Tài liệu Những “quy tắc vàng” khi thực hiện direct mail docx

Những “quy tắc vàng” khi thực hiện
direct mail


Tiếp thị bằng cách gửi thư trực tiếp (direct mail) là một trong những cách tiếp
thị hiệu quả mà bạn có thể nghĩ đến khi thực hiện kế hoạch khuyến mại. Viết một lá
thư quảng cáo không chỉ đơn giản như viết một bức thư thông thường : ghi địa chỉ,
dán tem và gửi đi. Bài viết này mách bạn một số “quy tắc vàng” cho công việc quan
trọng đó với mong muốn chúng sẽ trở nên hữu ích cho bạn khi tiến hành một chiến
dịch marketing.

Xác định đúng đối tượng tiếp nhận
Có một sự khác biệt rất rõ giữa thư rác và thư quảng cáo trực tiếp.
Thư rác (junk mail) là thư không mong muốn.Thư quảng cáo trực tiếp (direct
mail) là thư gửi cho đúng người đang mong muốn được nhận. Một nhân tố tối quan
trọng quyết định đến thành công của bạn khi áp dụng phương pháp quảng cáo gửi thư
trực tiếp là xác định đúng đối tượng để gửi. Nếu bạn đã có sẵn danh sách khách hàng
gửi thư từ năm trước hoặc từ chiến dịch quảng bá trước đó, hãy bắt đầu với danh sách
đó. Nếu chưa có danh sách này, việc đầu tiên bạn cần làm là tiến hành nghiên cứu, có
thể bằng điện thoại, để tìm ra đối tượng sẽ nhận thư. Kể cả trong trường hợp đã có sẵn
danh sách này rồi, bạn vẫn cần phải gọi điện thoại để kiểm tra và cập nhật lại.
Chuẩn bị sao cho nội dung lá thư trở nên thật hấp dẫn
Sau khi đã có trong tay danh sách khách hàng nhận thư quảng cáo của bạn,
bước tiếp theo là nghĩ cách làm thế nào cho lá thư đó phát huy hiệu quả cao nhất. Hãy
viết như thể bạn đang đối thoại trực tiếp với một khách hàng cụ thể nào đó. Cẩn thận
với việc dùng các biệt ngữ bởi có thể khách hàng sẽ không hiểu chúng. Văn phong nên
ngắn gọn, dễ nghe và không quá 7 dòng. Nhớ cắt riêng dòng phụ đề ra và chia đoạn
văn thành từng phần.
Chú trọng vào tiện ích của sản phẩm/dịch vụ mà bạn muốn chào bán
Hãy liệt kê các tiện ích mà công ty bạn sẽ mang lại cho khách hàng một cách dễ
hiểu nhất. Lưu ý là tiện ích của sản phẩm hoàn toàn khác biệt với các đặc trưng, điểm

nổi bật của công ty hoặc sản phẩm của công ty. Những tiện ích mà bạn chỉ cho khách
hàng thấy sẽ có tác dụng lớn hơn nhiều. Chẳng hạn, thay vì viết “Có 10.000 người đã
tham dự cuộc triển lãm hàng hoá của chúng tôi tổ chức trong năm qua”, hãy tạo một
thông điệp như thế này “Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn cơ hội được gặp gỡ 10.000 vị
khách đặc biệt trong 3 ngày tham gia triển lãm của chúng tôi”.
Nhắc lại ít nhất 3 lần lời chào hàng của bạn trong thư : trong dòng tiêu đề, ở 2
đoạn đầu tiên và trong phần kết thư.Cũng có thể tận dụng cả phần “tái bút”.Cuối thư,
nên cho khách hàng biết kế hoạch tiếp theo của bạn và thuyết phục họ “hành động”
ngay hôm nay. Bạn cũng cần cung cấp cho khách hàng địa chỉ nơi họ có thể tìm thêm
thông tin chi tiết hơn. Nhớ rằng mục đích của bạn là làm sao để người nhận thư hưởng
ứng thông điệp của bạn một cách tích cực và lạc quan.
Tạo ra những tình huống bất ngờ
Có thể có rất nhiều thư quảng cáo gửi trực tiếp cho khách hàng của bạn mỗi
ngày, vì thế hãy tạo cho lá thư của bạn một sự khác biệt với những thư khác. Hãy cố
gắng gây được sự chú ý, khơi dậy tò mò của họ càng nhiều càng tốt, khiến họ muốn
xem thư của bạn trước những thư khác cùng loại.
Một cách để tạo chú ý khá hiệu quả là hãy làm cho bì thư của bạn trông có vẻ
hơi “bất thường” một chút.Chẳng hạn, bạn có thể bỏ thêm vào bì thư một viên kẹo
hoặc vật gì đó tương tự. Bạn cũng có thể cho vào đó 1 viên thuốc aspirin con nhộng
loại lớn kèm theo thông điệp "Mong rằng bức thư này sẽ không làm quý vị thêm đau
đầu”. Cách khác, gửi thêm một tấm thiệp có in hình chiếc điện thoại đang reo cùng với
thông điệp “Hãy gọi cho chúng tôi ngay hôm nay nhé !". Tuy nhiên, cho dù đó là
thanh kẹo, viên thuốc hay một tấm thiệp thì thông điệp của bạn luôn phải thật dễ hiểu,
sáng tạo, thú vị, hữu ích và ấn tượng.
Tạo ra sự khác biệt
Hãy làm cho người ta không thể bỏ qua chào hàng của bạn.
Bạn có thể giới hạn thời gian, ví dụ : “Thư chào hàng này chỉ có giá trị trong
vòng 2 tháng” hoặc làm cho nó nổi bật và khác biệt hơn so với đối thủ cạnh tranh bằng
cách thêm vào các ưu điểm như : địa điểm tổ chức triễn lãm hàng hoá thuận lợi hơn,
quy mô kinh doanh của công ty bạn lớn hơn, có mặt sớm hơn trên thị trường …Bất kể

thế nào, những “khuyến dụ” phải có hiệu quả tạo động cơ và thúc đẩy họ đi đến “hành
động” ngay khi vừa đọc xong chào hàng của bạn.
Tạo ra sự tiện lợi trong phản hồi
Hãy dành một phần của lá thư với những câu hỏi ngắn gọn để khách hàng phản
hồi, hoặc cũng có thể cung cấp số điện thoại để họ gọi đến miễn phí, cũng có thể là địa
chỉ website của công ty. Website có thể không phải là công cụ tối ưu giúp bạn nhận
được phản hồi từ khách hàng một cách nhanh chóng, nhưng nó sẽ rất có ích để làm
phương tiện cung cấp thêm các thông tin chi tiết về sự kiện mà bạn đang muốn quảng
bá.

Theo dõi qua điện thoại
Hãy gọi cho khách hàng để biết được “số phận” của bức thư bạn đã gửi đi.
Bằng cách này bạn có thể làm tăng số lượng người hưởng ứng lên gấp đôi. Lưu ý rằng
người thực hiện công việc gọi điện này ngoài tác phong chuyên nghiệp, lịch sự còn
cần phải hiểu rõ tất cả những gì liên quan đến sự kiện công ty đang quảng bá cũng như
các lợi ích của khách hàng khi họ tham gia.
Những điều cần biết về việc in ấn
Có nhiều cách tiết kiệm chi phí, thời gian và hạn chế sai sót mà không làm ảnh
hưởng xấu đến chất lượng cũng như số lượng thư gửi đi. Dưới đây là một số cách để
bạn tham khảo:
• Chọn một cơ sở in ấn uy tín. Đừng ham giá rẻ nếu bạn không muốn lãng
phí tiền bạc sau này đồng thời phải nhận những sản phẩm kém chất lượng.

• Thu thập các bảng kê giá từ ít nhất 3 cơ sở in ấn có uy tín để so sánh và
lựa chọn.

• Yêu cầu nhà in in mẫu trước để kiểm tra chất lượng.
• Hãy nhớ là bạn luôn có thể thương lượng giá cả để có được giá rẻ nhất
(thông thường giá sẽ được giảm từ 10% đến 20% so với giá chào ban đầu).

• Nếu chỉ in với số lượng nhỏ, nên tự mua lấy giấy in ở nơi khác để có thể
hưởng chiết khấu đồng thời tránh trường hợp nhà in sẽ tăng thêm chi phí.

• Luôn phải có một đơn đặt mua hàng (purchase order) thật chi tiết, bao
gồm tất cả các khoản như : giá báo ban đầu, các màu mực in, loại giấy in, yêu cầu về
khoảng cách chữ, số lượng bản in …

• Cần có một mẫu in thử cuối cùng để kiểm tra chất lượng trước khi tiến
hành in với số lượng lớn.

• Nếu có thể, hãy gửi cho nhà in một bản thiết kế hoàn chỉnh của bạn để
họ làm mẫu.

Thủ thuật gửi thư
• Sử dụng loại dịch vụ gửi thường thay vì gửi nhanh, bạn sẽ tiết kiệm được
khá nhiều tiền cước bưu điện. Trường hợp khoảng cách địa lý không đáng kể, không
cần thiết bạn phải dùng đến dịch vụ chuyển phát nhanh. Ở nhiều nước, có những loại
dịch vụ với các mức giá khác nhau cho bạn lựa chọn, chẳng hạn giá đặc biệt rẻ cho số
lượng lớn thư gửi đi ; giá cho thư chuyển trong 1 ngày, 2 ngày, 10 ngày v v

• Nếu gói thư của bạn có những “phụ kiện” đi kèm (thanh kẹo,viên thuốc
hay tấm card), hãy kiểm tra lại để đảm bảo là nó sẽ không có vấn đề gì khi đến được
tay người nhận (thanh kẹo bị tan ra, bì thư bị rách chẳng hạn) bằng cách gửi thử 1 lần.
Hãy tưởng tượng mọi việc sẽ tồi tệ như thế nào nếu như cả 30.000 gói thư mà bạn gửi
đi cùng gặp phải những vấn đề tương tự?

• Đâu là điều quan trọng nhất của thư quảng cáo mà bạn gửi đi? Đó chính
là hiệu quả tác động của nó đến khách hàng, với mục đích cuối cùng là làm tăng doanh
số của công ty, bất kể bạn gửi bằng thư thường qua bưu điện, dưới hình thức e-mail,
tiếp thị qua điện thoại, gửi bằng fax hay bưu thiếp.