Quản lý bán hàng vật liệu xây dựng tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng số 2 hà nội 60

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU

1

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT THỰC TẾ

3

I.1. Giới thiệu về đề tài 3
I.1.1.Tên đề tài 3
I.1.2.Mục tiêu của đề tài

3

I.1.3. Phát biểu bài toán

4

I.1.4. Phương pháp nghiên cứu:

4

I.1.5. Lựa chọn ngôn ngữ phát triển 5
I.2. Giới thiệu Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng số 2 Hà Nội
I.2.1. Giới thiệu chung về công ty

5

I.2.2. Sơ đồ tổ chức tại một đại lý của công ty
I.2.3. Ban giám đốc:

6

I.2.4. Phó giám đốc

7

I.2.5. Bộ phận bán hàng:

7

I.2.6. Bộ phận kinh doanh

8

I.2.7. Bộ phận quản lý kho:

9

5

6

I.2.8. Bộ phận kế toán 10
I.2.9. Khái quát về kế toán tiêu thụ sản phẩm, thu nhập và kết quả kinh
doanh

11

I.2.10. Q trình mua bán hàng hố và xác định kết quả kinh doanh 13

I.2.11. Quá trình phân phối lợi nhuận

13

I.3. Xác định yêu cầu nghiệp vụ của công ty.

15

I.3.1. Xác định yêu cầu của nhân viên nhập vật tư.

15

I.3.2. Xác định yêu cầu của nhân viên xuất vật tư.

16

I.3.3. Xác định yêu cầu của nhân viên quản lý kho.

16

0


I.3.4. Xác định yêu cầu của người quản trị.
I.4 Một số mẫu biểu

16

17

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 19
II.1. Xác định các dữ liệu đầu vào đầu ra.19
II.1.1. Các dữ liệu đầu vào.

19

II.1.2. Các dữ liệu đầu ra.

19

II.2. Biểu đồ phân cấp chức năng
II.2.1. Biểu đồ

20

20

II.2.2.Đặc tả chức năng20
II.2.2.1. Chức năng quản trị hệ thống.

20

Cập nhập danh mục hệ thống................................................................21
II.2.2.2. Chức năng Lập hóa đơn

21

II.2.2.3. Chức năng báo cáo thống kê
II.2. Biểu đồ luồng dữ liệu

22

23

II.2.1. Ký hiệu 23
II.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
II.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

24

25

II.2.4. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 26
II.2.4.1. Chức năng quản trị hệ thống
II.2.4.2. Chức năng lập hóa đơn

27

II.2.4.3. Chức năng báo cáo thống kê

28

26

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 29
III.1. Lý thuyết thiết kế CSDL

29

III.2. Xác định thực thể và thuộc tính

30

III.3. Phân tích thực thể31
III.4. Mơ hình thực thể E-R

33

III.5. Thiết kế chi tiết các bảng dữ liệu trong mơ hình quan hệ

Ketnooi.com kết nối cơng dân điện tử

33


III.5.1. Bảng người dùng

33

III.5.2. Bảng PhanQuyen.

34

III.5.3. Bảng VatTu.

34

III.5.4. Bảng NhomVatTu.

34

III.5.5. Bảng KhachHang.

34

III.5.6. Bảng NhomKhachHang.
III.5.7. Bảng PhieuNhap.

35

III.5.8. Bảng PhieuXuat.

35

III.5.9. Bảng ChiTietNhap.

36

35

III.5.10. Bảng ChiTietXuat. 36
III5.11. Bảng TonKho. 36
CHƯƠNG IV: MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT VÀ THIẾT KẾ GIAO DIỆN
37
IV.1 Công cụ sử dụng trong bài toán 37
IV.1.1. Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL 2005 Express
IV.1.2. Ngôn ngữ sử dụng C#

41

IV.1.3. Báo cáo sử dụng Crystal Report 43
IV.2 Thiết kế giao diện và hướng dẫn sử dụng

Ketnooi.com kết nối công dân điện tử

44

37


LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, khi mà nghành công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển
thì cùng với nó nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên vơ cùng
khó khăn và phức tạp. Họ địi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn, chính
xác hơn. Điều này là một khó khăn, trở ngại lớn cho các đơn vị vẫn duy trì
những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp thủ cơng. Trong
các lĩnh vực như : quản lý kế tốn, tài chính, quản lý lương, quản lý bán hàng,
quản lý nhân sự ln địi hỏi báo cáo với mức độ chi tiết, chính xác và cập
nhật thường xun. Vì thế, đối với các hoạt động này giải pháp tối ưu nhất là
sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng thông tin vào quản lý dữ liệu.
Hiện nay, công tác quản lý bán hàng tại các công ty mới chỉ áp dụng ở
cấp độ lưu trữ và xử lý thông tin một cách đơn thuần. Chính vì vậy, việc áp
dụng tin học vào công tác quản lý bán hàng là vấn đề vơ cùng quan trọng và
cần thiết bởi nó liên quan đến sự phát triển của các cơng ty. Vì vậy em chọn
đề tài "Xây dựng và thiết kế bài tốn Quản lý bán hàng vật liệu xây dựng tại
Cơng ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng số 2 Hà Nội” làm đề tài cho
chuyên đề tốt nghiệp của mình với mục đích giúp cho việc quản lý bán hàng
của cơng ty một cách có khoa học và đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình
hoạt động kinh doanh.

1


Nội dung báo cáo gồm 4 chương:
-

Chương I: Khảo sát thực tế
Chương II: Phân tích thiết kế hệ thống
Chương III: Phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu
Chương IV: Mơi trường cài đặt và thiết kế giao diện

Bản chuyên đề được hoàn thành, ngoài sự cố gắng của bản thân, em cịn
nhận được sự giúp đỡ của các thầy cơ trong khoa CNTT Trường Đại học Kinh
tế Quốc dân, đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của giáo viên hướng dẫn ThS.
Tống Thị Minh Ngọc - khoa CNTT Trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã giúp
đỡ em để em hoàn thành chuyên đề thực tập.
Được thực hiện trong thời gian ngắn, mặc dù đã cố gắng hoàn thành với
tất cả nỗ lực và khả năng của bản thân nhưng khơng tránh khỏi những thiếu
xót. Kính mong sự cảm thơng và sự đóng góp vơ cùng q báu của các thầy
cô nhằm tạo tiền đề cho việc phát triển đề tài trong tương lai.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô giáo ThS. Tống Thị Minh Ngọc
cùng các thầy cô giảng dạy trong khoa CNTT đã tạo điều kiện cho em hoàn
thành chuyên đề này.
Hà Nội, ngày

tháng

năm

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thanh Thảo

2


CHƯƠNG I: KHẢO SÁT THỰC TẾ
I.1. Giới thiệu về đề tài
I.1.1.Tên đề tài
“Quản lý bán hàng vật liệu xây dựng tại Công ty cổ phần tư vấn đầu tư
và xây dựng số 2 Hà Nội"
I.1.2.Mục tiêu của đề tài
 Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các
hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thơng tin, mang
đến cho người sử dụng hầu hết các tiện ích của mạng máy tính, của Internet
nhưng với cách tiếp cận tự nhiên nhất giúp giải quyết công việc tại cơ quan,
nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo cơ quan,
các hoạt động tác nghiệp của cán bộ và chuyên viên trong cơ quan.
 Xây dựng hệ thống các kho tài liệu điện tử tập trung, khắc phục tình
trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thơng tin, cung cấp thông tin về văn bản và hồ
sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chun
mơn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời.
 Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo tác
phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông
tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thơng tin, xử lý
công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên viên trong cơ quan, góp phần thực hiện
cải cách hành chính.
 Cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, xoá bỏ khoảng
cách địa lý: Chỉ cần kết nối Internet là người dùng có thể tham gia vào hệ
thống và làm việc như tại cơ quan của mình cho dù họ đang đi cơng tác nước

ngồi.
 Hệ thống sau khi hoàn thành phải đáp ứng được các yêu cầu sau: Dễ
sử dụng, giao diện thân thiện, độ bảo mật cao, hệ thống chạy được trên mạng
3


Lan và mạng Internet, tốc độ truy cập nhanh và với độ rủi ro lỗi là ít nhất, có
phân quyền quản trị và truy cập rõ ràng chính xác, có cơ chế sao lưu backup
dữ liệu để đảm bảo an tồn cho dữ liệu khi có sự có khơng may xảy ra, hệ
thống phải là hệ thống mở có thể cải tiến, nâng cấp,…
I.1.3. Phát biểu bài toán
Với các đặc điểm về nghiệp vụ, các yêu cầu đưa ra, bài tốn “Quản lý
bán hàng vật liệu xây dựng tại Cơng ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng số
2 Hà Nội” có thể được phát biểu như sau:
Nghiên cứu xây dựng triển khai hệ thống thông tin thống nhất và tin học
hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ
cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thơng tin trên mạng máy tính, nhằm giải quyết
cơng việc tại cơ quan, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều
hành của lãnh đạo cơ quan, các hoạt động tác nghiệp của lãnh đạo và nhân
viên trong cơ quan
Như vậy, để mang lại hiệu quả và thuận tiện trong việc tin học hoá quản
lý cần thiết kế xây dựng sẽ được phân chia thành các module riêng cho từng
đối tượng và phân theo các khối chức năng. Việc phân chia này sẽ đảm bảo
cho việc tìm kiếm các thơng tin liên quan và sẵn sàng đáp ứng được mọi yêu
cầu khi cần thiết.
I.1.4. Phương pháp nghiên cứu:
+ Nghiên cứu các quy trình liên quan đến nhóm cơng việc chính, đánh
giá những hệ thống đã được tin học hóa liên quan. Bước này nhằm xác định
rõ tiến trình giải quyết cơng việc trong thực tế và hiểu rõ những ưu nhược
điểm của các quy trình thủ cơng để thiết kế hệ thống.

+ Thu thập các số liệu và thống kê về giải quyết các công việc, đánh giá
khối lượng công việc phải giải quyết trên thực tế để xác định quy mô cụ thể
của hệ thống.

4


+ Phân tích yêu cầu quản lý, xác định rõ yêu cầu đối với từng loại công
việc cần được đưa vào chương trình, làm cơ sở cho việc đáp ứng đúng yêu
cầu của người dùng.
+ Tổng hợp yêu cầu, các thơng tin khảo sát thực tế, phân tích và thiết kế
hệ thống, phân luồng dữ liệu, nhằm tránh tranh chấp dữ liệu và tiết kiệm tài
nguyên bộ nhớ cũng như đảm bảo tốc độ khi cập nhật và khai thác dữ liệu.
+ Nghiên cứu công nghệ phù hợp với môi trường CNTT hiện tại, xác
định những công nghệ tiên tiến sẽ áp dụng để phát triển chương trình. Những
cơng nghệ mới phải đảm bảo hoạt động tốt trên môi trường hiện tại, có khả
năng tạo ra sản phẩm thân thiện với người sử dụng.
+ Thử nghiệm những chương trình mẫu, hồn chỉnh và cài đặt thành hệ
thống thơng tin.
+ Tổng kết, báo cáo kết quả thực hiện đề tài.
I.1.5. Lựa chọn ngôn ngữ phát triển
Xây dựng dự án sử dụng C# và hệ quản trị CSDL SQL Server
I.2. Giới thiệu Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng số 2 Hà
Nội
I.2.1. Giới thiệu chung về công ty
Tên công ty: Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng số 2 Hà Nội
Địa chỉ: Số 3/65 Phúc Xá- Ba Đình- Hà Nội
Cơng ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng số 2 Hà Nội là một công ty
chuyên kinh doanh nhập khẩu và cung cấp hàng về vật liệu xây dựng cho các
cửa hàng và đại lý.

Hệ thống bán hàng ở công ty: Công ty có một hệ thống các cửa hàng bán
lẻ là các đại lý, các đại lý thuộc sự quản lý của cơng ty. Các đại lý có nhiệm
vụ bán hàng và giới thiệu sản phẩm cho cơng ty, và có báo cáo định kỳ lên
tổng công ty theo từng tháng.

5


I.2.2. Sơ đồ tổ chức tại một đại lý của cơng ty
Giám đốc

Phó Giám đốc

Bộ
Phận
Bán
Hàng

Bộ
Phận
Kinh
Doanh

Bộ
Phận
Tài
Chính

Bộ Phận
Liên

Quan
Khác

Cơng ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng số 2 Hà Nội có hệ thống các
đại lý bán lẻ, các đại lý có các bộ phận riêng biệt có sự hỗ trợ chặt chẽ lẫn
nhau bao gồm là: Ban giám đốc, phó giám đốc và các bộ phận dưới quyền là:
Bộ phận bán hàng, bộ phận kinh doanh, bộ phận tài chính và các bộ phận liên
quan khác.
I.2.3. Ban giám đốc:
Ban giám đốc là người đứng đầu cơng ty có quyền hành cao nhất, là
người đại diện của công ty trước pháp luật và chịu trách nhiệm trước pháp
luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty.
- Quản lý các hoạt động của đơn vị kinh doanh đưa ra các chiến lược
kinh doanh và phương hướng hoạt động kinh doanh.
- Đưa ra giá bán cho các mặt hàng và các thay đổi về giá, các mặt hàng
có thể thường xuyên thay đổi giá nên ban giám đốc phải thường xuyên cập
nhập thông tin từ hệ thống cũng như các bộ phận khác để đưa ra những thay
đổi giá cho phù hợp với thị trường cũng như chiến lược kinh doanh.
6


I.2.4. Phó giám đốc
Phụ trách cơng tác điều hồ mọi hoạt động của công ty như hoạt động
nhập và tiêu thụ sản phẩm, đời sống tinh thần cho toàn bộ bộ phận nhân viên
của công ty.
I.2.5. Bộ phận bán hàng:
Các loại nguyên vật liệu được trưng bày tại cửa hàng khách hàng có thể
xem, tham khảo và chọn loại nào cho phù hợp.
- Nhân viên bán hàng có nhiệm vụ hướng dẫn và giới thiệu các thông tin
về mặt hàng nếu khách hàng cần, khi khách hàng đã chọn xong các mặt hàng

cần mua nhân viên bán hàng lập hoá đơn bán hàng gồm các thông tin như mã
hàng, tên hàng, số lượng, thành tiền, đơn giá.
- Nhân viên bán hàng phải tìm kiếm thơng tin trong hệ thống để đảm
bảo: lượng hàng bán không lớn hơn lượng hàng hiện có trong cửa hàng. Hàng
sau khi được nhập vào sẽ được nhân viên nhập vào kho hàng bán để theo dõi
tình hình nhập và bán hàng trên thực tế của cửa hàng.
- Khách hàng cung cấp những thông tin với bộ phận bán hàng để bộ
phận bán hàng lưu vào cơ sở dữ liệu để hệ thống có thể thống kê được những
mặt hàng quen thuộc và khách hàng có thể đặt hàng cho công ty qua những
thông tin của khách hàng đó.Cuối ngày nhân viên bán hàng có nhiệm vụ
thống kê các loại mặt hàng đã bán, các thông tin này sẽ được thống kê đầy đủ
để cung cấp cho người quản lý để người quản lý có thể đưa ra các chiến lược
kinh doanh sắp tới cho cửa hàng.
- Trường hợp khách hàng có yêu cầu đặt mua hàng với số lượng lớn thì
sẽ được giảm phần trăm theo mức quy định của công ty.
- Đối với nhân viên bán hàng: Theo dõi hàng hoá trong kho để khi cần
thiết có thể thơng báo các thơng tin với các bộ phận khác để xử lý. Nhân viên

7


bán hàng nhập các thông tin, các mặt hàng để hệ thống xử lý thông tin va lưu
vào cơ sở dữ liệu.
I.2.6. Bộ phận kinh doanh
Tìm hiểu thị trường đưa ra chiến lược kinh doanh, giới thiệu sản phẩm,
tham gia trực tiếp q trình bán và nhập hàng của cơng ty. Đồng thời có trách
nhiệm phải thơng báo thường xun cho giám đốc biết về tình hình hàng hố
khi giám đốc yêu cầu để giám đốc có cách xử lý.
Các kế hoạch kinh doanh trong quản lý bán hàng bao gồm các phần chính:
+ Kế hoạch bán hàng: ghi nhận thông tin quy định về doanh thu theo khu

vực, theo thời gian và theo mặt hàng.
+Kế hoạch tiếp thị: chiến lược tiếp thị và chi phí tiếp thị trên từng mặt
hàng, cho phép đăng ký chỉ tiêu bán hàng cho nhân viên bán hàng và khách
hàng, quy định mức hoa hồng bán hàng và các khoản thưởng.
+Kế hoạch phân bổ chi phí: Dựa trên ngân sách được cấp cho bộ phận
bán hàng.
+Cập nhập thông tin thực hiện kế hoạch.
+So sánh các kế hoạch với thực tế.
+Xây dựng kế hoạch kinh doanh.
Bộ phận tài chính: kế tốn sổ sách, lập hố đơn chứng từ thu chi tất cả các
khoản của công ty như tiền nhập hàng, thu tiền bán hàng …chi trả các khoản
tiền cố định khác và kiểm tra việc thực hiện tài chính kế tốn của cơng ty.

8


I.2.7. Bộ phận quản lý kho:
Các mặt hàng mới nhập sẽ được nhân viên của của hàng kiểm định chất
lượng, nếu các mặt hàng đủ tiêu chí chất lượng do cơng ty đặt ra thì mặt hàng
đó sẽ được lưu tạm thời vào kho hàng sau đó sẽ xuất cho các cửa hàng. Các
mặt hàng mới nhập sẽ được nhập các thông tin vào cơ sở dữ liệu.
Bộ phận kho quản lý việc nhập hàng từ nhà cung cấp và xuất hàng cho
cửa hàng, nhân viên của bộ phận quản lý kho theo dõi số lượng hàng tồn kho,
quản lý các hoá đơn xuất và nhập hàng.
Nhân viên quản lý kho phải thường xuyên kiểm tra kho hàng đẻ biết
được số lượng hàng hàng sắp bị hư hỏng để có thể kịp thời xử lý.
Các mặt hàng sẽ được nhân viên kho hàng kiểm tra, thống kê thường
xuyên để nắm được các thông tin như mặt hàng nào sắp hết trong kho để đề
xuất với ban giám đốc những mặt hàng cần nhập để ban giám đốc xem xét các
đề xuất và quyết định có nhập thêm hàng nữa hay khơng.

Quản lý hàng hố:
+ Các mặt hàng trong cửa hàng được quản lý theo các nhóm hàng, các
nhóm hàng đó sẽ có mã tương ứng.
+ Các mặt hàng đều phải có mã hàng riêng và các thơng tin liên quan
như mã hàng, tên hàng, nhà cung cấp, ngày nhập.
Quá trình nhập hàng vào kho:
+ Nhập kho hàng do dặt hàng với nhà cung cấp.
+ Các mặt hàng nhập lại từ cửa hàng:
Công ty sẽ đặt hàng với nhà cung cấp thơng qua điện thoại hay các hố
đơn hàng tới nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ giao hàng cho công ty có kèm
theo hố đơn hay bản kê chi tiết các loại mặt hàng của từng loại. Nhân viên
quản lý kho sẽ kiểm tra các mặt hàngcủa nhà cung cấp nếu các mặt hàng kém

9


chất lượng hoặc khơng đúng u cầu thì nhân viên kho có thể quyết định trả
lại nhà cung cấp và yêu cầu cấp lại các mặt hàng trên.
Nhân viên kho phải kiểm tra giấy tờ các hoá đơn nhập kho các chứng từ
giao hàng. Các mặt hàng sẽ dược nhập vào kho hàngcác mặt hàng đã có mã
trong cơ sở dữ liệu thì khách hàng chỉ cần chọn mã có sẵn đó và nhập các
thơng tin liên quan.
Tính số lượng tồn kho:
SL tồn = TK đầu kì + SL nhập – SL xuất
Q trình xuất hàng:
Q trình xuất hàng có nhiều hình thức sau:
Trường hợp trả lại hàng cho nhà cung cấp khi các mặt hàng không đạt
yêu cầu của công ty và các giấy tờ liên quan.
Các mặt hàng được xuất ra để trung bày ở cửa hàng.ư
I.2.8. Bộ phận kế toán

Ý nghĩa của kế toán kiểm toán trong doanh nghiệp
Kế tốn đóng vai trị quan trọng trong việc giám sát hoạt động sản xuất
kinh doanh của bất kỳ một doanh nghiệp nào, như:
 Theo dõi tình hình biến động (tăng, giảm) của lượng tiền mặt, tiền
gửi của doanh nghiệp.
 Theo dõi biến động của tài sản cố định
 Theo dõi lượng vật tư hàng hố
 Theo dõi tình hình sản xuất qua các con số kế tốn
 Theo dõi kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh thu, lợi
nhuận sau một chu kỳ kinh doanh

10


 Kế tốn kiểm tốn cịn là cơng cụ hữu hiệu giúp cho doanh nghiệp
hoạt động đúng nguyên tắc và pháp luật của nhà nước.
 Kế toán phải tổng kết lượng hàng bán được, tổng tiền đưa ra báo cáo
doanh thu theo định kỳ, bộ phận bán hàng dựa vào hố đơn bán hàng đưa
thống kê lượng hàng cịn ở cửa hàng.
 Bộ phận kế toán thống kê các loại giấy tờ như hoá đơn bán hàng, các
phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, các đơn đặt hàng và doanh thu của cửa hàng.
 Thống kê được số lượng hàng hoá trong kho và tổng giá trị của các
loại hàng hoá.
 Thống kê doanh thu bán hàng của từng nhân viên để trên cơ sở đó
tính lương cho từng nhân viên dựa vào doanh thu bán hàng.
Tính giá bán cho mặt hàng:
Việc tính giá cho một mặt hàng cịn phụ thuộc vào nhiều yếu tố và
đường lối kinh doanh của công ty trong từng thời kì nhưng có thể đưa ra một
số cơng thức tính giá cơ bản.
 Tính giá nhập hàng:

Giá nhập hàng = giá mua hàng + chi phí phát sinh
Trong đó chi phí phát sinh gồm: chi phí vận chuyển, thuế
 Tính giá bán hàng
Giá bán = giá nhập + chi phí khác
Trong đó chi phí khác gồm: chi phí thuê mặt bằng, chi phí vận chuyển,
chi phí bảo quản, chi phí cho nhân viên bán hàng.
I.2.9. Khái quát về kế toán tiêu thụ sản phẩm, thu nhập và kết quả
kinh doanh

11


Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Doanh thu phát sinh từ hoạt
động bán hàng và cung cấp dịch vụ là phần doanh thu phát sinh từ giao dịch
được xác định bởi thoả thuận giữa doanh nghiệp với bên mua hoặc bên sử
dụng tài sản.
Doanh thu = Giá trị hợp lý từ các khoản thu được hoặc sẽ thu được –
Chiết khấu thương mại – giảm giá hàng bán – Doanh thu
hàng bán trả lại
 Doanh thu hoạt động tài chính: Phát sinh từ các giao dịch mà doanh
nghiệp tiến hành thuộc hoạt động tài chính như tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và
lợi nhuận được chia, các khoản liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính khác.
 Chi phí hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ: là những khoản chi
phí phát sinh liên quan đến giá vốn của lượng sản phẩm tiêu thụ và lượng dịch
vụ đã cugn cấp cùng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân
bổ cho lượng sản phẩm, dịch vụ, hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ.
 Chi phí hoạt động tài chính: là những khoản chi phí phát sinh từ các
giao dịch mà doanh nghiệptiến hành thuộc hoạt động tài chính như lãi tiền
vay, chi phí sử dụng bản quyền, số lỗ đầu tư chứng khốn và đầu tư tài chính
khác và các khoản chi phí liên quan.

 Chi phí khác: là những chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động xảy
ra khơng thường xuyên, ngoài các hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ,
hoạt động tài chính. Ví dụ: chi phí thanh lý tài sản cố định, chi phí mơi giới,
dịch vụ…
 Phù hợp với doanh thu, thu nhập và chi phí là kết quả hoạt động sản
xuất kinh doanh.
Kết quả bán hàng = DT thuần về BH và CC DV – Giá vốn hàng tiêu thụ
- CP BH, QLDN
12


13


KQ HĐ tài chính = DT HĐ tài chính – CP HĐ tài chính

KQ khác = Thu nhập khác – Chi phí khác

I.2.10. Q trình mua bán hàng hố và xác định kết quả kinh doanh
Hàng hoá là đối tượng kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, nói
cách khác đó là đối tượng mà doanh nghiệp thương mại mua về bán ra với
mục đích kiếm lời.
Hàng hố nhập kho được phản ánh theo giá mua thực tế (kể cả thuế nhập khẩu phải nộp),
các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng được tổ chức theo dõi riêng và cuối kỳ mới
phân bổ cho hàng bán ra để xác định giá vốn hàng bán.

Giá vốn hàng bán = Giá xuất kho của hàng bán + Chi phí mua hàng phân bổ.
I.2.11. Quá trình phân phối lợi nhuận
Khái niệm: Khoản còn lại sau khi lấy doanh thu trừ các khoản chi phí tạo
nên doanh thu đó, chính là kết quả của quá trình hoạt động kinh doanh trong

kỳ của doanh nghiệp. Lãi là chỉ tiêu rất quan trọng để đánh giá kết quả hoạt
động dịch vụ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Tiền lãi do doanh nghiệp tạo ra phải được phân phối phù hợp với quy
định của nhà nước. Tuỳ theo hình thức sở hữu vốn của doanh nghiệp mà việc
phân phối lợi tức sau thuế giữa các doanh nghiệp có khác nhau. Tuy nhiên các
đối tượng được phân phối bao gồm:
 Nhà nước được phân phối thông qua việc thu thuế thu nhập doanh
nghiệp.
 Doanh nghiệp được phân phói thơng qua việc trích lập các quỹ
chun dùng.
 Chi cho các bên tham gia liên doanh, cổ đông.

14


Cụ thể thường gồm các nội dung sau đây:
 Bù lỗ năm trước theo luật thuế (nếu có).
 Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp
Lợi nhuận trước thuế = Doanh thu – Tổng chi phí
Lợi nhuận sau thuế = Lợi nhuận trước thuế - Thuế thu nhập.

Lợi nhuận sau thuế được phân phối tuỳ vào loại hình doanh nghiệp khác
nhau thì có thể khác nhau. Tuy nhiên, việc phân phối lợi nhuận sau thuế ở các
doanh nghiệp thường gồm các nội dung sau:
 Trừ các khoản chi khơng được tính vào chi phí
 Chia lãi cho các cổ đơng hay liên doanh
 Chi lãi và trích lập các quỹ
Nếu bị lỗ thì giả quyết theo trình tự sau:
 Trước hết lấy lãi kỳ sau để bù
 Trừ vào các quỹ

 Giảm vốn
Hạch tốn lãi có nhiệm vụ sau:
 Tính tốn, phản ánh chính xác tổng số lãi hoặc lỗ của từng dịch vụ
sản xuất kinh doanh
 Thực hiện tốt chế độ phân phối lãi chính xác rõ ràng theo đúng quy
định của chế độ tài chính hiện hành.
Phương thức phân phối lợi tức của doanh nghiệp: Trên cơ sở báo cáo tài
chính định kỳ (tháng, quý) về số lợi tức thực hiện, doanh nghiệp nộp thuế lợi
tức theo luật định. Lợi tức cịn lại được phân phối cho các cổ đơng hay liên
doanh và tạm trích vào các quỹ xí nghiệp theo quy định nhưng không vượt
15


quá 70% tổng số lợi tức sau thuế của từng kỳ kế tốn. Doanh nghiệp chỉ được
tạm trích các quỹ tương ứng với số thuế lợi tức đã nộp. Mức trích lập các quỹ
của doanh nghiệp được quy định như sau:
 Quỹ đầu tư và phát triển: Trích 50% trở lên, khơng hạn chế mức tối đa.
 Quỹ dự phịng tài chính: Trích 10% số dư của quỹ này khơng vượt quá
25% vốn điều lệ của doanh nghiệp.
 Quỹ dự phịng trợ câpá mất việc làm: Trích 5% số dư của quỹ này
không vượt quá 6 tháng lương thực hiện của doanh nghiệp.
 Quỹ khen thưởng và phúc lợi: Được trích từ 2 đến 3 tháng lương thực
hiện của doanh nghiệp tuỳ theo tỉ suất lợi nhuận của năm nay thấp hơn hay
cao hơn năm trước.
Trường hợp số dư các quỹ dự phịng tài chính, dự phịng trợ cấp mất việc
làm đã đạt được mức khong chế, quỹ khen thưởng phúc lợi đã trích đủ theo
quy định thì chuyển số lợi tức còn lại vào quỹ đầu tư và phát triển.
I.3. Xác định yêu cầu nghiệp vụ của công ty.
I.3.1. Xác định yêu cầu của nhân viên nhập vật tư.
Nhân viên nhập vật tư yêu cầu hệ thống được xây dựng đáp ứng được

việc nhập vật tư mới nhập về của cơng ty một cách nhanh chóng và thuận
tiện, cho biết thông tin chi tiết của vật tư. Giao diện phải thân thiện, gần gũi rễ
tiếp cận hệ thống, phải có hỗ trợ phím tắt để thao tác nhập dữ liệu được
nhanh. Hệ thống phải đáp ứng được việc đưa ra phiếu nhập vật tư và ghi chi
tiết vật tư khi vật tư được đáp ứng yêu cầu nhập. Phải báo cáo được chi tiết
các hóa đơn nhập vật tư của các nhà phân phối theo thời gian lựa chọn.

16


I.3.2. Xác định yêu cầu của nhân viên xuất vật tư.
Nhân viên xuất vật tư yêu cầu hệ thống cho biết thông tin chi tiết về vật
tư, cho phép cập nhập vật tư xuất ra, đồng thời ghi phiếu xuất vật tư khi vật tư
được xuất kho, báo cáo chi tiết các hóa đơn xuất vật tư của khách hàng.
I.3.3. Xác định yêu cầu của nhân viên quản lý kho.
Nhân viên quản lý kho yêu cầu hệ thống cung cấp đầy đủ thông tin về
vật tư, thông tin xuất, nhập, thanh lý, thu hồi vật tư, cho biết được thông tin
công nợ phải trả khách hàng (các nhà phân phối) và cơng nợ phải thu của
khách hàng. Để từ đó tổng hợp về vật tư tồn kho, công nợ xuất ra báo cáo để
báo cáo lên ban lãnh đạo.
I.3.4. Xác định yêu cầu của người quản trị.
Người quản trị của hệ thống yêu cầu được xem tất cả các thông tin về
nghiệp vụ của hệ thống. Người quản trị yêu cầu được đăng nhập hệ thống,
quản lý thông tin người dùng, thêm người dùng mới, cấp quyền đăng nhập
cho người dùng khi truy xuất hệ thống.

17


I.4 Một số mẫu biểu

PHIẾU NHẬP

Mã phiếu:........................................................................................................
Họ tên Nhà phân phối:.....................................................................................
Địa chỉ:............................................................................................................

Stt

Mã
thiết
bị

Tên thiết bị

Đơn vị
tính

Số
lượng

Đơn giá

Thành
tiền

1
2
..
Ngày... tháng... năm....

18


PHIẾU XUẤT

Mã phiếu:.......................................................................................................
Họ tên khách hàng..........................................................................................
Địa chỉ............................................................................................................

STT

Mã
thiết
bị

Tên thiết bị

Đơn vị
tính

Số
lượng

Đơn giá

Thành tiền

DANH MỤC HÀNG TỒN KHO
Ngày in: ……….

STT

Tên loại

Tên hàng

Mã hàng

Đơn vị

Tồn kho

1
2
3
4

19


CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
II.1. Xác định các dữ liệu đầu vào đầu ra.
II.1.1. Các dữ liệu đầu vào.
 Thơng tin về vật tư, về nhóm vật tư, số lượng đơn giá của vật tư, tình
trạng của chúng.
 Thông tin về khách hàng, về nhà phân phối cụ thể là tên, địa chỉ, đơn
vị đại diện, mã số tài khoản, ngân hàng.
 Thông tin về công nợ đầu vào, số lượng hàng tồn kho.
 Thông tin về công ty, về nhân viên, về những người quản lý, chức

danh và nhiệm vụ của họ, quyền truy cập hệ thống của họ.
II.1.2. Các dữ liệu đầu ra.
 Báo cáo chi tiết vật tư, số lượng tồn kho, đã nhập và xuất bao nhiêu,
doanh thu của chúng.
 Báo cáo chi tiết về khách hàng, danh sách các nhà phân phối, công
nợ phải trả họ, đã nhập của họ những loại vật tư nào, số lượng, tổng chi, danh
sách chi tiết các khách hàng đã mua vật tư của công ty, mua những loại vật tư
nào, số lượng bao nhiêu, tổng tiền là bao nhiêu, công nợ phải trả của họ.
 Thống kê, báo cáo lương hàng tồn kho, công nợ phải trả, phải thu.
 Báo cáo đơn giá vật tư

20


II.2. Biểu đồ phân cấp chức năng
II.2.1. Biểu đồ
Quản lý vật liệu xây dựng

Quản trị hệ thống

Lập hóa đơn

Báo cáo, Thống kê

Danh mục khách hàng

Hóa đơn nhập

Thống kê hàng nhập

Danh mục nhà cung
cấp
Danh mục VLXD

Hóa đơn xuất

Thống kê hàng xuất

Hóa đơn tồn

Thống kê hàng tồn

Danh mục người dùng

Thống kê LVLXD

Danh mục loại VLXD

Thống kê thời gian

II.2.2.Đặc tả chức năng
II.2.2.1. Chức năng quản trị hệ thống.
Người dùng muốn truy cập vào hệ thống Quản lý vật liệu xây dựng thì
phải được cấp một tên truy, một mật khẩu, và quyền truy câp hệ thống. tên
truy cập, mật khẩu và quyền truy cập hệ thống này được người quản trị cấp
cho mỗi người dùng, người dùng sẽ dùng nó để truy cập hệ thống. Người
quản trị là người có quyền cao nhất, quyền quản trị hệ thống, khi đăng nhập
vào hệ thống, người quản trị có quyền thêm người dùng, thay đổi thông tin
người dùng, cập nhật thông tin danh mục (danh mục vật liệu xây dựng, danh
mục nhà cung cấp, danh sách phòng ban). Còn những người dùng khác tùy

thuộc vào quyền được cấp để thao tác với hệ thống, những user này không
được cập nhập người dùng, không được thay đổi thông tin người dùng.

21


Cập nhập danh mục hệ thống.
Chức năng này cho phép người dùng cập nhập danh mục vật tư, danh
mục loại vật tư, danh mục khách hàng, danh mục nhóm khách hàng và danh
mục đơn vị tính.
Cập nhập danh mục vật tư cho phép người dùng tương tác với bảng cơ
sở dữ liệu dm_vattu, them, sửa, xóa thơng tin về vật tư.
Cập nhập danh mục loại vật tư cho phép người dùng tương tác với
bảng phân dm_nhomvt, cập nhập, them, sửa, xóa các nhóm vật tư.
Cập nhập danh mục khách hàng cho phép người dùng tương tác với
bảng dm_khachhang, cập nhập, thêm, sửa, xóa các khách hàng.
Cập nhập danh mục nhóm khách hàng cho phép người dùng tương tác
với bảng dm_nhomkh, cập nhập, thêm, sửa, xóa các khách hàng.
Cập nhập danh mục đơn vị tính cho phép người dùng tương tác với
bảng dm_donvitinh, cập nhập, thêm, sửa, xóa các khách hàng.
II.2.2.2. Chức năng Lập hóa đơn
Hóa đơn nhập: Nhân viên quản lý kho vật tư thường xuyên thống kê
lượng vật tư trong kho để cân đối lượng vật tư có trong kho để yêu cầu nhập
vật tư. Nhân viên quản lý kho gửi yêu cầu xin nhập vật tư lên ban lãnh đạo,
ban lãnh đạo ký phê duyệt và lập kế hoạch nhập vật tư về. Khi vật tư được
nhập về và chuyển vào kho, thì nhân viên nhập tiến hành nhập vật tư về, ghi
các thông tin nhập vật tư vào hóa đơn nhập. Q trình này gọi là cập nhập hóa
đơn nhập
Hóa đơn xuất: Khi các đơn vị, các cơ sở có yêu cầu về vật tư. Quản lý
kho lên kế hoạch xuất vật tư, kiểm tra số lượng hàng có trong kho, chất lượng

có đủ để đáp ứng u cầu của các đơn vị khơng. Q trình xuất vật tư được
diễn ra. Số vật tư xuất ra được cập nhập vào hệ thống, quá trình này gọi là cập
nhập vật tư xuất.
22