Thực trạng công tác nghiệp vụ thanh toán du lịch

LỜI NÓI ĐẦU
Sau nhiều năm thực hiện chính sách đổi mới và mở cửa của Đảng và Nhà nước, nền
kinh tế nước ta đang chuyển mạnh mẽ từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị
trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa và đã đạt được những thành tựu có ý nghĩa
quan trọng trên nhiều lĩnh vực. Cơ chế thị trường luôn tồn tại những quy luật riêng của
nó cho nên mỗi một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải thích ứng được những
đòi hỏi của thị trường, phải nắm chắc và vận dụng đúng các quy luật của nó.
Đối với bất kì doanh nghiệp nào trong nền kinh tế muốn hoạt động tốt thì không thể
thiếu các yếu tố đầu vào và đầu ra. Thanh toán là một khâu trong quá trình mua bán hàng
hoá, là dòng vận động ngược chiều với dòng vận động vật lý của hàng hoá từ người tiêu
dùng quay trở lại người sản xuất. Thanh toán là điều kiện để tiếp tục quá trình tái sản
xuất và tái sản xuất mở rộng. Để quản lý sự hình thành công nợ và tình hình thanh toán
trong mua bán hàng hoá một cách có hiệu quả thì cần phải có lượng thông tin chính xác,
kịp thời . Yêu cầu này khiến công tác kế toán nghiệp vụ thanh toánvới người mua người
bán không đơn giản là cung cấp đầy đủ chính xác thông tin mà còn phải kịp thời cung
cấp thông tin cho các nhà quản lý về tình hình công nợ để có biện pháp quản lý một cách
khoa học đồng thời có kế hoạch huy động các nguồn vốn một cách hợp lý.
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần đầu tư Mở Du lịch Việt Nam, qua xem
xét quy trình, đặc điểm hoạt động kinh doanh, quy trình hạch toán đặc biệt là quy trình
hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán cùng với kiến thức tích luỹ
được trong quá trình học tập tại trường Đại Học, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công
tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần đầu tư Mở Du lịch Việt Nam ”
làm nội dung cơ bản trong chuyên đề tốt nghiệp của mình.
Chuyên đề ngoài lời mở đầu và kết luận gồm các nội dung chính sau đây:
Phần I: Thực trạng công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần
đầu tư Mở Du lịch Việt Nam
Phần II: Hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần
đầu tư Mở Du lịch Việt Nam
1
Phần I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ
THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MỞ DU LỊCH VIỆT

NAM
1.1.Tổng quan về Công ty Cổ phần đầu tư Mở Du lịch Việt Nam
1.1.1.Quá trình hình thành và phát triển
Công ty cổ phần đầu tư Mở - Du lịch Việt Nam là doanh nghiệp cổ phần với chức
năng sẵn có: lữ hành nội địa, dịch vụ du lịch, thương mại, vận chuyển khách du lịch…
Công ty đã và đang tiếp tục khai thác có hiệu quả là đơn vị khai thác tốt nguồn khách
trong nước và quốc tế tai khu vực Miền Bắc cho các công ty du lịch Miền Trung và
Miền Nam, hiện nay công ty cổ phần đầu tư Mở -Du lịch Việt Nam đã từng bước xây
dựng và có đối tác sẵn của một số thị trường khách mục tiêu , đặc biệt thị trường khách
Inbound : Malaysia, Thái Lan, Singapore. Hiện nay Việt Nam được xem là nước có
nhiều điểm đến an toàn nhất trong khu vực , với tiềm năng sẵn có của thiên nhiên , chế
độ giá hợp lý cùng với xu thế đi lên của ngành Du lịch Việt Nam, việc tập trung vào khai
thác khách quốc tế là việc cần nên làm với các doanh nghiệp nói chung và công ty cổ
phần đầu tư Mở _ Du lịch Việt Nam nói riêng .
Với thị trường khách du lịch quốc tế, mục tiêu của công ty là sẽ khai thác tốt nguồn
khách , trong quá trình hoạt động sẽ đóng góp một phần không nhỏ cùng các doanh
nghiệp kinh doanh lữ hành khác vào việc phát triển thị trường khách du lịch tại Việt
Nam, quảng bá hình ảnh của quốc gia với bạn bè quốc tế . Bên cạnh đó khi kinh doanh
tốt , công ty sẽ tạo ra nhiều việc làm cho người lao động một cách trực tiếp trong đó góp
vào ngân sách quốc gia là một điều không thể thiếu trong hoạt động của công ty .
Công ty có trụ sở chính tại số nhà 43, ngõ 217, phố Mai Dịch , Phường Mai Dịch,
quận Cầu Giấy , thành phố Hà Nội.
ĐT: (04)7171444 - 9122955 Fax: (04)7171525.
Website: www.dulichvietnam.com.vn
Email:
Vốn điều lệ: 15000000000 ( 15 tỷ) .
Vốn đầu tư ban đầu : 1000.000.000 Trong đó :
2
Vốn cố định: 600.000.000.
Vốn lưu động: 400.000.000

Tài khoản tiền đồng số : 22937619
Tài khoản ngoại tệ số : 22937689
Tại ngân hàng : Thương Mại Cổ Phần Á Châu – Hà Nội.
Văn phòng đại diện công ty cổ phần dầu tư Mở _ Du lịch Việt Nam.
Đ/C: Số 93 đường Hồng Hà , Phường Phúc xá, quận Ba Đình , Tp Hà Nội .
1.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty
Công ty có nhiều hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ du lịch như: tổ chức du lịch lữ
hành quốc tế và trong nước, kinh doanh dịch vụ ăn uống, dịch vụ buồng giường, kinh
doanh hàng hoá, vận chuyển hành khách, vui chơi giải trí, dịch vụ thông tin...
Về cách thức tổ chức công việc thì việc sắp xếp công việc của các bộ phận trong
công ty như sau :
Những nhân viên thuộc bộ phận thị trường trong nước có nghiệp vụ chuyên về khai
thác bán tour ra nước ngoài, tour nội địa . Những nhân viên thuộc bộ phận thị trường
nước ngoài có nghiệp vụ chuyên về khảo sát thị trường nước ngoài và tiếp thị bán các
tour du lịch Việt Nam.
Sau khi hợp đồng du lịch được ký kết tức là các chương trình du lịch được bán bởi
các bộ phận trên thì ngay lập tức các bộ phận chuyển về cho điều hành lúc này bộ phận
điều hành có nhiệm vụ triển khai đặt phòng khách sạn, nhà hàng , vận chuyển , đường bộ
, hàng không và các dịch vụ khác có trong chương trình với sự hỗ trợ , phối hợp của bộ
phận mạng và bộ phận dịch vụ du lịch . Sau khi công việc chuẩn bị đã hoàn tất thì bộ
phận điều hành sẽ đưa chương trình cho bộ phận hướng dẫn và hướng dẫn viên là người
cuối cùng thực hiện rình diễn dịch vụ cho khách . Kết thúc tour bộ phận kế toán -tài
chính sẽ có trách nhiệm tổng hợp thu-chi , hạch toán lỗ -lãi của chương trình .
Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh:
3
Phòng
tổ chức
lao động và
tiền lương
BAN GIÁM ĐỐC

Phòng
kinh
doanh
Phòng
Kế
toán
Tài
chính
Phòng
hành
chính
Cửa
hàng
301
Đội
Cấn
Trung tâm
dịch vụ
du lịch
và
khách sạn
Các
chi
nhánh
Đứng đầu công ty là giám đốc, giám đốc đại diện cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong
công ty, tiến hành điều hành mọi hoạt động của công ty và phải chịu trrách nhiệm về
mọi hoạt động của công ty trước pháp luật. Giúp việc giám đốc có một phó giám đốc.
-Phòng kinh doanh :Có nhiệm vụ kinh doanh tổng hợp, kinh doanh du lịch, XNK quá
cảnh, liên doanh liên kết thực hiện uỷ thác XNK cho các đơn vị trong và ngoài nước.
- Phòng Hành chính : Giúp giám đốc trong công tác tổ chức các hoạt động hành

chính, quản lý tài sản và phục vụ cơ quan.
- Phòng Kế toán Tài chính : Chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc công ty và có
trách nhiệm giúp cho ban giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiên toàn bộ công tác kế toán
thống kê, thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế ở công ty giúp cho giám đốc định hướng
chiến lược kinh doanh.
-Phòng tổ chức lao động và tiền lương: Tham mưu giúp giám đốc về công tác tổ
chức lao động tiền lương đồng thời tham gia giải quyết các chế độ, nghĩa vụ đối với
người lao động.
-Cửa hàng 301 Đội Cấn : Là nơi tổ chức việc giao nhận hàng hoá ,bán hàng và quản
lý hàng.
- Trung tâm dịch vụ du lịch và khách sạn : Tham mưu phản ánh các nghiệp vụ liên
quan đến các hoạt động du lịch khách sạn để giám đốc xem xét giải quyết .
-Các chi nhánh :Hoạt động kinh doanh theo chức năng của công ty và thực hiện
nghĩa vụ với công ty.
1.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty
Kế toán là công cụ sắc bén trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt
động kinh tế của công ty. Hiểu được điều này, công ty rất chú trọng đến tổ chức bộ máy
kế toán sao cho phù hợp, khoa học để đáp ứng được yêu cầu của Ban giám đốc và hoàn
thành tốt nhiệm vụ của phòng.
Công tác kế toán tại công ty được thực hiện thông qua phòng Tài chính kế toán.
Về công tác tài chính, phòng kế toán có nhiệm vụ giúp Ban giám đốc sử dụng, quản lý,
bảo tồn, phát huy tài sản và các nguồn vốn của công ty để nâng cao năng lực đưa công
4
ty ngày một đi lên. Về công tác hạch toán kế toán, phòng kế toán phải hạch toán đầy đủ,
kịp thời và chính xác tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Để làm được hai nhiêm vụ
cơ bản trên đòi hỏi cán bộ kế toán tại phòng phải nắm chắc nghiệp vụ của mình, cập nhật
các thông tin mới nhất về hệ thống chuẩn mực kế toán, các chế độ, chính sách kế toán
được ban hành, các phương pháp hạch toán kế toán từ đó quản lý và giám sát chặt chẽ
quá trình huy động và sử dụng vốn của công ty, phát hiện sớm các tiêu cực có biện pháp
xử lý kịp thời.

Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và phù hợp với tình hình phân cấp
quản lý kinh tế tài chính nội bộ doanh nghiệp. Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức
công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán, theo hình thức tổ chức này ở công ty có
Phòng kế toán Tài chính, ở các đơn vị phụ thuộc có đủ độ lớn thì tổ chức bộ máy kế toán
riêng còn những đơn vị phụ thuộc nhỏ thì chỉ bố trí các nhân viên kinh tế thực hiện một
số phần kế toán chi tiết theo sự phân công của kế toán trưởng hàng ngày hoặc định kỳ
ngắn hạn chuyển chứng từ ban đầu về phòng kế toán công ty. Hàng tháng các đơn vị này
phải lập báo cáo kế toán-tài chính theo quy định của công ty và nhà nước gửi về phòng
kế toán công ty để kiểm tra tổng hợp và lập báo cáo chung toàn công ty.
Sơ đồ tổ chức kế toán tài chính tại công ty Công ty Cổ phần đầu tư Mở Du lịch Việt
Nam
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm tổ chức điều hành, hướng dẫn, kiểm tra
công tác kế toán tài chính của công ty. Hàng năm kế toán trưởng có có trách nhiệm lập
kế hoạch tài chính cho toàn công ty, cùng với giám đốc ra các quyết định tài chính. Hàng
5
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Kế
toán
tông
hợp
Kế toán
hàng hoá
&
Kế toán
TSCĐ
Kế toán
tiền mặt
&
Kế toán
tiềnlương

*Kế toán
công nợ
*Kế toán
TGNH,
*Kế toán
tiền vay
Thủ
quỹ
tháng phải báo cáo tình hình kết quả kinh doanh sơ bộ trước giám đốc. Thu nhận và xét
duyệt báo cáo tài chính quý, năm của các đơn vị trực thuộc.
Kế toán tổng hợp: Xác định doanh thu và kết quả kinh doanh toàn công ty, phụ trách
thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách, kê khai thuế, kế toán các khoản thu, chi các
quỹ doanh nghiệp. Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị nội bộ tổ chức công tác hạch toán kế
toán.
Kế toán hàng hoá, tài sản cố định: Theo dõi ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho
hàng hoá, xác định giá xuất kho, giá vốn hàng bán. Theo dõi, ghi chép sự biến động của
tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tính khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí công cụ
dụng cụ.
Kế toán tiền mặt và tiền lương: Theo dõi ghi chép sự biến động của quỹ tiền mặt của
công ty. Tính toán, trích và trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên, nộp
BHXH,BHYT,KPCĐ. Theo dõi các khoản tạm ứng.
Kế toán công nợ, tiền gửi, tiền vay: Thực hiện các giao dịch trực tiếp với ngân hàng.
Theo dõi sự hình thành và tình hình thanh toán các khoản công nợ với người mua, người
bán, với ngân hàng và các tổ chức tín dụng. Theo dõi các khoản chi từ tài khoản tiền gửi
ngân hàng và các khoản vay phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thủ quỹ: Trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt, vàng bạc, ngoại tệ, và các chứng từ có gía
khác của công ty. Nhập và xuất tiền mật theo lệnh của giám đốc.
1.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh đều được ghi chép vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung ,theo

trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp vụ đó ,sau đó lấy số liệu
trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Công ty áp dụng
phương pháp quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên ,nộp thuế
giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế.
Quy định về kế toán của Công ty Cổ phần đầu tư Mở Du lịch Việt Nam:
6
 Tour khách lẻ, ghép đoàn -chủ yếu
Định nghĩa: Là các tour được chào bán trên tờ rơi và quyển báo giá của công ty, đặc
điểm các tour này thường là chương trình cố định, ít thay đổi. Loại này được chia ra làm
2 là gửi khách và tự tổ chức
Giấy tờ liên quan: Chủ yếu là vé du lịch (bán trực tiếp) hoặc báo khách của các đại lý
(khi đó khách sẽ cầm vé của các đại lý)
Quy trình tổ chức:
Gửi khách: Các khách sạn, công ty du lịch báo khách đến cho công ty OPENTOUR hoặc
công ty OPENTOUR bán trực tiếp tại VP, công ty OPENTOUR nhận khách và gửi lại
cho các đối tác tổ chức tour khác, đối với các tour này, công ty OPENTOUR sẽ chỉ được
hưởng hoa hồng do mức giá chênh lệch gửi khách
Tự tổ chức: Các khách sạn, công ty du lịch báo khách đến cho công ty OPENTOUR,
công ty OPENTOUR tự gom khách lại để đủ 1 xe và tự tổ chức tour: Thông thường kế
toán/ thủ quỹ sẽ tạm ứng cho HDV số tiền trước khi đi tour, HDV sẽ thanh toán một số
khoản trực tiếp (vé thăm quan, ăn…) và một số khoản (khách sạn, xe…) sẽ do công ty
chuyển tiền thanh toán sau vào cuối tháng. Sau 1 ngày kết thúc tour, HDV sẽ phải gửi
bản kê và hoàn tạm ứng cho kế toán. Bản kê phải có xác nhận và đồng ý của điều hành
Quy trình kế toán: Hàng ngày kế toán vào danh sách khách từ sổ báo khách, lọc từ danh
sách khách để kiểm tra và đối chiếu công nợ
Quy tr×nh ®iÒu hµnh: khi thực hiện hất thiết điều hành phải tổng hợp rõ:
- bao nhiêu khách
- thêu xe,ghép xe nơi nào,giá cả
- đặt phòng ,ăn uống K/s nào ( Nếu khách đi từ nơi nào),giá bao nhiêu.
- Trường hợp khách đi một ngày thì gửi khách về xe nào,giá cả

- Ngoài những chi phí bắt buộc hướng dẫn chi ngay còn các khoản dù phải chi
hoặc phát sinh thì điều hành phải là người biết rõvà báo ngay lại phòng kế
toán(bằng mẫu thanh toán tour) để Ktoán tập hợp chi phí
- Trong trường hợp tự tổ chức nếu nhờ HD thu tiêng phải ghi rõ : tên HD,Số
tiền,thu của khách nào.
7
 Tour khách lẻ, tổ chức riêng
Định nghĩa: Là các tour được chào bán trên mạng, tờ rơi, báo giá của công ty, khách
hàng yêu cầu tổ chức thành 1 tour riêng, không ghép với các khách khác (nếu ghép cũng
chỉ là các dịch vụ nhỏ trong tour như tàu thăm Vịnh…)
Giấy tờ liên quan: Vé du lịch; Tờ rơi hoặc chương trình gửi kèm; Phiếu thu hoặc Receipt
(nếu có)
Quy trình tổ chức: Sau khi khách có yêu cầu về tour, điều hành tour sẽ làm chương trình
và tính giá tour gửi kèm. Sau khi 2 bên thống nhất về chương trình công ty OPENTOUR
sẽ cử người viết vé cho khách và thu tiền. Thông thường các trường hợp này là thu được
hết tiền trước khi đi tour hoặc chậm nhất là trước khi kết thúc tour 1 ngày HDV sẽ thu
nốt tiền của khách.
Điều hành sẽ đặt các dịch vụ theo như yêu cầu, HDV sẽ tạm ứng tiền của kế toán và đi
tour theo chương trình (Về quy trình cơ bản giống như khách đoàn). Sau thời gian từ 1
ngày đến 5 ngày HDV sẽ có trách nhiệm gửi bản kê cho điều hành kiểm tra và kế toán
để hoàn tiền tạm ứng
Quy trình kế toán: Ngay sau khi bán tour cho khách kế toán có nhiệm vụ kiểm tra xem
đã doanh thu đã thu đủ và được nộp vào cho thủ quỹ chưa. Nếu chưa thu đủ yêu cầu
nhắc nhở nhân viên/ khách hàng. Nếu do lý do khách quan phải báo ngay ban giám đốc,
nếu do chủ quan kế toán quên không thu sẽ phải chịu trách nhiệm. Sau khi HDV đi tour
về và hoàn tạm ứng, kế toán yêu cầu điều hành phải làm ngay bản quyết toán tour để
trình phụ trách phòng duyệt và nộp lại kế toán để làm báo cáo lỗ lãi của các tour. Tất cả
hồ sơ sẽ được để riêng và lưu trữ cho công việc kiểm tra sau này
Quy tr×nh ®iÒu hµnh
điều hành tour là người có trách nhiệmđặt mọi dịch vụ tổ chức tour,làm bảng quyết toán

tour theo mẫu kế toán và thanh lý dứt điểm sau khi tour kết thúc trong vòng 1 tuần.Nếu
khi thanh toán xong có gì thắc mắc phải giải trình rõ ràng.
 Tour khách đoàn:
Định nghĩa: là các tour tổ chức cho các đoàn khách đông, đại đa số là trên 10 khách, đi
theo các chương trình riêng do khách yêu cầu
8
Giấy tờ liên quan: Hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hoá đơn (nếu có), chương trình riêng
cho khách
Quy trình tổ chức: Sau khi ký hợp đồng, bên A (khách hàng) thường tạm ứng trước số
tiền 50- 70% giá trị hợp đồng. Bên B sẽ thực hiện tour như trong chương trình gửi kèm
khách hàng. HDV của công ty sẽ tạm ứng tiền để thực hiện tour. Sau khi kết thúc tour từ
1-5 ngày bên A và bên B sẽ thanh lý hợp đồng dựa theo SLK thực tế. Trong khoản thời
gian đó HDV cũng sẽ làm bản kê và hoàn tạm ứng cho kế toán.
Đặc điểm của tour ký hợp đồng là thanh toán với khách hàng cũng như chi trả đối tác
nhanh chóng. Do vậy yêu cầu với kế toán là làm việc dứt điểm
Quy trình kế toán: Tất cả hợp đồng ,thanh lý hợp đồng khi ký xong phải bàn giao cho kế
toán để tiện theo dõi
Quy tr×nh ®iÒu hµnh: Điều hành tour sau khi đặt dịch vụ tổ chức tour ,yêu cầu làm ngay
bản quyết toán tour trong vòng một tuần để nộp kế toán ,HD đi tour phải lấy đầy đủ hoá
đơn,code vé.. những giấy tờ liên quan đến thanh toán tour.
Sơ đồ quy trình hạch toán tại công ty dịch vụ du lịch và thương mại.
1.1.4.1.Chính sách kế toán tại Công ty
Đối ngoại:
9
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo

tài chính
Sổ nhật ký đặc
biệt
Sổ thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu
+Kế toán trưởng lập toàn bộ hồ sơ sổ sách để trình các cơ quan chức năng mỗi khi có
kiểm tra, hoặc để lưu tại công ty cho đến khi quyết toán với cơ quan nhà nước ( 5
năm 1 lần)
+Hàng tháng kế toán trưởng nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn của cty cho cơ
quan thuế (từ ngày 1 đến 10 hàng tháng)
+Quản lý hoá đơn và ghi hoá đơn theo yêu cầu của khách hàng
Đối nội:
+Quản lý hệ thống code vé, phiếu thu, phiếu chi và các hoá đơn khác (nếu có) của
văn phòng, để quản lý chứng từ này yêu cầu kế toán lập một sổ bàn giao chứng từ
giữa ban giám đốc và bộ phận kế toán vào đầu kỳ. Sau đó kế toán trưởng sẽ quản lý
toàn bộ chứng từ đã được bàn giao, hàng tháng trong bản báo cáo sẽ có phần trình
bày tình hình sử dụng code vé, phiếu thu chi… Các phiếu thu chi không phải là mẫu
đã bàn giao (không hợp lệ) sẽ không được chấp nhận để thanh toán trong công ty
+Hàng ngày kế toán vào máy tính số lượng khách chi tiết của công ty (dựa theo sổ
báo khách) để lấy cơ sở và dữ liệu cho công việc kế toán, kết hợp với điều hành tour
để đảm bảo tính chính xác, cập nhật. Các đại lý/ khách hàng nào không thuộc diện
được nợ kế toán sẽ phải chỉ đạo cho nhân viên thu hồi công nợ đi thu tiền ngay nếu
để lâu (quá 1 tuần) không thu được tiền kế toán sẽ phải chịu toàn bộ trách nhiệm cho
việc chậm trễ này. Nếu không thu được vì lý do khách quan trong vòng 1 tuần sẽ

phải báo ban giám đốc để xử lý công nợ
+Cuối tháng kế toán triển khai cho nhân viên thu hồi công nợ đi thu nợ của các đại lý
đã ký hợp đồng, nếu gặp khó khăn phải báo cáo cho ban giám đốc biết để xử lý việc
thu nợ.
+Hàng tháng sẽ kiểm tra quỹ 1 lần để đối chiếu giữa sổ sách kế toán và số tiền thực
tế có trong két: Khi kiểm quỹ yêu cầu phải có xác nhận của ban giám đốc, hoặc đại
diện của ban giám đốc
+Hàng tháng kế toán lập báo cáo trình ban giám đốc về tình hình kinh doanh của các
mỗi bộ phận, về bộ phận OPENTOUR yêu cầu các thông tin, số liệu như sau:
• Doanh thu bộ phận OPENTOUR (các khoản đã thu trực tiếp, các khoản
còn phải thu (công nợ)
• Công nợ của các đại lý/ nhân viên đối với OPENTOUR
10
• Chi phí bộ phận OPENTOUR (Các khoản đã trả, phải trả)
• Công nợ của Opentour đối với các đối tác
• Sổ quỹ tiền mặt của công ty
• Báo cáo lỗ lãi của tháng
• Báo cáo tình hình sử dụng Code vé, phiếu thu, chi
• Báo cáo tình hình khách của đại lý các nhân viên Marketing để tính hoa
hồng cho nhân viên Marketing
+Tư vấn cho ban giám đốc các phương pháp quản lý kế toán tối ưu nhất, nếu khi
thực hiện công việc kế toán để xảy ra nhầm lẫn gây thiệt hại cho công ty kế toán sẽ
phải liên quan chịu hoàn toàn trách nhiệm bằng tiền do các nhầm lẫn của mình
1.1.4.2.Hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản của công ty được áp dụng theo hệ thống tài khoản kế toán
thống nhất cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ du lịch do Nhà nước quy định. Tuỳ
theo vào nội dung kinh tế phát sinh tại đơn vị, kế toán công ty đã xây dựng danh mục tài
khoản cụ thể và chi tiết thành các tiểu khoản theo đối tượng cần quản lý đáp ứng được
nhu cầu thông tin.Các tài khoản vốn bằng tiền được chi tiết theo quỹ cơ quan, theo chi
nhánh, theo ngân hàng mà không chi tiết theo loại tiền. Các tài khoản theo dõi doanh thu,

giá vốn, chi phí được mở để theo dõi chi tiết cho từng nghiệp vụ kế toán riêng biệt.
1.1.4.3.Hệ thống chứng từ kế toán
Các giấy tờ dùng cho bộ phận kế toán
Code vé có đánh số thứ tự
Phiếu thu, phiếu chi có đánh số thứ tự (nếu dùng phiếu thu (receipt) để thu tiền
của khách bắt buộc phải dùng 1 code vé viết kèm)
Khách lẻ :Nhận khách yêu cầu phải ghi vào sổ báo khách đầy đủ thông tin, ai ghi
thiếu thông tin để xảy ra nhầm lẫn mất tiền sẽ phải chịu trách nhiệm cho khoản tiền đó
Khách đoàn và dịch vụ:Ghi vào sổ theo dõi khách đoàn và dịch vụ theo quy định
của công ty
11
1.1.4.4.Hệ thống sổ kế toán
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật kí, mà
trọng tâm là nhật kí chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế
(định khoản kế toán) các nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật kí để ghi sổ
cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức này bao gồm các loại sổ chủ yếu sau:
-Sổ nhật kí chung, sổ nhật kí đặc biệt.
-Sổ cái
- Các sổ các thẻ kế toán chi tiết.
Nội dung ghi chép của các loại sổ trên như sau:
-Sổ nhật ký chung: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra được
dung làm căn cứ ghi sổ, trước hết được ghi vào sổ nhật ký chung.
-Sổ nhật ký đặc biệt: Nếu đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ
vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ,ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký
đặc biệt liên quan. Định kì (3,5,10…)hoặc cuối tháng thì khối lượng nghiệp vụ phát sinh
tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ
cái sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một số nghiệp ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký
đặc biệt.
-Sổ cái: Lấy số liệu ghi trên sổ nhật ký chung và nhật ký đặc biệt và là căn cứ để
lập bảng cân đối phát sinh.

-Các sổ các thẻ kế toán chi tiết: Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết, thì đồng
thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ thẻ kế
toán chi tiết liên quan.
1.1.4.5.Hệ thống báo cáo kế toán
Theo chế độ báo cáo tài chính hiện hành,Quyết Định số 15/2006/QĐ – BTC,ngày
20 tháng 3 năm 2006, thì hệ thống báo cáo tài chính của Công ty bao gồm:
-Bảng cân đối kế toán: Việc lập căn cứ vào số dư trên các sổ kế toán tổng hợp, sổ
kế toán chi tiết của các tài khoản loại 1, loại 2, loại 3, loại 4 kỳ lập báo cáo, số dư các tài
khoản ngoài bảng và bảng cân đối kế toán ngày cuối niên độ kế toán trước.
-Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: đươc lập dựa trên Báo cáo kết
quả kinh doanh của năm tài chính trước, sổ kế toán trong kỳ của các tài khoản từ loại 5
12
đến loại 9, sổ kế toán TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ và TK 333 - Thuế và các
khoản phải nộp Nhà nước, sổ kế toán chi tiết thuế GTGT được giảm, hoàn lại.
-Thuyết minh báo cáo tài chính được lập dựa trên Bảng cân đối kế toán, Báo cáo
kết quả kinh doanh của kỳ báo cáo và Thuyết minh báo cáo tài chính kỳ trước.
Ngoài các báo cáo cơ bản trên, Công ty còn có một số báo cáo khác được lập theo
yêu cầu quản lý của ban giám đốc công ty.
1.2.Thực trạng công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần
đầu tư Mở Du lịch Việt Nam
1.2.1.Nội dung phương thức thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng
1.2.1.1.Thanh toán là gì?
Một doanh nghiệp cũng như một cơ thể sống, nó luôn phải tồn tại các mối quan hệ
với môi trường bên ngoài, sự tồn tại này là tất yếu bởi nếu không có mối quan hệ với bên
ngoài cũng có nghĩa là doanh nghiệp không tồn tại. Doanh nghiệp tồn tại được cần phải
có các yếu tố đầu vào như tiền vốn, sức lao động, nguyên vật liệu, dịch vụ..., những yếu
tố này doanh nghiệp có được từ môi trường bên ngoài : tiền vốn từ các chủ đầu tư, ngân
hàng và các tổ chức tài chính khác, sức lao động từ người lao động, vật tư hàng hoá,
dịch vụ từ người cung cấp. Từ các yếu tố đầu vào đó doanh nghiệp sản xuất ra hàng hoá
dịch vụ và cung cấp ra thị trường. Việc nhận được các yếu tố đầu vào phục vụ cho hoạt

động sản xuất kinh doanh bao giờ cũng đi kèm với việc doanh nghiệp phải trả cho người
cung cấp số tiền có giá trị tương đương với giá trị của các yếu tố mà doanh nghiệp đã
nhận được. Việc cung cấp ra thị trường các sản phẩm dịch vụ bao giờ cũng gắn liền với
việc doanh nghiệp có quyền được nhận lại số tiền có giá trị tương đương với giá trị của
sản phẩm hàng hoá mà mình đã cung cấp. Như vậy quan hệ thanh toán luôn tồn tại cùng
với các quan hệ kinh tế phát sinh trong suốt quá trình tồn tại của doanh nghiệp.
Theo công thức của quá trình tái sản suất : T -H - T’ đầu tiên người kinh doanh bỏ
tiền ra mua hàng vào(hình thái giá trị đã chuyển từ tiền sang hàng), Sau đó bán hàng và
thu lại tiền( hình thái giá trị lại chuyển từ hàng sang tiền). Lúc này nhà kinh doanh thu
lại một khoản chênh lệch ∆T= T’-T chính là phần lợi nhuận mà nhà kinh doanh thu
được. Trong quá trình T chuyển sang H nhà kinh doanh nhận hàng hoá và dịch vụ đồng
13
thời với việc phải trả cho nhà cung cấp một khoản tiền tương ứng và khi bán hàng ra họ
lại thu về lượng tiền T’ từ lượng tiền T’ này lại tiếp tục một chu kỳ kinh doanh mới. Như
vậy thanh toán gắn liền với quá trình tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng, mọi trục trặc
trong thanh toán sẽ ảnh hưởng đến quá trình tái sản xuất của doanh nghiệp.
Quan hệ thanh toán trong doanh nghiệp chính là quan hệ kinh tế phát sinh khi doanh
nghiệp có quyền thu hay nghĩa vụ phải trả với các con nợ hay chủ nợ về một khoản vay,
nợ tiền vốn trong kinh doanh.
1.2.1.2.Phân loại thanh toán
* Căn cứ vào các đối tác tham gia quan hệ thanh toán
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người cung cấp, với khách hàng trong
quan hệ mua bán hàng hoá, vật tư, sản phẩm dịch vụ.
-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người lao động về các khoản tiền lương,
tiền thưởng ,tiền trợ cấp và các khoản thu nhập khác phân phối cho họ.
-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tác tham gia liên doanh liên kết
trong quan hệ liên doanh, liên kết.
-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân sách nhà nước về các khoản thuế,
phí,lệ phí và các khoản trợ cấp trợ giá mà doanh nghiệp được hưởng.
-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân hàng và các tổ chức tài chính tín

dụng trong quan hệ vay vốn và các dịch vụ thanh toán.
-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên trong nội bộ doanh nghiệp về các
khoản phải thu phải trả nội bộ...
- Quan hệ thanh toán khác: quan hệ thanh toán diễn ra khi doanh nghiệp có quan hệ
thanh toán về ký quỹ, ký cược và các quan hệ thanh toán khác.
* Căn cứ vào thời hạn thanh toán
-Nợ ngắn hạn là các khoản nợ mà thời gian thanh toán dưới một năm hoặc một chu
kỳ kinh doanh bình thường.
-Nợ dài hạn là các khoản nợ mà thời gian thanh toán trên một năm hoặc sau một chu
kỳ kinh doanh bình thường.
* Căn cứ vào thời điểm thanh toán:
-Thanh toán trước là thanh toán trước thời điểm giao hàng
-Thanh toán ngay là thanh toán khi giao hàng
14
-Thanh toán sau là thanh toán sau khi việc giao hàng đã hoàn thành.
* Căn cứ vào phương thức thanh toán:
-Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt
- Thanh toán thông qua ngân hàng : bằng séc, điện chuyển tiền, thư chuyển tiền, thư
tín dụng...
1.2.1.3.Cơ sở hình thành và nội dung quan hệ thanh toán với người cung cấp và
khách hàng.
Cơ sở của việc hình thành quan hệ thanh toán với người cung cấp và khách hàng
chính là quan hệ mua bán trao đổi hàng hoá dịch vụ. Quan hệ này bao gồm việc người
bán cung cấp sản phẩm hàng hoá dịch vụ cho người mua đồng thời là việc người mua trả
tiền (thanh toán) cho người bán. Khi quan hệ mua bán hàng hoá diễn ra người mua được
quyền sở hữu về hàng hoá và mất quyền sở hữu về tiền tệ,ngược lại người bán mất
quyền sở hữu về hàng hoá và được quyền sở hữu về tiền tệ.
Cùng với sự phát triển của các hình thức mua bán thì các hình thức thanh toán cũng
phát triển đa dạng và phức tạp. Việc đồng thời giao hàng và trả tiền gần như chỉ tồn tại
trong bán lẻ và một số loại hình dịch vụ. Giao nhận hàng đã tách rời việc thanh toán tiền

hàng, thanh toán có thể sảy ra trước, trong và sau khi giao hàng. Chính sự phong phú của
các hình thức thanh toán đã tạo điều kiện cho mua bán phát triển, bên nào có điều kiện
tài chính tốt hơn sẽ tạo điều kiện cho bên kia tiêu thụ hàng tốt hơn hoặc có khả năng
cung cấp hàng theo yêu cầu của mình.
Quan hệ thanh toán bắt đầu phát sinh khi hợp đồng kinh tế có hiệu lực và người bán
bắt đầu giao hàng cho người mua và kết thúc khi người mua hoàn thành việc thanh toán
cho người bán. Trong bán lẻ thì quan hệ thanh toán thường chỉ kéo dài trong thời gian
mua bán hàng tại quầy hàng,cửa hàng song đối với bán buôn thì quan hệ thanh toán kéo
dài trong một khoảng thời gian dài nhiều khi bắt đầu trước khi giao hàng và kéo dài rất
lâu sau khi việc giao hàng đã hoàn thành. Trong một số quan hệ mua bán diễn ra thường
xuyên thì việc cung cấp hàng hoá và thanh toán tiền hàng diễn ra theo kế hoạch và chỉ
đến cuối kỳ các bên mới tiến hành đối chiếu, bù trừ trị giá của số hàng đã giao và số tiền
đã nhận.
15
1.2.1.4..Các phương thức thanh toán trong mua bán hàng hoá:
1.2.1.4.1.Thanh toán bằng tiền mặt:
Là phương thức thanh toán trực tiếp giữa người mua và người bán. Khi bên bán
chuyển giao hàng hóa, dịch vụ cho bên mua thì bên mua xuất tiền để trả tương ứng với
giá mà hai bên đã thoả thuận, thanh toán theo phương thức này đảm bảo khả năng thu
tiền nhanh, tránh được rủi ro trong thanh toán.
1.2.1.4.2.Thanh toán không dùng tiền mặt:
* Thanh toán bằng séc
Theo phương thức này người bán viết một tờ lệnh thanh toán cho ngân hàng mà mình
có tài khoản trích tiền trên tài khoản của mình thanh toán cho người cầm tờ séc hoặc
người được chỉ định trên tờ séc.
Có các loại séc sau:
-Séc chuyển khoản
-Séc bảo chi
-Séc định mức
* Thanh toán chấp nhận

Là phương thức thanh toán theo phương thức nhờ thu chậm trả, tức là người bán chỉ
được thanh toán khi có sự chấp nhận của bên mua. Khi bên bán gửi hàng cho bên mua
đồng thời phải là giấy nhờ thu gửi cho ngân hàng nhờ ngân hàng thu hộ số tiền hàng đã
gửi. Ngân hàng khi nhận được chứng từ và sự đồng ý của bên mua sẽ thanh toán cho bên
bán thông qua ngân hàng bên bán. Hình thức này áp dụng khi các bên có sự tin tưởng lẫn
nhau trong lĩnh vực thanh toán.
* Thanh toán theo kế hoạch:
Phương thức thanh toán này áp dụng trong trường hợp hai bên có quan hệ mua bán
thường xuyên và có tín nhiệm lẫn nhau. Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế
bên bán định kỳ chuyển cho bên mua hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ và bên mua định
kỳ thanh toán cho bên bán. Cuối kỳ hai bên tiến hành đối chiếu điều chỉnh theo số liệu
thực tế đã cung cấp và đã thanh toán.
* Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi.
16
Thực chất của phương pháp này là bên mua uỷ quyền cho ngân hàng phục vụ mình
trích tiền từ tài khoản của mình thanh toán cho bên bán. Uỷ nhiệm chi được áp dụng
thanh toán giữa các đơn vị có sự tín nhiệm lẫn nhau trong lĩnh vực thanh toán. Nhược
điểm của phương thức này là có thể sảy ra tình trạng chiếm dụng vốn của đơn vị bán.
* Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu.
Theo phương thức này bên bán uỷ nhiệm cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ một
khoản tiền nhất định từ một khách hàng nào đó. Uỷ nhiệm thu được áp dụng để thanh
toán các khoản tiền dịch vụ mà việc cung cấp mang tính chất thường xuyên và có các
phương tiện đo lường chính xác hoặc dùng để đòi nợ. Ưu điểm của phương thức này là
người bán chủ động đòi tiền nên thời gian thanh toán nhanh. Tuy nhiên nếu đơn vị mua
không có khả năng thanh toán thì quyền lợi của người bán không được bảo đảm.
* Thanh toán bằng thư tín dụng.
Thư tín dụng là một sự cam kết của ngân hàng đối với đơn vị cung cấp hàng hoá
hoặc dịch vụ khi đơn vị cung cấp hoàn thành nghĩa vụ quy định trong một văn bản được
gọi là thư tín dụng. Phương thức này được áp dụng đối với các đơn vị mua thường
xuyên vi phạm kỷ luật thanh toán và được áp dụng phổ biến trong mua bán quốc tế.

* Thanh toán hàng đổi hàng.
Thanh toán hàng đổi hàng sảy ra khi các bên tham gia quan hệ thanh toán có quan hệ
mua bán với nhau bên này là khách hàng của bên kia và ngược lại. Thanh toán đổi hàng
có thể diễn ra theo từng hợp đồng kinh tế hoặc được tiến hành thường xuyên giữa các
bên.
1.2.1.5.Vai trò của kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng
1.2.1.5.1.Tầm quan trọng của quản lý công nợ với người cung cấp và khách hàng.
Như đã trình bày ở trên thanh toán đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất
kinh doanh cuả doanh nghiệp, mọi trục trặc trong quá trình thanh toán đều ảnh hưởng
trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp các
nghiệp vụ thanh toán diễn ra thường xuyên và liên tục, bao gồm thanh toán các khoản nợ
phải thu và các khoản nợ phải trả.
Nợ phải thu khách hàng là một bộ phận thuộc về tài sản của doanh nghiệp đang bị
các doanh nghiệp khác chiếm dụng hợp pháp (mua chịu) hoặc bất hợp pháp( quá hạn
17
thanh toán mà vẫn chưa thanh toán). Doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thu hồi các khoản
nợ này, doanh nghiệp phải thường xuyên đôn đốc kiểm tra việc thu hồi nợ.
Phải trả người bán là một bộ phận thuộc về nguồn vốn của doanh nghiệp được tài trợ
từ các doanh nghiệp khác và doanh nghiệp có nghĩa vụ phải hoàn trả trong một khoản
thời gian nhất định theo thoả thuận.
Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay nguồn vốn tự có của các doanh nghiệp
rất hạn chế do đó việc mua bán chịu sẽ thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hoá. Tuy nhiên
việc mua bán chịu sẽ dẫn đến hiện tượng chiếm dụng vốn, thất thoát vốn.
Thu hồi các khoản nợ phải thu khách hàng một cách hợp lý sẽ tạo điều kiện cho việc
tiêu thụ tốt hàng hoá đồng thời vẫn đảm bảo việc thu hồi vốn để kinh doanh.
Trả người bán đúng hạn sẽ làm tăng uy tín của doanh nghiệp và cùng với nó là việc
tiết kiệm một khoản chi phí do được sử dụng vốn của người bán và đa dạng hoá cơ cấu
nguồn vốn kinh doanh.
Duy trì tỷ lệ Nợ phải thu khách hàng/ Nợ phải trả người bán một cách hợp lý sẽ đảm
bảo khả năng thanh toán và nhu cầu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh

nghiệp. Nếu tỷ lệ này quá cao doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn lớn sẽ ảnh hưởng đến
hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Nếu tỷ lệ này quá nhỏ chứng tỏ doanh nghiệp
chiếm dụng vốn của các doanh nghiệp khác, doanh nghiệp sẽ giặp khó khăn trong việc
tiếp tục huy động các nguồn vốn. Duy trì tỷ lệ này như thế nào còn phụ thuộc vào nhiều
yếu tố như tiềm lực doanh nghiệp, lượng hàng hoá tồn kho và nhiều yếu tố khác.
1.2.1.5.2.Nhiệm vụ của kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng.
+Theo dõi, ghi chép phản ánh một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời các khoản nợ
phải thu, phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ đó. Qua đó kiểm tra kiểm soát
tình hình quản lý và sử dụng tài sản trong sản xuất kinh doanh nhằm phát hiện và ngăn
chặn tình hình chiếm dụng và bị chiếm dụng vốn, tình trạng vi phạm kỷ luật thanh toán.
+Cung cấp kịp thời những thông tin về công nợ và tình hình thanh toán cho chủ
doanh nghiệp hoặc quản lý doanh nghiệp làm cơ sở đề ra những quyết định hợp lý trong
sản xuất kinh doanh và quản lý tài sản.
+Theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải thu, phải trả. Với những khách hàng có số
dư nợ lớn hoặc có quan hệ thường xuyên thì định kỳ kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ
18
đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ, nếu cần thiết thì phải yêu cầu khách hàng ký xác
nhận nợ.
+Theo dõi các khoản thanh toán bằng ngoại tệ trên sổ chi tiết đồng thời với việc phải
quy đổi ra ra Việt Nam Đồng để hạch toán .
1.2.1.6.Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng.
1.2.1.6.1.Thanh toán với người cung cấp .
* Tổ chức hạch toán ban đầu.
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành đều phải được lập
chứng từ để làm cơ sở pháp lý cho mọi số liệu trên tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế
toán. Chứng từ kế toán phải được lập kịp thời, theo đúng nội dung và phương pháp lập.
Các chứng từ phản ánh quá trình hình thành công nợ.
+ Hoá đơn(GTGT ), hoá đơn bán hàng.
+ Biên bản bàn giao công trình xây dựng cơ bản.
+ Invoice (Dùng cho hàng nhập khẩu)

Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán :
+ Nếu thanh toán bằng tiền mặt: Phiếu chi tiền mặt
+ Nếu thanh toán bằng séc: sec và Bảng kê nộp séc
+ Nếu thanh toán qua Ngân hàng: Giấy báo có kèm biên bản sao kê của ngân hàng.
Trong trường hợp thanh toán cho người cung cấp không phải bằng tiền như trong các
trường hợp thanh toán bằng hàng hoá, bù trừ công nợ thì cần phải có các giấy tờ hợp lệ
như biên bản bù trừ công nợ ,hợp đồng đổi hàng, phiếu xuất kho hàng đi đổi, hoá đơn
bán hàng cho người cung cấp....
Công tác hạch toán ban đầu, xử lý chứng từ là khâu tốn nhiều công sức và là một
trong những nội dung quan trọng của việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của số liệu kế toán do vậy cần phải tổ chức một
cách khoa học, hợp lý và đúng với các quy định, nguyên tắc chung về chế độ chứng từ
mà Nhà nước ban hành.
* Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Để hạch toán sự hình thành và tình hình thanh toán với người cung cấp kế toán sử
dụng tài khoản 331 ”Phải trả người bán”
19
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của
doanh nghiệp cho người bán vật tư hàng hoá, người cung cấp dịch vụ lao vụ theo hợp
đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán
các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây dựng cơ bản.
Nguyên tắc hạch toán tài khoản 331” Phải trả người bán”
+ Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp lao vụ dịch vụ cần được mở cho từng
đối tượng phải trả. Đối tượng phải trả là người bán, người cung cấp, người nhận thầu
xây dựng cơ bản có quan hệ chủ yếu với doanh nghiệp về bán vật tư hàng hoá, cung cấp
lao vụ dịch vụ. Trong chi tiết tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người
bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá dịch vụ.
+Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư hàng hoá dịch vụ trả
tiền ngay (tiền mặt, séc hoặc trả qua ngân hàng).
+Những vật tư hàng hoá đã nhận, đã nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá

đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và điều chỉnh lại khi nhận được hoá đơn hoặc
thông báo giá chính thức của người bán.
+Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại để xác định
những người bán, người cung cấp chấp nhận giảm giá hàng bán ngoài hoá đơn.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331
Bên Nợ:
+Số tiền đã trả cho người bán vật tư hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ, người
nhận thầu xây dựng cơ bản.
+Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa
nhận được hàng hoá dịch vụ, công trình xây dựng.
+Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng hoá hoặc lao vụ dịch vụ đã giao theo
hợp đồng.
+Số tiền kết chuyển về phần giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất phát
hiện khi kiểm nhận và trả lại người bán.
+Chiết khấu mua hàng được hưởng.
+Số tiền không xác định được chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi.
Bên Có:
20
+Số tiền phải trả cho người bán vật tư hàng hoá, người cung cấp lao vụ dịch vụ,
người nhận thầu xây dựng.
+Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ đã
nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.
Số dư bên Có:
Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu.
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã
ứng trước cho người bán hoặc đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo từng đối
tượng cụ thể. Trong trường hợp có số dư bên Nợ thì không được bù trừ cho nhau khi lên
báo cáo tài chính mà phải căn cứ vào sổ chi tiết để lấy số dư bên Có lên cho chỉ tiêu
Phải trả người bán và Số dư bên Nợ lên cho chỉ tiêu Trả trước cho người bán.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan:

Tài khoản 151-Hàng mua đang đi đường
Tài khoản 152-Nguyên vật liệu
Tài khoản 156-Hàng hoá
Tài khoản 211-Tài sản cố định hữu hình.
Tài khoản 241-Xây dựng cơ bản dở dang(2412)
......
Tài khoản 611-Mua hàng(ở đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm
kê định kỳ)
Tài khoản 141-Tạm ứng
Tài khoản 111 -Tiền mặt.
Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng.
Và các tài khoản liên quan khác.
* Trình tự kế toán.
+Mua vật tư hàng hoá, TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ chịu
thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ kế toán ghi:
Nợ Tk 152,153,156,211.. hoặc 611
Nợ Tk 133 -Thuế GTGT được khấu trừ.
Có Tk 331- Phải trả người bán.
21
+Mua hàng hoá giao bán ngay cho khách hàng hoặc gửi bán(Thuộc đối tượng chịu
thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) kế toán ghi
Nợ Tk 632- Giá vốn hang bán.
Nợ Tk 133- Thuế GTGT được khấu trừ.
Có Tk 331 -Phải trả người bán.
+Khi mua vật tư hàng hoá dịch vụ, tài sản cố định dùng vào sản xuất hàng hoá dịch
vụ không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán
phản ánh trị giá vật tư hàng hoá theo tổng giá thanh toán.
Nợ Tk 152,153,156.. hoặc 611 Tổng giá thanh toán
Có Tk 311
+ Khi nhập khẩu vật tư hàng hoá, thiết bị, số tiền phải thanh toán cho người bán bằng

ngoại tệ được quy đổi ra VND theo tỷ giá hạch toán hoặc tỷ giá thực tế, đồng thời phải
theo dõi trên sổ chi tiết theo nguyên tệ.
- Đối với doanh nghiệp áp dụng tỷ giá thực tế thì trị giá thiết bị, hàng hoá và số tiền
phải trả cho người bán được quy đổi theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường
ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước công bố hoặc theo tỷ giá của ngân hàng
giao dịch.
Nợ Tk 152,156,211...
Có Tk 331 -Phải trả người bán.
Khi thanh toán :
Nợ Tk 331-Theo tỷ giá thực tế tai thời điểm phát sinh công nợ
Nợ Tk 413-Chênh lệch tỷ giá (Nếu tỷ giá tăng)
Có Tk 112(2)-Theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán
Nếu tỷ giá giảm thì ghi vào bên Có Tài khoản 413
Đến cuối kỳ nếu còn số dư thì tiến hành điều chỉnh tỷ giá của số công nợ phải trả về
tỷ giá thực tế cuối kỳ, Phần chênh lệch được ghi vào bên Nợ của tài khoản 413 (Nếu tỷ
giá tăng) hoặc ghi vào bên Có của tài khoản này (Nếu tỷ giá giảm) .
- Đối với doanh nghiệp áp dụng tỷ giá hạch toán thì trị giá thiết bị, hàng hoá được
quy đổi theo tỷ giá thực tế còn số tiền phải trả hoặc trả ngay được quy đổi theo tỷ giá
hạch toán, phần chênh lệch được phản ánh vào tài khoản 413’Chênh lệch tỷ giá’.
Nợ Tk 156,211-Theo tỷ giá thực tế
22
Có Tk 112,331-Theo tỷ giá hạch toán
Có Tk 413- Chênh lệch tỷ giá(Nếu tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch
toán)
Nếu tỷ giá hạch toán lớn hơn tỷ giá thực tế thì phần chênh lệch được ghi vào bên Nợ
Tài khoản 413.
Khi thanh toán tiền hàng,ghi
Nợ Tk 331 Tỷ giá hạch toán
Có Tk 112(2)
Đến cuối kỳ còn số dư mà tỷ giá thực tế trên thị trường của loại ngoại tệ đó có sự

chênh lệch lớn với tỷ giá thực tế thì cần điều chỉnh lại tỷ giá hạch toán cho phù hợp
Nếu tỷ giá tăng:
Nợ Tk 413
Có Tk 331
Nếu tỷ giá giảm
Nợ Tk 331
Có Tk 413
+Trường hợp đơn vị có tiến hành đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao
thầu. Khi nhận được biên bản bàn giao của bên nhận thầu xây lắp, căn cứ vào hợp đồng
giao thầu và biên bản bàn giao khối lượng xây lắp, hoá đơn khối lượng XDCB hoàn
thành, ghi:
Nợ Tk 241-Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ Tk 133-Thuế GTGT được khấu trừ.
Có Tk 331-Phải trả người bán.
+Nhận bàn giao công trình xây dựng tạm thời hoàn thành bàn giao của bên nhận thầu
theo hợp đồng, ghi:
Nợ Tk 142 -Chi phí trả trước(1421).
Nợ Tk 133- Thuế GTGT được khấu trừ.
Có Tk 331-Phải trả người bán.
+Nhận lao vụ, dịch vụ của người cung cấp, ghi:
Nợ Tk 156-Hàng hoá(1562).
Nợ Tk 241-XDCB dở dang.
23
Nợ Tk 142-Chi phí trả trước.
Nợ Tk 641- Chi phí bán hàng.
Nợ Tk 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ Tk 133- Thuế GTGT được khấu trừ.
Có Tk 331-Phải trả người bán.
+Khi thanh toán tiền cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu kế toán ghi:
Nợ Tk 331-Phải trả người bán.

Có Tk 111-Tiền mặt.
Có Tk 112-Tiền gửi ngân hàng.
Có Tk 311,314-Vay ngắn hạn, vay dài hạn.
+Khi ứng trước tiền cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu, ghi:
Nợ Tk 331-Phải trả người bán.
Có Tk 111,112
+Chiết khấu mua hàng đơn vị được hưởng do thanh toán sớm, ghi:
Nợ Tk 331-Phải trả người bán.
Có Tk 711-Thu nhập hoạt động tài chính.
+Trường hợp vật tư hàng hoá mua vào phải trả lại do sai quy cách phẩm chất, ghi:
Nợ Tk 331-Phải trả người bán.
Có Tk 152,153,156 .. hoặc 611.
Có Tk 133-Thuế GTGT được khấu trừ.
+Trường hợp người bán chấp nhận giảm giá cho số hàng đã mua kém phẩm chất, sai
quy cách,ghi:
Nợ Tk 331-Phải trả người bán.
Có Tk 152,153,156,211.. hoặc 611
+Người bán hoàn lại số tiền đơn vị đã ứng trước vì không có hàng, ghi:
Nợ Tk 111,112
Có Tk 331-Phải trả người bán.
+Trường hợp thanh toán cho người bán bằng hàng hoá,dịch vụ.
Nợ Tk 331-Phải trả người bán.
Có Tk 511-Doanh thu bán hàng.
Có Tk 333(1)-Thuế GTGT.
24
+Trường hợp các khoản nợ phải trả không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi được
xử lý ghi tăng thu nhập bất thường.
Nợ Tk 331-Phải trả người bán.
Có Tk 721-Thu nhập bất thường.
Trong một số trường hợp khác tài khoản 331cũng dùng để phản ánh tình hình công

nợ và thanh toán công nợ trong các trường hợp khác như: ở bên nhận đại lý phản ánh số
tiền phải thanh toán cho người giao đại lý về số tiền hàng đại lý đã bán. Bên nhận uỷ
thác nhập khẩu phản ánh số tiền mà người uỷ thác nhập khẩu đã giao để nhập khẩu, số
tiền phải thanh toán cho người bán ở nước ngoài. Bên nhận uỷ thác xuất khẩu phản ánh
số tiền hàng xuất khẩu phải trả cho người uỷ thác...
Sơ đồ tổng quát hạch toán tài khoản 331-Phải trả người bán.
25
TK331111,112,311,341
TK511
641,642
TK133
211,213,241
152,153,156.. ,611
Thanh toán bằng tiền măt, tiền
gửi, tiền vay(kể cả đặt trước)
Thanh toán bằng hàng hoá
sản phẩm d.vụ
Thanh toán bù trừ
Chiết khấu, giảm giá, trả lại
hàng đã mua
Tiền đặt trước hoặc trả thừa
được trả lại
Gía trị NVL,hàng hoá mua
chịu
Giá trị TSCĐ,số phải trả
người nhận thầu,
sửa chữa lớn TSCĐ
(Chưa thuế)
Thuế giá trị gia tăng được
khấu trừ

Dịch vụ mua chịu khác
TK 3331
VAT
TK131
TK133
VAT
tương ứng
TK111,112
811,156,157