Ứng dụng excel VBA để gửi thông báo tới người nộp thuế với nội dung khác nhau

CỤC THUẾ TỈNH HÀ NAM
CHI CỤC THUẾ KHU VỰC THANH LIÊM - BÌNH LỤC

BÁO CÁO SÁNG KIẾN CẤP CHI CỤC THUẾ

“ỨNG DỤNG EXCEL VBA ĐỂ GỬI THÔNG BÁO TỚI NGƯỜI NỘP
THUẾ VỚI NỘI DUNG KHÁC NHAU”

Thanh Liêm, Năm 2021


CỤC THUẾ TỈNH HÀ NAM
CHI CỤC THUẾ KHU VỰC THANH LIÊM - BÌNH LỤC

BÁO CÁO SÁNG KIẾN CẤP CHI CỤC THUẾ
“ỨNG DỤNG EXCEL VBA ĐỂ GỬI THÔNG BÁO TỚI NGƯỜI NỘP
THUẾ VỚI NỘI DUNG KHÁC NHAU”

Người thực hiện: Nguyễn Chi Phương - Đội TT-HTNNT-TB-TK
Đồng tác giả: Trịnh Thị Chinh
- Đội KK-KTT-TH-NV-DT-PC
Đơn vị: Chi cục Thuế khu vực Thanh Liêm - Bình Lục

Thanh Liêm, Tháng 4 năm 2021


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BÁO CÁO
Đăng ký thực hiện sáng kiến

Kính gửi: Hội đồng cơng nhận sáng kiến Cục Thuế tỉnh Hà Nam
Tên sáng kiến: “Ứng dụng Excel VBA để gửi thông báo tới người nộp
thuế với nội dung khác nhau”.
Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu: Từ ngày 01/01/2021.

PHẦN I: MỞ ĐẦU
1. Đặc điểm, tình hình trước khi có sáng kiến:
Trong năm 2020 và những tháng đầu năm 2021, bối cảnh đại dịch
Covid-19 bùng phát mạnh trên phạm vị toàn cầu, ảnh hưởng đến tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội và sản xuất kinh doanh. Các ngành, các lĩnh vực như:
xuất nhập khẩu, giao thông vận tải, sản xuất ô tô, sản xuất điện tử, máy tính,
dệt may, da giày, du lịch, dịch vụ, ăn uống, lưu trú… bị ảnh hưởng nặng
nề, khiến hàng triệu lao động thiếu hoặc mất việc làm, thu nhập giảm sâu. Bên
cạnh đó, thiên tai, lũ lụt, dịch bệnh tả lợn châu Phi đã gây thiệt hại lớn ở các
tỉnh miền Bắc, trong đó có Hà Nam đã tác động tiêu cực đến sản xuất, đời sống
và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thu ngân sách của địa phương. Đảng, Nhà
nước và Chính phủ đã chỉ đạo nhiều biện pháp quết liệt, tập trung và khẩn
trương ứng phó kịp thời với nhiều diễn biến khó lường từ thế giới, đồng thời hỗ
trợ người dân và các tổ chức, đơn vị kinh tế gặp khó khăn do ảnh hưởng của
đại dịch viêm đường hô hấp cấp.
Ngành Thuế triển khai thực hiện nhiệm vụ thu ngân sách Nhà nước
(NSNN) trong điều kiện tình hình kinh tế, xã hội của cả nước nói chung và tỉnh
nhà nói riêng gặp nhiều khó khăn. Đại dịch Covid-19 đã tác động đến mọi mặt
đời sống, kinh tế, xã hội. Các chính sách nhằm tháo gỡ khó khăn cho doanh
nghiệp, người nộp thuế đã được ban hành và công bố kịp thời như: Giảm thuế,
gia hạn nộp thuế, tiền thuê đất theo Nghị định số 41/2020/NĐ-CP; giảm 30%
thuế thu nhập doanh nghiệp theo Nghị định số 114/2020/NĐ-CP; giảm 50% lệ
phí trước bạ ơ tơ sản xuất trong nước theo Nghị định số 70/2020/NĐ-CP… đã

góp phần hỗ trợ người nộp thuế vượt qua khó khăn, yên tâm sản xuất kinh
doanh, nhưng cũng đồng thời làm giảm nguồn thu, gây áp lực với NSNN, đòi
hỏi các cán bộ công chức ngành thuế cần quyết tâm, tập trung thực hiện nhiệm
vụ, tích cực đổi mới sáng tạo trong cơng việc để thực hiện có hiệu quả cao nhất
nhiệm vụ chính trị được giao.
Trong tình hình dịch bệnh, để hạn chế tiếp xúc trực tiếp với người dân và
doanh nghiệp cũng như tạo điều kiện để người nộp thuế (NNT) chủ động và
không bị gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh, ngành thuế đã thực hiện cải
tiến nhiều trong công tác quản lý, dựa trên kinh nghiệm thực tiễn kết hợp ứng
dụng công nghệ thông tin trong liên lạc, thông tin, đánh giá rủi ro, hướng dẫn
kê khai, hỗ trợ báo cáo kịp thời khi đến thời hạn.
Tình hình hiện nay, khoa học cơng nghệ ngày càng phát triển mạnh, có
nhiều ứng dụng thiết thực đối với thực tiễn đời sống và công việc. Trong Hội
nghị Diễn đàn Kinh tế thế giới về ASEAN đã đưa ra thông điệp nổi bật là các
nước cần chủ động phát huy tinh thần doanh nghiệp, đẩy mạnh đổi mới sáng
tạo với tầm nhìn đa chiều, dài hạn để phát triển bền vững, tận dụng thành tựu
của công nghệ trong thời đại cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Việc xác
định đổi mới sáng tạo, phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin là một nội
dung cốt lõi của q trình cơng nghiệp hóa theo hướng hiện đại, gắn với xây
dựng quốc gia khởi nghiệp, doanh nghiệp khởi nghiệp, thúc đẩy phát triển
nhanh - bền vững đất nước. Sự chênh lệch lớn về trình độ đổi mới sáng tạo,
phát triển và ứng dụng khoa học - công nghệ, nhất là công nghệ cao trong một
môi trường quốc tế có sự cạnh tranh gay gắt khiến cho sự thua thiệt và yếu thế
ln nằm về phía khơng làm chủ được cơng nghệ tiên tiến. Do đó, con đường
duy nhất là phải coi đổi mới sáng tạo, thúc đẩy phát triển và ứng dụng khoa học
- công nghệ, nhất là công nghệ cao là một đột phá chiến lược; phải hiện thực
hóa nhất quán chủ trương phát triển khoa học và công nghệ là quốc sách hàng
đầu, là động lực quan trọng nhất để phát triển lực lượng sản xuất hiện đại, đổi
mới mơ hình tăng trưởng, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và sức cạnh
tranh của nền kinh tế; phải cụ thể hóa bằng các cơ chế, chính sách cụ thể đối

với sự phát triển của đất nước, dân tộc và toàn ngành.
2. Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến:
Trong bối cảnh cần hạn chế tiếp xúc trực tiếp với doanh nghiệp và công
dân, cũng như tạo điều kiện để doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ổn định, liên
tục, công chức Thuế luôn cố gắng thực hiện các cải tiến trong công tác, ứng


dụng công nghệ thông tin nhằm rút ngắn thời gian, nâng cao năng suất lao
động.
Trong việc liên hệ, thông tin với NNT, kênh email đã trở thành phổ biến,
được rất nhiều cơ quan và tổ chức, đơn vị sử dụng. Bằng kênh gửi thư điện tử,
các đội hay bộ phận chức năng có thể gửi nhiều thơng tin khác nhau theo yêu
cầu nhiệm vụ tới NNT:
*Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ người nộp thuế - Trước bạ - Thu khác:
- Tổ chức thực hiện tuyên truyền, phổ biến chính sách, pháp luật về thuế
cho người nộp thuế, người dân, các cơ quan, tổ chức trên địa bàn, cập nhật,
công khai các thủ tục hành chính thuế, chính sách thuế khi có thay đổi.
- Thực hiện cơng tác hỗ trợ về pháp luật thuế, là đầu mối tiếp nhận,
hướng dẫn, giải đáp các vướng mắc về chính sách thuế và các thủ tục hành
chính về thuế, tổ chức tập huấn, hội nghị đối thoại với người nộp thuế trên địa
bàn.
- Cung cấp các thông tin cảnh báo và các thông tin hỗ trợ khác trên cơ sở
hệ thống thông tin do cơ quan thuế quản lý cho người nộp thuế theo quy định
của pháp luật và của ngành.
- Đơn đốc tình hình thực hiện các khoản thu về đất: Nghĩa vụ kê khai và
nộp tiền trúng đấu giá đất, tiền sử dụng đất, lệ phí trước bạ…
- Nhắc nhở nghĩa vụ nộp báo cáo hóa đơn, ấn chỉ.
*Đội Kê khai - Kế toán thuế - Tin học - Nghiệp vụ - Dự tốn - Pháp chế:
- Thơng báo số thuế phải nộp đối với các trường hợp người nộp thuế
không nộp tờ khai thuế; đôn đốc và nhắc nhở hành vi chậm nộp, không nộp hồ

sơ khai thuế của người nộp thuế.
- Thông báo số thuế phải nộp đối với người nộp thuế thuộc diện khốn
thuế, nộp thuế theo thơng báo của cơ quan thuế.
*Các Đội Kiểm tra thuế:
Quy trình quản lý nợ thuế quy định hàng tháng, ngay sau khi khóa sổ
thuế và chốt kết quả phân loại tiền thuế nợ, cơng chức tham gia thực hiện quy
trình thực hiện như sau: đơn đốc bằng điện thoại, hình thức nhắn tin và gửi thư
điện tử cho chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật của NNT
Thông báo 07/QLN với những thơng tin khác nhau (có thể kèm theo bảng kê
qua thư điện tử). Đây là công việc thường xuyên, định kỳ trong công tác đôn
đốc tiền thuế nợ.
*Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Quản trị - Ấn chỉ: Gửi thông báo
các khoản chi theo chế độ của cán bộ, công chức.


Do đó, việc thiết lập tự động hóa cơng đoạn soạn thảo thư điện tử gửi
cho một số lượng lớn NNT sẽ tiết kiệm được thời gian, để công chức thuế chủ
động sắp xếp công việc, dành thời gian nghiên cứu, thực hiện các nhiệm vụ
khác mang tính phức tạp cao hơn.
3. Phạm vi triển khai áp dụng: Công tác thông tin liên lạc với NNT
qua thư điện tử.
PHẦN II. NỘI DUNG
1. Mô tả sáng kiến.
Sử dụng ứng dụng tin học văn phòng office 2010 đã được cài đặt sẵn
trong máy tính của cơng chức thuế, có thể thực hiện gửi thư điện tử với số
lượng lớn nhanh chóng dễ dàng sau khi thiết lập cài đặt một lần.
*Thuận lợi, khó khăn khi triển khai thực hiện:
- Thuận lợi:
+ Các ứng dụng cần thiết là excel và outlook mail đã được tích hợp sẵn
trong bộ cài của máy tính để bàn của mỗi cán bộ công chức, tiện lợi, đơn giản,

khơng cần cài đặt thêm, khơng lo ngại về tính bảo mật khi sử dụng các tool
chưa được kiểm tra, kiểm sốt.
+ Dữ liệu liên quan có thể được khai thác từ ứng dụng quản lý thuế tập
trung của ngành, từ theo dõi của công chức phụ trách mảng nghiệp vụ.
- Khó khăn:
Cần thiết lập một số cài đặt để cho ứng dụng excel thực hiện nhiệm vụ
như mong muốn của người sử dụng. Việc này đòi hỏi cần hiểu một số kiến thức
về VBA, nhưng không quá phức tạp, có thể giới thiệu và thực hành trong thời
gian ngắn. Để đơn giản hơn nữa, tác giả có thể cung cấp một file excel sẵn có
với những thơng tin mặc định, người sử dụng có thể bỏ qua thao tác thiết lập
mà sử dụng được ngay vào công việc.
*Các dữ liệu cần chuẩn bị và các thiết lập cần có trước:
Trong trường hợp cần đôn đốc nợ cho NNT, để chuẩn bị cho việc gửi
thông báo 07/QLN hàng loạt cho NNT, cán bộ thực hiện công tác quản lý nợ
cần chuẩn bị:
+ Danh sách email của NNT: Danh sách này có thể được khai thác từ kết
quả đăng ký thuế từ TMS. Trong trường hợp các thông tin chưa được cập nhật
kịp thời, có thể lấy thơng tin liên hệ thường xuyên từ bộ phận đôn đốc kê khai,
bộ phận kiểm tra thuế để nắm bắt địa chỉ email mới nhất của các doanh nghiệp,
đảm bảo cho thông báo được gửi đi thành công, đến đúng địa chỉ.


+ TB 07/QLN hàng tháng ở định dạng pdf của các doanh nghiệp cần gửi
mail. Hoặc bất kỳ văn bản, tài liệu nào cần giới thiệu, cung cấp tới NNT.
+ Mở ứng dụng Outlook, đăng nhập vào địa chỉ email dùng để gửi đi
thông báo.
Các thao tác rên giao diện Excel: Mở tab Developer, chọn Visual Basic
để mở VBA. Trên hộp thoại Microft Visual Basic for Applications, chọn Insert
 Module.
Trong màn hình soạn thảo, sử dụng đoạn code sau đây để tạo một macro

gửi thư tự động:
“Sub guiemail()
Dim fileextstr As String
Dim fileformatnum As Long
Dim Sourcewb As Workbook
Dim Destwb As Workbook
Dim tempfilepath As String
Dim tempfilename As String
Dim outapp As Object
Dim outmail As Object
Dim i As Integer, n As Integer
Sheets("Gui_email").Select
Range("A2").Select
Range(Selection, Selection.End(xldown)).Select
N = Selection.Count
For i = 2 To n
Set outapp = createobject("Outlook.Application")
Set outmail = outapp.createitem(olmailitem)
Filelink = Cells(i, 3).Value
On Error Resume Next
With outmail
.To = Cells(i, 1).Value
.cc = Cells(i, 2).Value
.Subject = Range("D2").Value
.htmlbody = Range("E2").Value
.Attachments.Add filelink
'.Display


.Send

End With
On Error goto 0
Set outmail = Nothing
Set outapp = Nothing
With Application
.screenupdating = True
.enableevents = True
End With
Msgbox ("Da gui thu xong")
Next i
End Sub”
Nội dung soạn thảo trên được thiết kế trên giao diện Excel, sheet1 đặt
tên là Gui_email, cột A là danh sách người nhận, cột B là các người nhận cần
cc, cột C là đường dẫn file đính kèm, chủ đề thư được nhập vào ô D2, nội dung
thư được nhập vào ô E2 (các nội dung thay đổi tùy theo yêu cầu của người sử
dụng). Chạy macro này để thực hiện gửi thư tới các địa chỉ như nội dung minh
họa ở dưới đây:


2. Đánh giá lợi ích thu được:
- Thực hiện giải pháp nêu trên mang lại hiệu quả thiết thực đối với công
tác thông tin và đôn đốc NNT, sử dụng ứng dụng văn phịng sẵn có, thiết lập
lần đầu và sử dụng liên tục sau này, giúp tiết kiệm thời gian, nhanh chóng tiện
lợi.
- Đảm bảo tính chính xác của các thơng tin, số liệu trong q trình thực
hiện cơng tác đôn đốc thu nợ bằng biện pháp gửi thông báo.
- Số lượng NNT nhận thư khơng hạn định, có thể mở rộng gửi từ 1 tới n
người nộp thuế.
- Sau khi gửi thơng tin tới NNT, việc xóa email đã gửi dễ dàng thực hiện
được, để không chiếm dung lượng mail, ảnh hưởng tới quá trình nhận văn bản,

mẫu biểu, báo cáo do tình trạng thư mục đầy khơng thể nhận email mới.
- Nội dung email theo cú pháp được soạn sẵn, có thể thay đổi thơng tin
người nhận: Tên NNT, địa chỉ, nội dung cần thông báo…
- File đính kèm khác nhau đối với từng người nhận khác nhau.
PHẦN III. KẾT LUẬN
1. Kết luận chung, kinh nghiệm trong áp dụng:
Trên đây là một ứng dụng nhỏ, có thể áp dụng được trong công tác quản
lý, thông tin với NNT. Qua thực tế công tác và tham gia công tác tuyên truyền
hỗ trợ NNT, công tác kê khai đôn đốc đơn vị tại Chi cục Thuế, chúng tôi mạnh
dạn đề xuất giải pháp nêu trên vào thực tế công việc.
2. Kiến nghị, đề xuất:
Để nâng cao chất lượng hiệu quả trong cơng tác quản lý thuế, góp phần
tích cực vào việc tăng thu cho NSNN, đảm bảo thu đúng, đủ, công bằng trên
địa bàn, chúng tôi xin kiến nghị và đề xuất tới Ban lãnh đạo Chi cục Thuế, các
cán bộ công chức một số kiến nghị sau:
- Đẩy mạnh cơng tác tun truyền chính sách thuế, nội dung tuyên truyền
tập trung vào Luật Quản lý thuế, các chính sách thuế mới. Giám sát chặt chẽ
việc kê khai nộp thuế hàng tháng, đôn đốc doanh nghiệp kê khai, nộp tờ khai
và nộp thuế đúng thời hạn.
- Tăng cường quản lý và cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực thuế,
tạo thuận lợi cho người nộp thuế: Thực hiện nộp thuế điện tử 100%, theo đó
người nộp thuế (NNT) có thể thực hiện nộp thuế mọi lúc, mọi nơi (24/7, kể cả
ngày nghỉ, ngày lễ).


- Mỗi cơng chức chủ động tìm tịi, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, các
thay đổi bổ sung trong quy định của pháp luật, học hỏi những ứng dụng mới có
thể áp dụng vào cơng việc chun mơn của mình, nâng cao hiệu quả thực hiện
nhiệm vụ.
- Thường xuyên bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ cùng đội,

trong Chi cục và cùng bộ phận chuyên môn giữa các chi cục thuộc cục thuế, để
tăng cường tình đồn kết, hỗ trợ nhau thực hiện nhiệm vụ, trao đổi kinh nghiệm
hay trong xử lý cơng việc.
Trên đây là tồn bộ nội dung của sáng kiến: “Ứng dụng Excel VBA để
gửi thông báo tới người nộp thuế với nội dung khác nhau”.
Kính mong được sự xem xét, góp ý của Hội đồng công nhận sáng kiến
Cục thuế tỉnh Hà Nam để có thể áp dụng vào thực tế với hiệu quả cao hơn.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn./.
XÁC NHẬN CỦA
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Thanh Liêm, ngày

tháng 4 năm 2021

Đồng Tác giả

Nguyễn Chi Phương

Trịnh Thị Chinh