Thực trạng tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty TNHH KONA

Trường Đại học KTQD
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan những điều em viết trong bài báo cáo này là do em tự
tìm hiểu trong quá trình thực tập, có sự tham khảo một số tài liệu mà em đã
liệt kê trong phần “Danh mục tài liệu tham khảo”, ngoài ra không có bất kỳ sự
sao chép, photocopy bài viết của người khác. Nếu sai em xin hoàn toàn chịu
trách nhiệm.
Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2008
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Trọng Huyên
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
1
Trường Đại học KTQD
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
TNHH: Trách nhiệm hữu hạn
CP: Cổ phần
KCN: Khu công nghiệp
LN: Lợi nhuận
TSCĐ: Tài sản cố định
NVL: Nguyên vật liệu
GTGT: Giá trị gia tăng
XNK: Xuất, nhập khẩu
TTĐB: Tiêu thụ đặc biệt
PX: Phân xưởng
TC_KT: Tài chính_Kế toán
TK: Tài khoản
CBCNV: Cán bộ công nhân viên
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
2
Trường Đại học KTQD
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

1.1: Một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu trong những năm gần đây...................8
1.2: Tình hình thực hiện nghĩa vụ thanh toán với nhà nước.........................9
1.3: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty TNHH KONA..............................16
1.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH KONA.................19
2.1: Hoá đơn GTGT trong thanh toán với người bán..................................25
2.2: Phiếu nhập kho….................................................................................26
2.3: Phiếu chi…………………...................................................................27
2.4: Hoá đơn GTGT trong thanh toán với người mua …………………...29
2.5: Phiếu thu …………………………………………………………….30
2.6: Bảng chấm công……………………………………………………..31
2.7: Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào………………………..32
2.8: Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra…………………………..33
2.9: Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán ………………………….38
2.10: Sổ cái tài khoản 131………………………………………………..39
2.11: Sổ cái tài khoản 331………………………………………………..40
2.12: Sổ chi tiết tài khoản 131 …………………………………………...41
2.13: Tờ khai thuế GTGT ………………………………………………..45
3.1: Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) ………………….50
3.2: Bảng phân tích các khoản phải thu …………………………………54
3.3: Bảng phân tích các khoản phải trả …………………...…..…………56
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
3
Trường Đại học KTQD
LỜI MỞ ĐẦU
Thanh toán là hoạt động quan trọng có liên quan mật thiết với các hoạt
động khác cũng như ảnh hưởng tới hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất
kinh doanh. Đồng thời các chính sách thanh toán còn ảnh hưởng tới tình hình
và khả năng thanh toán của doanh nghiệp một trong những vấn đề quyết định
tới sự sống còn của doanh nghiệp. Do đó nếu doanh nghiệp có những chính
sách thanh toán thích hợp, phương pháp hạch toán khoa học, chủ động trong

hoạt động thanh toán thì sẽ đảm bảo cho uy tín, sự tồn tại và phát triển của
doanh nghiệp. Hoạt động thanh toán với người bán tốt sẽ đảm bảo các yếu tố
đầu vào cho doanh nghiệp, hoạt động thanh toán với nhà nước tốt sẽ giúp
doanh nghiệp thuận lợi trong quan hệ với các cơ quan hành chính pháp luật,
hoạt động thanh toán với người mua tốt sẽ nâng cao uy tín của doanh nghiệp
với các bạn hàng thuận lợi trong công tác tiêu thụ, đảm bảo thu hồi vốn phục
vụ cho quá trình tái sản xuất.
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh nên
công ty TNHH KONA luôn phát sinh rất nhiều nghiệp vụ thanh toán với rất
nhiều đối tượng khác nhau như thanh toán với người bán, người mua, thanh
toán với nhà nước, thanh toán nội bộ.... Do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải có
phương pháp hạch toán hợp lý, từ đó mới quản lý tốt các mối quan hệ về
thanh toán. Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH KONA em đã có được
tìm hiểu thực tế hoạt động thanh toán tại đơn vị cũng như công tác hạch toán
các nghiệp vụ thanh toán, từ đó có điều kiện so sánh vơí những kiến thức đã
được học. Trong bài báo cáo này em xin được trình bày thực tế hoạt động
thanh toán tại công ty TNHH KONA xét trên các khía cạnh như đặc điểm các
đối tượng thanh toán, tổ chức chứng từ, sổ sách, tài khoản sử dụng, trình tự
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
4
Trường Đại học KTQD
hạch toán các nghiệp vụ thanh toán, phân tích tình hình, khả năng thanh toán
của doanh nghiệp từ đó đưa ra một số ý kiến nhằm tăng cường khả năng quản
lý tài chính tại đơn vị.
Bài báo cáo dưới đây của em sẽ có kết cấu bao gồm các phần cụ thể như
sau:
PHẦN I: Tổng quan về công ty TNHH KONA
PHẦN II: Thực trạng tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại
công ty TNHH KONA
PHẦN III: Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán các

nghiệp vụ thanh toán tại công ty TNHH KONA
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
5
Trường Đại học KTQD
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH KONA
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH KONA
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH KONA với tên giao dịch quốc tế là KONA LIMITED
COMPANY, viết tắt là KONA Ltd. Co. được thành lập vào tháng 4/2002.
Công ty hoạt động trong lĩnh vực dệt may với ngành nghề kinh doanh chủ yếu
là sản xuất và gia công bông tấm, ruột đệm từ sơ Polyester; sản xuất gia công
hàng may mặc; phân phôi các sản phẩm của công ty tại Việt Nam và xuất
khẩu. Sản phẩm chính của công ty là chăn, ga, gối, đệm. Công ty được thành
lập theo hình thức liên doanh giữa một bên là nhà đầu tư Hàn Quốc (Ông Oh
Kyu Hwan) và một bên là nhà đầu tư Việt Nam (Bà Nguyễn Kim Ngọc).
Công ty có trụ sở chính cũng như nhà máy sản xuất tại KCN Bình Minh_ Địa
chỉ: Bình Minh- Thanh Oai - Hà Tây.
Khi mới thành lập công ty có số vốn điều lệ là 1,5 triệu USD trong đó
phía Hàn Quốc góp 51% phía nhà đầu tư Việt Nam góp 49%. Tuy mới chỉ
được thành lập và đi vào hoạt động được vài năm nhưng công ty đã có những
bước phát triển và đóng góp đáng kể cho tình hình phát triển kinh tế, đặc biệt
trong việc giải quyết công ăn việc làm cho người lao động. Trong những năm
gần đây công ty đã liên tục mở rông về quy mô, kèm theo đó số lượng công
nhân cũng ngày càng gia tăng. Bên cạnh đó công ty cũng luôn chú trọng tới
việc đào tạo phát triển đội ngũ quản lý, nâng cao chất lượng của công nhân.
Các cơ sở, phân xưởng sản xuất được bổ sung thêm về cả số lượng và chất
lượng. sản phẩm không những đáp ứng được nhu cầu ở trong nước mà còn
xuất khẩu mà còn xuất khẩu ra các thị trường nước ngoài như: Mỹ, Nhật Bản,
Tây Ban Nha, Đức, Hà Lan, Hàn Quốc, Trung Quốc, Indonesia... Góp phần
Chuyên đề thực tập chuyên ngành

6
Trường Đại học KTQD
nâng cao thu nhập cho người lao động. Mục tiêu của công ty là đáp ứng một
cách tốt nhất nhu cầu của thị trường trong nước, khu vực và các nước phương
tây.
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong một số năm gần
đây cụ thể như sau (Đơn vị: VNĐ):
Biểu 1.1: Một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu trong những năm gần đây
Thông qua các chỉ tiêu trên có thể thấy doanh nghiệp đã có sự tăng
trưởng cả về quy mô cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh cụ thể như sau:
Tổng tài sản năm 2006 tăng 6.848.630.324 đồng với số tương đối tăng 15% so
với năm 2005 . Trong đó tài sản ngắn hạn tăng 22,8% tài sản dài hạn tăng
1,8%. Về mặt hiệu quả kinh doanh thì: Tổng doanh thu năm 2006 tăng
4.220.245.031 với số tương đối tăng 11,6% so với năm 2005 đồng thời lợi
nhuận sau thuế mà doanh nghiệp nhận dược cũng tăng lên 1 lượng là
52.491.256 đồng . Quy mô của doanh nghiệp được mở rộng số lượng lao động
năm 2006 cũng tăng 69 người với số tương đối tăng 8,34% so với năm 2005.
Doanh nghiệp kinh doanh ngày càng hiệu quả cho nên thu nhập bình quân của
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006
1 Tổng giá trị TS 44.509.019.558 51.357.649.886
2 Tài sản ngắn hạn 28.695.904.315 35.255.066.696
3 Tài sản dài hạn 15.813.115.243 16.102.583.190
4 Tông doanh thu 36.247.635.224 40.467.880.255
5 LN trước thuế 378.667.243 426.692.471
6 LN sau thuế 351.475.268 403.966.524
7 Nộp ngân sách 918.236.674 1.025.068.959
8 Số lao động bình quân (người) 827 896
9 Thu nhập bình quân tháng 1.345.698 1.452.870
7

Trường Đại học KTQD
người lao động ngày càng cao năm 2006 thu nhập bình quân của người lao
động là 1.452.870 đồng tăng 107.172 đồng so với năm 2005.
Bên cạnh đó công ty cũng luôn thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với
ngân sác nhà nước. Cụ thể tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sắch nhà
nước trong năm 2006 như sau: (Đơn vị tính: đồng)
CHỈ TIÊU
Mã
số
Số còn phải
nộp đầu kì
Số phát sinh trong kì
Số phải nộp Số đã nộp
Số còn phải
nộp cuối kì
1 2 3 4 5 6=3+4-5
I. Thuế 10 318.783.302 1.025.068.959 912.669.667 431.182.594
1. Thuế GTGT hàng bán nội
địa 11
2.ThuếGTGT hàng NK 12 311.773.635 965.145.250 878.851.873 398.067.012
3.Thuế TTĐB 13
4. Thuế xuất nhập khẩu 14 14.260.762 14.260.762
5. Thuế thu nhập DN 15 7.009.667 22.662.947 10.817.794 18.854.820
6. Thu trên vốn 16
7. Thuế tài nguyên 17
8. Thuế nhà đất 18 20.000.000 20.000.000
9. Tiền thuê đất 19
10. Các loại thuế khác 20 3.000.000 3.000.000
II. Các khoản phải nộp khác
30

1. Các khoản phụ thu 31
2. Các khoản phí lệ phí 32
3. Các khoản khác 33
Tổng cộng 40 318.783.302 1.025.068.959 912.669.667 431.182.594

Biểu 1.2: Tình hình thực hiện nghĩa vụ thanh toán với nhà nước
Tổng số lao động hiện tại trong Công ty là 982 người, trong đó:
- Số lao động có trình độ Đại học, Cao đẳng là 49 người;
- Số lao động có trình độ Trung cấp là 25 người;
- Số lao động có trình độ Sơ cấp và Công nhân kỹ thuật là 908 người.
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
8
Trường Đại học KTQD
Công ty luôn chú trọng đẩy mạnh các hoạt động đào tạo, nâng cao trình
độ hiểu biết, kỹ năng chuyên môn, tay nghề cho người lao động bằng các lớp
bồi dưỡng tại chỗ. Tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên tham gia các lớp
tập huấn nghiệp vụ chuyên ngành, các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn…
Những cán bộ công nhân viên được Công ty cử đi học tập được thanh toán chi
phí học tập và hưởng lương theo kết quả học tập.
Công ty cũng đã thực hiện tốt các chính sách lương, thưởng, trợ cấp cho
người lao động theo đúng các quy định của Nhà nước và của Ngành.
1.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty
Là một doanh nghiệp hạch toán độc lập hoạt động trong lĩnh vực may
mặc với sản phẩm chủ yếu là chăn, ga, gối, đệm công ty có những chức năng
và nhiệm vụ sau đây:
- Sản xuất tất cả các sản phẩm chăn, ga, gối, đệm theo nhu cầu của thị
trường trong nước cũng như xuấu khẩu. Bao gồm tất các công đoạn từ chế
biến nguyên vật liệu đầu vào cho tới khâu hoàn thiện đóng gói và tiêu thụ sản
phẩm.
- Tiến hành kinh doanh và nhập khẩu trực tiếp, nhận gia công, chế biến

các sản phẩm có chất lượng cao theo yêu cầu của khách hàng.
- Chủ động trong công tác tiêu thụ và giới thiệu sản phẩm.
- Ngoài ra công ty còn có nhiệm vụ đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, bảo
toàn được nguồn vốn, có tích luỹ mở rộng sản xuất, đảm bảo công ăn việc làm
nâng cao đời sống cho đội ngũ nhân viên trong công ty và thực hiện đầy đủ
các nghĩa vụ đối với nhà nước.
Công ty TNHH KONA phải tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường
có sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác trong lĩnh vực may mặc
nhất là trong tình hình hiện nay khi nước ta mới ra nhập tổ chức WTO tình
hình kinh tế có nhiều biến động, giá cả thị trường không được ổn định. Nhưng
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
9
Trường Đại học KTQD
do đã tạo được niềm tin, uy tín cho khách hàng và chính sách giá cả hợp lý
nên doanh nghiệp không chịu ảnh hưởng lớn của những biến động đó và đang
trên đà phát triển. Doanh nghiệp không ngừng thay đổi mẫu mã sản phẩm,
không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng được nhu cầu của thị
trường và cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác. Hiện nay doanh nghiệp
đang có kế hoạch mở rộng thị trường sang các nước phương tây vì vậy quy
mô sản xuất những sản phẩm có chất lượng cao được mở rộng. Tình hình phát
triển của doanh nghiệp là rất khả quan.
1.1.3 Đặc điểm quy trình tổ chức sản xuất
1.1.3.1 Đặc điểm của sản phẩm sản xuất
Công ty TNHH KONA là công ty chuyên sản xuất và gia công bông tấm,
ruột đệm từ sơ polyester, sản xuất và gia công hàng may mặc, phân phối các
sản phẩm của công ty tại Việt Nam và xuất khẩu. Sản phẩm chủ yếu mà công
ty đang sản xuất hiện nay bao gồm: chăn, ga, gối, đệm. Đây là những sản
phẩm có sự khác biệt về kết cấu cũng như kiểu dáng, do đó đòi hỏi công ty
phải có những quy trình công nghệ thích hợp cho từng loại sản phẩm và pải có
sự kết hợp trong khâu tổ chức quản lý để quá trình sản xuất tiết kiệm và đem

lại hiệu quả cao.
Ngoài các ngành nghề kinh doanh kể trên công ty còn hoạt động trong
một số lĩnh vực khác như: Kinh doanh vận tải, nhận uỷ thác xuất nhập khẩu.
1.1.3.2 Đặc điểm quy trình công nghệ
Quá trình sản xuất của công ty được tiến hành theo một chu trình công
nghệ khép kín bao gồm rất nhiều công nghệ ở những giai đoạn khác nhau của
quá trình sản xuất như: sơ chế nguyên vật liệu, cắt, may, đóng đệm....
Do sự đa dạng về chủng loại sản phẩm mà công ty tiến hành sản xuất đã
làm cho lượng nguyên vật liệu đầu vào cũng rất đa dạng, các loại nguyên vật
liệu này tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau như bông, sợi, vải, cao su, xơ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
10
Trường Đại học KTQD
Polyester.... Để quá trình sản xuất được tiến hành một cách thuận lợi và liên
tục thì các nguyên liệu này cần phải trải qua quá trình sơ chế trước khi đưa
vào sản xuất.
Bên cạnh đó, trong quá trình sản xuất mỗi loại sản phẩm cũng đòi hỏi
quy trình công nghệ phải có những thay đổi cho phù hợp.
1.1.3.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất
Bộ máy sản xuất của công ty được tổ chức dưới dạng xưởng sản xuất.
Trong đó bao gồm các phân xưởng, cụ thể ở đây có 2 phân xưởng là phân
xưởng may và phân xưởng bông đệm. Trong mỗi phân xưởng lại tiếp tục được
chia nhỏ thành các khu vực sản xuất được chuyên môn hoá theo các giai đoan
của chu thình sản xuất. Các khu vực này tuy tiến hành hoạt động độc lập,
riêng rẽ nhưng lai có mối quan hệ mật thiết với nhau. Sản phẩm đầu ra của
khu vực trước lại là yếu tố đầu vào của khu vực sau. Do đó cần có sự phối kết
hợp giữa các bộ phận để quá trình sản xuất được diễn ra một cách đồng bộ.
Muốn vậy thì doanh nghiệp cần phải đề ra được kế hoạch sản xuất cho từng
bộ phận làm sao cho mỗi bộ phận đều có thể hoàn thành đúng tiến độ từ đó
góp phần vào việc hoàn thành kế hoặch sản xuất chung của toàn doanh

nghiệp.
1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Là một doanh nghiệp có quy mô lớn, để đảm bảo cho hoạt đông quản lý
kinh doanh có hiệu quả, bộ máy quản lý của Công ty TNHH KONA được tổ
chức phân cấp từ trên xuống. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận
như sau:
- Giám đốc: Là người quyết định cao nhất tất cả các vấn đề liên quan đến
hoạt động hàng ngày của Công ty, chỉ đạo công ty theo chế độ thủ trưởng và
chịu mọi trách nhiệm cũng như đại diện cho quyền lợi của công ty trước pháp
luật và các cơ quan hữu quan.
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
11
Trường Đại học KTQD
- Phó Giám đốc: Là người giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm
trước Giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những
công việc đã được Giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ chính
sách của Nhà nước và điều lệ của Công ty.
-Các phòng ban nghiệp vụ: Các phòng, ban nghiệp vụ có chức năng
tham mưu và giúp việc cho Ban Giám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng
chuyên môn và chỉ đạo của Ban Giám đốc. Công ty hiện có 5 phòng nghiệp
vụ với chức năng được quy định như sau:
+Phòng Hành chính_ Nhân sự: Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về công
tác quản lý lao động, xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nguồn nhân lực đáp ứng
nhu cầu phát triển của Công ty. Thực hiện các nhiệm vụ về hành chính văn
phòng đáp ứng kịp thời theo yêu cầu của lãnh đạo của Công ty và các phòng
nghiệp vụ. Nghiên cứu các chế độ chính sách của Nhà nước để áp dụng thực
hiện trong Công ty. Giải quyết các chế độ đối với người lao động. Xây dựng
các nội quy, quy chế của Công ty theo luật lao động.
+Phòng kinh doanh: Có chức năng tham mưu phương án sản xuất kinh
doanh, tổ chức sản xuất, tiêu thụ hàng. Tham mưu cho Ban Giám đốc chiến

lược thị trường trong tương lai, xác định mục tiêu, phương hướng hoạt động
sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả cao nhất. Xây dựng kế hoạch sản xuất
hàng tháng, quý, năm trên cơ sở năng lực hiện có. Tổ chức tiếp nhận vật tư, tổ
chức sản xuất, tiến độ thực hiện, theo dõi thực hiện hợp đồng.
+Phòng Bán hàng: Phụ trách các vấn đề liên quan tới việc tiêu thụ sản
phẩm như xây dựng chiến lược bán hàng, lựa chọn khách hàng, thực hiện các
dịch vụ sau bán hàng.... Phòng bán hàng có trách nhiệm làm sao cho việc tiêu
thụ hàng hoá là tối ưu nhất, đồng thời phải đảm bảo về khả năng thu hồi tiền
hàng đã bán.
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
12
Trường Đại học KTQD
+Phòng Kế toán – Tài chính: Có chức năng trong việc lập kế hoạch sử
dụng và quản lý nguồn tài chính của Công ty, phân tích các hoạt động kinh tế
nhằm bảo toàn vốn của Công ty, tổ chức công tác hạch toán kế toán theo đúng
chế độ kế toán thống kê và chế độ quản lý của Nhà nước. Thực hiện công tác
thanh quyết toán chi phí cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp. Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về các chế độ quản lý tài chính tiền
tệ, thực hiện công tác xây dựng kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm.
+Phòng quản lý chất lượng (KCS): Có chức năng tham mưu cho lãnh đạo
Công ty về các giải pháp để thực hiện tốt công tác kỹ thuật trong từng công
đoạn sản xuất, quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Xây dựng tiêu
chuẩn kỹ thuật, tham mưu trong công tác lựa chọn khách hàng. Xây dựng mục
tiêu chiến lược chất lượng chung trong toàn Công ty.
+Phòng Kỹ thuật - Đầu tư: Có chức năng xây dựng triển khai chiến lược
đầu tư tổng thể và lâu dài, xây dựng kế hoạch đầu tư, mua sắm, sửa chữa thiết
bị phụ tùng, lắp đặt thiết bị mới. Xây dựng ban hành hệ thống định mức kinh
tế kỹ thuật và theo dõi thực hiện, hiệu chỉnh ban hành định mức mới. Tổ chức
nghiên cứu đề xuất các giải pháp kỹ thuật đảm bảo ổn định sản xuất và mang
lại hiệu quả.

+Ban bảo vệ: Giám sát nội quy ra vào Công ty, tổ chức đón tiếp khách
hàng đến giao dịch tại Công ty, kiểm tra giám sát ghi chép chi tiết khách hàng
và hàng hoá, vật tư ra vào Công ty, bảo vệ tài sản của Công ty, kiểm tra giám
sát công tác Phòng cháy chữa cháy, công tác bảo vệ quân sự đáp ứng một cách
nhanh nhất khi tình huống xấu xảy ra.
+Trạm Y tế: Có chức năng chăm sóc sức khoẻ cán bộ, công nhân viên
trong Công ty.
+Ban Đời sống: Phụ trách công tác phục vụ bữa cơm công nghiệp cho
cán bộ, công nhân viên trong công ty
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
13
Trường Đại học KTQD
Bộ máy quản lý của công ty TNHH KONA được khái quát theo sơ đồ
sau:
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
14
Phó Giám Đốc
Giám Đốc
PX
May
PX
Bông
Đệm
Phòng
Hành
Chính
Nhân
Sự
Phòng
Bán

Hàng
Phòng
Kỹ
Thuật
Đầu
Tư
Tổ
Nghiệp
Vụ
Phòng
Kinh
Doanh
Tổ
Sản
Xuất
Xưởng
Sản
Xuất
Phòng
Tài
Chính
Kế
Toán
Phòng
KCS
Trường Đại học KTQD
Biểu 1.3: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty TNHH KONA
1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và việc áp dụng chế độ kế toán tại
Công ty TNHH KONA
1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh và điều kiện quản lý, Công ty
áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung. Với mô hình kế toán này kế toán
các nhà máy chịu sự giám sát, điều hành trực tiếp của kế toán trưởng, phòng
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
15
Trường Đại học KTQD
kế toán thu thập tài liệu, thông tin từ các bộ phận, sau đó tính toán, xử lý số
liệu để lập báo cáo.
Phòng Tài chính-Kế toán của công ty hiện nay gồm có 12 người, tất cả
đều nắm vững chuyên môn nghiệp vụ và nhiệt tình trong công tác. Mỗi nhân
viên kế toán được phân công một nhiệm vụ cụ thể như sau:
+Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính-Kế toán: Có nhiệm vụ
tổ chức bộ máy kế toán của công ty đảm bảo gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả.
Kế toán trưởng hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các công việc do nhân viên kế
toán thực hiện, đồng thời chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về thông tin
kinh tế cung cấp.
Kế toán trưởng là người tổ chức bảo quản hồ sơ tài liệu theo đúng chế độ,
vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt phù hợp với tình hình thực tế tại
công ty.
+Một phó phòng phụ trách tài chính: Có nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc các
công việc do Tổ tài chính đảm nhiệm.
+Một phó phòng phụ trách công tác kế toán: Có nhiệm vụ kiểm tra đôn
đốc các công việc do Tổ kế toán thực hiện.
+Một kế toán vốn bằng tiền: về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của Công
ty, đồng thời theo dõi các khoản thuế mà Công ty có nghĩa vụ phải thực hiện
đối với ngân sách Nhà nước.
+Một kế toán chi phí xây dựng cơ bản và công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi
tình hình chi phí xây dựng cơ bản của Công ty, đồng thời phụ trách theo dõi
các khoản công nợ phải thu, phải trả.
+Một kế toán bán hàng và xác định kết quả: Tiến hành theo dõi, tổng hợp

các hoạt động tiêu thụ sản phẩm, xác định kết quả bán hàng.
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
16
Trường Đại học KTQD
+Một kế toán nguồn vốn và tài sản cố định: Có nhiệm vụ theo dõi tình
hình hiện có, sự biến động của nguồn vốn và tài sản cố định, đảm bảo việc
trích phân bổ khấu hao TSCĐ chính xác.
+Một kế toán vật tư, dụng cụ lao động: Có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh
đầy đủ, chính xác, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật
tư, dụng cụ lao động, đảm bảo cho kế hoạch sản xuất được liên tục.
+Một kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình lao động của
các nhà máy, tính lương và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ.
+Một kế toán chi phí sản xuất và giá thành: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí
sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
+Một kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng theo dõi các
chỉ tiêu còn lại, tổng hợp số liệu và lập báo cáo kế toán.
+Thủ quỹ: Có nhiệm vụ mở sổ quỹ theo dõi thu, chi hàng ngày, chịu
trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt.
Bộ máy kế toán của công ty TNHH KONA được khái quát theo sơ đồ
dưới đây:
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
17
Trường Đại học KTQD
Biểu 1.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH KONA
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
TRƯỞNG PHÒNG
TC-KT
Phó phòng
Tài chính
Phó phòng

Kế toán
Thủ
quỹ
Tổ tài
chính
Tổ giá
thành,
tiền
lương
Kế
toán
vốn
bằng
tiền
Kế
toán
bán
hàng
và
XĐ
KQ
Kế
toán
XDCB
và
công
nợ
Kế
toán
chi

phí
và Z
Kế
toán
tiền
lương
Kế
toán
NV
và
TSCĐ
Kế
toán
vật
tư và
dụng
cụ
LĐ
Tổ vật
tư,
TSCĐ
: Mối quan hệ chức năng
: Mối quan hệ trực tiếp
18
Trường Đại học KTQD
1.3.2 Chế độ kế toán áp dụng
Hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt
Nam:
Hệ thống tài khoản áp dụng: Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp
ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng

Bộ Tài chính.
Chế độ chứng từ kế toán: Thực hiện theo đúng quy định của Luật Kế
toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các
văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định
trong chế độ này.
Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy
Chế độ sổ kế toán: Thực hiện đúng các quy định về sổ kế toán trong Luật
Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ.
Hình thức sổ kế toán Công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung.
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
19
Trường Đại học KTQD
PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁC
NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KONA
2.1 Đặc điểm hoạt động thanh toán tại công ty TNHH KONA
Như đã trình bày ở trên công ty TNHH KONA là đơn vị hoạt động trong
lĩnh vực sản xuất kinh doanh các sản phẩm dệt may như chăn, ga, gối, đệm....
Do đó hoạt động thanh toán là hoạt động diễn ra thường xuyên, trong đó hoạt
động thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp chiếm tỷ trọng và quy mô
lớn, ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời quyết
định đến tình hình tài chính của công ty. Bên cạnh đó hoạt động thanh toán
của công ty còn liên quan tới rất nhiều đối tượng khác trong nền kinh tế như:
thanh toán với nhà nước, thanh toán với cán bộ công nhân viên....
Về đối tượng thanh toán là khách hàng, công ty TNHH KONA là một
doanh nghiệp hoạt động trên thị trường dệt may, sản xuất kinh doanh rất nhiều
chủng loại sản phẩm với những mức giá khác nhau, do đó có rất nhiều bạn
hàng phân phối hoạt động rộng khắp. Các khách hàng này bao gồm cả những
người bán buôn, bán lẻ, công ty phân phối, cửa hàng, đại lý.... Dựa trên mức
độ quan hệ có thể chia các khách hàng này thành các nhóm sau:
+ Nhóm khách hàng thường xuyên: Đây là nhóm khách hàng chủ yếu, có

mối quan hệ mật thiết với công ty, có ảnh hưởng nhiều tới kế hoạch tiêu thụ
sản phẩm của công ty. Một số khách hàng thuộc nhóm nay như: Công ty
Shinewoo, công ty Spyder Active Inc, công ty may xuất khẩu Thanh Trì....
Đối với nhóm khách hàng này công ty thường áp dụng những chính sách
thanh toán, giao nhận hàng hoá khá ưu đãi.
+ Nhóm khách hàng không thường xuyên: Đây có thể coi là nhóm khách
hàng vãng lai của công ty, nhóm khách hàng này không mang tính chất ổn
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
20
Trường Đại học KTQD
định lâu dài mà thường xuyên biến động. Tuy nhiên nhóm khách hàng này
cũng chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng doanh số tiêu thụ của công ty.
Đối với nhóm khách hàng này công ty thường sử dụng những hình thức thanh
toán khá an toàn.
+ Nhóm khách lẻ: Nhóm khách hàng này thường chỉ bao gồm những cá
nhân, tổ chức mua sản phẩm với số lượng ít để tiêu dùng (thường mua tại các
quầy giới thiệu sản phẩm của công ty). Nhóm khách này tuy chiếm tỷ trọng
nhỏ trong tổng doanh số tiêu thụ nhưng lại có ý nghĩa về mặt quảng bá hình
ảnh sản phẩm, tăng uy tín của công ty. Phương thức thanh toán của nhóm
khách hàng này thường là thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Về đối tượng thanh toán là nhà cung cấp, giống như đối tượng thanh toán
là khách hàng công ty TNHH KONA cũng tiến hành chia các nhà cung cấp
thành những nhóm khác nhau theo tính chất quan hệ:
+ Nhóm các nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên: Đây chủ yếu là các
nhà cung cấp các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp. Một số nhà cung cấp thuộc nhóm này như: công ty CP nhuộm Hà Nội,
công ty CP ONTAT TRADING, công ty CP kinh doanh vận tải Nhật Trang....
Nhóm các nhà cung cấp này nắm vai trò rất quan trọng tới tiến độ của quá
trình sản xuất, quyết định tới hiệu quả của quá trình kinh doanh. Do vậy doanh
nghiệp thường rất mềm dẻo, linh hoạt trong thanh toán nhằm duy trì mối quan

hệ tốt với nhóm đối tượng này.
+ Nhóm các nhà cung cấp có quan hệ không thường xuyên: Đây là nhóm
các nhà cung cấp quan hệ theo những nhu cầu có tính chất thời điểm của
doanh nghiệp. Ví dụ như các nhà cung cấp TSCĐ, thiết bị quản lý, đồ dùng
nội thất và một số dịch vụ thuê ngoài khác.
Một số đối tượng thanh toán khác của công ty TNHH KONA như thanh
toán với nhà nước, thanh toán với cán bộ công nhân viên. Mối quan hệ thanh
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
21
Trường Đại học KTQD
toán với nhà nước chủ yếu phát sinh dưới dạng nghĩa vụ phải nộp của công ty
với các cơ quan nhà nước về các khoản thuế, phí, lệ phí. Còn mối quan hệ
thanh toán với cán bộ công nhân viên lại liên quan tới các khoản tạm ứng,
thanh toán lương, thưởng, bồi thường thiệt hại vật chất....
Về phương thức thanh toán áp tại công ty. Một trong những yếu tố góp
phần làm nên thành công của công ty chính là chính sách thanh toán mềm dẻo,
linh hoạt được áp dụng với các đối tác của mình. Nếu căn cứ theo công cụ
thanh toán, các hình thức thanh toán tại công ty bao gồm thanh toán dùng tiền
mặt, trong đó có thanh toán bằng tiền mặt VNĐ, thanh toán bằng tiền mặt
ngoại tệ, thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng.... thanh toán không dùng tiền
mặt chủ yếu dưới hình thức chuyển khoản và hình thức thanh toán bù trừ.
Trong đó thanh toán thông qua chuyển khoản là phổ biến nhất vì nó đảm bảo
tính an toàn và thuận tiện nhất là đối với những hợp đồng lớn và những bạn
hàng có quan hệ thường xuyên. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt thường
chỉ phát sinh với những nghiệp vụ có khối lượng giao dịch nhỏ, không thường
xuyên.
Về thời hạn thanh toán, hiên nay công ty đang áp dụng cả 3 hình thức
thanh toán thanh toán trước, thanh toán ngay và thanh toán sau. Tuy nhiên
hình thức thanh toán phổ biến nhất vẫn là trả chậm. Trong phương thức trả
chậm công ty cũng áp dụng nhiều hình thức khác nhau như thanh toán một lần

hay thanh toán trả góp và có chịu lãi. Thời hạn của các khoản thanh toán cũng
khác nhau tuỳ thuộc vào quy mô nghiệp vụ và mối quan hệ giữa công ty với
từng khách hàng hay nhà cung cấp. Chính điều này đã thể hiện sự linh hoạt
của công ty trong việc sử dụng các chính sách thanh toán.
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
22
Trường Đại học KTQD
2.2 Tổ chức chứng từ
Trên thực tế, theo quy định của chế độ kế toán Việt Nam hiện nay chưa
có một bộ chứng từ nào được dùng chuyên biệt cho hoạt động thanh toán cả,
mà hầu hết chứng từ được sử dụng trong hoạt động thanh toán đều là các
chứng từ của các phần hành khác có liên quan. Tại công ty TNHH KONA
cũng vậy, các chứng từ được sử dụng trong thanh toán đều là chứng từ của các
phần hành có liên quan như: Tiền, hàng tồn kho, mua hàng, bán hàng, tiền
lương....
2.2.1 Chứng từ trong thanh toán với người bán
Nghiệp vụ thanh toán với người bán của công ty TNHH KONA phát sinh
bao gồm thanh toán với các nhà cung nguyên vật liệu, các nhà cung cấp dịch
vụ vận chuyển và một số nhà cung cấp khác. Hệ thống chứng từ làm cơ sở cho
quá trình hạch toán thanh toán với người bán của Công ty bao gồm các chứng
từ sau:
- Các chứng từ mua hàng gồm: Hoá đơn tài chính, Phiếu kiểm nghiệm
chất lượng hàng hoá, Phiếu nhập kho, ngoài ra còn có Hợp đồng mua hàng,
Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý hợp đồng mua hàng...
- Các chứng từ thanh toán công nợ với người bán: Biên bản nhận nợ,
Giấy báo Nợ của ngân hàng, Uỷ nhiệm chi, Phiếu chi...
Trình tự luân chuyển chứng từ: Vật tư sau khi được kiểm nhận sẽ được
bộ phận cung ứng viêt phiếu nhập kho và tiến hành nhập kho, thủ kho căn cứ
vào số lượng vật tư thực tế nhập kho tiến hành ghi thẻ kho rồi chuyển cho bộ
phận kế toán. Kế toán căn cứ vào hoá đơn và thẻ kho để vào sổ chi tiết vật tư

và thanh toán với người bán.
Một ví dụ cụ thể về nghiệp vụ mua hàng như sau: Ngày 12/1/2007 công
ty TNHH KONA có mua của công ty CP ONTAT TRADING một lô hàng,
các chứng từ đi kèm nghiệp vụ này gồm có:
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
23
Trường Đại học KTQD
Mẫu số: 01GTKT-3LL
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: MV/2006B
Liên 2: Giao khách hàng Số: 0006260
Ngày 12 tháng 01 năm 2007
Đơn vị bán hàng: Công ty CP ONTAT TRADING
Địa chỉ: KCN Khai Quang - Vĩnh Phúc Số tài khoản:
Điện thoại: MS: 0500627524
Họ tên người mua hàng: Công ty KONA
Tên đơn vị:
Địa chỉ: KCN Bình Minh – Hà tây Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Trả chậm 60 ngày MS: 0500415034
STT Tên hàng hoá, dịch
vụ
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Vải 0184 vàng K138 mét 36.5 3.636 132.714
....
6 Vải 0361 tím K266 mét 221.8 2.727 604.848,6
Cộng tiền hàng:.............................................................25.038.200
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: ................................. 2.503.820

Tổng cộng tiền thanh toán: .................................................................17.542.020
Số tiền viết bằng chữ: Mười bẩy triệu năm trăm bốn mươi hai nghìn không trăm
hai mươi đồng
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ, tên)
Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ, tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
Biểu 2.1: Hoá đơn GTGT trong thanh toán với người bán
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
24
Trường Đại học KTQD
Công ty TNHH KONA
PHIẾU NHẬP KHO Số: NK12
Ngày 06 tháng 02 năm 2007
TK Nợ: 1521
133
TK Có: 331
Người giao hàng: Công ty CP ONTAT TRADING
Theo hoá đơn số: 0006260 ngày 12/02/2007
Nhập kho: ô. Hải
STT Tên vật tư Mã vật
tư
Đơn
vị tính
số
lượng
thực
nhập

Đơn giá Thành tiền
1 Vải 0184 vàng K138 01120
6
m 36.5 36,5 3.636 132.714
....
6 Vải 0361 tím K266 01121
1
m 221.8 221,8 2.727 604.848,6
Cộng 25.038.200
Thuế suất 10% 2.503.820
Tổng 17.542.020
Nhập, ngày 12 tháng 02 năm 2007
Phụ trách
cung tiêu
Người giao
hàng
Thủ kho Kế toán
trưởng
Thủ trưởng đơn vị
Biểu 2.2: Phiếu nhập kho
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
25