Tài liệu Truyền thông cho kế hoạch cải tổ doc

Truyền thông cho kế hoạch cải tổ
Tiến hành một số thay đổi vì mục đích duy trì và phát
triển công việc chung ở mỗi tổ chức là điều không thể
tránh khỏi. Tuy nhiên sự thành bại của kế hoạch một
phần sẽ bị tác động bởi cách thức mà người lãnh đạo
truyền đạt, thông báo những thay đổi sắp diễn ra tới
nhân viên của mình.
Bởi vậy, ngay khi lên kế hoạch cải tổ, nhà lãnh đạo nên lưu
ý một số điều quan trọng trong việc thông báo, truyền đạt
kế hoạch tới các nhân viên.
* Không phải lúc nào cũng chỉ có duy nhất một phương
thức truyền đạt hiệu quả tới các nhân viên. Các nhà lãnh đạo nên biết rằng mỗi sự thay đổi
đều mang lại cảm giác không thoải mái chút nào cho nhân viên của họ, và việc thích nghi với
điều kiện, môi trường mới cũng khá khó khăn. Bởi vậy, bạn nên thu thập và khai thác thêm
những thông tin “bên lề”, dẫn ra những viễn cảnh thật thuyết phục cũng như phổ biến các cách
thích nghi với sự thay đổi tới nhân viên.
* Trước khi truyền đạt tới nhân viên, lãnh đạo hãy tự hỏi mình một cách chính xác những
gì sẽ thay đổi và tại sao lại phải thực hiện kế hoạch này. Hãy làm cho bản kế hoạch của bạn
thêm sinh động và hiệu quả, đề cập trực tiếp tới những điều bạn muốn tạo nên sự khác biệt rõ
rệt trong tổ chức mình. Chẳng hạn như bạn muốn bộ máy tổ chức của mình phải năng động và
phản ứng nhanh nhạy hơn, vậy đâu là những biểu hiện cụ thể?
* Viện đến sự giúp đỡ và tham gia của các chuyên gia trong lĩnh vực giao tiếp ngay khi
lập kế hoạch. Thông thường các luật sư hay chuyên gia trong những lĩnh vực khác chỉ quan
tâm đến việc làm sao cho công việc cải tổ được tiến hành hợp lệ và tiết kiệm. Tuy nhiên, kế
hoạch có thể sẽ phải đối mặt với những lời đàm tiếu và phản ứng gay gắt của các nhân viên, và
những lúc như thế thì chính những người có chuyên môn trong lĩnh vực giao tiếp mới thực sự
nắm bắt được những phản ứng của người lao động và hiểu được họ cần gì ở nhà lãnh đạo.
* Nên thông báo kế hoạch cải tổ tới nhân viên càng sớm càng tốt. Không nên để tình trạng
bắt đầu đến ngày thực hiện kế hoạch cải tổ rồi nhân viên mới được biết.
* Cân nhắc giữa chất lượng và số lượng thông tin truyền đạt cho nhân viên. Rất nhiều
lãnh đạo các tổ chức cho rằng họ không nên truyền đạt quá nhiều thông tin về kế hoạch cải tổ

trong tổ chức của mình. Tuy nhiên, bạn cũng đừng nên tập trung vào việc truyền đạt nhiều
thông tin chắc nịch và mang nặng tính cam kết tới nhân viên.
* Chú ý tới khoảng thời gian cần thiết cho mọi sự thay đổi. Một số lãnh đạo không dự trù
được khoảng thời gian cần thiết cho kế hoạch cải tổ trong tổ chức của mình. Hãy nhận thức
công việc của bạn là đang nỗ lực để thay đổi những thói quen đã ăn sâu vào mỗi con người
trong tổ chức, điều này không dễ diễn ra trong một tuần hay thậm chí một năm.
* Sử dụng đa dạng các phương thức truyền đạt thông tin tới nhân viên. Không nên thông
báo kế hoạch thay đổi tới nhân viên của bạn chỉ thông qua email hoặc trang web riêng của công
ty. Sử dụng càng nhiều tài liệu và thông báo lặp đi lặp lại càng nhiều, hiệu quả của việc tuyên
truyền sẽ càng cao.
* Tạo cơ hội cho các nhân viên được tham gia đóng góp, bày tỏ ý kiến xung quanh kế
hoạch cải tổ. Với việc tạo nên không gian giao tiếp cởi mở với nhân viên, biến họ thành một
phần quan trọng trong toàn bộ quá trình, bạn sẽ bớt lo ngại hơn về những mối nguy hiểm tiềm
tàng ngay bên trong nội bộ tổ chức, chẳng hạn như những kẻ có mưu đồ phá hoại kế hoạch.
Quang Dũng
Theo The INC