Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán NVL tại công ty dụng cụ cắt và đo lường

Lời mở đầu.
Trong nền kinh tế thị trờng , trong xu thế đổi mới chung của đất nớc, dới sự
chi phối của các quy luật kinh tế, các doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững phải
có sức cạnh tranh. Vì thế đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao khả
năng cạnh tranh , sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau, xây dựng quy trình
hạch toán một cách khoa học hợp lý.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, hạch toán vật liệu đóng vai trò rất quan
trọng.Vì NVL là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nó quết định chất luợng
của sản phẩm đầu ra.Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành vì thế nó
mang tính trọng yếu. Mỗi sự biến động về chi phí NVL đều làm ảnh hởng đến sự
biến động của giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản
xuất có rất nhiều chủng loại, do đó yêu cầu phải có sự khắt khe,thận trọng.Hơn
nữa, kế toán vật liệu còn cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho các phần
hành kế toán khác của doanh nghiệp, giúp cho nguời quản lý doanh nghiệp lập
đuợc dự toán NVL, đảm bảo cung cấp ,đủ đúng chất luợng vật liệu và kịp thời cho
sản xuất. Từ đó giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế hoạch và
xác định nhu cầu vật liệu tồn kho hợp lý, hạn chế tình trạng ứ đọng vốn và góp
phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn
Là một doanh nghiệp sản xuất công ty Dụng Cụ Cắt & Đo Luờng Cơ Khí đã và
đang có những bớc phát triển trong những năm gần đây, sản phẩm của công ty đợc
nhiều ngành a chuộng, công tác hạch toán kế toán nói chung đáp ứng đợc nhu cầu
quản lý
Nhận thức đợc ý nghĩa của NVL trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng
nh vai trò quan trọng của công tác kế toán NVL nói riêng và toàn bộ công tác kế
toán nói chung cũng nh đợc sự hớng dẫn trực tiếp của cô giáo TS Nguyễn thị Lời
và sự giúp đỡ của các cô chú trong phòng kế toán của công ty . Em đã chọn đề tài :
Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán NVL tại công ty Dụng Cụ Cắt & Đo L-
ờng Cơ Khí . Nhằm hiểu biết sâu sắc hơn về kế toán NVL,
Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề gồm ba chơng:
Chơng I: Cơ sở lý luận về công tác hạch toán NVL trong các doanh nghiệp sản
xuất

Chơng II: Thực trạng công tác hạch toán NVL tại công ty DCC &ĐLCK
Chơng III: Hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại công ty DCC &ĐLCK
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS - Nguyễn Thị Lời và các cô chú trong phòng
kế toán của công ty đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này.
Hà Nội, Tháng 4 năm 2002.
1
Chơng I - Cơ sở lí luận của công tác hạch toán NVL
trong doanh nghiệp sản xuất
I/ Những vấn đề chung về NVL.
1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của NVL trong hoạt động sản xuất kinh
doanh.
Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng đều không thể tiến hành sản xuất kinh
doanh nếu không đủ 3 yếu tố: lao động, t liệu lao động và đối tợng lao động. Trong
đó, con ngời với t cách là chủ thể lao động sử dụng t liệu lao động tác động vào đối
tợng lao động tạo ra sản phẩm, hàng hoá.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là những đối tợng lao động đợc biểu
diễn dới dạng lao động hoá nh: đờng trong doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo, vải
trong doanh nghiệp may mặc, bông trong doanh nghiệp dệt...
Khác với tài sản cố định, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh nhất
định, giá trị của nó kết chuyển một lần vào giá thành sản phẩm và chúng bị tiêu
hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái vật
chất của sản phẩm, hàng hoá.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể
sản phẩm, là yếu tố không thể thiếu đợc trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do
vậy, việc cung cấp NVL có kịp thời hay không ảnh hởng rất lớn tới quy trình sản
xuất, chất lợng NVL quyết định đến chất lợng của sản phẩm, hàng hoá.
Xét cả về mặt hiện vật và giá trị, NVL đều là những yếu tố không thể thiếu của
bất kỳ quá trình tái sản xuất nào. Dới hình thái hiện vật, nó đợc biểu hiện là một bộ
phận quan trọng của tài sản lu động. Dới hình thái giá trị, nó đợc biểu hiện là vốn l-
u động đặc biệt là vốn dự trữ.

Từ vai trò to lớn của NVL nh vậy, việc quản lý chúng chính là quản lý vốn sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để tăng tốc độ chu chuyển của vốn lu động cần
thiết phải sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL, trong một chừng mực nào đó giảm
mức tiêu hao NVL là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội, tiết kiệm đợc nguồn
tài nguyên không phải là vô tận.
Vì vậy, việc quản lý và hạch toán NVL có vai trò hết sức quan trọng trong các
doanh nghiệp sản xuất.
2. Yêu cầu quản lý NVL.
Kinh doanh có lãi là mục đích hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Muốn
vậy doanh nghiệp phải quản lý NVL một cách toàn diện và có hiệu quả từ khâu thu


2
mua đến khâu sử dụng. Để tổ chức công tác quản lý nói chung và công tác hạch
toán NVL nói riêng doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Doanh nghiệp có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản với điều kiện bảo quản
tốt; có đầy đủ số nhân viên bảo vệ và thủ kho có nghiệp vụ thích hợp với công việc
bảo quản; nắm vững việc ghi chép sổ sách tại kho; việc bố trí sắp xếp trong kho
phải gọn gàng bảo đảm yêu cầu về công tác bảo quản và kỹ thuật cho phép, thuận
tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi, kiểm tra.
- Với khâu thu mua: mỗi loại vật liệu có tính chất, công dụng, mức độ và tỉ
lệ tiêu hao khác nha. Do đó, thu mua phải đảm bảo đủ số lợng, đúng chất lợng,
phẩm chất tốt, chỉ cho phép hao hụt trong định mức và đặc biệt phải quan tâm tới
chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa.
- Với khâu bảo quản: cần đảm bảo theo đúng quy định, chế độ phù hợp với
tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu. Tránh làm lẫn lộn các loại vật liệu khác nhau
về tính chất làm ảmh hởng tới chất lợng.
-Với khâu dự trữ: đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng đợc định mức dự trữ
tối đa, tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất đợc liên tục đồng thời tránh đợc tình
trạng ứ đọng vốn.

-Với khâu sử dụng: cần sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm và có hiệu quả
trên cơ sở xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao vật liệu và dự toán chi phí hợp
lý. Hệ thống đó không những phải có đầy đủ cho từng bộ phận sản xuất mà còn
không ngừng cải tiến để đạt tới định mức tiên tiến.
Ngoài ra, cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật liệu, các thủ
tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ sách hạch toán tổng hợp và chi tiết theo
chế độ quy định. Thực hiện tốt chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu NVL, xây dựng
chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng NVL trong toàn xí
nghiệp, từng tổ, đội, phân xởng sản xuất.
3. Nhiệm vụ kế toán NVL.
Để quản lý, tổ chức hạch toán tốt NVL nhằm ngăn ngừa hiện tợng h hao, mất mát
và lãng phí các yếu tố đầu vào đó thì cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Tính toán, ghi chép, phản ánh một cách chính xác và kịp thời, trung thực.
Kiểm tra chặt chẽ tình hình cung ứng NVL, về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá
trị và thời gian cung cấp.
- Phân bổ chính xác, đúng đối tợng giá trị vật liệu xuất dùng, kiểm tra chặt chẽ
việc thực hiện định mức tiêu hao, ngăn ngừa kịp thời vioệc dùng NVL sai mục
đích, lãng phí.
- Kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ thờng xuyên để phát hiện những NVL
ứ đọng, kém phẩm chất cần thay thế và có biện pháp giải phóng thu hồi vốn, hạn
chế thiệt hại.


3
- Khi có yêu cầu của quản lý, tiến hành kiểm kê NVL nghiêm túc, lập báo cáo về
vật liệu và đề xuất công tác, kế hoạch thu mua, bảo quản và dự trữ. Ngoài ra, cần
phân bổ NVL hợp lý đúng đối tợng chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
4. Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán NVL
NVL giữ một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất sẽ bị
ảnh hởng nếu NVL không đợc cung cấp đủ số lợng, đúng chất lợng và kịp thời

gian. Chất lợng của sản phẩm hàng hoá sản xuất ra phụ thuộc nhiều vào chất lợng
của NVL Và quan trọng hơn cả là việc quản lý quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ
và sử dụng NVL sẽ tác động trực tiếp tới kết quả sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp thông qua chỉ tiêu giá thành và lợi nhuận.
Từ những vấn đề đó, ta thấy rằng cần phải tổ chức và tổ chức tốt việc hạch toán
NVL.
II. Phân loại và tính giá NVL
1. Căn cứ phân loại và cách phân loại.
Phân loại NVL là sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trng
nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán.
Sở dĩ phải phân loại NVL là do vật liệu có nhiều loại và thờng xuyên biến động
với vai trò và công dụng hết sức khác nhau. Trên thực tế, NVL thờng đợc phân ra
thành những nhóm theo tiêu thức khác nhau với đặc trng khác nhau.
a. Phân loại theo công dụng kinh tế .
Theo cách này NVL đợc phân loại nh sau:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yéu hình thành nên thực
thể sản phẩm mới (kể cả bán thành phẩm mua vào). Nguyên liệu là sản phẩm cha
qua chế biến công nghiệp và vật liệu chính là sản phẩm đã qua một hoặc vài lần
chế biến công nghiệp.
- Vật liệu phụ: cũng là đối tợng lao động nhng chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản
xuất, không phải là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nó đ-
ợc kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm về màu sắc, hình đáng, mùi vị
và nâng cao chất lợng sản phẩm hoặc dùng để bảo quản, phục vụ các hoạt động của
các t liệu lao động hay nhân viên.
- Nhiên liệu: là những thứ tạo ra năng lợng, cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản
xuất kinh doanh: hơi đốt, khí nén, xăng.. và có thểđợc chia thành:
+ Nhiên liệu dùng trực tiếp cho sản xuất
+ Nhiên liệu sử dụng cho máy móc thiết bị
- Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng để thay thế, sửa chữa cho máy
móc, thiết bị nh: ốc vít, săm , lốp..

4
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp,
không cần lắp, công cụ, khí cụ..)
- Phế liệu: là những vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất, thanh lý tài sản, có
thể đợc sử dụng hoặc bán ra ngoài nh: vải vụn, gỗ vụn..
- Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại nh: vật t đặc chủng vật đóng
gói..
Do quá trình sản xuất kinh doanh cụ thể đợc tiến hành ở các doanh nghiệp khác
nhau nên việc phân loại này cũng chỉ mang tính tơng đối. Có loại vật liệu ở doanh
nghiệp này đợc coi là chính nhng ở doanh nghiệp khác chỉ đợc coi là phụ mà thôi
và ngợc lại. Lại có vật liệu trong một doanh nghiệp vừa đợc coi là chính vừa coi là
phụ đối với từng sản phẩm sản xuất.
Việc phân loại này giúp doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, theo dõi
một cách chính xác và thuận tiện từng loại vật lệu, từng thứ vật liệu, xác định tầm
quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp, đó là cơ sở để tính giá thành sản phẩm
sản xuất ra.
b. Một số cách phân loại khác.
Ngoài cách trên, có thể phân loại theo các cách nh sau:
- Phân loại theo nguồn hình thành:
+ NVLdo mua ngoài
+NVL do doanh nghiệp tự sản xuất
+NVL do từ các nguồn khác: nhận cấp phát, biếu tặng, liên doanh liên kết...
- Phân loại theo chức năng:
+ NVL dùng cho sản xuất
+ NVL dùng cho bán hàng
+ NVLdùng cho quản lý doanh nghiệp
Tuy thế, việc phân loại theo 2 cách này không thuận tiện cho việc tổ chức tài
khoảnvà theo dõi trực tiếp, gây khó khăn cho viẹc tính giá thành.

Trên cơ sở phân loại các NVL, doanh nghiệp cần xây dựng Sổ danh điểm vật
liệu để thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách để tiết kiệm thời gian trong
việc đối chiếu giữa kho và tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó đặc biệt là
trong điều kiện cơ giới hoá, tự động hoá công tác tính toán ở doanh nghiệp
2.Tính giá NVL
Tính giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo những
nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Tính giá có chính
xác thì mới đảm bảo cho biệc quản lý NVL chặt chẽ và có hiệu quả.
Về nguyên tắc, NVL là tài sản dự trữ sản xuất thuộc loại tài sản lu động nên đợc
đánh theo giá thực tế đã đợc mua sắm, gia công chế biến tức là giá trị của NVL đợc
phản ánh trên sổ kế toán. Tuỳ theo việc áp dụng các phơng pháp tính thuế GTGT
của từng doanh nghiệp mà trong giá trị thực tế có thể có VAT(nếu tính VAT theo


5
phơng pháp trực tiếp) hay không có VAT (nếu tính VAT theo phơng pháp khấu
trừ).
*/Đối với NVL nhập kho .
Trên thực tế, NVL có thể đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau do đó giá vốn
thực tế cũng đợc đánh giá khác nhau.
- Đối với NVL mua ngoài:
+Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp trực tiếp:

Giá thực tế của
hàng nhập kho
= Giá trị hàng mua
theo hoá đơn (cả VAT)
+ Chi phí
thu
mua

+ Thuế nhập
khẩu (nếu
có)
+ Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp khấu trừ:
Giá thực tế
của
hàng nhập
kho
= Giá mua ghi trên
hoá
đơn(không có
VAT)
+ Chi phí
thu
mua thực
tế
+ Thuế nhập
khẩu(nếu
có)
Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến:
Giá thực tế
của
hàng nhập
kho
= Giá thực tế của
hàng
xuất kho chế biến
+ Chi phí thuê
ngoài chế
biến

+ Chi phí
liên
quan khác
- Đối với NVL
Giá thực tế của
hàng nhập kho
= Giá thực tế của hàng
xuất kho chế biến
+ Chi phí chế biến
thực tế
- Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh:
Giá thực tế của hàng
nhập kho (giá trị vốn)
= Giá thoả thuận giữa
các bên liên doanh
+ Chi phí liên
quan (nếu
có)


6
- Đối với NVL đợc tặng thởng viện trợ ..
Giá thực tế của hàng
nhập kho
= Giá mua của vật liệu đang bán trên
thị trờng
- Đối với phế liệu thu hồi từ sản phẩm hỏng, tài sản định thanh lý thì giá nhập kho
là giá có thể sử dụng, giá có thể bán đợc hoặc ớc tính.
*/ Đối với NVL xuất kho.
a. Tính theo giá thực tế:

Mỗi một doanh nghiệp sản xuất, khi xuất dùng NVL cũng đều phải tính toán chính
xác thực tế hàng xuất kho cho các nhu cầu và đối tợng khác nhau. Tuỳ vào đặc
điểm của từng hoạt động, yêu cầu quản lý và trình độ của kế toán mà có thể áp
dụng các cách tính khác nhau nh sau:
. Phơng pháp nhập trớc-xuất trớc(FIFO).
Phơng pháp này NVL đợc tính giá thc tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nào
nhập kho trớc sẽ đợc xuất dùng trớc, vì vậy NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì
tính theo giá thực tế của lần nhập đó..
Với phơng pháp này, việc tính toán đơn giản, dễ làm và tơng đối hợp lý. Song
khối lợng công việc hạch toán nhiều, phụ thuộc vào xu thế giá cả trên thị trờng.
Nh vậy, phơng pháp này phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm NVL
. Phơng pháp nhập sau xuất trớc(LIFO).
Phơng pháp này NVL đợc tính giá thc tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nào
nhập kho sau sẽ đợc xuất dùng trớc, vì vậy việc tính giá xuất của NVL đợc làm ng-
ợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc
. Phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ:
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhng số
lần nhập , xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phơng pháp này , căn cứ vào giá
thực tế của NVL tồn đầu kỳvà nhập trong kỳ kế toán xác định đợc giá bình quân
của 1 đơn vị NVL.Căn cứ vào lợng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để
xác định giá thực tế xuất trong kỳ.


7
Giá thực tế
NVLxuất dùng
= Số lợng
NVLxuất dùng
x Giá đơn vị
bình quân

Giá thực tế bình
quân
= Giá thực tế tồn
đầu kỳ
+ Giá thực tế nhập
trong kỳ
Số lợng tồn
đầu kỳ
+ Số lợng nhập
trong kỳ
Nh vậy, giá trị thực tế của NVL phụ thuộc vào số nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ.
Chúng ta chỉ tính đợc giá này ở thời điểm cuối kỳ. Do đó, trong kỳ NVL sẽ đợc ghi
theo giá tạm tính và cuối kỳ điều chỉnh.
Phơng pháp này tơng đối chính xác. Tuy nhiên, do chỉ tiến hành vào cuối kỳ nên
công việc bị dồn dập, ảnh hởng đến quyết toán cuối kỳ, lại không phản ánh đợc sự
biến động của giá cả. Phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm NVL, tần suất nhập-
xuất lớn.
. Phơng pháp bình quân sau mỗi lần nhập:
Giá bình quân
sau mỗi lần
nhập
= Giá tồn trớc khi nhập + Giá thực tế nhập kho
Số lợng tồn trớc khi nhập + Số lợng nhập kho
Với phơng pháp này khi xuất kho đã biết giá trị của NVL do vậy cuối kỳ không
phải điều chỉnh. Độ chính xác cao, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả. Song
lại mất nhiều công sức, thời gian. Phơng pháp này chỉ phù hợp với các doanh
nghiệp có quy mô nhỏ, vật liệu ít.
. Phơng pháp bình quân cuối kỳ trớc.
Giá bình quân cuối kỳ
trớc

= Giá thực tế tồn kho cuối kỳ
trớc ( đầu kỳ này )
Lợng tồn kho cuối kỳ trớc
(đầu kỳ này )
Đây là phơng pháp dễ làm, đơn giản nhng độ chính xác không cao và không tính
đến sự biến động của giá cả kỳ này.
. Phơng pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối.


8
Với các phơng pháp kể trên, để tính đợc giá NVL thì phải căn cứ vào chứng từ
xuất. Tuy nhiên, có nnhững doanh nghiệp do có nnhiều chủng loại, mẫu mã khác
nhau nên không có đièu kiện kiểm tra từng nghiệp vụ xuất kho hoặc với các doanh
nghiệp áp dụng kiểm kê định kỳ. Do đó tiến hành tính theo phơng pháp trị giá thực
tế theo giá mua lần cuối.
Giá thực tế NVL
tồn cuối kỳ
= Số lợng NVL
tồn cuối kỳ
x Đơn giá NVL
nhập lần cuối
. Phơng pháp tính giá thực tế đích danh.
Trong trờng hợp có thể nhận diện đợc từng thứ, từng nhóm hoặc từng loại NVL
với từng lần nhập kho và giá thực tế của nó thì có thể định giá hàng tồn kho theo
giá thực tế đích danh. Nghĩa là, NVL nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá
ấy.
Phơng pháp này khá chính xác, thuận lợi cho kế toán trong việc tính giá NVL
song lại đòi hỏi phải hạch toán tỉ mỉ, chi tiết. Nó thích hợp với doanh nghiệp có
những loại vật liệu có đặc điểm riêng, giá trị lớn, có điều kiện bảo quản riêng.
b. Tính theo giá hạch toán.

Thực tế cho thấy rằng, gía cả NVL luôn biến động nên việc tính giá NVL theo
giá thực tế là rất phức tạp, khó khăn và mất nhiều công sức. Do vậy, ngời ta sử
dụng giá hạch toán. Đây là loại giá ổn định đợc xác định ngay ở đầu kỳ hạch toán
dựa trên giá thực tế của kỳ trớc hay giá kế hoạch của kỳ này. Cuối kỳ, kế toán sẽ
tiến hành điều chỉnh sang giá thực tế bằng công thức:
-
Giá thực tế
NVL xuất dùng
= Giá hạch toán
NVL xuất
dùng
x Hệ số giá
NVL
Hệ số giá
NVL
= Giá thực tế NVL
tồn đầu kỳ
+ Nhập trong
kỳ
Giá hạch toán NVL
tồn đầu kỳ
+ Nhập trong
kỳ
Hệ số giá có thể tính cho từng loại hay nhóm NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý hay
trình độ nghiệp vụ kế toán.
Mỗi một phơng pháp tính giá có u, nhợc điểm riêng, trên cơ sở đặc điểm hoạt
động của mình mà mỗi doanh nghiệp nên chọn cho mình một phơng pháp tính giá
thích hợp nhất để đem lại hiệu quả kinh tế cao.

9

III/ Tổ chức hạch toán NVL
1. Tổ chức hạch toán chi tiết.
Hạch toán chi tiết NVL là một công việc có khối lợng lớn, nó đòi hỏi phải phản
ánh tình hình biến động vật t cả về số lợng, chất lợng và giá trị theo chủng loại và
theo từng kho.
Công tác kế toán thực tế ở nớc ta hiện nay đang áp dụng 3 phơng pháp hạch
toán chi tiết vật t: phơng pháp thẻ song song; phơng pháp số đối chiếu luân chuyển
và phơng pháp sổ số d. Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, trình độ kế toán và quản
lýmà doanh nghiệp lựa chọn phơng pháp hạch toán cho phù hợp.
1.1 Phơng pháp thẻ song song.
Đây là phơng pháp thờng đợc áp dụng với những doanh nghiệp có ít chủng loại
vật t và phần lớn đợc lu chuyển qua kho, mật độ nhập-xuất dày đặc, có hệ thống
kho tàng tập trung, thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm tra.
Theo phơng pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL để tiến
hành ghi thẻ kho (Mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán NVL cũng
dựa trên chứng từ nhập xuất NVL để ghi số lợng và tính thành tiền NVL nhập xuất
vào Thẻ kế toán chi tiết vật liệu. Cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên
Thẻ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tơng ứng do thủ kho chuyển đến, đồng
thời từ Sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp
nhập xuất- tồn vật liệu theo từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán
tổng hợp nhập, xuất vật liệu.
Phơng pháp thẻ song song ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu.
Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn nhiều trùng lặp nên tốn
nhiều công sức.
Ta có sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song nh sau ( Sơ
đồ 1.1 )
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL
Theo phơng pháp thẻ song song.

10
Chứng từ xuất
Sổ tổng
hợp
Tổng
hợp chi
tiết vật
tư
Sổ thẻ chi
tiết vật tư
Thẻ kho
Chứng từ nhập kho
1.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Tại kho: Theo phơng pháp này, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số
lợng đối với từng loại danh điểm NVL nh phơng pháp thẻ song song.
- Tại phòng kế toán: Để tiện cho việc theo dõi, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân
chuyển để hạch toán số lợng và giá trị của từng danh điểm vật t theo từng kho. Sổ
này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập,
xuất phát sinh trong tháng của từng vật t, mỗi thứ chỉ đợc ghi một dòng sổ.
Cuối tháng đối chiếu số lợng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho,
đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.
Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ công việc hơn so với phơng pháp
thẻ song song. Tuy thế, việc ghi chép còn trùng lặp, công việc đều dồn về cuối
tháng nên việc cung cấp thông tin chậm. Nó thích ứng với các doanh nghiệp có
chủng loại vật t phong phú, mật độ nhập-xuất lớn, hệ thống kho tàng phân tán,
quản lý tổng hợp, không đối chiếu thờng xuyên.
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL
Theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Chứng từ
nhập
Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu
1.3. Phơng pháp sổ số d.
Đặc điểm của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của
thủ kho với việc ghi chép ở phòng kế toán. ở kho chỉ hạch toán về số lợng còn ở
phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị vật t tạo điều kiện đối chiếu thờng xuyên,
xoá bỏ sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. Công việc đợc tiến hành
cụ thể nh sau:


11
Thẻ kho
Chứng từ xuất
Bảng kê nhập
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê xuất
Sổ
tổng
hợp
- Tại kho: Vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi số lợng vật t nhập kho, xuất kho vvà tồn
kho giống nh các phơng pháp trên.
Theo định kỳ, thủ kho tiến hành tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất theo từng
nhóm vật t và lập phiếu giao nhận chứng từ, rồi nộp cho kế toán kèm theo chứng từ
gốc.
- Tại phòng kế toán:Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) nhân viên kế toán phải
xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận
chứng từ. Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá trị, tổng cộng số tiền
và ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Từ đó, kế toán tiến hành ghi
vào Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật t . Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho

một tờ và mỗi danh điểm vật t đợc ghi một dòng.
Cuối tháng, kế toán tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng số tiền của từng loại vật t
trên bảng luỹ kế. Số tồn kho này đợc dùng để đối chiếu với sổ số d và đối chiếu
với kế toán tổng hợp.
Sơ dồ 1.3 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL
Theo phơng pháp sổ số d
Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng ; Đối chiếu
IV/ Tổ chức hạch toán tổng hợp NVL
Hạch toán tổng hợp NVL là sự ghi chép sự biến động về
mặt giá trị của NVL trên các sổ kế toán tổng hợp.

Trong hệ thống kế toán hiện hành, NVL thuộc nhóm hàng tồn kho. Do đó, chúng
ddợc hạch toán theo một trong hai phơng pháp hạch toán hàng tồn kho sau:


12
Chứng từ nhập
Thẻ kho
Chứng từ xuất
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Sổ số dư Bảng luỹ kế N-X-T
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Sổ
tổng
hợp
1. Phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm
NVL một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản kế toán. Vì vậy, tại bất kỳ
thời điểm nào trong kỳ kế toán ta cũng xác định đợc giá trị NVLTuy hạch toán
phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghi chép nhiều sổ sách nhng phơng pháp

này có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Và
thờng áp dụng phơng pháp này cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thơng nghiệp
kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn nh: máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật,
chất lợng cao...
a/ Tài khoản sử dụng.
Để theo dõi tổng quát tình hình biến động NVL kế toán sử dụng các tài khoản
sau:
- Tài khoản 152 Nguyên vật liệu.
Bên Nợ : + Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia
công, nhận cấp....
+ Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê.
Bên Có : + Trị giá thực tế của NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia
công chế biến, góp vốn liên doanh ....
+ Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê.
Số d bên Nợ : Trị giá thực tế của NVL tồn kho.
Tài khoản 152 không quy định các tài khoản cấp 2. Tuy vậy, theo yêu cầu quản
lý và phân loại NVL của từng doanh nghiệp, có thể quy định tài khoản chi tiết cho
từng tài khoản theo từng nhóm, từng thứ NVL...
- Tài khoản 151 Hàng mua đi đờng:
Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã
thu mua hay chấp nhận mua nhng cuối tháng cha về nhập kho.
Bên Nợ : Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.
Bên Có : Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho
các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
D Nợ : Giá trị hàng đang đi đờng ( đầu kỳ và cuối kỳ ).
b/ Ph ơng pháp hạch toán .
Sự biến động của NVL đợc tổng hợp thông qua sơ đồ 1.4 và sơ đồ 1.5. Các sơ
đồ này phản ánh sự tăng, giảm của NVL và thể hiện rõ nguyên nhân của các sự
biến động đó.

13
Sơ đồ hạch toán tăng NVL
( Theo phơng pháp KKTX )
TK 111,112 TK 152
Trị giá nhập kho
Tổng giá thanh toán
TK 133
VAT đầu vào
TK 331 TK 151
Trả tiền Hàng mua đang đi đờng Hàng đi đờng tháng
trớc về nhập kho
TK 154
Chi phí gia công chế biến
TK 152
NVL xuất để chế biến NVL chế biến nhập kho
TK 411 Nhập kho NVL do nhận góp vốn liên doanh, viện trợ...

TK 154,621
NVL không dùng hết nhập lại kho
TK 128,222
Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL
TK 3381 Phát hiện thừa khi kiểm kê
Chênh lệch do đánh giá tăng
TK3333
Thuế nhập khẩu tính vào giá trị NVL


14
Sơ đồ 1.5 Sơ đồ hạch toán giảm NVL

( Theo phơng pháp KKTX )
TK 152 TK 621
Xuất kho chế tạo sản phẩm

TK 627, 641, 642
Xuất dùng cho quản lý PX, BH và QLDN
TK 821
NVL thiếu không xác định rõ nguyên nhân
TK 632
NVL xuất đem đi bán
TK 241
Dùng cho xây dựng cơ bản và sửa chữa TSCĐ
TK 154
NVL xuất để gia công chế biến
TK 412
Đánh giá giảm NVL
TK 138

Cho vay NVL hay NVL thiếu chờ xử lý
TK 128, 222
Tham gia góp vốn liên doanh, đầu t...



15
2. Phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến
động của các vật t, hàng hoá trên các tài khoản phản annhs từng loại hàng tồn kho
mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê
cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế và xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các

mục đích khác. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị vật t cuối kỳ
trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị đã xuất dùng trong kỳ:
Giá trị NVL xuất
trong kỳ
= Tổng giá trị
NVL nhập
+

-
Chênh lệch trị giá tồn kho
cuối kỳ và đầu kỳ
Theo phơng pháp này, mọi biến động vâtạ t không theo dõi, phản ánh trên các
tài khoản tồn kho; giá trị vật t mua và nhập kho trong kỳ đợc theo dõi phản ánh
trên một tài khoản riêng( TK 611- Tài khoản mua hàng ). Do đó, độ chính xác
không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi chép. Và nó chỉ thích hợp với các
đơn vịi kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật t khác nhau, có giá trị thấp, th-
ờng xuyên xuất dùng hay xuất bán.
a/ Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 611 Mua hàng.
Bên Nợ: + Trị giá NVLtồn đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê).
+ Trị giá NVL mua vào trong kỳ.
Bên Có: + Trị giá NVL trả lại ngời bán hoặc đợc giảm giá.
+ Trị giá NVL tồn cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê).
+ Trị giá NVL đã gửi bán nhng cha xác định là tiêu thụ.
Tài khoản này không có số d và đợc chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2.
TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu...
TK 6112: Mua hàng hoá.
Theo phơng pháp này, NVL đợc hạch toán nh sau (sơ đồ 1.6).
Sơ đồ 1.6.
Sơ đồ hạch toán NVL theo phơng pháp KKĐK

16
TK151,152 TK 611 TK 151,152
Giá trị NVL tồn đầu Giá trị NVL
kỳ cha sử dụng tồn cuối kỳ
TK 111,112,331 TK 111,112,331
Giá trị NVL mua trong kỳ Giảm giá đợc hởng và giá
trị hàng trả lại
TK 133
VAT đầu vào
TK 411 TK 621,627,641,642
Nhận vốn liên doanh Giá trị NVL
đợc cấp phát, tặng thởng... nhỏ xuất dùng trong kỳ
TK 412 TK 1421
Đánh giá tăng NVL Giá trị Phân bổ dần
xuất dùng lớn
3. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phơng diện kế toán một khoản giảm giá trị
tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi
nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc ( giá trị thực tế ) nhng cha chắc
chắn, qua đó phản ánh đợc giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo
cáo tài chính.
Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phải lập cho từng thứ, từng nhóm có
tính chất nh nhau.
- Tài khoản sử dụng: Tài khoản 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Bên Nợ : Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán.
Bên Có : Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán.
D Có : Giá trị đự phòng giảm giả hàng tồn kho hiện có.

- Trình tự hạch toán: Chỉ ghi vào cuối niên độ kế toán.
+ Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối niên độ trớc.


17
Nợ TK: 159
Có TK: 721
+ Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho căn cứ vào thực tế hàng tồn kho của đơn vị.

Nợ TK: 642 (6426)
Có TK: 159
4. Đặc điểm hạch toán vật liệu tại một số nớc trên thế giới
Trong những năm gần đây,cùng với sự phát triển của nền kinh tế và sự cấp thiết của
quản lý, nớc ta đã và đang vận dụng những u điểm của kế toán quốc tế vào hệ thống
kế toán Việt Nam để hoàn thiện hơn nữa hệ thống kế toán một công cụ quản lý
kinh tế hữu ích của nền kinh tế và hoà nhập với xu hớng toàn cầu hoá đang diễn ra
trên thế giới.
4.1 Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Anh.
a/ Phuơng pháp theo dõi hàng tồn kho:
*Phuơng pháp theo dõi tồn kho định kỳ:
Phuơng pháp này thích hợp cho các công ty thơng nghiệp kinh doanh các mặt
hàng có đơn giá thấp, theo đó ta không phải tính nguyên giá hàng bán sau từng
nghiệp vụ bán hàng mà chỉ thựchiện một lần cuối mỗi kỳ kế toán.
Nguyên giá =Tồn kho đầu kỳ +hàng mua trong kỳ Tồn cuối kỳ
Phuơng pháp theo dõi tồn kho liên tục:
Phơng pháp này thích hợpcho các công ty kinh doanh những mặt hàng có đơn giá
cao nh xe hơi, tivi, đồ trang sức ..
Nhằm mục đích thiết lập hệ thống kiểm tra nội bộ chặt chẽ đối với hàng tồn kho,
phơng pháp này theo dõi liên tục sẽ cập nhật từng nghiệp vụ mua bán hàng ngày
và cho biết số hàng tồn kho hiện đang có tại công ty ở mỗi thời điểm bất kỳ.Cụ thể,

khi ta mua hàng vào thì nguyên giá của số hàng này sẽ đợc ghi vào tài khoản hàng
tồn kho, ngợc lại khi đem hàng ra bán thì ta sẽ kết chuyển nguyên giá ấy từ tài
khoản hàng tồn kho sang tài khoản nguyên giá hàng bán.
b/ Các phơng pháp định gía hàng tồn kho:
Theo quy ứớc kế toán, hàng tồn kho đợc định giá theo ba phơng pháp sau:
-Phơng pháp nhập trớc xuất trớc
-Phơng pháp nhập sau xuất trứơc
-Phong pháp bình quân gia quyền
Các doanh nghiệp phải thực hiên nguyên tắc nhất quán trong kế toán, tức là một
khi doanh nghiệp đã lựa chọn cho mình một phơng pháp phù hợp thì doanh nghiệp


18
ấy phải sử dụng phơng pháp đã chọn trong suốt quá trình hoạt động của mình, trừ
khi có lý do chính đáng để thay đổi nó.
4.2 Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Mỹ.
Theo quy tắc kế toán, sổ cái của hãng sản xuất có một tài khoản Tồn kho vật
liệu. Tài khoản này thờng có số d nợ tại đầu và cuối kỳ. Khi hãng sử dụngnhiều
loại vật liệu, sổ phụ có thể đợc mở để hỗ trợ cho tài khoản ở sổ cái. Sổ đó thờng
gọi là Sổ nguyên vật liệu hoặc Sổ kho. (Biểu số1.5: Mẫu sổ kho điển hình).
Thẻ kho
Tài khoản số :... Lợng đặt hàng tại
Tên của hạng mục :.. Mức đặt hàng tại
địa chỉ kho ..
Ng
ày
thá
ng
Lo
ại

Nhập Xuất Tồn
SL Đ
G
TT SL Đ
G
TT SL Đ
G
TT
Khi nhà máy cần nguyên liệu, chứng từ nhu cầu nguyên vật liệu đợc đa cho thủ
kho để xuất giao vật liệu cho sản xuất
Biểu 1.6
Mẫu nhu cầu nguyên vật liệu
Ngời yêu cầu Số phiếu yêu cầu nguyên vật liệu
Ngời xuất ngày tháng công việc số
Số tài khoản
kho
Tên hạng
mục
Số lợng đơn giá Số tiền
Các hạch toán bổ xung cũng cần phải thực hiện đối với tài khoản Sản phảm dở
dang. Phiếu ghi bổ xung sản phẩm dở dang là Thể chi phí sản phẩm. Mỗi thể đ-
ợc lập cho mỗi laọi sản phẩm công việc.
a/ Phơng pháp hàng tồn kho


19
Theo nguyên lý kế toán Mỹ, hàng tồn kho đợc theo dõi theo 3 hệ thống sau:
Hệ thống định kỳ: Theo hệ thống này, cuối mỗi kỳ hoạt động, kế toán sẽ tiến
hành kiểm kê tồn kho vật liệu, sản phẩm dở dang , hàng hoá thành phẩm.
Hệ thống đơn hàng dịch vụ sử dụng phơng pháp liên tục: Hệ thống này đợc thiết

kế để kiểm soátchi phí của hãng theo các đơn đặt hàng riêng biệt hoặc theo các
dịch vụ riêng biệt.
Hệ thống kế toán chi phí theo quá trình sản xuất; Hệ thống này thiết kế để kiểm
soát chi phí của hãng sản xuất sản / ph phẩm hàng loạt.
b ơng pháp định giá hàng tồn kho:
Theo nguyên lý kế toán Mỹ, hàng tồn kho đợc định giá theo bốn phơng pháp
sau:
- Phơng pháp đặc điểm riêng
- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc
- Phơng pháp nhập sau xuất trớc
- Phơng pháp trung bình gia quyền
4.3 Điểm khác nhau giữa hệ thống kế toán Việt Nam với hệ thống kế toán
Anh, Mỹ trong hạch toán vật liệu.
Hệ thống kế toán Việt
Nam
Hệ thống kế toán Mỹ Hệ thống kế toán Anh
*phơng pháp theo dõi
HTK HTK đợc theo dõi thoe HTK cũng đợc theo dõi


20
HTK đợc theo dõi theo 2
phong pháp:
-kê khai thờng xuyên
-Kiểm kê định kỳ
*Phơng pháp định giá
HTK
Hàng tồn kho đựơc định
giá theo một trong các ph-
ơng pháp sau:

-Phơng pháp FIFO
-Phơng pháp LIFO
-Phơng pháp giá đơn vị
bình quân
-Phơng pháp trực tiếp
-Phơng pháp giá hạch toán
3 hệ thống:
-Hệ thống định kỳ
-Hệ thống đơn hàng
dịch vụ sử dụng phơng
pháp liên tục
-Hệ thống kế toán chi
phí theo quá trình sản
xuất
HTK đợc định giá
bằng một trong các ph-
ơng pháp sau:
-Phơng pháp FIFO
-Phơng pháp LIFO
-Phơng pháp trung
bình gia quyền
-Phơng pháp đặc điểm
riêng

theo 2 phơng pháp:
-Phơng pháp theodõi
tồn kho định kỳ
-Phơng pháp theo dõi
tồn kho liên tục
HTK đợc định giá bằng

một trong các phơng
pháp sau:
-Phơng pháp FIFO
-Phơng pháp LIFO
-Phơng pháp bình quân
gia quyền
V. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán trong công tác
quản lý và hạch toán NVL
Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp đợc ban hành đồng bộ cả chế độ chứng
từ, sổ sách, tàI khoản và báo cáo tài chính, tạo đIều kiện thuận lợi cho việc áp dụng
thực tế. Để dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, công khai, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát thì cần
có hệ thống chứng từ chính xác và hệ thống sổ sách hạch toán rõ ràng.
1/ Các chứng từ kế toán.
1.1 Mục đích và nguyên tắc lập chứng từ.
Chứng từ là phơng tiện vật chất để chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ
kinh tế tài chính, là phơng tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó.
Các đơn vị sản xuất và lu thông hàng hoá có rất nhiều đặc đIểm yêu cầu khác
nhau song đều nằm trong hệ thống thống nhất của sản xuất và trao đổi hàng hoá.
Do đó, để đảm bảo yêu cầu quản lý, nhất là trong quan hệ ngoại thơng; về thanh
toán với ngân sách, khách hàng sản xuất trao đổi hàng hoá vẫn rất cần các chứng
từ đợc tiêu chuẩn hoá và quy cách hoá trong phạm vi cả nớc. Nh vậy, chứng từ đợc
lập lên nhằm mục đích phản ánh ccácc nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, làm căn cứ
để tiến hành hạch toán ghi sổ và xác định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.


21
Do tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế nên các tiêu thức đặc trng cho chứng từ
rất phong phú, nguyên tắc lập chứng từ là phải bao gồm đầy đủ các yếu tố nh sau:
- Tên chứng từ: Là sự khá quát hoá nội dung của nghiệp vụ.
- Tên, địa chỉ của đơn vị cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ.

- Ngày và số thứ tự của chứng từ.
- Nội dung của nghiệp vụ kinh tế.
- Quy mô của nghiệp vụ về số lợng, giá trị.
- Chữ ký của những ngời chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp vụ.

1.2 Các loại chứng từ.
Các hoạt động nhập và xuất kho NVL luôn luôn xảy ra trong các doanh nghiệp
sản xuất. Để theo dõi và quản lý chặt chẽ tình hình biến động va số hiện có của
NVL kế toán phảI lập những chứng từ cần thiết một cách kịp thời, đầy đủ, chính
xác theo đúng theo biểu mẫu quy định. Những chứng từ hợp lệ, hợp pháp này là cơ
sở để ghi chép thẻ kho, bảng kê xuất-nhập-tồn vật t và các sổ tổng hợp khác( nh sổ
Cái TK 152 ) để kiểm tra giám sát tình hình biến động của NVL thực hiện quản lý
có hiệu quả phục vụ đầy đủ, kịp thời nhu cầu cho sản xuất.
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quy định 1141- TC/QĐ/CĐKT
ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật t bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)
- Hoá đơn cớc vận chuyển (mẫu 03-BH)
Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của
Nhà nớc, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng
dẫn nh:
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t (mẫu 05-VT)
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)
Và các chứng từ khác tuỳ vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp.
Mọi chứng từ kế toán NVL phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do
kế toán trởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp kịp thời các

số liệu trên sổ kế toán.


22
2. Tổ chức hạch toán chi tiết NVL
Tuỳ thuộc vào loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình
độ nghiệp vụ kế toán cũng nh nhu cầu về phân công lao động kế toán mà áp dụng
các hình thức sổ ch phù hợp. Mỗi doanh nghiệp chỉ đợc áp dụng một hình thức sổ
thống nhất để đảm bảo tính khoa học, tiện cho việc ghi chép, kiểm tra và đối chiếu.
Song song với 3 phơng pháp hạch toán chi tiết NVL thì chúng ta cũng có các
hình thức sổ chi tiết tơng ứng với nó.
a/ ph ơng pháp thẻ song song .
Việc hạch toán sự biến động của NVL đợc theo dõi ở cả hai nơi.
- Tại kho: thủ kho tiến hành mở thẻ kho theo định kỳ (3-5 ngày) hoặc thờng ngày.
- Tại phòng kế toán: kế toán phải mở sổ, thẻ chi tiết vật t
Cuối tháng, trên cơ sở hai sổ, thẻ chi tiết trên kế toán lập ra bảng tổng hợp chi
tiết vật t
b/ ph ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển .
- Tại kho : thủ kho vẫn mở thẻ kho nh ở phơng pháp thẻ song song.
- Tại phòng kế toán : kế toán sẽ mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng
và giá trị của từng danh điểm vật t
c/ ph ơng pháp sổ số d .
- Tại kho : thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn kho
của NVL nh 2 hình thức trên. Song bên cạnh đó, thủ kho còn tiến hành lập phiếu
giao nhận chứng từ nhập xuất và nộp cho kế toán kèm theo chứng từ gốc.
- Tại phòng kế toán : Khi nhận đợc chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào bảng luỹ kế
nhập-xuất-tồn vật t mở cho từng kho và mỗi danh điểm vật t ghi 1 dòng. Sau đó lập
sổ số d để đối chiếu.
3. Tổ chức sổ tổng hợp.
Tuỳ theo từng hình thức sổ áp dụng mà chúng ta tổ chức sổ tổng hợp hạch toán

NVL cho phù hợp và đúng chế độ quy định.
a. Hình thức nhật ký chung.
Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn mua NVL các chứng từ nhập-xuất kế toán ghi
vào sổ nhật ký chung hoặc sổ nhật ký đặc biệt. Sau đó, cuối tháng hoặc định kỳ
tiến hành ghi vào sổ cái tài khoản 152 và lập bảng cân đối số phát sinh.
Trình tự ghi sổ kế toán đợc tóm tắt bằng sơ đồ sau:


23
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL

Theo hình thức nhật ký chung.
Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu

b. Hình thức nhật ký sổ cái.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc nh hoá đơn kiêm phiếu xuất kho,
phiếu báo nhập kho NVL kế toán tiến hành ghi vào nhật ký sổ cái (phụ lục 2) và
sổ chi tiết NVL. Cuối tháng, tiến hành ghi vào bảng tổn hợp chi tiết NVL khoá sổ
và đối chiếu giữa nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đó.
Sơ đồ 1.9 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toánNVL


24
Chứng từ gốc
Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung
Sổ chi tiết
Sổ Cái TK 152, 153
Báo cáo tài chính
Bảng cân đối SPS Bảng tổng hợp chi tiết
Theo hình thức Nhật ký- Sổ cái.

Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
C. hình thức chứng từ ghi sổ
Hàng gày, căn cứ vào các chứng từ gốc phiếu nhập kho, xuất kho vật t, hoá đơn c-
ớc vận chuyển, phiếu báo vật t hoặc căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán
lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,
sau đó dùng để ghi sổ Cái TK 152.Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ
ghi sổ đợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng, tính ra tổng số tiền phát sinh ghi trên ổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính
ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số d của TK 152 trên sổ Cái.
Căn cứ vào sổ Cái TK 152 ta lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu đúng
khớp số liệu ta tiến hành lập báo cáo tài chính.
Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,chứng từ ghi sổ, sổ Cái TK 152 đợc ghi ở phụ
lục 3


25
Chứng từ gốc
Nhật ký- sổ cái
Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính