BÁO CÁO: CHỨNG TỪ BẢO HIỂM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
LỚP NGOẠI THƯƠNG – VB2 K11
MÔN HỌC: VẬN TẢI - BẢO HIỂM NGOẠI THƯƠNG
GIÁO VIÊN: Ths. Ngô Thò Hải Xuân
Nhóm 1:
1. Phạm Thò Nghóa
2. Lê Tiến Tâm
3. Thái Phùng Quốc Đạt
4. Nguyễn Ngọc Tuyền
5. Nguyễn Thò Vân Thu
6. Dương Phụng Linh
7. Nguyễn Thúy Hồng Nguyên
8. Nguyễn Ngọc Ánh Đan
9. Nguyễn Thò Hải Yến
10.Nguyễn Thanh Trúc
11.Hoàng Thò Tuyết Hồng
12.Nguyễn Thò Ngọc Thư
13.Đoàn Kim Hướng
14.Vũ Văn Hải
Đề tài số 1:
Chứng từ vận tải đường biển:
- Đối với vận tải đường biển có những chứng từ gì?
- Khái niệm, chức năng, phân loại (nếu có)
- Hình thức, nội dung của từng loại chứng từ.
Tháng 09/2009
1
I. GIỚI THIỆU
Hoạt động ngoại thương liên quan đến nhiều lónh vực như ngân hàng, vận tải, bảo hiểm, giao
nhận. Tất cả các lónh vực trên đều có tầm quan trọng đặc biệt đối với hoạt động ngoại thương. Tuy
nhiên, vận tải, bảo hiểm và giao nhận lại hết sức gắn bó mật thiết đến hoạt động ngoại thương.
Dòch vụ vận tải ngày càng đóng vai trò quan trọng trong nền mậu dòch thế giới. Trong đó, vận

tải hàng hải đã giữ một vai trò chính yếu trong mậu dòch quốc tế. Trong chuyên chở hàng hóa ngoại
thương trên thế giới hiện nay, vận tải hàng hải chiếm khoảng 90% tổng khối lượng hàng hóa xuất nhập
khẩu của thế giới.
Để công tác vận chuyển hàng hóa được thuận lợi và việc giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ,
bộ chứng từ trong vận chuyển hàng hóa bằng đường biển đóng vai trò hết sức quan trọng.
Trong nội dung của bài làm này, nhóm chúng tôi xin giới thiệu các chứng từ vận tải hàng hóa
bằng đường biển.
Các chứng từ vận tải hàng hải gồm một số loại cơ bản như sau:
1. Bảng đăng ký hàng chuyên chở (Cargo List)
2. Booking Note
3. Biên lai thuyền phó (Mates’ Receipt)
4. Biên bản giám đònh trên tàu (Survey Record)
5. Giấy chứng nhận giám đònh (Survey Report)
6. Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
7. Sơ đồ xếp hàng (Cargo Plan)
8. Thông báo sẵn sàng (Notice of Readiness)
9. Lòch trình bốc dỡ (Time-Sheet)
10. Giấy cam đoan bồi thường (Letter of Indemnity)
11. Bản lược khai (Manifest)
12. Biên bản hàng xếp không theo vận đơn, không theo sơ đồ xếp hàng
13. Giấy chứng nhận hàng hư hỏng (Cargo Outturn Report)
14. Phiếu thiếu hàng (Shortage Bond) hay Chứng nhận hàng thiếu (Certificate of Shortlanded
Cargo)
15. Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report On Receipt of Cargo)
16. Biên bản đổ vỡ và mất mát
17. Thư dự kháng (Letter of Reservation)
18. Thông báo hàng đến (Notice of Arrival)
19. Lệnh giao hàng (Delivery Order)
2
II. NỘI DUNG

1. BẢNG KÊ CHI TIẾT HÀNG HÓA (CARGO LIST)
a) Khái niệm:
Bảng kê hàng chuyên chở là bảng kê các hàng hóa gửi đi. Bảng kê do chủ hàng lập và xuất trình
cho người đại diện của người vận tải.
b) Công dụng:
- Là cơ sở để người vận tải vạch sơ đồ sắp xếp hàng lên tàu.
- Để cơ quan giao nhận, vận tải ngoại thong xét thứ tự ưu tiên can được gửi trước, gửi sau.
- Để tính phí liên quan đến việc xếp hàng hóa, phí lưu kho, phí cẩu hàng,…
c) Nội dung:
- Tên hãng tàu.
- Tên người nhận.
- Tên hàng.
- Ký mã hiệu.
- Trọng lượng và thể tích của hàng hóa.
2. BOOKING NOTE
Văn bản của người thuê tàu gửi cho hãng tàu (người chuyên chở) yêu cầu dành chỗ trên tàu để vận
chuyển hàng hóa. Đơn lưu khoang thường được các hãng tàu chợ in sẵn thành mẫu đơn để người thuê
tiện điền vào các khoản mục:
Tên hãng tàu, tên tàu – Tên người thuê và đòa chỉ – Tên hàng, trọng lượng /thể tích, tính chất – Đòa
điểm, thời gian bốc hàng và đòa điểm dỡ hàng – Tiền cước và cách trả.
Nếu người chuyên chở và người thuê đồng ý ký xác nhận vào đơn lưu khoang thì nó trở thành văn
bản thỏa thuận sơ bộ có tính ràng buộc pháp lý cho đến khi hàng bốc xong xuống tàu, vận đơn đường
biển được thuyền trưởng ký phát sẽ thay thế cho đơn lưu khoang, có chức năng là hợp đồng vận tải
biển điều chỉnh nghóa vụ và quyền lợi của đôi bên.
3
3. BIÊN LAI THUYỀN PHÓ (MATES’ RECEIPT)
a) Khái niệm:
Biên lai thuyền phó là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hóa trên tàu, xác nhận
việc đã nhận hàng chuyên chở.
Biên lai thuyền phó không phải là chứng chỉ sở hữu hàng hóa mà chỉ là chứng từ dùng làm cơ sở để

lập vận đơn đường biển.
b) Hình thức và nội dung:
Trong biên lai thuyền phó, người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hóa và tình trạng hàng
hóa xếp lên tàu mà các nhân viên kiểm kiện của tàu (ships tallymen) đã tiến hành trong khi hàng hóa
được bốc lên tàu.
4
c)

4. BIÊN BẢN GIÁM ĐỊNH TRÊN TÀU (SURVEY RECORD)
a) Khái niệm
Là báo cáo kết quả giám sát, kiểm tra của giám đònh viên về tình trạng, chất lượng của hàng
hóa để đánh giá tổn thất của hàng hóa được bảo hiểm.
b) Chức năng:
Biên bản là chứng cứ pháp lý xác nhận thực tổn thất của hàng hóa. Biên bản giám đònh được
thiết lập khi hàng hóa bò tổn thất (cargo damage report).
c) Phân loại:
a. Biên bản giám đònh phẩm chất (Survey report of quality)
Là văn bản xác nhận phẩm chất thực tế của hàng hoá tại nước người nhập khẩu (tại cảng đến)
do một cơ quan giám đònh chuyên nghiệp cấp. Biên bản này được lập theo qui đònh trong hợp đồng
hoặc khi có nghi ngờ hàng kém phẩm chất.
b. Biên bản giám đònh số lượng/ trọng lượng (Survey report of quantity/weight)
5
Là chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng thực tế của lô hàng được dỡ khỏi phương tiện vận
tải (tàu) ở nước người nhập khẩu. Thông thường biên bản giám đònh số lượng, trọng lượng do công
ty giám đònh cấp sau khi làm giám đònh.
c. Biên bản giám đònh của công ty bảo hiểm (Survey report of insurance organization)
Biên bản giám đònh của công ty bảo hiểm là văn bản xác nhận tổn thất thực tế của lô hàng đã
được bảo hiểm do công ty bảo hiểm cấp để làm căn cứ cho việc bồi thường tổn thất.
6
7

5. GIẤY CHỨNG NHẬN GIÁM ĐỊNH (SURVEY REPORT)
- Biên bản giám đònh trước khi xếp hàng (Survey record of hatch cleanliness)
+ Giám đònh vệ sinh hầm hàng tàu là phương pháp kiểm tra bằng trực quan tình trạng
hầm tàu về phương diện vệ sinh sạch sẽ, khô ráo, không có côn trùng, không có mùi lạ… trước
khi xếp hàng.
+ Sạch sẽ: là đã được tổng vệ sinh cẩn thận, không có gỉ sét boong, không có tàn dư của
hàng hóa khác, không có côn trùng và xác côn trùng…
+ Khô ráo: là hầm tàu không có vết ướt của nước, dầu hoặc hiện tượng rò rỉ từ ống
nước, ống dầu, các hầm chứ nước hoặc từ bên ngoài vào.
+ Không mùi: là hầm tàu không có mùi lạ có ảnh hưởng đến phẩm chất của lô hàng sẽ
được xếp.
- Biên bản giám đònh thuê trả tàu (Bunker servey record)
Giám đònh trước khi cho thuê – nhận lại “On-Off Hire Survey” là kiểm tra tình trạng
toàn bộ các kết cấu trên tàu như vỏ tàu, boong, cần cẩu, nắp hầm, hầm… xác đònh lượng bunker
còn lại trên tàu đến một thời điểm như được ấn đònh bắt đầu thuê hay trả lại nhằm để cho bất
cứ những hư hỏng, thay đổi trong quá trình cho thuê cũng như để được phát hiện.
6. VẬN ĐƠN (BILL OF LADING)
a) Khái Niệm:
B/L là một chứng từ chun chở hàng hóa bằng đường biển do người chun chở hoặc đại
diện của họ cấp cho người gửi hàng (shipper), theo u cầu của người gửi hàng, sau khi đã xếp
hàng lên tàu (shipped on board) hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp (received for shipment).
Trong phương thức th tàu chợ, B/L khơng những điều chỉnh mối quan hệ giữa người
chun chở với người gửi hàng mà còn điều chình mối quan hệ giữa người chun chở với
người nhận hàng (người cầm vận chuyển đơn hợp pháp) ở nơi đến.
B/L là một loại chứng từ có giá trị, có thể giao dịch được (negotiable document), nó có thể
được cầm cố, thế chấp, mua bán, chuyển nhượng bằng cách ký hậu (endorsenment). B/L là một
chứng từ khơng thể thiếu trong thanh tốn và bảo hiểm quốc tế.
B/L được lập thành 5 bản gốc và một số bản sao. Trên bản gốc có ghi “Original” và được
phân phối như sau:
- Bản thứ nhất giao cho chủ tàu (shipowner).

- Bản thứ hai giao cho thuyền trưởng (master) có cơng chứng
- Ba bản còn lại giao cho người gửi hàng (shipper) và được phân phối tiếp:
• Bản có giá trị nhận hàng được giao cho người nhận (receive/or consignee) ở nơi đến.
• Bản có giá trị thanh tốn gửi cùng bộ chứng từ ra ngân hàng (bank) để thanh tốn thu
hồi tiền hàng
• Bản còn lại người gửi hàng lưu (add).
Các bản sao khơng có giá trị pháp lý như bản gốc, chúng chỉ được dùng trong các trường
hợp thơng báo hàng, kiểm tra hàng, thống kê hải quan…
b) Chức Năng:
- B/L là bằng chứng duy nhất xác định hợp đồng chun chở hàng hóa bằng đường biển đã
được ký kết.
- B/L là biên lai nhận hàng để chở của người chun chở (carrier) đối với người gửi hàng
(shipper).
- B/L là một chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa ghi trong vận đơn.
Ngồi ra vận đơn còn có những đặc điểm và ý nghĩa sau:
8
- B/L là chứng từ chính trong thanh toán quốc tế.
- B/L là cơ sở cho việc khai báo hải quan đối với hàng nhập khẩu.
- B/L là cơ sở cho việc ký hợp đồng bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu.
c) Phân Loại:
A. Nếu xét về khía cạnh pháp lý thì có các loại sau:
1. Vận đơn đích danh (Straight B/L)
Là vận đơn ký phát cho người nhận hàng cụ thề (Bill of lading to a named person). Chỉ có
người đứng tên trên vận đơn mới được nhận hàng, người chuyên chở chỉ giao hàng ở cảng đến
cho đích danh người có tên trong B/L loại này không thể chuyển nhượng được cho người thứ
ba bằng cách ký hậu. Nếu muốn chuyển nhượng cho người khác nhận hàng thì phài làm thủ
tục nhượng quyền theo pháp luật hoặc tập quán ở cảng đến.
2. Vận đơn theo lệnh (To order B/L)
Là loại B/L trên đó không ghi rõ tên người nhận hàng là ai mà chỉ ghi theo lệnh của ai. Có thể
theo lệnh của người gửi hàng (To Order of Shipper) hay theo lệnh của một ngân hàng nào đó

(To Order of Bank). Người gửi hay người nhận có thể chuyển nhượng B/L cho người khác
bằng cách ký hậu (Endorsement). Nếu trên B/L không ghi rõ theo lệnh của ai, tức để trống (In
blank), thì theo tập quán quốc tế coi đó là lệnh của người gửi hàng (Shipper). “To Order B/L”
được sự dụng phổ biến trong buôn bán và trong vận tải quốc tế, nó có thể chuyển nhượng nhiều
lần bằng cách ký hậu (Endorsement).
3. Vận đơn xuất trình (To bearer B/L)
Là loại B/L trên đó không ghi rõ tên người nhận hàng, người vận tải sẽ giao hàng cho ai
trình B/L cho họ. Loại này được chuyển nhượng bằng cách trao tay.
4. Vận đơn giao nộp (Surrendered B/L)
“Giao hàng khi đã xuất trình vận đơn gốc – Surrendered full sets of Original Bill of
Lading”. Do việc vận chuyển hàng bằng container phát triển mạnh, tốc độ tàu container tăng
nhanh so với tàu truyền thống (trung bình tốc độ tàu container đạt đến 25 hải lý/giờ) đã làm cho
thời gian hành trình của tàu giảm xuống đáng kể, điều này dẫn tới sự không phù hợp giữa thời
gian hành trình của hàng hóa với thời gìn luân chuyển chứng từ tới cảng nhận hàng.
Vì vậy các chủ hàng, các tổ chức giao nhận đã dùng hình thức trao lại toàn bộ B/L cho đại
lý hãng tàu hoặc chủ tàu ngay tại cảng xếp hàng, sau khi nhận đủ bộ vận đơn gốc do người gửi
hàng xuất trình, đại lý hãng tàu hoặc chủ tàu phải điện xác nhận việc này cho đại lý hãng tàu ở
cảng đích để thực hiện việc giao hàng không cần người nhận hàng xuất trình vận đơn gốc. Nội
dung của bức điện phải đầy đủ các thông tin về tàu, về hàng, số vận đơn, cảng xếp hàng, cảng
dỡ hàng, ngày tàu rời cảng, người gửi hàng, người nhận hàng, đã xuất trình đầy đủ O.B/L và
lệnh giao hàng không cần O.B/L ( chỉ áp dụng cho trường hợp thanh toán không bằng L/C).
B. Nếu căn cứ vào cách phê chú
1. Vận đơn hoàn hảo (clean B/L)
Là loại B/L trên đó người vận tải không có nhận xét xấu về hàng hóa hoặc bao bì đóng gói.
Là loại B/L người vận tải cấp cho người gửi hàng sau khi hàng đã được xếp lên tàu “trông
bề ngoài có vẻ là tốt và trong điều kiện tốt – In apparent good order and condition”.
Là loại vận đơn không có những điều khoản nào nói rõ rằng hàng hóa hoặc bao bì hàng hóa
có tì vết, khiếm khuyết gì.
Là bằng chứng cho việc người bán đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng và có thể là một phần
trong những căn cứ chứng minh về chất lượng và bao bì của hàng hóa.

Những điều ghi chú chung chung như: “second hand cases” (ngoại trừ trong điều khoản bao
bì của hợp đồng mua bán qui định là “new case) hoặc “weakcase hoặc weight, quaility,
measurement of goods is unknown…” vẫn không làm mất đi tính chất hoàn hảo của B/L.
9
Là loại B/L được ngân hàng chấp nhận thanh toán tiền hàng.
2. Vận đơn không hoàn hảo (Unclean B/L, dirty B/L, clause B/L, foul Bill)
Là loại B/L trên đó người vận tải có ghi chú, nhận xét xấu về tình trạng bên ngoài của hàng
hóa và bao bì của hàng hóa như: Broken cases, Leaking cases, Wet cases, Empty barrels/
case…
Là loại chưng từ vận tải không được ngân hàng chấp nhận thanh toán.
Do đó, shipper phải đặc biệt quan tâm bằng mọi cách lấy cho được “clean B/L” sau khi giao
hàng cho carrier.
Trường hợp “unlean B/L” được carrier đồng ý ký “clean” thì thông thường họ yêu cầu
shipper phải viết thư bảo đảm (Letter of Guarantee/ Indemnity) và hậu quả đều không có lợi
cho cả chủ tàu và người gửi hàng, vì luật hàng hải coi đây là một hình thức gian lận, hơn nữa
thủy thủ có thể lợi dụng ăn cắp hàng.
Cần phân biệt rõ khái niệm “clean” (sạch) và “lawful/legal” (hợp lệ).
C. Nếu căn cứ vào thời gian cấp vận đơn.
1. Vận đơn đã xếp hàng (Shipped or Laden On Board B/L)
Là loại B/L được cấp sau khi hàng đã được xếp lên tàu trên vận đơn có ghi rõ ngày tháng
năm giao hàng. Thường ghi chú trên vận đơn “Shipped On Board/ Laden On Board/ or On
Board”. Người mua và ngân hàng thanh toán đều đòi hỏi người bán phải xuất trình “Clean anh
Shipped On Board B/L”.
2. Vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L)
Là loại chứng từ vận tải được cấp trước khi hàng hóa được xếp lên tàu (có thể hàng còn ở
trong kho, cảng…) Trên Bill không ghi rõ ngày tháng xếp hàng xuống tàu, mà ghi rõ hàng
được “nhận để xếp”, về mặt pháp lý nó không đại diện cho một bằng chứng về việc xếp hàng,
mà chỉ là lời cam kết của người chuyên chở và việc chuyên chở số háng đó.
Sau khi xếp hàng xuống tàu xong, người gửi hàng có thể đổi lấy “Shipped On Board B/L”
bằng cách đóng dấu “Shipped On Board” và ngày giờ xếp hàng lên tàu hoặc trả “Received for

shipment B/L” cho hãng tàu và lấy “Shipped On Board B/L”, loại này có nhiều bất lợi cho
ngân hàng, nếu trong hợp đồng mua bán không có qui định gì thì ngân hàng không nhận thanh
toán.
D. Căn cứ vào cách thức chuyên chở
1. Vận đơn chở suốt (Through B/L)
Là loại vận đơn được sử dụng trong trường hợp chuyên chở hàng hóa được chuyển tải
(transshipment) ở dọc đường tức là thay đổi người chuyên chở nhưng cùng một phương thức
chuyên chở.
Người vận tải đầu tiên phát hành vận đơn cho người gửi hàng và chịu trách nhiệm về hàng
hóa trong suốt chặng đường chuyên chở từ cảng xếp đến cảng dỡ cuối cùng trong đó có cả việc
chuyển tải dọc đường.
Người vận tải tiếp theo trên từng chặng sẽ cấp “local B/L” cho từng chặng và chỉ làm chức
năng “Biên nhận hàng để chở” mà thôi. Người nhận hàng vẫn nhận hàng trên cơ sở Through
B/L.
Trong thực tế Through B/L có 2 đặc điểm có thể phân biệt với các loại khác:
- Có điều khoản cho phép Carrier có quyền chuyển tải dọc đường bằng cùng một phương
tiện của cùng một phương thức vận tải.
- Có ghi trên vận tải đơn cảng chuyển tải.
2. Vận đơn tải liên hợp (Combined Transport B/L) hay vận đơn vận tải đa phương thức
(Multimodal Transport Documents):
10
Là chứng từ dùng trong nghiệp vụ chuyên chở bằng hai hay nhiều phương tiện vận tải khác
nhau (Multi modal transport). Loại vận đơn này được dùng phổ biến trong chuyên chở
container, Pallets.
3. Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu chuyến (Charter party B/L hay Congen B/L)
Khi chuyên chở hàng hóa bằng tàu chuyến (Tramp), ngoài hợp đồng thuê tàu chuyến (C/P)
ra, sau khi đã xếp hàng lên tàu xong, theo yêu cầu của người gửi hàng, thuyền trưởng (Master)
thay mặt chủ tàu (Shipowner) cấp cho người gửi hàng bộ vận đơn theo hợp đồng thuê tàu
chuyến (Voyage Charter). Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu chuyến điều chỉnh mối quan hệ
giữa người chuyên chở với người gửi hàng nếu người gửi hàng không phải là người thuê tàu

đồng thời nó điều chỉnh mối quan hệ giữa người chuyên chở và người cầm vận đơn hợp pháp
(người nhận hoặc người được chuyển nhượng). Trên vận đơn luôn có câu “To be used with
C/P” trong trường hợp này vận đơn vẫn phải phù hợp với Qui tắc Hague Visby và chỉ làm hai
chức năng: Biên lai nhận hàng để chở và là chứng từ sở hữu về hàng hóa.
E. Căn cứ vào cách gom hàng của người giao nhận.
1. Vận đơn chủ hay vận đơn người chuyên chở thực (Master B/L) và vận đơn thứ cấp
hay vận đơn người gom hàng (House B/L)
“Vận đơn chủ” (Master Bill of Lading hay Ocean Bill of Lading) do người vận tải chính
(Effective Carrier) phát hành cho nhà xuất khẩu hoặc cho người gửi hàng làm dịch vụ về giao
nhận vận tải.
“Vận đơn thứ cấp” – House Bill of Lading” do người giao nhận phát hành. Đây là cơ sở
pháp lý điều chỉnh quan hệ giữa người cung cấp dịch vụ giao nhận với khách hàng. Sở dĩ được
gọi như vậy vì nó được phát hành trên cơ sở Master B/L.
2. Vận đơn giao hàng tốc hành (Express release B/L)
Loại này dùng trong trường hợp người giao nhận làm dịch vụ vận tải để gom hàng và chia
lẻ thường yêu cầu người vận tải chính phát hành cho mình, chỉ dùng trong các trường hợp hàng
đến trước mà chứng từ vận tải đến sau, các bên liên quan phải có uy tín, không dùng trong
thanh toan L/C.
3. Vận đơn thay đổi (Switch B/L)
Khi kinh doanh theo hình thức tạm nhập tái xuất hoặc chuyển khẩu thì thường sử dụng loại
vận đơn này, (với điều kiện không sử dụng C/O).
F. Vận đơn gốc
1. Vận đơn gốc (Original B/L)
Là loại được dùng để nhận hàng, thanh toán, chuyển nhượng, khiếu nại, kiện tụng… do
người chuyên chở phát hành theo yêu cầu của người gửi hàng.
Vận đơn gốc phải được xuất trình tại ngân hàng và do ngân hàng nắm giữ, điều này có
nghĩa khi phát hành vận đơn, người chuyên chở phải ghi rõ trên vận đơn số vận đơn gốc được
phát hành và cách thể hiện để người khác hiểu được đó chính là vận đơn gốc.
Việc thể hiện “bản gốc - Original” trên vận đơn đường biển cũng không giống nhau, mỗi
hãng tàu đều có mẫu vận đơn riêng của mình nên cách thể hiện vận đơn gốc có khác nhau:

- Về hình thức: có thể được in, đánh máy, đóng dấu hoặc viết tay.
- Cách thể hiện:
• First Original (bản gốc thứ nhất), Second Original (bản gốc thứ hai), Third Original
(bản gốc thứ ba).
• “Original” lên cả 3 bản.
• “Negotiable” lên cả 3 bản.
• Mẫu vận đơn gốc và bản sao đều được in như nhau, khi phát hành nếu là vận đơn
gốc người ta đóng dâu chữ “Original”.
11
• “Original” (bản thứ nhất), “Duplicate” (bản gốc thứ 2) và “Triplicate” (bản gốc thứ
3).
2. Vận đơn sao (copy B/L)
Là loại không có giá trị lưu thông, đặc biệt không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa, người
ta dùng vận đơn copy làm thủ tục hành chính, tham khảo hoặc lưu trữ hồ sơ… Vận đơn copy
cũng do người chuyên chở phát hành theo yêu cầu của người gửi hành, cũng như vận đơn gốc,
vận đơn copy có thể phát hành thành nhiều bản.
Trong thương mại quốc tế chủ yếu người ta quan tâm đến vận đơn gốc chứ ít quan tâm đến
vận đơn copy. Song cách thể hiện vận đơn copy ở mỗi hãng tàu khác nhau cũng khác nhau.
Vận đơn copy thường được thể hiện như sau:
- “Copy”
- “Non – Negotiable copy” hoặc “Copy non – Negotiable”.
- “Negotiable copy”
- Mẫu vận đơn chung khi phát hành vận đơn copy thì người ta đóng dấu chữ “Copy”.
G. Căn cứ vào hình thức kinh doanh của người chuyên chở.
- Conline Bill (Vận đơn tàu chợ)
- Congen Bill (Vận đơn tàu chuyến)
Trong thương mại hàng hải Quốc tế thường lưu hành hai loại vận đơn phổ biến, loại thông
thường theo kiểu tàu chợ (gọi là Conline Bill hay còn gọi là Liner B/L) và vận đơn cấp theo hợp
đồng thuê tàu (gọi là Congen Bill hay Charter Party B/L).
Ngoài ra còn có:

• Vận đơn đi thẳng (Direct B/L)
• Vận đơn đến chậm (State B/L)
• Vận đơn rút gọn (Short form B/L)
• Vận đơn Container (Container B/L)
• Vận dơn thương mại điện tử (Bolero.net)
• Giấy gửi hàng bằng đường biển (Sea way Bill).
d) Hình Thức:
Một bản vận đơn gốc thường bao gốm nhiều mục, nhiều điều khoản đã được in sẵn như sau:
Mặt trước của vận đơn: Bao gồm các tiêu đề in sẵn phần lớn là do người gửi hàng tự điền
vào dựa trên những số liệu của “Biên lai thuyền phó” – Mate’s Receipt”
Nội dung mặt trước B/L:
- Ô 1: Shipper: Người gởi hàng
- Ô 2: Consignee: Người nhận hàng
- Ô 3: Notify party/ address: Thông báo nhận hàng
- Ô 4: Pre-carriage by: Chuyển tải ( nếu có )
- Ô 5: Place of receipt: Nơi nhận hàng để xếp
- Ô 6: Port of lading: Cảng bốc hàng
- Ô 7: Vessel & Voyage number: Số chuyến tàu
- Ô 8: Port of discharge: Cảng dở hàng
- Ô 9: Place of delivery: Nơi nhận hàng
- Ô 10: Final destination: Điểm đến cuối
- Ô 11: Mark and number/Container No
• No and kind of package: số thứ tự và loại đóng gói
• Description of goods: Mô tả hàng hóa
• Gross weight: Trọng lượng luôn bao bì
• Measurement: Số khối
12
• Total No of container/packages: Tổng số cont/ số kiện
- Ô 12: Freight and charges: Cước phí và phụ phí
- Ô 13: Freight and charges payable at: Nơi trả cước phí và phụ phí

- Ô 14: Number of original B/L: Số bản vận đơn gốc
- Ô 15: Place and date issue: Ngày và nơi phát hành vận đơn
Mặt sau của vận đơn: Bao gồm các điều khoản in sẵn qui định rõ quyền lợi, nghĩa vụ và
trách nhiệm của các bên, phương pháp thực hiện hợp đồng chuyên chở… Người thuê tàu
mặc nhiên phải chấp nhận và đồng ý với các điều khoản này.
Căn cứ vào một số công ước quốc tế về vận tải biển như:
- Công ước Brussels: ( Công ước La Haye ) – “ Công ước quốc tế thống nhất một số quy tắc
về vận đơn đường biển”, được ký kết vào năm 1924, bổ sung, sửa đổi năm 1968 tại Visby
( Thụy Điển ) nên gọi là Hague – Visby Rulers
- Công ước Hamburg Rulers: “ Công ước của liên hiệp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng
đường biển” được ký kết vào 1978 tại Đức.
13
14
7. SƠ ĐỒ XẾP HÀNG (CARGO PLAN)
a) Khái niệm:
Là bản vẽ vò trí sắp đặt các lô hàng ở trên tàu sao cho hiệu quả nhất theo các quy tắc nhất đònh
của hãng tàu. Nắm được sơ đồ này chúng ta có thể biết được thời gian cần phải bốc hàng lên tàu, đồng
thời biết được lô hàng của mình đặt cạnh lô hàng nào.
b) Chức năng:
- Để phân biệt được chủng loại hàng hóa để sắp xếp sao cho thuận lợi và dễ dàng trong quá trình
vận chuyển, bảo quản.
Ví dụ: Hàng đông lạnh nên xếp ở khu vực gần nguồn điện để cung cấp điện cho hệ thống làm
lạnh.
- Giúp người chuyên chở cân đối trọng lượng hàng trên tàu, giúp tàu không bò nghiêng ngã và dễ
vận hành.
- Đối với hàng xuất: Giúp ban quản lý cảng vụ lên kế hoạch chất xếp theo đúng sơ đồ, không bò
xáo trộn cũng như nhầm lẫn. Giúp rút ngắn thời gian đóng hàng.
- Đối với hàng nhập: Hãng tàu có cơ sở để khai thác một cách hiệu quả nhất. Giúp cảng vụ đưa
ra phương án khai thác tối ưu nhất, không bò nhầm container, nhất là đối với tàu ghé nhiều cảng trong
suốt hành trình.

8. THÔNG BÁO SẴN SÀNG (NOTICE OF READINESS)
a) Khái niệm:
Là thông báo xác nhận tàu được thuê đến cảng giao hoặc nhận hàng và sẵn sàng để bốc dỡ
hàng.
b) Chức năng:
15
Là văn bản pháp lý thông báo cho bên thuê thời gian dự kiến tàu đến cảng và sau đó là
thời gian chính xác bắt đầu được tính cho việc bốc dỡ hàng hóa theo quy đònh của hợp đồng.
c) Phân loại:
1. Thơng báo ngày dự kiến tàu đến cảng
Việc thơng báo ngày dự kiến tàu đến cảng trong một khoảng thời gian ngắn (7,5,3 ngày)
trước khi tàu đến cảng xếp dỡ là rất cần cho có đủ thời gian làm thủ tục cho tàu ra vào cảng và
chuẩn bị xếp dỡ hàng theo đúng lịch trình đã quy định giữa hai bên chủ tàu và người th tàu.
2. Thơng báo sẵn sàng xếp dỡ hàng.
Thời gian được phép đưa thơng báo sẵn sàng xếp dỡ là thời gian tàu đã đến bến, tàu đã sẵn
sàng để nhận hoặc giao hàng.
Ðối với các mặt hàng ngũ cốc, theo tập qn vận chuyển sản phẩm này, bản thơng báo sẵn
sàng xếp hàng thường phải kèm theo một biên bản giám định các khoang hầm đã sạch sẽ có thể
nhận hàng được.
d) Hình thức và nội dung:
Thời gian đưa thông báo sẵn sàng xếp dỡ còn tùy vào điều khoản tàu đến bến:
+ Nếu hợp đồng th tàu quy định Tàu đến lượt (In turn hay In regular turn) khi có nhiều tàu
phải chờ đợi, bao giờ tàu chở hàng đến lượt mình cập cầu, lúc ấy thuyền trưởng mới được đưa
thơng báo sẵn sàng xếp dỡ cho người th tàu, cũng giống như điều khoản vị trí (berth clause).
Nếu th tàu nên chọn cách này.
+ Nếu hợp đồng quy định Miễn đến lượt tức là khơng cần tàu cập cầu (Free turn) hay Thời
gian chờ cầu cũng tính (time waiting for berth to count), khi tàu đã sẵn sàng là có thể đưa thơng
báo sẵn sàng xếp dỡ và người th tàu phải chịu trách nhiệm về thời gian tàu chờ cầu để cập cầu.
+ Nếu hợp đồng quy định Ðến lượt khơng q 48 giờ tức là đến lượt cập cầu nhưng 48 tiếng
rồi mà vẫn chưa cập cầu, tàu cứ đưa NOR (In turn not exceding 48 hours), tàu chỉ chờ tối đa 48

giờ đồng hồ sau đó nếu cần phải chờ nữa, người th tàu phải chịu trách nhiệm.
16
9. LỊCH TRÌNH BỐC DỢ (TIME-SHEET)
a) Đònh nghóa và phân loại:
Là bảng tính thời gian sử dụng vào việc bốc hoặc dỡ hàng để tính thưởng phạt trong đó có chữ ký
xác nhận của thuyền trưởng và người thuê tàu hay đại diện của họ. Hoặc
Là số ngày hoặc thời gian mà hợp đồng thuê tàu qui đònh cho người thuê tàu được sử dụng để bốc
và dỡ hàng tại cảng khẩu có liên quan
17
Tùy theo thỏa thuận giữa chủ tàu và người thuê tàu, thời gian bốc và dỡ hàng có thể có hai cách
qui đònh:
- Quy đònh chung chung, không rõ ràng: Qui đònh này thường không kèm theo qui đònh về thưởng
phạt
Vd: Bốc/dỡ theo mức nhanh thường lệ của cảng (With customary quick despatch = CQD); Bốc dỡ
theo khả năng tiếp nhận và giao hàng (As fast as the ship can receive and deliver)
- Qui đònh rõ, dứt khoát thời gian bốc dỡ hàng bằng một số ngày hay mức bốc/dỡ bằng bao nhiêu tấn
cho một ngày. Cách qui đònh này thường kèm theo qui đònh thưởng phạt bốc, dỡ nhanh, chậm. Ngày
bốc/dỡ hàng tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng thuê tàu mà có thể được qui đònh tính toán bằng:
Ngày niên lòch, ngày liên tục (Dài 24 tiếng bắt đầu từ 0 giờ nửa đêm này đến 24 giờ nửa đêm hôm
sau, không phân biệt ngày làm việc, ngày nghỉ hay ngày lễ), ngày làm việc do nhà chức trách đòa
phương hoặc tập quán cảng qui đònh trừ những ngày nghỉ và lễ…Thời tiết tốt xấu cũng ảnh hưởng đến
thời gian bốc/ dỡ
Vd: Thời gian bốc hàng là 10 ngày; Mức bốc hàng cho cả ngày/tàu là 800MT
Trong hợp đồng thuê tàu cần có những qui đònh chính xác, rõ ràng về thời gian bốc /dỡ vì nó có
liên quan mật thiết đến lợi ích của chủ tàu và người thuê tàu
Vd: Hàng được bốc dỡ trong vòng 20 ngày làm việc thời tiết tốt (cho phép), không kể chủ nhật,
ngày lễ ở hai đầu trừ khi có sử dụng. Hàng được bốc theo mức 2500 MT và dỡ theo mức 2100MT mỗi
ngày làm việc thơi tiết tốt không kể chủ nhật và ngày lễ cho dù có sử dụng
Ngoài ra cũng có thể tính toán thời gian xếp /dỡ theo hai cách sau:
- Phân chia thời hạn xếp dỡ làm hai giai đoạn: Thời hạn xếp và dỡ hàng

Ví dụ: Hàng được xếp với mức 3000T và dỡ với mức 900T trong một ngày làm việc dưới thời tiết
bình thương, trừ chủ nhật và ngày nghỉ của cả hai bên
- Gộp thời hạn xếp hàng và dỡ hàng làm một để tính: Tạm gọi là thời hạn xếp dỡ bù trừ
Ví dụ: Theo mẫu hợp đồng thuê tàu GENCON, thời hạn xếp dỡ tàu bắt đầu tình từ 1 giờ chiều
thông bào sẵn sàng xếp dỡ được trao và chấp nhận trước 12 giờ trưa, bắt đầu tình từ 6 giờ sáng ngày
làm việc hôm sau, nếu NOR xếp dỡ được trao trong giờ làm việc buổi chiều ngày hôm trước.
b) Nội dung:
Nội dung chi tiết gồm có: Tên cảng, tên tàu; Ngày giờ tàu đến; Ngày giờ trao thông báo sẵn
sàng bốc/dỡ ; Ngày giờ bắt đầu bốc/dỡ; Khối lượng hàng bốc/dỡ; Thời gian gián đoạn và nguyên nhân;
Ngày giờ bốc/dỡ; Thời gian được phép cho bốc/dỡ; Kết quả thưởng/phạt; Bảng tính thời gian
thưởng/phạt bốc/dỡ là cơ sở để tính thưởng phạt bốc/dỡ theo qui đònh của hợp đồng.
Thông thường, nếu có điểm nào trong bảng tình chưa đồng ý thì thuyền trưởng hoặc người thuê
vó thể ghi “ Có kháng nghò” (under poster) để tiếp tục giải quyết sau.
10. GIẤY CAM ĐOAN BỒI THƯỜNG (LETTER OF INDEMNITY)
Nếu khi cấp B/L, thuyền trưởng thấy tình trạng bên ngoài của hàng hóa gây nghi ngờ về sự an
toàn trong quá trình chuyên chở, thuyền trường ghi chú tình trạng đó trên B/L nên B/L trở thành không
hoàn hảo. Nếu muốn được B/L sạch, người chủ hàng phải làm 1 giấy cam đoan chòu trách nhiệm về
hàng trong quá trình chuyên chở. “Giấy cam đoan bồi thường hàng hóa” rất phổ biến trong vận chuyển
đường biển. Tư pháp của nhiều nước không ủng hộ việc sử dụng chứng từ này, nhưng thực tế vẫn cần
thiết trong một số trường hợp nhất đònh:
- Khi bao bì chỉ xây xát nhẹ, tổn thất nhẹ, không ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng
hoá, nhưng thuyền trưởng đòi ghi chú xấu về tình trạng hàng hoá trên B/L.
- Khi thuyền trưởng, thuyền phó gây khó dễ bằng cách “bới lông tìm vết”,…
18
Trong trường hợp đó, người gởi hàng thường ghi rất cụ thể các hiện tượng được phát hiện để
tránh sự lợi dụng của thuyền trưởng muốn hoàn toàn trách nhiệm trong việc bảo quản đã nhận để chở
hàng hoá.
11. BẢN LƯC KHAI (MANIFEST)
a) Khái niệm:
Là chứng từ kê khai hàng hóa trên tàu, cung cấp thông tin về tiền cước (freight manifest). Bản

lược khai hàng thường do đại lý tàu biển soạn và được dùng để khai hải quan và để cung cấp thông tin
cho người giao nhận hoặc cho chủ hàng.
b) Chức năng:
- Xuất trình cho hải quan kiểm tra khi tàu ra/ vào cảng.
- Cung cấp thông tin cho người giao nhận hoặc cho chủ hàng.
- Căn cứ để thanh toán với cảng hoặc với đại lý tàu về chi phí liên quan (phí xếp dỡ, phụ kiện,…)
- Cơ sở để lập biên bản kết toán nhận hàng với tàu.
c) Phân loại:
- Bản lược khai hàng nhập (Inward cargo manifest).
- Bản lược khai hàng xuất (Outward cargo manifest).
- Bản lược khai hàng quá cảnh (Intransit cargo manifest).
19
12. BIÊN BẢN HÀNG XÊP KHÔNG THEO VẬN ĐƠN
13. GIẤY CHỨNG NHẬN HÀNG HƯ HỎNG (CARGO OUTTURN REPORT)
a) Khái niệm:
Khi dỡ hàng từ trên tàu xuống, nếu thấy hàng bò hư hỏng, đổ vỡ, cảng và tàu phải cùng lập một
biên bản về tình trạng đó của hàng: COR. Đây là một biên bản đối tòch với sự có mặt của đại diện
cảng, tàu biển, nên đối với công ty xuất nhập, chứng từ này là một bằng chứng rõ rệt để khiếu nại tàu
về trách nhiệm chăm sóc, bảo quản trong hải trình.
b) Chức năng:
- Phân rõ ranh giới trách nhiệm về pháp lý giữa cảng với tàu trong việc bảo quản, sắp xếp hàng.
c) Nội dung:
- Tên tàu.
- Số hành trình.
- Bến tàu đậu.
- Ngày đến, ngày đi.
- Số vận đơn.
20
- Tên hàng, số lượng.
- Ký mã hiệu.

- Hiện tượng hàng hóa.
14. PHIẾU THIẾU HÀNG (SHORTAGE BOND) HAY GIẤY CHỨNG NHẬN
HÀNG THIẾU (CERTIFICATE OF SHORTLANDED CARGO)
a) Khái niệm:
Khi dỡ xong hàng nhập, nếu phát hiện thấy thiếu hàng, đại lý tàu biển với tư cách là đại diện
hãng tàu, căn cứ vào biên bản kết toán nhận hàng với tàu ROROC, cấp cho chủ hàng một giấy chứng
nhận việc thiếu hàng: Shortage Bond (SB).
b) Chức năng:
Về pháp lý, SB có giá trò như một bản trích sao của ROROC nên dùng làm chứng cứ khiếu nại
hãng tàu về trách nhiệm bảo quản của tàu đối với số lượng hàng đã nhận để chở.
c) Nội dung:
- Tên tàu.
- Số vận đơn.
- Số lượng hàng ghi trên B/L.
- Ký mã hiệu hàng.
- Số kiện hàng thực nhận.
- Số kiện hàng còn thiếu.
- Số và ngày tháng của ROROC đã được dùng làm căn cứ để lập SB.
15. BIÊN BẢN KẾT TOÁN NHẬN HÀNG VỚI TÀU (REPORT ON RECEIPT OF
CARGO – ROROC)
a) Khái niệm:
Là biên bản được lập giữa cảng với tàu sau khi đã dỡ xong lô hàng hoặc toàn bộ số hàng trên tàu
để xác đònh số hàng thực tế đã giao nhận tại cảng dỡ hàng qui đònh.
b) Công dụng:
- Văn bản này có tính chất đối tòch chứng minh sự thừa thiếu giữa số lượng hàng thực nhận tại
cảng đến và số hàng ghi trên bản lược khai của tàu.
- Là căn cứ để người nhận hàng tại cảng đến khiếu nại người chuyên chở hay công ty bảo hiểm
(nếu hàng hóa đã được mua bảo hiểm).
- Đồng thời đây cũng là căn cứ để cảng tiến hành giao nhận hàng nhập khẩu với nhà nhập khẩu.
- Là bằng chứng về việc cảng đã hoàn thành việc giao hàng cho người nhập khẩu theo đúng số

lượng mà mình thực tế đã nhận với người chuyên chở.
c) Nội dung:
Nội dung chủ yếu của ROROC gồm các cột:
- Số liệu hàng căn cứ theo Menifest.
- Số liệu hàng thực nhận.
- Chênh lệch giữa hai số liệu đó.
16. BIÊN BẢN HÀNG ĐỔ VỢ VÀ MẤT MÁT
a) Khái niệm:
Khi nhận hàng ở kho cảng, nếu thấy hàng bò hư hỏng, đổ vỡ, mất thiếu,… công ty xuất nhập có
thể yêu cầu cơ quan liên hệ phải lập biên bản về tình trạng hàng. Đó là Biên bản đổ vỡ và mất mát.
21
Biên bản được lập với sự có mặt của 4 cơ quan: Hải quan, Bảo hiểm, Cảng và Công ty Xuất nhập
khẩu (đại diện là công ty giao nhận được ủy thác trong việc giao nhận).
b) Công dụng:
- Bắt buộc cảng phải chứng minh nguyên nhân tổn thất.
- Khiếu nại cảng hay công ty bảo hiểm, nếu tổn thất nằm trong phạm vi được bảo hiểm.
c) Nội dung:
- Tên tàu, ngày tàu đến.
- Số vận đơn, tên hàng, ký mã hiệu
- Số lượng hàng, kho chứa hàng.
- Tình trạng hàng ở bên ngoài và bên trong.
- Nguyên nhân tổn thất.
- Chữ ký của các bên đại diện.
17. THƯ DỰ KHÁNG (LETTER OF RESERVATION)
a) Khái niệm:
Là thư của chủ hàng (đứng tên trên hợp đồng vận tải) gửi cho thuyền trưởng để bảo lưu quyền
khiếu nại của mình đối với việc tổn thất hàng.
Thư thường được lập trong các trường hợp: hoặc hàng thực tế bò hư, đỗ vỡ, rách thủng, ẩm ướt,
thiếu mất,… mà tình trạng này chưa được ghi vào COR; hay hàng dễ vỡ, hư, dễ biến chất trong quá
trình vận chuyển; hay hàng có giá trò cao dễ mất cắp, hay khi có nghi ngờ về tổn thất hàng.

Thư cần được lập trong lúc đang dở hàng, nếu tổn thất dễ thấy; hay trong vòng 03 ngày sau khi
dở hàng và tàu phải chưa rời bến nếu là tổn thất khó thây hơn.
b) Công dụng:
- Buộc người vận chuyển phải chứng minh nguyên nhân tổn thất hàng.
c) Nội dung:
- Mô tả hàng.
- Nhận xét sơ bộ về hàng và sự ràng buộc trách nhiệm của người vận chuyển với tình trạng hàng.
18. THÔNG BÁO HÀNG ĐẾN (NOTICE OF ARRIVAL)
a) Khái niệm:
Người vận chuyển hoặc đại lý giao nhận sẽ gửi thông báo hàng đến đến nhà nhập khẩu (hoặc bên
được thông báo, nếu có) để báo về các thông tin của lô hàng, số lượng kiện hàng, mô tả hàng hóa,
trọng lượng, phí (nếu có).
c) Nội dung:
- Người gửi hàng.
- Người nhận hàng.
- Người thông báo.
- Số vận đơn.
- Tên tàu.
- Cảng bốc, cảng dỡ.
- Ngày dự kiến tàu đến.
- Ký mã hiệu, số kiện, đặc điểm hàng hóa, trọng lượng, kích thước.
22
23
19. LỆNH GIAO HÀNG (DELIVERY ORDER – D/O)
a) Khái niệm:
Chứng từ mà người chuyên chở hoặc đại diện người chuyên chở ký cấp cho chủ hàng để làm bằng
chứng đến nhận hàng tại bãi container hay kho cảng.
Muốn nhận được lệnh giao hàng, người nhận hàng phải xuất trình vận đơn đường biển hợp lệ cho
người chuyên chở.
c) Nội dung:

- Tên tàu.
- Hành trình.
- Số vận đơn.
- Ngày đến.
- Tên hàng hóa, ký mã hiệu, số lượng, trọng lượng.
24