Hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu tại công ty AMECO

Chuyên đề tốt nghiệp
Trần Anh Hợp
LỜI MỞ ĐẦU
Bước sang thế kỷ 21 xu hướng toàn cầu hoá nền kinh tế Thế Giới đang
ngày càng phổ biến. Trước xu hướng đó mỗi quốc gia dù lớn hay nhỏ đều
phải tham gia vào sự phân công lao động trong khu vực và quốc tế. Chính
hoạt động thương mại quốc tế là sợi dây kết nối nền kinh tế các nước tạo ra
hiệu quả chung trong quá trình phát triển. Đối với một nước đang phát triển
như Việt Nam thì nhận thức đầy đủ mối quan hệ hữu cơ giữa kinh tế trong
nước và mở rộng kinh tế với bên ngoài đang có một tần quan trọng hơn bao
giờ hết.
Ngày nay, hoạt động thương mại quốc tế không chỉ mang ý nghĩa đơn
thuần là buôn bán với bên ngoài mà thực chất là cùng với các quan hệ kinh tế
đối ngoại khác tham gia vào sự phân công lao động quốc tế. Từ khi thực hiện
chính sách mở cửa, Việt Nam đã thiết lập được nhiều mối quan hệ hợp tác
kinh tế - chính trị, thương mại, khoa học kỹ thuật…với nhiều nước trên thế
giới. Các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu ngày một phát triển đa dạng hơn.
Thông qua hoạt động xuất nhập khẩu, Việt Nam có thể đón nhận những thành
tựu khoa học kỹ thuật, nâng cao đời sống nhân dân từng bước thực hiện công
cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước.
Để có thể quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thì hạch toán kế
toán là một công cụ không thể thiếu. Nó cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác
thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh cho các nhà quản lý. Đối với các
doanh nghiệp kinh doanh hàng nhập khẩu, thông qua công tác kế toán nhập
khẩu, doanh nghiệp biết được thị trường nào, mặt hàng nào mà mình đang
kinh doanh có hiệu quả. Điều này không những đảm bảo cho doanh nghiệp
cạnh tranh trên thị trường đầy biến động mà còn cho phép doanh nghiệp đạt
1
Chuyên đề tốt nghiệp
Trần Anh Hợp
được các mục tiêu mà mình đã đặt ra như lợi nhuận, thị phần thị trường, uy

tín kinh doanh.
Xuất phát từ nhận thức trên và qua thời gian thực tập tại công ty Xuất
nhập khẩu kỹ thuật em thấy rằng: Nhập khẩu là một trong những hoạt động
chính của công ty. Em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nhập
khẩu tại công ty AMECO” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của chuyên đề được bố cục
theo ba phần chính sau:
- Chương I: Đặc điểm chung về kinh doanh, quản lý kinh doanh ảnh
hưởng tới công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại công ty AMECO.
- ChươngIII: Thực trạng công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại công
ty AMECO.
- Chương III: Hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại công
ty AMECO.

2
Chuyên đề tốt nghiệp
Trần Anh Hợp
CHƯƠNG I
ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ QUẢN LÝ KINH DOANH VÀ CÔNG TÁC KẾ
TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY AMECO.
1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Công ty được thành lập tháng 10/1998, theo luật doanh nghiệp.
Tên đầy đủ bằng tiếng việt: Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng
Tên giao dịch bằng quốc tế bằng tiếng anh: THE AUTOMATION
MECHANICS ENVIONMENT CO., LTD. (AMECO)
Trụ sở chính:
Địa chỉ: số 2, khu nhà A, Thanh Nhàn, Trần Khát Trân, Hà Nội, Việt Nam
Tel: (84) - 4 - 9714877
Fax: (84) - 4 – 9714869
Email:

Trung tâm giao dịch và kỷ thuật:
Địa chỉ: số 8, cổng 116/31, Phương Liệt, Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam
Tel: (84) - 4 - 8687104
Fax: (84) - 4 – 8687589
Phòng trưng bày:
Địa chỉ: 350, Trần Khát Trân, Hà Nội, Việt Nam
Tel: (84) - 4 - 9722760
Fax: (84) - 4 – 9722761
Nghành nghề kinh doanh:
3
Chuyên đề tốt nghiệp
Trần Anh Hợp
- Mua bán, kinh doanh xuất nhập khẩu các thiết bị tự động hoá, các phụ
tùng dụng cụ đo đạc, hàng điện máy, điện lạnh, thiết bị công nghiệp và
các loại vật tư phục vụ cho sản xuất công nghiệp.
- Cung cấp giải pháp: đầy đủ cho công nghệ cao, trang bị hệ thống đồng
bộ cho máy tính, sử lý tốc độ các thiệt bị điều khiển
- Thực hiện các dịch vụ lắp đặt, bảo dưỡng, bảo trì các thiết bị công
nghiệp, dụng cụ đo.
- Thầu khoán láp đặt các thiết bị tự động hoá, các trang bị cơ sở hạ tầng
Vốn kinh doanh ban đầu : 5.789.000.000 đồng
Trong đó:
Vốn chủ sở hữu : 4.426.000.000 đồng
Vốn vay : 1.372.000.000 đồng
Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty thì phạm vi hoạt động của
công ty bao gồm:
- Thư nhất: Hợp tác khoa học công nghệ với nước ngoài. Cụ thể là trao
đổi, phân phối nghiên cứu đề tài khoa học, công nghệ, chuyển giao tài liệu,
kết quả nghiên cứu, trao đổi tư liệu khoa học công nghệ .
- Thứ hai: Kinh doanh trong lĩnh vực khoa học công nghệ và kỹ thuật.

Cụ thể là nhập khẩu máy móc, thiết bị, dụng cụ vật tư phục vụ cho nghiên cứu
khao học và sản xuất. Nhập khẩu phương tiện vận tải và phụ tùng thay thế, xuất
nhập khẩu ấn phẩm thông tin khoa học, công nghệ, thiết bị văn phòng, hàng
công nghiệp tiêu dùng, dụng cụ cơ khí, hàng may mặc và hàng thủ công mỹ
nghệ.
- Thứ ba: Dịch vụ và tổ chức sản xuất. Cụ thể là thực hiện các dịch vụ
khoa học kỹ thuật, nhận làm đại lí trong việc giới thiệu thiết bị, sản phẩm
4
Chuyên đề tốt nghiệp
Trần Anh Hợp
khoa học công nghệ tại thị trường Việt Nam, thực hiện dịch vụ sở hữu công
nghiệp, lắp ráp thiết bị điện tử, hạt nhân, xây lắp các công trình khoa học kỹ
thuật, dân dụng và công nghiệp, kiểm định chất lượng sản phẩm bằng kỹ thuật
hạt nhân, tư vấn chuyển giao công nghệ cung ứng và hợp tác lao động kỹ
thuật theo qui định hiện hành của Nhà Nước.
Công ty AMECO là công ty trách nhiệm hữu hạn, có tư cách pháp nhân
đầy đủ, hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản tiền Việt Nam ở ngân hàng, có
con dấu riêng để giao dịch. Hiện nay công ty tập trung đầu tư kinh doanh
nhập khẩu các máy móc thiết bị phục vụ cho nghiên cứu khoa học: Máy vi
tính, máy in, thiết bị lạnh, thiết bị bảo vệ môi trường, đo lường kiểm
nghiệm...Khách hàng của công ty là các tổng công ty, viện nghiên cứu, trường
đại học, các công ty trách nhiệm hữu hạn... đóng trên địa bàn thành phố Hà
Nội và các tỉnh lân cận. Khách hàng của công ty là những nước phát triển, có
kỹ thuật, trình độ công nghệ tiên tiến mà sản phẩm nổi tiếng trong khu vực và
trên thế giới, điển hình là Nhật, Mỹ và Hàn quốc...
Với cơ chế tự hạch toán kinh doanh, hoạt động kinh doanh của công ty
ngày càng phát triển.
5
Chuyên đề tốt nghiệp
Trần Anh Hợp

Thực hiện các chỉ tiêu chủ yếu qua các năm
Bảng 1.1.
(2003 – 2005)
Đơn vị: triệu đồng
TT Chỉ tiêu cơ bản 2003 2004 2005
1 Nguyên giáTSCĐ 1.945 2.206
2 Giá trị TSLĐ 60.057 66.324 76.272
3 Vốn chủ sở hữu 6.835 6.987 8.035
4 Các khoản phải thu 17.091 28.927 34.353
5 Các khoản phải trả 54.358 60.503 69.578
6 Tổng doanh thu 179.886 104.625 110.500
7 Tổng lợi nhuận 1.692 1.144 1.200
8 Tổng nộp ngân sách 7.952 4.135 5.600
1.2. NHIỆM VỤ KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KINH DOANH.
Hoạt động kinh doanh nhập khẩu có các đặc trưng cơ bản sau :
- Đối tượng kinh doanh hành nhập khẩu là hàng hoá thu mua của nước
ngoài để bán trong nước. Nó không chỉ đơn thuần là phục vụ cho nhu cầu tiêu
dùng của các tầng lớp dân cư mà chủ yếu là máy móc kỹ thuật phục vụ cho
việc phát triển kinh tế của đất nước.
- Nhập khẩu thường được tiến hành theo hai phương thức : nhập khẩu
trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác.
- Giá nhập khẩu đối với nước ta thường là giá CIF (giá giao tại biên giới
nước mua).
- Hầu hết các chỉ tiêu kinh doanh được phản ánh bằng ngoại tệ. Vì vậy
kết quả kinh doanh không chỉ phụ thuộc vào hoạt động ngoại thương mà còn
bị chi phối bởi tỷ giá ngoại tệ.
6
Chuyên đề tốt nghiệp
Trần Anh Hợp
Hoạt động nhập khẩu được thực hiện bằng hai phương thức:

- Nhập khẩu theo nghị định thư: là phương thức mà các doanh nghiệp
phải tuân theo chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước, chính phủ ta đã ký kết với
chính phủ các nước khác những nghị định thư hoặc các hiệp định thư về trao
đổi hàng hoá giữa hai nước và giao cho một số các đơn vị có chức năng kinh
doanh xuất nhập khẩu thực hiện. Các đơn vị này có nhiệm vụ mua hàng hoá
nước ngoài về bán trong nước. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện
nay số lượng các đơn vị kinh doanh theo phương thức này rất ít.
- Nhập khẩu tự cân đối: ngoài nghị định thư, là phương thức hoạt động trong
đó các doanh nghiệp phải tự cân đối tài chính và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với
ngân sách nhà nước. Theo phương thức này các doanh nghiệp phải tự tìm bạn
hàng, nguồn hàng, tự tổ chức giao dịch, ký kết hợp đồng, nhập và bán. Phương
thức này tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát huy tính năng động, sáng tạo, độc
lập trong hạch toán kinh doanh, thích ứng với cơ chế thị trường.
Cả hai phương thức nhập khẩu trên có thể được thực hiện theo các hình
thức sau:
+ Nhập khẩu trực tiếp: là hình thức nhập khẩu mà trong đó các
doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu có đầy đủ các điều kiện kinh doanh nhập
khẩu và được bộ thương mại cấp giấy phép cho phép trực tiếp giao dịch, ký
kết hợp đồng mua bán hàng hoá và thanh toán với nước ngoài phù hợp với
luật pháp của hai nước.
+ Nhập khẩu uỷ thác: là hình thức nhập khẩu được áp dụng đối với
các doanh nghiệp có hàng hoá nhưng không có khả năng, điều kiện và chưa
được nhà nước cho phép nhập khẩu trực tiếp nên phải nhờ các doanh nghiệp
nhập khẩu trực tiếp nhập hộ. Theo hình thức này doanh nghiệp uỷ thác hạch
toán doanh thu nhập khẩu. Còn đơn vị nhận uỷ thác chỉ đóng vai trò đại lí và
7
Chuyên đề tốt nghiệp
Trần Anh Hợp
được hưởng hoa hồng theo sự thoả thuận giữa hai bên ký kết hợp đồng uỷ
thác nhập khẩu.

Nói chung, các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tuỳ thuộc vào
điều kiện do Bộ Thương Mại quy định và khả năng của mình mà lựa chọn hình
thức nhập khẩu cho thích hợp. Song nhập khẩu trực tiếp là hình thức tốt hơn vì nó
giúp cho doanh nghiệp chủ động trong việc nắm bắt thông tin thị trường và có
điều kiện mở rộng quan hệ, nâng cao uy tín trên thị trường quốc tế.
Các phương thức thanh toán hợp đồng ngoại thương trong kinh doanh
nhập khẩu
Khái niệm hợp đồng ngoại thương ở các quốc gia khác nhau thường
không giống nhau tuỳ theo quan điểm luật pháp của từng nước. Tại Việt Nam
hợp đồng ngoại thương được hiểu như sau: Theo điều 1 pháp lệnh hợp đồng
kinh tế: “Hợp đồng kinh tế là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch
giữa các bên ký kết về thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hoá, dịch
vụ nghiên cứu các ứng dụng khoa học kỹ thuật và các thoả thuận khác có mục
đích kinh doanh với sự quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để
xây dựng thực hiện kế hoạch của mình”.
Hợp đồng ngoại thương được hiểu theo nghĩa của hợp đồng kinh tế, chỉ
khác ở chỗ:
- Chủ thể của hợp đồng không bắt buộc ít nhất một bên là pháp nhân.
- Chủ thể hợp đồng ít nhất phải ở hai nước khác nhau, mang hai quốc
tịch khác nhau.
- Hàng hoá phải được vận chuyển qua biên giới.
Trong các điều khoản của hợp đồng ngoại thương, ngoài bốn điều khoản
bắt buộc (điều khoản chủ yếu) như mọi hợp đồng, các phương thức thanh toán
8
Chuyên đề tốt nghiệp
Trần Anh Hợp
là một điều khoản quan trọng bậc nhất ảnh hưởng đến cách thức hạch toán
cũng như trình tự thủ tục hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp. Trong buôn
bán có thể có nhiều phương thức thanh toán khác nhau, việc lựa chọn phương
thức nào là tuỳ thuộc vào người bán trong những điều kiện cụ thể.

Các phương thức thanh toán hợp đồng ngoại thương:
Thứ nhất: Phương thức chuyển tiền (Remittame): Là phương thức mà
trong đó khách hàng (người trả tiền) yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển
một số tiền cho người khác (người hưởng lợi) ở một địa điểm nhất định bằng
phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu. Việc chuyển tiền đó có thể
thực hiện bằng hai hình thức:
* Điện chuyển tiền (T/T - Telegraphic Transfer): Là hình thức mà ngân
hàng thực hiện việc chuyển tiền bằng điện cho ngân hàng đại lý trả tiền cho
người nhận.
* Thư chuyển tiền (MT - Mail transfer): Là hình thức mà ngân hàng
thực hiện việc chuyển tiền bằng cách gửi thư ra lệnh cho ngân hàng đại lý ở
nước ngoài trả tiền cho người nhận.
Trong hai hình thức này, hình thức T/T nhanh hơn nhưng chi phí cao
hơn.
Sơ đồ 1.1: Trình tự tiến hành nghiệp vụ.
9
Ngân hàng
chuyển tiền
Người chuyển
tiền
Ngân hàng
đại lí
Người hưởng
lợi
(3)
(1)
(4)
(2)
Chuyên đề tốt nghiệp
Trần Anh Hợp

(1) Giao dịch thương mại.
(2) Viết đơn yêu cầu chuyển tiền (bằng thư hoặc điện) cùng với uỷ
nhiệm chi (nếu có tài khoản mở tại ngân hàng).
(3) Ra lệnh cho ngân hàng đại lý.
(4) Chuyển tiền cho người hưởng lợi.
Ưu điểm của phương thức này là thủ tục đơn giản, phí thanh toán không
cao. Tuy nhiên người nhận có thể bị rủi ro do bộ chứng từ thanh toán có thể bị
giả mạo, nên nhiều trường hợp nhà nhập khẩu nhận hàng rồi mới chuyển tiền
cho người bán. Điều đó có thể dẫn tới sự chậm chễ trong thanh toán. Phương
thức này chỉ nên áp dụng với bạn hàng quen thuộc và giá trị lô hàng nhỏ.
Thứ hai: Phương thức nhờ thu (Collection of payment): Là phương thức
trong đó người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung cấp một dịch vụ
cho khách hàng, uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền ở người
mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra.
Các bên tham gia phương thức này gồm :
- Người bán: Là người hưởng lợi.
- Ngân hàng bên bán: Là ngân hàng nhận sự uỷ thác của bên bán.
- Ngân hàng đại lý của bên bán ở nước bên mua.
- Người mua: Là người trả tiền
Có hai phương thức nhờ thu:
10
Chuyên đề tốt nghiệp
Trần Anh Hợp
* Nhờ thu phiếu trơn (Clear collection): Là phương thức trong đó người
bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền cho người mua căn cứ vào hối phiếu do
mình lập ra còn chứng từ thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng.
Sơ đồ 1.2: Trình tự nghiệp vụ nhờ thu phiếu trơn.
11
(2)
Gửi hàng

& chứng từ
(1)
Ngân hàng phục
vụ bên bán
Người bán
Ngân hàng
đại lí
Người mua
(4)
(4)
(4) (3)
Chuyên đề tốt nghiệp
Trần Anh Hợp
Người bán sau khi gửi ngân hàng và chứng từ, tiến hành lập hối phiếu uỷ
thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ bằng lệnh nhờ thu.
Ngân hàng bên bán gửi hối phiếu và uỷ nhiệm thu cho ngân hàng đại
diện ở nước ngoài.
Ngân hàng đại lý yêu cầu người mua trả tiền hoặc chập nhận trả cho hối
phiếu.
Ngân hàng đại lý chuyển tiền thu được , nếu hối phiếu chỉ được chấp
nhận thì ngâng hàng đại lý chuyển hối phiếu lại cho người bán.
Phương thức này đơn giản hơn tuy nhiên nó không đảm bảo quyền lợi
cho người bán bởi vì trong trường hợp nếu người mua mới chấp nhận trả tiền
trên hối phiếu thì người mua có thể lấy được hàng mà người bán chưa nhận
được tiền thanh toán, với người mua thì hối phiếu đến trước hàng, người mua
phải trả tiền ngay trong khi không biết việc giao hàng của người bán có đúng
hợp đồng hay không. Do đó chỉ áp dụng trong các bạn hàng tin cậy.
* Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary collection). Cũng như phương
thức trên song phương thức này người bán không chỉ giao cho ngân hàng hối
phiếu mà còn giao cả bộ chứng từ gửi hàng. Nếu người mua chấp nhận trả

tiền hoặc trả tiền thì mới giao bộ chứng từ để người mua nhận hàng.
Nhờ thu tiền kèm chứng từ có hai loại:
- Nhờ thu trả tiền đổi chứng từ (Documentary against payment): Chứng
từ chỉ được giao khi bên mua trả tiền.
- Nhờ thu chấp nhận đổi chứng từ (Documentary against acceptancce):
Chứng từ được giao nếu bên mua chấp nhận trả tiền hối phiếu trong một thời
gian nhất định. Vì vậy nó được sử dụng trong điều kiện người bán cấp tín
dụng cho người mua.
12
Chuyên đề tốt nghiệp
Trần Anh Hợp
Cũng giống như phương thức trên, phương thức này đơn giản hơn song
người mua có thể trì hoãn, kéo dài thời gian trả tiền. Ngân hàng ở đây chỉ
đóng vai trò trung gian thu tiền hộ, không có trách nhiệm đến việc trả tiền của
người mua.
Thứ ba: Tín dụng chứng từ (Letter of credit - L/C): Là sự thoả thuận
trong đó một ngân hàng (ngân hàng mở thẻ tín dụng thường là ngân hàng
phục vụ người mua) theo yêu cầu của khách hàng (người yêu cầu mở thư tín
dụng là người nhập khẩu) sẽ trả một số tiền nhất định cho người khác (người
hưởng lợi là người bán) số tiền thư tín hoặc chấp nhận hối phiếu do ký phát
trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ
chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng.
Các bên tham gia:
- Người xin mở L/C : Người mua, người nhập khẩu uỷ thác cho người khác
- Ngân hàng mở L/C: Ngân hàng đại diện cho người hưởng lợi.
- Người hưởng lợi : là người xuất khẩu hoặc bất cứ người nào mà người
hưởng lợi chỉ định
Sơ đồ 1.3: Trình tự tiến hành nghiệp vụ L/C
13
(6)

(2)
(4)
(1)
Ngân hàng mở
thư tín dụng (L/
C)
Người nhập
khẩu
Ngân hàng
thông báo thư
tín dụng (L/C)
Người hưởng
thư tín dụng
(L/C)
(5)
(5)
(7) (3)(6)(8)
Chuyên đề tốt nghiệp
Trần Anh Hợp
(1)Người nhập khẩu làm đơn xin mở thư tín dụng (L/C) đến ngân hàng
phục vụ mình yêu cầu mở một thư thư tín dụng cho người xuất khẩu
hưởng.
(2)Căn cứ yêu cầu vào thư tín dụng của người nhập khẩu ngân hàng
phục vụ người nhập khẩu sẽ lập một bộ thư tín dụng và thông qua
ngân hàng thông báo thư tín dụng chuyển L/C đến người xuất khẩu
(người hưởng L/C).
(3)Ngân hàng thông báo thư tín dụng (L/C) thông báo cho người xuất
khẩu toàn bộ thông báo về L/C và khi nhận được bản gốc thì chuyển
ngay cho người xuất khẩu.
(4)Người xuất khẩu chấp nhận L/C thì giao hàng. Nếu không thì đề nghị

ngân hàng mở L/C sửa đổi L/C cho đúng hợp đồng.
(5)Sau khi giao hàng người xuất khẩu lập chứng từ theo yêu cầu của thư
tín dụng chuyển đến ngân hàng mở thư tín dụng xin thanh toán.
(6)Ngân hàng mở thư tín dụng xem xét toàn bộ chứng từ. Nếu phù hợp
với L/C thì thanh toán còn không phù hợp thì gửi trả và từ chối thanh
toán.
(7)Ngân hàng mở L/C đòi tiền người nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ
nhận hàng sau khi người nhập khẩu thanh toán hoặc chấp nhận thanh
toán.
14
Chuyên đề tốt nghiệp
Trần Anh Hợp
(8)Người nhập khẩu kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C thì trả tiền
hoặc chấp nhận thanh toán. Nếu không chấp nhận thì có quyền từ chối trả
tiền.
Phương thức này có tính đảm bảo cao vì vậy được sử dụng phổ biến nhất
nhưng nó có nhược điểm là chi phí thanh toán cao, người nhập khẩu gặp rủi
ro nhiều hơn người xuất khẩu.
Ngoài ra trong thanh toán hợp đồng ngoại thương còn có các phương thức
sau:
* Phương thức ghi sổ (Open accont): Người bán mở một tài khoản (hoặc
một quyển sổ) để ghi nợ người mua sau khi giao hàng, định kỳ người mua trả
tiền cho người bán.
* Phương thức uỷ thác mua (Authority to pủchase A/P): Là phương thức
mà trong đó ngân hàng nước mua theo yêu cầu của người mua viết đơn yêu
cầu ngân hàng đại lý ở nước ngoài phát hành một A/P trong đó cam kết sẽ
mua hối phiếu của người bán với điều kiện đặt trong A/P. Ngân hàng đại lý
căn cứ vào điều khoản của thư uỷ thác mua trả tiền hối phiéu, ngân hàng bên
mua thu tiền của người mua và giao chứng thừ cho họ.
* Thư bảo đảm trả tiền: (Letter of guarantee L/G): Ngân hàng bên người

mua theo yêu cầu của người mua viết thư bảo đảm trả tiền cho người bán,
đảm bảo sau khi hàng của bên bán đã gửi đến địa điểm của bên mua qui định
sẽ trả tiền hàng.
* Thanh toán qua tài khoản treo ở nước ngoài (Esclow account) là
phương thức thanh toán mà hai nhà sản xuất và nhập khẩu thoả thuận theo tài
khoản ở nước nhập khẩu để ghi “Có” số tiền của nhà xuất khẩu bằng hàng
15
Chuyên đề tốt nghiệp
Trần Anh Hợp
nhập khẩu hoặc bằng ngoại tệ tự do, số tiền này dùng để mua hàng của nước
nhập khẩu.
1.3. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
Công ty AMECO có tất cả hơn 80 cán bộ, công nhân viên. Trong đó số
cán bộ công nhân viên có trình độ đại học và trên đại học chiếm 85%, còn lại
là ở trình độ trung cấp kỹ thuật.
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức thành các phòng, các trung
tâm, chi nhánh phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và điều lệ tổ
chức hoạt động của công ty do Bộ trưởng Bộ khoa học công nghệ và môi
trường phê duyệt.
16
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Anh Hợp
giám đốc công ty
giám đốc công ty
Các phòng chức năng
Hệ thống kinh doanh
Phòng
Hành
Chính
Tổ
Chức

Phòng
Kế
Hoạch
Thị
Trường
Phòng
Tài
Chính
Kế
toán
Phòng
SHCN
&
CGCN
Trung Tâm
ứng Dụng
Và
Phát
Triển
nlhn
Chi
Nhánh
Công
Ty
Tại
t.p.hcm
Phòng
Kinh
Doanh
Xuất

Nhập
Khẩu
Trung Tâm
Triển
Khai
Công
Nghệ
Mới
Sơ đồ 1.4.
TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TY AMECO
Trung tâm
công nghệ
thông tin
15
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Anh hợp
Giám đốc công ty cũng chính là chủ sở hữu công ty bổ. Giám đốc là đại
diện pháp nhân của công ty, điều hành toàn bộ công ty chịu trách nhiệm pháp
luật về toàn bộ hoạt động của công ty .Giám đốc có nhiệm vụ và quyền hạn
theo quy định của luật doanh nghiệp nhà nước.
Giúp việc cho giám đốc là trưởng phòng chức năng và kế toán trưởng .
Các trưởng phòng trực tiếp điều hành hoạt động của phòng mình và trịu trách
nhiệm trước giám đốc về nhiệm nhiệm vụ được giao và hoạt động của phòng
trong việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng, phục vụ cho việc ra
quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của giám đốc.
Các trung tâm là các đơn vị hoạch toán phụ thuộc, chịu sự giám sát và
điều hành trực tiếp của giám đốc công ty. Cuối mỗi quý, mỗi niên độ kế toán
phải tổng hợp thông tin lên báo cáo tài chính gửi công ty theo quy định.
Mỗi phòng đều có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng nhưng giữa các phòng
đều có liên hệ mật thiết với nhau, thể hiện từ công việc cung cấp thông tin,
giao dịch, ký kết hợp đồng đến thanh lý hợp đồng kinh doanh nhập khẩu của

công ty. Theo quyết định của giám đốc công ty mỗi phòng có chức năng cụ
thể như sau:
Phòng hành chính - tổ chức: gồm trưởng phòng, một phó phòng và các
cán bộ nhân viên có nhiệm vụ sau:
+ Quản lý, trình giám đốc giải quyết các tài liệu công văn đi, đến của
công ty, quản lý con dấu của công ty.
+ Quản lý các bộ, quản lý hồ sơ của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong
công ty.
+ Quản lý lao động, đôn đốc nhắc nhở các cán bộ, công nhân viên giữ gìn
và tôn trọng kỷ luật lao động, an toàn lao động và bảo vệ tài sản của công ty.
+ Quản lý tài sản của công ty, mua sắm vật tư, đồ dùng và trang thiết bị
mới cũng như kiến nghị thanh lý, hoặc thay thế, sửa chữa các đồ dùng, trang
thiết bị cũ hỏng.
Phòng kế hoạch thị trường: gồm một trưởng phòng, một phó phòng và
các chuyên viên với các nhiệm vụ sau:
16
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Anh hợp
+ Tổng hợp và xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng quý, hàng năm và kế
hoạch 5 năm, lập tiến độ thực hiện kế hoạch, kiểm tra đôn đốc, giúp đỡ các
đơn vị thực hiện kế hoạch đã phê duyệt.
+ Duy trì và phát triển các đầu mối tiếp thị mở rộng thị trường hoạt động
của công ty.
+ Soạn thảo các văn bản, hồ sơ dự thầu của công ty, hợp đồng khoán gọn
cho các đơn vị cơ sở.
+ Chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc họp liên quan đến công
tác xuất nhập khẩu, phát triển và cân đối kế hoạch - thị trường, vốn, tài
sản cố định.
+ Chủ trì nhiệm thu, thanh quyết toán, thanh lý các hợp đồng với các đơn
vị trực thuộc, thực hiện hợp đồng khoán do công ty giao.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: gồm trưởng phòng, một phó

phòng và các chuyên viên với các nhiệm vụ sau:
+ Giúp giám đốc quản lý, điều hành mọi hoạt động kinh doanh xuất nhập
khẩu, thực hiện hoạt động đối nội, đối ngoại trong toàn công ty theo đúng quy
định của pháp luật và của Nhà nước.
+ Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong
phạm vi giấy phép kinh doanh và điều lệ của công ty. Đó là duy trì và không
ngừng phát triển, mở rộng quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước. Tiến
hành các thủ tục, các kỹ thuật nghiệp vụ phù hợp, hiệu quả và đúng pháp luật
kinh doanh xuất nhập khẩu như: Tham gia đàm phán, soạn thảo văn bản giao
dịch, hợp đồng, tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký kết, xin giấy phép và
làm thủ tục thông quan hàng hoá xuất nhập khẩu, theo dõi thanh toán và thanh
lý hợp đồng. Thực hiện các dịch vụ khoa học công nghệ ngoài như: Trao đổi
thực tập sinh và các chuyên gia khoa học kĩ thuật, trao đổi thông tin và
chuyển giao tào liệu khoa học công nghệ.
Phòng kế toán: gồm kế toán trưởng và các kế toán viên có nhiệm vụ
sau:
17
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Anh hợp
+ Theo dõi, phản ánh tình hình vốn, tài sản hiện có, sự biến động tài sản
của công ty.
+ Cùng với các phòng chức năng khác thực hiện các hợp đồng kinh
doanh đã ký kết, giao dịch với ngân hàng, lập quyết toán hợp đồng.
+ Tổ chức hạch toán quá trình tiêu thụ hàng nhập khẩu, theo dõi công nợ
thanh toán chính xác với khách hàng, ghi nhận đầy đủ các khoản hoa hồng
nhận uỷ thác xuất nhập khẩu.
+ Tổ chức ghi chép, nhập máy tính, tính toán số liệu chính xác kịp thời,
đầy đủ phục vụ cho việc lấy số liệu tổng hợp, chi tiết lên các báo cáo tài chính
kế toán, quyết toán, thống kê của công ty.
+ Hạch toán đầy đủ, chính xác chi phí phát sinh để xác định kết quả
kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước.

Riêng phòng sở hữu và chuyển giao công nghệ mới có danh sách
phòng chức năng trong điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty do Bộ trưởng
Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường ký chứ trên thực tế phòng này chưa
hoạt động, nghiên cứu hoàn thành.
1.4. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN
1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán của công ty hiện có ba người, mỗi người được phân công,
phụ trách những phần việc riêng. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức
theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán. Được thể hiện theo sơ đồ:
Sơ đồ 1.5.: Tổ chức bộ máy kế toán tại AMECO
18
Kế toán Trưởng
Kế toán Tiền mặt,
Công nợ và Tài Sản
Cố định
Kế toán Tiền Gửi
Ngân Hàng, Tiền
lương và Chi phí
Kế toán các đơn vị
Trực thuộc
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Anh hợp
Sự phân công lao động kế toán chưa rõ rệt các kế toán phải đảm nhận
nhiều phần hành kế toán, và khối lượng công việc lớn:
Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chung về tình hình tài chính của công
ty, chỉ đạo thực hiện công tác tài chính kế toán, tham mưu cho giám đốc quản
lý kinh tế công ty, xây dựng kế hoạch chi tiêu về tài chính, chỉ đạo việc mở L/
C nhập khẩu, séc thanh toán, có trách nhiệm xét duyệt báo cáo của đơn vị trực
thuộc, tổng hợp lên báo cáo tài chính của công ty.
Kế toán tiền mặt, công nợ, tài sản cố định, chịu trách nhiệm:
- Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tính khấu hao tài sản cố

định.
- Lập phiếu thu, phiếu chi, thường xuyên đối chiếu tình hình tình hình
tiền mặt với thủ quỹ, cùng thủ quỹ chuyển tiền tới ngân hàng.
- Theo dõi tình hình nhập hàng, xuất bán hàng nhập, thanh toán công nợ
với khách hàng, lập quyết toán các hợp đồng nội trình kế toán trưởng, gửi
phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, trình giám đốc phê duyệt.
Kế toán tiền lương, chi phí và tiền gửi ngân hàng có trách nhiệm:
- Trên cơ sở bảng chấm công của phòng hành chính-tổ chức, kế toán tính
ra tiền lương, tiền thưởng trong tháng và tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,
kinh phí công đoàn theo đúng tỷ lệ quy định.
- Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách
chính xác phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh của công ty.
- Thường xuyên cập nhật vào máy các khoản gửi vào, rút ra, phí ngân
hàng, lãi suất được nhận, tính ra số dư cuối ngày tại tài khoản TGNH chi tiết
theo từng ngân hàng, từng loại tiền.
Kế toán các đơn vị trực thuộc: Tuỳ thuộc vào qui mô, khối lượng công
việc mà các đơn vị trực thuộc có cho mình từ hai đến ba kế toán viên. Bộ
phận kế toán có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán ở đơn vị mình, từ kế
19
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Anh hợp
toán vật tư, tài sản, tiền vốn đến hoạch định kết quả kinh doanh, lên các báo
cáo tài chính của đơn vị gửi lên công ty theo quy định, phục vụ cho việc xét
duyệt và tổng hợp lên các báo cáo tài chính toàn công ty của kế toán trưởng.
1.4.2.Chính sách chế độ kế toán áp dụng tại công ty
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam đã được đăng ký với nhà nước,
đó là hệ thống các chuẩn mực, chính sách theo quy định của nhà nước Việt
Nam. Công ty ap dụng các loại chứng từ, sổ kế toán, hệ thống tài khoản, hệ
thống báo cáo được ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ-CĐ kế toán
ngày 01/1995 của bộ trưởng Bộ Tài Chính.

Vận dụng chế độ tài khoản:
Để hoạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, AMECO sử dụng các
tài khoản chủ yếu sau:
- TK 111 : Tiền mặt
- TK 112 : Tiền gửi ngân hàng
TK 1121: Tiền Việt Nam
TK 1122: Tiền ngoại tệ
- TK 1388 : Phải thu khác
- TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ.
- TK 151 : Hàng mua đang trên đường
- TK 156 : Hàng hoá
- TK 331 : Phải trả người bán
TK 3311: Phải trả cho người bán
TK 3312: Trả trước cho người bán
- TK 144 : Ký quĩ
- TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước
20
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Anh hợp
TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
TK 33311: Thuế GTGGT đầu ra của hàng hoá, dịch vụ.
TK 33312: Thuế GTGT đầu ra của hàng hoá nhập khẩu.
TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt.
TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu .
TK 33332: Thuế nhập khẩu
- TK 413 : Chênh lệch tỷ giá
- TK 511 : Doanh thu bán hàng
TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá
TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ
- TK 632 : Giá vốn hàng bán

- TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính
- TK 635 : Chi phí hoạt động tài chính
- TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh
Vận dụng chế độ chứng từ:
Công ty áp dụng các loại chứng từ được ban hành theo Quyết định số
999- TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài Chính. Công ty thường dùng
các loại chứng từ :
• Đối với ngân hàng: Uỷ Nhiệm Chi
• Đối với khách hàng: Phiếu Thu, Phiếu Chi, Hoá Đơn GTGT
• Đối với nội bộ: Giấy Đề Nghị Tạm ứng, Giấy Thanh Toán Tạm
ứng
Vận dụng chế độ sổ kế toán:
Tổ chức kế toán trong một doanh nghiệp cũng như công tác nhập khẩu
phải gắn liền với việc nghiên cứu, vận dụng hình thức kế toán phù hợp với qui
mô hoạt động kinh doanh của công ty. Xuất phát từ yêu cầu đó công ty
21
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Anh hợp
AMECO đã vận dụng hình thức nhật ký chung. Đây là hình thức sổ thích hợp
với mọi loại hình, qui mô kinh doanh, thuận tiện cho việc vi tính hoá công tác
kế toán. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán của Bộ Tài chính -
Kế toán, Bộ Xây Dựng. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán sẽ
tiến hành tổng hợp phân loại. Chứng từ thuộc bộ phận nào thì bộ phận ấy
phản ánh vào sổ sách liên quan và nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có
trong máy vi tính, máy sẽ tự xử lí số liệu và đưa ra thông tin theo yêu cầu
được khai báo. Qui trình này được thể hiện qua sơ đồ sau:


22
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Anh hợp
Sơ đồ 1.6: Hạch toán theo hình thức nhật ký chung tại công ty AMECO:

23
Chứng từ gốc
(hoá đơn thương mại, vận đơn, thông báo thuế, giấy
báo có, giấy báo nợ)
Kế toán phân loại và nhập chứng từ vào máy vi tính
Khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy vi tính
Máy vi tính xử lý thông tin và đưa ra sản phẩm
Nhật ký chung
Sổ cái các tài
khoản
111, 112, 156,
511, 632…
Báo cáo chi tiết,
tổng hợp hợp
đồng, công nợ
Các báo cáo tài
chính