Lập kế hoạch tổ chức một hội nghị trực tuyến (Emeeting)

DANH MỤC TỪ, KÝ HIỆU VIẾT TẮT
Ký hiệu, từ ngữ viết tắt
TNHH

Tên đầy đủ
Trách Nhiệm Hữu Hạn

1


DANH MỤC HÌNH, BẢNG BIỂU
ST
T
1
2
3
4

Hình, bảng biểu
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức phịng Hành chính cơng ty TNHH
Mêkơng
Hình 1.2: Mẫu sổ tiếp nhận giải quyết văn bản đến
Hình 1.3: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Hình 1.4: Mẫu sổ lưu trữ hồ sơ

2

Trang
6
7
7

8


MỤC LỤC

3


CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁT QUÁT VỀ DOANH NGHIỆP VÀ CƠNG
TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
1.1.

Giới thiệu khái qt về Cơng Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dịch Vụ Mêkơng

1.1.1. Q trình hình thành và phát triển Cơng Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dịch Vụ

Mêkông
Trước sự phát triển du lịch như vũ bão, Thủ ô Hà Nội là một trong những thành
phố lớn của Việt Nam, là trung tâm chính trị, văn hoá của cả nước hiện nay. Tiềm năng
phát triển du lịch tại Hà Nội là rất lớn do có nhiều danh lam thắng cảnh, di tích lịch sử
gắn liền với sự phát triển của dân tộc ta. Rất nhiều người dân Việt Nam và nước ngoài
đi du lịch vào Hà Nội và những vùng lân cận Hà Nội như: Quảng Ninh, Ninh Bình…
Chính vì vậy, ngày 30/08/2000 Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkơng đã chính thức được
thành lập với mục đích để phục vụ nhu cầu du lịch trong và ngồi nước. Ngay trong
năm đầu tiên được thành lập, Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đã được Sở Du lịch
thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế. Hiện nay, trụ sở chính của
Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkông tại 15 Đường Hồng Liên – Thanh Xuân – Hà nội.
Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông cũng dần lớn mạnh và trở thành những đơn vị
kinh doanh lữ hành năng động và có hiệu quả. Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đã
thực sự mở rộng thị trường của mình ra tồn quốc, thể hiện được chỗ đứng của mình

trên thị trường trong lĩnh vực kinh doanh du lịch nói chung và kinh doanh lữ hành nói
riêng.
Cơng tác quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkơng

1.2.

1.2.1. Sơ lược về phịng tổ chức hành chính
 Chức năng
Phịng Tổ chức Hành chính của cơng ty có hai chức năng: chức năng tham mưu - tổng hợp
và chức năng hậu cầu.

4


Phịng Tổ chức Hành chính có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc trong điều
hành công việc hàng ngày như: lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành công việc,
nắm bắt được những thông tin về nhân sự.
Mặt khác phịng Tổ chức Hành chính cịn tham gia biên soạn, quản lý văn bản và tổ chức
lưu trữ tài liệu của phịng mình và cơ quan.
Phịng Tổ chức Hành chính có chức năng hậu cần, chăm lo các điều kiện vật chất và tinh
thần cho cán bộ công nhân viên của công ty, tổ chức đối nối, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị
các chuyến công tác xa cho giám đốc.
 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức phịng Hành chính cơng ty TNHH Mêkơng
TRƯỞNGPHỊNG

PHĨ TRƯỞNG PHỊNG

Nhân

viên văn
thư – lưu

Nhân viên
đánh máy,
in sao tài

Nhân viên
kỹ thuật
tổng đài

liệu

1. Công tác văn thư

Nhân viên
lái xe con

Nhân viên
bảo vệ
TỔDOANHTRẠI
TỔBẢOVỆ
VỆSINH

- Thủ tục tiếp nhận giải quyết văn bản đến:
Tất cả công văn đến đều phải qua bộ phận văn thư. Văn thư nhận và phân loại cơng
văn, bóc bì và rà sốt xem cơng văn gửi đến có đúng thủ tục hành chính hay khơng.
Đối với những văn thư mật, thư đích danh, thư cá nhân khơng được phép bóc bì. Khi
mở phong bì nhân viên văn thư lấy tài liệu có bên trong xem xét kỹ ở trong có bao
nhiêu để tránh thiếu sót những tài liệu, hồ sơ kèm theo, viết phần ghi chú và kẹp ở cuối

thư.
Sau khi vào sổ công văn đến, văn thư phải sắp xếp theo từng loại để trình thủ
trưởng và các phịng ban chức năng trong Cơng ty. Cơng văn đến ngày nào thì phân
5


phối ngay trong ngày hơm đó, chậm nhất là đến sáng hôm sau. Đối với công văn khẩn,
hoả tốc, mời họp thì văn thư phải phân phối ngay sau khi nhận được.
Hình 1.2: Mẫu sổ tiếp nhận giải quyết văn bản đến
Ngày
đến

Số
đến

Tên
cơ
quan

(1)

(2)

(3)

Số và
Ngày
ký
tháng của
hiệu

văn bản
(4)

Tên loại
và trích
yếu

(5)

(6)

Đơn vị
và
người
nhận
(7)

Ký
nhận

Ghi
chú

(8)

(9)

- Thủ tục giải quyết văn bản đi:
Sau khi soạn thảo văn bản xong, văn thư kiểm tra thể thức văn bản có phù hợp với
pháp luật quy định khơng, sau đóđưa lên thủ trưởng để trình ký. Trước khi văn bản

chuyển ra bên ngoài, một lần nữa văn thư phải kiểm tra văn bản đóng dấu chỉ mức độ
khẩn, mật lên văn bản. Văn thư ghi số công văn đề ngày tháng và trích yếu cơng văn
vào sổ cơng văn đi.
Hình 1.3: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Ngày tháng
của văn bản
(1)

Số và ký
hiệu
(2)

Tên loại và
trích yếu
(3)

Người ký

Nơi nhận

(4)

(5)

Số lượng
bản
(6)

Ghi
chú

(7)

- Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu:
Việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước. Trước khi đóng dấu
lên văn bản thì nhân viên văn thư kiểm tra và soát kỹ văn bản trước khi đóng dấu.
2. Cơng tác lưu trữ
Tất cả những văn bản đã qua xử lý, văn bản đến và bản lưu của văn bản đi (bản
chính), những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ là nhằm để
khai thác, xử lý thông tin.

6


Hình 1.4: Mẫu sổ lưu trữ hồ sơ
STT

Số và ký
hiệu

Ngày,
tháng

Trích yếu

Tác giả

Tờ số

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

Cơng tác hậu cần

3.

- Văn phịng đã chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác một cách chu đáo từ việc liên hệ
nơi công tác: về thời gian công tác, danh sách người đến bằng công văn, điện thoại, fax
giúp cho Cơng ty vàđối tác có thể chủđộng trong công việc.
- Mua sắm trang thiết bị: Đảm bảo việc mua sắm các trang thiết bị như: điện thoại,
máy fax, máy photocopy, văn phòng phẩm, bàn ghế..phục vụ cho hoạt động của công
ty.
4.

Công tác xử lý thông tin
Hàng ngày tại Cơng ty có rất nhiều thơng tin khác nhau và mỗi loại có cách biểu
hiện riêng, đều mang những đặc thù riêng và yêu cầu riêng về phạm vi, hiệu quả cũng
như vai trò, tác dụng nhất định. Vì vậy việc xử lý và truyền thơng tin một cách nhanh

chóng chính xác là việc làm hết sức cần thiết.
Trước u cầu cơng việc như vậy thì việc áp dụng các phương tiện khoa học kỹ
thuật hiện đại đối với phịng Hành chính là u cầu bắt buộc. Do đội ngũ nhân viên với
trình độ vi tính tương đối tốt cùng với trang thiết bị tin học tại Công ty tương đối hiện
đại được kết nối mạng nội bộ nên rất nhiều thông tin được truyền qua hệ thống mạng
nội bộ. Việc đó đem lại tính hiệu quả, chính xác nhanh chóng hơn rất nhiều so với việc
truyền tin bằng văn bản. Các máy tính trực thuộc nội bộ cơng ty có thể vào mạng, trao
đổi thơng tin và khai thác thông tin với máy chủ.
Tuy vậy, bên cạnh yếu tố máy móc được trang bị hiện đại cũng phải kể đến yếu tố
con người sử dụng các trang thiết bị đó. Mặc dù các nhân viên làm cơng tác văn phịng
có trình độ tin học tương đối tốt nhưng trong những lúc giải quyết công việc ở cường

7


độ cao vẫn mắc lỗi. Những trục trặc về máy tính xảy ra rất thường xun nhân viên
khơng xử lý được hết dẫn đến ảnh hưởng đến công việc.
CHƯƠNG 2: TRÌNH BÀY CƠ SỞ LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ĐẾN TỔ
CHỨC HỘI NGHỊ
2.1.

Khái niệm hội nghị

Hội nghị là một cuộc họp có tổ chức nhằm bàn bạc cơng việc cụ thể nào đó nhằm
tổng kết tình hình hoạt động đã qua, rút kinh nghiệm và bàn phương hướng hoạt động
trong thời gian tới.
2.2. Hình thức Tổ chức hội nghị
1. Hình thức tổ chức hội nghị tri ân khách hàng
Hội nghị tri ân khách hàng là hoạt động không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp
lớn nhỏ. Nó được tổ chức hằng năm, thường là vào cuối năm nhằm tri ân những khách

hàng đã tin tưởng, ủng hộ doanh nghiệp trong năm vừa qua.
2. Hình thức tổ chức hội nghị giới thiệu sản phẩm
Đúng như tên gọi, hội nghị giới thiệu sản phẩm là hội nghị nhằm công bố, giới
thiệu, quảng bá một sản phẩm mới tới công chúng, khách hàng. Đây là bước đệm quan
trọng trước khi chính thức bày bán sản phẩm.
3. Hình thức tổ chức hội nghị thượng đỉnh
Hội nghị thượng đỉnh được tổ chức với sự tham gia của các nguyên thủ quốc gia
nhằm bàn bạc về các vấn đề kinh tế, chính trị, xã hội. Sự chuẩn bị cho hội nghị này cần
chu đáo, kỹ càng nhất có thể, cần có phương án dự phịng cho trường hợp khẩn cấp.

8


4. Hình thức tổ chức hội nghị sơ kết – tổng kết cuối năm
Đây là sự kiện quan trọng và được tổ chức thường niên vào cuối năm trong mỗi
doanh nghiệp. Sự kiện được thực hiện nhằm tổng kết tình hình phát triển, kết quả kinh
doanh. Từ đó rút kinh nghiệm và lên kế hoạch phát triển trong năm tiếp theo.
2.3. Quy Trình Tổ Chức Hội Nghị
Bước 1: Xác định và thống nhất chủ đề Tổ chức Hội Nghị
Bước 2 : Lê kế hoạch Tổ chức Hội Nghị
•

Mục đích u cầu đạt được của cuộc hội nghị

•

Nội dung cuộc hội nghị

•

Thời gian địa điểm tổ chức hội nghị

•

Kinh phí dự trù tổ chức hội nghị

•

Dự kiến đơn vị phối hợp tổ chức hội nghị

•

Lên kế hoạch khách mời

•

Chương trình của hội nghị

•

Chuẩn bị nội dung chính,khai mạc,bế mạc hội nghị
Bước 3 : Các công tác chuẩn bị Tổ chức Hội Nghị

•

Truyền thơng,thơng báo sự kiện

9

•

In ấn tài liệu

•

Phát thư mời

•

Chuẩn bị phòng họp đầy đủ khẩu hiệu,trang thiết bị,nội thất…

•

Dịch vụ kèm theo,lễ tân,teabreak,ăn uống,nghỉ ngơi,đưa đón…(nếu cần)
Bước 4 : Cơng tác Tổ chức Hội Nghị

•

Đón tiếp đại biểu,phát tài liệu

•

Điều khiển dẫn chương trình hội nghị
Bước 5 : Kết thúc Hội Nghị – Hội Thảo

•

Ghi biên bản hội nghị

•

Thơng báo ý kiến kết luận chỉ đạo hội nghị
Bước 6 : Xử lý thông tin Hội Nghị

•

Đánh giá nội dung hội nghị

•

Kiến nghị các tổ chức,đơn vị tham dự hội nghị về nội dung sự kiện
Bước 7 : Đánh giá hiệu quả cuộc Hội Nghị

10


CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG TRONG DOANH NGHIỆP
Mục đích, yêu cầu của hội nghị
 Mục đích: Giới thiệu tour mới “ Tour Go Now” của công ty TNHH Mêkông và tri ân

3.1.

những khách hàng thân thiết.
 Yêu cầu: Các đối tượng tham gia hội nghị trực tuyến của công ty TNHH Mêkơng

(khách hàng thân thiết, các phóng viên, báo đài,...) đều phải cài đặt ứng dụng
3.2.
3.3.

Emeeting.
Đối tượng tham dự:
Khách hàng thân thiết, nhân viên cơng ty (ê kíp làm hội nghị), các phóng viên, báo đài.
Số lượng: 80 người: 40 khách hàng và15 nhân viên
Lịch trình nghị sự:
Thời gian
08h30 - 08h40
08h40 - 08h55
08h55 - 09h00
09h00 - 09h10
09h10 - 09h40

09h40 - 10h00
10h00 -10h15
10h15 - 10h30
10h45
3.4.

Nội dung

Ghi chú
Phát nhạc và video những hoạt
Đón khách (chờ khách vào
động, thành tích cơng ty đã đạt
Emeeting đầy đủ)
được
Trình chiếu clip giới thiệu Clip về lịch sử hình thành và q
về cơng ty
trình phát triển của cơng ty
Kết thúc việc đón khách và

trình chiếu clip.
Đại diện cơng ty phát biểu
khai mạc hội nghị
Ca sĩ Bích Phương hát: “ Bùa
yêu”
Văn nghệ giữa giờ
Top ca nhân viên hát: “Việt Nam
ngày mới”
Giới thiệu sản phẩm mới,
giải đáp thắc mắc về sản
phẩm mới cho khách hàng
Trò chơi giao lưu làm quen Trị chơi nhớ tên
Định hướng chiến lược của
cơng ty trong thời gian tới
Kết thúc hội nghị

Dự tốn chi phí cho hội nghị:

Nội dung

Số
lượng

Thơng tin

11

Đơn giá
(vnđ)

Chi phí dự
trù(vnđ)


Hội trường,
Thẻ đeo, banner, phơng, các
trang trí, thiết kế sản phẩm triển lãm,…
Chi phí nhân sự

Trợ cấp 1 ngày

####
15

Chi phí quà tặng
Phần thưởng các game show
cho trò chơi
Ca sĩ, diễn viên

Cát xê cho ca sĩ, diễn viên

Chi phí khác

Chi phí phát sinh

####
05

####

8.200.000

500.000

7.500.000

####

6.000.000

2.000.000

10.000.000

20.000.000

20.000.000

51.700.000

Tổng

Soạn thảo một số giấy tờ cần thiết cho hội nghị:
 Thư mời tham gia hội nghị

3.5.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 2109/GM-SGD&ĐT

Hà Nội, ngày 20 tháng 08 năm 2021
THƯ MỜI

Về việc tham gia hội nghị trực tuyến ra mắt TOUR GO NOW
Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dịch Vụ Mêkơng trân trọng kính mời:
Bà: Trần Thanh Thu – Giám đốc Công ty Hồng Phong
Vào lúc: 8 giờ 30 phút, ngày 30 tháng 08 năm 2021
 Phương thức tam gia: Qua phần mềm Emeeting
 Cách thức tham gia:
+ Tên cuộc họp: CongtyTNHHMekong
+ Link: emeeting.com/egr-dsu-gcb
Rất hân hạnh được đón tiếp!
GIÁM ĐỐC
(Chữ ký, dấu)

Nơi nận:
- Như thành phần mời;
- Lưu: VT.

Ngơ Đình Nhậm
 Công văn xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện
12


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 27 tháng 08 năm 2021

ĐƠN ĐỀ NGHỊ

(Về việc: Cấp phép tổ chức sự kiện)

Kính gửi:

– Bộ Y Tế
– Ủy ban nhân dân quận Thanh Xuân

Thông tư 09/2015/TT-BYT ngày 25/5/2015 của Bộ Y tế quy định về xác nhận nội
dung quảng cáo đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đặc biệt thuộc lĩnh vực quản lý
của Bộ Y tế.
Tên đơn vị: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dịch Vụ Mêkông
Địa chỉ: 15 Đường Hồng Liên – Thanh Xuân – Hà nội
Điện thoại: 0128.223.456
Giấy phép kinh doanh: 0316226966
Quyết định thành lập đơn vị số: 1232
Nơi cấp: Phòng Đăng ký kinh doanh TP. Hà nội
Họ và tên người đại diện: Ngơ Đình Nhậm
Chức vụ: Giám đốc
Chúng tôi xin cấp Giấy phép tổ chức hội nghị:

13


Bao gồm các chương trình:
– Tên chương trình: Hội nghị trực tuyến ra mắt TOUR GO NOW
+ Thời gian: ngày 30 tháng 08 năm 2021
+ Thời lượng chương trình (số phút): 195 phút
+ Người chịu trách nhiệm chương trình: Đào Hồng Hải
+ Địa điểm: Hội trường của Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dịch Vụ Mêkông
Chúng tôi xin cam kết:

– Thực hiện đúng các quy định tại Thông tư 09/2015/TT-BYT ngày 25/5/2015 của
Bộ Y tế quy định về xác nhận nội dung quảng cáo đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ
đặc biệt thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ Y tế.
– Chịu trách nhiệm về mọi vi phạm pháp luật về quyền tác giả và quyền liên quan.
– Chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung hồ sơ đề nghị cấp giấy phép.
Kính mong Ủy ban nhân dân quận Thanh Xuân xem xét và giải quyết.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Ngơ Đình Nhậm

14


15


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình Quản trị văn phịng (Nghề: Quản trị kinh doanh) - CĐ Kinh tế Kỹ thuật
2.
3.
4.
5.

TP.HCM
Bài giảng Quản trị văn phòng - TS. Nguyễn Nam Hà
Giáo trình Quản trị hành chánh văn phịng: Phần 2 - TS. Nguyễn Thị Ngọc An
Giáo trình Quản trị văn phịng: Phần 1

Giáo trình Quản trị văn phịng: Phần 2

16