Đồ án: Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt

Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
MỤC LỤC
MỤC LỤC 4
5
1- Giới thiệu chung 5
2- Các chức năng chính cần quản lý 6
2.1 – Quản lý nhân sự 6
2.2 – Quản lý chấm 6
2.3 – Quản lý tiền lương 6
3- Quy trình xử lý của hệ thống hiện tại 6
3.1 – Quy trình chấm công 6
3.2 - Quy trình tổng hợp báo cáo đi muộn về sớm 7
3.3 – Quy trình tổng hợp báo cáo làm thêm 7
3.4 – Quy trình tổng hợp báo cáo chấm công 8
4. Hạn chế của hệ thống hiện tại 9
5- Xây dựng hệ thống chấm công tự động 10
5.1 – Yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới 10
5.2 - Giới thiệu công nghệ cần sử dụng 10
5.2.1 – Thẻ từ 10
5.2.2 – Đầu đọc thẻ 11
5.3 – Quy trình xử lý của hệ thống chấm công mới 12
5.3.1 – Thiết lập cổng đọc thẻ 12
5.3.2 - Quản lý nhân sự 13
5.3.3 – Nhập dữ liệu chấm công hàng ngày 13
5.3.4 - Quy trình tính lương 17
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 19
1. Biểu đồ phân cấp chức năng 19
2. Đặc tả các nghiệp vụ trong hệ thống 20
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 1
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
2.1 – Nghiệp vụ quản lý nhân sự 20

2.2 – Nghiệp vụ chấm công 21
2.3 – Nghiệp vụ quản lý lương 22
3. Biểu đồ luồng dữ liệu các mức 23
3.1 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 23
3.2 – Biều đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 24
3.3 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 25
3.3.1 – Biều đồ phân rã chức năng Quản lý nhân sự 25
3.3.2 – Bỉều đồ phân ra chức năng Chấm công 26
3.3.3 - Biểu đồ phân ra chức năng Quản lý tiền lương 28
4. Sơ đồ thực thể liên kết 29
4.1 – Bảng mô tả các thực thể 29
4.1.143.1.1– Bảng Hồ sơ: 30
4.1.24.1.2- Bảng Phòng ban: 30
4.1.3- Bảng Chức vụ: ……………… 30
4.1.4- Bảng Giờ vào ra:…………… 30
4.1.5- Bảng Lý do nghỉ:…………… 31
4.1.6- Bảng Đăng ký nghỉ:……… 31
4.1.7- Bảng Đăng ký làm thêm:… 31
4.1.8- Bảng Người dùng:………… 31
4.1.9- Bảng Chức năng:………… 32
4.1.10… 32
4.1.114.1.11- Bảng Thiết lập cổng:…… 32
4.1.124.1.12- Bảng tạm ứng:…………… 32
4.1.134.1.13- Bảng Báo cáo chi tiết:…… 33
4.1.144.1.14- Bảng Báo cáo giờ vào ra: 33
4.1.154.1.15- Bảng Báo cáo lương tháng chi tiết: 34
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 2
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
4.1.164.1.16- Bảng Báo cáo nhân viên vắng mặt: 34
4.1.174.1.17- Bảng Báo cáo số lượng nhân viên đi làm 35

4.2 – Sơ đồ thực thể liên kết 35
CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 36
1. Thiết kế menu trong chương trình 36
2. Thiết kế các Form 38
3. Thiết kế CSDL 40
3.1 – Thiết kế vật lý dữ liệu 40
3.2 – Mô tả ràng buộc toàn vẹn 41
3.2.1 – Ràng buộc bối cảnh 1 quan hệ 41
3.2.2 – Ràng buộc bối cảnh nhiều quan hệ 41
4. Một số giao diện chính của chương trình 42
4.14.1- Giao diện Đăng 42
4.2 Chính 43
4.3 43
4.4 44
4.5Error: Reference source not found 44
4.6Error: Reference source not found lý nhân sự 45
4.7 mới Hồ sơ nhân viên 46
4.8Error: Reference source not found Hồ sơ nhân viên 46
4.9Error: Reference source not found kiếm Hồ sơ nhân viên 47
4.10Error: Reference source not found 47
4.11Error: Reference source not found 48
4.12Error: Reference source not found 48
4.13Error: Reference source not found 48
KẾT LUẬN …………………………………………………………… 50
TÀI LIỆU THAM KHẢO 52
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 3
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay trên thế giới nói chung và nước ta nói riêng đang diễn ra quá trình
tin học hoá toàn diện trên mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế xã hội, loài người

đang chuyển sang kỷ nguyên của công nghệ thông tin. Máy tính và các công
cụ của nó đã trở thành nhu cầu không thể thiếu được đối với các ngành khoa
học và kỹ thuật, trong lĩnh vực quản lý, kế toán giảng dạy, các ngành công
nghệ chế bản và đồ hoạ
Nhờ ứng dụng của công nghệ thông tin đã làm giảm được sự quản lý đầy
khó khăn, phức tạp trên giấy tờ trong công tác quản lý. Nó có yếu tố quan
trọng, quyết định không nhỏ đến sự thành công của mỗi ngành nghề, mỗi xí
nghiệp, mỗi quốc gia ngày nay.
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là một phần của Công nghệ thông
tin, giúp con người khảo sát, thiết kế và xây dựng những chương trình quản lý
một cách quy củ và dễ dàng hơn. Với vốn kiến thức được học trong môn học
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin và sự giúp đỡ của thầy Nguyễn Danh
Tú, nhóm chúng em đã chọn đề tài: Hệ thống quản lý chấm công sử dụng
thẻ quẹt để tìm hiểu và thực hành những kiến thức của môn học này.
Dù đã rất cố gắng nhưng do thời gian và kiến thức còn hạn vì vậy hệ thống
chắc chắn còn nhiều khiếm khuyết. Rất mong được sự góp ý của Thầy để hệ
thống được tốt hơn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn Thầy!
Hà Nội, Ngày 10 tháng 05 năm 2011
Nhóm sinh viên thực hiện
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 4
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1 – Giới thiệu chung
Công ty cổ phần thương mại AZLAZ là công ty chuyên sản xuất, gia công
phần mềm, thiết kế Web, Thương mại điện tử. Số lượng cán bộ, nhân viên
hiện tại của công ty là 50 người chia làm các phòng ban chính sau:
Nhân viên làm theo giờ hành chính, 8giờ/1ngày, một tuần làm việc 6 ngày
từ thứ Hai đến thứ Bảy, một năm được nghỉ 8 ngày đó là (Ngày 30/4, 1/5,
2/9, Tết dương lịch, Tết âm lịch ) theo đúng quy định của công ty.

Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 5
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Phòng Nhân Sự
PHÓ GIÁM ĐỐC
Phòng kinh doanh
Phòng kiểm thử
Phòng tài chính
Phòng lập trình
Điều hành dự án
Chăm sóc khách hàng
Phân tích hệ thống
Phòng kỹ thuật
Phòng kế toán
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
2 – Các chức năng chính cần quản lý
2.1 - Quản lý nhân sự
Chức năng này dùng để cập nhập thông tin về nhân viên như tên tuổi, ngày
tháng năm sinh, giới tính, quê quán, trình độ học vấn, ngày vào công ty,
chức vụ…
2.2- Quản lý chấm công
Giúp quản lý được việc đi làm của nhân viên như thời gian đi làm, thời
gian nghỉ, thời gian làm thêm…từ đó đưa ra báo cáo chấm công của nhân
viên vào cuối tháng.
2.3- Quản lý tiền lương
Từ báo cáo chấm công của nhân viên sẽ tính lương cho nhân viên vào cuối
tháng. Lập báo cáo gửi các phòng ban liên quan và trả lương cho nhân viên.
3 – Quy trình xử lý của hệ thống hiện tại
3.1- Quy trình chấm công
Hiện tại công tác quản lý chấm công của công ty cổ phần thương mại

AZLAZ được thực hiện như sau:
- Việc chấm công do nhân viên chấm công thực hiện trên giấy tờ, sau
mỗi kỳ chấm công, nhân viên này gửi số liệu chấm công lên bộ phận
chấm công và làm lương của phòng Kế toán.
- Bộ phận chấm công và làm lương sẽ tổng hợp lại số liệu nhận được và
đưa ra bảng chấm công của tháng.
- Nhân viên chấm công làm nhiệm vụ chấm công cho các nhân viên mỗi
khi nhân viên đến làm việc (nhân viên chấm công ghi giờ đến và giờ
về của từng ngày làm của từng nhân viên). Hiện tại công ty quy định
mỗi nhân viên phải báo cáo tối đa 4 lần, tối thiểu 2 lần một ngày đó là
giờ đến và giờ về đối với nhân viên nghỉ trưa.
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 6
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
- Đối với nhân viên trưa ở lại công ty thì chỉ cần báo cáo 2 lần một ngày.
- Tổng số thời gian làm việc của một ngày là 8 tiếng chưa bao gồm thời
gian nghỉ trưa là 1giờ 30 phút và thời gian làm thêm.
- Khi nhân viên có nhu cầu làm thêm thì nhân viên đó phải đăng ký làm
thêm.
Quy định về thời gian làm việc:
+ Từ thứ 2 đến thứ 7.
+ Sáng: từ 7h30 đến 11h30.
+ Chiều: từ 13h đến 17h.
Quy định về thời gian làm thêm:
+ Thời gian làm thêm là các ngày chủ nhật, ngày lễ, tết
+ Ngày thường từ thứ 2 đến thứ 7 thời gian làm thêm từ 17h đến 22h.
3.2- Quy trình tổng hợp báo cáo đi muộn về sớm
- Cuối tháng nhân viên chấm công tổng hợp nên bảng chấm công tháng.
Căn cứ thời gian thực tế của từng nhân viên đi làm để tổng hợp nên
báo cáo đi muộn về sớm của các nhân viên.
- Việc đi muộn về sớm thực chất là một bởi đều phản ánh sự vi phạm kỷ

luật của người lao động làm không đủ thời gian quy định.
- Đi muộn về sớm sẽ được tính độc lập không có sự bù trừ thời gian với
làm thêm, có nghĩa là làm thêm vẫn được tính làm thêm nhưng đi
muộn về sớm vẫn bị phạt.
3.3- Quy trình tổng hợp báo cáo làm thêm
Việc làm thêm của nhân viên được tính toán như sau:

- Nhân viên chỉ được tính làm thêm giờ nếu như nhân viên đó có đăng
ký làm thêm (đăng ký thời gian cụ thể). Từ đó thời gian làm thêm của
nhân viên đó mới được chấp nhận. Ngược lại nếu nhân viên này không
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 7
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
đăng ký làm thêm mà giờ về của nhân viên này lớn hơn giờ kết thúc
làm việc do công ty quy định thì nhân viên đó không được tính làm
thêm.
- Làm thêm căn cứ vào khoảng thời gian làm việc và múi giờ mà nhân
viên đó đăng ký. Làm thêm này sẽ được cộng dồn từng ngày vào cuối
tháng và quy ra giờ để trả lương cho nhân viên.
- Có 3 dạng làm thêm đó là: Làm thêm ngày thường, làm thêm ngày
nghỉ, làm thêm ngày Lễ. Mỗi dạng được tách riêng trong một tháng để
tính toán với hệ số khác nhau.
3.4- Quy trình tổng hợp báo cáo chấm công
- Đối với việc tính toán thời gian làm việc của nhân viên được căn cứ
vào thời gian có mặt của nhân viên, nếu đi muộn hoặc về sớm mà
không có giấy xin phép nghỉ được phòng nhân sự đồng ý thì vẫn bị
tính là đi muộn về sớm.
- Thời gian làm thêm của nhân viên được tính bằng 1.5 lần ngày thường,
Thời gian làm thêm ngày lễ tết được tính gấp 2.5 – 3 ngày thường.
- Chế độ nghỉ của nhân viên được căn cứ theo quy định của công ty và
được định nghĩa thành 2 dạng nghỉ đó là: Nghỉ có trả lương và Nghỉ

không trả lương.
Ta có bảng sau:
Các dạng nghỉ Nghỉ có trả lương hoặc không
trả lương
Nghỉ ốm Có
Nghỉ thai sản Có
Nghỉ việc riêng Không
Nghỉ không lý do Không
Nghỉ ngày lễ Có
Nghỉ phép Có
Nghỉ đi công tác Có
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 8
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Nghỉ đi học Có
…
Dựa vào các tiêu chuẩn đó người phụ trách việc chấm công phải tổng
hợp lên một bảng chấm công đầy đủ.
4- Hạn chế của hệ thống hiện tại
Do công tác chấm công của công ty theo kiểu thủ công nên nó bộc lộ một
số hạn chế sau:
- Tất cả các thao tác chấm công cho nhân viên chủ yếu cộng trừ bằng
cách nhập toàn bộ số giờ đăng ký của nhân viên vào bảng Excel, sau
đó cộng trừ thời gian đi muộn về sớm, làm thêm, thời gian thực tế làm
việc trong tháng. Như vậy là rất mất thời gian, thông thường việc chấm
công cho 100 nhân viên của một nhân viên phòng kế toán chiếm mất
2.5 ngày của do phải tổng hợp quá nhiều yếu tố sau đó mới có thể tổng
hợp nên 2 báo cáo trên.
- Do phải nhập một lượng dữ liệu quá lớn nên các sai sót thường xuyên
xảy ra, ảnh hưởng đến ngày công của nhân viên.
- Đối với bộ phận Kế toán, công đoạn tính tiền lương, thưởng, phạt, phụ

cấp, tạm ứng, làm thêm…cho tất cả nhân viên của công ty, điều đó
không thể tránh khỏi sự nhầm lẫn và mất thời gian.
- Khi cần báo cáo với người quản lý về tình trạng đi làm của nhân viên
thì mất rất nhiều thời gian để tổng hợp, nó ảnh hưởng đến việc đề ra
các quyết định trong quản lý.
- Khi tra cứu về thời gian làm việc của nhân viên trong một thời điểm
nào đó trong năm thì cũng rất mất thời gian do toàn bộ dữ liệu để trên
giấy tờ.
- Khi số lượng nhân viên tăng thêm nhiều thì việc chấm công sẽ tiêu tốn
rất nhiều thời gian, tính chính xác sẽ giảm xuống.
- Không kiểm soát được chi tiết, chính xác từng phút mà nhân viên đó đi
muộn hoặc về sớm.
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 9
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
- Tất cả những hạn chế trên làm tăng chi phí sản xuất ảnh hưởng không
nhỏ đến lợi nhuận của công ty.
5- Xây dựng hệ thống chấm công tự động
5.1- Yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới
- Hệ thống phải đáp ứng được việc làm giảm tối đa thời gian chấm công
cho các nhân viên chấm công.
- Bất kỳ thời điểm nào người quản lý cũng có thể biết được tình trạng đi
làm của của nhân viên của công ty, kịp thời có những biện pháp nhắc
nhở đối với những nhân viên kém tích cực trong khi làm việc.
- Đảm bảo được tính chính xác khi tổng hợp ngày công, số giờ làm
thêm, số phút đi muộn về sớm trong tháng của nhân viên.
- Bổ sung được nhiều thông tin phục vụ cho công tác quản lý tra cứu về
số liệu chấm công của nhân viên.
- Đảm bảo được tính bảo mật cho các chức năng, cấp quyền truy nhập
cho từng đối tượng có chức năng cụ thể.
5.2 - Giới thiệu công nghệ cần sử dụng

5.2.1- Thẻ từ
Thẻ từ: Được làm từ chất liệu nhựa PVC Laminate, kích thước:
86mm×54mm×0.76mm theo chuẩn ISO quốc tế. Mặt trước của thẻ in
ảnh nhân viên, tên công ty, logo tên nhân viên, phòng ban, chức vụ mã
số. Thẻ rất tiện ích cho việc nhân viên đeo thẻ khi ra vào công ty. Mặt
sau thẻ có một dải băng từ, trên dải băng từ có ghi mã nhân viên lên đó.
Thẻ được xử lý qua một hệ thống chuyên dụng để phủ một dải băng
từ 3 track mã hoá.
Track 1: In theo dạng ký tự (8 bit nhớ)
Track 2: In theo dạng số (8 bit nhớ)
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 10
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Track 3: In theo dạng số và ký tự đặc biệt (8 bit nhớ)
Khi một nhân viên quẹt thẻ qua đầu đọc thì mã nhân viên đó sẽ được
truyền về máy tính và máy tính sẽ ghi lại giờ quẹt thẻ của nhân viên đó
để làm căn cứ chấm công.
Để đảm bảo cho việc kiểm soát vào ra thì máy tính đặt ở vị trí phòng
bảo vệ để tiện cho việc kiểm soát nhân viên, khi quẹt thẻ trên màn hình
sẽ hiện lên Mã nhân viên, ảnh, tên phòng ban, giờ vào ra của nhân viên
đó.
5.2.2- Đầu đọc thẻ
Đầu đọc: Đầu đọc quẹt thẻ kiểm soát cổng ra vào là loại đầu đọc
được thẻ, có vạch dải băng từ, phù hợp với tiêu chuẩn ISO/ANSI. Đầu
đọc phù hợp với các loại máy tính cá nhân hoặc bất kỳ loại máy tính nào
kèm theo bộ ghép nối RS-232. Đọc thẻ bằng cách quẹt thẻ, để phần có
vạch xuống phía dưới và quẹt bề mặt có vạch bên cạnh về phía đèn LED
màu xanh, quét ngược hoặc xuôi đều được.
Đèn hiển thị màu xanh (Điôt phát quang) ở đầu đọc sáng giúp cho
người thao tác biết được đầu đọc đang hoạt động.
Khi cần cắm điện nguồn, đầu đọc truyền tín hiệu trên thẻ từ. Khoảng

0.15 giây thì bộ DTR được đưa vào hoạt dộng, đầu đọc truyền số của
chương trình cơ sở vào theo mẫu sau: 21088819A01. Tám ký tự đầu chỉ
số chương trình cơ sở, chữ cái tiếp theo là so sánh với dãy chữ số từ 01
đến 99. Tín hiệu cài đặt trên thẻ gồm 3 nhóm chữ số.
Khi điện áp đầu vào thấp, điện dung của tụ điện tại đầu đọc sẽ bị thay
đổi theo, để duy trì quá trình nạp cho đầu đọc để phù hợp trong suốt quá
trình hoạt động. Nhằm giảm sự tiêu hao nguồn điện bên trong lúc truyền
dữ kiện, dữ liệu đầu ra được truyền trong 0.05 đến 0.06 giây, khoảng
cách giữa hai lần quẹt thẻ là 0.1 giây để có thời gian nạp lại điện. Phần
mềm máy tính có thể chấp nhận khoảng trống giữa các ký tự là 0.1 giây.
Các mã số, rãnh đọc và các tiêu chuẩn liên quan tới đầu đọc cụ thể
như sau:
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 11
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Mã số Số rãnh đọc Tiêu chuẩn
21040071 1 và 2 ISO/ANSI
21040073 2 và 3 ISO/ANSI
21040075 2 ISO/ANSI
21040079 1 và 2 ISO/ANSI
21040080 2 ISO/ANSI
21040081 1 và 2 ISO/ANSI
Hiện nay có nhiều loại đầu đọc thẻ từ qua tìm hiểu các thông tin trên
mạng Internet thì cho thấy chủng loại đầu từ Magtek của Mỹ đạt được
các tính năng yêu cầu và giá thành nó phù hợp với khả năng tài chính
của công ty.
5.3- Quy trình xử lý của hệ thống chấm công mới
Phần mềm chấm công ngoài việc phải khắc phục được những hạn chế
của hệ thống chấm công cũ, còn phải bổ sung thêm các chức năng mới
nhằm đảm bảo hiệu quả cao nhất cho công tác tính lương.
5.3.1- Thiết lập cổng đọc thẻ

Khi nhân viên đăng nhập vào hệ thống lần đầu tiên, chức năng thiết
lập cổng đọc thẻ sẽ hiện ra để nhân viên thiết lập cổng đọc thẻ cho tài
khoản của mình. Quá trình này giúp truy cập hoặc thiết lập cổng giao
tiếp (Cổng COM) và thông số đầu đọc. Mỗi đầu đọc thẻ được kết nối với
máy tính thông qua cổng giao tiếp.
Trên mỗi máy tính thường có từ 1 đến 4 cổng giao tiếp được định
danh bởi COM1, COM2, COM3, COM4. Chọn cổng giao tiếp tương ứng
với đầu đọc đã kết nối đến. Nếu chọn cổng giao tiếp mà cổng đó không
có trong máy tính hoặc đang được sử dụng thì sẽ xuất hiện thông báo.
Dải băng từ trên mỗi thẻ nhân viên có 3 rãnh từ để mã hoá dữ liệu. Chọn
một trong ba rãnh tương ứng với rãnh được mã hoá trên thẻ nhân viên để
đầu đọc truyền dữ liệu đó về máy tính. Quá trình này có thể chỉ làm 1 lần
duy nhất trong lần đầu tiên đăng nhập hệ thống hoặc có thể được sửa đổi
khi nhân viên thấy cần thiết.
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 12
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
5.3.2- Quản lý nhân sự
Quá trình quản lý nhân bao gồm: Cập nhật thông tin nhân viên và tìm
kiếm nhân viên.
Quá trình cập nhật thông tin nhân viên chỉ dành cho người quản lý.
Khi có một nhân viên mới vào công ty, Phòng nhân sự sẽ tạo mới một
Hồ sơ nhân viên, cập nhật thông tin của nhân viên này và lưu trữ Hồ sơ
nhân viên này vào cơ sở dữ liệu của hệ thống. Hồ sơ nhân viên cũng có
thể được sửa hoặc xóa bởi người quản lý.
Quá trình tìm kiếm cho phép tìm kiếm tất cả các thông tin về nhân viên
và xuất dưới dạng file *.cls. Tất cả các nhân viên của công ty đều có
quyền tìm kiếm thông tin nhân viên. Người tìm kiếm sẽ chọn các thuộc
tính cần tìm và nhập các điều kiện tìm kiếm, hệ thống sẽ dựa vào đó để
truy vấn đến cơ sở dữ liệu và trả về kết quả tìm kiếm.
5.3.3- Nhập dữ liệu chấm công hàng ngày

Hệ thống mới cho phép nhập dữ liệu chấm công hằng ngày bằng hai
cách: nhân viên quẹt thẻ khi ra vào hoặc là người quản trị nhập dữ liệu
bằng tay khi xảy ra sự cố quẹt thẻ.
Mỗi nhân viên của công ty sẽ được phát một thẻ từ nhân viên. Khi
nhân viên đến công ty bắt đầu làm việc và kết thúc công việc ra về phải
tiến hành quẹt thẻ để hệ thống cập nhật thông tin ngày giờ làm việc của
nhân viên. Thông thường mỗi nhân viên sẽ tiến hành quẹt thẻ 4 lần trong
1 ngày: bắt đầu vào làm, nghỉ trưa, sau nghỉ trưa và trước khi ra về.
Trong trường hợp đầu đọc quẹt thẻ bị hư, mất dữ liệu, quẹt thiếu… hệ
thống chấm công mới cũng cho phép người quản trị thao tác cập nhật từ
bên ngoài hoặc import từ file Excel vào cơ sở dữ liệu trong trường hợp
số liệu nhiều.
Khi đã có dữ liệu, chương trình sẽ tính toán được thời gian đi muộn
về sớm của từng nhân viên trong ngày, đối chiếu với múi giờ đăng ký
làm việc để tính toán thời gian đi muộn về sớm của nhân viên đó và lưu
vào cơ sở dữ liệu của hệ thống.
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 13
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Một số biểu mẫu báo cáo của quá trình xử lý chấm công này:
– Báo cáo số lượng nhân viên đi làm trong ngày:
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 14
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
– Báo cáo nhân viên vắng mặt:
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 15
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
– Báo cáo giờ vào ra của nhân viên:
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 16
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
– Báo cáo Chấm công chi tiết:
5.3.4- Quy trình tính lương

Quy trình tính lương được thực hiện nhờ chức năng Tính lương của
hệ thống bằng thao tác của các nhân viên kế toán. Cách tính lương được
cài đặt sẵn trong phần mềm theo đúng quy định tính lương của công ty.
Ví dụ quy định về việc tính lương làm thêm:
+ Từ thứ Hai đến thứ Bảy: Làm thêm ngày tính hệ số 1.5.
+ Chủ nhật: Làm thêm ngày tính hệ số 2.
+ Ngày Lễ tết: Làm thêm ngày tính hệ số 3.
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 17
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Công ty đã định nghĩa các dạng nghỉ theo quy định của công ty đó là:
Nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương, nghỉ việc riêng, nghỉ hiếu hỉ,
nghỉ tai nạn…đồng thời công ty cung định nghĩa dạng nghỉ nào được trả
lương dạng nghỉ nào không được trả lương, để tính toán ngày công trong
tháng, cụ thể nếu ngày nghỉ được trả lương thì coi như vẫn tính một công
như đi làm.
Hệ thống sẽ tự động tính toán lương của nhân viên và in ra báo cáo
để phòng Kế toán gửi các phòng ban liên quan.
– Báo cáo Lương tháng của từng nhân viên
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 18
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
CHƯƠNG II – PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CHẤM CÔNG
1– Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 2.1: Biểu đồ phân cấp chức năng
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 19
Báo cáo chấm công
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
2- Đặc tả các nghiệp vụ trong hệ thống
2.1 – Nghiệp vụ quản lý nhân sự

Tên nghiệp vụ: Cập nhật thông tin nhân viên

Input:
 Họ tên nhân viên
 Ngày sinh
 Giới tính
 Địa chỉ
 Mã nhân viên
 Mã phòng ban
 Mã chức vụ
 Hệ số lương
 Số điện thoại
 Số Chứng minh nhân dân
 Trình độ văn hóa
 Trình độ ngoại ngữ
……
Output:
 Bảng hồ sơ nhân viên
Xử lý: Nếu thông tin nhập vào đúng quy cách thì sẽ tạo ra bảng hồ sơ nhân
viên và lưu vào kho cơ sở dữ liệu Hồ sơ nhân viên. Còn nếu không thì yêu cầu
nhập lại.
Tên nghiệp vụ: Tìm kiếm thông tin nhân viên
Input:
Các yêu cầu về thông tin tìm kiếm như:
 Họ tên nhân viên
 Mã nhân viên
 Mã phòng ban
 Số điện thoại
…
Output:
 Thông tin nhân viên cần tìm kiếm
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 20

Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Xử lý: Khi yêu cầu tìm kiếm được nhập, hệ thống sẽ truy vấn vào cơ sở dữ
liệu Hồ sơ nhân viên để tiến hành tìm kiếm và trả về kết quả tìm kiếm. Nếu
không tìm thấy dữ liệu theo đúng yêu cầu người tìm kiếm, hệ thống sẽ yêu
cầu người tìm kiếm xem lại thông tin tìm kiếm hoặc bổ sung thông tin tìm
kiếm.
2.2 – Nghiệp vụ chấm công
Tên nghiệp vụ: Cập nhật giờ vào ra
Input:

 Thời gian bắt đầu làm buổi sáng.
 Thời gian kết thúc nghỉ để nghỉ trưa.
 Thời gian bắt đầu làm buổi chiều.
 Thời gian ra về.
Ngoài ra nếu có nhân viên làm thêm giờ, thì sẽ cập nhật thời gian bắt đầu làm
thêm và kết thúc làm thêm ra về…
Output:
 Báo cáo nhân viên đi làm.
 Báo cáo giờ vào ra của nhân viên.
 Báo cáo chấm công chi tiết.
 Báo cáo chấm công tháng…
Xử lý: Hệ thống có 2 cách để cập nhật thông tin vào ra:
- Nhân viên sử dụng thẻ quẹt để cập nhật
- Người chấm công cập nhật bằng tay ( trường hợp hệ thống bị lỗi quẹt
thẻ)
Khi dữ liệu giờ vào ra được cập nhật, nếu không bị lỗi sẽ được lưu vào cơ
sở dữ liệu Giờ vào ra của hệ thống. Để từ đó hệ thống sẽ xây dựng các
báo cáo cần thiết.
Tên nghiệp vụ: Đăng kí nghỉ làm
Input:

 Thông tin nhân viên như họ tên, phòng ban…
 Lý do nghỉ
 Thời gian nghỉ như thế nào
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 21
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Output:
 Phiếu đăng kí nghỉ làm
Xử lý: Nhân viên có nhu cầu nghỉ làm sẽ sử dụng chức nằng đăng kí nghỉ làm
để hệ thống gửi mẫu phiếu đăng kí nghỉ làm. Nhân viên điền các thông tin
theo mẫu đó. Hệ thống sẽ lưu phiếu đăng kí làm thêm của nhân viên đó vào
cơ sở dữ liệu để phục vụ quá trình phê chuẩn của người quản lý. Người quản
lý sẽ nhận được thông báo khi có một nhân viên gửi phiếu đăng kí nghỉ làm.
Dựa vào phiếu đăng kí đó, người quản lý sẽ xem xét và xét duyệt cho nhân
viên nghỉ làm theo các chế độ. Phiếu nghỉ làm được lưu trong cơ sở dữ liệu để
phục vụ quá trình chấm công và tính lương sau này.
Tên nghiệp vụ: Đăng kí làm thêm
Input:
 Thông tin nhân viên như họ tên, phòng ban…
 Thời gian làm thêm từ ngày nào đến ngày nào, từ giờ nào đến giờ
nào.
Output:
 Phiếu đăng kí làm thêm
Xử lý: Nhân viên có nhu cầu làm thêm sẽ sử dụng chức nằng đăng kí làm
thêm để hệ thống gửi mẫu phiếu đăng kí làm thêm. Nhân viên điền các thông
tin theo mẫu đó. Hệ thống sẽ lưu phiếu đăng kí làm thêm của nhân viên đó
vào cơ sở dữ liệu để phục vụ quá trình chấm công và tính lương sau này của
nhân viên.
2.3 – Nghiệp vụ quản lý lương
Tên nghiệp vụ: Cập nhập dữ liệu lương
Input:

 Thông tin về nhân viên ( lấy trong cở sở dữ liệu Hồ sơ nhân sự)
 Các quy định, quy tắc về việc tính lương cho nhân viên
 Các công thức dùng để tính lương
Output:
 Biểu mẫu về quy định lương.
 Biểu mẫu về cách tính lương.
Xử lý:. Nhân viên phòng kế toán sẽ bổ sung các thông tin và cách tính lương
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 22