TIN học hóa QUẢN lý tại LIKSIN NÂNG HIỆU QUẢ ISO

Lời mở đầu
Ngày nay, cùng với sự bùng nổ của CNTT đã và đang có ảnh hưởng sâu, rộng đến nhiều
lĩnh vực trong đời sống xã hội con người. Trong lĩnh vực thương mại, CNTT giúp cho hoạt
động thương mại trở nên nhanh chóng và hiệu quả. Trong lĩnh vực y khoa, CNTT đã giúp
cứu sống và nâng cao chất lượng sống của nhiều người. Còn trong lĩnh vực kế toán,
CNTT đã giúp cho các hoạt động kế toán trở nên nhanh, gọn, kịp thời, chính xác, hữu ích
và tiết kiệm các nguồn lực vật chất và con người cho xã hội
Nhưng không phải bất cứ các dự án ứng dụng CNTT vào các hoạt động nào cũng phù hợp
và mang lại hiệu quả thực sự sau khi đưa vào hoạt động. Đặc biệt, trong lĩnh vực kế toán,
khi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán có rất nhiều nhân tố chi phối đến
sự thành công và thậm chí, nếu doanh nghiệp không nhận biết được các nhân tố này từ đó
có biện pháp tương ứng thì việc ứng dụng CNTT có thể không mang lại lợi ích cho doanh
nghiệp. Vì thế việc nghiên cứu các nhân tố dẫn đến sự thành công trong triển khai và ứng
dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động kinh tế là một vấn đề cần thiết và khả thi.
Trong phạm vi tiểu luận này xin được tìm hiểu: “ Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành
công của quá trình tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm”.
1
CHƯƠNG 1
CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC
CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG PHẦN MỀM
1.1. Tổng quan về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm
1.1.1. Khái niệm
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc xác định những công việc, những
nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận phòng ban
khác thực hiện, nhằm hình thành một hệ thống kế toán đáp ứng được các yêu cầu của
doanh nghiệp.
1.1.2. Mục tiêu của tổ chức công tác kế toán trong điều kiện SDPM
Tổ chức công tác kế toán của một doanh nghiệp trong điều kiện tin học hóa cần phải
đạt được các mục tiêu sau:
- Xây dựng hệ thống kế toán đáp ứng việc tổ chức ghi nhận, xử lý và cung cấp thông
tin phù hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin.

- Công tác kế toán đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Công tác kế toán phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tận dụng hữu hiệu và hiệu quả các tính năng, khả năng của phần mềm.
- Ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin trong công tác kế toán của doanh nghiệp.
1.1.3. Quá trình tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm
Quá trình tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm được chia thành
4 giai đoạn, cụ thể như sau:
- Phân tích hệ thống: quá trình khảo sát hệ thống hiện hành và môi trường nhằm đưa
ra các giải pháp và yêu cầu thông tin cho hệ thống mới.
- Thiết kế hệ thống nhằm phác thảo cụ thể mô hình hệ thống trong giai đoạn phân
tích hệ thống.
2
- Thực hiện hệ thống nhằm tạo ra các chi tiết đã thiết kế và đưa hệ thống vào hoạt
động.
- Vận hành hệ thống: xem xét, đánh giá sau chuyển đổi và đưa hệ thống vào sử dụng.
1.1.4. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm
Nội dung Quá trình
Xác định yêu cầu thông tin, quản lý Phân tích
Tổ chức, thu thập dữ liệu đầu vào Thiết kế
Tổ chức xử lý các nghiệp vụ Thiết kế
Tổ chức hệ thống báo cáo Thiết kế
Tổ chức kiểm tra – kiểm soát Thiết kế
Tổ chức trang bị phần cứng, phần mềm Thiết kế
Tổ chức chuyển đổi – sử dụng phần mềm Thực hiện
a. Xác định yêu cầu thông tin quản lý
Xác định yêu cầu thông tin
• Một hệ thống kế toán tốt phải đáp ứng nhu cầu thông tin cho người sử dụng.
Các thông tin kế toán cần cung cấp rất đa dạng, phong phú và ngày càng được
đòi hỏi cao hơn về chất lượng cũng như sự kịp thời. Để xác định yêu cầu thông
tin, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán cần xác định các đối tượng sử dụng

thông tin kế toán trong và ngoài doanh nghiệp.
• Đối với các đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài doanh nghiệp, thông tin cần
cung cấp là thông tin tài chính theo luật định. Những thông tin này được thể
hiện thông qua hệ thống các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo tài chính theo quy
định của chế độ kế toán.
• Đối với các đối tượng sử dụng thông tin trong doanh nghiệp, cần phải phân cấp
quản lý. Mỗi cấp quản lý cần xác định các hoạt động, các quyết định mà cấp
quản lý đó cần đưa ra, cần thực hiện, và từ đó xác định thông tin kế toán cần
cung cấp để phục vụ cho việc ra quyết định đó. Thông tin quản trị xuất phát từ
quá trình điều hành, quản lý các hoạt động của quá trình sản xuất, kinh doanh
3
của các nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp, được trình bày từ tổng hợp đến
chi tiết, gồm:
- Thông tin tổng hợp đánh giá
- Thông tin thường xuyên để xét duyệt, thực hiện các hoạt động thông tin tác
nghiệp
Nhận dạng yêu cầu thông tin
Để nhận dạng và xác định những thông tin quản lý, chúng ta sẽ tiếp cận từ từng chu
trình kinh doanh và cho từng hoạt động và chia thành hai loại:
- Thông tin tác nghiệp vận hành: thông tin để thực hiện hoạt động. Một hoạt động
muốn thực hiện cần phải có các nguồn lực, trên cơ sở các đối tượng, khoản mục
hợp lệ (cho phép liên quan). Do đó, thông tin để thực hiện hoạt động chính là thông
tin về các đối tượng, nguồn lực, khoản mục liên quan đến hoạt động. Thông tin này
sẽ bao gồm:
o Thông tin mô tả đối tượng, nguồn lực, khoản mục: thông thường mỗi đối
tượng, nguồn lực, khoản mục sẽ có thông tin mô tả là tên và mã, ngoài ra có
các thông tin mô tả khác tùy theo đặc điểm của đối tượng, nguồn lực.
o Thông tin quản lý về đối tượng, nguồn lực, khoản mục: nội dung thông tin
thể hiện yêu cầu quản lý của doanh nghiệp đối với các đối tượng, nguồn lực,
khoản mục.

- Thông tin đánh giá hoạt động: thông tin cung cấp nội dung các hoạt động xử lý đã
thực hiện trong quá trình thực hiện trao đổi nguồn lực và đánh giá việc thực hiện
các hoạt động theo các đối tượng, nguồn lực liên quan. Nhóm thông tin này bao
gồm:
o Thông tin tổng hợp (liệt kê) các nghiệp vụ của từng hoạt động xử lý đã thực
hiện trong quá trình trao đổi nguồn lực
o Thông tin phân tích các nghiệp vụ của từng hoạt động xử lý đã thực hiện
theo đối tượng, nguồn lực, và các nội dung quản lý của đối tượng, nguồn lực
liên quan.
4
b. Tổ chức, thu thập dữ liệu đầu vào
Tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào cho các hoạt động phát sinh trong quá trình sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm 3 nhóm nội dung sau:
• Nhóm các nội dung gắn liền với từng loại hoạt động (Sự kiện – Event): tên hoạt
động, thời gian phát sinh và các nội dung theo yêu cầu của hoạt động đó.
• Nhóm các nội dung liên quan đến các đối tượng cần quản lý chi tiết để phản ánh
cho nhiều hoạt động (Đối tượng lien quan – Agent): các cá nhân, bộ phận, khách
hang, nhà cung cấp, đối tượng tập hợp chi phí…
• Nhóm các nội dung phản ánh các đối tượng kế toán (Nguồn lực – Resource): các
khoản mục tương ứng các tài khoản cần theo dõi trong kế toán.
Tổ chức thu thập dữ liệu là việc tổ chức thu thập ba nhóm nội dung dữ liệu khi phản ánh
các hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh sẽ được ghi nhận vào hệ thống kế toán.
Thành phần thu thập dữ liệu gồm có chứng từ, tài khoản và đối tượng chi tiết.
(1) Tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết
Đối tượng quản lý chi tiết có liên quan đến nhiều hoạt động, thông thường là các hoạt
động trong cùng chu trình. Các đối tượng chi tiết này cũng cần được mô tả bởi nhiều nội
dung chi tiết theo yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin. Do đó cần phải theo dõi riêng các
đối tượng này. Các bước sau cần phải thực hiện để tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối
tượng chi tiết:
i. Phân loại các hoạt động theo từng chu trình kinh doanh.

ii. Đối với mỗi hoạt động, căn cứ vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý để xác định
các đối tượng cần theo dõi chi tiết. Các đối tượng chi tiết thông thường cần theo dõi
theo từng chu trình.
iii. Tổng hợp các hoạt động trong mỗi chu trình để xác định các đối tượng theo dõi chi
tiết cho từng chu trình.
iv. Thiết lập danh mục các đối tượng cần theo dõi chi tiết cho doanh nghiệp.
5
Sau khi xác định các đối tượng cần theo dõi chúng ta sẽ xác định các nội dung chi tiết
cần thu thập cho các đối tượng đó. Các nội dung cần thu thập bao gồm nội dung mô tả và
nội dung quản lý:
- Mã đối tượng (mô tả)
- Tên đối tượng (mô tả)
- Các nội dung mô tả khác cho đối tượng như địa chỉ, mã số thuế
- Các nội dung cần thu thập do yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin đặt ra như
quản lý theo khu vực, theo loại khách hàng…
v. Mã hóa các đối tượng chi tiết: một mã số của một đối tượng quản lý chi tiết được
xem là một cách thức biểu diễn ngắn gọn theo quy ước về những thuộc tính và các
cách thức quản lý của đối tượng được mã hóa.
Trình bày danh mục đối tượng quản lý chi tiết theo mẫu
Đối tượng ND mô tả ND quản lý Mã hóa
Khách hàng Tên, địa chỉ Theo khu vực KH-A-001
(2) Tổ chức thu thập dữ liệu cho các tài khoản
Mỗi một loại tài khoản là một đối tượng kế toán để theo dõi quá trình vận động nguồn
lực. Khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán cần phân tích kỹ đặc điểm đối tượng kế
toán, đặc điểm hoạt động cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để có được một hệ
thống tài khoản đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của công tác kế toán.
Mỗi đối tượng kế toán có thể cần theo dõi theo một hay nhiều đối tượng quản lý chi
tiết, hay cũng có thể không theo dõi chi tiết. Trong trường hợp đối tượng kế toán cần theo
dõi chi tiết nhiều đối tượng quản lý chi tiết, cần phân cấp đối tượng kế toán đó và mở các
tài khoản cấp tương ứng cho từng đối tượng kế toán.

Quy trình tổ chức tài khoản:
• Xác định loại tài khoản theo từng quá trình vận động nguồn lực
• Xác định các nội dung quản lý của tài khoản
• Xác định nội dung quản lý có thể theo dõi theo đối tượng chi tiết
6
• Các nội dung quản lý còn lại (không theo dõi bằng đối tượng chi tiết) có thể
theo dõi trên tài khoản
• Mỗi nội dung quản lý trên tài khoản là một cấp tài khoản của loại tài khoản
đó. Dựa vào đó ta xác định kết cấu tài khoản.
Xây dựng hệ thống tài khoản theo mẫu sau
Tài khoản Nội dung quản
lý của TK
Nội dung theo
dõi theo ĐTCT
Nội dung theo
dõi trên TK
Kết cấu TK
Doanh thu A, B, C, D A, B, D C Cấp 1: 511
Cấp 2: 5111-> C

(3) Tổ chức thu thập dữ liệu cho các chứng từ
Để theo dõi, ghi chép, hạch toán kịp thời các biến động của đối tượng kế toán, cần xây
dựng hệ thống chứng từ phù hợp với các đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp gồm nhiều loại, liên quan đến nhiều đối
tượng, thời gian và địa điểm khác nhau, cho nên cần phải có quy trình lưu chuyển chứng
từ qua các bộ phận có liên quan để tổ chức ghi nhận và xử lý thông tin. Khi xây dựng quy
trình lập và lưu chuyển chứng từ cần căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy
kế toán, yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách khoa học, hợp lý,
tránh tình trạng trùng lắp, bỏ sót, hoặc luân chuyển long vòng…
Có nhiều cách tiếp cận để xây dựng hệ thống chứng từ cho doanh nghiệp, nhưng cách

tiếp cận phổ biến hiện nay là tiếp cận theo chu trình kinh doanh. Trong mỗi chu trình kinh
doanh, việc phân tích các hoạt động được thực hiện, các bộ phận có liên quan và các đối
tượng có tham gia vào quá trình hoạt động đó, sẽ giúp xác định các chứng từ cần được lập
và xây dựng danh mục chứng từ kế toán.
Quy trình tổ chức gồm các bước:
- Xác định các chứng từ cho mỗi hoạt động theo từng quá trình.
- Xác định nội dung của chứng từ (Số chứng từ, ngày, đối tượng, nguồn lực liên
quan…)
7
- Bộ phận lập chứng từ, bộ phận sử dụng chứng từ
- Mã hóa các chứng từ (ký hiệu)
Danh mục chứng từ trình bày theo mẫu
Hoạt động Tên ctừ Nội dung ctừ BP lập Đối tượng sử dụng Kí hiệu Mẫu
Thu tiền Phiếu thu Ngày, số ctừ,
số tiền
Kế toán KH, Thủ quỹ… PT-0001 Mẫu 1
Khi thiết kế chứng từ cho từng hoạt động cần có các nội dung sau:
+ Tên gọi chứng từ
+ Số chứng từ
+ Ngày chứng từ
+ Đối tượng liên quan
+ Nguồn lực liên quan
+ Nội dung chi tiết
+ Người lập
+ Người xét duyệt
+ Người có nhu cầu sử dụng
Sau khi xác định danh mục chứng từ, cần lưu ý đối với các chứng từ không có trong hệ
thống chứng từ theo chế độ kế toán, cần thiết kế mẫu biểu và hướng dẫn phương pháp lập
chứng từ.
c. Tổ chức xử lý các nghiệp vụ

Trước tiên là tổ chức lập và luân chuyển chứng từ, gồm các bước sau:
• Tổ chức theo từng quá trình trong mỗi chu trình kinh doanh
• Xác định các hoạt động và xây dựng dòng dữ liệu đi vào, đi ra của từng hoạt động
trong mỗi quá trình của chu trình. Sau đó mô tả bằng sơ đồ dòng dữ liệu của từng
quá trình.
• Xác định phương thức xử lý các hoạt động (thủ công hay bằng máy)
8
• Xác định phương thức mang dòng dữ liệu (các chứng từ sử dụng hoặc truy cập các
tập tin)
• Phân công việc thực hiện giữa các phòng ban, bộ phân liên quan cho từng hoạt
động trong từng quá trình của chu trình
• Vẽ lưu đồ chứng từ mô tả các quá trình trong từng chu trình
d. Tổ chức hệ thống báo cáo
Mục đích của việc lập báo cáo kế toán là cung cấp thông tinh cho các đối tượng sử
dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu khác nhau của đối tượng
sử dụng thông tin kế toán, báo cáo kế toán chia làm hai hệ thống: hệ thống báo cáo tài
chính và hệ thống báo cáo quản lý.
Hệ thống báo cáo tài chính gồm:
• Bảng cân đối kế toán
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
• Thuyết minh báo cáo tài chính
Hệ thông báo cáo quản lý xuất phát từ quá trình quản lý, điều hành các hoạt động của
quá trình sản xuất kinh doanh của các nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp. Do đó, để
nhận dạng và xác định những báo cáo quản lý, chúng ta sẽ tiếp cận từ từng hoạt động, và
được chia làm hai nhóm báo cáo:
(1) Báo cáo đánh giá các hoạt động: cung cấp các thông tin tổng hợp về các hoạt động
(báo cáo hoạt động) hoặc đánh giá, phân tích quá trình thực hiện hoạt động theo các
nội dung quản lý của hoạt động đó trong một thời gian thực hiện nhất định (báo cáo
phân tích hoạt động).

• Báo cáo hoạt động: bảng kê các nghiệp vụ xuất kho, bảng kê các nghiệp vụ
bán hang, bảng kê doanh thu, bảng kê hóa đơn, bảng kê nhập kho, bảng kê
mua hang…
9
• Báo cáo phân tích hoạt động: báo cáo phân tích hoạt động xuất bán hàng
theo từng mặt hàng (nguồn lực), báo cáo bán hàng phân tích theo khách
hàng, nhân viên bán hàng (đối tượng)…
(2) Báo cáo theo các đối tượng nguồn lực: cung cấp thông tin về các đối tượng, nguồn
lực liên quan đến việc thực hiện các hoạt động, bao gồm:
• Bảng kê/ danh mục các đối tượng/ nguồn lực: cung cấp các thông tin về các đối
tượng nguồn lực làm cơ sở cho việc thực hiện các hoạt động. Ví dụ: danh mục
các nguồn lực như hàng hóa, dịch vụ, loại tiền… hoặc các đối tượng như khách
hàng, nhà cung cấp, nhân viên…
• Báo cáo tình trạng của các đối tượng, nguồn lực: cung cấp thông tin về tình
trạng, khả năng của các đối tượng/ nguồn lực được sử dụng, tham gia vào quá
trình hoạt động. Ví dụ: báo cáo tồn kho từng mặt hàng, báo cáo tồn quỹ, báo
cáo tình trạng nợ của khách hàng, nhà cung cấp…
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán là quá trình xác định các báo cáo do hệ thống kế
toán cung cấp được xử lý từ quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nội dung dữ liệu trên cơ sở
đảm bảo tuân thủ các yêu cầu kiểm soát của hệ thống. Quá trình gồm các nội dung:
• Phân loại và xác định các báo cáo cần cung cấp cho các đối tượng sử dụng
• Xác định nội dung thông tin cung cấp của từng báo cáo: mô tả chi tiết các
nội dung trên báo cáo
• Xác định thời gian và đối tượng thực hiện cung cấp báo cáo
• Xác định đối tượng sử dụng thông tin của báo cáo
• Xác định phương thức cung cấp thông tin của báo cáo: in ra văn bản hay
xem trực tiếp trong phần mêm.
• Phác thảo, minh họa các mẫu báo cáo cung cấp
• Xác định phương pháp xử lý, phương pháp lập báo cáo
e. Tổ chức kiểm tra - kiểm soát

10
Vấn đề đảm bảo cung cấp thông tin trung thực và đáng tin cậy, đảm bảo an toàn tài sản
của doanh nghiệp luôn là vấn đề hàng đầu khi tổ chức công tác kế toán. Cơ cấu tổ chức
quản lý trong bộ phận kế toán phải rõ ràng, khoa học, có quy chế về lề lối làm việc và các
quy định về quan hệ với nội bộ doanh nghiệp hay với các đối tượng bên ngoài doanh
nghiệp.
Tổ chức thủ tục kiểm soát
• Kiểm soát việc thực hiện nghiệp vụ
o Xét duyệt, phân chia trách nhiệm, quy định trình tự thực hiện, đối chiếu giữa
các chứng từ… Phần lớn đã được thiết lập thông qua việc thiết lập quy trình
lập, luân chuyển và xử lý chứng từ cho từng nghiệp vụ.
• Tổ chức các thủ tục kiểm soát chung
o Phân quyền sử dụng phần mềm (đã thực hiện trong quá trình tổ chức bộ máy
kế toán)
o Kiểm soát các đối tượng bên ngoài, sao lưu dự phòng dữ liệu, tài liệu hướng
dẫn sử dụng phần mềm
• Tổ chức thủ tục kiểm soát nhập liệu, xử lý, kết xuất
o Thiết lập thủ tục kiểm soát nhập liệu cho từng màn hình
o Tổ chức việc kiểm tra đối chiếu các kết quả từ các nguồn độc lập
o Phân quyền sử dụng báo cáo, thông tin.
f. Tổ chức trang bị phần cứng, phần mềm
Trình tự các bước đánh giá phần mềm như sau:
11
(1) Xác định yêu cầu để lựa chọn phần mềm
Cơ sở để xác định các yêu cầu lựa chọn phần mềm kế toán là các yêu cầu về dữ liệu,
xử lý, báo cáo, kiểm soát… được xác định trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống
kế toán, cũng như phải lưu ý đến các quy định của cơ quan quản lý chức năng đối với
phần mềm kế toán. Các yêu cầu để lựa chọn phần mềm cần phải được phân loại thành hai
nhóm, các yêu cầu bắt buộc và các yêu cầu mong muốn được đáp ứng. Các yêu cầu này
cũng có thể được xếp hạng theo thứ tự ưu tiên hoặc tầm quan trọng để thuận tiện cho việc

lựa chọn phần mềm kế toán sau này.
(2) Thu thập các phần mềm kế toán
Sau khi xác định được các yêu cầu lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp sẽ tiến hành thu
thập các phần mềm kế toán hiện có cũng như các nhà cung cấp phần mềm tương ứng. Để
đảm bảo lựa chọn được các phần mềm phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô hoạt
động, doanh nghiệp sẽ khảo sát phần mềm hiện đang sử dụng tại các doanh nghiệp cùng
ngành nghề kinh doanh có quy mô tương xứng.
12
Xác định yêu
cầu
Thu thập các
PMKT
Đáp
ứng yêu
cầu
Có thể
thay đổi
Tự phát triển
PMKT
Gửi yêu cầu
cho nhà CC
Đánh giá
Lựa chọn
Ko
Có
Ko
Có
(3) Tìm hiểu và xác định khả năng đáp ứng từng phần mềm
Căn cứ vào các yêu cầu đã được xác định, doanh nghiệp sẽ tiến hành khảo sát và đánh
giá từng phần mềm đã thu thập. Kết quả đánh giá chia thành ba nhóm:

• Nhóm 1: bao gồm các phần mềm không phù hợp với doanh nghiệp. Các phần mềm
này sẽ được loại ra khỏi quá trình lựa chọn.
• Nhóm 2: bao gồm các phần mềm phù hợp nhưng chưa đáp ứng được các yêu cầu
đưa ra. Các phần mềm này sẽ được gửi các bản yêu cầu tới cho nhà cung cấp phần
mềm.
• Nhóm 3: bao gồm các phần mềm đáp ứng phần lớn các yêu cầu của doanh nghiệp.
Các phần mềm này sẽ được tiếp tục xem xét đánh giá khả năng tùy biến, thiết kế
của phần mềm. Nếu phần mềm nào có thể thay đổi, hoàn chỉnh để phù hợp với yêu
cầu của doanh nghiệp thì cũng sẽ được gửi các bảng yêu cầu tới các nhà cung cấp.
Trong trường hợp không có phần mềm nào thuộc nhóm 2 hoặc các phần mềm thuộc
nhóm 3 không có khả năng thay đổi thì doanh nghiệp buộc phải lựa chọn phương án tự
thiết kế phần mềm cho riêng doanh nghiệp bởi các yêu cầu đặc thù của đơn vị.
(4) Đánh giá, lựa chọn phần mềm
Doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá các phần mềm kế toán do các nhà cung cấp phần
mềm lựa chọn gửi đến. Việc đánh giá này dựa trên các cơ sở:
• Đánh giá khả năng hoạt động của phần mềm: Đáp ứng yêu cầu thông tin tối thiểu
đưa ra; Đáp ứng yêu cầu thông tin mong muốn; Khả năng thay đổi để đáp ứng yêu
cầu; Khả năng hoạt động chính xác, ổn định; Tương thích với các phần mềm hiện
tại.
• Đánh giá tính kiểm soát của phần mềm: Các thủ tục kiểm soát chung; Các thủ tục
kiểm soát nhập liệu; Kiểm soát quá trình xử lý; Kiểm soát kết xuất, báo cáo.
• Đánh giá khả năng hỗ trợ người sử dụng: Hỗ trợ thử nghiệm, kiểm tra, huấn luyện;
Giao diện, tổ chức thân thiện; Hệ thống trợ giúp đầy đủ, tức thời; Hồ sơ hướng dẫn
chi tiết, đầy đủ
13
• Đánh giá nhà cung cấp phần mềm: Kinh nghiệm thiết lập, tổ chức AIS; Số lượng
khách hàng sử dụng; Khả năng hỗ trợ sử dụng; Chi phí; Khả năng hỗ trợ tài chính.
Có hai phương pháp lựa chọn phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp:
• Phương pháp định tính tiến hành phân tích các nhóm tiêu chí lựa chọn phần mềm
trên cơ sở đó đưa ra các ý kiến đánh giá và người có thẩm quyền cao nhất lựa chọn

một phần mềm
• Phương pháp định lượng
- Đánh giá tầm quan trọng từng tiêu thức
- Cho điểm từng PM theo các tiêu thức
- Tính điểm trung bình của từng phần mềm
g. Tổ chức chuyển đổi, sử dụng phần mềm kế toán
• Chuyển đổi thành phần thu thập dữ liệu: Tài khoản; Đối tượng; Màn hình nhập
liệu; Chứng từ
• Chuyển đổi quy trình: Luân chuyển chứng từ bên ngoài; Quy trình xử lý của bộ
máy kế toán; Các chính sách kiểm soát
• Chuyển đổi tổ chức: Tổ chức các bộ phận liên quan; Tổ chức bộ máy kế toán
• Chuyển đổi công nghệ: Trang bị phần cứng; Trang bị phần mềm;Huấn luyện người
sử dụng
• Chuyển đổi dữ liệu: Khai báo các thông tin chung về doanh nghiệp, các chính sách
kế toán; Khai báo danh mục: danh mục tài khoản, danh mục đối tượng chi tiết;
Nhập số dư, kiểm tra số liệu sau khai báo; Tuỳ biến các chức năng: nhập liệu, báo
cáo; Phân quyền truy cập; Nhập liệu thử các nghiệp vụ; Xem xét hệ thống báo cáo.
14
1.2. Các yếu tố đánh giá sự thành công khi ứng dụng phần mềm vào công tác kế
toán
Để đánh giá sự thành công hay thất bại của một dự án ERP thì rất khó xác định. Tuy nhiên
theo sự tìm hiểu của chúng tôi có 2 hướng để đánh giá sự thành công hay thất bại của dự
án ERP như sau:
• Đánh giá theo quá trình
Một dự án ERP được coi là thành công khi hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách
không bị phá vỡ. Do việc triển khai ERP thường phải đầu tư rất lớn, và có quá nhiều yếu
tố làm gia tăng chi phí vượt quá ngân sách ban đầu. Nó bao gồm các khoản phí hỗ trợ
triển khai, phí tích hợp hệ thống, phí cải tổ doanh nghiệp, phí chuyển đổi cấu trúc phòng
tin học sang hệ thống hỗ trợ thông tin ERP, v.v… Và tùy theo chiến lược triển khai ERP
mà các dự án ERP thường kéo dài và rất căng thẳng. Theo khảo sát của Umble and

Umble, 2002 dự án ERP kéo dài trung bình 23 tháng.
Chênh lệch giữa thời gian thực hiện và kế hoạch Tỷ lệ
Hoàn thành đúng thời gian 7%
Kéo dài hơn mong đợi 25%
Kéo dài rất lâu so với dự kiến 68%
(nguồn: nghiên cứu tình hình ứng dụng ERP 2008 của Panorama)
Chênh lệch giữa chi phí và ngân sách Tỷ lệ
Bằng hoặc dưới ngân sách 35%
1% -> 15% vượt ngân sách 27%
15% -> 50% vượt ngân sách 16%
Vượt ngân sách trên 50% 16%
Chưa có số liệu 6%
(nguồn: nghiên cứu tình hình ứng dụng ERP 2008 của Panorama)
• Đánh giá theo kết quả
Khi nhìn nhận sự thành công hay thất bại của dự án ERP từ khía cạnh mức độ lợi
ích thu được từ ERP sau khi triển khai xong. Tổ chức triển khai ERP mong muốn thu
được nhiều lợi ích từ kế hoạch, chiến lược thông tin và xử lý các giao dịch của tổ chức.
15
Lợi ích từ xử lý giao dịch có thể cắt giảm chi phí hoạt động thông tin, chi phí vận hàng
kho, chi phí xử lý kinh doanh, và các chi phí lao động khác. Lợi ích thu được từ chiến
lược bao gồm sự cải thiện về khả năng cạnh tranh và dịch vụ khách hàng. Như vậy hoàn
cảnh và ngữ cảnh để mang ra đánh giá hiệu quả do ERP mang lại nên được xem xét
(Markus et al, 2000).
Độ thỏa mãn Tỷ lệ
Rất thỏa mãn 13%
Mức độ thỏa mãn vừa phải 44%
Không thỏa mãn vừa phải 15%
Rất không thỏa mãn 4%
Không rõ 23%
(nguồn: nghiên cứu tình hình ứng dụng ERP 2008 của Panorama)

Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể sử dụng một số thước đo để đánh giá sự thành
công trong việc ứng dụng phần mền như sau:
Về việc cải thiện yếu tố thời gian
• Giảm thời gian kết sổ hàng tháng/ quý/ năm
• Giảm thời gian xử lý các nghiệp vụ
• Giảm thời gian phát hành báo cáo
• Nâng cao chất lượng của báo cáo tài chính
• Mức độ cải thiện cho quá trình ra quyết định
• Cải thiện chức năng kiểm soát nội bộ
• Cải thiện chức năng kiểm soát vôn luân chuyển
• Tăng việc sử dụng các phân tích tỷ số tài chính
• Giảm nhân sự của phòng kế toán
• Tăng tính linh động trong việc tạo ra thông tin
• Tăng tính tương thích giữa các ứng dụng kế toán
• Cải thiện các quyết định dựa trên thông tin hợp lý và kịp thời.
16
1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của quá trình tổ chức công tác kế
toán trong điều kiện sử dụng phần mềm
1.3.1. Con người
(1)Sự ủng hộ của nhà quản trị cấp cao
Cam kết của nhà quản trị cấp cao nhằm phổ biến các đổi mới trên toàn đơn vị cần
được thể hiện rõ trên văn bản, đặc biệt là trong giai đoạn đầu của dự án . Vai trò của nhà
quản trị cấp cao trong việc ứng dụng CNTT bao gồm:
• Phát triển những hiểu biết về năng lực và giới hạn của CNTT
• Thiết lập các mục tiêu hợp lý cho hệ thống CNTT
• Thể hiện cam kết một cách mạnh mẽ để giới thiệu về sự thành công của
CNTT
• Truyền đạt đến toàn thể nhân viên về chiến lược CNTT
Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng, khi các nhà quản trị cấp cao giao phó quyền kiểm
soát và ra quyết định cho các chuyên gia kỹ thuật, điều này có thể dẫn đến sự thất bại của

dự án. Tầm quan trọng từ sự ủng hộ của các nhà quản trị cấp cao được xem là công cụ
trong việc ứng dụng thành công hệ thống lớn đáp ứng yêu cầu của khách hàng PM.
(2)Sự điều hành của chủ nhiệm dự án
Người đứng đầu dự án nên hiểu về cả mặt kỹ thuật cũng như hoàn cảnh cụ thể
của đơn vị và hoạt động kinh doanh. Bằng cách chỉ định người điều hành ở các vị trí
khác nhau có hiểu biết sâu về các chu trình xử lý hoạt động của đơn vị, nhà quan trị cấp
cao người chủ nhiệm dự án có thể theo dõi quá trình ứng dụng PM, bởi vì người chủ
nhiệm dự án đứng đầu đã phải trực tiếp chịu trách nhiệm và tổ chức sự chịu trách nhiệm
đối với kết quả của dự án.
Một trong những thuận lợi của vị trí chủ nhiệm dự ánđứng đầu dự án trong đơn vị là
có một quyền hạn lớn nhằm thay đổi những dự án lớn và phức tạp trong quá trình chuyển
đổi. Người chủ nhiệm dự án đứng đầu dự án là một nhân tố cho phép sự thành công của
một dự án PM.
17
(3)Năng lực của đội dự án
Một yếu tố quyết định nữa của việc thực hiện thành công hay thất bại của dự án PM
có liên quan đến kiến thức, kỹ năng, khả năng, và kinh nghiệm của người quản lý dự án,
cũng như việc lựa chọn thành viên thích hợp của đội, là những người không chỉ cần có
năng lực kỹ thuật, mà còn phải hiểu về công ty và các yêu cầu kinh doanh của công tynó.
(4)Sử dụng chuyên gia tư vấn
Nhiều tổ chức sử dụng chuyên gia tư vấn để tạo điều kiện cho quá trình thực hiện.
Chuyên gia tư vấn có thể có kinh nghiệm trong ngành cụ thể, kiến thức toàn diện về
những đơn vị nhất định, và có khả năng xác định những vấn đề phù hợp với công ty.
Chuyên gia tư vấn có thể được tham gia vào các giai đoạn khác nhau của việc
thực hiện: thực hiện các yêu cầu phân tích, đề xuất một giải pháp phù hợp, và quản lý việc
thực hiện. Những ý kiến của chuyên gia đơn thuần là ý kiến của bên thứ ba, còn công ty
nên vẫn phải tiếp tục kiểm soát và chịuấp nhận trách nhiệm hoàn toàn cho tất cả giai đoạn
của dự án.
[Một nghiên cứu gần đây của SAP
triển khai thực hiện chỉ ra rằng những thứ hạng hỗn hợp cho chuyên gia tư vấCác chuyên

gia tư vấn sẽ giúp cho doanh nghiệp tìm kiếm được một phần mềm phù hợp khi doanh
nghiệp Một mối quan tâm lớn xuất phát từ tài chính quan hệ với các nhà cung cấp phần
mềm được đề nghị và thiếu chuyên môn và kinh nghiệm về một ERP phần mềm phù hợp
với các hoạt động kinh doanh [46].của doanh nghiệp.
1.3.2. Nguồn tài chính
Sự thất bại của hệ thống thông tin được xác định như là “sự bất lực của hệ thống
thông tin (IS) trong việc đáp ứng những mong đợi của nhóm cổ đông đặc biệt” (39, p.263)
và những mông đợi của người sử dụng đang quản lý thành công đã được tìm ra có mối
quan hệ với việc ứng dụng những hệ thống thành công [26]. Những mông đợi của của một
công ty có thể vượt quá những khả năng của một hệ thống. Những hệ thống PM có thể
thất bại trong việc đáp ứng những mong đợi mặc dù có những đóng góp thật sự nếu những
18
nhà cung cấp bán hệ thống quá nhiều. Sự cân nhắc cẩn thận việc đo lường thành công
cũng như việc quản lý những mong đợi bởi người quản lý những dự án ứng dụng PM là
những nhân tố quan trọng [41]. Quản lý những mong đợi có một sự ảnh hưởng xuyên suốt
tất cả các giai đoạn ứng dụng của chu trình sống [30].Nguồn tài chính là một nguồn lực
cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng các phần mềm phù hợp với doanh nghiệp. Nó thể
hiện quy mô và tiềm năng của tổ chức, giúp các nhà quản trị có thể đạt được các mục tiêu
của mình về mặt thời gian, hiệu quả trong các hoạt động quản trị.
Khi lựa chọn các phần mềm doanh nghiệp nên lựa chọn các phần mềm phù hợp với
doanh nghiệp về mặt chi phí và nhu cầu tránh trường hợp lãng phí các nguồn lực tài chính.
1.3.3. Nhà cung cấp
(1) Mối quan hệ giữa nhà cung cấp và khách hàng
Nhà cung cấp/hiệp hội khách hàng thì có vai trò vô cùng quan trọng vô cùng quan
trọng đối với những dự án PM thành công[57]. ViệcCác cuộc nghiên cứu đã cho thấy rằng
một sự điều chỉnh tốt hơn một mối quan hệ tốt giữa nhà cung cấp phần mềm và khách
hàngtổ chức sử dụng thì, rõ ràng liên quan đến việc ứng dụng thành công phần mềm đã
được kết hợp [33] và khách hàngnhững tổ chức đó (tổ chức khách hàng) nên cố gắng tối
đa hóa khả năng tương thích của họ với những nhà cung cấp.
của họ [62]. Mối quan hệ giữa người mua và người bán phần mềm nên là chiến

lược tự nhiên với của người cung cấp PM để làm tăng sự cạnh tranh của mình và hiệu quả
hoạt động của khách hàngtổ chức. Trong nghiên cứu của họ, Willcocks và Sykes [65] đã
nhận ra hiệp hội chỉ ra yếu tố nhà cung cấp như là một nhân tố cần thiết then chốt cho sự
thành công của PM.
i. Quan hệ hợp tác giữa nhà cung cấp & doanh nghiệp
Có những dấu hiệu mà các chương trình công nghệ ứng dụng nhanh chóng được
cung cấp bởi những người bán có thể làm giảm đáng kể chi phí và thời gian của việc phát
triển hệ thống PM. Một mục tiêu nữa của những công cụ ứng dụng là việc truyền sự hiểu
biết về khía cạnh sử dụng phần mềm, hiểu được quá trình kinh doanh trong tổ chức, và
nhận ra hoạt động công nghiệp tốt nhất. Các máy giá tốc được cung cấp bởi những người
19
bán bao gồm những mô hình công cụ quá trình kinh doanh mà liên kết mô hình kinh
doanh với phần mềm, những khuôn mẫu cho những hoạt động kinh doanh công nghiệp
đặc thù và gói dịch vụ phần cứng với phần mền PM và đề nghị những gói kết hợp phần
mềm, dịch vụ và
(2) Sử dụng những công cụ hỗ trợ của nhà cung cấp
ii.
Có những dấu hiệu cho thấy rằng việc ứng dụng nhanh chóng các chương trình và
công nghệ được cung cấp bởi NCC có thể làm giảm đáng kể chi phí và thời gian của việc
phát triển hệ thống PM. Một mục tiêu nữa của việc ứng dụng các công cụ là truyền đạt
những hiểu biết về khía cạnh sử dụng phần mềm, hiểu được quá trình kinh doanh trong tổ
chức, xác định được những cách thức tốt nhất cho công việc. Các công cụ hỗ trợ được
cung cấp bởi người bán bao gồm: công cụ mô phỏng quá trình kinh doanh liên kết quy
trình kinh doanh với phần mềm, các biểu mẫu cho từng hoạt động kinh doanh theo từng
ngành, gói phần cứng và phần mềm ERP, hoặc cung cấp gói dịch vụ kết hợp giữa phần
mềm, dịch vụ và các hỗ trợ.
Việc lựa chọn gói hàng liên quan đến những quyết định quan trọng về việc xem xét
ngân sách, khung thời gian, mục tiêu và giao hàng từ đó sẽ tạo thành một dự án hoàn toàn.
Việc chọn PM đúng đã kết hợp phần mềm mà phù hợp nhất với nhu cầu thông tin của tổ
chức và các quy trình là then chốt để đảm bảo sự thay đổi là tối thiểu và việc sử dụng và

ứng dụng thành công [33]. Việc lựa chọn phần mềm sai có nghĩa là một giao phó cho kiến
trúc sư và việc lắp đặt không hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức hoặc quá trình kinh
doanh
(3) Hỗ trợ sau cài đặt
Hỗ trợ từ các nhà cung cấp phần mềm là một nhân tố quan trọng với bất kỳ một gói
phần mềm nào, bao gồm hỗ trợ kỹ thuật mở rộng, bảo hành trong trường hợp khẩn cấp,
cập nhật, và các huấn luyện đặc biệt cho người sử dụng.
1.3.4. Quản trị
(1) Quản trị sự mong đợi
20
Thất bại lớn nhất của một phần mềm đó là nó không đáp ứng được mong đợi của
cổ đông. Những mong đợi của một công ty có thể vượt quá xa so với khả năng có thể
cung cấp của một phần mềm, do đó việc kết hợp giữa đo lường mức độ thành công của
một phần mềm và quản lý sự mong đợi của công ty là một công việc quan trọng, nó có
ảnh hưởng xuyên suốt đến tất cả các giai đoạn sống của một dự án phần mềm cụ thể.
Nhiều tổ chức sử dụng chuyên gia tư vấn để tạo điều kiện cho quá trình thực hiện.
Chuyên gia tư vấn có thể có kinh nghiệm trong ngành cụ thể, kiến thức toàn diện về
những đơn vị nhất định, và có thể tốt hơn khi xác định cái bộ mà nó sẽ làm việc tốt nhất
cho một công ty đưa ra [46].
Chuyên gia tư vấn có thể được tham gia vào các giai đoạn khác nhau của việc
thực hiện: thực hiện các yêu cầu phân tích, đề xuất một giải pháp phù hợp, và quản lý việc
thực hiện [62]. Trong khi ý kiến khác nhau đối với những gì các bên thứ ba có thể kiểm
soát, công ty nên tiếp tục kiểm soát và chấp nhận trách nhiệm hoàn toàn cho tất cả giai
đoạn của dự án [14]. Một nghiên cứu gần đây của SAP
triển khai thực hiện chỉ ra rằng những thứ hạng hỗn hợp cho chuyên gia tư vấn [14]. Một
mối quan tâm lớn xuất phát từ tài chính quan hệ với các nhà cung cấp phần mềm được đề
nghị và thiếu chuyên môn và kinh nghiệm về PM phù hợp với
kinh doanh [46].
(2) Quản lý dự án
Những hoạt động quản lý dự án được thực hiện xuyên suốt từ khi bắt đầu dự án đến

khi kết thúc dự án. Cách tiếp cận đối với hoạt động quản lý dự án nên xuất phát từ các đặc
điểm của dự án như: quy mô dự án, kinh nghiệm, kỹ thuật, và cấu trúc dự án. Sự kết hợp
giữa phần cứng, phần mềm và các vấn đề về tổ chức, con người, chính sách làm nhiều dự
án phần mềm lớn có nhiều khó khăn và phức tạp, do đó yêu cầu những kỹ năng quản lý dự
án mới. Đặc biệt, quản lý phạm vi dự án thích hợp là một vấn đề quan trọng để tránh vượt
chi phí, định mức và đòi hỏi phải có một kế hoạch cụ thể để quản lý. Phạm vi dự án quá
rộng và quá nhiều tham vọng có thể là nguyên nhân của nhiều vấn đề nghiêm trọng. Sự
tùy biến làm gia tăng phạm vi của dự án phần mềm và làm tăng thời gian, chi phí để ứng
21
dụng. Chiến lược tùy biến tối thiểu là một phương pháp quan trọng để quản lý phạm vi dự
án phần mềm.
(3) Quản lý sự thay đổi
Thay đổi trong quản lý là một điểm đáng lo ngại chính trong rất nhiều điều liên quan
đến thực hiện phần mềm. Hệ thống phần mềm tạo ra thay đổi quy mô lớn, gây ra những
phản ứng, rối loạn, dư thừa, và sai sót. Ước tính rằng, một nửa các dự án phần mềm không
đạt được những lợi ích mong muốn là vì các công ty đã “ đánh giá quá thấp những cố
gắng liên quan đến thay đổi quản lý”.
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng quản lý những sự thay đổi một cách hiệu quả là điều
thiết yếu để thực hiện thành công việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh và công nghệ. Các
công ty cần ứng dụng một phương pháp thích hợp hướng đến thay đổi hệ thống và quy
trình trên quy mô lớn đi kèm với việc thực hiện phần mềm
1.3.5. Quy trình tổ chức thực hiện dự án
Quy trình tổ chức thực hiện dự án là chuỗi các công việc được sắp xếp theo một trật
tự nhất định để hoàn thành một dự án.
Điều kiện để triển khai ứng dụng phần mềm là quy trình phải được tổ chức một
cách cho tiết, chặt chẽ từ giai đoạn đầu cho đến khi hoàn thành dự án nhằm tránh sự thiếu
nhất quán và giả định sai về cách thức thực hiện một công việc. Tổ chức thực hiện dự án
phần mềm của doanh nghiệp gồm có những quy trình sau:
(1)Xác định mục tiêu / mục đích rõ ràng
Mục tiêu và mục đích rõ ràng là nhân tố quan trọng khi nghiên cứu về áp dụng phần

mềm. Mục tiêu của dự án được doanh nghiệp và nhà triển khai PM xác định và thống nhất
ngay từ ban đầu, được bắt đầu bằng việc đưa ra khái niệm về mục tiêu và những phương
pháp khả thi để đạt được những mục tiêu đó.
Mục tiêu của dự án phải rõ ràng và phù hợp với yêu cầu quản lý hiện tại và tương lai
của doanh nghiệp. Do đó mục tiêu cần được xác định rõ ràng, cụ thể và không quá cao so
22
với nguồn lực có thể có của doanh nghiệp cũng như các mục tiêu này cần phải chỉ ra được
định hướng chung cho dự án.
(2) Cơ sở hạ tầng
Đổi mới về công nghệ, trang bị hệ thống mạng máy tính cho toàn hệ thống. Cần có
sự đổi mới đồng bộ trong hệ thống công nghệ thông tin của toàn doanh nghiệp. Một động
cơ muốn hoạt động tốt thì nhất thiết các bộ phận trong nó phải đều tốt. Tránh sự đầu tư tập
trung thật tốt ở một chỗ rồi sẽ dẫn đến sự khập khiễng vì bản chất của ERP là sự hoạt
động tải dữ liệu về trung tâm xử lý và mang tính update liên tục trên toàn hệ thống. Các
tiêu chí để xây dựng cơ sở hạ tầng đáp ứng một giải pháp ERP lớn như: SAP, ORACLE,
Dynamics AX được xác định như sau:
Hệ thống máy chủ (server) đáp ứng được mô hình kiến trúc 3 lớp. Ngoài ra cần một
máy chủ sử dụng cho việc hiệu chỉnh và phát triển phần mềm rước khi cập nhật chính thức
phiên bản mới vào hệ thống. Cấu hình của từng máy chủ tương đối mạnh tùy theo yêu cầu
của giải pháp ERP.
Doanh nghiệp có đủ năng lực quản trị hệ thống máy chủ ERP. Hệ thống máy chủ
ERP sẽ vận hành liên tục 24/24 do vậy doanh nghiệp cần phải có đội ngũ nhân viên IT
đảm trách việc vận hành, bảo trì, bảo dưỡng và khắc phục sự cố ngay chứ không trông chờ
vào một đơn vị bên ngoài nào. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải thiết lập các quy định
về bảo mật và sao chép dự phòng (backup). Hệ thống ERP là một phần mềm dữ liệu tập
trung tại một nơi duy nhất (máy chủ), đề phòng tình huống thảm họa xảy ra ngoài ý muốn,
dữ liệu phải được sao chép dự phòng và lưu trữ vào DVD hoặc băng từ tại nơi khác khu
vực máy chủ.
Hạ tầng mạng được nâng cấp phù hợp với hệ thống ERP. Kiến trúc dữ liệu của hệ
thống ERP là tập trung nên tất cả các máy tính trạm (Client) cần phải kết nối về hệ thống

máy chủ, đối với các máy trạm có vị trí địa lý cách xa rộng khắp nên không thể sử dụng
mạng cục bộ (LAN) để kết nối vào hệ thống máy chủ mà cần phải trang bị mạng diện rộng
(WAN) thông qua ADSL, cáp quang, VPN, … Và hệ thống máy chủ cần trang bị đường
23
truyền đủ mạnh để có thể đáp ứng nhiều máy trạm truy cập vào cùng một thời điểm để
truy suất và cập nhật dữ liệu.
(3)Lựa chọn phần mềm phù hợp
Từ nhu cầu về thông tin và đặc điểm quá trình tổ chức kinh doanh của đơn vị, lựa
chọn PM phù hợp nhất. PM phù hợp nhất là then chốt đảm bảo sự thay đổi là tối thiểu,
việc sử dụng và ứng dụng thành công. Để lựa chọn PM phù hợp cần phải xem xét mục
tiêu, ngân sách, khung thời gian, và khả năng giao hàng.
(4)Thành lập ban hướng dẫn dự án
Để triển khai PM thành công, cần thiết đào tạo một ban hướng dẫn dự án. Đảm bảo
sự kết hợp hiệu quả giữa các bộ phận liên quan, thành phần của ban hướng dẫn dự án gồm
có quản lý cấp cao từ các bộ phận khác nhau trong đơn vị, đại diện quản lý dự án, và
những người sử dụng cuối cùng sẽ tiếp xúc hàng ngày với PM. Ban hướng dẫn giám sát
trực tiếp việc ra quyết định của đội dự án bằng cách phê chuẩn đối với những quyết định
quan trọng của đội.
(5)Xác định cấu trúc phần mềm
Trong giai đoạn mua sắm hệ thống, việc xem xét thấu đáo những sự thay đổi kinh
doanh và tổ chức sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn cấu trúc phần mềm. Sự quan tâm đến
cấu trúc chính nên được thực hiện sớm. Cấu trúc của hệ thống cần được tổ chức theo
hướng tập trung hoặc phân tán, và xét đến khả năng tương thích của các công cụ hiện có
trong doanh nghiệp với hệ thống PM mới. Vấn đề này nên kết hợp với nhà cung cấp PM
để có thể xác định cấu trúc phần mềm phù hợp.
(6)Xác định các tùy chỉnh tổi thiểu
Tùy chỉnh tối thiểu liên quan đến việc sử dụng code của nhà cung cấp càng nhiều
càng tốt ngay cả khi điều này có nghĩa là phải hy sinh một số chức năng khác. Một cuộc
khảo sát gần đây của Fortune tại 1000 công ty liên quan đến PM điều chỉnh cho thấy rằng
24

41% các công ty xây dựng lại công việc kinh doanh của mình để phù hợp với ứng dụng,
37% công ty chọn ứng dụng phù hợp với công việc kinh doanh của mình và tùy chỉnh một
chút, và chỉ 5% tùy chỉnh các ứng dụng để phù hợp với công việc kinh doanh của mình.
Bởi vì các tùy chỉnh thường đi kèmvới chi phí hệ thống thông tin tăng lên, thời gian thực
hiện lâu hơn, và không có khả năng hưởng được lợi ích từ việc bảo trì và nâng cấp của nhà
cung cấp phần mềm.
Các tuỳ chỉnh chỉ nên được yêu cầu khi cần thiết hoặc khi các lợi thế cạnh tranh xuất
phát từ việc sử dụng quy trình phi tiêu chuẩn có thể được chứng minh rõ ràng. Nhà quản
lý nên có sự lựa chọn hợp lý về việc thay đổi quy trình để phù hợp với hệ thống hoặc thay
đổi hệ thống để phù hợp với quy trình.
(7)Phân tích và chuyển đổi dữ liệu
Một yêu cầu cơ bản về hiệu quả của hệ thống PM là sự sẵn có, kịp thời và chính xác
của dữ liệu. Dữ liệu có vấn đề có thể gây ra chậm trễ và ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc
thực hiện. Việc quản lý các dữ liệu vào hệ thống PM là vấn đề quan trọng trong suốt quá
trình thực hiện.
Trong công ty, thách thức nằm ở việc tìm kiếm các dữ liệu thích hợp để đưa vào hệ
thống và chuyển đổi tất cả những cấu trúc dữ liệu khác nhau thành một định dạng duy
nhất phù hợp. Bên cạnh tìm những điểm chưa hợp lý trong quy trình cũ, việc chuẩn hóa cơ
sở dữ liệu cũng quan trọng không kém.
Việc chuẩn hóa dữ liệu bao gồm việc chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ
thống PM mới và đưa các dữ liệu phát sinh hàng ngày vào cơ sở dữ liệu mới. Hệ thống
danh mục (danh điểm) được thống nhất và nhận dạng trong tất cả đơn vị/bộ phận của
doanh nghiệp. Cấu trúc mã số và thông tin quản lý của từng danh mục phải được quy định
bằng văn bản, có tính khoa học và được nhận dạng thống nhất trong toàn doanh nghiệp.
Bất kỳ một thay đổi /điều chỉnh nào phát sinh cũng được soát xét và truyền thông đến tất
cả bộ phận liên quan.
25