VI. TẠO CHÚ THÍCH (Footnote) Dùng để tạo các đoạn chú thích cho văn bản từ kí hiệu chú thích. - Ðặt con trỏ tại vị trí muốn chèn kí tự chú thích - Chọn lệnh Insert – Reference - Footnote, xuất hiện hộp thoại: - Location: Chỉ định vị trí đặt phần chú thích + Footnote: Đặt phần chú thích ở cuối mỗi trang (Bottom of page) hoặc sau dòng cuối cùng của trang (Below text). + Endnote: Đặt phần chú thích ở cuối tài liệu - Number format: Chọn kí hiệu đánh dấu chú thích Custom mark: Nhập kí tự muốn chọn từ bàn phím (Hoặc có thể ấn nút Symbol để chọn kí tự) - Start: Giá trị bắt dầu Numbering: Continue: Tiếp tục các kí hiệu trước đó Restart each section: Khởi đầu lại khi sang một Section mới Restart each Page: Khởi đầu lại khi sang trang mới Sau khi khai báo xong, ấn út OK để quay về cửa sổ soạn thảo, tại vị trí con trỏ sẽ xuất hiện kí tự kí hiệu chú thích, đồng thời con trỏ sẽ đứng tại vị trí đặt phần giải thích để ta nhập vào nội dung). Chương VII IN ẤN I. TRÌNH BÀY TIÊU ĐỀ ĐẦU VÀ CUỐI TRANG Dùng lệnh View - Header and Footer, Word chuyển đổi sang chế độ làm việc với Header (tiêu đề trên) và Footer (Tiêu đề dưới). Lúc này, nội dung văn bản sẽ mờ đi và các thao tác chỉ tiến hành trên các khung Header và Footer. Trợ giúp thao tác trong chế độ Header và Footer có nhóm Toolbar Header and Footer, với công dụng của các nút lệnh từ trái sang phải như sau:. - Insert AutoText: Chèn vào tiêu đề các đoạn AutoText - Insert Page Number: Chèn số trang - Insert Number of Pages: Chèn tổng số trang - Format Page Number: Định dạng số trang - Insert Date: Chèn giá trị Ngày hiện hành - Insert Time: Chèn giá trị giờ hiện hành - Page Setup: Định dạng trang giấy - Show/Hide Document Text: Có/ không hiển thị nội dung tập tin - Same as Previous: Tiêu đề của Section hiện hành giống như Section kế trước - Switch Between Header and Footer: di chuyển qua lại giữa phần Header và Footer - Show Previous: Hiện khung tiêu đề của Section kế trước - Show Next: Hiện khung tiêu đề của Section kế sau - Close: Đóng chế độ làm việc với Header và Footer, trở về chế độ soạn thảo. v Ngoài ra ta có lệnh để đánh số trang cho văn bản như sau: Dùng lệnh Insert - Page Numbers, hiện hộp thoại Page Numbers, trong đó:.

<span class='text_page_counter'>(18)</span> .   . Position: Vị trí đánh số trang Top of page: đầu trang Bottom of page: cuối trang Alignment: Nơi xuất hiện số trang: Left, Right, Center, Inside, Outside Show number on first page: Có hay không hiện số trang trên trang đầu tiên Nút Format: Cho phép định dạng thêm, ấn nút này sẽ xuất hiện hộp thoại:. - Number format: Chọn dạng số - Include Chapter Number: Có hay không thêm số chương, đoạn (theo hiệu ứng Bullets and Numbering) vào số trang. - Chapter starts witn style: Chọn Style có hiệu ứng để đưa vào tiêu đề - Use Separator: Chọn dấu phân cách dùng trong tiêu đề - Continue from previous section: Đánh số trang kế tiếp phân đoạn trước - Start at: Số bắt đầu Chọn xong ấn OK II. XEM TÀI LIỆU TRƯỚC KHI IN Dùng lệnh File – Print Preview (hoặc click nút xem. Theo thứ tự từ trái sang phải là:. hoặc Ctrl + F2). Sử dụng các nút trên thanh công cụ để. In tài liệu Tạm thời để chế độ soạn thảo (để sữa) hoặc xem Xem từng trang một. Xem nhiều trang cùng lúc bằng cách click và kéo rê ngang qua số trang muốn xem và thả chuột. Chọn tỷ lệ phần trăm để mở lớn hoặc thu nhỏ (có thể click vào trang). Hiển thị thước Tự động làm vừa nội dung các trang Mở lớn cực đại nội dung màn hinh (để trở về click nút Close Full Screen) Trở về màn hình soạn thảo. III. IN TÀI LIỆU Cách 1: Ấn nút Print trên thanh công cụ Standard để in tất cả các trang có trong tài liệu. Cách 2: Dùng lệnh File - Print (CTRL + P), hiện hộp thoại Print, trong đó: - Printer: Chỉ định tên máy in và cổng máy in hiện có cài đặt..

<span class='text_page_counter'>(19)</span> - Page range: Phạm vi in All: Tất cả +Current: Trang hiện hành +Pages: Số trang được nhập trong ô kế tiếp VD: Nhập vào mục này: 1-5: in từ trang 1 đến trang 5 Nhập vào mục này 1,8,12: in các trang 1, trang 8, trang 12 Selection: In phạm vi văn bản được chọn (bôi đen) - Print What: Chọn nội dung in - Number of copies: Số bản in - Print: + All pages in range: In tất cả các trang theo khai báo ở mục Page range + Odd pages: In những trang lẻ + Even pages: In những trang chẵn Chọn xong ấn nút OK..

<span class='text_page_counter'>(20)</span>