Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
Trong giai đoạn nền kinh tế mở của hội nhập hiện nay việc hạch toán
quá trình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp ngày càng đòi hỏi tính
chính xác cao để sổ sách kế toán phản ánh đúng đắn tình hình tài chính của
doanh nghiệp. Đối với một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, tiêu thụ
hàng hóa là một khâu cơ bản, đóng vị trí trung tâm trong hoạt động của công
ty, do đó kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ là phần hành kế toán
chủ yếu trong nội dung công tác kế toán của doanh nghiệp. Với vai trò quan
trọng như vậy nên những thiếu sót trong việc hạch toán quá trình kế toán
bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ có thể đem lại cho các đối tượng sử
dụng thông tin kế toán những hiểu biết không đầy đủ về thực trạng kinh
doanh của công ty.
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp
Quảng Bình – một công ty kinh doanh thương mại em đã có điều kiện để
tìm hiểu và nghiên cứu thực tế quá trình tiêu thụ hàng hóa, vì lí do đó em đã
chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại
Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình” cho chuyên đề thực tập
tốt nghiệp của mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chuyên đề
gồm ba phần chính:
Chương 1: Tình hình, đặc điểm cơ bản của Công ty cổ phần vật tư
nông nghiệp Quảng Bình
Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và XĐKQ TT tại Công ty cổ
phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình
Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng và XĐKQ TT tại Công ty cổ
phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG 1: TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP QUẢNG BÌNH

1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Tên công ty: Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình
Địa chỉ: Đường F325. TP Đồng Hới. Tỉnh Quảng Bình
Ngành nghề kinh doanh: Dịch vụ phân bón - thuốc trừ sâu
Tháng 7 năm 1989, sau khi tách tỉnh, Quảng Bình được trở về với địa
giới cũ từ Đèo Ngang đến Hạ Cờ. Theo đó, ngày 26/7/1989, Công ty Vật tư
nông nghiệp được thành lập theo Quyết định số 84/QĐ-UB của UBND tỉnh
Quảng Bình. Công ty Vật tư nông nghiệp là một doanh nghiệp Nhà nước,
trực thuộc và dưới sự chỉ đạo của Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Quảng Bình.
Công ty Vật tư nông nghiệp Quảng Bình từ khi chia tách tỉnh được
nhận bàn giao từ Công ty Vật tư nông nghiệp Bình Trị Thiên một nguồn tài
sản, hàng hoá tiền vốn không lớn, cơ sở vật chất nghèo nàn, mạng lưới cửa
hàng bán lẻ, kho tàng chưa hình thành nhiều, phương tiện vận tải nhỏ bé.
Trong điều kiện khó khăn đó công ty phải làm lại từ đầu: Từ khâu tổ chức
nhân sự, tổ chức hệ thống kho tàng, hệ thống cửa hàng kinh doanh, ổn định
nguồn vật tư đầu vào. Công ty được giao nhiệm vụ bình ổn giá cả để đảm
bảo sự ổn định đầu vào cho sản xuất nông nghiệp trên địa bàn tỉnh nhà,
không để xảy ra những cơn sốt giá vật tư nông nghiệp trên thị trường ảnh
hưởng đến sản xuất và đời sống của nhân dân. Những năm đầu chuyển sang
cơ chế thị trường, việc khai thác nguồn hàng của Công ty gặp nhiều khó
khăn. Các Công ty xuất nhập khẩu chỉ chú trọng mua bán những mặt hàng
có lãi chứ chưa chú trọng đến tái sản xuất nông nghiệp. Đứng trước tình
hình đó, Công ty đã tổ chức một đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động,
sáng tạo, tinh thần trách nhiệm cao để tìm và khai thác nguồn hàng phục vụ
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
sản xuất nông nghiệp tỉnh nhà. Hàng chục bạn hàng trong và ngoài tỉnh đã
cùng nhau liên kết và hợp tác, đó là: Công ty Vật tư nông nghiệp II Đà

Nẵng, Công ty Vật tư nông nghiệp Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Trị, Thừa
Thiên -Huế,... kinh doanh theo phương châm: hạch toán cung ứng vật tư đầu
vào và đầu ra phải đảm bảo được chi phí, thuế và bảo toàn vốn. Giá bán cho
bà con nông dân phải thấp hơn giá thị trường 2-5%. Công ty đã dần có chỗ
đứng vững chắc trên thị trường, làm ăn ngày càng có lãi, tích luỹ thêm vốn
kinh doanh, đảm bảo làm tròn nghĩa vụ ngân sách Nhà nớc, đồng thời từng
bước cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên.
Ngày 14/2/2003 công ty khoá sổ theo Quyết định số 267 cho phép
chuyển sang Công ty cổ phần với 100% vồn cổ đông đóng góp. Công ty
chính thức chuyển theo Quyết định số 62/QĐ-UB ngày 14/11/2003 của Uỷ
ban nhân dân tỉnh Quảng Bình. Đại hội cổ đông lần thứ nhất được tiến hành
vào ngày 15/12/2003. Hình thức kinh doanh của Công ty là kinh doanh dịch
vụ: Vật tư nông nghiệp, vật liệu XD, văn phòng phẩm. Hiện nay số lao động
Công ty là 36 người.
Thực tế cho thấy những bước đi và quá trình vận hành quản lý kinh
doanh của Công ty trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh quyết liệt là
hoàn toàn đúng đắn. Đến nay Công ty đã vượt qua khó khăn và từng bước đi
lên, thể hiện vai trò chủ đạo của mình trong nền kinh tế cùng tham gia hoạt
động cung ứng vật tư phục vụ cho sản xuất nông nghiệp. Với những thành
công của mình tin tưởng rằng trong tương lai Công ty sẽ thành công hơn nữa
trên con đường đưa tỉnh nhà ngày một tiến lên phấn đấu với danh hiệu
Quảng Bình quê hương “Hai giỏi”.
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Bảng 1
Một số chỉ tiêu kinh tế tài chính chủ yếu giai đoạn 2006 – 2008
(Đơn vị: 1000 VND)
CHỈ TIÊU Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
1.Doanh thu 29 055 763 37 617 072 52 96 872

2.Lợi nhuận trước thuế 220 792 562 506 1 455 002
3.Thuế TNDN 30 910 69 930 336 364
4.Lợi nhuận sau thuế 189 882 492 576 1 118 638
5.Tổng tài sản 13 972 091 21 181 740 25 030 904
6.Nguồn vốn chủ sở hữu 3 131 579 2 817 330 4 668 660
7. Thu nhập bình quân đầu người 1 200 1 500 2 000
(Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty qua các năm 2006 - 2008)
1.2. Đặc điểm tổ chức quản lí và sản xuất kinh doanh.
1.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy.
Với đặc thù là một Công ty kinh doanh thương mại hoạt động trong
nền kinh tế thị trường Công ty xây dựng một cơ cấu bộ máy gọn nhẹ, có sự
phối kết hợp chặt chẽ và rất năng động phù hợp với điều kiện hiện tại.
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ 1
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty


Chú giải: Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
Công ty CP Vật tư nông nghiệp Quảng Bình có cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng. Mô hình này có ưu điểm tạo
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
5
HĐQT
Phó Giám đốc
Phòng kế toán tài
vụ
Phòng kế hoạch

nghiệp vụ
Phòng tổ chức hành
chính
Cửa hàng
Q.Trạch
Cửa hàng
B.Trạch
Cửa hàng
Q.Ninh
Kho
Trung tâm
Cửa hàng
Lệ Thuỷ
Quầy bán lẻ Quầy bán lẻ
GIÁM ĐỐC
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp hoạt động để hoàn thành mục tiêu
chung, bảo đảm sự thích nghi chung cho các bộ phận và tiết kiệm được chi
phí. Ở đây, Giám đốc được sự trợ giúp từ phó giám đốc và các phòng ban
chức năng trong việc xây dựng các quyết định, hướng dẫn, đồng thời Giám
đốc phụ trách chung các bộ phận nghiệp vụ của công ty.
Phòng kế toán tài vụ gồm 03 người là một bộ phận chức năng làm
nhiệm vụ quản lý và sử dụng đồng vốn, giám sát theo dõi các cơ sở, hạch
toán lỗ lãi trong quá trình kinh doanh của Công ty.
Phòng kinh doanh gồm 08 người: chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn
hàng tiếp nhận vật tư về kho trung tâm, điều chỉnh vật tư đến các cửa hàng
và quầy bán lẻ đồng thời tham mưu cho giám đốc lập kế hoạch kinh doanh
hàng năm.
Phòng tổ chức hành chính gồm 04 người có nhiệm vụ quản lý và sắp
xếp lao động của Công ty trong các phòng Ban, của hàng và quầy bán lẻ,

ngoài ra còn chịu trách nhiệm tiếp khách và bảo vệ Công ty.
Bên cạnh đó, công ty còn tổ chức 4 cửa hàng bán vật tư tại các huyện
và hệ thống quầy bán lẻ ( hoạt động trong bán kính 5 km) ở các xã,
phường,... đây chính là bộ phận quan trọng trong khâu tiêu thụ vật tư của
công ty. Mỗi cửa hàng biên chế từ 3-4 người: gồm một cửa hàng trưởng,
một kế toán, một thủ kho, một cán bộ nghiệp vụ chuyên giao nhận hàng.
1.2.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh.
Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình là một doanh nghiệp
kinh doanh thương mại. Hoạt động kinh doanh thương mại ở Công ty cổ
phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình có những đặc điểm sau:
- Hoạt động kinh doanh ở Công ty vừa mang tính chất kinh doanh vừa
mang tính chất phục vụ cho bà con nông dân.
- Mặt hàng kinh doanh là phân bón và thuốc trừ sâu phục vụ sản xuất
nông nghiệp, việc tiêu thụ mang tính thời vụ, tùy thuộc theo từng thời điểm
mùa vụ sản xuất. Bên cạnh đó việc tiêu thụ còn phụ thuộc vào giống, loại
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
cây trồng.
Đặc điểm tổ chức mạng lưới kinh doanh: Công ty cổ phần vật tư
nông nghiệp Quảng Bình mở tại các huyện, thị 4 cửa hàng kinh doanh trực
thuộc Công ty. Cơ cấu quản lý tại mỗi cửa hàng bao gồm cửa hàng trưởng,
kế toán, thủ kho, nhân viên bán hàng. Hàng tháng các cửa hàng tập hợp số
liệu tiêu thụ trong kỳ báo cáo Công ty.
Đặc điểm thị tr ường:
- Thị trường đầu vào: Công ty có một đội ngũ nhân viên năng động
sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc để tìm hiểu thị
trường và khai thác nguồn hàng (ví dụ: Thị trường nào có giá mềm, hàng
hoá đảm bảo chất lượng kiểm định của Nhà nước, mẫu mã bao bì đẹp) Công
ty đã phối hợp với nhiều bạn hàng trong và ngoài tỉnh để cùng nhau liên kết

và hợp tác kinh doanh: Công ty vật tư nông nghiệp II - Đà Nẵng, Công ty
vật tư nông nghiệp Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Công ty
thuốc trừ sâu Sài Gòn... nhằm đảm bảo đưa nguồn hàng về kho kịp thời, đầy
đủ để phục vụ bà con nông dân đúng thời vụ, không để xẩy ra tình trạng cầu vượt
cung.
- Thị trường đầu ra: Công ty kinh doanh theo thời vụ, vì vậy lúc vào
vụ Công ty có đội ngũ xe tải vận chuyển hàng xuống các cửa hàng, các đại
lý trong toàn tỉnh, cung ứng đầy đủ lượng hàng về tận nơi mà khách hàng yêu
cầu.
Công ty cổ phần vật nông nghiệp Quảng Bình hoạt động kinh doanh
chịu nhiều biến động của yếu tố thời gian. Chu kỳ kinh doanh của Công ty
biến động theo năm, trong năm có 2 vụ chính: Vụ đông xuân từ tháng 12
đến tháng 4, vụ hè thu từ tháng 5 đến tháng 8 kinh doanh tăng cao, các tháng
còn lại xuống thấp. Vì vậy việc kinh doanh của Công ty là không đều trong
năm, điều này ảnh hưởng rất nhiều đến công tác tổ chức kinh doanh nói
chung và tổ chức hạch toán kế toán nói riêng trong Công ty.
Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế đang trên đà phát triển, sau thời
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
gian ngắn, các hộ tư nhân kinh doanh mặt hàng phân bón càng nhiều, cho
nên cạnh tranh trong ngành vật tư nông nghiệp ngày càng gay gắt, chủ yếu
là về giá.
1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.
1.3.1. Tổ chức bộ máy.
Để đảm bảo cho quá trình ghi chép vào sổ kế toán được chính xác và
kịp thời phù hợp với loại hình kế toán tập trung. Bộ máy kế toán của công ty
để tổ chức theo hình thức trực tuyến mọi nhân viên kế toán đều hoạt động
dưới sự điều hành của kế toán trưởng.
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C

8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ 2:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng là người phụ trách chung toàn bộ công tác kế toán
của Công ty hướng dẫn các kế toán viên thực hiện việc ghi chép, hạch toán
theo đúng chế độ quy định của Nhà nước. Đồng thời phụ trách công tác tiền
vốn, vật tư, lập báo cáo..
- Kế toán thanh toán phụ trách công tác thu chi tiền mặt, tiền gửi, theo
dõi các khoản công nợ, kế toán tiền lương, BHXH.
- Kế toán hàng hoá có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng phản ánh tất cả
các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng hoá và phân bổ chi phí
mua hàng để tính giá nhập kho. Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn hàng
hoá một cách thường xuyên và liên tục, báo cáo kịp thời cho kế toán trưởng
và lãnh đạo Công ty để có chiến lược kinh doanh phù hợp.
1.3.2. Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán:
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là Chứng từ ghi sổ và có sự
hỗ trợ của phần mềm kế toán.
Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra
phân loại để cập nhật vào phần mềm kế toán, chứng từ được cập nhật vào
máy tính bao gồm luôn cả bút toán định khoản nên nó được coi như một
chứng từ ghi sổ.
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
9
Kế toán Thanh toán
Kế toán CH
Q. Trạch
Kế toán CH
B. Trạch
Kế toán CH Q.

Ninh
Kế toán CH Lệ
Thuỷ
Kế toán trưởng
Kế toán hàng hoá
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sau khi cập nhật chứng từ vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động
vào sổ chi tiết cũng như sổ tổng hợp của các tài khoản. Kế toán in các sổ đó
ra cho mục đích kiểm tra và lưu trữ.
Sơ đồ 3:
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
10
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp kế
toán chứng từ cùng
loại
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối số
phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ quỹ
Sổ đăng kí
chứng từ ghi
sổ

Sổ, thẻ chi
tiết
Bảng tổng
hợp chi tiết
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ 4:
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Các loại sổ mà Công ty áp dụng chủ yếu:
- Sổ chi tiết: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi, sổ chi tiết tiền vay, sổ theo
dõi công nợ, sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết TK 141,...
- Sổ tổng hợp: Sổ cái TK 511, sổ cái TK 131, sổ cái TK 331,...
1.3.3. Chính sách kế toán áp dụng.
Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Quảng Bình áp dụng chế độ kế
toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo quyết định số:
48/2006 QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Kỳ kế toán: Quý (3 tháng một quý).
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
Chứng từ ban đầu
Nhập dữ liệu vào máy
Xử lý tự động
Sổ kế toán tổng hợp
Sổ kế toán chi tiết Báo cáo kế toán
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31
tháng 12.

Hình thức sổ: chứng từ ghi sổ, bên cạnh đó sử dụng phần mềm kế
toán để hỗ trợ việc ghi chép và xử lí số liệu.
Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Theo phương pháp kê
khai thường xuyên.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chếp kế toán là Việt Nam Đồng.
Tổ chức hệ thống chứng từ: Hiện nay công ty đá đăng ký sử dụng
hệ thống chứng từ theo quyết định số 48/2006 QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của
Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Với mỗi phần hành kế toán doanh nghiệp sử dụng hệ thống chứng từ
theo quy định của Bộ Tài Chính, ngoài ra doanh nghiệp còn thiết kế các
chứng từ cần thiết để sử dụng trong nội bộ công ty.
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ 5:
Quy trình luân chuyển chứng từ
Tổ chức hệ thống tài khoản: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế
toán ban hành theo quyết định số: 48/2006 QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ
trưởng Bộ Tài chính. Bên cạnh đó kế toán mở thêm một số tài khoản chi tiết
theo yêu cầu quản lý, ví dụ như TK 157 – hàng gửi bán được chi tiết thành 4
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
NV các phòng ban
Tập hợp, phân loại chứng
từ
Lập chứng từ ghi sổ đặc
trưng cho các phần hành
Kiểm tra, kí duyệt
Kế toán phần hành
Ghi sổ chi tiết

Ghi sổ tổng hợp Lên
báo cáo
Kiểm tra, kí duyệtGiám đốc
Kế toán phần hành
Kế toán trưởng
Kế toán trưởng
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
TK cấp hai: 1571 – hàng gửi bán ở kho Nam Long , 1572 – hàng gửi bán ở
kho Ba Đồn, 1573 – hàng gửi bán ở kho Đồng Lê, 1574 – hàng gửi bán ở
kho Cam Liên
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Cuối mỗi quý hoặc cuối niên độ
kế toán, kế toán lập ra các báo cáo kế toán nhằm cung cấp thông tin về tình
hình hoạt động của công ty trong kỳ. Trong công ty bao gồm hai hệ thống
báo cáo kế toán đó là báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Các báo cáo tài
chính bao gồm: Bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết
quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh tài chính, tình hình
thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. Các báo cáo quản trị bao gồm: Tổng hợp
mua vào - bán ra, bảng tổng hợp thanh toán với người bán, báo cáo nhập -
xuất - tồn,...
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ
XĐKQ TT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ
NÔNG NGHIỆP QUẢNG BÌNH.
2.1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý hàng hóa tại công ty cổ phần vật tư
nông nghiệp Quảng Bình.
Công ty vật tư nông nghiệp Quảng Bình có chức năng chính là kinh
doanh các mặt hàng vật tư nông nghiệp phục vụ nhu cầu sản xuất nông

nghiệp của bà con nông dân, vì vậy công ty có một danh mục vật tư hàng
hóa rất đa dạng, trong đó bao gồm 2 nhóm hàng chính:
- Nhóm hàng phân bón (26 loại): Đạm Urê, Đạm Sunfat, Supe lân,
Lân nung chảy, Kaly, NPK,…
- Nhóm hàng thuốc bảo vệ thực vật (20 loại): Sofit,...
Số hàng hóa này được nhập mua từ các công ty chuyên sản xuất, kinh
doanh vật tư nông nghiệp trên khắp cả nước như là: Công ty Supe Lâm
Thao, công ty CP phân lân Ninh Bình, công ty CP vật tư nông nghiệp Hà
Tĩnh, xí nghiệp KD & SX vật tư nông nghiệp Đà Nẵng...
Hàng hóa được lưu tại Kho Công ty hoặc được gửi bán tại kho của
các cửa hàng của công ty trên địa bàn tỉnh (kho Nam long, kho Ba Đồn, kho
Đông Lê, kho Cam Liên). Về mặt hiện vật, hàng hóa được quản lí bởi thủ
kho ở mỗi kho theo từng danh điểm vật tư hàng hóa còn về mặt giá trị kế
toán là người theo dõi giá nhập kho cũng như giá xuất kho của mỗi loại
hàng hóa. Cuối mỗi tháng kế toán cập nhật số tồn kho, so sánh với chính
sách dự trữ để có kế hoạch mua hàng trong tháng tiếp theo. Khi có sự thay
đổi giá bán của một loại hàng hóa nào đó, bộ phận kho tiến hành kiểm kê để
chốt số tồn kho của loại hàng hóa đó, mỗi lần kiểm kê phải có mặt ít nhất ba
người là: thủ kho, kế toán hàng hóa, thủ trưởng đơn vị.
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Do đặc thù của phân bón và thuốc bảo vệ thực vật là các chất hóa học
nên việc bảo quản các vật tư hàng hóa này phải tuân thủ một số tiêu chuẩn
nhất định về ánh sáng, độ ẩm...
2.2. Kế toán thu mua và nhập kho hàng hóa
2.2.1. Các phương thức mua hàng và thanh toán
Phương thức mua hàng:
Công ty tổ chức hai phương thức mua hàng chủ yếu là mua hàng theo
phương thức chuyển hàng (căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết nhà cung

cấp sẽ vận chuyển hàng đến tận kho công ty, khi hàng về đến kho, bộ phận
kho tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa để làm thủ tục nhập
kho) và mua hàng theo phương thức đến lấy hàng trực tiếp (công ty có một
đội xe chuyên chở hàng, sau khi có sự thỏa thuận của hai bên đội xe sẽ đến
lấy hàng trực tiếp tại kho của người bán).
Phương thức thanh toán:
Tùy theo quy mô của nghiệp vụ, số tiền phát sinh để có phương thức
thanh toán phù hợp, các nghiệp vụ có quy mô mỏ thì thanh toán ngay, các
nghiệp vụ lớn, quan trọng thì chủ yếu bằng trả chậm. Công ty thanh toán
bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
2.2.2. Chứng từ và luân chuyển chứng từ mua hàng.
Để theo dõi, phản ánh kịp thời, chính xác đầy đủ các nghiệp vụ mua
hàng công ty sử dụng các chứng từ:
 Chứng từ nguồn: Hóa đơn GTGT (liên 3), hợp đồng kinh tế
 Chứng từ thực hiện: Phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm
Quy trình mua hàng: Căn cứ tình hình tiêu thụ thực tế và dự báo nhu
cầu thị trường phòng kế hoạch lên kế hoạch, phương án kinh doanh cho kì
tiếp theo. Sau khi kế hoạch được giám đốc kí duyệt, bộ phận kinh doanh tiến
hành mua hàng, nhà cung cấp sẽ cung cấp hàng hóa theo như hợp đồng đã kí
và chuyển hoán đơn GTGT (liên 2) cho công ty. Hàng sau khi được kiểm tra
đáp ứng được yêu cầu về mẫu mã, quy cách, phẩm chất… được bộ phận kho
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
làm thủ tục nhập kho. Căn cứ vào hóa đơn GTGT của người bán và biên bản
kiểm nghiệm thủ kho ghi vào thẻ kho theo từng loại hàng hóa.
Sau khi có được bộ chứng từ mua hàng do bộ phận kho gửi lên kế toán
tiến hành ghi sổ.
2.2.3. Phương pháp tính giá hàng mua.
Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế để tính giá hàng mua.

Giá thực tế Giá mua Chi phí Chiết khấu TM,
hàng hóa = hàng hóa + mua - giảm giá được
nhập kho (giá HĐ) hàng hưởng
Ví dụ: Ngày 11/11/2008 công ty mua 40 tấn phân UREA Phú Mỹ từ
công ty CP Vật tư nông nghiệp II Đà Nẵng, hóa đơn GTGT số 0045355 viết
ngày 11/11/2008. Đơn giá thanh toán là 6 150 đồng, VAT 5%. Hàng đã về
nhập kho cùng ngày, chi phí vận chuyển 5 000 000 đồng do công ty Vật tư
nông nghiệp II Đà Nẵng chịu.
Theo phương pháp tính giá trên thì trị giá lô hàng mua vào sẽ là:
40 000 x 6150/ 1.05 = 234 285 714 (đồng)
Chi phí vận chuyển do bên bán chịu nên không tính vào trị giá hàng
mua.
2.2.4. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng.
Hóa đơn do bên bán xuất:
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
17
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
HÓA ĐƠN Mẫu số 01GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG KM/2008N
Liên: 02 (giao KH) 0045355
Ngày 11 tháng 11 năm 2008
Đơn vị bán hàng: Cty CP Vật tư nông nghiệp II Đà Nẵng
Địa chỉ: 38 Pasteur Đà Nẵng
Điện thoại: MST: 0400100305
Họ tên người mua hàng: Đặng Quang Thương
Tên đơn vị: Cty CP Vật tư nông nghiệp Quảng Bình
Địa chỉ: TP Đồng Hới – Quảng Bình
Số tài khoản: 7 301 0053B – NH ĐT & PT Q.Bình
Hình thức thanh toán: CK MST: 3100303892
STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

A B C 1 2 3 = 1x2
1 Phân UREA Phú Mỹ kg 40 000
05.1
6150
234 285 714
Cộng tiền hàng: 234 285 714
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 11 714 286
Tổng cộng tiền thanh toán: 246 000 000
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bốn mươi sáu triệu đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, đóng dấu họ tên)
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2.2.4.1. Hạch toán chi tiết.
 Tại kho hàng: Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hợp đồng
mua bán và hóa đơn GTGT do bên bán lập cùng với số hàng được
chuyển tới, bộ phận kho sẽ kiểm tra số hàng và lập biên bản kiểm
nghiệm. Nếu số hàng đảm bảo chất lượng đã cam kết trong hợp đồng thì
sẽ tiến hành làm thủ tục nhập kho. Sau đó thủ kho vào thẻ kho, thẻ kho
được lập riêng cho từng loại hàng hóa để theo dõi số lượng của loại
hàng hóa đó.

THẺ KHO
Lập thẻ ngày 01 tháng 01 năm 2008
Tờ số:
Tên hàng hóa: Phân UREA Phú Mỹ
Đơn vị tính: kg
ST
T Ngày

tháng
SH chứng
từ
N X
Diễn giải
Ngày
N-X
Số lượng
Nhập Xuất Tồn
Kí xác
nhận
A
B C D E F 1 2 3 4
Tháng 11/08
Tồn đầu kì 14 880
...
11/11 355 Nhập kho 11/11 40 000 44 880
...
Tổng 170 000 133 800 51 080
 Tại phòng kế toán: Khi nhận được hóa đơn mua hàng do bộ phận
kho chuyển lên kế toán nhập dữ liệu vào chương trình kế toán máy,
sau đó chương trình sẽ tự cập nhật vào sổ chi tiết TK 1561 của từng
loại hàng hóa.
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Màn hình
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
20
PHIẾU NHẬP Số CT: 45355

Ngày: 12/11/2008
Ghi Nợ TK 1561 Ghi Có TK 331
Mã đối tượng Có: DN II
Số mặt hàng: 01 Thuế GTGT: 11 714 286
Chi tiết nhập kho hàng
Mã hàng Số lượng Số tiền
UREA Phú Mỹ 40 000 234 285 714
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Mẫu số S07 - DNN
Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới - QB Ban hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTC
MST: 3100303892 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA
Tài khoản: 1561 - UREA Phú Mỹ Tên kho: Kho công ty
Tên, quy cách: UREA Phú Mỹ
NT
ghi sổ
Chứng từ
SH NT
Diễn giải
Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn
Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền
Ghi
chú
1
2 3 4 5 6 7(5x6) 8 9(5x8) 10 11(5x10)
Tồn đầu kì 7 113 155 405 1 105 428 281
...
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

11/11
45355 11/11 Nhập kho 5 857 40 000 234 285 714 132 855 999 379 445
...
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Tổng 777 885 4 072 667 619 705 650 3 939 262 740 227 640 1 238 833 160
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2.2.4.2. Hạch toán tổng hợp.
Để hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng, kế toán sử dụng các tài khoản:
TK 156: Hàng hóa. TK này được sử dụng cho hàng hóa mua về đã nhập
kho, được chi tiết thành 2 TK cấp 2 là:
 TK 1561 – Giá mua hàng hóa
 TK1562 – Chi phí thu mua
TK 151: Hàng mua đang đi đường. TK này được sử dụng cho những hàng
hóa đã mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho.
TK 331: Thanh toán với nhà cung cấp, TK này được chi tiết cho từng nhà
cung cấp thường xuyên
Các TK khác: 111,112,133…
Sổ sách sử dụng:
 Sổ Cái TK 156
 Sổ Cái TK 331
 Các sổ cái có liên quan khác
Sau khi nhập chứng từ vào phần mền kế toán máy, mỗi màn hình cập
nhật tương đương với một chứng từ ghi sổ, với định khoản được kế toán
khai báo chương trình sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các Sổ Cái có liên
quan
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Mẫu số S02C1-DNN
Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QB Ban hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTC
MST: 3100303892 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
SỔ CÁI
TK 156
Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008
NT
ghi
sổ
Chứng từ
SH NT
Diễn giải
TK đối
ứng
Số phát sinh
Nợ Có
Số dư đầu kì 7 140 041 002
... ... ... ... ... ... ...
12/11 43355 11/11 Nhập kho đạm urea 3311 11 714 286
... ... ... ... ... ... ...
Cộng PS 17 658 039 877 20 114 990 951
Số dư cuối kì 4 683 089 929
Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên)
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
23
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Mẫu số S02C1-DNN
Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QB Ban hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTC

MST: 3100303892 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
SỔ CÁI
TK 331
Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008
NT
ghi
sổ
Chứng từ
SH NT
Diễn giải
TK đối
ứng
Số phát sinh
Nợ Có
Số dư đầu kì 147 989 478 2 134 627 060
... ... ... ... ... ... ...
11/11 43590 11/11 Mua nhập kho đam urea 1561 234 285 714
11/11 43590 11/11 Mua nhập kho đam urea 1331 11 714 286
... ... .. ... ... ... ...
Cộng PS 3 932 574 372 14 244 297 747
Số dư cuối kì
Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên)
2.3. Kế toán bán hàng.
2.3.1. Các phương thức tiêu thụ hàng hóa.
Tiêu thụ hàng hóa là giai đoạn cuối cùng trong quá trình trình lưu
chuyển hàng hóa của kinh doanh thương mại, giai đoạn này ảnh hưởng trực
tiếp tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp cần có
được những phương thức tiêu thụ hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của thị

trường kể tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp. Hiện tại, công ty cổ phần
vật tư nông nghiệp nông nghiệp Quảng Bình tiêu thụ hàng theo hai phương
thức chủ yếu làbán buôn và bán lẻ.
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C
24
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
 Bán buôn: Phương thức này được áp dụng cho các tổ chức sản xuất,
kinh doanh, tổ chức bán lẻ...mua hàng về để tiếp tục quá trình lưu
chuyển hàng hóa chứ không phải là để tiêu dùng. Việc bán hàng theo
phương thức này thông quá các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế..., khi
khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ xem xét bảng báo giá các mặt
hàng kinh doanh của công ty, nếu ưng thuận bên công ty sẽ tiến hành
soạn thảo hợp đồng kinh tế ghi đầy đủ thông tin của hai bên cũng như
các điều khoản liên quan đến việc mua bán hàng.
Phương thức bán buôn được chi tiết thành hai loại:
o Bán buôn qua kho
o Bán buôn vận chuyển thẳng
 Bán lẻ: Đây là phương thức bán hàng phục vụ nhu cầu tiêu dùng của
tổ chức, cá nhân, khách hàng chủ yếu là các hộ nông dân, nông
trường, lâm trường...Việc bán lẻ được thực hiện thông qua hệ thống
các cửa hàng và các quày bán lẻ trên địa bàn toàn tỉnh.
2.3.2. Hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hóa.
Hàng ngày khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh nhân viên bán hàng
lập hóa đơn GTGT, hóa đơn được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên
2 giao cho khách hàng, liên 3 để kế toán ghi sổ và luân chuyển.
Ví dụ: Ngày 07/11/2008 bán cho ông Hà Minh Thông 100 Kg đạm
NPK 16.16.8 Việt Nhật, giá bán có thuế GTGT là 1 250 000 đồng chưa
thanh toán.
Nhân viên bán hàng lập hóa đơn GTGT:
SVTH: Phan Thị Hồng Nhung Kế toán 47C

25