Quy trình lưu chuyển chứng từ của quy trình bán hàng thu tiền

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài:................................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................................2
3. Phương pháp nghiên cứu....................................................................................2
PHẦN NỘI DUNG............................................................................................................1
I.

QUY TRÌNH LƯU CHUYỂN CHỨNG TỪ CỦA QUY TRÌNH BÁN HÀNG -

THU TIỀN:.................................................................................................................... 1
1.1 Khái quát về chu trình bán hàng thu tiền:........................................................1
1.2. Ý nghĩa chu trình bán hàng thu tiền:...............................................................1
1.3. Chu trình bán hàng - thu tiền:.........................................................................1
II.

KIỂM SỐT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN:..................................7

1. Những thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng:..................................................7
1.1.

Kiểm sốt q trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu:............7

1.2.

Kiểm sốt q trình giao hàng và lập hóa đơn:............................................8

2. Những thủ tục kiểm sốt chu trình thu tiền......................................................9
2.1.

Khi bán hàng thu tiền mặt.............................................................................9

2.2.

Đối với phương thức bán chịu:.....................................................................9

2.3.

Đối với nợ phải thu khách hàng....................................................................9

KẾT LUẬN..................................................................................................................... 10
TÀI LIỆU THAM KHẢO ……………………………………………………………...11

i


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Ngày nay, để đạt được mục tiêu hàng đầu mà các doanh nghiệp đặt ra là thu được lợi
nhuận, đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn năng động, sáng tạo trong kinh doanh, phát
huy hết tiềm năng vốn có của mình. Muốn như vậy, trước hết doanh nghiệp phải nhận
thức được tầm quan trọng của khâu bán hàng vì nó ảnh hưởng quyết định đến kết quả
kinh doanh của doanh nghiệp. Và một khâu liên quan chặt chẽ đến khâu bán hàng đó là
thu tiền khách hàng, có thể nói hai khâu này quyết định sự tồn vong của nghiệp cần tổ
chức chặt chẽ, hợp lí về quy trình kế tốn, chứng từ, sổ sách… trong cơng tác kế tốn
bán hàng và phải thu khách hàng. Đây là điều hết sức cần thiết, nó giúp doanh nghiệp
đầy đủ thơng tin kịp thời và chính xác để đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn. Nhận
thức được tầm quan trọng của quy trình kế tốn bán hàng và thu tiền khách hàng, vận
dụng lí thuyết đã học kết hợp với việc tham khảo tài liệu thực tế, chúng em đã lựa chọn
đề tài “Quy trình lưu chuyển chứng từ của quy trình bán hàng - thu tiền”.
2. Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này là tập trung tìm hiểu về quy trình bán hàng và thu
tiền khách hàng đặc biệt chuyên sâu về chứng từ kế toán và lập, luân chuyển chứng từ
trong bán hàng và thu tiền khách hàng như hóa đơn GTGT, phiếu xuất, phiếu thu…
3. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành bài tiểu luận này chúng em đã kết hợp những kiến thức đã được học ở
trường ở bộ mơn Lý thuyết kiểm tốn và Kiểm sốt & kiểm tốn nội bộ kết hợp với việc
tìm kiếm thơng tin tài liệu bên ngồi.

ii


iii


PHẦN NỘI DUNG
I.

QUY TRÌNH LƯU CHUYỂN CHỨNG TỪ CỦA QUY TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN:
I.1.

Khái qt về chu trình bán hàng thu tiền:

- Bán hàng thu tiền (tiêu thụ) là q trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình
trao đổi hàng – tiền giữa khách thể kiểm tốn với khách hàng. Q trình bán hàng thu tiền
gồm nhiều khâu, nhiều giai đoạn, bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp
đồng mua hàng…) và kết thúc việc thu tiền hoặc khách hàng cam kết chấp nhận thanh tốn.
- Bán hàng có nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp bán lẻ, bán buôn, bán hàng qua đại lý, gửi
hàng chờ chấp nhận…), thanh toán theo nhiều phương thức khác nhau (thu tiền ngay bằng
tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bán chịu, trả góp…). Với hình thức bán hàng và thanh tốn
phong phú, đa dạng nên việc tổ chức cơng tác kế tốn cho chu trình này rất đa dạng. Có thể

nói, chu trình bán hàng - thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình sản xuất kinh
doanh. Chu trình bán hàng thu tiền liên quan đến nhiều khoản mục, đặc biệt là các khoản mục
phản ánh trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (DN).
1.2. Ý nghĩa chu trình bán hàng thu tiền:
- Chu trình bán hàng- thu tiền là một trong những chu trình vơ cùng quan trọng đối với mỗi
doanh nghiệp. Bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của quy trình này ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả
hoạt động của doanh nghiệp.
- Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt hiện nay để có được khách hàng thì đơn vị phải mở rộng
hình thức bán chịụ. Việc này đã dẫn đến khoản nợ phải thu chiếm tỷ trọng đáng kể tổng tài
sản của doanh nghiệp.
1.3. Chu trình bán hàng - thu tiền:

1


2


Bước 1: Nhận đơn đặt hàng: đơn đặt hàng của khách hàng là điểm bắt đầu của tồn bộ chu
trình. Đó là lời đề nghị mua hàng từ khách hàng tương lai hoặc hiện tại. Đơn đặt hàng của
người mua có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại...
Dựa vào đơn đặt hàng, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ
và lập hoá đơn bán hàng.
Bước 2: Lâp lệnh bán hàng: do bộ phận bán hàng lập, cho phép các bộ phận liên quan thực
hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách hàng. Nó bao gồm các mơ tả hàng hóa hoặc dịch vụ,
số lượng, giá bán; các thông tin khác về người mua (tên, địa chỉ giao hàng ). Nếu bán chịu,
lệnh bán hàng sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt.
Bước 3: Kiểm tra công nợ: trước khi đi đến quyết định bán chịu cho khách hàng cần phải xem
xét từng đối tượng khách hàng, khả năng thu nợ tối đa của từng khách hàng để từ đó đi đến
quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng hay không tiếp tục bán chịu. Tuy nhiên,

quyết định này cần được tính tốn trên sự cân đối lợi ích của cả 2 bên theo hướng khuyến
khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ về giá cả và thời gian thanh toán.
Bước 4: Kiểm tra kho hoặc đề nghị sản xuất: nếu khách hàng thõa mãn các điều kiện về cơng
nợ theo chính sách của doanh nghiệp thì doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra kho nếu là hàng
có sẵn trong kho hay đề nghị sản xuất đối với hàng chưa có trong kho.
Bước 5: Xuất kho và lập hóa đơn: khi đã có quyết định về phương thức bán hàng, bộ phận
xuất hàng sẽ lập lệnh xuất kho và chứng từ vận chuyển dựa trên các thông tin trên mẫu đơn
đặt hàng, đồng thời thực hiện việc xuất kho và lập hóa đơn. Hóa đơn bán hàng là chứng từ
trên đó có đầy đủ thơng tin về hàng hóa (mẫu mã, quy cách, số lượng...) và giá cả thanh toán.
Tổng số tiền thanh toán sẽ bao gồm giá cả hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu
tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn sẽ được lập thành 2 liên, liên 2 giao cho khách
hàng, liên còn lại được lưu lại ghi số và theo dõi việc thu tiền. Hóa đơn bán hàng vừa là
phương thức thể hiện cho khách hàng thấy rõ về số tiền và thời hạn thanh toán; vừa là căn cứ
ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu.

3


Bước 6: Giao hàng: Hóa đơn được kèm với hàng bán để giao cho khách hàng. Nếu khách
hàng thực hiện thanh tốn ngay thì chuyển đến bước thu tiền.
Bước 7: Quản lí cơng nợ: ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng.
Bước 8: Thu tiền: Thu tiền từ khách và thực hiện ghi nhận lên hệ thống kế toán của doanh
nghiệp đối với tiền thu được.

LƯU ĐỒ LN CHUYỂN CHỨNG TỪ
Khách
hàng

Thơng báo
hủy đơn

P.Kinh
doanh

Kho

Y/C báo
giá

1

Y/C báo
giá

4

Báo giá

Đơn mua
hàng

3

2

Hóa đơn
bán hàng

5

Đơn mua
hàng

Báo giá

6a

Đơn bán
hàng

12

6b

7

Đơn bán
hàng

8

Hóa đơn
bán hàng

Phiếu
xuất kho

4

7

9
P.Kế
tốn

Đơn bán
hàng

Phiếu
xuất kho

100
Hóa đơn
bán hàng

11
13a
13b

Phiếu thu
Thủ
quỷ

14

Phiếu thu

Thu tiền

1. Khách hàng lập yêu cầu báo giá gửi đến Phòng kinh doanh.
2. Phòng kinh doanh nhận Yêu cầu báo giá, lập Bảng báo giá.
3. Gửi Bảng báo giá cho Khách hàng.
4. Khách hàng nhận báo giá, đồng ý mua hàng và lập Đơn mua hàng.
5. Phòng kinh doanh nhận Đơn mua hàng của khách hàng gửi tới.

5

Giấy báo
có


6. Phòng kinh doanh dựa vào Đơn mua hàng của khách hàng, kiểm tín dụng khách hàng.
Trưởng phịng kinh doanh phê duyệt đơn đặt hàng (khách hàng nợ quá nhiều thì Phó Tổng
giám đốc phụ trách kinh doanh phê duyệt)
a) Nếu đơn hàng được duyệt thì Phịng kinh doanh lập Đơn bán hàng.
b) Nếu đơn đặt hàng không được duyệt thì gửi thơng báo cho khách hàng biết lý do hủy đơn
hàng.
7. Phòng kinh doanh gửi Đơn bán hàng cho bộ phận kho, đồng thời Phòng kinh doanh cũng
gửi Đơn bán hàng cho Phịng kế tốn.
8. Căn cứ Đơn bán hàng, bộ phận kho lập Phiếu xuất kho.
9. Bộ phận kho gửi Phiếu xuất kho cho Phịng kế tốn.
10. Căn cứ vào Đơn bán hàng và Phiếu xuất kho, Phòng kế tốn lập Hóa đơn bán hàng.
11. Phịng kế tốn gửi Hóa đơn bán hàng cho Bộ phận kho.
12. Bộ phận kho giao hàng cho khách hàng kèm theo Phiếu xuất kho và Hóa đơn bán hàng.
13. Khách hàng thanh toán tiền.
a) Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, Phịng kế tốn lập phiếu thu.
b) Nếu khách hàng thanh tốn qua ngân hàng, khi nhận giấy báo Có của ngân hàng, kế toán
ghi tăng tài khoản 112.
14. Kế toán chuyển Phiếu thu cho Thủ quỷ để thu tiền.

II.

KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN:
1. Những thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng:
1.1.

Kiểm sốt q trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu:

 Xác minh người mua hàng: Trừ các khách hàng quen thuộc của đơn vị, khi nhận được
một đơn đặt hàng mới, đơn vị cần liên hệ ngay với khách hàng để đảm bảo đơn đặt hàng có
số lượng hoặc giá trị lớn, kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng, hoặc, đối với những
khách hàng mới thì cần có sự phê duyệt của bộ phận kiểm tra tín dụng hoặc cán bộ phụ trách
6


kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng.Điều này nhằm hạn chế tình trạng bán hàng trả
chậm cho những khách hàng giả mạo.
 Đối chiếu đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị: Nếu có
khác biệt phải liên hệ ngay với khách hàng, yêu cầu khách hàng gửi lại đơn đặt hàng mới
hoặc có cơng văn xác minh. Những sai sót ở khâu này có thể sẽ dẫn đến những tranh chấp
khơng đáng có về sau.
 Xác nhận khả năng cung ứng: Cần xem lượng hàng tồn kho có đủ để đáp ứng cho nhu
cầu của khách hàng hay không, bằng cách liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ
thống để có được thơng tin về số lượng tồn kho. Nếu khơng đủ hàng hố, cần đề nghị mua
hàng hoặc sản xuất bổ sung
 Lập lệnh bán hàng: Cần có một nhân viên độc lập kiểm tra sự phù hợp các thông tin
giữa đơn đặt hàng và lệnh bán hàng. Nếu sử dụng phần mềm cần được thiết kế để các thông
tin trên đơn đặt hàng được tự động chuyển vào lệnh bán hàng, điều nay góp phần hạn chế sai
sót so với việc lập lệnh bán hàng thủ công. Một thủ tục kiểm sốt khác cần thực hiện đó là
phải gửi mọi lệnh bán hàng sang cho bộ phận xét duyệt bán chịu.

 Xét duyệt bán chịu: Căn cứ vào chính sách bán chịu. Việc xét duyệt bán chịu là khâu
kiểm sốt rất quan trọng trong chu trình bán hàng – thu tiền. , bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn
hoặc từ chối việc bán hàng trên lệnh bán hàng Bộ phận xét duyệt hạn mức bán phải độc lập
với nhân viên/bộ phận bán hàng. Đơn vị phải có chính sách bán chịu và cần có một hệ thống
kiểm tra về tín dụng của khách hàng. Nhìn chung, cơng ty nên áp dụng hạn mức bán chịu
chặt chẽ hơn đối với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ, vì
nhóm khách hàng này thường có rủi ro không trả được nợ lớn hơn những khách hàng lớn và
thường xun.
1.2.

Kiểm sốt q trình giao hàng và lập hóa đơn:

 Căn cứ lệnh bán hàng, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho đã được phê chuẩn, bộ phận
giao hàng lập chứng từ gửi hàng để gửi đi, đồng thời lưu trữ một bản, chứng từ này phải được
đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng.
Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên của phiếu giao hàng. Các phiếu giao hàng
cần được đánh số trước và cần được lập dựa trên đơn đặt hàng đã được phê duyệt .
7


Phiếu giao hàng là một bản ghi về số lượng hàng đã giao và cung cấp các thông tin cần
thiết để cho người vận chuyển nội bộ của công ty hoặc cơng ty vận chuyển bên ngồi
có thể tiến hành giao hàng.Nếu có thể áp dụng được, phiếu giao hàng nên có tham
chiếu chéo đến phiếu đóng gói trước khi vận chuyển. Ngồi ra, nếu Cơng ty sử dụng
dãy số hoặc mã vạch thì phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến dãy số hoặc mã
vạch đó.Cuối cùng, phiếu giao hàng phải được khách hàng ký để công ty có bằng
chứng về khách hàng đã thực tế nhận được hàng và chấp nhận hàng đó.
Chứng từ gửi hàng được gởi cho bộ phận kho để xuất hàng và kho cũng phải lưu
trữ chứng từ này. Chứng từ gửi hàng cần ghi phù hợp, có thể ghi thêm mã số/mã vạch
tham chiếu trước khi vận chuyển.

 Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận với
chứng từ gửi hàng. Cuối ngày, bộ phận giao hàng căn cứ chứng từ vận chuyển đã xuất để lập
bảng tổng hợp hàng đã gửi đi trong ngày và chuyển cho bộ phận lập hóa đơn.
 Khi nhận được các chứng từ từ những bộ phận khác gởi đến, như đơn đặt hàng ,lệnh
bán hàng đã được phê chuẩn và chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển, bộ phận lập hóa đơn
sẽ tiến hành lập hóa đơn.
Bộ phận lập hóa đơn tiến hành lập hóa đơn dựa trên các chứng từ từ các bộ phận khác gửi
đến, và phải tuân thủ quy định pháp luật, giúp đơn vị theo dõi ghi chép các nghiệp vụ.
Mục đích lập hóa đơn là để tuân thủ quy định của pháp luật, giúp đơn vị theo dõi,
ghi chép nợ phải thu khách hàng, doanh thu và quan trọng nhất là để u cầu khách
hàng thanh tốn.
Thơng thường, khách hàng chỉ thanh tốn khi nhận được hóa đơn, vì vậy nếu đã
bán hàng nhưng quên lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn hoặc lập không đúng sẽ dẫn đến
chậm trễ trong việc nhận được tiền hoặc thất thoát tài sản.
2. Những thủ tục kiểm sốt chu trình thu tiền
2.1.

Khi bán hàng thu tiền mặt

8


Số lượng tiền mặt sẽ phát sinh thường xuyên và lớn, nên thủ quỹ hoặc thu ngân có thể
đánh cắp tiền cho khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền này được ghi nhận vào
sổ sách. Để giảm thiểu rủi ro, một số thủ tục kiểm sốt có thể áp dụng là:
 Khuyến khích khách hàng thanh tốn qua ngân hàng hay thẻ tín dụng. Việc khách hàng
thanh tốn bằng chuyển khoản qua ngân hàng cũng giúp làm giảm bớt rủi ro và các chi
phí hành chính liên quan đến bán hàng bằng tiền mặt.
 Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khích khách hàng nhận hóa
đơn.

 Tách biệt việc ghi chép thu tiền và hoạch toán thu tiền
 Tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán
thu tiền trên tài khoản.
 Kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ
 Kiểm kho, đối chiếu số liệu nhằm phát hiện sự chênh lệch
 Công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ so với tổng số tiền mà thủ
quỹ ghi chép hoặc tổng số tiền in ra từ máy đếm tiền hoặc máy phát hành hoá đơn vào
cuối mỗi ngày.
 Cuối cùng, định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế
nhằm phát hiện sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi vào sổ.
2.2.

Đối với phương thức bán chịu:

 Khi kiểm soát nên tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng và bộ phận thu nợ. Do
nợ phải thu phát sinh đồng thời với doanh thu, nên khi bán chịu sẽ có bút tốn ghi nhận
đồng thời doanh thu và nợ phải thu khách hàng.
 Định kỳ, cần kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan. Có
thể kiểm tra giữa số liệu kế toán và số liệu của các bộ phận khác như bộ phận bán
hàng, gửi hàng.
2.3.

Đối với nợ phải thu khách hàng

3.
 Đơn vị còn cần sử dụng hệ thống sổ kế tốn chi tiết nợ phải thu theo dõi cơng nợ từng
khách hàngnhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ công nợ của từng khách hàng, cung cấp dữ
9

liệu về nợ phải thu giúp đơn vị xây dựng và điều chỉnh chính sách bán chịu cho thích
hợp.
Bộ phận theo dõi nợ phải thu cần đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng.
Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng nhằm đảm bảo kế toán phản ánh kịp thờii những
thay đổi về nợ phải thu, khắc phục các sai sót và ngăn ngừa gian lận.
 Hàng tháng, đơn vị cần gửi thông báo nợ cho khách hàng, trong đó ghi rõ số dư đầu
kỳ, số phát sinh trong tháng, số tiền khách hàng sẽ trả và số dư cuối kỳ.
Để tránh hiện tượng chạy theo doanh thu, định kỳ đơn vị cần lập báo cáo về số dư nợ
phải thu khách hàng, số hàng bán bị trả lại theo từng nhân viên, địa điểm bán hàng.
 Định kỳ, bộ phận theo dõi nợ phải thu cần lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo
tuổi nợ. Phát hiện được những biến động bất thường Báo cáo giúp đơn vị biết được
những biến động lớn hoặc thay đổi bất thường có thể được phát hiện sớm, giúp đơn vị
ngăn chặn, phát hiện sai phạm phù hợp cũng như điều chỉnh kịp thời chính sách bán
chịu cho phù hợp.
 Ban hành chính sách lập dự phịng phải thu khó địi và chính sách xóa sổ nợ phải thu
khó địi.Việc lập dự phịng phải thu khó địi cần tn thủ đúng chuẩn mực và chế độ kế
toán hiện hành.
KẾT LUẬN
Tại hầu hết các cơng ty trung bình và nhỏ hiện nay, việc ln chuyển chứng từ kế tốn trong
chu trình bán hàng và thu tiền vẫn chưa đồng bộ và cịn nhiều bất cập. Để có thể đáp ứng
những địi hỏi ngày càng cao trong công tác quản lý và cung cấp thơng tin một cách chính
xác, kịp thời, nhằm đưa ra các chiến lược kinh doanh hợp lý, cũng như hướng tới việc xây
dựng một hệ thống thông tin quản lý thích hợp, chun sâu và tổng thể, thì hệ thống thơng tin
kế tốn cần được cải tiến, hồn thiện và quy trình luân chuyển chứng từ rõ các quy trình quản
lý trong cơng ty.

10


TÀI LIỆU THAM KHẢO

11


DANH SÁCH NHÓM
Phan Thị Tường Vy – K174050558
Trương Dương Hằng - K174050507
Trần Thị Kiều Duyên - K174050503
Nguyễn Bảo Châu - K174050500
Ngô Nguyệt Hồng - K174050512

12