Tài liệu PMF3/9 Cơ bản về quản lý dự án - Lập kế hoạch dự án doc

 bn v Qun lý d
án
L
p k hoch d án
p k hoch d án
Copyright © 1998-2007 by STS
2
 cu chia nh công vic (WBS)
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn :
Các khái nim liên quan:
 t qu
 Biu  PERT (Mng li các hot ng)
 Các hot ng
Tài liu tham kho:
Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau:
PMBOK® guide: 5.3: Xây dng WBS
5.4: Kim tra phm vi d án
IPMA Ranh gii Kh nng:
Chng 12: Các C cu d án
How to do
Xây dng WBS nh th nào?
1. p ra mt danh sách bao gm các kt qu quan trng nht ca  án.
2. Thông thng các kt qu này có th tip tc c chia nh.
3. i vi mi kt qu, cn phi ghi vào danh mc nhng hot ng cn thit t
c kt quó.
4. Các hot ng này li c chia thành các hot ng nh.
5. Quá trình chia nh các hot ng s dng li khi nhng yu t sau ây ã t
c:
A. Có thc lng c công lao ng cho mi hot ng.
 t  án bao gm nhiu hot ng liên quan n nhau, vy nên thông

thng rt khó  có mt tng quan rõ ràng.
  cu chia nh công vic (WBS) là mt công c rt quan trng  hình
dung ra các hot ng ca mt d án di hình dng có th t.
 Vic xây dng WBS là mt trong nhng hot ng u tiên trong giai o
n
p k hoch. WBS cng sc s dng trong giai n sau :
a) Thit lp biu  PERT (Mng li các hot ng)
b) Xác nh vic phân b công vic (các gói công vic)
p k hoch d án
Copyright © 1998-2007 by STS
3
B. Có th lp c ngân sách cho hot ng ó.
C. Hot ng có thc phân công cho mt ngi, mt nhóm ngi hoc mt
nhà cung cp mt cách rõ ràng.
Ví d
  sn xut mt máy mi, các kt qu công vic sau ã c xác nh:
a. Tin kho sát
b. n xut mu
c. Sê ri 0
 t qu «sn xut mu» c chia nh hn: «sn xut c khí» và «xây
ng h thng u khin».
 Giám c  án ph trách phn "sn xut c khí" cùng vi nhóm d án
a anh ta thc hin mt quá trình chia nh hn.
 Giám c  án ph trách phn "xây dng h thng u khin" cng cùng vi nhóm
 án ca anh ta thc hin mt quá trình chia nh hn.
 t c thành viên ca nhóm d án cùng tham gia vào vic chia nh kt qu phn «Sê
ri 0».
 Qúa trình này cho ta biu  sau (ch có phn «u khin» là c v hoàn chnh):
p k hoch d án
Copyright © 1998-2007 by STS

4
Danh mc rà soát
 ã xem xét tt c các kt qu ca  án cha?
 Các hot ng liên quan ã c xác nh  chính xác cha?
 Các hot ng này ã có th giao cho mt ngi, mt nhà cung cp hoc là cho mt
nhóm ngi mt cách d dàng cha? (hoc hot ng có cn chia nh hn na
không?)
y cn tránh
 Không phi tt c các kt quu c chia nh khi bt u  án - do thiu thông
tin. Do ó, vic cp nht WBS thng xuyên là vic quan trng.
 Không  mt ngi xây dng WBS! Vic xây dng WBS là  lc ca nhóm. u
này cho phép hiu rõ d án môt cách tng th hn.
 Không ct gi WBS trong t. Tt c các thành viên trong nhóm d án u có th nhìn
thy vào bt c lúc nào ngay ti vn phòng d án. Do ó, tt nht WBS nên c v
thành bn ln và treo  ch d nhìn.
 ng quên ghi mã WBS: mi mt hot ng cn có mt mã s riêng – và c gi là
«mã WBS».
p k hoch d án
Copyright © 1998-2007 by STS
5
Biu  PERT (Biu  mng li)
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn:
Các khái nim liên quan:
 Biu  PERT
 Hot ng trên ng gng
 Hot ng không nm trên ng gng
 Khong trng
 WBS
Tài liu tham kho:

Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây:
PMBOK® guide: 6.2: Chui hot ng
IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 12: Các C cu d án
Chng 14: Thi hn và vic lp k hoch
How to do
p xp các công vic nh th nào?
Thc t rt n gin! sau ây là nm bc:
1. t u t các hot ng ã c ghi trong WBS
2. i vi tng trng hp, xem các hot ng nào bt buc kt thúc trc  hot
ng mi có th bt u.
3. Hãy v mi hình ch nht cho mt hot ng, n tên ca hot ng vào hình
ch nht ó, sau ó v các ng ni vi các hot ng phi tin hành trc nó.
4. u quá trình này do nhóm d án thì hãy s dng các “giy dính ghi nh” cho mi
hot ng sau ó dán tt c lên bng.
 Khi lp k hoch ca mt  án, cn phi bit c trình t các hot
ng sc thc hin. Bi vì mt s hot ng ch có th bt u
sau khi mt s hot ng khác c hoàn thành.
  có th sp xp c trình t ca các hot ng trong mt mng
i lô gíc (Mng li các hot ng), bn cn WBS. Trình t mà trong
ó các hot ng sc thc hin có thc th hin di dng
biu  gi là Mng li các hot ng, hay trc kia ngi ta gi là
biu  PERT.
 ng li các hot ng cng sc s dng  xác nhng
ng
p k hoch d án
Copyright © 1998-2007 by STS
6
5. Sau khi Mng li các hot ng c hoàn thành, hãy xem xét xem có hot ng
nào có thc tin hành mt phn song song không.
Ví d

 chun b mt ba n thì các công vic n thit phi thc hin là :
 i ch
 Chun b bàn n
 Làm rau
 u rau
 ng tht
 Thái tht
 Phc v
Danh mc rà soát
 ã xem xét tt c các hot ng trong WBS cha?
 ã thit lp tt c các mi quan h ph thuc gia các hot ng cha?
 t s hot ng có th làm ng thi c không?
y cn tránh
 u không xem xét n kh nng có nhng hot ng có th tin hành song song thì
 dài thi gian ca  án s kéo dài không cn thit.
 u không a toàn b nhóm d án vào vic xây dng ng li các hot ng thì
vic lp k hoch i vi h nh là u gì ó rt l. Cn phi a toàn b nhóm vào
vic xây dng biu  PERT!
p k hoch d án
Copyright © 1998-2007 by STS
7
ng gng
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn:
Các khái nim liên quan:
- ng li các hot ng
- Biu  PERT
- Hot ng u tiên
- Hot ng không u tiên
- Khong trng

Tài liu tham kho:
Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau:
PMBOK® guide: 6.2: Chui hot ng
IPMA Ranh gii kh nng:
Chng14: K hoch thi gian
How to do
Xác nh ng gng nh th nào?
1. u s dng mt phn mm v qun lý d án, rt n gin: phn mm s t
ng tính ng gng và thông thng thì ng này có màu .
2. u không s dng phn mm v qun lý d án, thì cng rt n gin: hãy bt
u t biu  PERT (Mng li các hot ng) ca d án.
3. Sau ó tính  dài ca tt c các ng ni u n cui ca  án.
4. ng gng theo nh ngha, là ng dài nht.
Ví d
 ng gng là mt phn trên biu  PERT (Mng li các hot
ng), bao gm các hot ng trng yu i vi vic tính  dài
a d án. Theo khái nim thì ây là ng có  dài dài nht.
  dài ca ng gng chính là  dài ca d án.
 Các hot ng trên ng gng c gi là các hot ng u tiên;
t k mt s chm tr nào ca mt trong các hot ng này s
làm chm li mt cách tng toàn b d án.
 Các hot ng u tiên không có mt khong trng nào c.
 t d án c bit có th có hai ng gng hoc nhiu hn.
Trong trng hp này, chúng u có mt  dài thi gian nh
nhau.
p k hoch d án
Copyright © 1998-2007 by STS
8
ây là mt  án n gin, bao gm các công vic sau ây:
 Hot ng A, 3 ngày

 Hot ng B, 2 ngày
 Hot ng C, 10 ngày
 Hot ng D, 5 ngày
 Hot ng E, 7 ngày
 Hot ng F, 4 ngày
 Hot ng G, 5 ngày
  ph thuc gia các hot ng c ni vi nhau bng các ng ni.
 ng gng là ng ni gia các hot ng A-C-F-G. V mt  dài, là ng
dài nht và là ng ni gia hot ng u và hot ng cui ca d án.
 ng gng thông thng c th hin bng màu .
Danh mc rà soát
 Có ng nào ó ngn hn ng gng mt chút không? Nu có, ng này cng
phi c coi nh mt ng gng – vì mt chút chm tr cng  mt ng
ng b mt thng bng.
 Khi bn ã xác nh c ng gng, bn cng có th thay i. Bn cng có th
chia nh các công vic nhm s dng mt cách tt nht c cu song song.
 Khi thi hn ca d án phi tuân th mt cách ngt nghèo, bn ôi khi s phi thc
hin các công vic song song, trong khi trên thc t chúng phi c thc hin theo
trình t. Cách này c gi là "Cp tc" cho phép gim  dài thi gian d án; tuy
nhiên cách này i hi bn phi thc hin rt nhiu ln cha li, làm li và thit lp
 thng thông tin hoàn ho.
y cn tránh
 ng gng là mt cách i din d án: nó ch ra các hot ng trong khuôn kh
thi gian hn ch. Nhng các hot ng có th thu hút chú ý ca chúng ta bng các
lý do khác: vì chúng òi hi mt ngun nhân lc ln, vì các ri ro cao hoc các ngun
c không c bo m, v.v.
p k hoch d án
Copyright © 1998-2007 by STS
9
 t s giám c d án tp trung tt c ngun cho ng gng; h "quên mt" các

hot ng khác. u này rt nguy him bi vì các công vic không nm trên ng
ng có th nhanh chóng tr thành công viêc gng
 u bn nói vi mt thành viên trong nhóm d án «tun này, anh thc hin mt
hot ng không phi là hot ng u tiên», thì rt nguy him vì thành viên này
không hoàn thành công vic mt cách nhanh chóng nh anh ta phi làm.
p k hoch d án
Copyright © 1998-2007 by STS
10
p k hoch ngun lc
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn:
Tài liu tham kho:
Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu di ây:
PMBOK® guide: 6.3: Uc lng ngun lc cho hot ng
Chng 7.1: c lng chi phí
Chng 9.1: Lp k hoch ngun nhân lc
Chng 9.2: ào to nhóm d án
IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 14: Thi hn và vic lp k hoch
Chng 15: Ngun lc
How to do
p k hoch ngun lc nh th nào?
1. Xác nh khi lng công vic cn thit i vi các hot ng khác nhau ca 
án (s gi hoc ngày làm vic).
2. Tính n vic thc t là các thành viên d án ca nhóm d án ch làm vic 70%
thi gian cho các hot ng ca d án.
3. a trên c só, tính s lng ngi cn thit/tháng.
4. Xác nh khong bao nhiêu ngi cn trong mi tháng (v biu  phân b ngun
c)
5. Tho lun, àm phán vi các trng phòng (ban)  có c s ngi cn thit
tham gia d án (hoc là thuê bên ngoài).

 p k hoch ngun lc là vic xác nh nhng ngun lc mà d án s
n, vi khi lng bao nhiêu và vào thi m nào ca  án. Vic lp
 hoch ngun lc cng cho phép xác nh rõ hn vai trò ca mi
thành viên nhóm d án trong quá trình thc hin d án.
 Hot ng này c thc hin song song vi vic xây dng biu 
Gantt: thc ra s sn sàng (hoc không sn sàng) ca các ngun lc
thng xuyên là yu t quyt nh i vi biu  GANTT.
 t qu ca vic lp k hoch ngun lc là:
o Khng nh rng nhân viên liên quan sn sàng
o t bng phân b trách nhim
o t biu  khi lng công vic ai (phi) làm gì
o Danh sách các thành viên d án cng nh các bên liên quan
chính
p k hoch d án
Copyright © 1998-2007 by STS
11
6. Trên c s các d liu này, v biu  GANTT a d án. ôi khi cn thit có s
tác ng qua li gia k hoch thc hin và vic lp k hoch ngun lc.
7. p lch làm vic v vic tham gia ca mi thành viên trong d án.
Ví d
Chúng tôi mun a mt s c s d liu v công ty (c phn, tham
n, k hoch sn xut, ) lên trên mng thông tin ni b Intranet.
Sau khi xây dng nguyên tc và phân tích các hot ng cn phi làm,
chúng tôi c lng khi lng công vic là 1,750 gi, tng ng
i 11 tháng làm vic (trên c s là 160 ting/tháng).
t nhiên, chúng tôi cng ã tính n nhng trng hp vng mt/ngh không thng
xuyên ca các thành viên ca nhóm d án: ào to, m au, hp hành, v.v. Trong công ty
chúng tôi, chúng tôi ginh nhân viên ch làm vic trung bình 70% thi gian cho  án.
a trên s liu này có th tính c thi gian cn thit: 11/0.7 ngha là cn 15.7 tháng
công (Nu ly s này 15.7 tri 30% (ca 15.7) thì li có kt qu là 11).

Chúng tôi quyt nh lp k hoch là 15 ngi/tháng và sc phân b nh sau cho d
án:
Sau khi ã bit c nhân lc cn cho d án, chúng tôi thng lng vi trng phòng
máy tính. Chúng tôi ã gii thích vn  cho anh ta và a ra cho anh ta mt cách chính
xác nhng yêu cu chuyên môn cn thit i vi ngun nhân lc mà d án cn. Trng
phòng ng ý theo yêu cu ca chúng tôi c Paul làm vic t T.Chín n T.Mt, Peter
T.Chín n T.Mui mt, Jim t T.Mi hai n T.Mt, Ted t T.Mi n T.Mi hai và
cui cùng John t T.Mi mt n T.Mi hai.
Chúng tôi a các s liu này vào K hoch s dng ngun nhân lc: Bng cách này,
chúng tôi có th thy c ai s làm vic và làm vic vào thi m nào cho d án.
p k hoch d án
Copyright © 1998-2007 by STS
12
Sau khi ã la chn c các thành viên nhóm d án, chúng tôi xác nh vai trò và trách
nhim ca mi thành viên. Hãy ly ví di vi phn Chi tit k thut: Peter là ngi
chu trách nhim chính ( R ), Paul tham gia xây dng (P), giám c d án (PM) và khách
hàng cn phi phê duyt (A).
ng cách ghi li vai trò và trách nhim ca tng ngi, chúng ta tránh c nhiu vn
 xy ra sau ó.
Danh mc rà soát
 ã tính n s vng mt có th ca các thành viên d án cha (s dng h s
70%)?
 Có chc chn là các thành viên ca nhóm d án có tht s sn sàng cho d án
không?
 ã xác nh rõ vai trò và trách nhim ca các thành viên d án cha?
y cn tránh
 Không tính n kh nng có th vng mt ca các thành viên.
 Hài lòng v mt li ha m h ca trng phòng (ban) rng s b trí nhân viên sn
sàng cho d án.
 t u  án vi quá nhiu thành viên trong nhóm d án - nhóm d án nên tng

n dn.
 Không xác nh mt cách chính xác vai trò và trách nhim ca tng thành viên.
p k hoch d án
Copyright © 1998-2007 by STS
13
p k hoch d án
Copyright © 1998-2007 by STS
14
Biu  Gantt
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn:
  xây dng biu  Gantt, cn có các tài liu và các
thông tin sau ây: WBS ca  án, trình t thc hin các
hot ng, c lng nhân công cho tng hot ng.
 c ích ca quá trình lp k hoch là xác nh trc khi
nào thì các hot ng ca d án c thc hin và khi
nào thì các kt quc hoàn thành.
 Hay nói cách khác, biu  Gantt xác nh ngày bt u và ngày kt thúc ca tng
hot ng
  có th s dng c, biu  Gantt phi phù hp vi tin trình ã c dnh
a các s kin: các c lng phi thc t, phi d báo các ri ro có th xy ra.
 Biu  Gantt là c s cho vêc c lng nhân lc và lp ngân sách.
Các khái nim liên quan:
 Khong trng
 m mc
 WBS
 ng li các hot ng
 Biu  Gantt
Tài liu tham kho:
Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây:

PMBOK® guide: 6.4 : Xây dng K hoch thc hin
IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 12: Các C cu d án
Chng 14: K hoch thi hn
Chng 16: Chi phí d án và tài chính
How to do
p K hoch thc hin mt d án nh th nào?
1.  lp k hoch thc hin mt  án, cn phi có sn các d liu sau ây:
o Trình t thc hin các hot ng, nh là Mng li các hot ng (biu 
PERT)
o c lng  dài thi gian cho mi hot ng.
p k hoch d án
Copyright © 1998-2007 by STS
15
2. Sau ó tin hành các bc sau:
o Xác nh thi gian d tr cn thit cho các hot ng (các slack)
o Xây dng biu  Gantt.
o Xác nh c th các m mc.
o Phân b công vic (ai làm gì).
o Xác nh các giá tr cn ánh giá trong Quá trình Kim soát
u bn không s dng phn mm v qun lý d án, có th dùng phn mm
Exel  thit k biu  Gantt. Hãy dùng trc ngang làm trc thi gian và v
t hình ch nht kéo dài cho mi hot ng ca d án. Chiu dài ca hình
ch nht này cng là chiu dài thi gian ca hot ng, và hình ch nht s
c t vào úng ch, theo thi gian, vào thi m chính xác mà hot ng
c thc hin.
Ví d
Sau ây là biu  Gantt ca mt  án nh gm 6 hot ng, c v bng chng
trình Exel:
Nhng nu có phn mm v qun lý d án (Microsoft Project, Time Line, Primavera,
Artemis, PSN7, etc), thì vic v biu  Gantt còn d hn.

Danh mc rà soát
 Các d tr (Slack) ã c c lng chính xác cha?
 Các c lng v nhân công ã chính xác cha?
 Các m mc có tng ng vi các kt qu không?
p k hoch d án
Copyright © 1998-2007 by STS
16
 Các m mc có o lng c không?
 ã kim tra s sn sàng ca các ngun lc cha?
y cn tránh
 p k hoch quá kh quan.
 Các mi quan h ph thuc cha c ánh giá úng.
 Các ngun lc trên thc t cha sn sàng.
 Các hot ng cha c chia nh mt cách y .
 Trách nhim cha c xác nh.
 Các m c không c o lng mt cách khách quan.
p k hoch d án
Copyright © 1998-2007 by STS
17
 hoch d án
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn:
Tài liu tham kho:
 tìm hiu thêm thông tin v ch nay có th tham kho các tài liu sau ây:
PMBOK® guide: 4.3: Xây dng K hoch Qun lý D án
4.4: Cho và qun lý vic Thc thi D án
IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 13: Ni dung và phm vi d án
Chng 14: Thi hn và vic lp k hoch
How to do
Xây dng mt K hoch d án nh th nào?

 u tiên, phi kim tra tt c các hot ng ca giai n lp k hoch ã hoàn
thành cha, và các tài liu liên quan sau ây ã có y  cha:
o Các mc tiêu ca  án
o Các kt qu gia k và các kt qu d án
o WBS
o Biu  PERT (Mng li các hot ng) và biu  GANTT
o c lng khi lng công vic và chi phí
o Trách nhim i vi các công vic c bit trong WBS
o Các m mc chính vi các thi hn i kèm
o Các ngun lc cn thit
  hoch  án ghi li tt cc các hot ng ca quá trình lp k
hoch mt cách nht quán và theo mt mu tài liu chun.
  hoch D án thng là c sa ra quyt nh cui cùngTi
p
c/không tip tc d án.
  hoch D án nh là nguyên tc ch dn trong quá trình tri
n
khai d án, ghi li tt c nhng quyt nh quan trng
trong giai
n lp k hoch và bao quát phm vi  kim soát d án.
 Thông thng k hoch D án là kt qu ca s lp li c
chi
tit hóa dn dn: ví d, bn K hoch D án ln mt ch bao gm
 lng các ngun lc cn thit, trong khi ó bn cui li chi tit
n tên ca tng ngun lc.
p k hoch d án
Copyright © 1998-2007 by STS
18
o Các ri ro quan trng nht và các gii pháp i kèm
o  hoch cht lng

o Các vn  ng
 i vi mt d án nh, các yu tn l ca k hoch d án có thc n gin
hóa, nhng không c xóa b hoàn toàn! (thông thng i vi d án nh,
không cn xây dng Mng li các hot ng, ch cn mt biu  GANTT n
gin).
 Nhng bn K hoch d án tt nht là nhng bn k hoch c trình bày di
hình thc mà ngay nh mt giám c bn rn cng có ngay mt cái nhìn tng th
rõ ràng v d án.
 Cách tip cn n gin nht là áp dng ch dn sau ây:
Phn 1: Tóm tt d án (Nhiu nht 1-2 trang)
Phn 2: Hin trng (nhu cu, các vn , tình trng ban u)
Phn 3: Tình trng mong mun, các mc tiêu (các yêu cu, Chi tit k
thut)
Phn 4: Gii pháp c la chn (quy trình, gii pháp k thut)
Phn 5: Các m mc và các kt qu
Phn 6: K hoch chi tit vi biu  Gantt và có th thêm biu  PERT
(Mng li các Hot ng)
Phn 7: Ngun lc cn thit
Phn 8: Chi phí, ánh giá kh nng sinh li
Phn 9: Qun lý ri ro
Phn 10: K hoch cht lng
Phn 11: Các vn  ng
 i vi d án nh và trung bình thì mi phn phi có nhiu nht t 1-2 trang. Các tài
liu b sung a vào phn ph lc!
Ví d
Không có ví d cho phn này.
Danh mc rà soát
 Hãy t mình là Chu t/nhà tài tr, hã có tt c các thông tin cn thit  có
tha ra quyt nh «Tip tc/Không tip» cha?
 ã son tho Tóm tt d án cha?

 n  hoc nhu cu ã c miêu t mt cách y  cha?
 ã chi tit hoá các chi phí và nhng bt li i vi ‘gii pháp 0’ (ví d: hu b  án)
cha?
 Các kt quã c trình bày mt cách chính xác cha ?
 ã xác nh lch trình bàn giao các kt qu cho khách hàng cha (bn v, d liu,
các b phn,v.v)?
 ã xác nh các hu qu do bàn giao kt qu mun cho khách hàng cha?
p k hoch d án
Copyright © 1998-2007 by STS
19
 ã kim tra s sn sàng ca ngun lc cha? ã có các hp ng vi các trng
phòng (ban) cha?
y cn tránh
 Quên bn Tóm tt d án: Bn k hoch  án có th s không c c.
 c vào các chi tit k thut: chu t/nhà tài tr không yêu cu các chi tit mà
ch mun có nhng c sa ra quyt nh.