Tài liệu Những vấn đề khi thiết lập hệ thống pptx

Những vấn đề khi thiết lập hệ thống

Thiết lập Hệ thống
Những vấn đề khi thiết lập hệ thống
Đối với việc xử lý số liệu kế toán trên máy thì việc xây dựng hệ thống danh mục
hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình xử lý và khai thác số liệu tiếp
theo.
Đối với việc xử lý số liệu kế toán trên máy thì việc xây dựng hệ thống danh mục
hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình xử lý và khai thác số liệu tiếp
theo.
Một sai sót nhỏ (ví dụ chia tiểu khoản không đúng theo yêu cầu quản lý) trong
việc thiết lập hệ thống ban đầu có thể dẫn đến một khối lượng công việc rất lớn cần phải
làm để sửa đổi sai sót này. Như trong ví dụ chia tiểu khoản không đúng, để sửa lại ta
không chỉ đơn thuần sửa lại danh mục tài khoản mà còn phải sửa lại toàn bộ các định
khoản liên quan đến tài khoản đã chia sai. Và khối lượng công việc càng lớn gấp bội nếu
phát hiện càng muộn. Tình trạng tương tự như vậy cũng sẽ xảy ra đối với trường hợp ta
muốn thay đổi một số tham số ban đầu để đáp ứng yêu cầu quản lý.
Chính vì các lý do nêu trên nên việc thiết lập hệ thống ban đầu là tối quan trọng
và phải được xem xét kỹ lưỡng, cân nhắc cẩn thận trước khi cập nhật những chứng từ kế
toán đầu tiên.
Các việc cần làm khi xây dựng danh mục

o Xác định rõ các yêu cầu của quản lý đặt ra. Tập hợp đầy đủ các báo cáo cần
thiết phục vụ cho quản lý.
o Nắm rõ về tổ chức thông tin, quy trình xử lý số liệu và các khả năng về khai
thác thông tin của phần mềm kế toán định áp dụng.
o Xây dựng hệ thống tài khoản.
o Xây dựng các quy định về các sơ đồ hạch toán cho phát sinh xảy ra thường
xuyên cũng như cho các phát sinh đặc biệt.
o Xây dựng quy định về quy trình luân chuyển chứng từ.
o Xây dựng quy định về chế độ nộp các báo cáo theo yêu cầu.
o Tổ chức phân công công việc cho từng nhân viên của phòng kế toán.
o Xây dựng quy trình cập nhật và xử lý thông tin cho từng nghiệp vụ và từng
người cụ thể.
o Lên bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản.
o Lên danh sách các khách hàng có số dư công nợ và các khách hàng thường hay
có giao dịch (trong một công ty có các đơn vị toán phụ thuộc, báo sổ thì mã
khách hàng phải thống nhất trong toàn tổng công ty).
Trang 1
o Xây dựng bộ mã quản lý các khách hàng để tiện lợi cho việc sử dụng, tra cứu
và khai thác số liệu, lên các báo cáo theo yêu cầu.
o Lên danh sách số dư công nợ của từng khách hàng.
o Xây dựng bộ mã quản lý các kho vật tư, hàng hoá để tiện lợi cho việc sử dụng
tra cứu và khai thác số liệu, lên các báo cáo theo yêu cầu.
o Phân chia danh sách vật tư, hàng hoá thành các nhóm và xây dựng bộ mã hoá
danh điểm vật tư, hàng hoá để tiện lợi cho việc sử dụng, xử lý khai thác số liệu,
lên các báo cáo theo yêu cầu.
o Lên danh sách tồn kho vật tư cho từng kho gồm các thông tin về số lượng và
giá trị.
o Lên danh sách các nhóm người sử dụng, phân quyền truy cập các chức năng
cho từng nhóm người sử dụng.

Truy cập vào ra chương trình

Truy cập tên và mật
khẩu đã được phân
quyền
Xây dựng Danh mục
• Danh mục Tài khoản:
Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết mọi thông tin
kế toán đều được phản ánh trên các tài khoản. Vì vậy việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ
quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin tiếp theo. Điều này đặc biệt
càng đúng trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy.
Thông thường hệ thống tài khoản được xây dựng trên một sườn hệ thống tài khoản có
sẵn. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam thì hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính Việt Nam
quy định. Tuy nhiên để phản ánh được toàn bộ hoạt động và tổ chức kinh doanh của từng
công ty cụ thể thì phải mở thêm các tiểu khoản, tiết khoản.
Việc xây dựng hệ thống tài khoản (mở các tiểu khoản, tiết khoản) phụ thuộc 2 yếu tố:
1. Các yêu cầu quản lý do doanh nghiệp đặt ra
2. Phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán được sử dụng
Trang 2
Vì vậy, trước khi xây dựng hệ thống tài khoản cần phải xem xét thật kỹ các yêu cầu
quản lý đặt ra và nghiên cứu chi tiết phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần
mềm kế toán.
Các yêu cầu quản lý có thể xem xét dựa trên các báo cáo cần phải thực hiện để cung
cấp thông tin cho các cán bộ quản lý trong doanh nghiệp và các cơ quan hữu quan liên
quan. Trên cơ sở các báo cáo cần thực hiện và phương án xử lý, khai thác thông tin của
phần mềm kế toán ta sẽ biết được nên tổ chức hệ thống tài khoản như thế nào để tiện lợi
nhất cho việc quản lý, tra cứu và thực hiện các báo cáo trong chương trình.


• Tạo mới một tài khoản

Đường dẫn : Danh mục\ danh mục tài khoản
Thao tác: bấm phím F4 trên bàn phím hoặc phím Mới trên Danh mục tài khoản





Tài khoản chi tiết
theo công trình
không chia trong
danh mục tài khoản
Bấm vào đây
để nhập danh
mục ct,sp cho
tk 154
Bấm vào đây nếu
là tk theo ct,sp
Bấm vào đây nếu
là tk công nợ
Tài khoản công nợ
không phải chia chi
tiết trong danh mục
tài khoản
• Cập nhật số dư đầu kỳ tài khoản :
Đường dẫn : Danh mục\ danh mục tài khoản
Thao tác: bấm phím F2 trên bàn phím
Trang 3

Cập nhật số dư tài
khoản vào đây
• Danh mục công trình, sản phẩm:
- Danh mục công trình được coi như một danh mục chứa các đối tượng tập hợp chi
phí giá thành , điều này chỉ xảy ra với mô hình công ty xây dựng hoặc công ty sản
xuất, giúp chúng ta không cần phải chia hệ thống tài khoản theo từng đối tượng
tập hợp chi phí
- Với công ty Sản xuất, việc chia danh mục này cũng là cũng giống như việc chia
danh mục thành phẩm.



Đơn giản, đây là đối
tượng tập hợp chi phí
Danh mục này giúp cho
hệ thống tài khoản được
rút gọn
Tạo mới danh mục công trình sản phẩm:
Đường dẫn : Danh mục\ danh mục công trình, sản phẩm
Thao tác: bấm phím F4 trên bàn phím hoặc phím Mới trên Danh mục này
Trang 4

Chú ý khi
chon bậc sản
p
hẩ
m

Nếu bậc là 2 thì là
hạng mục công trình

hay là bán thành phẩm


• Danh mục khách hàng

Nếu muốn chuyển mã
sang một mã khác ,
hãy bấm vào đây để có
thông tin mã mã mới

- Việc xây dựng danh mục khách hàng trong ITSOFT sẽ làm chúng ta tiết kiệm được
thời gian cho việc chia tài khoản cũng như giải quyết được vấn đề theo dõi công nợ.
- Chúng ta không chia khách hàng theo tài khoản VD: việc chia tài khoản công nợ
131 chúng ta thường hay chia 131.1 là khách hàng nhưng trong ITSOFT chúng ta
chỉ việc đánh dấu tài khoản theo thuộc tính công nợ, hoặc chi tiết theo ct,sp, chương
trình sẽ tự tìm kiếm với danh mục khách hàng hoặc danh mục ct,sp.
- Việc mã hóa danh mục khách hàng thường có 02 dạng sau: dạng số và dạng chữ
+ Dạng số giúp chúng ta không tạo trùng và khoa học
+ Dạng chữ giúp chúng ta dễ nhận biết

- Mã ký tự khách hàng chỉ cho phép là 08 ký tự, vì vậy khách hàng không nên tạo mã
hóa bằng tiếng Việt, khoảng trắng hoặc ký tự đặc biệt
VD: việc mã hóa khách hàng ITJSC chúng ta mã hóa bằng tiếng Việt sẽ
thành ÍTC vì vậy chương trình sẽ tìm kiếm rất lâu
VD: chúng ta mã hóa ITJSC nếu quen tay tạo thành IT JSC
Trang 5
- Danh mục khách hàng là nơi chứa toàn bộ thông tin công nợ khách hàng, theo dõi
những khoản tạm ứng, công nợ phải thu, phải trả
- Mỗi khách hàng chỉ nên tạo 1 mã nhất định, không nên chia thành nhiều mã khác
nhau, điều này sẽ dẫn đến nhầm lẫn trong lúc cập nhật chứng từ

VD: có 1 khách hàng Nguyễn Văn A, nhưng có thể phát sinh trên 2 tài khoản
công nợ khác nhau, điều này dẫn đến nếu 2 kế toán theo dõi riêng biệt thì sẽ tạo hai
mã khách hàng khác nhau, khi gộp lại chúng ta không có được số dư cuối của khách
hàng đó.

Tạo mới khách hàng

Không mã hóa bằng tiếng Việt,
khoảng trắng, ký tự đặc biệt
Độ dài: 8 ký tự hoa

Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục khách hàng
Thao tác: Bấm phím F4 trên bàn phím hoặc bấm Mới trên danh mục khách hàng
Bấm F10 hoặc bấm Ghi trên danh mục này

• Cập nhật Số dư đầu kỳ công nợ:
- Việc cập nhật số dư công nợ đòi hỏi chúng ta thiết lập hoàn toàn hệ thống danh mục
khách hàng. Khi cập nhật số dư công nợ, với từng khách hàng thì không ghi dư hai bên,
với tài khoản công nợ có thể cập nhật số dư hai bên.

Bấm vào đây nếu muốn tính tổng số dư
tài khoản
Đường dẫn: Danh mục\Số dư đầu kỳ công nợ
Trang 6
Thao tác: Bấm phím F4 trên bàn phím hoặc Mới trên danh mục này


Với từng khách hàng chỉ cập nhật
số dư 1 bên

• Danh mục kho



- Danh mục kho được thiết lập, khi doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho. Doanh
nghiệp có nhiều kho có thể tạo thành nhiều danh mục kho khác nhau. Danh mục
kho được chia cho cả kho hàng hóa và kho vật tư
Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục kho hàng hóa, vật tư
Thao tác: Bấm phím F4 hoặc Mới để tạo mới 1 danh mục kho
Bấm phím F10 hoặc phím Ghi trên Danh mục này











Trang 7
• Danh mục Hàng hóa, Thành phẩm


Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục hàng hóa, thành phẩm
Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc hàng hóa
Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình
- Danh mục nhóm hàng hóa được chia thành nhiều cấp tùy thuộc vào mô hình quản

lý của khách hàng.
- Cây thư mục nhóm hàng hóa được xác định bởi Bậc nhóm hàng hóa
- Trong ITSOFT chúng ta có thể chia thành nhiều cấp độ khác nhau
- Chỉ được chia danh mục hàng hóa , thành phẩm với những nhóm hàng được coi là
nhóm chứa danh điểm.
- Khi muốn xóa danh mục nhóm hàng hóa, thành phẩm, chung ta phải xóa từ cấp
nhóm thấp nhất
VD: muốn xóa nhóm Hàng hóa ta phải xóa nhóm Hàng hóa 1 với điều kiện nhóm hàng
hóa 1 chưa có danh điểm, nếu đã chia danh điểm hàng hóa , chúng ta cần xóa danh
điểm trước khi xóa nhóm Hàng hóa1

Cần xác định rõ Danh
mục nhóm hàng là
nhóm gốc hay nhóm
chứa danh điể
m

Nhóm chứa danh
điểm là nhóm cuối
cùng, được gắn với
danh
m
ụ
c hàn
g
hóa
- Ở đây Nhóm gốc được coi là nhóm cao nhất, nhóm chứa danh điểm là nhóm chứa
toàn bộ danh mục hàng hóa, thành phẩm liên quan đến chứng từ nhập xuất
Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục hàng hóa, thành phẩm
Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc hàng hóa

Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình
Bấm ENTER để cập nhật danh điểm hàng hóa
Trang 8

Danh mục Danh điểm hàng hóa




Tạo mới danh điểm hàng hóa



Mã hàng hóa có thể được
mã hóa bằng chữ hoặc
bằng số, không đánh dấu
cách, ký tự đặc biệt

• Danh mục Vật tư, công cụ dụng cụ
Chú ý: Phần này cách tạo như trên nhưng với tài khoản ngầm định là 152








Trang 9
• Cập nhật tồn kho đầu kỳ hàng hóa, thành phẩm, vật tư, ccdc:

Đường dẫn: Danh mục\ Tồn kho đầu kỳ hàng hóa
Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc hàng hóa
Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình

C.trình tự động tìm kiếm mã, sau
khi khách hàng khai báo không
đúng với mã đã khai báo
Trong cập nhật tồn kho
không có đơn giá, vì
vậy tất cả các mặt hàng
đều phải quy đổi về
g.trị








Trang 10
• Danh mục đơn vị tính:

Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục Đơn vị tính
Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc này
Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình
• Danh mục bộ phận

Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục bộ phận
Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc này
Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình










Trang 11
• Danh mục vụ việc

- Danh mục này giúp người sử dụng theo dõi các Hợp đồng, chí phí mở L/C
Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục vụ việc
Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc này
Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình
• Danh mục khoản mục phí
- Danh mục này giúp người sử dụng Quản lý thêm phần chi theo khoản mục trong
những tài khoản chi phí

Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục Khoản mục
Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc này
Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình

Trang 12
• Danh mục tiền tệ



Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục Tiền tệ
Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc này
Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình


Cập nhật chứng từ

1. Phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo nợ , báo có
• Ở đây màn hình cập nhật có giao diện tương tự như nhau, chúng tôi xin giới thiệu
chung cho nhiều phân hệ khác nhau như: Phiếu thu, chi, Báo nợ, Báo có.
• Đường dẫn : Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng

Mã đối tượng ở đây
chính là danh mục
khách hàng.
Nếu muốn xem toàn
bộ chứng từ
Trang 13
• Với những phiếu như: thu, chi, ngân hàng chương trình tự động định khoản một vế,
vế còn lại do khách hàng tự định khoản.
• Với các phím nóng sử dụng hoặc các phím tương đương giúp chúng ta có thể vừa
dùng chuột, vừa dùng bàn phím.
• Hệ thống sẽ kiểm tra thuộc tính của tk nợ, tk có để có từ khóa. VD với tài khoản
công nợ, chương trình sẽ tự động thông báo thiếu mã đối tượng nếu khách hàng
chưa khai báo mã đối tượng. Tương tự với những tk có thêm thuộc tính theo ct,sp.

Định nghĩa:
- Số chứng từ: Thể hiện số chứng từ mà chúng ta tạo trong chương trình
- Ngày chứng từ: Ngày chứng từ phát sinh
- Ngày ghi sổ: Ngày cập nhật theo đồng hồ hệ thống của máy
- Người thanh toán: Ở đây người thanh toán có thể là khách hàng hoặc người đại
diện cho khách hàng
- Mã ngoại tệ: Nếu mã ngoại tệ là USD hoặc một đồng ngoại tệ tương đương chúng
ta có thể nhập thêm phần nguyên tệ.
- Tỷ giá: Nếu là tỷ giá đã khai báo trong danh mục tiền tệ hoặc tỷ giá thực tế, khách
hàng có thể tự khai báo.
- TK Nợ:
- TK có:
- Mã đối tượng: Nếu tk nợ hoặc tk có là tài khoản công nợ, chương trình sẽ tự tìm
tra cứu trong danh mục khách hàng. Chúng ta có thể tự đánh vào ô Mã đối tượng.
- Mã ct,sp: Nếu tk nợ hoặc tk có là tài khoản chi tiết theo ct,sp như đã chia trong
danh mục tài khoản, chương trình sẽ tự tìm tra cứu trong danh mục ct,sp. Chúng ta
có thể tự đánh vào ô Mã ct,sp.
Thao tác:
• Để có được một chứng từ chúng ta cần làm thao tác như : tạo mới chứng từ, khai
báo sau đó ghi chứng từ.
Mới /F4: Để tạo mới một chứng từ
Sửa /F3: sau khi ghi chứng từ, phát hiện ra sai sót có thể dùng Sửa(F3) để sửa lại chứng
từ gốc.
Ghi (F10): Kết thúc quá trình cập nhật một chứng từ gốc.
Lọc /F2: Sau khi đã ghi chứng từ, thóat khỏi chương trình sau đó muốn tìm lại số
chứng từ đã cập nhật.
Màn hình lọc chứng từ

Với màn hình Lọc
này chúng ta có thể

Lọc theo nhiều loại
điều kiện
khác
nhau
In (F7): In chứng từ gốc
Xóa chứng từ (Ctl+F8): Xóa chứng từ đã cập nhật
Xóa định khoản (F8): Xóa một dòng định khoản hiện thời
Xem (F12): Xem toàn bộ chứng từ đã lọc
Trang 14

Chương trình tự
động lưu lại toàn
bộ thông tin trên
cho lần in tiếp theo!


Khách hàng có thể chọn số trang
in, máy in, chon trang in

2. Phiếu kế toán:
- Ngoài chứng từ thu chi, báo nợ, báo có. ITSOFT bổ xung thêm bút toán điều chỉnh
của những tài khoản khác. VD: Trích BHXH, BHYT, KPCĐ
3. Chứng từ bù trừ công nợ:
- Dùng cho việc tạo bút toán đối trừ công nợ cho nhiều đối tượng công nợ, tài khoản
công nợ.

Trang 15

Bút toán này có hai đối tượng công nợ,
trên hai tk công nợ khác nhau

• Chỉ cần bấm chuột phải chúng ta có thể chọn được một màn hình cập nhật khác


Bấm chuột phải để chọn
một màn hình cập nhật
khác, thao tác này giúp
chúng ta chon lựa một cách
nhanh chóng trong khi cập
nhật chứng từ !








4. Khai báo tham số kế toán
Trang 16

- Vấn đề khử trùng chứng từ kế toán: Chương trình tự động cập nhật khử trùng cho
những bút toán như tiền mặt đối ứng với tiền gửi, tiền mặt, tiền gửi với vật tư, hàng
hóa.
- Với chứng từ chuyển tiền giữa hai ngân hàng, ưu tiên giấy báo nợ ngân hàng.


B. Cập nhật chứng từ hàng hóa, Vật tư
Các phím chức năng
F1 - Trợ giúp

F2 - Lọc chứng từ theo điều kiện
F3 - Sửa chứng từ hiện thời
F4 - Thêm mới một chứng từ
F5 - Tra cứu trong các danh điểm
F7 - In chứng từ
F8 - Xoá một định khoản khỏi chứng từ
Ctrl+F8 - Xoá chứng từ hiện thời
F9 - Máy tính
F10 - Ghi lại các thông tin cập nhật
F11 - Không ghi lại các thay đổi cập nhật
F12 - Liệt kê danh sách chứng từ đã được lọc ra trước đó bằng F2
Ctrl+PgUp - Di chuyển đến chứng từ trước
Ctrl+PgDn - Di chuyển đến chứng từ sau
ESC - Thoát khỏi màn hình giao dịch
Đối với các chứng từ tiền ngoại tệ cũng cập nhật như trên nhưng chú ý là trong màn hình
này người sử dụng phải chọn loại ngoại tệ hạch toán và tỷ giá. Khi cập nhật các khoản tiền
vào cột tiền ngoại tệ chương trình sẽ căn cứ trên tỷ giá hạch toán để tính ra tiền VNĐ.
Định nghĩa:
Ngày chứng từ
Ngày của chứng từ gốc.
Đánh dấu vào đây
nếu không muốn
khử trùng giữa hai
TK
Trang 17
Số chứng từ
Gồm 8 ký tự hoa, số chứng từ có thể là các ký tự số hoặc các ký tự
chữ cái. Chương trình sẽ tự động kiểm tra và tăng số chứng từ.
Người sử dụng có thể sửa lại số chứng từ cho phù hợp.
Tài khoản thanh toán

Tuỳ theo hoá đơn thanh toán ngay hoặc trả chậm mà định khoản là
111 hoặc 131.
Tài khoản doanh thu
Mặc định ITSOFT đã đặt tài khoản doanh thu là 511, người sử
dụng có thể sửa lại cho đúng với danh mục tài khoản đã chia.
Sản phẩm doanh thu
Nếu yêu cầu quản lý cần theo dõi doanh thu tập hợp cho từng sản
phẩm thì người sử dụng chọn mã sản phẩm tương ứng.
Tài khoản giá vốn
Mặc định ITSOFT đã đặt tài khoản doanh thu là 632, người sử
dụng có thể sửa lại cho đúng với danh mục tài khoản đã chia.
Sản phẩm giá vốn
Nếu yêu cầu quản lý cần theo dõi giá vốn tập hợp cho từng sản
phẩm thì người sử dụng chọn mã sản phẩm tương ứng.
Người mua
Họ tên người mua hàng
Khách hàng
Gồm 8 ký tự hoa. Nếu không nhớ mã thì nhập một ký tự bất kỳ và
chương trình sẽ tự động hiện danh sách khách hàng để lựa chọn và
tìm kiếm (Nếu bạn nhớ một vài chữ cái đầu thì nhập vào và chương
trình sẽ tự động tìm đến các mã khách hàng có chữ cái đầu giống
như vậy). Nếu muốn tìm nhanh, nhấn tổ hợp phím Alt+mũi tên
xuống, sau đó gõ các từ bạn nhớ vào ô tên hoặc mã, chương trình
sẽ lọc ra danh sách các khách hàng có tên hoặc mã chứa các ký tự
đó.
Kho hàng
Gồm 8 ký tự hoa
Khoản mục
Gồm 8 ký tự hoa. Theo dõi chi tiết các khoản chi của tài khoản nợ.
Vụ việc

Mã vụ việc hợp đồng gồm 16 ký tự hoa. Dùng để theo dõi các
chứng từ phát sinh liên quan đến cùng một vụ việc. Nếu chứng từ
không liên quan đến vụ việc nào cả thì bỏ qua mục này. Phần này
rất tiện lợi trong việc liên kết các chứng từ cùng liên quan đến cùng
một vụ việc phát sinh ở các nghiệp vụ khách nhau và thời gian
khác nhau.
Diễn giải
Diễn giải cho hoá đơn
Mã hàng
Gồm 16 ký tự hoa. Nếu không nhớ mã thì nhập một ký tự bất kỳ v
à

chương trình sẽ tự động hiện danh sách hàng hoá để lựa chọn và
tìm kiếm (Nếu bạn nhớ một vài chữ cái đầu thì nhập vào và chương
trình sẽ tự động tìm đến các mã hàng hoá có chữ cái đầu giống như
vậy). Nếu muốn tìm nhanh, nhấn tổ hợp phím Alt+mũi tên xuống,
sau đó gõ các từ bạn nhớ vào ô tên hoặc mã, chương trình sẽ lọc ra
danh sách các hàng hoá có tên hoặc mã chứa các ký tự đó.
Tên hàng
Sau khi chọn mã hàng, chương trình sẽ tự động hiển thị tên của
Trang 18
hàng hoá đó.
Đơn vị tính
Đơn vị tính cơ sở của hàng hoá đó.
Số lượng
Số lượng hàng hoá.
Giá bán
N
ếu hoá đơn giá thực tế thì người sử dụng phải gõ giá bán vào, nếu
là giá trung bình hoặc giá nhập trước xuất trước thì chương trình sẽ

tự động cập nhật khi chạy chức năng cập nhật giá vốn.
Tiền bán
Số tiền bán của hàng hoá.
Tài khoản hàng hoá
Tài khoản hàng hoá mặc định sẽ lấy từ tài khoản hàng hoá trong
danh mục hàng hoá. Người sử dụng có thể sửa lại cho phù hợp.
Giá vốn
Đối với các hoá đơn đã được cập nhật giá vốn, chương trình sẽ tự
động hiển thị giá vốn cho mặt hàng này.
Tiền vốn
Đối với các hoá đơn đã được cập nhật giá vốn, chương trình sẽ tự
động hiển thị tiền vốn cho mặt hàng này.

1. Phiếu nhập, xuất hàng :
- Đường dẫn : 3. Hàng hóa, thành phẩm


- Việc chon loại chứng từ xuất hàng theo phương pháp nào, chúng ta căn cứ vào tình
hình thực tế của việc tính giá hàng tồn kho áp dụng với công ty như: giá thực tế, giá
trung bình, FIFO, điều này hoàn toàn cho phép chúng ta áp dụng đơn giá hàng hóa theo
cách tốt nhất.
2. Hóa đơn bán hàng
- Đường dẫn: 3. Hàng hóa, thành phẩm
- Chọn loại chứng từ theo từng loại tính giá hàng tồn kho
Trang 19


3. Phiếu nhập hàng nhập khẩu

4. Phiếu điều chuyển hàng
- Hàng được luân chuyển giữa nhiều kho mà không phải ghi hóa đơn bán hàng, hoặc
phiếu nhập xuất, chức năng của điều chuyển sẽ giúp chúng ta làm việc đó.
Trang 20

5. Các cách tính giá hàng tồn kho:
a.
Giá trung bình: Chương trình được chia giá trung bình thành hai loại giá trung bình
khác nhau: Bình quân tức thời và bình quân theo thời gian
- Với khách hàng có cách tính giá bình quân tức thời, phải khai báo trong Hệ thống\
Tính giá bình quân tức thời bằng C và ngược lại.

Màn hình
tính giá trung
bình theo thời
gian
- Với giá trung bình tức thời, chương trình tự động cập nhật đơn giá trung bình ngay
tại thời điểm nhập, xuất.
- Với giá trung bình theo thời gian, chương trình cũng tự động tính giá, nhưng trong
một khoảng thời gian do chúng ta xác định, VD : 1 tháng, 3 tháng



b.
Giá FIFO:
Màn hình khai báo
trước khi tính giá
FIFO, khách hàng

có thể tự khai báo
1 hoặc nhiều mặt
hàng nếu mã
khách hàng trắng
Trang 21




Màn hình thể hiện
giá trên từng phiếu
nhập
6. Tổng hợp cuối tháng hàng hóa

- Chức năng: Giúp chúng ta trước khi xem báo cáo hàng hóa, chương trình sẽ tính lại
chứng từ đầu vào cũng như lấy giá trị đúng theo chứng từ đã được cập nhât.
C. Cập nhật TSCĐ
1. Khai báo danh mục tài sản đầu kỳ
Trang 22


- Trong ITSOFT tài sản được quản lý theo nguồn vốn, lý do tăng giảm, mục đích sử dụng,
bộ phận sử dụng và theo nhóm tài sản cố định.
- ITSOFT cho phép khai báo các loại nguồn vốn của các tài sản mà doanh nghiệp có.
- Tài sản có thể quản lý theo nhóm và có thể theo 3 kiểu phân loại nhóm khác nhau, ví dụ:
theo chủng loại, nước sản xuất và cấu hình.
- Các thông tin chính về tài sản được ITSOFT quản lý gồm:
Mã tài sản (số thẻ), Tên tài sản, Đơn vị tính, Phân loại nhóm tài sản, Nước sản xuất, Năm
sản xuất, Lý do tăng tài sản, Ngày tăng tài sản, Bộ phận sử dụng, Nguyên giá theo từng
nguồn vốn, Giá trị đã khấu hao theo từng nguồn vốn, Giá trị còn lại theo từng nguồn vốn,

Ngày ghi nhận giá trị còn lại, Ngày bắt đầu tính khấu hao, Tài sản có tính hoặc không tính
khấu hao, Số tháng khấu hao, Tỷ lệ khấu hao tháng, Giá trị tính khấu hao,
2. Chứng từ tăng, giảm TSCĐ
Trang 23

- Khi trong kỳ hạch toán chúng ta tăng hoặc giảm một tscđ nào đó, ITSOFT cho phép
người sử dụng lập chứng từ tăng giảm, được chia thành nhiều lý do tăng giảm khác nhau




3. Tổng hợp cuối tháng TSCĐ
- Sau khi kết thúc phần khai báo, phân hệ này giúp chúng ta lên giá trị khấu hao trong
kỳ của từng TSCĐ.


4. Sửa khấu hao tháng
Trang 24