Tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại văn phòng ủy ban nhân dân thành phố hà nội

1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
…………/…………

BỘ NỘI VỤ
……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

HỮU THỊ MINH NGỌC

TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI
VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ
HÀ NỘI

Chuyên ngành : Quản lý công
Mã số

: 8 34 04 03

TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ
QUẢN LÝ CƠNG

HÀ NỘI - NĂM 2021


2

Cơng trình được hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn THị Lan Anh

Phản biện 1:

Phản biện 2:

Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành
chính Quốc gia.
Địa điểm: Phòng

nhà A, Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ Học

viện Hành chính Quốc gia.
Số: 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - TP. Hà Nội.
Thời gian: vào hồi

giờ

phút ngày

tháng

năm 2021.

Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên
trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia.


3

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài luận văn
Để xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại cần phải cải cách thủ
tục hành chính, rút ngắn thời gian trao đổi và xử lý thông tin văn bản giữa các
cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với nhân dân, doanh
nghiệp để nâng cao hiệu quả công việc, đảm bảo tính cơng khai, minh bạch
trong hoạt động của cơ quan nước.
Trong thời gian qua, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đã đạt được rất
nhiều thành tích góp phần vào sự đổi mới, CCHC của thành phố Hà Nội. Việc tổ
chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội là một
trong những nội dung mấu chốt, quan trọng, không thể thiếu được trong q
trình xây dựng Chính quyền điện tử, đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất, nâng cao
năng lực cạnh tranh của địa phương. Tuy nhiên thực tiễn cho thấy, thời gian qua,
mặc dù đã có nhiều văn bản quy định, hướng dẫn về hoạt động này, song việc tổ
chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội vẫn còn
những lúng túng, bất cập như: Hạ tầng kỹ thuật, việc nâng cấp phần mềm, tổ
chức phân cấp còn chưa phù hợp, thiếu nguồn nhân lực,...
Xuất phát từ những lý do trên, tác giả đã chọn đề tài “Tổ chức sử dụng văn
bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội” để nghiên cứu Luận
văn Thạc sỹ.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Cho đến nay, nội dung tổ chức sử dụng văn bản hay tổ chức sử dụng văn
bản điện tử đã được nghiên cứu, như:
- Tài liệu đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản trong quản lý của Học viện
Hành chính Quốc gia (2020) cung cấp những kiến thức cơ bản về văn bản, tổ
chức, đánh giá văn bản.
- Bài giảng Đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản của TS. Lưu Kiếm Thanh
gồm 06 bài trình bày sự hình thành các loại văn bản trong hoạt động của các
cơ quan và đặc điểm của chúng, trình bày các loại văn bản hình thành trong
hoạt động của các cơ quan;…

- Hỏi đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ
chức của TS. Nguyễn Thị Hà và TS. Nguyễn Văn Hậu đồng chủ biên, Nxb
Chính trị Quốc gia (2014) cung cấp các nguyên tắc của công tác văn thư, lưu
trữ.
- Kỷ yếu Hội thảo khoa học "Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử",
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2013) giới thiệu kết quả nghiên cứu về
những vấn đề cơ bản trong quản lý tài liệu điện tử, những quy định pháp luật
liên quan đến quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử, về sử dụng tài liệu điện tử
trong quản lý… từ thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế.
- Kỷ yếu Hội thảo khoa học "Lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử",
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2015) tập trung những vấn đề về quy định
pháp luật Việt Nam về lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử,…
Bên cạnh các giáo trình, bài viết, kỷ yếu Hội thảo khoa học thì cịn có các
luận văn Thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp cũng nghiên cứu về đề tài này, cụ thể
như:
- Tạ Tuyết Nhung (2015), “Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến tại
Văn phịng Chính phủ”.


4
- Phạm Phương Linh (2015), “Quản lý văn bản trên mơi trường mạng tại
Văn phịng Quốc hội giai đoạn 2012-2015, tầm nhìn 2020”.
- Từ Thị Kim Ngân (2018), “Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến,
văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư”.
Các tác giả tập trung phân tích, đánh giá chất lượng của văn bản, quản lý
văn bản trên địa bàn, từ đó đưa ra các giải pháp góp phần nâng cao cơng tác
quản lý văn bản.
Tuy nhiên, trong các cơng trình nêu trên, chưa có đề tài nào đề cập đến tổ
chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội.
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn

- Mục đích
+ Luận văn nghiên cứu nhằm làm rõ cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức
văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, ghi nhận những kết
quả cần phát huy và tìm ra những hạn chế cần khắc phục.
+ Đánh giá một cách toàn diện, chỉ ra những thành tựu và vướng mắc, xác
định nguyên nhân và đề xuất các giải pháp làm tốt hơn nữa việc tổ chức sử
dụng văn bản điện tử của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội.
- Nhiệm vụ
+ Hệ thống hóa cơ sở khoa học về tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn
phòng UBND cấp tỉnh;
+ Làm rõ lý luận về tổ chức sử dụng văn bản điện tử của Văn phòng
UBND thành phố Hà Nội;
+ Phân tích vai trị của việc xây dựng và hồn thiện cơng tác sử dụng văn
bản điện tử tại Văn phòng của thành phố Hà Nội trong giai đoạn hiện nay.
+ Nghiên cứu, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức sử dụng văn bản
điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội từ năm 2016 đến giữa năm
2020, nhận diện mặt đã đạt được, chưa đạt được, tìm ra ngun nhân dẫn tới
thực trạng đó;
+ Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử
tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của luận văn
- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng
UBND thành phố Hà Nội
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về nội dung: Luận văn tập trung vào tổ chức sử dụng văn bản điện tử
liên quan đến quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác
văn thư trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phục vụ cơng tác tham mưu, giúp
việc của Văn phịng UBND thành phố Hà Nội.
+ Về thời gian: Luận văn tập trung nghiên cứu giai đoạn 2016-6/2020 là
giai đoạn tăng cường xây dựng chính quyền điện tử.

5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
- Phương pháp luận
Luận văn được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng
và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác – Lênin, hệ thống những chủ trương,
quan điểm của Đảng, Nhà nước trong việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT, xây
dựng Chính phủ điện tử và mối quan hệ chặt chẽ giữa ứng dụng CNTT với
hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước nhằm xây dựng Chính phủ điện tử,
hướng tới Chính phủ số.
- Phương pháp nghiên cứu


5

+ Phương pháp thu thập thông tin, khảo sát thực tế.
+ Phương pháp so sánh.
+ Phương pháp phân tích, tổng hợp.
+ Phương pháp xin ý kiến chuyên gia.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

- Về lý luận: Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận về tổ chức sử dụng văn
bản điện tử tại Văn phịng UBND cấp tỉnh.
- Mơ tả, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức sử dụng văn bản điện tử của
Văn phòng UBND thành phố Hà Nội.
- Đưa ra các giải pháp tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng
UBND thành phố Hà Nội.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Tài liệu tham khảo, Luận văn bao gồm 3
chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại
Văn phòng UBND cấp tỉnh.

Chương 2. Thực trạng tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng
UBND thành phố Hà Nội.
Chương 3. Giải pháp hoàn thiện việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại
Văn phòng UBND thành phố Hà Nội.


6

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG
VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND CẤP TỈNH
1.1. Một số vấn đề chung về tổ chức sử dụng văn bản điện tử
1.1.1. Văn bản điện tử
1.1.1.1. Khái niệm
Tài liệu điện tử: Là một loại tài liệu và được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Văn bản điện tử; Là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn
bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

Hồ sơ điện tử: Là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành
trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
1.1.1.2. Đặc điểm văn bản điện tử
- Là loại văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu và được được
hình thành thơng qua các phương tiện công nghệ tiên tiến.
- Văn bản điện tử được đảm bảo tính tồn vẹn, tính ngun gốc của thơng
tin (nội dung).
- Sự chu chuyển nhanh chóng trong mơi trường điện tử.
- Thơng tin và nội dung văn bản có tính hệ thống cao, dễ dàng tìm kiếm

thơng qua các cơng cụ, hệ thống tra tìm tự động.
- Chỉnh sửa nội dung văn bản đơn giản và nhanh chóng, thuận tiện.
- Việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao
vào lưu trữ được đảm bảo.
1.1.2. Tổ chức sử dụng văn bản điện tử

1.1.2.1. Khái niệm
Tổ chức sử dụng điện tử là quá trình bao gồm nhiều nội dung. Trong phạm
vi của luận văn chủ yếu đề cập đến việc tổ chức sử dụng văn bản liên quan
đến quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư
trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong q trình xử lý cơng việc của các
cơ quan, tổ chức.
1.1.2.1. Nội dung tổ chức sử dụng văn bản điện tử
Một là, tổ chức quản lý văn bản
Tổ chức quản lý văn bản điện tử đến:
Bước 1: Kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản
điện tử trong cơ quan nhà nước theo quy định và thông báo đã nhận văn bản.
Bước 2. Đăng ký, số hóa văn bản đến
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến trong Hệ thống
Bước 4: Giải quyết văn bản đến trong Hệ thống
Tổ chức quản lý văn bản điện tử đi
Bước 1: Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Bước 2: Ban hành và phát hành văn bản
Hai là, lập hồ sơ và nộp lưu, quản lý hồ sơ
- Lập hồ sơ là một q trình bao gồm các cơng việc tập hợp, sắp xếp tài
liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ,
đồng thời hồ sơ cũng là kết quả thu được, ghi nhận lại tồn bộ diễn biến của
q trình đó một cách chân thực và khách quan.

7
- Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử: Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử tại
lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy
định.
1.1.2.3. Vai trò, ý nghĩa tổ chức sử dụng văn bản điện tử
Một là, góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu,
tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội.
Hai là, giúp cho CBCCVC nâng cao hiệu suất công việc, xử lý nhanh chóng và đáp ứng được
các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
Ba là, có vai trị, ý nghĩa đối với công việc trước mắt và lâu dài (văn thư và lưu trữ).
1.1.2.4. Yêu cầu, nguyên tắc
- Yêu cầu:
+ Nhanh chóng.
+ Thuận lợi.
+ Chính xác cao trong việc theo dõi quy trình xử lý văn bản.
+ Bí mật.
+ Đúng pháp luật.
- Nguyên tắc:
+ Trong trường hợp các văn bản có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản
có hiệu lực pháp lý cao hơn.
+ Trong trường hợp các văn bản do cùng một cơ quan ban hành có quy định khác nhau về cùng
một vấn đề thì áp dụng quy định của văn bản ban hành sau.
+ Trong trường hợp văn bản mới không quy định trách nhiệm pháp lý hoặc quy định trách
nhiệm pháp lý nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra, trước ngày văn bản có hiệu lực thì áp dụng văn bản
mới.
+ Việc áp dụng văn bản trong nước không được cản trở việc thực hiện điều ước quốc tế mà
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
1.2. Tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh
1.2.1. Khái quát về Văn phòng UBND cấp tỉnh
1.2.1.1. Vị trí

Văn phịng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (cấp tỉnh) là cơ quan thuộc UBND
cấp tỉnh, có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh về: Chương trình, kế hoạch cơng tác của
UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; kiểm sốt thủ tục hành chính; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế
một cửa, một cửa liên thơng trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của địa phương;
tổ chức, quản lý và cơng bố các thơng tin chính thức về hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND cấp
tỉnh; đầu mối Cổng thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện từ phục vụ cơng
tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; quản lý công báo và phục vụ
các hoạt động chung của UBND cấp tỉnh; giúp Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch UBND cấp
tỉnh thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý công tác quản trị nội bộ của Văn
phòng.
1.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
Chức năng:
- Chức năng tham mưu.
- Chức năng tổng hợp.
- Chức năng hậu cần.
Nhiệm vụ:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị.
- Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị
- Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin.
- Trợ giúp về văn bản.
- Củng cố tổ chức bộ máy Văn phòng.
- Duy trì hoạt động thường xun của Văn phịng.


8
1.2.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức sử dụng văn bản điện tử
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (Nghị định 30) ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn
thư.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một
số điều của Luật lưu trữ.

- Các văn bản quy định về các điều kiện và giá trị pháp lý của chữ ký số; các quy trình gửi, nhận
văn bản điện tử bảo đảm các yêu cầu kết nối, liên thông và giá trị pháp lý, độ tin cậy và xác thực của văn
bản điện tử trong hệ thống:
+ Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy
định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.
+ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận
văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
+ Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ
ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề
án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025”.
Đối với thành phố Hà Nội, UBND thành phố Hà Nội đã ban hành Quyết định số 12/2020/QĐUBND ngày 12/6/2020 về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý điện tử
giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội.
1.2.3. Nội dung tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh
1.2.3.1. Quản lý văn bản đến.
1.2.3.2. Quản lý văn bản đi
* Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong
công tác văn thư.
1.2.3.3. Lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan
1.2.4. Yêu cầu, nguyên tắc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh
1.2.4.1. Yêu cầu
- Văn bản điện tử phải được đảm bảo tính xác thực về nguồn gốc.
- Văn bản điện tử phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được ký ban hành.
- Văn bản điện tử phải được theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30 của
Chính phủ về công tác văn thư.
1.2.4.2. Nguyên tắc:
- Việc tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5
của Luật Giao dịch điện tử.

- Tất cả văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan, tổ chức được
phát hành, tiếp nhận, xử lý trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
- Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó khơng đảm bảo ngun
tắc, yêu cầu về phát hành, tiếp nhận.
1.2.5. Trách nhiệm của Lãnh đạo trong tổ chức sử dụng văn bản điện tử
1.2.5.1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức:
- Chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác tổ chức sử dụng văn bản điện tử.
- Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác tổ chức
sử dụng văn bản điện tử theo quy định.
- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác tổ chức sử dụng văn bản điện tử đối
với các đơn vị trực thuộc.
1.2.5.2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng:
Giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc tổ chức sử dụng văn
bản điện tử tại cơ quan, tổ chức, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về tổ chức sử dụng văn
bản điện tử cho cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.


9

1.2.5.3. Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị trong cơ quan
Triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức về việc tổ chức sử dụng văn
bản điện tử.
1.2.6. Mối quan hệ của Văn phòng UBND cấp tỉnh và các đơn vị trực thuộc
Văn phòng UBND cấp tỉnh có mối quan hệ mật thiết với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
tỉnh, UBND các quận, huyện, thị xã để nắm bắt thông tin hoạt động trên địa bàn, đôn đốc kiểm tra
các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND quận, huyện, thị xã thực hiện các quyết định,
chỉ chị, chủ trương của cơ quan nhà nước cấp trên, của UBND tỉnh.
1.2.7. Cơ cấu tổ chức của UBND cấp tỉnh
- UBND tỉnh gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên.
- Cơ quan chuyên mơn thuộc UBND tỉnh gồm có các sở và cơ quan tương đương sở.

10
Chương 2

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1. Khái quát về Văn phịng UBND thành phố Hà Nội
2.1.1. Vị trí, chức năng
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND thành phố
Hà Nội được quy định tại Quyết định số 09/2016/QĐ-UBND ngày
31/3/2016 của UBND thành phố Hà Nội về việc quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội.
2.1.3. Tổ chức bộ máy, biên chế, cơ chế làm việc
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy
Cơ cấu tổ chức hiện tại của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội gồm 13
đơn vị, trong đó có 11 phịng, ban và 02 đơn vị sự nghiệp cơng lập.
2.1.3.2. Biên chế

Biên chế của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội bao gồm biên chế công
chức và số lượng người làm việc tại các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Văn
phòng UBND thành phố Hà Nội.
2.1.3.3. Cơ chế làm việc
Văn phòng UBND thành phố Hà Nội và các đơn vị trực thuộc làm việc theo chế độ thủ trưởng,
bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ.
2.1.4. Nội dung cơng tác văn phịng của Văn phịng UBND thành phố Hà Nội, gồm 13 nội
dung được quy định tại Quyết định 316/QĐ-VP ngày18/8/2016 của Văn phòng UBND thành phố Hà
Nội.
2.2. Nội dung tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

2.2.1. Các quy định và điều kiện tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND
thành phố Hà Nội

2.2.1.1 Các quy định của UBND và Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

- Các quy định của UBND thành phố Hà Nội:
+ Công văn số 3645/UBND-THCB ngày 09/8/2018 của UBND thành phố
Hà Nội về việc tổ chức thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày
12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ.
+ Cơng văn số 1550/UBND-KGVX ngày 22/4/2019 của UBND thành phố
Hà Nội về việc triển khai Chỉ thị số 02/CT/TTg ngày 23/01/2019 của Thủ
tướng Chính phủ.
+ Cơng văn số 1613/UBND-THCB ngày 24/4/2019 của UBND thành phố
về việc tổ chức thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử có ký số trên tục liên
thơng văn bản quốc gia và trong Thành phố.
+ Công văn số 2261/UBND-HCTC ngày 03/6/2019 gửi Văn phịng Chính
phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương về việc phát hành văn bản điện tử trên Trục
liên thông văn bản quốc gia của UBND thành phố Hà Nội (Áp dụng kể từ
ngày 03/6/2019).
+ Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/6/2020 của UBND thành phố
Hà Nội về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn
bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội.
- Các quy định của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội:
+ Thông báo số 387/TB-VP ngày 31/12/2015 của Văn phòng UBND thành
phố Hà Nội về việc quy trình xử lý văn bản và hồ sơ cơng việc tại Văn phòng
UBND thành phố Hà Nội.


11

+ Cơng văn số 259/VP-THCB ngày 13/01/2016 của Văn phịng UBND
thành phố Hà Nội về việc triển khai xử lý văn bản điện tử trong Văn phịng.
+ Cơng văn số 4265/VP-HCTC ngày 07/6/2018 của Văn phòng UBND
thành phố Hà Nội về việc gửi nhận văn bản điện tử.
+ Công văn số 4565/VP-HCTC ngày 22/5/2019 của Văn phòng UBND
thành phố Hà Nội về việc đẩy mạnh ứng dụng văn bản điện tử có chữ ký số
chun dùng Chính phủ.
+ Cơng văn số 5762/VP-THCB ngày 25/6/2019 của Văn phòng UBND
thành phố Hà Nội về việc triển khai thí điểm gửi, nhận văn bản điện tử.
+ Công văn số 1347/VP-HCTC ngày 14/02/2020 của Văn phòng UBND
thành phố Hà Nội về việc hướng dẫn danh mục thực hiện gửi, nhận văn bản
điện tử không gửi văn bản giấy trong thành phố Hà Nội.
+ Kế hoạch triển khai ứng dụng CNTT các năm: 2016, 2017, 2018, 2019,
2020.
2.2.1.2. Điều kiện tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND
thành phố Hà Nội
Một là, bảo đảm hạ tầng kỹ thuật và giải pháp kết nối
Hai là, bảo đảm an tồn thơng tin
2.2.1.3. Cơ sở vật chất về CNTT của Văn phòng UBND thành phố Hà
Nội
Hạ tầng kỹ thuật để triển khai ứng dụng quản lý văn bản và hồ sơ công việc
là tập hợp các thiết bị như: Máy chủ, máy trạm, các thiết bị ngoại vi, thiết bị
kết nối mạng, thiết bị đảm bảo an ninh an tồn thơng tin, máy tính…
2.2.1.4. Nhân sự:
* Nhân sự làm công tác tiếp nhận, xử lý văn bản
Mọi văn bản đến, đi của cơ quan Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đều
tập trung tại Phòng Hành chính - Tổ chức. Cơng tác tiếp nhận, xử lý văn bản
do Phịng Hành chính - Tổ chức đảm nhận.
* Nhân sự làm công tác về CNTT
Viên chức Trung tâm Tin học - Công báo làm công tác về CNTT đều có

trình độ Đại học và sau Đại học, được đào tạo bài bản, có trình độ cao.
2.2.2. Tình hình tổ chức sử dụng văn bản điện tử trong các hoạt động
của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội
2.2.2.1. Tổ chức sử dụng văn bản điện tử trong việc quản lý, theo dõi,
đôn đốc thực hiện nhiệm vụ
Phần mềm Hệ thống quản lý, theo dõi, đôn đốc nhiệm vụ UBND Thành
phố
- Phần mềm đã được tích hợp với phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ
công việc của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội giúp cho việc trích xuất
nội dung văn bản chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội
để giao nhiệm vụ cho các cơ quan, đơn vị của thành phố Hà Nội tổ chức thực
hiện mang lại hiệu quả khai thác và xử lý thông tin tốt hơn, từng bước giảm
thời gian và chi phí giấy tờ, giúp cho việc quản lý, theo dõi đôn đốc việc thực
hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội hiệu quả hơn.
- Quy trình quản lý, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ

Phần mềm là một phân hệ của Hệ thống quản lý, theo dõi và đôn đốc
nhiệm vụ UBND thành phố Hà Nội và được triển khai tập trung với các chức
năng chính sau: (1) Giao nhiệm vụ; (2) Xử lý nhiệm vụ; (3) Theo dõi nhiệm
vụ; (4) Nguồn văn bản và tiện ích.
2.2.2.2. Tổ chức sử dụng văn bản điện tử trong tổ chức tiếp nhận, giải
quyết văn bản


12
Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại Văn phòng UBND thành
phố Hà Nội
* Ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
Ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc triển khai trong cơ quan
Văn phòng UBND thành phố Hà Nội cho toàn bộ người sử dụng tại địa chỉ:

http://10.192.201.73/Default.aspx
Các chức năng chính của ứng dụng gồm 17 chức năng.
* Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản:
Văn bản đến từ bất kỳ hình thức nào đều được đăng ký vào phần mềm
Quản lý văn bản và hồ sơ cơng việc của Văn phịng để làm thủ tục tiếp nhận
và chuyển giao theo quy trình xử lý chung của Văn phòng UBND thành phố
Hà Nội.
- Chuyển giao văn bản đến được thực hiện đối với: Chuyển giao văn bản có
đóng dấu độ khẩn, mật được gửi đến ngồi giờ hành chính. Chuyển giao văn bản
tại Phịng Hành chính - Tổ chức và chuyển giao văn bản tại các Phịng.
- Quy trình xử lý văn bản đến
+ Xử lý văn bản đến ở cấp chuyên viên.
+ Xử lý văn bản ở cấp lãnh đạo đơn vị.
+ Xử lý văn bản ở cấp Lãnh đạo Văn phòng UBND thành phố Hà Nội.
+ Trình Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội giải quyết văn bản.
- Quy trình xử lý văn bản đi
Tất cả các văn bản do Văn phòng phát hành đều phải làm thủ tục đăng ký
tại Bộ phận văn bản đi thuộc Phịng Hành chính – Tổ chức. Nhân viên văn
thư đi có trách nhiệm quản lý, theo dõi văn bản đi phải thực hiện các nghiệp
vụ như kiểm tra thể thức văn bản, thẩm quyền ký văn bản, vào số văn bản, sau
đó mới đóng dấu phát hành.
Văn bản đi được thực hiện số hóa văn bản bằng cách scan, gắn chữ ký số
của tổ chức trên văn bản sau khi đã được ký tươi trên bản gốc và được gửi
theo đường văn bản điện tử theo quy định đối với những văn bản có trong
danh mục được gửi văn bản điện tử.
Kể từ ngày 15/02/2020, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội thực hiện
gửi, nhận, văn bản điện tử (không gửi bản giấy) theo danh mục văn bản điện
tử không gửi kèm bản giấy giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà
nước tại Cơng văn số 775/VPCP-KSTT ngày 04/02/2020 của Văn phịng

Chính phủ.
2.2.2.3. Tổ chức sử dụng văn bản điện tử trong công tác điều hành nội
bộ, tổ chức cuộc họp
Tổ chức sử dụng văn bản điện tử trong điều hành nội bộ Văn phòng UBND
thành phố Hà Nội
- 100% CBCCVC và người lao động của cơ quan Văn phòng được cấp,
khai thác, sử dụng hộp thư điện tư công vụ trao đổi thông tin trong công việc.
- 100% CBCCVC và người lao động cơ quan Văn phòng sử dụng hệ thống
quản lý văn bản điều hành để giải quyết công việc được giao, truy cập phần
mềm thường xuyên đạt 100%.
Tổ chức sử dụng văn bản điện tử trong tổ chức cuộc họp:
Phần mềm cung cấp tài liệu họp điện tử:
Phần mềm mới chỉ đáp ứng mức độ về xử lý nội bộ và các yêu cầu cơ bản
của người dùng trong việc khai thác, sử dụng tài liệu điện tử trong cuộc họp
như: Truy cập tài liệu theo phòng họp, tra cứu tài liệu và tải tài liệu về thiết bị
cá nhân...


13
Hệ thống họp không giấy tờ - Ecabinet
Hiện tại, Văn phịng UBND thành phố Hà Nội đã hồn thành việc nâng cấp
và sẵn sàng đưa ứng dụng họp không giấy tờ vào triển khai thực tế.
Hệ thống họp trực tuyến thành phố Hà Nội
Hệ thống họp trực tuyến thành phố Hà Nội đã hồn thành cơng tác triển
khai và chính thức tổ chức vận hành, thiết lập nhiều cuộc họp trực tuyến của
UBND thành phố Hà Nội, 30 quận, huyện thị xã có thành phần họp, dự họp
của 584 điểm cầu xã, phường, thị trấn.
2.2.2.4. Quản lý chữ ký số, công tác bảo mật tài liệu điện tử
* Quản lý chữ ký số
Việc quản lý và sử dụng chữ ký số của cơ quan Văn phòng được thực hiện

theo quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTT ngày 19/12/2017 của Bộ
Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản trong cơ
quan nhà nước.
Hiện tại, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đang thử nghiệm quy trình
ký số đối với Cơng văn
* Bảo mật tài liệu điện tử

2.2.2.5. Tổ chức sử dụng văn bản điện tử trong công tác quản lý hồ sơ
Thực trạng lập hồ sơ điện tử
* Quy trình thiết lập hồ sơ cơng việc trên Hệ thống quản lý văn bản
Trên cơ sở khảo sát “Hệ thống quản lý văn bản” tại Văn phịng UBND
Thành phố việc tạo lập hồ sơ cơng việc được thiết lập theo 02 hình thức: Hình
thức 01 (thiết lập tự động) và Hình thức 02 (thiết lập thủ cơng).
* Tình hình lập hồ sơ điện tử
Việc lập hồ sơ điện tử tại cơ quan Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đã
cơ bản thực hiện, khai thác sử dụng chức năng “Quản lý văn bản đến, văn bản
phát hành, quản lý hồ sơ cơng việc”, trong tồn bộ văn bản điện tử đến đã
được sử dụng trong bộ chu trình giải quyết, xử lý cơng việc cho đến khi văn
bản phát hành dưới dạng điện tử. Tuy nhiên, đối với hồ sơ điện tử lưu trữ toàn
bộ quá trình giải quyết, xử lý điện tử của Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội,
Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo phịng và chun viên vẫn cịn chưa đầy đủ,
chính xác về thời gian.
2.3. Nhận xét thực trạng tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn
phòng UBND thành phố Hà Nội:
2.3.1. Những kết quả đạt được:
- Lãnh đạo cơ quan Văn phịng UBND thành phố Hà Nội ln quan tâm,
chỉ đạo sát sao việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Văn phòng.
- Các quy định, văn bản của Chính phủ về đẩy mạnh ứng dụng CNTT.
- Văn phịng có đơn vị chun trách về CNTT với đội ngũ nhân sự có trình
độ chun mơn cao.

- Hạ tầng CNTT ngày càng được hoàn thiện.
- Việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử cơ bản đáp ứng các yêu cầu, nguyên
tắc chung.
- Việc ứng dụng CNTT tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đã phát
huy hiệu quả trong công việc chuyên môn hàng ngày, giảm thiểu thời gian xử
lý công việc.
2.3.2. Hạn chế


14

- Đối với việc nhận văn bản đến: Dự thảo văn bản trình ký lãnh đạo UBND
thành phố Hà Nội phải là bản gốc, có ký tắt của Lãnh đạo đơn vị trình ký nên
ngồi việc cập nhật văn bản điện tử, hồ sơ trình ký vẫn sử dụng cả văn bản
giấy.
- Sử dụng song song hai hình thức giấy và điện tử.
- Sự phụ thuộc vào máy móc, chương trình.
- Giá trị pháp lý của văn bản điện tử đang gặp một số khó khăn nhất định.
- Tính an tồn thơng tin.
- Chữ ký số vẫn đang gặp những thách thức không nhỏ và thách thức đối
với chữ ký số cũng đồng thời là thách thức đối với văn bản điện tử.
- Công tác lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản tại cơ quan Văn
phịng UBND thành phố Hà Nội cịn khó khăn, vướng mắc.
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế
- Thiếu sự quan tâm, chỉ đạo đồng bộ, quyết liệt từ cấp trên.
- Tư duy của công chức làm công tác văn thư theo lề lối làm việc cũ.
- Hàng ngày, khối lượng văn bản tiếp nhận và xử lý tại Văn phòng UBND
thành phố Hà Nội là rất lớn nên khó tránh được nhầm lẫn, sai sót.
- Sự bùng nổ nhanh của CNTT.
- Chưa có sự liên kết giữa các cán bộ nghiệp vụ với các nhà chuyên gia.

- Chưa xây dựng được chế độ khen thưởng, động viên kịp thời và cơ chế
kiểm tra, giám sát việc ứng dụng CNTT trong tổ chức sử dụng văn bản điện tử
nên không tạo được động lực cũng như chế tài buộc CBCCVC và người lao
động phải thực hiện đầy đủ các bước trong quá trình tổ chức sử dụng.


15
Chương 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC SỬ DỤNG
VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI

3.1. Các giải pháp
3.1.1. Nâng cao nhận thức về vai trò của tổ chức sử dụng văn bản điện
tử
- Tăng cường vai trò lãnh đạo của người đứng đầu cơ quan, các phòng, ban,
đơn vị trực thuộc.
- Thường xuyên theo sát việc ứng dụng CNTT tại cơ quan Văn phòng, nhất
là việc việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử.
- Đầu tư nghiên cứu, tìm tịi các biện pháp tạo ra cơ hội và điều kiện tốt
nhất để thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác và sử dụng văn bản điện tử,
phát huy tốt những giá trị của văn bản điện tử.
3.1.2. Hoàn thiện hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về văn bản
điện tử
Văn phòng UBND thành phố Hà Nội phối hợp với các đơn vị liên quan
tham mưu UBND thành phố Hà Nội ban hành hoặc tham mưu UBND thành
phố Hà Nội trình HĐND thành phố Hà Nội ban hành văn bản quy phạm pháp
luật về văn bản điện tử nói chung, cơng tác tổ chức sử dụng văn bản điện tử
nói riêng.
3.1.3. Hồn thiện văn bản quy định về tổ chức sử dụng văn bản điện tử
tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

3.1.3.1. Xây dựng các quy định về an toàn, an ninh thơng tin
- Cần có biện pháp phịng ngừa những nguy cơ như bị đánh cắp dữ liệu, sai
lệch kết quả, sửa đổi thơng tin, giả mạo.
- Để phịng, chống tấn cơng mạng, đảm bảo an tồn và bảo mật thơng tin
mạng tại cơ quan Văn phịng UBND thành phố Hà Nội, cần triển khai đồng
bộ các giải pháp.
3.1.3.2. Triển khai áp dụng chữ ký số, xây dựng quy trình ký số
* Sử dụng một chữ ký số của cơ quan, tổ chức để phát hành văn bản.
* Sử dụng hai chữ ký số (01 chữ ký số của cá nhân, 01 chữ ký số của cơ
quan, tổ chức) để phát hành văn bản.
* Sử dụng nhiều chữ ký số, có phát hành văn bản.
* Sử dụng nhiều chữ ký số, không phát hành văn bản.
* Sử dụng chữ ký số cho văn bản liên ngành.
3.1.3.3. Ban hành quy chế về việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và xử lý
văn bản điện tử:
Văn phòng UBND thành phố Hà Nội cần cụ thể hóa các văn bản của Chính
phủ, Bộ, ngành, của thành phố Hà Nội phù hợp với điều kiện của Văn phòng
nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong hoạt động của Văn phịng nói chung
và cơng tác tổ chức sử dụng văn bản điện tử nói riêng.
3.1.3.4. Về lập hồ sơ điện tử


16
Tác giả đề xuất xây dựng Dự thảo quy trình lập hồ sơ điện tử theo 03 bước,
cụ thể như sau:
Bước 1: Công tác chuẩn bị lập hồ sơ
Bước 2: Tổ chức lập hồ sơ điện tử
Bước 3: Kết thúc hồ sơ
3.1.4. Giải pháp về nâng cao chất lượng công chức, viên chức cơ quan
Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

3.1.4.1. Đổi mới, nâng cao nhận thức và tăng cường trách nhiệm của
lãnh đạo đối với ứng dụng CNTT trong tổ chức sử dụng văn bản điện tử
3.1.4.2. Hợp tác và hội nhập về CNTT
3.1.4.3. Nâng cao trình độ, chất lượng cơng chức, viên chức Văn phịng
UBND thành phố Hà Nội
3.1.5. Hoàn thiện cơ sở vật chất, hạ tầng CNTT tại Văn phòng UBND
thành phố Hà Nội
3.1.5.1. Giải pháp về phần mềm
3.1.5.2. Giải pháp về tổ chức quản lý, kỹ thuật vận hành, tiếp tục cải tạo,
hoàn thiện hạ tầng CNTT của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

3.1.5.3. Tiếp tục mở rộng việc áp dụng chữ ký số trong văn bản điện tử
3.1.6. Kinh phí cho CNTT
Đây là các nhiệm vụ cấp bách, là điều kiện tối thiểu để làm việc, được ưu
tiên kinh phí trong kế hoạch ngân sách hàng năm.
3.1.7. Đẩy nhanh sử dụng hoàn toàn văn bản điện tử, khơng dùng văn
bản giấy
3.1.8. Hồn thiện quy trình thực hiện, tăng cường kiểm tra việc tổ chức
sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội
3.2. Điều kiện thực hiện giải pháp
3.2.1. Ban Cơ yếu Chính phủ
Ban Cơ yếu Chính phủ cần tổ chức phân cấp quản lý, cấp phát chứng thư
số chuyên dùng Chính phủ cho địa phương để thuận lợi trong công tác quản
lý, tổ chức cấp phát, gia hạn, thay đổi thơng tin của chứng thư số chun dùng
Chính phủ sử dụng tại địa phương.
Cần nghiên cứu xây dựng mô hình ký số tập trung để áp dụng các ứng
dụng, hệ thống thông tin dùng chung theo yêu cầu của địa phương; xem xét
và cho phép thực hiện giải pháp triển khai ký số tập trung theo đề xuất của
thành phố Hà Nội phục vụ triển khai các Hệ thống thơng tin cốt lõi và chun
ngành theo mơ hình tập trung.

3.2.2. Bộ Nội vụ
- Tiếp tục hoàn thiện các quy định pháp lý đối với lĩnh vực văn thư lưu trữ.
- Đầu tư cho nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ điện tử.
- Hướng dẫn các đơn vị ban hành quy chế, quy trình xử lý văn bản điện tử,
có khung chuẩn với các quy định cụ thể.
- Phối hợp với các đơn vị sản xuất phần mềm xây dựng ứng dụng quản lý văn
bản đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ.


17

- Tuyên truyền, tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho các cơ quan, tổ chức về
quản lý hồ sơ, lưu trữ tài liệu điện tử.
3.2.3. UBND thành phố Hà Nội: Đề nghị UBND thành phố Hà Nội chỉ
đạo:
- Sở Nội vụ: Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trong việc triển khai tổ chức sử
dụng văn bản điện tử.
Tham mưu UBND Thành phố ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Đề
án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025"
thuộc UBND thành phố Hà Nội.
- Giao Văn phòng UBND thành phố Hà Nội chủ trì, phối hợp với Sở Nội
vụ, Sở Thơng tin và Truyền thơng hồn thiện Hệ thống quản lý văn bản và
Điều hành Thành phố đảm bảo việc quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp,
lập hồ sơ dưới dạng điện tử và gửi nhận văn bản trên môi trường mạng.
- Giao Sở Tài chính phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư tham mưu bố trí
kinh phí triển khai, đảm bảo kết nối Trục liên thông văn bản Quốc gia và mua
sắm tập trung trang thiết bị CNTT phục vụ triển khai gửi, nhận văn bản điện tử
trên quy mơ tồn thành phố Hà Nội...

18
KẾT LUẬN
Văn bản, tài liệu điện tử đại diện cho nền hành chính điện tử, là kết quả
hoạt động của Chính phủ điện tử. Do là một loại hình tài liệu mới, với những
tính năng, đặc điểm khác biệt so với các loại văn bản truyền thống, cơ sở khoa
học và pháp luật để quản lý tài liệu điện tử đã vượt quá giới hạn của hệ thống
lý luận quản lý các loại hình văn bản truyền thống. Nói cách khác, sự phát
triển của khoa học cơng nghệ địi hỏi những thay đổi về lý luận để giải quyết
những phát sinh trong thực tiễn quản lý văn bản, tài liệu điện tử. Chẳng hạn,
quan niệm văn bản, tài liệu là vật mang tin, quản lý tài liệu chính là quản lý
vật mang tin đã khơng cịn phù hợp đối với tài liệu điện tử. Sự thay đổi quan
điểm văn bản, tài liệu là vật mang tin sang quan điểm văn bản, tài liệu là
thông tin và quản lý văn bản, tài liệu điện tử là quản lý vịng đời thơng tin đã
và đang là xu thế chung của giới nghiên cứu và quản lý lĩnh vực thông tin lưu
trữ trên tồn thế giới, là nền tảng để hình thành nên những lý luận mới, bổ
sung cho hệ thống lý luận lưu trữ truyền thống, hoàn thiện cơ sở lý luận cho
việc quản lý tài liệu lưu trữ ở mọi loại hình, định dạng khác nhau, trong đó có
tài liệu lưu trữ điện tử.
Bên cạnh đó, sự tác động của khoa học cơng nghệ cũng thúc đẩy sự thay
đổi tích cực của lý luận về quản lý thông tin lưu trữ. Ðặc biệt, sự ra đời của
Chính phủ điện tử, Chính phủ di động, Chính phủ số và cách mạng cơng
nghiệp 4.0 với cơng nghệ số hóa vượt trội. Hầu hết thông tin giao dịch giữa
các cơ quan, tổ chức, cá nhân ngày nay được ghi lại dưới dạng điện tử, dạng
số. Ðiều đó khẳng định, tài liệu lưu trữ của những năm tiếp theo chủ yếu là tài
liệu điện tử, tài liệu số. Ðể quản lý loại hình tài liệu này, việc nghiên cứu để
điều chỉnh, bổ sung lý luận về văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin tài liệu là
cần thiết và cấp bách.
Chính vì vậy, xét ở khía cạnh lý luận, việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử
là nhiệm vụ đặt ra cho cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong bối
cảnh xây dựng và vận hành Chính phủ điện tử, Chính phủ số. Tổ chức sử

dụng văn bản điện tử nhằm cung cấp thông tin về hoạt động của Chính phủ,
hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước đến cơng dân một cách nhanh
chóng, kịp thời thơng qua các phương tiện điện tử là yêu cầu tất yếu của một
Chính phủ điện tử, Chính phủ số, Chính phủ hoạt động vì lợi ích của cơng dân
đúng như mục tiêu của Chính phủ Việt Nam đặt ra cho những năm tiếp theo.
Qua nghiên cứu thực tế việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng
UBND thành phố Hà Nội để thấy được những tồn tại, sự cần thiết phải đổi
mới và đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện việc tổ chức sử dụng văn bản
điện tử.
Luận văn cũng đã chỉ ra được tầm quan trọng của công tác tổ chức sử dụng
văn bản điện tử, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý, bảo đảm thông
tin cho hoạt động quản lý và các hoạt động nghiệp vụ khác của Văn phòng
UBND thành phố Hà Nội.


19

Từ những kết quả đạt được như đã nêu ở trên, tác giả luận văn mong muốn
góp phần giúp Văn phòng UBND thành phố Hà Nội thực hiện tốt hơn nữa vai
trò tham mưu, giúp việc UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thành phố
Hà Nội trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác trên địa bàn
thành phố Hà Nội. Những kết quả nghiên cứu bước đầu này còn cần được tiếp
tục bổ sung nghiên cứu, hoàn thiện và phát triển, đáp ứng những yêu cầu thực
tiễn trong thời gian tới./.