Tài liệu PMF4/9 Cơ bản về quản lý dự án - Cơ bản về phân tích rủi ro docx

 bn v Qun lý d
án
 bn v phân tích
i ro
 bn v phân tích ri ro
Copyright © 1998-2007 by STS
2
Xác nh ri ro
Khái nim
Tóm tc các nguyên tc c bn:
i ro là các s kin có th xy ra nhng cha xy ra
và nu xy ra snh hng xu n d án. Mi d án
u bao gm ri ro!
c tiêu ca qun lý ri ro là ngn nga ri ro xy ra
và gim ti thiu nh hng ca nó nhiu nht có
th. Qun lý ri ro liên quan n các bc sau:
 Xác nh ri ro: nhng loi ri ro nào có thnh
ng n d án?
 Phân tích ri ro: nhng loi ri ro nào có th dn
n nhng hu qu ti t nht?
 Kim soát ri ro: nhng bin pháp nào cn c
 dng và c giám sát  ngn nga các ri ro
chính xy ra và gim ti thiu nh hng ca nó?
Ch ca bài hc tp trung vào xác nh ri ro:
 Cùng vi các thành viên ca nhóm d án và các nhân viêc khác liên quan n d án,
giám c d án xác nh ri ro, lên danh sách ri ro, và a vào tài liu ghi nhn
i ro.
 Ngoài ra, giám c d án s dng các công c b tr, nh bui làm vic s dng trí
tu tp th, rà soát ri ro, phân tích k hach theo khung, phân tích các bin pháp
 dng, v.v.
  khác nhau gia vn  và ri ro: mt vn  là mt s kin tiêu cc và ã xy

ra. Mt ri ro là mt s kin cha xy ra và nh hng ca nó lên d án là tiêu cc;
t ri ro có nh hng tích cc c gi là “c hi”.
Tài liu tham kho:
Tìm hiu thông tin v ch này có th tham kho các tài liu di ây:
PMBOK® guide: 11.1 Lp k hoch qun lý ri ro
11.2 Xác nh ri ro
IPMA ranh gii kh nng: Chng 5: Bi cnh d án
Chng 18: Ri ro d án
How to do
 bn v phân tích ri ro
Copyright © 1998-2007 by STS
3
Xác nh ri ro nh th nào:
 Nghiên cu  cu chia nh công vic v mt ri ro.
 Xem xét li mt cách cn thn tt c các mt chung
(gia các b phn, h thng ph, và t chc) mà các ri
ro chính thng xut phát tó.
 Kim tra xem nu có mt loi hình kin thc c trng
hoc bí quyt ch nm trong tay mt thành viên ca
nhóm d án hay không.
 Xác nh xem các thành viên c bit ca nhóm d án
n vì các d án khác hay không, vì u này có th làm
gim s sn sàng ca hi vi d án mt cách áng k.
 Các nhà thu ph cng là mt yu t ri ro i vi k hoch thc hin, cht lng,
và chi phí. Có các nhà cung cp mà vic giao hàng ca các phn ct yu ph thuc
vào h không?
 Kinh nghim trong quá kh ( công ty) có th chng minh c bn v xác nh ri ro.
Hãy tham kho li khuyên ca các giám c d án, ã tham gia mt  án ging
nh d án ca bn - h là ngun tr giúp tt nht trong vic xác nh ri ro. Trên
t, h có th giúp bn xác nh các ri ro mà có th bn cha bao gi nghn.

 u công ty ca bn có h thng d liu các bài hc kinh nghim t các d án, bn
tuyt i phi tham kho d liu này.
 i vic phân chia thành các loi ri ro, danh mc rà soát ca công ty hoc chi
nhánh s giúp bn tìm ra c các ri ro bn cn mt cách h thng và trn vn.
Ghi li các ri ro ã c xác nh vào tài liu ghi nhn ri ro.
Ví d
 án "New Flash Memories" vi mc ích thit lp mt h thng
n xut mi cho các b phn ca b nh SmartMedia – các b
phn ca b nhang c s dng, trc tiên, là cho các máy
camera n t. Sau hàng lot các cuc hp vi các thành viên d
án và các trng phòng (ban) khác nhau ca công ty, các ri ro
chính sau ây ã c xác nh:
1. Giao hàng mun ca b phn sn xut
2. Các vn  có th liên quan n b phn sn xut
3. Công co giao mun
4. t i th cnh tranh a ra mt sn phm tng t sm hn
5. Gim giá ca i th cnh tranh i vi sn phm CompactFlash
i mc ích là các ri ro này sc x lý, vy nên ã c lit kê vào tài liu ghi
nhn ri ro di ây:
 bn v phân tích ri ro
Copyright © 1998-2007 by STS
4
Các phn khác ca bng sc n vào  các bc tip theo.
Danh mc rà soát
 t c các ngun lc (key people, phng pháp)  xác nh ri ro ã c nghiên
u/s dng cha?
 Các ri ro ã c lit kê  trong tài liu ghi nhn ri ro cha? bng cách trình bày
i dng “ri ro ” giúp xác nh ri ro mt cách rõ ràng.
 Danh mc rà soát ri ro (ca công ty hoc ca chi nhánh) ã c s dng 
controlling integrality? n thi m hin ti có các loi ri ro sau:

n nh ca mc tiêu chung ca d án
 Liu mc tiêu chung ca d án có thay i không? nu có, ó là nhng mc tiêu
nào?
 Các mc tiêu nào ph thuc  mc  cao i vi s thay i bi cnh (lut pháp,
xu hng kinh t, v.v.)
  án có kéo dài không?
Các vn  k thut
 Có các b phn mi c s dng không?
 Có các phng pháp mi c áp dng không?
 Có các công c mi c s dng không?
 Có các h thng ph tng phn do các nhà cung cp khác nhau sc a vào
không?
Ngun lc
 Các ngun lc ã ha liu có tht s ri cho d án không?
 Các thành viên ca d án có các chuyên môn yêu cu không?
 Các chng trình ào to có úng thi hn không?
 Nhóm d án ã i vào hot ng nh mt dàn hp xng cha (kt hp mm
o )?
 Liu có các xung t không?
 chc / môi trng
 Liu có s thay i v t chc không?
 Chu t/nhà tài tr vn  v trí hin nay n cui d án không?
 bn v phân tích ri ro
Copyright © 1998-2007 by STS
5
Qun lý d án
 Các c lng chính xác n mc  nào?
 Các khong trng ã c thit lp cho các hot ng có ri ro cao cha?
 Có  thi gian cho vic lp k hoch không?
Khách hàng / ngi s dng cui cùng

 Có mt s ngi i thoi t phía ngi s dng cui cùng không?
 Ngi s dng cui cùng có c thông báo v / c liên quan n d án
không?
Phng pháp xác nh ri ro
 Các nhân viên có kinh nghim hn  công ty ã c tham kho cha?
 t c các hot ng ca d án ã c nghiên cu v mt ri ro cha?
 t c các các kt qu ca d án ã c nghiên cu v mt ri ro cha?
y cn tránh
 Kinh nghim ca các giám c d án khác không c xem xét.
 Nhóm d án không c tham kho  xác nh ri ro.
 u dim ri ro,  tránh t d án vào tình trng nguy him.
 Miêu t ri ro quá chung chung, mà áng l ra phi c miêu t chi tit.
 Miêu t ri ro quá s sài;ví d “các công ngh mi”: xác nh theo cách này, c vic
ánh giá ri ro ln vic a ra các bin pháp  kim soát ri ro s không thc hin
c.
 Thay vì miêu t ri ro (các s kin có kh nng xy ra), li i miêu t các s vic và
các vn .
 Các loi hình ri ro hoàn toàn  sang mt bên.
 Thay vì kt hp các bin pháp c s dng (góp phn vào xác nh nhiu ri ro
n), li ch s dng mt phng pháp  xác nh ri ro (ví d danh mc rà soát).
 bn v phân tích ri ro
Copyright © 1998-2007 by STS
6
Phân tích ri ro
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn:
Giai n này ca qun lý ri ro liên quan n nghiên
u âu là nhng e da i vi các ri ro ã c xác
nh  giai n trc (giai n xác nh ri ro).
n na, giai n này cng s bao gm cc lng:

 c  kh nng i ro xy ra (kh nng xy ra)
và trong trng hp xy ra thì,
 c  nh hng lên  án có th (ví d, thi
n by lùi, vt quá chi phí, v,v.)
Các giá trc c lng và sau ó c chuyn i
thành các “mc” di dng thang ánh giá bng các
con s (ví d, cao = 5, trung bình = 3, và thp = 1),
i ánh giá này cho phép so sánh các nh hng khác
nhau (ví d, k hoch qun lý d án mun, vt quá
chi phí, v,v.).
 trm trng ca ri ro, o se da do mt ri ro sinh ra, c tính bng cách
nhân giá tr ca kh nng xy ra vi nh hng ca ri ro.
c tiêu ca ma trn kh nng xy ra và nh hng là  xác nh mc  trm
trng  xác nh là ri ro  mc cao, trung bình, hay thp. Ma trn cho phép nhn thy
âu cn u tiên và có các bin pháp kim soát ri ro kp thi.
 kt thúc giai n này, kh nng xy ra, nh hng, và  trm trng cn c ghi
vào ghi nhn ri ro.
Tài liu tham kho:
Tìm hiu thêm thông tin v ch này tham kho các tài liu sau:
PMBOK® guide: 11.3 Phân tích ri ro nh tính
11.4 Phân tích ri ro nh lng
IPMA Ranh gii kh
ng:
Chng 5: Bi cnh d án
Chng 18: Ri ro d án
How to do
Tin hành ánh giá ri ro nh th nào:
6. u tiên, xác nh thang ánh giá ri ro.  làm c vic này, tin hành nh
sau:
 bn v phân tích ri ro

Copyright © 1998-2007 by STS
7
7. Kim tra xem nu t chc ca bn có các thang ánh giá chung mà có th bn s
ng c. Nu không có thì,
8. thit lp thang ánh giá cho các nh hng ri ro có th (cao, trung bình, thp) i
i các mc tiêu khác nhau ca d án, nh sau:
9. Thit lp thang ánh giá cho kh nng xy ra, nh sau:
10. xây dng c ma trn kh nng xy ra và nh hng, chnh các giá tr (ví
, H = 3, M = 2, L= 1) và kt hp c hai bc thang ánh giá.
11.Ma trn này cho thy  trm trng ca ri ro (nh hng * kh nng xy ra).
12.ng cách này, bn có th xác nh mc  trm trng tng ng là ri ro cao (màu
), ri ro trung bình (màu vàng), và ri ro thp (màu xanh), tó xác nh các
bin pháp  x lý ri ro.
13.Cui cùng, ánh giá các ri ro khác nhau ã c ghi vào ghi nhn ri ro theo
cách sau:
14.c lng kh nng xy ra theo thang ánh giá và ghi vào ghi nhn ri ro.
 bn v phân tích ri ro
Copyright © 1998-2007 by STS
8
15.c lng nh hng theo thang ánh giá và ghi vào ghi nhn ri ro.
16.ng cách nhân kh nng xy ra vi mc nh hng, xác nh c mc  trm
trng ca ri ro. Gía tr này cho phép so sánh  trm trng ca các ri ro và xác
nh c các ri ro ch yu (theo ma trn nh hng và kh nng xy ra).
Ví d
 án "New Flash Memories" vi mc ích thit lp mt h thng sn
xut mi cho các b phn ca b nh SmartMedia – các b phn ca
 nhang c s dng, trc tiên, là cho các máy camera n t.
Sau hàng lot các cuc hp vi các thành viên d án và các trng
phòng (ban) khác nhau ca công ty, các ri ro chính sau ây ã c
xác nh.

Trong các cuc hp va qua, giám c d án gii thiu ma trn kh nng xy ra và nh
ng sc s dng. Anh ta yêu cu các thành viên d án phân tích các ri ro và gi n
anh ta ánh giá riêng ca h, không tham kho ln nhau.
Khi các thành viên làm ánh giá riêng ca h thì giám c d án cng làm ánh giá riêng
a mình. Sau khi so sánh kt qu ca các ánh giá khác nhau, giám c d án xác nh
c nhng s khác nhau chính, ghi rõ các ginh gii thích nhng s khác nhau này và
yêu cu ánh giá li. Bng cách này, ging nh phng pháp Delphi (ánh giá c lp li
theo các chuyên gia), anh ta có th hoàn thành bng ghi nhn ri ro nh sau:
 bn v phân tích ri ro
Copyright © 1998-2007 by STS
9
ng cách này, có 2 ri ro chính ã c xác nh (s 1 và s 5)
Danh mc rà soát
 Có các thang ánh giá  xác nh kh nng xy ra và nh hng không?
 Thang ánh giá có c xác nh  phân bc ri ro  mc  cao, trung bình, hay thp
không? (ví d, ma trn kh nng xy ra và nh hng)
 Có t c s nht trí trong cách ánh giá các ri ro khác nhau không? (ví d, phng
pháp Delphi)
 Các giá tr v kh nng xy ra, nh hng, và  trm trng ã c a vào ghi nhn
i ro cha?
 Các ri ro chính c bit n không?
y cn tránh
 Không có thang ánh giá thng nht hoc không có s tham kho ánh giá ri ro.
 i ro c ánh giá mt cách tru tng, không bit n các kh nng xy ra và nh
ng.
 Thc hin phân tích ri ro mà không bit y  v d án.
 bn v phân tích ri ro
Copyright © 1998-2007 by STS
10
Kim soát và theo dõi ri ro

Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn:
Các bin pháp i phó vi các ri ro chính c tho ra
trong bc trc (phân tích ri ro),  gim se da
mà ri ro em li. S thc hin các bin pháp này c
giám sát mt cách liên tc trong d án.
ng cách tho thun vi các bên liên quan trong d
án, mt trong bn chin lc i phó ri ro i ây
c la chn cho mi i ro:
 Tránh ri ro
 dng các bin pháp thích hp  chc chn rng
i ro không xy ra.
 Chuyn ri ro
Chuyn nh hng ri ro sang thành phn th ba.
 Gim ri ro
Gim kh nng xy ra và/hoc nh hng ca ri
ro bng cách s dng các bin pháp thích hp.
 Chp nhn ri ro
ng vi ri ro và nhn thc ri ro.  phòng bng cách lp k hoch cho các bin
pháp khn cp, d tr tài chính, cng nh d tr v k hoch thc hin  kim ch
i ro.
t ngi chu trách nhim v ri roc chnh, công vic ca anh ta là thi hành
các bin pháp và canh phòng ri ro.
Ngi chu trách nhim ri ro theo dõi s tin trin ca ri ro da trên các ch s mà
anh ta c báo, thông qua trigger criteria trong trng hp mt ri ro có nguy c xy
ra và  có th phn ng mt cách phù hp.
t c các thông tin này u phi c a vào tài liu ghi nhn ri ro.
Tài liu tham kho:
Tìm hiu thêm thông tin v ch này, tham kho các tài liu sau:
PMBOK® guide: 11.5 Lp k hoch i phó ri ro

11.6 Theo dõi và kim soát ri ro
IPMA Ranh gii và kh nng: Chng 5: Bi cnh d án
Chng 18: Ri ro d án
How to do
 bn v phân tích ri ro
Copyright © 1998-2007 by STS
11
Làm th nào  gim thiu ri ro d án:
1. Xác nh các chin lc i phó ri ro sc áp dng cho
các ri ro chính c lit ra trong tài liu ghi nhn ri ro:
 Tránh ri ro
 Chuyn ri ro
 Gim ri ro
 Chp nhn ri ro
2. nh các bin phápi vi các ri ro, :
 gim kh nng xy ra
 gim nh hng trong trng hp xy ra ri ro
3. u chnh k hoch d án theo các bin pháp này.
4. Chnh mt ngi chu trách nhim ri roi vi mi ri ro.
5. i vi mi ri ro, xác nh các ch s (warning signs, symptoms) và trigger criteria
mà có th ch ra cho bn mt cách thng xuyên, trong quá trình d án, nu có mt
i ro có nguy c xy ra hay không.
6. Son tho các kch bn (d tr an toàn, các k hoch khn cp, các k hoch b
sung) cho các ri ro c chp nhn này: phi làm gì trong trng hp ri ro xy ra?
7. a vào ngân sách d án các chi tiêu liên quan n các k hoch khn cp và các
bin pháp  phòng các ri ro.
Làm th nào  kim soát và theo dõi ri ro:
1. Kim tra thng xuyên các ch s (warning signs, symptoms)
trong tài liu ghi nhn ri ro.
2.  dng các bin pháp hoc áp dng k hoch khn cp ã

c xác nh khi ch s ch ra rng mt ri ro có nguy c xy ra
(trigger conditions have been reached).
3. Kim tra thng xuyên có i ro mi xut hin không. Nu là
trng hp có, ánh giá các ri ro mi này và ghi chúng vào tài
liu ghi nhn ri ro.
Ví d
 án "New Flash Memories" vi mc ích thit lp mt h thng sn
xut mi cho các b phn ca b nh SmartMedia – các b phn ca
 nhang c s dng, trc tiên, là cho các máy camera n t.
Sau hàng lot các cuc hp vi các thành viên d án và các trng
phòng (ban) khác nhau ca công ty, nm ri ro chính sau ây ã c
xác nh và ghi vào tài liu ghi nhn ri ro. Và,  trm trng ca các
i ro này c xác nh nh vào các ánh giá ri ro c thc hin.
 bn v phân tích ri ro
Copyright © 1998-2007 by STS
12
 hoch i phó ri ro
a trên tài liu ghi nhn ri ro ã c xây dng sau khi ánh giá các ri ro, giám c d
án vi s giúp  ca nhóm d án xác nh các chin lc i phó ri ro. Các chin lc này
nh sau:
 tr an toàn cn c lp k hoch  trang tri chi phí cho các bin pháp ã c lp k
hoch trong trng hp ri ro xy ra.
Ngi chu trách nhim ri ro c chnh cho các ri ro này. Vai trò ca h là canh
chng các ch s và trigger conditions. When the risk trigger threshold is reached, h s
ng các bin pháp thích hp.
Kim soát và theo dõi
Trong quá trình trin khai d án, ngi chu trách nhim ri ro không ngng theo dõi ri
ro bng cách theo dõi các ch s liên quan. H cng chnh sa mt cách liên tc hoc thêm
vào các yu t vào tài liu ghi nhn ri ro (so that a trend may be identified). When a
trigger threshold is reached, h s dng các bin pháp thích hp trong k hoch chin lc

i phó vi ri ro.
 bn v phân tích ri ro
Copyright © 1998-2007 by STS
13
ng cách này, ngi chu trách nhim ri ro và giám c d án kim soát ri ro mt cách
thích hp.
Danh mc rà soát
i vi mi ri ro có  trm trng cao:
 Có th bc ri ro không (ví d, chn mt gii pháp k thut khác hoc mt nhà
cung cp khác, v.v.)?
 Có th chuyn c ri ro không (ví d chuyn cho nhà thu ph bng cách a vào
u khon pht trong hp ng)?
 Kh nng xy ra ca ri ro có c gim i không?
 Có th gim c nh hng không?
 ã xây dng kch bn cha (ví d, các bin pháp rút lui trong trng hp ri ro xy
ra)?
 ã xác nh các ch s và các triggers,  ri ro có thc kim soát không?
 ã chnh ngi chu trách nhim cho mi ri ro cn c canh chng cha?
 n s kim soát các ch sã c xác nh cha?
 bn v phân tích ri ro
Copyright © 1998-2007 by STS
14
 Trong trng hp i vi các d án ln: mt ngi chu trách nhim ri ro ã c
chnh cha? hoc mt ngi chu trách nhim kim soát các ri ro, tp trung và
p nht thông tin do các thành viên nhóm d án tp hp li?
 ã có các thi hn (hàng tháng, hàng tun, hàng ngày) mà các ri ro ca d án cn
c xem xét li/c lng li cha?
y cn tránh
 u t quá nhiu thi gian i vi các ri ro mà kh nng xy ra và nh hng thp.
 Khi ri ro cao, cn phi loi b (ví d, chn mt gii pháp k thut khác).

 Không có bt c giám sát thng xuyên nào i vi các ri ro.
 Không xem xét các biu hin.
 Quá kh quan. úng là giám c d án cn phi lc quan. Tuy nhiên, khi phân tích
các ri ro, anh (cô ta) cn phi nh mt nhân viên bit tr thành bi quan.