Tài liệu Luận văn tốt nghiệp "Báo cáo quản lý kho hàng" docx

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý kho hàng trong
hệ thông tin kế toán.
1
MỤC LỤC
CH NG IƯƠ 5
CÔNG TY PH N M M TÀI CH NH K TOÁN FASTẦ Ề Í Ế 5
VÀ BÀI TOÁN QU N LÝ KHO HÀNGẢ 5
I.V i nét v l ch s th nh l p công tyà ề ị ử à ậ 5
2. T ch c v quy trình s n xu t kinh doanh c a công ty Fastổ ứ à ả ấ ủ 7
2.1. T ch c c a công ty Fastổ ứ ủ 7
Ban giám cđố 9
2.2. Quy trình ho t ng s n xu t kinh doanhạ độ ả ấ 9
2.2. Ch c n ng c a ch ng trình qu n lý kho h ngứ ă ủ ươ ả à 13
III. Môi tr òng v công cư à ụ 15
1.Ngôn ngữ 15
II. Mô t h th ng thông tin i u h nh v qu n lýả ệ ố đề à à ả 21
CH NG IIIƯƠ 32
PHÂN T CH VÀ THI T K H TH NGÍ Ế Ế Ệ Ố 32
Sau ây s l s trao i thông tin nghi p v qu n lý khođ ẽ à ơđồ đổ ệ ụ ả 33
4. Danh n c kháchụ 39
6. S quan h th c thơđồ ệ ự ể 61
61
C s d li u c a ch ng trình nh ã trình b y trên c xây d ng trên ơ ở ữ ệ ủ ươ ưđ à ở đượ ự
h qu n tr c s d li u Access. M n hình quan h gi a các th c th c a ệ ả ị ơ ở ữ ệ à ệ ữ ự ể ủ
Access l m t công c h t s c h u ích v ti n l i. Qua ây ta có th có ocà ộ ụ ế ứ ữ à ệ ợ đ ể đự
m t cái nhìn y , rõ r ng v m i quan h gi a các th c th trong c s ộ đầ đủ à ề ố ệ ữ ự ể ơ ở
d li u v i nhau.ữ ệ ớ 61
K T LU NẾ Ậ 62
CH NG III: PHÂN T CH VÀ THI T K H TH NG 30ƯƠ Í Ế Ế Ệ Ố 100
LỜI NÓI ĐẦU

Trong 20 năm trở lại đây, một xu thế được thấy đặc biệt rõ nét ở các
nước phát triển là số công việc liên quan đến tạo lập, xử lý thông tin ở dạng này
hoặc dạng khác tăng lên nhanh chóng. Điều này khác hẳn so với những năm
nửa đầu thế kỷ 20, khi công việc lao động chân tay chiếm vị trí chủ đạo.
Một trong những nguyên nhân chính của hiện tượng này là các ngành
công nghiệp dịch vụ (như ngân hàng, khách sạn, du lịch, xuất bản ) tăng vọt.
Đa số công việc thuộc lĩnh vực dịch vụ đều liên quan đến xử lý thông tin. Xử lý
thông tin bằng máy được bắt đầu vào những năm 50, những thay đổi trong công
2
nghệ xử lý thông tin diễn ra với nhịp độ rất nhanh kèm theo nhiều biến chuyển
không dễ nhận thấy.
Để có thể thích ứng được với các biến chuyển trong đời sông kinh tế – xã
hội, chúng ta cần nắm được thông tin. Đó là thông tin về những thay đổi có khả
năng xẩy ra trong tương lai gần, là thông tin về các khả năng đương đầu có thể
lựa chọn, thông tin về những người khác hành động như thế nào trong các hoàn
cảnh tương tự Chính vì vậy, các tổ chức cần có trong tay một khối lượng lớn
thông tin đủ mạnh để có thể nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, nhìn thấy
rõ xu thế cạnh tranh và môi trường kinh tế bên ngoài; đồng thời phải xử lý các
thông tin này một cách nhanh nhất để có những quyết định kịp thời.
Như vậy, việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, chính xác sẽ làm giảm bớt
các yếu tố bất định cho cả tổ chức lẫn cá nhân. Thông tin đã trở thành một vấn
đề sống còn đối với mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội; đặc biệt là trong
lĩnh vực quản lý kinh tế và nghiên cứu ứng dụng khoa học.
Qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH dược , với sự giúp đỡ tận tình
của thầy giáo hướng dẫn Đặng Quế Vinh, cùng với sự chỉ bảo của các anh chị
đang làm việc tại công ty Fast em đã hoàn thành xong chuyên đề của mình với
đề tài mang tên: Xây dựng chương trình quản lý kho hàng trong hệ thông
tin kế toán.
Đề tài này được hình thành trên cơ sở nhu cầu cung cấp một cách đầy đủ,
nhanh chóng, chính xác và thường xuyên có tính tác nghiệp cũng như tổng hợp

những thông tin về tình hình số lượng cũng như chất lượng và hiện trạng của
vật tư, hàng hoá trong kho và luân chuyển qua kho cho người lãnh đạo đơn vị
để ra quyết định xuất nhập kho hữu hiệu nhất trong từng thời điểm nhất định.
Đề tài gồm các chương sau:
Chương I: Công ty Phần mềm tài chính kế toán Fast và bài toán quản lý
kho hàng trong hệ thông tin kế toán. Chương này giới thiệu về công ty Fast nơi
3
em thưc tập và nội dung bài toán "Xây dựng chương trình quản lý kho hàng
trong hệ thông tin kế toán".
Chương II: Khảo sát thực tế. Chương này giới thiệu khái quát về vấn dề
quản lý kho hàng đối với một doanh nghiệp, những thông tin đầu vào và đầu ra
của bài toán.
Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống cho chương trình "Quản lý
kho"

Em xin bày tỏ sự cám ơn sâu sắc của em tới Thầy giáo Đặng Quế Vinh
đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này; cám ơn rất nhiều sự giúp
đỡ từ phía các cán bộ, nhân viên Công ty Fast trong thời gian em thực tập tại
đây.
Tuy nhiên, do thời gian có hạn và do vốn kiến thức của em còn hạn chế,
thiếu kinh nghiệm thực tế nên chắc sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Vậy
kính mong thầy giáo và tất cả những người quan tâm đến đề tài này thông cảm
và bổ sung thiếu sót cho em.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn !
4
CHƯƠNG I
CÔNG TY PHẦN MỀM TÀI CHÍNH KẾ TOÁN FAST
VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ KHO HÀNG
I. Vài nét về lịch sử thành lập công ty
1. Quá trình thành lập công ty và lĩnh vực kinh doanh

Những năm đầu thập kỷ 90 này, chủ trương phát triển một nền kinh tế
mở nhiều thành phần của Đảng và Nhà nước đã được toàn dân nhiệt liệt hưởng
ứng và thực hiện. Nhiều doanh nghiệp của Nhà nước, tập thể và tư nhân đã ra
đời và hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh tế xã hội khác nhau mang lại hiệu
quả đáng kể cho nền kinh tế quốc dân.
Cũng trong thời gian này hoạt động công nghệ thông tin ở nước ta được
quan tâm và phát triển mạnh mẽ theo tinh thần Nghị định 49CP của Chính phủ.
Các cơ quan, đơn vị đều mở rộng việc áp dụng kỹ thuật tin học mới vào công
tác quản lý không chỉ trong việc trang bị máy móc thiết bị hiện đại mà còn xây
dựng và ứng dụng những phần mềm mới mạnh hơn, phù hợp hơn với yêu cầu
của đơn vị, nhất là trong lĩnh vực hoạt động tài chính - kế toán. Đó chính là tiền
đề cho ý tưởng thành lập Công ty cổ phần phần mềm tài chính kế toán Fast của
các ông Nguyễn Thành Nam và Nguyễn Hồng Chương.
Thời gian chuẩn bị cho sự ra đời của Công ty Cổ phần Phần mềm Tài
chính Kế toán được bắt đầu từ tháng 6 năm 1996 với sự đầu tư trí lực và tiền
vốn của một nhóm cán bộ khoa học kỹ thuật tâm huyết với ngành tin học. Đến
tháng 6 năm 1997 Công ty chính thức tuyên bố thành lập theo giấy phép số
3096/GP – UB do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 11/6/1997 và
giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 056067 do Sở Kế hoạch và Đầu tư
thành phố Hà Nội cấp ngày 18/6/1997.
5
Tên tiếng Việt của Công ty là: Công ty Cổ phần Phần mềm Tài chính Kế
toán. Tên tiếng Anh của Công ty là: The Financial & Accounting Software
Company, viết tắt là FAST.
Trụ sở công ty được đặt tại số 18 Đường Nguyễn Chí Thanh Quận Ba
Đình Hà Nội.
Những ngày đầu Công ty Fast chỉ mới gồm 4 thành viên là các ông:
1. Phan Quốc Khánh: Giám đốc
2. Phan Đức Trung : Phó giám đốc
3. Phạm Văn Lộc : Trưởng phòng triển khai

4. Phạm Văn Nam: Bảo vệ
Là công ty cổ phần do các cổ đông góp vốn nên để đi vào hoạt động,
Công ty đã bầu ra một hội đồng quản trị bao gồm các ông bà sau:
1. Bà Đinh Thị Hoa : Chủ tịch HĐQT
2. Ông Nguyễn Thành Nam: Phó chủ tịch HĐQT
3. Ông Phan Quốc Khánh: Phó chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc
4. Ônng Phan Đức Trung: Thành viên HĐQT
5. Ông Nguyễn Hồng Chương
6. Ông Nguyễn Khắc Thành
7. Ông Khúc Trung Kiên
Vốn điều lệ của công ty là 1.000.000.000đ chia thành 10.000 cổ phiếu,
mỗi cổ phiếu trị giá 100.000đ.
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty được xác định từ ban đầu và
được ghi trong giấy đăng ký kinh doanh là:
- Sản xuất kinh doanh các phần mềm máy tính
- Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng (thiết bị điện tử tin học, máy tính)
- Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ
6
- Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ.
2. Tổ chức và quy trình sản xuất kinh doanh của công ty Fast
2.1. Tổ chức của công ty Fast
Từ chỗ chỉ có 4 nhân viên ngày đầu thành lập, sau hơn 3 năm hoạt động
Công ty đã có một độ ngũ nhân viên hơn 30 người với một chi nhánh ở TP Hồ
Chí Minh.
Công ty Fast là một công ty cổ phần vì vậy lãnh đạo cao nhất của Công
ty là Hội đồng quản trị, nơi đưa ra những quyết định quan trọng liên quan tới
định hướng phát triển lâu dài của Công ty.
Bên dưới Hội đồng quản trị là Ban giám đốc Công ty – bộ phận trực tiếp
điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày theo kế hoạch của Công ty
mà người đứng đầu là ông Phan Quốc Khánh - Giám đốc Công ty. Ban giám

đốc Công ty là nơi đưa ra những quyết định kinh doanh cụ thể, trực tiếp.
Cơ cấu tổ chức của Công ty còn bao gồm các bộ phận như: nghiên cứu
thị trường, sản xuất, kinh doanh, triển khai, kế toán, đào tạo, văn phòng và chi
nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh.
Bộ phận nghiên cứu thị trường có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường, tìm
kiếm khách hàng có nhu cầu về sản phẩm của Công ty mà ở đây chủ yéu là các
sản phẩm phần mềm quản lý kế toán.
Bộ phận sản xuất có nhiệm vụ chủ yếu là viết các chương trình, các phần
mềm theo những yêu cầu cụ thể của khách hàng; đồng thời phất triển phần
mềm kế toán của riêng Công ty với mục đích để bán cho đông đảo những
doanh nghiệp Việt Nam.
Bộ phận kinh doanh và triển khai có nhiệm vụ cài đặt, hướng dẫn khách
hàng sử dụng những phần mềm của Công ty, bảo hành sản phẩm trong thời hạn
7
thoả thuận, giải đáp những thắc mắc của khách hàng trong quá trình họ sử dụng
và khai thác sản phẩm của Công ty.
Để phục vụ cho sự phát triẻn và mở rộng Công ty trong tương lai, Công
ty Fast rất chú trọng tới việc đào tạo con người, với mục đích tạo dựng một đội
ngũ nhân viên có đầy đủ khả năng, có thể đáp ứng được mọi đòi hỏi ngày càng
khắt khe của khách hàng. Chính vì vậy, Công ty đã thành lập một bộ phận đào
tạo (nội bộ) với mục đích bồi dưỡng liên tục về trình độ hiểu biết tin học cũng
như nghiệp vụ kế toán cho mọi nhân viên trong Công ty.
Bộ phận Kế toán có chức năng nhiệm vụ là quản lý tài chính của Công
ty, theo dõi thanh toán các hợp đồng, thanh toán các chi phí cho hoạt động sản
xuất kinh doanh của Công ty, thực hiện chế độ hạch toán kế toán theo chế độ
Nhà nước ban hành.
Bộ phận văn phòng có nhiệm vụ thực hiện công tác hành chính, quản trị
và quan hệ của Công ty.
Chi nhánh của Công ty tại thành phố Hồ Chí Minh như một cánh tay nối
dài và chịu mọi sự quản lý, chỉ đạo về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công

ty trên địa bàn các tỉnh, thành phố phía nam.
8
Xin được tóm tắt về cơ cấu tổ chức của Công ty Fast qua sơ đồ dưới đây:
Hội đồng quản
trị
Ban giám đốc
Thị
trường
Sản
xuất
Kinh
doanh
Triển
khai
Kế
toán
Đào
tạo
(nội
bộ)
Văn
phòng
Chi
nhánh
tại Tp
HCM
2.2. Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh
Công ty Fast là công ty cổ phần hoạt động kinh doanh với mục đích tìm
kiếm lợi nhuận. Mặc dù sản phẩm của Công ty là các phần mềm tin học chủ
yếu phục vụ cho các doanh nghiệp kinh doanh khác nhưng quy trình hoạt động

sản xuất kinh doanh của Công ty cũng không có gì khác các doanh nghiệp này.
Trước tiên, Công ty phải nghiên cứu thị trường, tìm hiểu và xác định
những yêu cầu của khách hàng trong lĩnh vực tài chính, kế toán của họ. Song
song với việc này, Công ty tiến hành tiếp thị, giới thiệu cho khách hàng về
chức năng hoạt động của Công ty, những khả năng mà Công ty có thể cung
cấp, hỗ trợ cho khách hàng và những sản phẩm tin học của Công ty.
Khi đã có khách hàng, Công ty tiến hành sản xuất hàng hoá theo yêu cầu
của khách. Ở đây, mảng công việc được đầu tư chính là viết các chương trình,
các phần mềm tin học mà chủ yếu là các phần mềm kế toán và quản lý. Việc
cung cấp tư liệu tiêu dùng (máy móc thiết bị) và các dịch vụ khác chỉ chiếm tỷ
trọng nhỏ trong doanh số của Công ty .
Công ty Fast không chỉ viết các phần mềm theo yêu cầu của khách hàng
mà còn luôn cố gắng thiết kế, xây dựng những phần mềm có thể phục vụ đông
9
đảo các doanh nghiệp tại Việt Nam trên cơ sở đã nắm bắt được xu hướng và
nhu cầu chung, trong đó, sản phẩm chính là chương trình kế toán Fast
Accounting.
Với những sản phẩm riêng có này Công ty phải giới thiệu, quảng cáo,
chào hàng rộng rãi tới các doanh nghiệp, các đơn vị để họ mua và sử dụng
thường xuyên trong hoạt động tài chính kế toán của họ. Đây là một nhiệm vụ
hết sức quan trọng và không thể thiếu được của Công ty Fast.
Tiếp theo việc bán hoặc cung cấp sản phẩm theo yêu cầu khách hàng là
việc cài đặt hướng dẫn sử dụng các phần mềm này và bảo hành sản phẩm trong
thời hạn thoả thuận. Điều này làm cho quan hệ giữa khách hàng và Công ty
chặt chẽ hơn, tin cậy hơn; khách hàng sẽ làm việc lâu dài với Công ty.
Sau khi sản phẩm, hàng hoá đựợc bàn giao và nghiệm thu giữa hai bên
việc thanh toán tiền hợp đồng mua bán hoặc cung cấp được bộ phận kế toán
của Công ty thực hiện và quyết toán hợp đồng.
Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Fast có thể được
tóm tắt qua bảng sau:

Công việc, công đoạn Bộ phận thực hiện
1. Nghiên cứu thị trường và tiếp
thị
Thị trường (Marketing)
2. Sản xuất Sản xuất (lập trình)
3. Bán hàng Bán hàng
4. Triển khai và bảo hành Triển khai
5. Thu tiền Kế toán
10
II. Bài toán quản lý kho hàng trong hệ thông tin kế toán.
Fast là một công ty chuyên viết các phần mềm hỗ trợ các doanh nghiệp
trong lĩnh vực quản lý tài chính kế toán. Phần mềm kế toán của Công ty đang
được sử dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp hiện nay là phần mềm Fast
Accounting. Đứng trước yêu cầu đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng và sự
thay đổi trong hệ thống kế toán Việt Nam, công ty Fast đã liên tục cho ra đời
những phiên bản tiếp theo của phần mềm Fast Accounting.
Tuy nhiên, phần mềm Fast Acounting trước đây mới chỉ được viết trên
ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro. Để phục vụ cho những nhu cầu ngày càng đa
dạng của khách hàng và cho mục tiêu phát triển lâu dài, Công ty Fast đang xây
dựng phiên bản Fast Acounting mới trên cơ sở ngôn ngữ lập trình Visual Basic.
Trong quá trình thực tập, với sự hướng dẫn của các anh chị trong Công ty em
đã được giao công việc xây dựng bài toán quản lý kho hàng.
1. Giới thiệu về hệ thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thông tin kinh doanh được sử
dụng rộng rãi và rất lâu đời. Nó ghi chép và báo cáo các hoạt động kinh doanh
và các hoạt động kinh tế khác. Hệ thống thông tin kế toán dựa vào việc lưu giữ
sổ sách kế toán thông qua khái niệm bút toán kép tồn tại hàng trăm năm nay và
các khái niệm kế toán khác hiện đại hơn như khái niệm trách nhiệm và khái
niệm lợi tức. Hệ thống kế toán trên máy ghi chép và báo cáo các dòng vốn lưu
chuyển qua doanh nghiệp dựa trên các số liệu phát sinh và đưa ra các bản báo

cáo tài chính như bảng cân đối tài sản, báo cáo kết quả kinh doanh. Hệ thống
này còn lập nên các dự đoán về tình hình tương lai như các báo cáo tài chính dự
tính và dự toán ngân sách tài chính. Sau đó tình hình thực hiện tài chính thực tế
được đem đối chiếu với các dự tính trên cơ sở các báo cáo kế toán phân tích
khác nhau.
11
Hệ thông tin kế toán gồm có các phân hệ sau: Kế toán tổng hợp (sổ cái),
Kế toán công nợ phải thu, Kế toán công nợ phải trả, Kế toán bán hàng, Kế toán
mua hàng, Kế toán hàng tồn kho, Kế toán tiền lương, Kế toán tài sản cố định,
Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành.
Các phân hệ nêu trên tuy là nằm trong hệ thông tin kế toán nhưng đều
liên hệ chặt chẽ, trao đổi thông tin với các hệ thông tin quản lý khác trong
doanh nghiệp. Phân hệ kế toán bán hàng liên kết với phân hệ quản lý đơn hàng
trong hệ thông tin tiếp thị và kinh doanh; phân hệ kế toán hàng tồn kho liên kết
với phân hệ quản lý hàng tồn kho trong hệ thông tin quản lý sản xuất; phân hệ
kế toán tiền lương liên kết với hệ thông tin quản lý nhân sự,
2. Bài toán quản lý kho hàng
Ứng dụng tin học vào công tác quản lý kế toán là nhằm mục đích hạn chế
tối đa những sai sót, và tạo ra những sự giúp đỡ thuận tiện hơn đối với người
làm công tác quản lý và kế toán. Quản lý kho hàng là một phần trong công tác
quản lý, kế toán của một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy đã
xuất hiện yêu cầu xây dựng Bài toán quản lý kho hàng. Thông qua khảo sát
thực tế ở một số doanh nghiệp, ta có thể rút ra một số thông tin về bài toán như
sau :
Đầu vào của bài toán: Bộ phận kế toán kho hàng nhận dữ liệu về nhập
mua và xuất bán từ hai bộ phận mua hàng và bán hàng. Đối với các đơn vị sản
xuất thì còn có thêm các phiếu xuất vật tư cho sản xuất. Các phiếu xuất sử dụng
nội bộ, các phiếu điều chuyển kho và các điều chỉnh thừa thiếu khi kiểm kê
cũng là các thông tin đầu vào của bài toán này.
Đầu ra của bài toán: Bộ phận kế toán kho hàng cần phải cung cấp các

báo cáo về nhập, xuất, tồn kho, sổ chi tiết vật tư, các thẻ kho của từng vật tư ở
12
từng kho, các báo cáo phân tích về mức độ luân chuyển của các mặt hàng, vật
tư, báo cáo báo động về hàng thừa và hàng thiếu,
Sự liên kết với các bộ phận khác: Bộ phận kế toán hàng tồn kho nhận số
liệu từ các bộ phận mua và bán đồng thời chuyển số liệu sang bộ phận kế toán
tổng hợp.
Từ các thông tin về đầu vào, đầu ra của bài toán quản lý kho cùng với mối
liên hệ giữa bộ phận kế toán kho đối với các bộ phận khác trong doanh nghiệp
ta có thể nêu ra những chức năng và mục đích của bài toán như sau:
2.1. Mục đích của đề tài
Xây dựng một chương trình cho phép thực hiện và quản lý một chu trình
khép kín từ đầu đến kết thúc một quan hệ xuất nhập kho giữa một kho hàng của
công ty với một khách hàng hay một kho hàng khác.
2.2. Chức năng của chương trình quản lý kho hàng
 Theo dõi danh mục vật tư
 Theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ
 Tính giá vật tư tồn kho: giá trung bình, giá nhập trước, xuất trước hoặc
giá đích danh
 Theo dõi nhập, xuất và điều chuyển kho
 Theo dõi mức tồn kho tối thiểu và tối đa
 Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ.
2.3. Yêu cầu cập nhật chứng từ
 Vào phiếu nhập vật tư, hàng hoá
13
 Vào phiếu xuất và phiếu xuất điều chuyển vật tư, hàng hoá, công cụ lao
động
 In phiếu nhập, phiếu xuất trên máy
 Liên kết số liệu với các phân hệ kế toán phải trả (nhập mua), kế toán
phải thu (bán hàng) và giá thành (phân bổ tiêu hao nguyên vật liệu,

công cụ lao động).
2.4. Báo cáo
 Thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoá, vật tư
 Báo cáo nhập xuất tồn, Báo cáo tồn kho
 Báo cáo vật tư, hàng hoá chậm luân chuyển
 Báo cáo nhập, xuất (chi tiết và tổng hợp): theo ngày, theo nhà cung
cấp, theo đơn vị sử dụng, theo dạng nhập xuất, theo vụ việc.
14
Ta cú th biu din thụng tin u vo v u ra ca bi toỏn qun
lý kho hng thụng qua s sau :
Chứng từ vật t
PHIếU NHậP
phiếu xuất
Sổ CHI TIếT vật t
THẻ KHO
NHậP-XUấT-TồN
in phiếu nhập, phiếu xuất
phiếu nhập mua
phiếu điều chuyển
hoá đơn bán hàng
pn hàng bán
bị trả lại
phiếu xuất cclđ
III. Mụi trũng v cụng c
1. Ngụn ng
Chng trỡnh c vit trờn ngụn ng Visual Basic. Vic s dng Visual
Basic for Windows ó ỏp dng trit thnh tu ca khoa hc hin i núi
chung v tin hc hin i núi riờng, c th l :
Visual Basic cho phộp liờn lc gia cỏc phũng chc nng tr nờn d
dng ỏp ng c nhu cu thc t v vic thc hin giao dch trc

tip vi khỏch hng, ng thi qun lý cht ch cỏc nhu cu ca cỏc
mt hng trờn th trũng. Thụng tin chuyn giao kp thi, chớnh xỏc s
giỳp cho cỏn b qun lớ kho hng v cỏc cỏn b thuc b phn bỏn
hng cú nhng quyt nh ỳng n, v kim soỏt hng hoỏ trong kho
15
của mình được chính xác hơn do vậy sự thất thoát hàng hoá giảm và
việc kinh doanh tiến triển tốt hơn.
 Visual Basic là một hệ thống mở nên ta có thể sử dụng được nhiều cơ
sở dữ liệu khác nhau như Foxpro (*.dbf), Microsoft Access (*.mdb),
SQL server, Orcal, DBII, do đó có thể phát triển chương trình cho
việc sử dụng trên mạng diện rộng cho một Tổng Công Ty lớn hay một
tập đoàn kinh tế
 Visual Basic là ngôn ngữ bậc cao cung cấp cho người lập trình nhiều
công cụ được sử dụng nhằm thiết kế chương trình sao cho có được
một giao diện đẹp và thân thiện với người dùng.
 Visual Basic là ngôn ngữ hướng đối tượng nên dễ lập trình, dễ bảo trì,
dễ nâng cấp trong tương lai.
Các thuật ngữ được sử dụng trong ngôn ngữ Visual Basic:
 Project: là sự liên kết của các Form, Module, Class, Aplicaltion,
Custom contron để tạo thành chương trình.
 Object: là các đối tượng mà ta có thể điều khiển chùng thông qua các
thuộc tính của chúng. Ví dụ : Form, Data contron, Text box,
 Form: là màn hình giao diện mà người lập trình hoặc do Visaul Basic
tạo ra trong khi thiết kế chương trình. MDIForm là form chính được
tạo ra để làm nền chính cho chương trình mà qua đó ta điều khiển các
Form con nhằm phục cho các mục đích cuả chương trình.Trên các
Form nói chung chứa các đối tượng như Command button, Check
button, Text box, Label
 Module: là tệp chứa các thủ tục xử lí .
 Contron: là các đối tượng có thể điều khiển dùng trên Form nhằm lấy

dữ liệu ví dụ Data contron , hội thoại với người dùng Common
dialog, Crytal repost
 Database: là một cơ sở dữ liệu thể hiện là một file. Ví dụ : (*.mdb)
với Microsoft Access. Một Database có thể có nhiều bảng. Nói chung
16
với một chương trình chỉ cần một Database để chứa dữ liệu. Khối
lượng thông tin, dữ liệu có thể được chứa trong một Database là phụ
thuộc vào tài nguyên của máy tính mà cụ thể là dung lượng bộ nhớ
chứ không hạn chế số Table ( bảng ).
 Table (bảng): là một phần của cơ sở dữ liệu nơi trực tiếp lưu trữ thông
tin.
2. Cơ sở dữ liệu
Có ba loại dữ liệu chính mà Visual Basic có thể sử dụng được là:
 Microsoft Access: là một hệ quản trị dữ liệu mà những tệp dữ liệu có thể
được thao tác trực tiếp bởi Visual Basic. Đây là dạng dữ liệu chính của
Visual Basic – Nó cung cấp rất nhiều khả năng và cho tốc độ truy nhập
cao.
 External Database. Những tệp dữ liệu loại này bao gồm những dạng dữ
liệu như Btrieve, dBase III, dBase IV, Microsoft Foxpro Version 2.0 và
2.5 và Paradox. Ta có thể tạo hay thao tác tất cả các kiểu cơ sở dữ liệu
trên bằng Visual Basic. Các tệp dạng ISAM của Visual Basic for MS-
Dos không được hỗ trợ trực tiếp nhưng chúng có thể được chuyển thành
dạng ASCII và sau đó chuyển lại thành dạng của Visual Basic.
 External ODBC database: Loại này bao gồm các hệ quản trị cơ sở dữ
liệu trên mạng client/server như Microsoft SQL server, DBII, Oracle
Trong trường hợp các tệp dữ liệu dạng ODBC, ta có thể gửi hoặc nhận
những câu hỏi, câu trả lời thông qua việc gửi trực tiếp câu lệnh SQL tới
Server.
Trong chương trình này, hệ cơ sở dữ liệu được xây dựng chủ yếu trong
Microsoft Access vì đây là dạng dữ liệu được thao tác trực tiếp trên Visual

Basic và có tốc độ truy nhập nhanh nhất.
3. Môi trường làm việc
Chương trình được thực hiện tốt trên các phiên bản Windows 9x, trong
môi trường hệ điều hành mạng Novel Netware, Window NT,
17
CHƯƠNG II
KHẢO SÁT THỰC TẾ
Qua khảo sát thực tế ở một số doanh nghiệp ta có thể tóm tắt lại quá trình
lưu chuyển luồng thông tin trong doanh nghiệp như sau:
Luồng thông tin trong nhà máy
18
CỬA HÀNG
BANGIÁM ĐỐC
PHÒNG KẾ HOẠCH
PHÒNG KINH DOANH
Kho
PHÒNG TÀI VỤ
BANGIÁM ĐỐC
PHÒNG KẾ HOẠCH
PHÒNG KINH DOANH
Kho
PHÒNG TÀI VỤ
Luồng thông tin trong hệ thống tin học
I. Tóm tắt chức năng, nhiệm vụ, tổ chức và các quy trình nghiệp vụ của
một công ty trong quản lý kho hàng
1. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của công ty trong quản lý kho hàng
Mỗi một công ty có thể có nhiều địa điểm để cất trữ hàng hoá vật tư của
mình. Các kho hàng này chịu sự quản lý trực tiếp từ trên công ty. Chức năng
của các kho hàng là lưu giữ bảo quản các loại hàng hoá, vật tư của công ty,
phân loại, sắp xếp hàng hoá vật tư theo chủng loại, thực hiện việc xuất nhập

hàng hoá, vật tư theo các phiếu xuất nhập kho và phiếu lưu chuyển nội bộ, thực
hiện việc thống kê, báo cáo về tình hình hàng tồn kho, tình hình xuất nhập hàng
tại kho lên công ty kho.
19
CỬA HÀNG
BANGIÁM ĐỐC
Kho
PHÒNG TÀI VỤ
PHÒNG KẾ HOẠCH
PHÒNG KINH DOANH
CƠ SỞ
DỮ LIỆU
Mối liên hệ giữa Ban giám đốc công ty và bộ phận quản lý kho có thể
được mô tả theo sơ đồ dưới đây:
2. Mô tả thông tin và các quy trình nghiệp vụ
2.1. Mô tả thông tin
Tại mỗi kho hàng luôn có những thông tin đến và đi hết sức đa dạng
về dạng, loại thông tin và cả về hình thức truyền tin. Sự đa dạng này phụ
thuộc vào loại doạnh nghiệp, hình thức kinh doanh và vào cả loại hàng hoá,
vật tư kinh doanh của doanh nghiệp.
- Xét về các dạng thông tin ta thấy có thể là những file dữ liệu, cũng có thể
là những văn bản báo cáo giấy tờ
- Xét về các loại thông tin đến và đi thì đó có thể là những văn bản, hoá
đơn hay báo cáo
- Hình thức truyền tin có thể thông qua bưu điện, điện thoại, Fax, các
đường truyền tin qua mạng hay con đường chuyển giao giấy tờ trong nội
bộ công ty.
2.2. Các quy trình nghiệp vụ trong việc quản lý kho
20
Công ty

Tổng kho
Kho 1
…
Đối với mỗi kho hàng ta thấy những nghiệp vụ sau cần phải được thể
hiện trong bài toán:
- Nhận các hoá đơn bán hàng cho tất cả các đối tượng trong khu vực, vào
sổ lưu.
- Tính toán tiền thu, tiền thực thu, tiền nợ với từng khách hàng.
- Theo dõi tình hình hàng hoá tồn của từng kho.
- In ra các báo cáo hàng ngày, hàng tháng, hoặc bất kỳ (các mẫu báo cáo
được xét đến ở phần sau).
II. Mô tả hệ thống thông tin điều hành và quản lý
1. Mục tiêu quản lý
Hệ thống thông tin điều hành và quản lý kho hàng được xây dựng với
mục đích phục vụ và quản lý có hiệu quả quá trình điều hành công việc, xử lý,
khai thác, trao đổi thông tin trong nội bộ công ty, giữa Ban giám đốc công ty
với bộ phận quản lý kho và giữa các kho trong công ty
Các khâu xử lý bao gồm:
• Tiếp nhận thông tin từ các bộ phận đưa vào bộ nhớ (hoá đơn, báo cáo,
file dữ liệu ).
• Xử lý công việc.
• Theo dõi qúa trình bán hàng đối với từng khách hàng, quá trình thu tiền,
theo dõi các khoản nợ,
• Tổ chức lưu trữ thông tin
• Cung cấp thông tin .
21
• Khai thác thông tin (tìm kiếm, tra cứu ).
• Tổng hợp thông tin, lập thống kê, báo cáo.
• Trao đổi thông tin trong nội bộ.
2. Mô tả thông tin

Thông tin của hệ thống có thể chia làm 3 loại chính:
2.1. Thông tin danh mục
Các thông tin chung phục vụ việc quản lý, khai thác và theo dõi gọi là
thông tin danh mục. Do nhu cầu phát triển và loại bỏ nên các danh mục này
phải được thiết kế mở, có thể thay thế, sửa chữa, loại bỏ cũng như thêm vào.
Thông tin danh mục bao gồm:
- Danh mục vật tư
- Danh mục khách hàng
- Danh mục các kho
- Danh mục người sử dụng.
2.1.1. Danh mục các loại vật tư
Danh mục vật tư bao gồm tất cả các loại hàng hoá, vật tư có trong kho
của công ty, gồm cả hàng hoá, vật tư công ty nhập vào cũng như xuất ra. Để
phân biệt một cách chính xác giữa các loại hàng hoá, vật tư khác nhau, bên
cạnh tên gọi mỗi một loại vật tư, hàng hoá sẽ được gán cho một mã gọi chung
là mã vật tư.
MÃ VẬT TƯ TÊN VẬT TƯ
22
01
02
03
A
B
C

2.1.2. Danh mục khách hàng
Danh mục khách hàng bao gồm tất cả các khách hàng có giao dịch với
công ty, gồm cả khách hàng đến mua hàng hoá, vật tư của công ty cũng như
đến bán hàng cho công ty. Để phân biệt một cách chính xác giữa các khách
hàng khác nhau, bên cạnh tên gọi mỗi một khách hàng sẽ được gán cho một mã

gọi chung là mã khách hàng. Ngoài ra mỗi khách hàng còn có những thông tin
thêm như địa chỉ, số điện thoại.
MÃ KHÁCH
HÀNG
TÊN KHÁCH
HÀNG
TEL ĐỊA CHỈ
AD-11001
AD-11002
AD-11003
AD-11006
AD-11008
Hanel shop
Hai yen
Dong an
Ha noi
ngmbv
8522246
8467345
8342790
8763459
8231678
91 Pho Hue
12 Ngo Quyen
23 Nguyen Du
167 Le Loi
98 Ly Nam De
23
2.1.3. Danh mục các kho
Danh mục kho bao gồm tất cả các kho hiện có của công ty. Để phân biệt

một cách chính xác giữa các kho hàng khác nhau, bên cạnh tên gọi, mỗi một
kho hàng sẽ được gán cho một mã gọi chung là mã kho. Ngoài ra mỗi kho hàng
còn có thông tin thêm đó là địa chỉ hiện tại của kho.
MÃ KHO TÊN KHO ĐỊA CHỈ
HCM 01
HN 02
Daewoo-shop
Daewoo-Hanel
26/33 Van Don street, HCM city
98 Thanh Niên street, HN city
2.1.4. Danh mục người sử dụng
Danh mục người sử dụng bao gồm tất cả những người sử dụng hiện có
đối với chương trình. Để phân biệt một cách chính xác giữa những người sử
dụng chương trình khác nhau bên cạnh tên người sử dụng, mỗi một người sử
dụng sẽ được gán cho một mã gọi chung là mã người sử dụng. Ngoài ra mỗi
người sử dụng còn có thông tin thêm đó là mật khẩu và mức sử dụng. Mức sử
dụng quy định cho mỗi người sử dụng chỉ được phép truy nhập, sử dụng
chương trình tới một mức độ cho phép do người cấp quyền quy định. Mật khẩu
giúp bảo đảm mỗi người sử dụng truy nhập chương trình đúng theo quyền của
mình.
MÃ NGƯỜI
SỬ DỤNG
TÊN NGƯỜI
SỬ DỤNG
MỨC SỬ
DỤNG
MẬT KHẨU
0001
0002
Thuc Anh

Phong Hai
1
2
***
***
2.2. Dữ liệu tác nghiệp.
24
Các nội dung thông tin cần quản lý như hoá đơn xuất kho, hoá đơn vận
chuyển nội bộ, hợp đồng bán trả góp, phiếu bảo hành, tình trạng kho hàng,
được gọi chung là dữ liệu tác nghiệp.
Dữ liệu tác nghiệp là các nội dung thông tin cần đưa vào hệ thống trên cơ
sở các nhu cầu về thông tin đầu ra và khả năng thu thập các dữ liệu đó.
Sau đây là mô tả đối với một số dữ liệu tác nghiệp: Hoá đơn xuất kho,
hoá đơn nhập kho, hoá đơn vận chuyển nội bộ.
25