Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng , ủy ban nhân dân quận 8

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN
KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG

BÁO CÁO
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 5 QUẬN 8
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ThS. HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

SINH VIÊN THỰC HIỆN: VỎ THỊ NGỌC ÁNH
MSSV: 3117360012
CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
LỚP: DQV1171
NIÊN KHĨA: 2017 - 2021

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2021


TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN
KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG

BÁO CÁO
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 5 QUẬN 8
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ThS. HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

SINH VIÊN THỰC HIỆN: VỎ THỊ NGỌC ÁNH
MSSV: 3117360012
CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
LỚP: DQV1171

NIÊN KHĨA: 2017 - 2021

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2021



TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
1. Nội dung báo cáo thực tập tốt
1.1. Kết quả theo yêu cầu thực tập

nghiệp

...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
1.2. Khả năng quan sát, tổng hợp từ thực tế
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
1.3. Khả năng vận dụng, kỹ năng thực hành
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
1.4. Tính khả thi, sáng tạo của các đề xuất/giải pháp
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................

2. Hình thức và kỹ năng trình bày báo cáo thực tập tốt nghiệp
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
3. Điểm

đạt: Điểm số

Điểm chữ........................................................................

…….,ngày……tháng…..năm……
Giảng viên hướng dẫn
(Ký và ghi rõ họ tên)


MỤC LỤC


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: THS. HỒNG THỊ PHƯƠNG THÚY

LỜI NĨI ĐẦU
Trong mọi doanh nghiệp bất kể là Nhà nước hay tư nhân, quy mô lớn hay nhỏ,
hoạt động trong lĩnh vực nào thì Quản trị văn phịng là bộ phận cần thiết khơng thể bỏ
qua. Nó được xem là bộ mặt của cả cơng ty. Văn phịng thể hiện được phong cách và
cá tính của cơng ty. Ngồi ra văn phịng cịn được xem như là ngơi nhà thứ hai của tất
cả mọi người trong cơng ty, điều đó cho thấy sự gắn kết giữa nhân viên và công ty là
rất lớn.

Trong các cơ quan, hoạt động trong công tác văn phòng gắn liền với các hoạt
động của bộ phận khác, giúp cho các hoạt động được duy trì và kiểm sốt chặt chẽ hơn
trong cơng ty, nó quyết định đến sự thành công và thất bại của mỗi công ty.
Ngày nay, khi vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức ngày
càng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các văn phịng càng phức tạp hơn, đa
dạng hơn, bất cứ việc gì lớn nhỏ cũng liên quan đến Văn phịng. Vì vậy, cơng tác hành
chính văn phịng cần được tổ chức quản lý một cách khoa học và hoạt động có hiệu
quả cao. Từ đó sẽ giúp cho đơn vị đó được triển khai công việc được thuận lợi, đem lại
nhiều lợi ích kinh tế, xã hội cũng như chất lượng công việc.
Để thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tiễn”,
chúng em đã được khoa Thư viện Văn phòng của Trường Đại học Sài Gòn giới thiệu
đến thực tập tại ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 5 QUẬN 8. Đợt thực tập kéo dài 8
tuần, từ ngày 29 tháng 3 năm 2021 đến 22 tháng 5 năm 2021. Đợt thực tập này đã giúp
sinh viên chúng em hiểu rõ hơn về các công tác nghiệp vụ của văn phòng và vận dụng
hết những kiến thức đã học để áp dụng vào thực tiễn, bên cạnh đó cũng sẽ học hỏi và
tiếp thu thêm được nhiều kiến thức hơn.

6

SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: THS. HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

LỜI CẢM ƠN
Lời cảm ơn đầu tiên em xin cảm ơn tới q thầy cơ khoa Thư viện - Văn phịng
đã tân tụy truyền đạt cho sinh viên những kiến thức bổ ích về chuyên ngành trong suốt
4 năm học vừa qua.

Em xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến các anh chị đang làm việc tại UBND Phường 5
Quận 8 - Đặc biệt là chị Hồng Ngọc Thanh Trúc (Cơng chức Văn hóa - Xã hội), chị
Trần Thị Minh Tâm (Cán bộ văn thư, lưu trữ), cô Trần Thị Bạch Phượng (Cơng chức
Văn phịng - Thống kê) đã tận tình chỉ dạy, hướng dẫn, giúp đỡ em tiếp thu và thực
hành thực tế những nghiệp vụ mà em đã được học, bên cạnh đó cũng cung cấp cho em
rất nhiều tài liệu để em có thể hồn thành được bài báo cáo tốt nghiệp này.
Đặc biệt, hơn hết em xin cám ơn cơ Hồng Thị Phương Thúy, người đã nhiệt tình
hướng dẫn em trong suốt q trình thực hiện để hồn thành bài báo cáo này.
Do điều kiện thời gian hoàn thành bài báo cáo có hạn và khả năng nghiên cứu cũng
như kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên báo cáo sẽ khơng tránh khỏi những thiếu sót.
Hy vọng bài báo cáo sẽ nhận được sự quan tâm chỉ bảo của các thầy cơ để em có điều
kiện bổ sung, hồn thiện tốt hơn , đồng thời tích lũy, nâng cao kiến thức của bản thân.
Em xin chân thành cảm ơn!

7

SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: THS. HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5

6
7
8
9
10
11

Chữ viết tắt
BĐG
ĐC-XD
HĐND
LĐTB&XH
QLCL
QPPL
TC-KT
TP-HT
UBND
VH-XH
VT-LT

Chữ viết đầy đủ
Bình đẳng giới
Địa chính - Xây dựng
Hội đồng nhân dân
Lao động thương binh & xã hội
Quản lý chất lượng
Quy phạm pháp luật
Tài chính - Kế toán
Tư pháp - Hộ tịch
Ủy ban Nhân dân

Văn hóa - Xã hội
Văn thư - Lưu trữ

8

DANH MỤC HÌNH ẢNH
STT
Hình 1.1
Hình 1.2

Tên hình ảnh
Trụ sở UBND Phường 5
Cơ cấu tổ chức UBND Phường 5

SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH

Trang
6
9


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: THS. HỒNG THỊ PHƯƠNG THÚY

Hình 2.1
Hình 2.2
Hình 2.3
Hình 2.4
Hình 2.5

Quy trình tổ chức cơng tác thơng tin
Quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình quản lý văn bản đến
Dấu “Đến” tại UBND Phường 5
Nội dung sổ đăng ký văn bản đến trên hệ

18
23
27
28
29

Hình 2.6

thống tại UBND Phường 5
Thống kê số lượng văn bản đến tại UBND 30

Hình 2.7
Hình 2.8

Phường 5 trong 5 tháng đầu năm 2021
Quy trình quản lý văn bản đi
31
Nội dung sổ đăng ký văn bản đi trên hệ thống 32

Hình 2.9
Hình 2.10
Hình 2.11
Hình 2.12

Hình 2.13
Hình 2.14
Hình 2.15

tại UBND Phường 5
Hình bên ngồi sổ theo dõi văn bản đi
Hình bên trong sổ theo dõi văn bản đi
Số lượng văn bản đi tại UBND Phường 5
Các loại con dấu tại UBND Phường 5
Quy trình tổ chức cuộc họp
Phòng họp của UBND Phường 5
Hội nghị tiếp xúc cử tri bằng hình thức trực

33
34
34
35
39
40
42

tuyến tại UBND Phường 5

DANH MỤC BẢNG
STT
Bảng 2.1

Tên bảng
Trang
Bảng thống kê số lượng văn bản ban hành từ 2019 25

Bảng 2.2

đến tháng 5/2021
Bảng thống kê trang thiết bị văn phòng tại UBND 46
9

Phường 5

SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: THS. HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

CHƯƠNG 1:
TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 5 QUẬN 8
1.1. Quá

trình hình thành và phát triển của UBND Phường 5 Quận 8

1.1.1. Tổng

quan về UBND Phường 5

Hình 1.1 - Trụ sở UBND Phường 5 Quận 8
Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân Phường 5
Địa chỉ: 39 Dương Bạch Mai, Phường 5, Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 3850 4533

Email:
Sau hiệp định Giơnevơ 1954, chính quyền Sài Gòn thực hiện cuộc cải cách rộng
lớn về mặt cơ sở hành chính. Ngày 22 tháng 10 năm 1956, Ngơ Đình Diệm ký sắc lệnh
số 145NV phân chia địa phận và tên gọi của đơ thành Sài Gịn. Sắc lệnh quy định gọi
Sài Gịn - Chợ Lớn là Đơ thành Sài Gịn có 7 quận (từ Quận 1 đến Quận 7). Ngày 23
tháng 3 năm 1959, Ngơ Đình Diệm ra sắc lệnh số 74/SL quy định chia đơ thành Sài
Gịn thành 8 quận, đô trưởng do Tổng thống bổ nhiệm, trực thuộc phó Tổng thống.
Ngày 27/3/1959 Theo Nghị định số 385 BNV-NC-8 của Tổng thống Việt Nam Cộng
hòa, ranh giới các quận của đơ thành Sài Gịn chính thức được phân chia lại. Địa bàn
quận 8 ngày nay là địa bàn của quận 7 và quận 8, gồm 11 phường. Lúc này vùng
10
Chánh Hưng thuộc hộ 18 được đổi thành phường Chánh Hưng của quận 8, gồm 9
khóm.
Sau ngày 30 tháng 4 năm 1975, các đơn vị hành chính vẫn được giữ nguyên. Ngày
20 tháng 5 năm 1976, theo Quyết định số 301/UB của Ủy ban nhân dân Thành phố,
thành phố Sài Gòn - Gia Định được chia làm 12 quận và 5 huyện. Lúc này quận 7
SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: THS. HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

được sáp nhập cùng với quận 8, chia thành 22 phường. Phường Chánh Hưng được tách
ra thành 4 bộ phận hành chính khác nhau, bao gồm: khóm 1 và 2 của phường Chánh
Hưng được lập thành Phường 5; khóm 3 và 4 được lập thành phường 6; khóm 5 và 6
được lập thành phường 7 và khóm 7, 8, 9 được lập thành phường 8. Như vậy từ năm
1976 - 1986, địa bàn Phường 5 ngày nay gồm một nửa của phường 7 (tức là khóm 6)
và tồn bộ phường 8 của phường Chánh Hưng trước đây. Ngày 2 tháng 7 năm 1976,
Quốc hội khóa VI của nước Cộng hịa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ra quyết định chính

thức đặt tên thành phố Sài Gòn - Gia Định mang tên thành phố Hồ Chí Minh.
Ngày 14 tháng 2 năm 1987, Hội đồng Bộ trưởng ra Quyết định số 33-HĐBT về
việc điều chỉnh địa giới hành chính một số xã, phường của một số quận, huyện ở thành
phố Hồ Chí Minh, trong đó có quận 8. Sau khi điều chỉnh, quận 8 cịn lại 16 phường,
qua đó phường 8 và một phần phường 7 được nhập lại thành Phường 5 mới, gồm 10
khu phố. Khu vực và tên gọi địa lý hành chính này được giữ nguyên cho đến ngày nay.
Trên bản đồ, địa hình tự nhiên Phường 5, Quận 8 là khu vực đồng bằng có địa hình
tương đối bằng phẳng, khơng có sơng chia cắt:
- Phía Đơng giáp Phường 4 Quận 8.
- Phía Tây giáp Phường 6 Quận 8.
- Phía Nam giáp xã Bình Hưng huyện Bình Chánh.
- Phía Bắc giáp Phường 10 Quận 8 (Ranh giới bởi cầu Nguyễn Tri Phương.)
- Phường là nơi đặt trụ sở của Ủy ban Nhân dân và Hội đồng nhân dân Quận 8
- Có 08 tuyến đường chính gồm: Dương Quang Đơng, Phạm Thế Hiển, Dương
Bạch Mai, Bông Sao, Bùi Minh Trực, Liên Tỉnh 5, Tạ Quang Bửu, Chánh Hưng.
- Là khu vực đơ thị ổn định, có 01 chợ đơ thị loại 02: Chợ Nhị Thiên Đường. - Dân
cư đa số sống bằng nghề thương mại, dịch vụ, sản xuất tiểu thủ cơng nghiệp nhỏ lẻ và
cơng nhân viên chức.
- Diện tích: 162 ha.
- Dân số: 44.743 người.
- Số khu phố: 10 khu phố.
- Số tổ dân phố: 119 tổ dân phố.
1.1.2. Chức

năng, nhiệm vụ

1.1.2.1. Chức

năng

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng
nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội
đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp11trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.

SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: THS. HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung
ương tới cơ sở.
Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập
trung dân chủ.
Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình
theo Hiến pháp, luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền
làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống các
biểu hiện quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vơ trách nhiệm và
các biểu hiện tiêu cực khác của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa
phương.
1.1.2.2. Nhiệm

vụ

Ủy ban nhân dân phường thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại các
khoản 3, 4, 5 Điều 111; các khoản 1, 2, 4 Điều 112; các khoản 2, 3, 4 Điều 113; các
điều 114, 115, 116, 117 và các khoản 2, 3, 4 Điều 118 của Luật Tổ chức Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân, các quy định khác của pháp luật có liên quan và các
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Ủy ban nhân dân
quận phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt;
- Lập dự toán ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa
phương, báo cáo Ủy ban nhân dân quận quyết định;
- Căn cứ vào dự toán ngân sách được giao, quyết định cụ thể dự toán thu ngân sách
nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách phường và phân bổ dự toán ngân
sách phường cho từng ngành, từng lĩnh vực, điều chỉnh ngân sách phường trong
trường hợp cần thiết, quyết định các chủ trương, biện pháp triển khai thực hiện ngân
sách và báo cáo Ủy ban nhân dân quận kết quả phân bổ và giao dự toán ngân sách
phường hàng năm;
- Lập quyết toán thu, chi ngân sách địa phương báo cáo Ủy ban nhân dân quận phê
duyệt;
- Tổ chức thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch
đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đơ thị, phịng, chống các tệ nạn xã hội, giữ gìn trật
tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lịng đường, lề đường, trật tự cơng cộng và cảnh quan đô
thị trên địa bàn;
- Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam phường thành lập Tổ bầu cử đại
biểu Quốc hội, Tổ bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân; tổ chức thực hiện việc bầu cử
đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân thành phố theo quy định của pháp luật.
1.1.3. Cơ

cấu tổ chức
12

SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: THS. HỒNG THỊ PHƯƠNG THÚY

Y tế

Hình 1.2 - Cơ cấu tổ chức UBND Phường 5 Quận 8
Uỷ ban nhân dân Phường 5 hoạt động dựa trên cơ sở Luật tổ chức Hội đồng nhân
dân-Uỷ ban nhân dân ban hành 26/11/2003 và quy chế hoạt động của Uỷ ban nhân dân
phường. Để hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình, Uỷ ban nhânCHỦ
dânTỊCH
Phường 5 đã sắp xếp tổ chức bộ máy làm việc như sau:
Uỷ ban nhân dân Phường 5 có 01 Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch, các chức danh chun
mơn thuộc Ủy ban nhân dân.
*Chủ tịch UBND
13 phường

PHĨ CHỦ TỊCH ĐƠ THỊ - KINH TẾ

- Chủ tịch ủy ban nhân dân phường là người đứng đầu ủy ban nhân dân, lãnh đạo
và điều hành mọi công việc của ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn của mình theo quy định tại Điều 127
chức Hội đồng nhân dân
CôngLuật
chứcTổ
ĐC-XD
Công chức VP-TK
và ủy ban nhân dân năm 2003; đồng thời, cùng ủy ban nhân dân phường chịu trách

SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH
Cán bộ Kinh tế

Công chức TC-KT


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: THS. HỒNG THỊ PHƯƠNG THÚY

Cơng chức TP-HT

nhiệm tập thể về hoạt động của ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân
phường và ủy ban nhân dân quận .
- Chủ tịch ủy ban nhân dân phường triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hội nghị
Cán bộ VT-LT
khác của ủy ban nhân dân, khi vắng mặt thì ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trì thay; bảo
đảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị quyết
của Đảng ủy và Hội đồng nhân dân phường;
- Căn cứ vào các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của Đảng ủy,
Hội đồng nhân dân phường và tình hình thực tiễn của địa phương, xây dựng Chương
trình cơng tác năm, q, tháng của ủy ban nhân dân phường.
- Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; phân công nhiệm vụ, đôn
đốc, kiểm tra các thành viên ủy ban nhân dân phường và các cán bộ, công chức khác
thuộc ủy ban nhân dân phường, Tổ trưởng dân phố trong việc thực hiện nhiệm vụ được
giao;
- Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công việc,
những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ý kiến khác nhau hoặc
vượt quá thẩm quyền của Phó Chủ tịch và ủy viên ủy ban nhân dân phường ;
- Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền ủy ban nhân dân phường và thẩm

quyền Chủ tịch ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của phường, hoạt động của ủy ban nhân dân
với Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và ủy ban nhân dân quận;
- Thường xun trao đổi cơng tác với Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Hội đồng nhân
dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân phường;
phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp thu về các đề xuất của Mặt
trận Tổ quốc và các đồn thể nhân dân đối với cơng tác của ủy ban nhân dân; tạo điều
kiện để các đồn thể hoạt động có hiệu quả;
- Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của
nhân dân theo quy định của pháp luật.
* Các phó chủ tịch UBND phường
01 Phó Chủ tịch phụ trách Văn hóa - Xã hội
01 Phó Chủ tịch phụ trách Đô thị - Kinh tế
- Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch phân cơng; chủ
động xây dựng chương
trình, kế hoạch triển khai các công việc theo lĩnh vực được
14
phân cơng trên địa bàn. Phó Chủ tịch được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch khi giải
quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực được giao;
- Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước ủy ban nhân dân và Hội đồng
nhân dân phường về lĩnh vực được giao, về những quyết định chỉ đạo, điều hành của
SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: THS. HỒNG THỊ PHƯƠNG THÚY

mình; cùng Chủ tịch và các thành viên khác của ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm tập
thể về toàn bộ hoạt động của ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân

phường và ủy ban nhân dân quận. Đối với những vấn đề vượt quá phạm vi thẩm quyền
thì Phó Chủ tịch phải báo cáo Chủ tịch quyết định;
- Khi giải quyết cơng việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách nhiệm
giải quyết công việc của thành viên khác của ủy ban nhân dân thì chủ động trao đổi,
phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn còn ý kiến khác
nhau thì báo cáo Chủ tịch quyết định;
- Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức và tổ dân phố thực hiện các chủ trương,
chính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực được giao.
Cơng chức phường có trách nhiệm:
- Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý
nhà nước ở địa phương, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn;
chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân và cơ quan chuyên môn của thành
phố về lĩnh vực được phân công.
- Chịu trách nhiệm bảo quản, giữ gìn hồ sơ tài liệu liên quan đến cơng tác chuyên
môn; tổ chức sắp xếp, lưu trữ tài liệu có hệ thống phục vụ cho cơng tác lưu trữ của Ủy
ban nhân dân phường; thực hiện chế độ báo cáo bảo đảm kịp thời, chính xác tình hình
về lĩnh vực cơng việc mình phụ trách.
- Trực tiếp soạn thảo các văn bản liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách và chịu
trách nhiệm trước tập thể UBND, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND về nội dung, trình tự,
ngun tắc thể thức của văn bản đó. Đồng thời có trách nhiệm tham gia góp ý với tổ
chức hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo các văn bản liên quan đến nhiệm vụ của UBND
phường.
1.1.4. Kết

quả hoạt động, định hướng phát triển của UBND Phường 5

1.1.4.1. Kết

quả hoạt động

Ủy ban nhân dân phường đã xây dựng và ban hành Kế hoạch số 512/KH-UBND
ngày 10/6/2016 về thực hiện công tác Cải cách hành chính giai đoạn 2016 – 2020. Đồng
thời, tổ chức qn triệt đến tồn thể CBCC thơng qua các buổi họp giao ban hàng tuần,
tháng, quý. Qua triển khai thực hiện, cải cách hành chính đã có bước chuyển biến mạnh
mẽ, đạt kết quả tích cực góp phần hiện đại hóa nền hành chính của phường. Việc đẩy
mạnh triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác cải cách hành chính được
thường trực UBND phường quan tâm tổ chức thực hiện, bước đầu đạt được những kết quả
khả quan.
Phường đã xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2008 và thực15hiện chuyển đổi sang Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001:2015; các thủ tục hành chính được rà sốt, cơng khai để thuận tiện cho
người dân đến liên hệ công tác; thủ tục hành chính đã được minh bạch, đơn giản hố góp
phần tích cực vào việc giảm bớt phiền hà trong giải quyết công việc của công dân, tổ
chức, doanh nghiệp..
SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: THS. HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

Hàng năm, Ủy ban nhân dân phường xây dựng Dự toán ngân sách năm và Quy chế
chi tiêu nội bộ năm; thực hiện việc sử dụng ngân sách trong phạm vi được giao, bố trí
kinh phí cho những nhiệm vụ quan trọng, chủ yếu để thực hiện nhiệm vụ chính trị. Nâng
cao hiệu quả sử dụng ngân sách nhà nước, chương trình hành động thực hành tiết kiệm,
chống lãng phí và phịng chống tham nhũng, triệt để tiết kiệm chi thường xuyên, tiết giảm
tối đa chi phí điện, nước, văn phịng phẩm. Thực hiện nghiêm quy chế quản lý thu, chi tài
chính. Hàng tuần bộ phận Tài chính - Kế tốn đối chiếu sổ sách, biên lai để thu các khoản
lệ phí liên quan đến việc thực hiện một cửa liên thông, kiểm quỹ tiền mặt để nộp vào tài
khoản kho bạc theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân Quận 8.

Thực hiện Nghị định số 61/2018/QĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ
về thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành
chính; Thơng tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Văn phịng Chính
phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/QĐ-CP ngày 23
tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông
trong giải quyết thủ tục hành chính. Ủy ban nhân dân phường đã trang bị đầy đủ cơ sở vật
chất và trang thiết bị phục vụ công việc, ban hành quyết định cử công chức ra làm việc tại
Bộ phận một cửa, đồng thời, niêm yết công khai tại nơi tiếp nhận hoàn trả kết quả phường
5 và triển khai tiếp nhận 119 Thủ tục hành chính và 26 lĩnh vực thuộc thẩm quyền
phường.
1.1.4.2. Định hướng phát triển

- Tiếp tục thực hiện có hiệu quả Chương trình cải cách hành chính, trong đó tập trung
thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo mơ hình “Một cửa”, “Một cửa liên thơng”, theo
tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 đạt hiệu quả tốt, nâng cao sự hài lịng của người dân;
tăng cường cơng tác tiếp dân; giải quyết có kết quả các kiến nghị, khiếu nại tố cáo của
người dân, không để tồn đọng các vụ khiếu nại thuộc thẩm quyền phường. Tổ chức thực
hiện có hiệu quả Đề án vị trí việc làm thông qua bảng mô tả công việc trong cán bộ, công
chức; điều chỉnh, phân công nhiệm vụ rõ ràng, nâng cao trách nhiệm thực thi công vụ,
chất lượng, hiệu quả. Phấn đấu giải quyết đúng hạn trên 95% hồ sơ hành chính, đạt tỷ lệ
hài lịng của khách hàng trên 98%.
- Hoàn thiện và tăng cường thực hiện quy chế làm việc của UBND phường phù hợp
với Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều
của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày và hình thực
tế tại đơn vị. Từ đó, phát huy vai trị lãnh đạo của tập thể, đề cao vai trò trách nhiệm cá
nhân của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Ủy viên UBND.
1.2. Văn

phòng UBND Phường 5

1.2.1. Chức

năng

- Văn phịng Ủy ban nhân dân là bộ phận chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân
Phường 5, bộ phận giúp việc của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Phó
Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường 5.
16

- Văn phong Ủy ban nhân dân có chức năng tham mưu tổng hợp cho Uỷ ban nhân
dân về hoạt động của Uỷ ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
Phường 5 về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường; cung cấp
thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Uỷ ban nhân dân và các bộ phận chuyên
môn; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Uỷ ban nhân dân.
SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH


BÁO CÁO THỰC TẬP
1.2.2. Nhiệm

GVHD: THS. HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

vụ

Văn phòng UBND phường 5 thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
a. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của Ủy ban nhân dân phường trong các lĩnh vực: Văn phòng, thống kê, tổ chức,
nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tơn giáo, dân tộc và thanh niên trên
địa bàn theo quy định của pháp luật.
b. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm
việc định kỳ và đột xuất của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường;
- Giúp Thường trực Ủy ban nhân dân phường tổ chức các kỳ họp; chuẩn bị các
điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động của Ủy ban nhân dân phường;
- Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân; thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ, cơ chế "một cửa" và "một cửa liên thông" tại Ủy ban nhân dân phường;
tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân
phường và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật;
- Chủ trì, phối hợp với cơng chức chun mơn, bộ phận chuyên môn khác xây
dựng và theo dõi việc thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống
kê, báo cáo tình hình phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng trên địa bàn
phường; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân phường.
c. Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động UBND phường, Chủ
tịch UBND phường.
d. Tổ chức việc phát hành, quản lý, lưu trữ các văn bản của UBND phường, Chủ
tịch UBND phường; thực hiện chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước theo quy định.
e. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và do
Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường giao.
1.2.3. Cơ

cấu tổ chức

Bộ phận văn phòng Ủy ban nhân dân phường 5 gồm 3 người:
*01 Cơng chức Văn phịng - Thống kê phụ trách cơng tác văn phịng Ủy ban nhân
dân
Trách nhiệm:

17

- Tổ chức, điều hành công việc chung của Văn phòng.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế cán bộ công chức.
SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: THS. HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

- Tham mưu, đề xuất với lãnh đạo giải quyết các chế độ chính sách cho cán bộ,
cơng chức.
- Quản lý tài sản cơ quan.
- Theo dõi tổng hợp, báo cáo định kỳ tháng, 03 tháng, 06 tháng, năm và đột xuất về
tình hình thực hiện nhiệm vụ với UBND phường cho cơ quan cấp trên và các cơ quan
có thẩm quyền khác.
- Xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác tuần, tháng, quý, năm.
- Theo dõi, quản lý, thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, bảo vệ nội bộ.
- Quản lý, điều hành Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện cơ chế một cửa, cơ
chế một cửa liên thơng.
*01 Cơng chức Văn phịng - Thống kê làm việc tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả
kết quả giải quyết Thủ tục hành chính
Trách nhiệm:
- Làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính
và chịu sự phân công của Trưởng bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ
tục hành chính.
-Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ chứng thực, quản lý các mẫu dấu phục vụ chứng
thực;
- Ghi chép sổ chứng thực;
- Quản lý hồ sơ, sổ sách của công tác chứng thực.
- Tiếp nhận hồ sơ lĩnh vực hộ tịch – chứng thực

- Thực hiện chế độ báo cáo đúng quy định.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
- Làm đầu mối rà soát, kiểm soát thủ tục hành chính.
- Thực hiện những cơng việc khác do lãnh đạo phường phân công.
*01 Cán bộ phụ trách công tác văn thư lưu trữ và thủ quỹ
Trách nhiệm18
- Tham mưu cho Chủ tịch UBND phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo
chuyên môn nghiệp vụ.
SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: THS. HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

- Tham mưu cho Chủ tịch UBND phường trong việc quản lý hồ sơ tài liệu của
HĐND và UBND phường.
- Quản lý văn bản đi, văn bản đến; quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ cấp xã;
hướng dẫn cán bộ, công chức UBND phường về lập hồ sơ công việc - tổ chức sắp xếp
có hệ thống, bảo quản hồ sơ tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công tác của
HĐND và UBND phường và phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ
của các tổ chức và cá nhân.
- Tiến hành các Thủ tục về mở sổ sách, xử lý các chứng từ, ghi chép và làm báo
cáo thống kê, cập nhật việc thu chi của quỹ tiền mặt.

CHƯƠNG 2:
CÁC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
2.1. Báo cáo tóm tắt q trình nghiên cứu, khảo sát về các nghiệp vụ văn
phòng trong UBND Phường 5

19

2.1.1. Hệ thống quy chế, quy định hoạt động của UBND Phường 5
UBND phường là cấp chính quyền cơ sở cuối cùng trong hệ thống tổ chức bộ máy
Nhà nước. UBND phường có chức năng quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực của
đời sống xã hội trong địa phương. Vì vậy, ngoài chế độ chung do các ngành các cấp
ban hành, UBND phường cần xây dựng và ban hành thêm quy chế công tác cho phù
SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: THS. HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

hợp với thực tiễn của địa phương. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, văn phịng UBND
phường xây dựng trình Chủ tịch UBND ban hành các nội quy, quy chế công tác sau:



1. Nội

quy ra vào cơ quan UBND phường

2. Nội

quy phòng cháy chữa cháy ở cơ quan UBND phường

3. Quy

chế làm việc của UBND phường

4. Quy

chế hoạt động Hội đồng Thi dua và Khen thưởng Phường 5

5. Nội

quy tiếp công dân

6. Quy

chế tổ chức tiếp cơng dân

7. Quy

chế văn hóa cơng sở tại cơ quan UBND Phường 5

Quy chế làm việc của UBND phường
Theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân phường 5 (ban hành kèm theo quyết
định số: 132/QĐ-UBND ngày 26 tháng 5 năm 2016 của Ủy ban nhân dân phường 5)
thì:
- Nguyên tắc làm việc của UBND phường 5
1. UBND phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò
lãnh đạo của tập thể, nêu cao tinh thần trách nhiệm trước mọi công việc; phải tích cực,
linh động, sáng tạo trong xử lý và điều hành công việc. Tôn trọng, tận tâm tận lực
phục vụ nhân dân; thường xuyên liên hệ mật thiết, biết lắng nghe và chịu sự giám sát
của nhân dân. Bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng ủy, giám sát của Hội đồng nhân dân
(HĐND) phường và sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên.
2. Giải quyết công việc đúng phạm vi thẩm quyền và trách nhiệm được phân cơng,
đúng trình tự, thủ tục theo các quy định của pháp luật, chương trình, kế hoạch cơng tác

và Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân phường; bảo đảm công khai, minh bạch và
hiệu quả.
3. Việc phân công, giao nhiệm vụ triển khai, tổ chức thực hiện và giải quyết công
việc, mỗi việc chỉ giao cho một cơ quan, đơn vị, tổ chức, một người phụ trách chính và
chịu trách nhiệm xun suốt. Tập thể khơng làm thay công việc cho cá nhân, cấp trên
không làm thay công việc cho cấp dưới.
4. Bảo đảm yêu cầu phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công
việc và trong mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy
định.
5. Mỗi thành viên UBND phường chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ cơng tác
của mình trước UBND phường và cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm tập
thể về hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, HĐND phường và cơ quan Nhà
nước cấp trên. 20
- Chế độ hội họp, giải quyết công việc

SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: THS. HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

Uỷ ban nhân dân xã mỗi tháng họp thường kỳ hai lần. Lần thứ nhất UBND xã họp
mở rộng và lồng ghép nhiều nội dung theo tinh thần Nghị quyết Trung ương 4 khóa
XI.
Lần thứ hai UBND xã họp vào giữa tháng với tất cả cán bộ thuộc UBND xã.
Ngoài ra khi cần thiết UBND xã có thể họp bất thường để giải quyết và quyết định
các công việc đột xuất của địa phương.
Chủ tịch UBND xã chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc giải quyết công việc của
công dân và tổ chức theo cơ chế “một cửa” tại UBND xã vào chiều thứ 2, thứ 4, thứ 6

hàng tuần; Phó Chủ tịch giải quyết công việc tại bộ phận “một cửa” vào chiều thứ 3,
thứ 5 và sáng thứ 7 hàng tuần. Quy trình về tiếp nhận hồ sơ, xử lý, trình ký, trả kết quả
cho cơng dân được áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia
TCVN ISO 9001:2008.
Công khai, niêm yết, tại trụ sở UBND các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà
nước, của HĐND, UBND xã, các thủ tục hành chính, phí, lệ phí, thời gian giải quyết
cơng việc của cơng dân, tổ chức; bảo đảm giải quyết cơng việc nhanh chóng, thuận
tiện cho tổ chức và công dân; xử lý kịp thời mọi biểu hiện gây phiền hà, nhũng nhiễu
nhân dân của cán bộ, cơng chức xã.
UBND xã có trách nhiệm phối hợp các bộ phận có liên quan của UBND hoặc với
UBND huyện để giải quyết công việc của công dân và tổ chức; khơng để người có nhu
cầu liên hệ cơng việc phải đi lại nhiều lần.
Bố trí đủ cán bộ, cơng chức có năng lực và phẩm chất tốt, có khả năng giao tiếp
với cơng dân và tổ chức ở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; trong khả năng cho phép,
cần bố trí phịng làm việc thích hợp, tiện nghi, đủ điều kiện phục vụ nhân dân.
Hàng tuần Chủ tịch UBND xã bố trí một buổi tiếp dân vào ngày thứ 4, Phó chủ
tịch ngày thứ 2, Thường trực HĐND xã ngày thứ 6, Thường trực UB MTTQ xã ngày
thứ 3 và thứ 5 hàng tuần. Lịch tiếp dân phải được công bố công khai để nhân dân biết.
Chủ tịch và các thành viên khác của UBND phải ln có ý thức lắng nghe ý kiến phản
ánh, giải quyết kịp thời hoặc hướng dẫn công dân thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của
mình.
2.1.2. Kế hoạch, chương trình cơng tác của UBND Phường 5
Chương trình, kế hoạch công tác là phương tiện hoạt động của UBND nhằm đảm
bảo cho những hoạt động đó được thực hiện đúng mục đích và u cầu đặt ra.
Nhìn chung, chương trình kế hoạch mà UBND phường 5 xây dựng có nhiều loại:
có chương trình cơng tác năm, tháng, q, tuần. Chương trình cơng tác năm do UBND
phường thảo luận và quyết định. Căn cứ chương trình cơng tác năm thì Chủ tịch
phường quyết định chương trình quý, tháng của UBND phường và chương trình hàng
tuần của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch.
Các loại chương trình kế hoach cơng tác một năm, 6 tháng, quý, tháng thường

gồm có hai phần: 21
+ Phần thứ nhất nội dung viết tổng quát về đặc điểm tình hình, các định hướng
cơng tác, xác định các tiêu, trọng tâm và đề ra những nhiệm vụ chính. Trong phần này
cần nêu các biện pháp lớn để thực hiện mục tiêu, trọng tâm và những nhiệm vụ chính.

SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: THS. HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

+ Phần thứ hai trên cơ sở kết quả các nhiệm vụ đã thự hiện nêu ở phần một, xác
định các vấn đề, nội dung phương hướng nhiệm vụ phải thực hiện trong thời gian tiếp
theo v.v...
Một số kế hoạch, chương trình công tác tại UBND phường 5
+ Kế hoạch số 44/KH-UBND ngày 15 tháng 02 năm 2021 của UBND phường 5 về
Tổ chức vận động các nguồn quỹ tự nguyện trong dân năm 2021.
+ Kế hoạch số 29/KH-UBND ngày 15 tháng 01 năm 2021 của UBND phường 5 về
Chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội, quốc phòng – an ninh năm
2021.
+ Kế hoạch số 34/KH-UBND ngày 27 tháng 01 năm 2021 của UBND phường 5 về
Thực hiện cơng tác cải cách hành chính trên địa bàn Quận 8 năm 2021.
+ Kế hoạch số 258/KH-UBND ngày 15 tháng 12 năm 2020 của UBND phường 5
về Phát triển kinh tế - xã hội năm 2021.
- Đối với lịch công tác tuần: Do thời gian làm việc trong tuần không nhiều, khối
lượng công việc sẽ thực hiện cũng khơng lớn, vì vậy nội dung cơng tác một tuần
thường được ghi cụ thể thành biểu bảng. Trong đó có các cột đứng, các cột ngang để
ghi nội dung công việc hàng ngày trong tuần, trách nhiệm chủ trì, trách nhiệm tham
gia, phối hợp và ghi chú các thông tin cần thiết.

- Văn phòng UBND phường 5 xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác thường kỳ
căn cứ vào:
+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của UBND phường
+ Căn cứ vào chủ trương chung của đảng và nhà nước;
+ Căn cứ vào chương trình cơng tác và sự chỉ đạo của UBND quận;
+ Căn cứ vào nghị quyết của đảng uỷ trong khoảng thời gian đề ra chương trình;
+ Căn cứ vào nghị quyết của HĐND cùng cấp;
+ Căn cứ vào đặc điểm tình hình chung của xã trên tất cả các lĩnh vực công tác như
nông nghiệp, thủ công nghiệp, trật tự, trị an;
- Quy trình xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác
Bước 1: Nghiên cứu các căn cứ để xây dựng bản dự thảo chương trình cơng tác
Bước 2: Văn phịng gửi bản dự thảo đến bộ phận công tác để lấy ý kiến đóng góp
Bước 3: Sau khi có ý kiến đóng góp của các bộ phận, văn phịng hồn chỉnh bản
dự thảo lần cuối và trình lãnh đạo UBND phường phê duyệt, ban hành
Bước 4: Gửi chương trình cơng tác chính thức tới tất cả các phịng ban, đơn vị, cá
nhân để thực hiện
- Thời gian xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác thường kỳ
22
+ Chương trình
cơng tác năm sau của UBND phường thường được ban hành từ
tháng 10 năm trước.

+ Chương trình cơng tác q sau được ban hành từ ngày 15 của tháng cuối quý
trước.
SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: THS. HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

+ Chương trình cơng tác tháng sau được ban hành từ ngày 25 của tháng trước.
+ Lịch công tác tuần sau được ban hành vào ngày thứ sáu tuần trước.



Lịch công tác tuần của UBND phường 5 (Phụ lục I)
Kết quả thực hiện
*Ưu điểm
Văn phòng UBND phường 5 đã thực hiện tốt cơng tác xây dựng chương trình kế
hoạch cơng tác cho UBND phường 5. Các chương trình kế hoạch, lịch cơng tác đều
được xây dựng sát với mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra và được ban hành đúng thời gian
quy định đảm bảo tiến độ thực hiện công việc cho các cán bộ và phịng ban có liên
quan.
*Hạn chế

-

Đơi khi vì chạy theo thành tích mà các đơn vị thực hiện chương trình cơng tác chỉ đảm
bảo số lượng mà khơng đảm bảo chất lượng.

-

Cách trình bày lịch cơng tác tuần cịn sơ sài, khơng nêu bật được nhiệm vụ cụ thể, cách
trình bày khơng khoa học.

-

Thiếu sự kiểm tra, rà sốt, điều chỉnh chương trình làm cho chương trình thiếu tính
khả thi.

2.1.3. Thu thập, tổng hợp, báo cáo cho lãnh đạo và cung cấp thông tin các đơn
vị chuyên môn
Hằng ngày, UBND phường 5 tiếp nhận và phân phối rất nhiều thơng tin khác nhau.
Vì vậy, việc thu thập, tổng hợp, báo cáo lãnh đạo và cung cấp thông tin cho các bộ
phận chun mơn rất quan trọng.
Văn phịng UBND phường sẽ có trách nhiệm giúp UBND phường tổ chức công tác
thông tin và xử lý thông tin; Phản ánh thường xun, kịp thời, chính xác tình hình các
mặt công tác của địa phương. Công tác bảo đảm thông tin của văn phòng tập trung vào
các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế, xã hội, an ninh
quốc phịng; Tình hình hoạt động của các tổ chức đồn thể; Tình hình mọi mặt và các
biến động trong địa phương.



Quy trình tổ chức cơng tác thơng tin ở UBND phường 5

23

Hình 2.1 - Quy trình tổ chức cơng tác thơng tin ở UBND Phường 5 Quận 8
SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: THS. HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

Để tiến hành thu thập và xử lý thơng tin thì trước tiên phải xác định xem văn
phịng cần những loại thơng tin nào. Cần phải xác định những thông tin nào sẽ giúp ích
cho cơng việc và những thơng tin nào có thể ảnh hưởng xấu đến Ủy ban, thơng tin nào
cần phải báo gấp cho lãnh đạo. Trên thực tế, khơng phải thơng tin nào cũng có giá trị

như nhau, vì vậy phải biết sàng lọc, lựa chọn những thơng tin có giá trị, loại bỏ những
thơng tin trùng lập để tránh tình trạng chồng chéo thơng tin, làm ảnh hưởng đến q
trình giải quyết cơng việc.
Hiện nay, thơng tin ở UBND phường 5 được thu thập từ 2 nguồn chính là: thơng
tin nội bộ và thơng tin bên ngồi.
Thơng tin nội bộ bao gồm các nguồn thông tin từ cán bộ, cơng chức trong UBND
và các phịng ban.
Thơng tin bên ngồi có thể thu thập bằng nhiều cách như: Từ UBND các phường,
quận khác, thông tin từ người dân, thông tin từ sách, báo, tivi, Internet.
Tất cả thông tin thu thập được từ các nguồn sẽ được xử lý bởi bộ phận văn phịng
bằng các hình thức như: văn bản, lời nói. Thu thập thơng tin càng nhiều sẽ giúp cho
lãnh đạo đưa ra được những quyết định đúng đắn.
Thu nhận được nhiều thông tin là quý. Nhưng để bảo đảm độ tin cậy, văn phòng
UBND phường phải tổng hợp, tổ chức nghiên cứu, phân tích, so sánh đối chiếu để xác
định nguồn tin, tính trung thực, độ chính xác của thơng tin.
Ở văn phịng UBND phường 5, thơng tin được phân loại theo từng lĩnh vực hoạt
động như:
- Thơng tin có nội dung về kinh tế - tài chính
- Thơng tin có nội dung về quản lý xây dựng, đất đai và đơ thị
- Thơng tin có nội dung về an ninh quốc phịng, trật tự an tồn xã hội
- Thơng tin có nội dung về văn hóa – xã hội
Sau khi thông tin đã qua xử lý và được lãnh đạo phê duyệt, nhân viên văn phịng
có trách nhiệm cung cấp và phổ biến thông tin đến các cá nhân, bộ phận thông qua văn
bản, điện thoại, email…Tất cả những thông tin này sẽ được lưu trữ dưới các hình thức
như: văn bản, lưu trên máy tính.


u cầu tổ chức công tác thông tin



Thông tin phải phù hợp: Thông tin rất phong phú, phức tạp và được tạo ra từ nhiều
nguồn, nhiều loại hình thức khác nhau. Do đó cần bảo đảm sự phù hợp của các thông
tin với yêu cầu thu thập, phục vụ cho công tác quản lý của từng tổ chức.



Thơng tin phải chính xác: Thông tin là chất liệu để các nhà quản lý phân tích, đánh
giá tình hình do đó phải bảo đảm tính chính xác của thơng tin. Nếu thơng tin sai lệch
sẽ làm cho kết quả phân tích khơng chính xác, từ đó quyết định có thể sai lầm, gây hậu
quả xấu.



Thông tin phải đầy24 đủ: Thông tin đầy đủ mới mô tả chọn vẹn được sự vật, hiện tượng,
quá trình. Nếu thơng tin khơng đầy đủ sẽ làm cho nhà quản lý nhận biết sai hiện tượng,
sự vật.

SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: THS. HỒNG THỊ PHƯƠNG THÚY



Thơng tin phải kịp thời: Thơng tin khơng kịp thời thì sẽ khơng có giá trị trong việc ra
quyết định, nhất là trong thời đại ngày nay các đơn vị đểu chạy đua để tìm kiếm thơng
tin thì tính kịp thời lại càng quan trọng.



Thơng tin phải có tính hệ thống và tổng hợp: Thơng tin khơng chỉ địi hỏi đầy đủ về
lượng mà còn phải được xây dựng theo hệ thống có logic. Cung cấp thơng tin có hệ
thống, mang tính tổng hợp, giúp cho nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian, chi phí.



Thơng tin đơn giản, dễ hiểu: Để tránh hiểu sai, hiểu lầm, dẫn đến làm sai, thông tin
phải đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng, mạch lạc, dễ nhỡ. Trong trường hợp sử dụng các thông
tin chuyên môn, kỹ thuật cần phải giải thích rõ ràng, ghi chú đầy đủ.



Thơng tin phải đảm bảo u cầu bí mật : Đối với những thơng tin thuộc phạm vi bí
mật cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về bảo vệ bí mật của Nhà nước trong các
khâu của cơng tác thơng tin.



Thơng tin đảm bảo tính hiệu quả: u cầu này địi hỏi khơng phải tổ chức cơng tác
thông tin với bất kỳ giá nào mà phải dựa vào yêu cầu cần thiết để khai thác về số
lượng, chất lượng, chủng loại và thời gian. Việc trang bị máy móc, thiết bị hiện đại cho
cơng tác thơng tin phải được cân nhắc, ,giữa nhu cầu với khả năng sử dụng, giữa kết
quả mang lại và chi phí bỏ ra để tránh lãng phí.



Chế độ thơng tin báo cáo

Lãnh đạo cơ quan UBND phường, Cơng chức văn phịng thống kê chịu trách
nhiệm tồn diện về các mặt cơng tác thuộc ngành, lĩnh vực, phạm vi mình phụ trách và
thực hiện chế độ báo cáo theo quy định UBND phường:
Báo cáo hàng tháng gửi lên văn phòng Hội Đồng Nhân Dân và Ủy ban nhân dân
phường trước ngày 20 hàng tháng.
Báo cáo quý và 6 tháng gửi đến văn phòng Hội Đồng Nhân Dân và Ủy ban nhân
dân phường trước ngày 20 của tháng cuối quý.
Vào mỗi đầu tháng, Thường trực Hội Đồng Nhân Dân họp và nghe công chức văn
phịng thống kê UBND tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tháng và
chủ tịch UBND phường dự kiến công tác tháng mới.
Thường trực Ủy ban nhân dân họp với trưởng các đoàn thể nhân dân để thơng báo
tình hình kinh tế xã hội của tồn phường trong quý từ ngày 20 đến ngày 25 tháng cuối
của quý. Cứ 10 ngày một lần trong tháng thì Thường trực UBND phường họp với
thường trực HĐND phường để thông báo cho nhau về việc thực hiện nghị quyết của
Hội đồng nhân dân trong thời gian đó.



Kết quả thực hiện
*Ưu điểm
Trong công tác thu thập và xử lý thông tin, bộ phận văn phòng UBND phường 5 đã
hết sức nỗ lực để hồn thành nhiệm vụ của mình và đạt được những kết quả sau:
- Đảm bảo cung25cấp thông tin đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời tới lãnh đạo và
các phòng ban, giúp cho ban lãnh đạo củng cố cơng tác thơng tin giữa các phịng ban,
đơn vị trong tồn UBND phường 5.
- Văn phịng truyền thơng tin đến đúng các đối tượng tiếp nhận trong thời gian
nhanh nhất, việc lưu trữ thông tin tương đối đầy đủ và có hệ thống và đã ứng dụng
SVTH: VỎ THỊ NGỌC ÁNH