Tài liệu Kỷ Luật Không Cần Trừng Phạt- Dick Grote ppt

XÂY D NG K NĂNG QU N LÝ
Khóa t p hu n k năng qu n lý nh m th c hi n h th ng qu n
lý k lu t không c n tr ng ph t thư ng k t thúc b ng vi c các h c
viên có kh năng lư ng trư c ư c nh ng khó khăn khi h tr
nơi làm vi c và h

s

gi i thích v

h

theo cách nào khi

ư c h i. Khi làm vi c theo nhóm, h

l i

th ng m i cho nhân viên
s

xác

nh âu là nh ng câu h i hóc búa, r c r i nh t mà h cho r ng s
ph i tr l i cho nhân viên khi h tr

l i nơi công tác. M t vài câu

h i mà h lư ng trư c s ph i tr l i liên quan

n cơ ch th t c

c a h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t (Tơi có th nh n
t i a bao nhiêu l i nh c nh
trong ngày ra quy t
h t m i quan tâm
h i h

nh
u

l n 2? hay, S th nào n u tơi b

m

ình ch vi c t m th i?) Tuy nhiên, h u

nt

các v n

vĩ mô hơn. Ph n l n câu

ưa ra thư ng cho th y chính b n thân h cũng chưa gi i

quy t ư c hồn tồn v n

.

- Trong khi cơng ty ang th o lu n v nhu c u c t gi m chi phí,
t i sao chúng ta l i ph i

chương trình như v y?

u tư m t kho n l n ti n b c vào m t


- Li u ây có ph i là cách th c nhanh chóng

gi i quy t v n

con ngư i?
- Tôi chưa bao gi vi ph m b t c
h th ng m i này có tác

quy

nh nào v k lu t. V y

ng gì t i tơi?

- Tơi ã ch ng ki n nhi u chương trình ra
ây có ph i là m t ý tư ng t t v i kh i

u sôi

i r i th t b i. Li u
ng nhưng sau ó

chìm d n và cu i cùng rơi vào quên lãng (như nh ng chương trình
trư c ó)?
- T i sao chúng ta l i c n ph i có m t h th ng v k lu t?

- Nh ng bư c qu n lý m i này cũng gi ng như các h th ng
trư c nhưng v i tên g i khác.

ây khơng có cái gì là m i m c

úng ch ?
- Tơi thích i u anh nói v vi c ghi nh n óng góp c a nh ng
ngư i hồn thành su t s c cơng vi c c a mình, nhưng anh có th c
s tin r ng nó s
-

i u gì s

ư c th c hi n?
x y ra v i ngư i qu n lý không th c hi n theo

chương trình này mà ti p t c hành

ng như anh ta v n làm? Và

ngư i qu n lý th y nhân viên c a mình hành

ng sai trái nhưng

làm ngơ và khơng nh c nh gì v vi c ó thì s ph i ch u hình th c
k lu t nào?
Sau ó m i nhóm s ph i tr l i nh ng câu h i ư c chuy n
n t

nhóm khác. Khi các h c viên nh n th y h

ã có

năng tr l i b t kỳ câu h i nào ư c yêu c u m t cách
ph c và qu quy t thì cũng là lúc h phát hi n ra r ng h

kh
y thuy t
ã tr

thành b ph n thi t y u c a phương th c k lu t không c n tr ng


ph t. H có th khơng bi t ư c t t c các bư c c a quy trình và
h cũng có th nhanh chóng quên m t nhi u chi ti t c th . Nhưng
c p dư i c a h thư ng không quan tâm t i vi c ki m tra li u c p
trên c a mình có nh
hay khơng.

rõ m i th

ơng ta ư c d y

i u mà nhân viên th c s

khóa t p hu n

mu n bi t t

ngư i lãnh

o ó là b n nghĩ sao v phương th c m i này? B n có th c s
tin tư ng vào phương th c này không? B n có tin r ng nó có th
t o ra s

khác bi t và có th c i thi n i u ki n làm vi c cho nhân

viên hay không?
M t khi ngư i qu n lý nh n th c ư c anh ta có

kh năng

tr l i nh ng câu h i ó khơng ch b ng lý trí mà xu t phát t

t n

trái tim, ó cũng là lúc khóa t p hu n k t thúc và

các

h c viên tr

v

n lúc

nơi cơng tác c a mình. Khóa t p hu n

ã hồn

thành ch c năng c a nó.
TI N T I TH C HI N PHƯƠNG TH C QU N LÝ M I
Khi t t c các giám sát viên và nhà qu n lý ã hồn t t khóa t p
hu n v k năng qu n lý thì Ban i u ph i s ti n hành t ch c cu c
h p cu i cùng. Chương trình làm vi c trong cu c h p này ó là gi i
quyêt t t c các câu h i và v n

mà nh ng h c viên trong

tt p

hu n ưa ra.
Các v n
nh ng v n
các v n
quy t

ư c em ra th o lu n trong Ban i u ph i g m c
nh nh t như m t l i in, l i dùng t không chu n –

vĩ mô c n ư c th o lu n c th và khó có th
nh ngay l p t c. N u cơng ty ó ti n hành m t s

n

ưa ra các
t t p

hu n tùy vào quy mô t ch c thì nên có ít nh t m t thành viên Ban
i u ph i tham d

vào m i

t t p hu n này. B ng cách này, h có


th chia s v i các h c viên khác cách th c phân tích nguyên nhân
mà Ban i u ph i ã s d ng

ưa ra các quy t

nh v cơ ch th

t c. Nguyên nhân khác không kém ph n quan tr ng ó là h có th
ph n h i t i nhóm chuyên trách l i gi i thích c n k v nh ng th c
m c hay ki n ngh ,

xu t c a h c viên trong khóa h c.

Th i i m t t nh t

k t thúc cu c h p cu i là khi các thành

viên Ban i u ph i ưa ra b n thuy t trình v i ban lãnh
v nh ng k ho ch th c hi n và
i m chính th c

b t

nh ng k ho ch ch

s

o cơng ty

xu t v chính sách l n cu i. Th i

u chương trình m i s

ư c xác

nh và

o cũng như ánh giá k t qu th c hi n cũng

ư c xem xét. Cu i cùng, ban lãnh

o công ty th hi n s

ghi

nh n nh ng n l c c a các thành viên Ban i u ph i trong vi c thi t
l p h th ng m i.
Công ty cũng ph i ti n hành 3 ho t

ng quan tr ng khác trư c

th i i m chính th c th c hi n h th ng.
1. T ch c m t phiên h p

nh hư ng v qu n lý

2. Ti n hành chương trình

nh hư ng cho nhân viên

3. T ch c thông báo cá nhân cho nh ng nhân viên ang ph i
ch u hình th c k lu t trong h th ng cũ v hình th c k lu t c a h
m t khi h th ng m i có hi u l c.
nh hư ng cách th c qu n lý
M tv n

mà các h c viên tham d

ưa ra ó là li u ban giám

khóa t p hu n v qu n lý

c i u hành s th c s

n l c qu n lý c a c p dư i – nh ng ngư i s
cách thích h p và kh n thi t

ng h nh ng

d ng h th ng m t

xu t các cơ ch th t c v k lu t


ho t

ng có hi u qu hơn. Trong khi Ban giám

có kinh nghi m th c ti n v các v n
chuy n

áng ng i v

các qu n

c i u hành chưa

c th , h nghe k nhi u câu
c lưu tr

hàng

nh ng vi ph m k lu t liên ti p c a nhân viên ch
và c g ng thuy t ph c c p trên r ng h
khi ki m tra l i c n th n thì s

khi n trách h
u i vi c. M c dù

th t v nh ng câu chuy n ó khơng

hồn tồn như v y nhưng các qu n
chưa th c s

áng b

ng tài li u v

c v n cho r ng c p trên h

thông c m cho nh ng v n

hàng ngày v qu n lý

nhân viên mà h g p ph i.
Th t là t t n u toàn b ban giám
y

c i u hành cùng tham d

và thư ng xuyên các khóa t p hu n v cách th c qu n lý k

lu t, ch

không ch ki m tra b t ch t. Tuy nhiên, do yêu c u v k

năng qu n lý c a các giám
giám

c tr c ti p và qu n

hư ng t i nên vi c các giám

c qu n lý khác v i yêu c u c a các
c, nh ng ngư i mà khóa h c này

c

i u hành khơng th

tham gia

thư ng xuyên cũng không ph i là v t c n quá l n cho s thành công
c a chương trình này. B i vì các giám
ph i ti n hành các cu c trao
i u mà các giám
cho các giám

c i u hành h u như không

i v k lu t.

c i u hành th c s c n làm ó là th hi n

c qu n lý và qu n

c th y s

cung cách làm vi c t t hơn cũng như kh ng
k năng, cơ ch , th

t c

kỳ v ng c a h v
nh r ng t t c nh ng

ư c gi ng d y trong khóa t p hu n s

ư c áp d ng úng như v y.
Thay vì tham d

các khóa t p hu n, m t phương th c hi u qu

và thi t th c ó là t ch c m t chương trình

nh hư ng k năng

qu n lý kéo dài kho ng 2 ti ng do ngư i t ch c các chương trình


ào t o, giám

c d

án (phương th c qu n lý k lu t không c n

tr ng ph t) cùng v i ch t ch Ban i u ph i ti n hành. Bu i h p ư c
t ch c v i m c ích áp

ng yêu c u c a m i cá nhân trong nhóm

qu n lý giúp h có th :
- Hi u rõ tồn b các chính sách cũng như các cơ ch , th t c
trong chương trình qu n lý k lu t không c n tr ng ph t

ã

ư c

Ban i u ph i hoàn thi n.
- Hi u rõ t m quan tr ng và th a nh n trách nhi m v các v n
sau:
+S

d ng các thu t ng

m t cách chính xác (ví d như khơng

bao gi s d ng “khi n trách/c nh cáo mi ng” thay cho Nh c nh l n
1).
+ S d ng t t các thành ph n c a h th ng trong công tác qu n
lý cung cách làm vi c c a cá nhân.
+ Các giám

c qu n lý thư ng tr c ph i có trách nhi m s

d ng và i u hành h th ng h p lý, chính xác.
- Hư ng d n c p dư i s d ng h th ng chính xác.
- Ghi nh n n l c khi c p dư i áp d ng h th ng qu n lý m i
chính xác cùng v i ó ghi nh n và khuy n khích h k p th i.
- Phê bình khi c p dư i s

d ng h th ng k lu t không c n

tr ng ph t chưa h p lý, hư ng d n thêm cho h các k năng c n
thi t và t o i u ki n cho h s a ch a sai sót.

- Hi u rõ, th a nh n và tích c c ng h b n ch t qu n lý khơng hình
ph t trong h tư tư ng c a h th ng này.


Chương trình

nh hư ng nhân viên

i v i h u h t nhân viên, m i liên h tr c ti p duy nh t mà h
có v i h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t ó là khi cung
cách làm vi c hăng say c a h

ư c ghi nh n trong bu i ti p xúc tích

c c hay các d p tương t . H cũng b tác
khi h nh n th y r ng các

ng gián ti p t h th ng

ng nghi p có cung cách làm vi c kém

ư c yêu c u ph i c i thi n tình hình cịn m t s nhân viên không
ch p nh n gi i pháp trên b bu c ph i ngh vi c.
H có th nh n th y h th ng này ang ho t

ng hi u qu khi

h c m nh n ư c tinh th n làm vi c tích c c trong công ty ang lên
cao. H s nh n bi t ư c i u này rõ ràng hơn khi các nhà qu n lý
hư ng d n c th cho h và ph n h i tích c c hơn thay vì ch nói

“Làm vi c t t l m” hay “C g ng hơn n a nhé.”
Nhưng h

s

không c m nh n

ư c cơ ch

m t thi t c a

phương th c qu n lý k lu t không c n tr ng ph t n u h chưa bao
gi

là

i tư ng c a các m c

k lu t trong h

th ng này. Tuy

nhiên, i u quan tr ng là t t c nhân viên trong công ty hi u rõ toàn
b cách th c qu n lý c a h th ng vì hi u qu l n nh t c a phương
th c này

ó là c m giác an tâm, tho i mái mà nó

em l i. Trong

trư ng h p h m c ph i m t l i vi ph m k lu t nào, h bi t ư c
r ng h s b x

lý m t cách công minh, r ng h s có cơ h i s a

ch a vi ph m mà khơng b t n h i
ph n

u

cũng như có cơ h i

ư c công nh n ti n b .

Do ó, t t c các t ch c
trình

n danh d

u ti n hành m t lo t các chương

nh hư ng cho nhân viên nh m gi i thi u cho h quy trình t ng

th c a h th ng m i.

n lúc này, nhóm chun trách thơng tin ã


ưa ra m t vài thông báo và s a
chương trình

i trong quá trình th c hi n. Các

nh hư ng này là phương th c/ cách th c trao

thông tin chính

b o

m m i cá nhân trong cơng ty

i

u hi u rõ

phương th c này và lý do t i sao l i ph i áp d ng nó.
M t s t ch c khác l i quy t

nh th c hi n h th ng qu n lý k

lu t không c n tr ng ph t như là m t s

ki n quan tr ng. H có th

quay phim trong ó gi i thích cách th c phân tích nguyên nhân vi
ph m nh m lo i b phương th c qu n lý tr

ũa thay vào ó là h

th ng qu n lý nh n m nh vào cách th c ra quy t

nh và trách nhi m

c a b n thân. Các bư c trong h th ng thư ng ư c cân nh c c n
th n và nh n m nh cam k t s ghi nh n nh ng n l c c a các cá
nhân làm vi c hi u qu . M t s doanh nghi p s

d ng nh ng di n

viên bên ngoài và thuê nh ng nhà làm phim chuyên nghi p (hay t n
d ng ngay nhân l c s n có)

s n xu t m t b phim ch t lư ng

cao.
Các cách th c khác v i chi phí th p hơn cũng

t hi u qu

khơng kém. Ví d như trư ng h p m t cơng ty hóa ch t l n v i ngân
sách d i dào nhưng l i ch n m t phương th c ơn gi n hơn nhi u.
H

t máy camera trên m t chi c giá ba chân và hư ng nó v phía

ngư i giám

c i u hành c p cao – m t con ngư i trung th c và có

uy tín cao trong cơng ty. Ông ta

ng c nh m t chi c b ng m ng trên

ó ơng ta ghi nh ng khái ni m cơ b n v h th ng qu n lý k lu t
không c n tr ng ph t. Camera quay khi ơng ta nói tr c ti p v i m i
ngư i trong công ty t i sao ông ta l i quy t

nh áp d ng h th ng

qu n lý này và t i sao ơng ta tin tư ng vào nó. Ơng ta tin ch c r ng
m t khi m i ngư i trong công ty ã hi u rõ, h cũng s tin tư ng sâu


s c vào h th ng này gi ng như ơng ta.

ó là m t vai di n mà ít có

di n viên Hollywood tài năng nào có th di n

t hơn.

Cho dù ư c làm n i b t b ng vi c quay video hay ch b ng m t
cu c h p ơn gi n do các thành viên trong Ban i u ph i duy trì thì
m c

ích c a chương trình

nh hư ng nhân viên

Vào cu i phiên h p kéo dài 1 gi

các v n

u như nhau.

này, m i nhân viên có th hi u rõ

sau:

- Lý do l a ch n th c hi n m t chương trình qu n lý k lu t
trong ó nh n m nh

n vi c ra quy t

nh và

cao trách nhi m

c a b n thân nhân viên.
- Cơ c u c a m i thành ph n trong h

th ng qu n lý k lu t

không c n tr ng ph t (Ti p xúc tích c c, Th o lu n nâng cao hi u
qu công vi c, Nh c nh l n 1, Nh c nh l n 2, Qut

nh ình ch

cơng tác).
- L i ích cá nhân c th trong h th ng m i (tr l i cho câu h i
“H th ng này có l i gì cho chúng tơi?”).

- H th ng m i này có m i quan h như th nào v i các n l c
nh m c i thi n ch t lư ng làm vi c và văn hóa cơng s .
G p g cá nhân
Ngay trư c khi h th ng m i ư c chính th c th c hi n, c n
ti n hành g p g nh ng ngư i ang ph i ch u hình th c k lu t trong
th i gian trư c. M i ngư i này s

ư c thơng báo v quy t

nh v

hình th c k lu t c a anh ta trong h th ng m i.
Quy t

nh v quy ch chuy n giao là m t tr ng trách khác c a

Ban i u ph i. T

th i i m công ty quy t

nh ti n hành phương


th c qu n lý m i và b t

u quá trình th c hi n, các biên b n chi ti t

v k lu t c a m i v vi c vi ph m c n ư c lưu tr . Bên c nh ó,
cơng ty c n ti n hành tìm ki m thơng tin nh m xác

nh nh ng nhân

viên nào ã ph i nh n hình th c k lu t trong quá kh
các trư ng h p trên có th

do ó t t c

ư c cân nh c m t khi ã chuy n sang

áp d ng h th ng m i. N u công ty không thông báo th i gian k lu t
trong h th ng cũ thì nh ng ngư i có vi ph m trong 1 ho c 2 năm
trư c s nh rõ vi ph m c a mình và s quan tâm v hình ph t c a
mình m t khi h th ng m i i vào ho t
Có 3 phương án

ng.

Ban i u ph i l a ch n v cách th c x

lý

v i nh ng ngư i ang ch u hình th c k lu t trong giai o n chuy n
giao sang h th ng m i. Phương án 1: cơng ty có th xóa b k lu t
v i nh ng ngư i này (M i ngư i s có m t kh i

u m i). Phương

án 2: cơng ty có th gi m nh hình th c k lu t xu ng m t m c (Ví
d như hình th c k lu t C nh cáo b ng văn b n trong h th ng cũ
gi m xu ng còn hình th c Nh c nh

l n 1 trong h

th ng m i).

Phương án 3 ó là áp d ng nguyên hình th c k lu t trong h th ng
cũ vào h th ng m i (cá nhân ch u hình th c C nh cáo b ng văn b n
trong h th ng cũ b coi là vi ph m
Ban
vi c xác

i u ph i thư ng b t

m c

Nh c nh l n 2).

u quá trình ra quy t

nh có bao nhiêu ngư i ang ph i ch u hình th c k lu t,

nh ng ngư i này là ai và h vi ph m k lu t

m c

lư ng ngư i vi ph m tương

v

m c

nh b ng

i ít và

a s

nghiêm tr ng thì ó có th là m t hành

nào. N u s

vi ph m không
ng th hi n s tin

tư ng vào nhân viên trong cơng ty b ng cách xóa b hình th c k
lu t. Kinh nghi m c a h u h t các doanh nghi p ã quy t

nh xóa


b

hình th c k lu t cho nh ng ngư i vi ph m cho th y ít có s

liên h gi a nh ng ngư i ư c xóa b hình th c k lu t v i nh ng
ngư i vi ph m k lu t sau khi h th ng ã ư c ti n hành.
N u s v vi ph m k lu t l n và a s vi ph m này

m c

n ng hơn bên c nh ó cịn có m t s k chuyên gây r i mà th t là
sai l m n u cho phép nh ng ngư i này ư c xóa b hồn tồn k
lu t thì phương án gi m nh hình th c k lu t là gi i pháp t t nh t.
Theo phương án này, khơng nhân viên nào ph i ch u hình th c
ình ch vi c t m th i trong h th ng m i cho dù ngư i ó ph i ch u
nhi u hơn m t hình th c k lu t. Nh ng ai ch u m c k lu t bu c
ngh vi c t m th i không lương trong h

th ng cũ ph i nh n hình

th c Nh c nh l n 2 và s ph i nh n hình th c k lu t ình ch vi c
t m th i n u ti p t c vi ph m. Nh ng ngư i trư c kia ph i nh n hình
th c k lu t c nh cáo b ng văn b n ư c coi

m c Nh c nh l n 1.

M c dù có th nhưng th t khơng khơn ngoan khi chuy n nguyên
các m c hình ph t trong h th ng cũ sang h th ng k lu t không
c n tr ng ph t m i. Vì th t áng lo ng i li u các tr ng tài kinh t hay
bên th

3 khác có b thuy t ph c v tính h p lý c a quy t

hay không. Ngay c nh ng Công ty kiên quy t kh ng
nhi m cá nhân

nh v trách

i v i hành vi c a mình và vi c ưa ra quy t

cũng có lúc ph i t ra khoan dung.

nh này

ây chính là th i i m

nh thì
làm

vi c ó.
Khi quy t

nh v cách th c chuy n giao s di n ra ư c Ban

i u ph i so n th o và ư c Ban giám

c i u hành thơng qua thì

m i giám sát viên ph i có trách nhi m thơng báo cho c p dư i c a
mình – nh ng ngư i ang ch u hình th c k lu t v m c

k lu t


i v i h trong h th ng m i. Ban i u ph i cùng v i s giúp
Phòng nhân s

s chu n b m t b n hư ng d n

t

giám sát viên

theo ó mà thơng báo cho nhân viên v hình th c k lu t c a h và
mong mu n r ng ngư i
khác. Thông báo này

ó s

khơng m c b t kỳ l i vi ph m nào

c bi t quan tr ng n u cơng ty quy t

nh b

qua m i hình th c k lu t trư c ó.
L A CH N TH I

I M TH C HI N PHƯƠNG TH C QU N

LÝ M I
Th t s , th i i m th c hi n khơng có ý nghĩa quan tr ng cho
l m.
B t k Ban i u ph i ph i m t bao nhiêu th i gian

phát tri n

các chính sách và cơ ch th t c, th i gian cho tồn b d án khơng
có ý nghĩa quan tr ng cho
qu n lý ư c b t

n khi các khóa t p hu n v k năng

u. T t nh t là nên ti n hành các khóa t p hu n

liên t c. M t vài cơng ty cịn thành l p nhóm chun gia ào t o và t
ch c các khóa t p hu n

ng th i do ó q trình t p hu n có th

di n ra trong th i gian ng n nh t.
M t khi các khóa t p hu n k t thúc thì t t c cơng s c dành cho
công vi c th c hi n phương th c m i
l m n u

u ng phí s c l c

t m c cao nh t. Th t là sai

ó do trì hỗn th i

chương trình. Trong các cu c th o lu n, ban giám
công ty có th b t

i m th c hi n
c s h i khi nào

u áp d ng phương th c qu n lý này. H nên

ư c thông báo áp d ng các k năng và th t c m i ngay l p t c.

Th i i m th c hi n không ph i là ngày

u tiên h th ng m i có

hi u l c mà là ngày cu i cùng trong ó m i thành ph n c a h th ng
cũ b thay th .


Ngay khi bu i th o lu n cu i ư c ti n hành, c n hồn thành
các cơng vi c sau ây:
- T t c

ki n ngh và

xu t c a nh ng thành viên tham gia

khóa t p hu n ph i ư c thu th p, s p x p và chuy n t i cho các
thành viên Ban i u ph i xem xét.
- Ban i u ph i ph i t ch c bu i h p cu i và gi i quy t nh ng
v n

n y sinh bao g m các k ho ch chuy n giao và phát tri n h

th ng nh m ánh giá và duy trì h th ng qu n lý k lu t không c n
tr ng ph t m t khi nó i vào ho t
- Nh ng

ng.

xu t c a Ban i u ph i cùng v i t t c các biên b n

ghi hình th c k lu t t

u ph i ư c Ban giám

c i u hành thơng

qua.
- Chương trình

nh hư ng cách th c qu n lý ph i ư c lên k

ho ch và th c hi n.
- Chương trình

nh hư ng cho nhân viên ph i

ư c l p k

ho ch và th c hi n.
- T t c các m u văn b n qu n lý ph i ư c in n và lưu hành
n ib .
- Các nhân viên ang ch u k lu t trong h th ng cũ ph i ư c
thông báo v hình th c k lu t c a mình trong h th ng m i.
ÁNH GIÁ TÍNH HI U QU

C A PHƯƠNG TH C QU N LÝ

K LU T KHƠNG HÌNH PH T
Ngay th i i m phương th c m i ư c th c hi n thì các h th ng

qu n lý và duy trì h th ng cũng i vào ho t

ng. Trong nh ng tháng


ti n hành th c hi n h th ng m i, Ban i u ph i nên thu th p càng
nhi u d li u v các ho t
ó h có th s d ng nó

ng và hi u qu c a h th ng cũ càng t t do
so sánh v i h th ng m i.

M t phương án ánh giá hi u qu g m có 3 m t: b n ch t và
s lư ng ho t

ng di n ra trong h th ng cũ; s ph n ng và nh n

th c c a các thành viên trong công ty cùng v i k t qu

v

ho t

ng i u hành và ào t o ngu n nhân l c con ngư i có th

óng

góp vào h th ng.
Cùng v i Ban giám

c

i u hành, Ban

nh ng m t ư c l a ch n làm tiêu chu n
m c

i u ph i quy t

ánh giá, tùy thu c vào

d dàng trong vi c thu th p thông tin và ngu n d

Ban giám
xác

nh

li u. V y

c i u hành s ch p nh n nh ng m t nào làm tiêu chí

nh li u h th ng m i có làm vi c hi u qu hay không? S

lư ng v vi c vi ph m k lu t có th khơng ph i là m t tiêu chí chính
xác n u trư c ó k lu t l ng l o
tr

hành

ng ánh nhau, gây s

n m c b t kỳ vi ph m nào ngo i
u khơng b x

lý nghiêm kh c

ngồi vi c nh c nh ngư i vi ph m ph i s a ch a l i l m.
Tuy nhiên,

i v i h u h t các t ch c doanh nghi p, s lư ng

vi ph m gi m là m t d u hi u cho th y h th ng m i ã thành công.
M t d u hi u khác rõ ràng hơn ư c th hi n thông qua s ngư i
ti p t c vi ph m

m c

nghiêm tr ng hơn gi m i rõ r t. S lư ng

vi ph m k lu t gi m thư ng cho th y s
m i (m c dù i u ngư c l i có th

thành công c a h th ng

úng cho các công ty trư c kia

t ng cung c p b o hi m nhân th d a vào cung cách và thái
vi c.)

làm


Thu th p t t c các s li u v s lư ng và m c
lu t,

vi ph m k

c bi t s lư ng bu i th o lu n nâng cao hi u qu làm vi c và

bu i ti p xúc tích c c, s khơng ch cho th y d u hi u v hi u qu
c a vi c áp d ng h th ng mà còn ch ra b ph n nào trong cơng ty
có s v vi ph m k lu t nhi u hơn các b ph n khác. Li u h th ng
này có phù h p hay khơng s tùy thu c vào công vi c i u tra tr c
ti p nhưng xác

nh b ph n có kh năng vi ph m k lu t cao s tr

nên d dàng hơn.
M t i u

c bi t quan tr ng ó là xác

ti p xúc tích c c. M t lý do cơ b n

nh s lư ng các cu c

công ty quy t

nh th c hi n

h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t ó là xây d ng m t
môi trư ng làm vi c nơi mà nh ng nhân viên làm vi c chăm ch
thư ng xuyên ư c ghi nh n và

ng viên, khích l . Lúc

u các

giám sát viên thư ng xuyên ánh giá khích l nhân viên nhưng sau
ó h thư ng b qua cơng vi c này. Nhưng n u h

ư c yêu c u

thơng báo v s l n ti p xúc tích c c v i nhân viên theo hàng q
thì ó s là m t s

khích l

ng viên h ti p t c ti n hành công

vi c này.
Bên c nh vi c ơn gi n ch xác

nh s v vi ph m k lu t c a

m i b ph n trong công ty, m t m t khác quan tr ng khơng kém ó là
tìm hi u ph n

ng c a nhân viên v h th ng qu n lý m i này. Suy

nghĩ c a h v h th ng này như th nào? Li u có nên áp d ng l i
h th ng cũ?
B tk
ho t

ó là m t ph n trong quá trình th c hi n bư c

u hay là

ng di n ra trư c khi t ch c các khóa t p hu n k năng qu n

lý, nhi u doanh nghi p quy t

nh ti n hành kh o sát v ph n

ng


c a nhân viên

i v i các ho t

ng qu n lý k lu t ang ư c áp

d ng. N u ư c t ch c hi u qu , m t cu c kh o sát tương t
th

có

ư c ti n hành 6 tháng hay 1 năm sau khi áp d ng h th ng m i

nh m ánh giá li u quan i m c a m i ngư i ã thay

i hay chưa.

Các câu h i i u tra nên ư c thi t k sao cho m i nhân viên có th
tr l i d dàng:
- Li u nh ng ngư i vi ph m k lu t có b bu c ph i s a

i hành

vi c a mình hay khơng?
- Li u nh ng ngư i hồn thành xu t s c cơng vi c c a mình có
ư c ghi nh n vì nh ng óng góp c a h hay khơng?
- Li u nh ng ngư i qu n lý có c m th y t
ch c các cu c trao

i v qu n lý k lu t hay không?

- Khi giám sát viên
c có ng h

tin vào kh năng t

ngh

u i vi c m t nhân viên, ban giám

xu t trên hay khơng?

- Li u cơng ty có u c u quá nhi u công vi c th

t c hay

không?
- Quan h gi a nhân viên v i ngư i qu n lý có tho i mái và tơn
tr ng l n nhau hay không?
Thêm vào các cu c kh o sát ư c th c hi n m t cách c th ,
m i d

li u hi n có v thái

làm vi c c a nhân viên

u có th

cung c p thông tin quan tr ng v nh n th c c a các thành viên trong
công ty trong vi c ánh giá cung cách làm vi c c a h .


QU N LÝ VÀ DUY TRÌ PHƯƠNG TH C K

LU T KHƠNG

HÌNH PH T
“Chúng ta ang lên

cao 35.000 feet và cách

t li n 625 h i

lý”, ngư i ph lái thơng báo v i trư ng phi hành ồn trên chi c phi
cơ 747. “Chúng ta có th t t

ng cơ bây gi .”

Chúng ta không th ng ng các công vi c hi n t i (t t

ng cơ)

cho dù h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t ã ư c ti n
hành và

ang ho t

ng hi u qu . H

th ng này có th

khơng ph i vì nó khơng phù h p hay không

th t b i

ư c th c hi n

úng

cách. H th ng th t b i vì 2 ngun nhân: khơng có s qu n lý thích
h p và cơng tác duy trì h th ng kém hi u qu .

Chúng tôi ã ph i gi i quy t nhi u v n

v qu n lý thông qua

Ban i u ph i nh m so n th o các chính sách và th t c hành chính,
ch không

i

n khi các giám

c qu n lý g i ý nên xem xét l i h

th ng này. Ch c ch n r ng h th ng này ti p t c ư c duy trì hi u
qu góp ph n b o
Nhưng ngay t

m thành công c a h th ng.
nh ng ngày

d u hi u trùng xu ng.
ti n hành ho t

u th c hi n, h th ng b t

u có

i ngũ giám sát viên – nh ng chuyên gia v

ng qu n lý k lu t và t ch c các bu i nói chuy n

nh hư ng hi u qu sau khóa t p hu n – nh n th y nh ng k năng
này nhanh chóng b lãng qn do h khơng thư ng xuyên áp d ng
chúng. Nh ng nhà qu n lý có th tr l i b t kỳ câu h i nào v chính
sách qu n lý sau khi k t thúc khóa t p hu n nhưng l i c m th y lúng
túng ch sau ó ít tháng. M t s giám sát viên m i v thay th cho
nh ng ngư i chuy n công tác; các thành viên Ban
chuy n sang làm công vi c khác. Do s quan tâm

i u ph i thì

n ho t

ng c a


h th ng b suy gi m d n theo năm tháng sau bao nhiêu n l c ban
u, công ty nên

ra các k ho ch và ti n hành th c hi n

m nh ng k năng qu n lý và s quan tâm

b o

n h th ng này luôn

m c cao nh t. các cu n s tay cho nhân viên cũng ph i ư c

i

m i nh m cung c p các thông tin thi t y u v phương th c này. Các
doanh nghi p cũng nên ti n hành m t khóa

nh hư ng nhân viên

nh ng nhân viên m i nh n th c ư c r ng m t khi v n
cách làm vi c n y sinh, h có th hi v ng s

ư c

v cung

ix

b ng thái

khách quan hơn so v i nh ng nơi khác.
Do có s thay

i v giám sát viên nên ph i có k ho ch t ch c

ti p các khóa ào t o cơ b n cho giám sát viên m i và các chương
trình ào t o

i m i cho giám sát viên ang làm vi c trong công ty.

Các cu n phim, áp phích qu ng cáo, t
m c

ích gi i thích v

khơng ư c

h

rơi ã ư c chu n b nh m

th ng qu n lý này trong giai

o n

u

ph b i trong nhà kho.

Tuy nhiên, vào m t lúc nào ó, vi c b t quan tâm
qu n lý này thôi khơng cịn là v n

n h th ng

áng quan ng i n a. S

h

h ng này x y ra khi h th ng chuy n t m t chương trình ơn thu n
tr thành m t m t không th tách r i ho t

ng c a công ty.

G n 20 năm k t th i i m tôi thi t l p phương th c qu n lý k
lu t không c n tr ng ph t t i công ty Prito-Lay, là m t ph n trong
ho t

ng nghiên c u b sung cho cu n sách này, tơi tr l i cơng ty

tìm hi u li u h th ng này có ho t

ng hi u qu hay khơng. M c

dù tơi ln duy trì m i quan h thân thi t v i nhi u
trong nhi u năm k t khi tôi r i công ty

b t

ng nghi p

ây

u công vi c tư v n,

tôi chưa có d p nào tr l i ây. Trong 20 năm ó, tơi ã giúp nhi u t


ch c phát tri n h th ng qu n lý khơng hình ph t c a riêng h d a
trên công vi c mà tôi ã ti n hành t i cơng ty Prito-lay, tơi ln có th
t

tin phát bi u r ng “Không công ty nào mà tôi t ng c ng tác trong

vi c th c hi n h th ng này l i không th a nh n nó”. Và tơi mu n
ti p t c kh ng

nh như v y.

Th t s , tôi r t lo l ng khi tôi lái xe vào tr s c a công ty
chuy n v i Terry Taillard - giám

cv

nói

ào t o và phát tri n, v trí mà

tôi ã t ng làm khi phương th c này ra

i. Tơi có

l ng. Hơm trư c, khi tơi g i cho Taillard

h i v vi c áp d ng h

th ng này

lý do

lo

Frito-Lay, anh ta thú th t r ng anh ta khơng bi t

n

chương trình nào v i cái tên như th .
Tôi g p Taillard t i m t quán ăn t ph c v . Khi chúng tơi ng i nói
chuy n bên c a s , nơi có th nhìn ra khung c nh mà nhi u ngư i
nh n

nh là khuôn viên

p nh t c a m t công ty t i M , m i lo l ng

c a tôi bi n m t. Anh ta gi i thích v i tơi t i sao anh ta l i không bi t
n chương trình nào v i cái tên “k lu t khơng c n tr ng ph t: “ ,
chúng tôi áp d ng nó trên ph m vi tồn cơng ty. Tơi ch khơng bi t là nó
có m t cái tên.

ó ch là phương th c chúng tơi qu n lý kinh doanh

ây mà thôi”.
Th nghi m cu i cùng v tính hi u qu và s thành cơng c a h
th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t ó là khi nó khơng ch là
m t chương trình, m t d

án hay m t chính sách n a. H

ư c áp d ng tồn di n khi nó tr
trong ho t

ng c a công ty

th ng

thành m t ph n không tách r i

n m c m i ngư i coi ó ch là cách

th c h qu n lý kinh doanh mà thôi.