Tài liệu 7 kỹ năng giao tiếp cơ bản ppt

7 kỹ năng giao tiếp cơ bản

1. Hãy là một người lắng nghe tốt. Hãy chú ý lắng nghe các nhân viên của
bạn. “Nghe có vẻ rất đơn giản, nhưng đây là một trong những thiếu sót giao
tiếp lớn nhất mà các nhà quản lý thường mắc phải”, - Maureen Dolan Rosen,
một chuyên gia nhân sự tại hãng Chapel Hill , - cho biết. Trong số những
điều Maureen nhấn mạnh tại các hội thảo quản lý là: “Hãy học cách lắng
nghe tốt hơn”. Bà cũng dẫn chứng một câu truyện về ông sếp của bà trước
đây, người luôn đặt tay dưới cằm và im lặng nghe mọi người xung quanh nói
chuyện tại các cuộc họp bàn, hội thảo. Nhưng nếu quan sát kỹ một chút, bạn
sẽ thấy sau cặp mắt kính, hai mắt ông nhắm nghiền. Ông đã sử dụng cuộc
họp để chợp mắt trong chốc lát.

2. Dành thời gian cho nhân viên. Thông thường, những cuộc nói chuyện trực
tiếp với các nhân viên trong công ty là rất quan trọng; chỉ khi các nhân viên
làm việc ở xa, bạn mới nên nói chuyện qua điện thoại. Nếu bạn không thể
gặp gỡ hàng tuần, hãy thực hiện ít nhất một lần trong một tháng. Và bạn
đừng nghe điện thoại khi đang họp, trừ khi có việc khẩn cấp. Hãy thể hiện
cho nhân viên thấy sự quan tâm đầy đủ của bạn. Bạn nên nói chuyện về con
đường sự nghiệp của họ và bạn đang hình dung thế nào về sự thăng tiến của
họ trong công ty.

3. Trò chuyện với nhân viên về công việc. Bạn nên thường xuyên tiếp cận để
tìm hiểu về các thay đổi tại công sở từ trên xuống dưới. Việc này có thể khá
khó khăn. Bạn sẽ rất dễ quên những việc cần phải nói với một ai đó về điều
họ cần biết liên quan tới công việc của họ, nhưng bạn cần nhớ rằng: Công
việc có thể không được hoàn thành và bạn có thể là người duy nhất biết
những điều mà mọi người chưa biết.

4. Đưa ra những thông điệp nhất quán về những quan điểm của bản thân.
Điều này giúp các nhân viên của bạn đưa ra được những quyết định tốt hơn

(hay ít nhất là những quyết định bạn sẽ cảm thấy phù hợp hơn). Nếu thông
tin bạn đưa ra mỗi lúc một khác, nhân viên của bạn sẽ rơi vào trạng thái mơ
hồ và bạn sẽ phải chịu hậu quả do những quyết định sai lầm của họ.

5. Định kỳ đưa ra các phản hồi, ý kiến đánh giá; tránh những điều ngạc
nhiên bất ngờ. Đừng để đến buổi họp thường niên, các nhân viên mới phải
giật mình trước những đánh giá của bạn về công việc họ làm. Họ nên biết
trước và sẵn sàng lắng nghe các ý kiến của “sếp” rằng có một vài điều họ
cần phải cải thiện nhằm đáp ứng nhu cầu công việc tốt hơn. Những buổi
đánh giá thường niên nên là nơi bạn tổng kết lại và cùng với các nhân viên
thảo luận phương hướng hành động trong thời gian tới.

6. Học cách giao tiếp trò chuyện trước các nhóm nhân viên. Vấn đề ở đây
không phải là kỹ năng diễn thuyết trước đám đông, mà là khả năng trò
chuyện với một nhóm nhân viên cụ thể. Nếu bạn không thể nói chuyện tốt
tại các buổi họp hay trước một nhóm nhân viên, bạn sẽ đánh mất vị thế của
một nhà quản lý như một người có năng lực lãnh đạo và đáng tin cậy. Hãy
học cách để làm được điều này, học cách để trò chuyện tự tin và truyền cảm
hơn. Bạn cũng cần lưu ý tới những điều tương tự khi viết e-mail đồng gửi
cho nhiều nhân viên.

7. Đừng che đậy đằng sau các e-mail. E-mail là một công cụ giao tiếp quan
trọng, nhưng hầu hết các vấn đề tế nhị cần phải được thảo luận cá nhân. Các
xung đột cũng cần phải được giải quyết trong khuôn khổ cá nhân, bằng cách
mặt đối mặt hay ít nhất là qua điện thoại. Khi vấn đề liên quan đến các cảm
xúc, tình cảm , thì e-mail chính là một phương tiện giao tiếp kém hiệu quả
nhất. Và e-mail cũng chưa bao giờ là cách thức phù hợp để nói với ai đó
rằng họ đang làm việc không hiệu quả.

Quan tâm tới việc tự đánh giá bản thân

Liệu có nên biết những đánh giá của các nhân viên về công việc của bạn trên
cương vị một nhà quản lý? Chắc chắn là có, bởi điều đó sẽ gia tăng lòng
trung thành của nhân viên, và giúp bạn trở thành một ông chủ tốt hơn.

Vậy bạn có thể nhận được những phản hồi đó như thế nào? Những công ty
lớn - chẳng hạn như Microsoft, Apple, - có các mẫu góp ý về công việc
của “sếp” tại công sở. Các nhân viên được phát mẫu góp ý định kỳ và điền
vào (có thể ghi tên hay dấu tên tuỳ theo quyết định của nhân viên).

Đây là một cách thức để đánh giá bản thân và cũng là cách thức hiệu quả để
đánh giá những vấn đề khác. Bạn cần không ngừng nỗ lực thu thập các phản
hồi cá nhân như là một phần trong các cuộc trò chuyện với các nhân viên
của bạn.

Đừng làm việc này qua e-mail mà hãy sử dụng các cuộc trò chuyện trực tiếp
với các nhân viên để lắng nghe những tâm sự, ý kiến đóng góp của họ về
phong cách quản lý và giao tiếp của bạn. Với đôi chút hài hước và tế nhị,
bạn có thể tìm hiểu những suy nghĩ của các nhân viên về mình. Và bạn hãy
tỏ ra quan tâm một cách chân thành về những gì các nhân viên đóng góp.
Việc này có thể có đôi chút khó khăn đối với bạn, nhưng bạn nên hiểu rằng
nói ra suy nghĩ của mình là điều không hề đơn giản đối với những người
dưới quyền của bạn. Kết quả cuối cùng sẽ là một mối quan hệ tốt đẹp hơn.

Vậy còn trong trường hợp các nhân viên không chịu nói ra ý kiến của họ thì
sao? Tốt hơn cả là bạn vẫn tiếp tục cuộc nói chuỵện với nhân viên. Một cách
thức thông minh để kết thúc cuộc trò chuyện là làm như tình cờ hỏi một cách
ngẫu nhiên (nhưng nghiêm túc): “Liệu còn điều gì anh/chị chưa giãi bày
không?” và biểu lộ một thái độ rất mong muốn lắng nghe. Cùng với thời
gian, một khi đã tạo được lòng tin, bạn sẽ được nghe nhân viên thổ lộ nhiều

hơn những suy nghĩ của họ.

Hành động trên những phản hồi của nhân viên

Bạn giải quyết những phàn nàn, chỉ trích của các nhân viên như thế nào?
Bạn hãy lắng nghe những gì nhân viên nói, đặt ra các câu hỏi thích hợp, đón
nhận những đề xuất của nhân viên về việc bạn có thể sửa đổi như thế nào và
sau đó cam kết sẽ quan tâm tới việc này.

Bạn có thể không đồng ý với tất cả những ý kiến phản hồi của nhân viên.
Nhưng hãy đón nhận nó một cách bình tĩnh và nhẹ nhàng. Phản ứng bác bỏ
hoàn toàn là một hành động không nên làm. Thay vào đó, bạn cần nói với
nhân viên rằng bạn sẽ dành thời gian để suy nghĩ về những ý kiến đóng góp,
và chắc chắn sẽ có câu trả lời. Sau đó hãy làm đúng như vậy. Các nhân viên
luôn cảm kích trước thái độ giao tiếp và tình cảm chân thành của các “sếp”
trước những ý kiến đóng góp của họ, thậm chí cả khi “sếp”, sau khi đã suy
nghĩ, vẫn không đồng tình với họ.

Nói chung, việc tự rèn luyện các kỹ năng giao tiếp cộng với nỗ lực điều
chỉnh bản thân dựa trên những phản hồi của nhân viên sẽ giúp bạn hoàn
thiện chính mình trong vai trò một nhà lãnh đạo, nhà quản lý. Một “ông sếp”
như thế chắc chắn sẽ được nhân viên tín nhiệm, và hiệu quả kéo theo của
lòng tin đó là nhân viên sẽ không bỏ bạn mà đi với lý do “hành vi và thái độ
quản lý nghèo nàn”.