Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại công ty TNHH tổng hợp thương mại gia bảo

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

PHAN MINH HÀ

TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU
TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH TỔNG
HỢP THƢƠNG MẠI GIA BẢO

Chuyên ngành

:

Kế toán

Mã số

:

8.34.03.01

Ngƣời hƣớng dẫn: TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh


ỜIC MĐO N
Tôi xin cam đoan luận văn này là cơng trình nghiên cứu khoa học độc
lập của tơi dƣới sự hƣớng dẫn của TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh C c số liệu
ết quả nghiên cứu của luận văn là trung thực và có nguồn gốc r ràng
tr ng với

t ỳ cơng trình nào h c đ đƣ c cơng ố

Bình Định n

hn

n

Học viên

Phan Minh Hà

hơng


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Kế tốn ngày nay không chỉ là ghi chép các thông tin tài chính lên các
báo cáo mà cịn tham gia và có vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp.
Một đơn vị muốn phát triển hay muốn tồn tại vững mạnh khơng thể thiếu một
hệ thống tài chính hoạt động hiệu quả, kiểm so t đƣ c mọi hoạt động trong
doanh nghiệp Để làm đƣ c điều đó thơng tin ế toán phải đƣ c luân chuyển đầy
đủ, kịp thời. Hệ thống thơng tin kế tốn chặt chẽ giúp ngăn chặn những gian
lận và sai sót một cách hiệu quả, là một phần không thể thiếu trong quản trị
nội bộ doanh nghiệp.
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, công nghệ thông tin đƣ
c áp dụng và không chỉ dừng ở phần mềm kế tốn mà cịn ở t t cả hoạt động ở
các phịng ban trong tồn doanh nghiệp. Từ các tập đồn đa quốc gia đến các
cơng ty có quy mơ vừa và nhỏ. Các quy trình phức tạp, chồng chéo, sẽ gây m
t thời gian hoặc thậm chí tạo điều kiện cho gian lận, th t thoát.

T

y theo đặc thù mà mỗi doanh nghiệp sẽ tổ chức thơng tin theo các

chu trình hoạt động khác nhau: chu trình bán hàng – thu tiền, mua hàng thanh tốn chu trình doanh thu… D doanh nghiệp có quy mô nhỏ hay lớn,
hoạt động trong lĩnh vực nào cũng đều cần có hệ thống thơng tin kế tốn đƣ c
tổ chức minh bạch, rõ ràng để hỗ tr cho hoạt động tác nghiệp, hoạt động quản
lý của doanh nghiệp đó đƣ c thực hiện hiệu quả. Tuy nhiên, thực tế
khơng có một hệ thống thơng tin kế tốn tối ƣu cho t t cả các doanh nghiệp và
không thể áp dụng hệ thống thơng tin kế tốn của đơn vị này cho đơn vị khác.
Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một hệ thống thơng tin kế
toán riêng.


2

Công ty TNHH TH TM Gia Bảo là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh
vực bán buôn tổng h p chủ yếu bán buôn và bán lẻ các mặt hàng công nghệ
thực phẩm; bán buôn và bán lẻ đồ uống; dịch vụ vận tải hàng hóa bằng ơ tơ.
Với đặc thù kinh doanh tổng h p đ dạng chủng loại công ty cũng đ chú trọng
xây dựng HTTTKT cho các quy trình hạch tốn kế to n cũng nhƣ p dụng
CNTT cho các hoạt động quản lý của công ty đƣ c thơng suốt. Tuy nhiên
trong q trình hoạt động kinh doanh của mình, hiện tại cơng ty đang sử dụng
hai phần mềm: một phần mềm kế toán phục vụ cho cơng việc kế tốn và một
phần mềm khác cho bộ phận bán hàng - dịch vụ. Chính vì hai phần mềm độc
lập nên số liệu khơng có sự liên kết, dẫn đến chồng chéo công việc, tốn thời
gian, nhân lực, vật lực hó đối chiếu và dễ gian lận, sai sót. Chẳng hạn trong
trƣờng h p, bộ phận bán hàng của đơn vị nhận đƣ c đơn đặt hàng của h ch
hàng nhƣng do hơng có sự đối chiếu liên kết số liệu nên bộ phận đặt hàng ch
p nhận đơn hàng mà số thực tồn kho không

đ p ứng đủ, dẫn đến công ty không kịp thời cung c p hàng cho đối t c Điều
này làm ảnh hƣởng đến uy tín cũng nhƣ gây tổn th t cho cơng ty, vì cơng ty
sẽ phải chịu mức phí bị phạt h p đồng do hông đ p ứng đủ số lƣ ng khách
hàng mong muốn trong h p đồng đ ý ết. Bên cạnh đó cơng ty cịn phải tốn một
chi phí khơng nhỏ cho việc duy trì, bảo trì, sửa chữa hai phần mềm. Do vậy,
cơng ty cần có c c thay đổi trong HTTTKT để thơng tin cung c p đƣ c thuận
tiện, nhanh chóng, dễ hiểu đầy đủ, kịp thời và thơng suốt trong tồn cơng ty
mà không cần phải sử dụng nhiều phần mềm. Thông tin cung
c p dựa trên HTTTKT thiết kế mới phải hữu ích cho việc ra quyết định của
nhà quản trị. Với những l i ích mà HTTTKT đem lại cùng với thực trạng
HTTTKT của công ty, tác giả tiến hành thực hiện luận văn đề tài: “Tổ chức
thông tin kế tốn trong chu trình doanh thu tại cơng ty TNHH Tổng H p
Thƣơng Mại Gia Bảo”


3

2. Mục tiêu nghiên cứu
-

Hệ thống hóa những lý luận, nghiên cứu về tổ chức thơng tin kế tốn

trong chu trình doanh thu trong các doanh nghiệp.
Khảo s t và đ nh gi thực trạng công tác tổ chức thông tin kế
tốn
trong c c hâu cơ ản của chu trình doanh thu, từ đó x c định những hạn chế tồn
tại trong việc tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình doanh thu tại cơng ty
TNHH Tổng H p Thƣơng Mại Gia Bảo
-

Đề xu t một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức thơng tin

kế tốn trong chu trình doanh thu tại cơng ty TNHH Tổng H p Thƣơng Mại
Gia Bảo
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
-

Đối tƣ ng nghiên cứu là việc tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình

doanh thu tại cơng ty TNHH TH TM Gia Bảo
-

Phạm vi nghiên cứu là tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình doanh

thu tại công ty TNHH TH TM Gia Bảo giai đoạn 2016- 2018
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
-

Luận văn sử dụng phƣơng ph p định tính

vn

Phƣơng ph p tổng h p và sử dụng phƣơng ph p hảo sát phỏng

để thu thập thông tin nghiên cứu.
5.

Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu

a. Về mặt lý luận

Hiện nay đa số c c doanh nghiệp đều tổ chức hệ thống thông tin ế to n
theo phần hành với việc sử dụng phần mềm ế to n một c ch riêng lẻ dẫn đến
việc chia sẻ cập nhật thông tin giữa c c ộ phận gặp nhiều hó hăn Việc ứng
dụng tổ chức hệ thống thơng tin ế to n theo chu trình cịn h mới đối với những


ngƣời làm cơng t c ế to n nói chung và công t c ế to n trong c c doanh nghiệp
thƣơng mại nói riêng. Chu trình doanh thu trong doanh


4

nghiệp

thƣơng mại là chu trình

nghiệp

Tổ chức tốt thơng tin ế to n trong

đảm ảo những nghiệp vụ n hàng và thanh to n của
hiện nhanh chóng chính x c và đƣ
sản của công ty.
b.Về mặt thực tiễn
Đề tài đ hệ thống hóa những kiến thức cơ ản về tổ chức thơng tin kế
tốn trong chu trình doanh thu tại cơng ty TNHH TH TM Gia Bảo. Thơng qua
việc phân tích đ nh gi thực trạng tổ chức thông tin kế tốn trong chu trình
doanh thu tại cơng ty, tác giả rút ra những mặt còn tồn tại ở đơn vị, từ đó đề
xu t giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức thơng tin kế tốn trong chu
trình doanh thu tại công ty TNHH TH TM Gia Bảo.

6.

Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn đƣ c kết c u thành 3 chƣơng
nhƣ sau:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế tốn trong chu trình
doanh thu
Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình doanh
thu tại cơng ty TNHH TH TM Gia Bảo
Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện thơng tin kế tốn trong
chu trình doanh thu tại công ty TNHH TH TM Gia Bảo
7.Tổng quan các cơng trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
Tổ chức thơng tin kế tốn là một trong các yếu tố quan trọng góp phần
giúp cơng ty có hoạt động kinh doanh vững mạnh.V n đề hoàn thiện tổ chức
thông tin kế to n đ đƣ c nhiều tổ chức và cá nhân quan tâm nghiên cứu dƣới
c
c góc độ, khía cạnh lĩnh vực tiếp cận khác nhau. Một số nghiên cứu
liên
quan đến lĩnh vực này có thể kể đến nhƣ:


5

Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011) đ hệ thống hóa
tồn bộ lý thuyết về hệ thống thơng tin kế toán trong một tổ chức. Đây là tài
liệu nghiên cứu khá hồn chỉnh về hệ thống thơng tin kế tốn.
Trần Mậu Thơng (2010) "Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn tại
Cơng ty Cổ phần Lâm Đặc Sản Quảng Nam" – luận văn thạc sĩ quản trị kinh
doanh của Đại học kinh tế - Đại học Đà Nẵng. Ở đề tài này tác giả cũng đ hệ

thống hóa các lý luận về hệ thống thơng tin kế tốn từ đó nêu thực trạng hệ
thống thơng tin kế tốn tại cơng ty cũng nhƣ có những giải ph p để hoản thiện
hệ thống thơng tin kế tốn tại cơng ty. Tuy vậy luận văn vẫn chƣa m s t thực
trạng để có những giải pháp hiệu quả hơn
Phạm Lê Hồi (2012) "Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn trong chu
trình bán hàng và thu tiền tại cơng ty Cổ phần Pymepharco" – luận văn thạc sĩ
quản trị kinh doanh của Đại học kinh tế - Đại học Đà Nẵng, trong cơng trình
nghiên cứu này tác giả cũng hệ thống hóa lý luận về hệ thống thơng tin kế to n
cũng nhƣ ở phần thực trạng tác giả nêu về thực trạng ứng dụng tin học, xây
dựng chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ, về tổ chức dữ liệu và m
hóa c c đối tƣ ng quản lý…qua chƣơng 3 t c giả cũng nêu c c điều kiện để
thực hiện các giải ph p để góp phần hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn trong
chu trình bán hàng và thu tiền tại cơng ty Cổ phần Pymerpharco nhƣng luận
văn vẫn có nhiều điểm cần bổ sung để hoàn thiện.
Nghiên cứu của t c giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh và Nguyễn Mạnh Toàn
(2013), trong ài viết“Tiếp cận tổng thể và đa chiều về hệ thống thông tin

ế

toán”, qua phƣơng pháp tổng h p và hệ thống hóa c c nghiên cứu trong và
ngồi nƣớc t c giả đ giới thiệu s u c ch tiếp cận về h i niệm và ản ch t của
HTTTKT hiện nay gồm: tiếp cận hƣớng đến đối tƣ ng ế to n tiếp cận theo chu
trình tiếp cận theo hƣớng tổ chức công t c ế to n và ộ m y ế to n tiếp cận với
tƣ c ch là một hệ thống thông tin tiếp cận thông qua việc


6

x c định c c yếu tố c u thành HTTTKT và tiếp cận trong điều iện tin học hóa T
c giả chỉ ra mỗi c ch tiếp cận đều có ý nghĩa lý luận và thực tiễn nh t định

đồng thời cũng chỉ ra những hạn chế trong việc tiếp cận HTTTKT trên một
hía cạnh hoặc một số yếu tố c u thành HTTTKT Từ đó t c giả trình ày một c
ch tiếp cận mới mang tính tổng thể và đa chiều về HTTTKT đó là tiếp
cận dựa trên mối liên hệ giữa chu trình hoạt động và c c phần hành ế to n và c
ch tiếp cận dựa trên mối liên hệ giữa c c phần hành ế to n với c c nguồn
lực

phƣơng ph p và quy trình hạch to n

c ch

h i qu t và trực quan về mối liên hệ và tính thống nh t g

c u thành của HTTTKT giúp hiểu r hơn
ứng dụng trong qu trình phân tích thiết ế và tổ chức một HTTTKT hiệu quả
Tuy nhiên nghiên cứu chỉ dừng ở gi c độ lý thuyết chƣa đi sâu vào tổ chức
thông tin ế to n cho một đơn vị cụ thể
Khi ứng dụng cơng nghệ thơng tin nói chung và tổ chức công t c quản lý
theo hệ thống quản trị ERP nói riêng cần phải thay đổi c ch tiếp cận tổ chức
HTTTKT mà c ch tiếp cận HTTTKT theo chu trình là c ch tiếp cận mới ph
h p để tăng cƣờng chức năng phối h p trao đổi thông tin giữa c c ộ phận
này C ch tiếp cận này hƣớng đến c c đối tƣ ng sử dụng thông tin
cơ sở x c định r từng loại thông tin ế to n cần thiết cho ai cho
năng nào trong một chu trình inh doanh để tổ chức ghi nhận theo d i

oco

hoặc phân quyền truy cập hai th c dữ liệu thơng tin đó một c ch nhanh chóng
và chính x c Để đảm ảo c c hoạt động đƣ c diễn ra một c ch nhịp nhàng đồng
ộ nhằm đạt đƣ c hiệu quả cao phối h p hoạt động giữa c c chức năng

ộ phận c nhân c ng tham gia trong c ng một chu trình h c với việc tổ chức
HTTTKT theo từng phần hành theo d i và cung c p thông tin về từng đối tƣ
ng ế to n Điều này đ đƣ c phân tích làm r trong nghiên cứu “Tiếp cận theo
chu trình - Cơ sở để nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin ế to n”


7

của t c giả Nguyễn Mạnh Toàn (2011) Nghiên cứu này tổ chức c c hoạt động
thành ốn chu trình cơ ản là chu trình n hàng và thu tiền chu trình mua hàng
và thanh to n chu trình sản xu t và chu trình tài chính Nghiên cứu này là cơ sở
để t c giả tổ chức c c chu trình trong cơng ty định hƣớng hồn thiện tổ chức
thông tin ế to n để đ p ứng đầy đủ chức năng của ế to n trong chu trình Trần
Thị Thanh Tâm (2013) "Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn trong chu trình
cung ứng tại Cơng ty Cổ phần Cẩm Hà" – luận văn thạc sĩ
quản trị kinh doanh của Đại học kinh tế - Đại học Đà Nẵng, với đề tài này tác
giả cũng đ nêu lý luận hệ thống thơng tin kế tốn ở phần thực trạng tác giả
nêu về tổ chức hệ thống chứng từ trong chu trình cung ứng, tổ chức và mã hóa
dữ liệu, tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng tại công ty cổ phần
Cẩm Hà cũng nhƣ ở phần đ nh gi ƣu và huyết điểm để từ đó t c giả có những
giải pháp hồn thiện quy trình ln chuyển chứng từ; hồn thiện tổ chức và
mã hóa dữ liệu; hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng
trong mục này tác giả đ đƣa ra sơ đồ hồn thiện quy trình. Nhìn chung đề tài
này cũng h hồn chỉnh về mặt lý thuyết những giải ph p đƣa ra là bám sát
thực trạng.
Đề tài "Tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình doanh thu tại cơng ty
TNHH TH TM Gia Bảo" là đề tài nghiên cứu về tổ chức thông tin kế tốn
trong chu trình doanh thu. Bên cạnh đó đề tài là kế thừa từ cơng trình nghiên
cứu của các tác giả nói trên để vận dụng vào thực tế cơng ty để có những giải
pháp h p lý giúp công ty ngày càng phát triển bền vững hơn

8

CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝLUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN
KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
1.1.TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN
1.1.1. hái niệ

của hệ thống th ng tin

ế t án

Hệ thống thơng tin kế tốn là một bộ phận c u thành quan trọng của hệ
thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực c c phƣơng
tiện c c phƣơng ph p ế to n đƣ c tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung
c p thơng tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng nhƣ
ết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ nh t định. Hai chức
năng của hệ thống thơng tin kế tốn là thơng tin và kiểm tra [2].

Hệ thống thơng tin kế tốn là sự kết h p giữa hệ thống kế tốn và hệ
thống thơng tin. Tổ chức công tác kế to n trong điều kiện ứng dụng CNTT tạo
ra một hƣớng nghiên cứu mới - nghiên cứu về hệ thống thơng tin kế tốn.
Ta có thể hiểu “Hệ thống thơng tin kế tốn là một tập h p các nguồn lực bao
gồm con ngƣời và các máy móc thiết bị nhằm biến đổi dữ liệu kế tốn thành
các thơng tin kế to n” đƣ c minh họa qua Hình 1.1.

Dữ liệu

kế tốn

Thơng tin

Phần

kế tốn

cứng

(Báo cáo
tài chính,

(Chứng

t ừ)

Con

Báo cáo

ngƣời

kế tốn
quản trị)

Cơ sở
dữ liệu

Hình 1.1. Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán

1.1.2. Quy trình xử lý kế tốn trong doanh nghiệp
Việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lý kế tốn và cung c p thơng tin

Ghi nhận

Xử lý

Báo cáo

(Nguồn: [2])


10

1.1.3. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế tốn với các hệ thống
thơng tin khác trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng, phức
tạp với nhiều chức năng h c nhau đƣ c thực hiện bởi các bộ phận khác nhau,
có mới quan hệ ràng buộc, chặt chẽ, cung c p thông tin lẫn nhau nhằm đảm
bảo cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả.
Các hệ thống thơng tin chức năng nhƣ hệ thống thơng tin tài chính, hệ
thống thơng tin nhân sự, hệ thống thông tin maketing, hệ thống thông tin cung
ứng, hệ thống thông tin sản xu t, hệ thống thơng tin n hàng đều có mối
quan hệ chặt chẽ với nhau và có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thơng tin
kế tốn tạo nên một hệ thống thơng tin quản lý hồn chỉnh phục vụ yêu cầu
quản trị của doanh nghiệp [2].
Mối quan hệ giữa HTTTKT và các hệ thống thông tin h c đƣ c thể hiện qua sơ
đồ ở Hình 1.3.

HTTT
nhân sự

Hình 1.3. Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ
thống thông tin khác trong doanh nghiệp


11

1.1.4. Tổ chức HTTTKTtheo phần hành và chu trình
a.Tổ chức thơng tin kế tốn theo phần hành
Tổ chức thơng tin kế toán theo phần hành là cách tổ chức dữ liệu kế
toán bằng việc phân loại và xử lý theo từng đối tƣ ng kế toán nh t định. Mỗi
phần hành do một nhân viên kế toán phụ tr ch độc lập. Nhân viên kế tốn
phần hành nào thì chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra t t cả các chứng từ liên
quan và thực hiện việc cập nhật dữ liệu theo từng đối tƣ ng kế toán thuộc
phần hành đó Cụ thể, kế tốn các phần hành theo dõi và cung c p thơng tin về
số dƣ đầu kì, tình hình ph t sinh tăng ph t sinh giảm trong kì và số dƣ cuối kì
của từng đối tƣ ng.
Ví dụ: Với phần hành kế tốn vật tƣ căn cứ vào các số liệu trên các
phiếu nhập – xu t kho, kế toán chi tiết vật tƣ sẽ theo dõi sự biến động về số lƣ
ng đơn gi , thành tiền vào sổ chi tiết mở cho từng loại vật tƣ theo trình tự
thời gian. Tồn bộ chứng từ, các sổ kế toán chi tiết liên quan đến vật tƣ do

ế

toán vật tƣ quản lý và lƣu trữ. Cuối kì, kế tốn chi tiết vật tƣ sẽ tiến hành kiểm

tra, cộng sổ để x c định giá trị từng loại vật tƣ tồn kho và lập bảng tổng h p
nhập – xu t – tồn cho toàn bộ vật tƣ hàng hóa trên cơ sở đó đối chiếu để đảm

bảo khớp đúng với số liệu của kế toán tổng h p.
Trong doanh nghiệp thƣờng có các phần hành kế toán chủ yếu nhƣ: ế
toán vốn bằng tiền, kế toán vật tƣ ế tốn cơng n , kế to n TSCĐ ế tốn chi phí
sản xu t và giá thành sản phẩm…
Tổ chức thơng tin kế tốn theo phần hành hƣớng đến c c đối tƣ ng kế
toán, chú trọng đến việc phân loại, thu thập, xử lý và cung c p thơng tin về
tình hình và sự biến động theo từng loại tài sản và nguồn vốn trong quá trình
kinh doanh của cơng ty [2].
b.Tổ chức thơng tin kế tốn theo chu trình
Việc tổ chức cơng tác kế tốn theo chu trình độc lập đ p ứng đƣ c yêu


12

cầu về cung c p thông tin theo từng đối tƣ ng kế tốn, lập báo cáo tài chính và
kiểm tra bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thơng tin kế tốn cung c
p ngày càng đóng vai trị quan trọng trong cơng tác quản lí, điều hành các hoạt
động của doanh nghiệp. T t cả các bộ phận trong doanh nghiệp đều cần thơng
tin do kế tốn cung c p và ngƣ c lại kế tốn khơng phải là điểm khởi đầu mà
thƣờng là ghi nhận và tiếp tục xử lí kết quả của các bộ phận khác trong toàn
hệ thống doanh nghiệp. Do vậy, việc tổ chức dữ liệu kế tốn theo từng chu
trình một cách riêng lẻ độc lập sẽ không giúp khai thác, kế thừa hết các dữ
liệu và thông tin từ các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp Hơn nữa
việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận của doanh nghiệp trong điều kiện tổ
chức thơng tin kế tốn theo chu trình cịn nhiều hạn chế.
Mặt khác, trong q trình hoạt động của các doanh nghiệp có những
cơng việc lặp đi lặp lại một c c thƣờng xuyên, liên tục theo một trình tự (chu
trình) nh t định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá
nhân tham gia thực hiện trong đó có sự tham gia tích cực của các chu trình kế
to n Để đảm bảo các hoạt động diễn ra một các nhịp nhàng đồng bộ nhằm đạt

đƣ c hiệu quả cao nh t, cần phải phối h p hoạt động giữa các chức năng bộ
phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình. Do vậy cần phải tổ
chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công
việc đƣ c tiến hành xuyên suốt qua c c công đoạn là cơ sở để x c định trách
nhiệm của từng bộ phận trong việc phối h p thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng
chéo, sai sót.
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin nhƣ hiện nay, nhằm tăng
cƣờng chức năng phối h p trao đổi dữ liệu và thơng tin giữa các chu trình kế
tốn và giữa kế toán với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, bên cạnh việc
tổ chức theo từng phần hành, cần thiết phải xây dựng HTTTKT theo các chu


13

trình C ch này hƣớng đến phục vụ c c đối tƣ ng sử dụng thơng tin kế tốn
trên cơ sở x c định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận
chức năng nào trong một chu trình để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo
hoặc phân quyền truy cập để khai thác dữ liệu thơng tin đó một cách nhanh
chóng và chính xác nh t [2].
Tuy mỗi doanh nghiệp có thể kinh doanh các ngành nghề

lĩnh vực

khác nhau. Một cách khái quát, hoạt động chủ yếu trong một doanh nghiệp
đều có thể tổ chức thành 4 chu trình cơ

ản bao gồm: Chu trình doanh thu

(bán hàng và thu tiền), chu trình cung ứng (mua hàng và thanh tốn), chu
trình chuyển đổi (sản xu t), chu trình tài chính. Chức năng và hoạt động chủ

yếu của c c chu trình này đƣ c mô tả trong Bảng 1.1.
Bảng 1.1. Bảng mô tả chức năng và h ạt động chính của các chu trình

1. Chu trình doanh thu:
chu trình doanh thu là
tạo sự
việc trao đổi hàng hố
hay dịch vụ với khách
hàng
Những mục tiêu chính
của mục đích này là:
- Ghi nhận c c đơn đặt
hàng kịp thời và chính
xác.
- X c định các khách
hàng đ ng đƣ c hƣởng
tín dụng
- Giao hàng hay cung
c p dịch vụ đúng ngày
thoả thuận.


14

- Xu t ho đơn về sản
phẩm, dịch vụ một
cách chính xác và
đúng thời hạn.
- Ghi nhận và phân
loại ho đơn tiền mặt

kịp thời và chính xác.

hi đƣ c lập sẽ đƣ c chuyển đến
khách hàng và các bộ phận có
liên quan.
- Chuẩn bị hàng và giao
hàng: Nhân viên kho hàng
tiến hành chuẩn bị hàng
theo lệnh bán hàng đóng
gói và làm thủ tục xu t
hàng giao cho khách hàng
tại địa điểm theo yêu cầu.
Xu t hóa đơn cho h ch
hàng:
Hóa đơn n hàng là chứng từ x c
định quyền sở hữu hàng chuyển
cho ngƣời mua và nghĩa vụ
thanh toán của ngƣời mua; là cơ
sở để ghi nhận doanh thu, thuế
GTGT và theo dõi công n của
khách hàng.
- Theo dõi công n phải thu:
Theo dõi thanh tốn theo
từng
hóa đơn n hàng và ết chuyển số
dƣ n khách hàng vào cuối kỳ.
-

Nhận tiền thanh toán
Ghi sổ và lập báo cáo

- Xử lý các nghiệp vụ b t
thƣờng: Giải quyết hàng
bị trả
lại và giảm gi hàng n (căn cứ
biên bản ghi nhận các thỏa thuận
ghi giảm doanh thu và công n
khách hàng); Xử lý các khoản
n quá hạn (thông
o đến
khách hàng các khoản n quá


hạn, lập thủ tục xử lý và hạch
toán các khoản n
hơng địi

đƣ c); Xử lý đơn hàng đặt lại


15

Mua
- Nhận biết nhu cầu vật tƣ
2. Chu trình cung ứng:
hàng
hàng hóa, dịch vụ: So
là tập h p các hoạt
sánh số lƣ ng tồn kho hiện
động liên quan đến nội - Thanh toán
tại với kế hoạch sử dụng

dung mua hàng hóa, tiền
từng loại hàng tồn kho
nguyên vật liệu, dịch
trong thời gian sắp tới
vụ và thanh toán tiền
hoặc số lƣ ng tồn kho tối
cho nhà cung c p bao
thiểu để xác
gồm: đặt hàng, nhận
hàng, nhận hóa
định nhu cầu vật tƣ hàng hóa
dịch vụ cần; bộ phận mua hàng x
đơn và thanh to n cho
c định lƣ ng nhu cầu mua và lập
nhà cung c p.
yêu cầu mua hàng
- Đặt hàng: bộ phận mua
hàng lập đơn đặt hàng, lựa
chọn nhà cung c p, thảo
luận c c điều kiện giao
hàng, thanh toán và kí kết
h p đồng; chuyển đơn đặt
hàng đến bộ phận có liên
quan để thanh tốn.
- Nhận hàng, nhập kho và
bảo quản hàng: bộ phận
nhận hàng (gồm cả thủ
kho) tiến hành làm thủ tục
kiểm tra, nhận hàng và
nhập kho hàng hoặc

chuyển giao đến bộ phận
sử dụng có liên quan; bảo
quản lƣ ng hàng hóa trong
kho
- Xác nhận nghĩa vụ thanh
tốn và theo dõi công n
phải trả: Căn cứ bộ chứng
từ nhận hàng,
hóa đơn mua hàng ế tốn tiến
hành kiểm tra, xác nhận nghĩa


vụ thanh tốn và theo dõi
cơng n phải trả cho nhà cung
cp

- Thanh
toán
tiền

cho nhà cung c p: Theo
phƣơng thức thanh to n đ
thỏa thuận, kế toán tiến


16

hành các thủ tục để thanh toán
tiền cho nhà cung c p.
- Xửlý các nghiệp vụ b t

thƣờng: Xử lý trả lại hàng hóa
và giảm giá hàng mua; chiết
kh u hàng mua; các khoản chi
phí mua hàng phát sinh.
- Ghi sổ và lập báo cáo
3. Chu trình chuyển - Biến đổi - Lập kế hoạch sản xu t: Căn cứ đổi: là
tập h p các hoạt các yếu tố đơn đặt hàng của khách hàng
động liên quan đến q
trìnhchuyểnhóa
ngun vật liệu, sức
lao động thành các sản
phẩm hồn thành. Chu
trình
này
trong
các
nghiệp sản xu t.


17

4. Chu trình tài chính:
là tập h p các hoạt
động liên quan đến quá
trình huy động các
nguồn tiền đầu tƣ vào
doanh nghiệp và quản
lý các dòng tiền chi ra
cho các chủ
và nhà đầu tƣ vào

doanh nghiệp.

Nhƣ vậy có thể th y rằng HTTTKT trong chu trình tài chính
t t cả c c mặt hoạt động
thuộc chức năng
thu; c c hoạt động thuộc chức năng mua hàng và thanh to n thuộc chu trình
cung ứng; c c hoạt động sản xu t ế to n chi phí sản xu t và x c định giá thành
cũng nhƣ gi vốn hàng n thuộc chu trình chuyển đổi
Do đó ốn chu trình này hơng tồn tại độc lập mà có ảnh hƣởng qua lại
lẫn nhau theo mối quan hệ cho - nhận c c thông tin và nguồn lực T t cả c c dữ
liệu phản nh nội dung của c c hoạt động diễn ra trong c c chu trình sẽ


18

đƣ c chuyển đến hệ thống ghi sổ - lập o c o để cung c p thông tin cho các đối
tƣ ng sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp [2].
1.2.TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH DOANH
THU
1.2.1. Đặc điểm của chu trình doanh thu
Doanh thu hơng phải là mục đích cuối c ng của doanh nghiệp nhƣng nó
lại là điều iện quan trọng hàng đầu đảm ảo cho doanh nghiệp tiếp tục tồn tại
và ph t triển trong môi trƣờng inh doanh cạnh tranh Muốn vậy doanh nghiệp
phải x c định đúng nhu cầu của h ch hàng và tìm c ch đ p ứng tốt
nh t c c nhu cầu đó Doanh thu của một doanh nghiệp có thể từ hoạt động tiêu
thụ sản phẩm hàng hóa hoặc cung c p dịch vụ.
Chu trình doanh thu
iện ph t sinh liên quan đến việc n hàng và thu tiền h ch hàng
việc ghi nhận xử lí những nghiệp vụ liên quan đến
và lặp lại đối với từng lần

hoạt động

Nếu n

hiệu với sự hỗ tr của công nghệ thơng tin hiện đại thì sẽ đảm
nghiệp vụ
chóng chính x c và đƣ c
Chu trình doanh thu thƣờng tƣơng tự nhau giữa các loại hình doanh
nghiệp, bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên
quan đến việc bán hàng và thu tiền. Ghi nhận đúng yêu cầu đặt hàng đ p ứng
tốt nh t nhu cầu của h ch hàng và thu đƣ c tiền thanh toán của h ch hàng
đúng thời hạn là mục tiêu chủ yếu của chu trình doanh thu. Hai hệ thống chức
năng cơ ản tạo nên chu trình doanh thu: (1) hệ thống xử lí n hàng và (2) hệ
thống xử lí thu tiền Để thực hiện hai chức năng cơ ản trên, trong doanh nghiệp
thơng thƣờng có hai bộ phận trực tiếp tham gia thực hiện chu trình này

n hà


19

là phòng kinh doanh và phòng kế to n Trao đổi thơng tin đóng vai trị r t quan
trọng để thực hiện phối h p nhịp nhàng và hiệu quả giữa các cá nhân trong
từng bộ phận cũng nhƣ giữa hai bộ phận với nhau [2].
1.2.2. Chức năng của chu trình doanh thu
C c chức năng chính của chu trình doanh thu đƣ c thể hiện nhƣ ở Hình 1 4.

H nh 1.4. Các chức năng ch nh của chu tr nh d anh thu
(Nguồn: [2])

a. Nhận đơn đặt hàng
Đây là hâu đầu tiên của chu trình doanh thu thƣờng đƣ c thực hiện ở
ộ phận

n hàng thuộc phòng

đƣ c ghi nhận

ằng nhiều c ch

inh doanh Đặt hàng của

h ch hàng có thể

h c nhau nhƣ gửi trực tiếp

email điện

thoại … Yêu cầu của h ch hàng phải đƣ c ghi nhận một c ch cụ thể và chính x
c về chủng loại hàng hóa số lƣ ng từng mặt hàng thời gian địa điểm giao hàng
cũng nhƣ c c điều iện thanh to n vận chuyển hàng hóa… Đây chính là c c
thơng tin làm cơ sở để thực hiện c c ƣớc công việc tiếp


20

theo của chu trình [2]
b.

iể

Thơng thƣờng mỗi
hạn nh t định Do vậy
dƣ công n
trƣớc

hi quyết định ch p nhận đơn đặt hà

này

ộ phận

với nhau Trƣớc
phải x c định lƣ
thời điểm giao hàng Do vậy
iểm tra lƣ
phục vụ cho công t c
đƣ

c

thời điểm ph t sinh tăng giảm
Trong doanh nghiệp thƣơng mại nhân viên
phận mua hàng để x c định ngày hàng về trƣớc
của

h ch hàng [2]
c.

ập lệnh bán hàng

Đơn đặt hàng sau hi đƣ c ch p nhận sẽ là cơ sở để lập lệnh
Lệnh

n hàng do bộ phận bán hàng lập

n hàng

đƣ c in ra nhiều liên và chuyển

đến c c ộ phận h c để tiếp tục thực hiện chu trình (nhƣ bộ phận chuẩn bị
hàng để chuẩn ị đóng gói; bộ phận

h để làm c c thủ tục xu t

hóa và đóng vai trị nhƣ phiếu xu t ho,bộ phận ế t án để
và chuẩn ị lập hóa đơn

n hàng theo d i cơng n

và thu tiền

ho hàng

ộ phận này iết
n hàng).

d. Chuẩn bị hàng
Sau hi nhận đƣ c lệnh
chuẩn ị hàng tiến hành chuẩn

n hàng nếu hàng đ có sẵn trong ho ộ phận ị
theo đúng số lƣ ng chủng loại đóng gói và