Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN
*********

TRIỆU TẤN ĐẠT

HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
TẠI CÔNG TY TNHH MTV KHANG MỸ HƯNG

Chuyên ngành: Kế tốn
Mã số: 8340301

TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng - Năm 2019


CƠNG TRÌNH NÀY ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN

Người hướng dẫn khoa học: TS. Hồ Văn Nhàn

Phản biện 1: TS. Nguyễn Phi Sơn
Phản biện 2: TS. Nguyễn Thành Sơn

Luận văn đã được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ
họp tại Trường Đại Học Duy Tân vào hồi 16 giờ 00 ngày 03
tháng 3 năm 2019

CÓ THỂ TÌM HIỂU LUẬN VĂN TẠI THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN


1
MỞ ĐẦU
***
1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Chu trình bán hàng – thu tiền trong các doanh nghiệp (DN)
thương mại đều mang những bản chất chung của quá trình trao đổi
hàng hóa, những tài sản chứa đựng giá trị và có thể bán được theo
nhiều hình thức khác nhau. Mọi DN đều mong muốn hoạt động của
đơn vị mình đạt hiệu quả và giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể xảy
ra. Tuy nhiên, các DN ln tiềm ẩn những yếu kém hoặc sai phạm do
các nhà quản lý, đội ngũ nhân viên hay bên thứ ba thực hiện gây ra
thiệt hại hay giảm hiệu quả hoạt động của DN. Chính vì vậy, việc
kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền một cách hữu hiệu sẽ có ý
nghĩa đặc biệt quan trọng trong hoạt động kinh doanh của DN. Việc
xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) chu trình này là một
trong những biện pháp rất quan trọng vì chúng giúp kiểm tra giám sát
mọi hoạt động của DN, đồng thời ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm
và yếu kém, giảm thiểu tổn thất, nâng cao hiệu quả nhằm giúp DN
đạt được các mục tiêu.
Công ty TNHH Một Thành Viên Khang Mỹ Hưng là một
công ty thương mại, kinh doanh và phân phối các mặt hàng nước
giải khác và bia. Cơng ty có 5 cửa hàng nằm rải rác các huyện, thị xã,
với mạng lưới khách hàng tiêu thụ rộng khắp tồn tỉnh Kiên Giang.
Cơng ty là một nhà phân phối có mạng lưới rộng và nhiều uy tín ở
địa bàn tỉnh Kiên Giang. Bán hàng và thu tiền là giai đoạn quan trọng
nhất, quyết định đến sự tồn tại của cơng ty. Vì vậy, chu trình bán
hàng – thu tiền diễn ra thường xuyên và liên tục tại đơn vị nên công

tác KSNB chu trình này ln được các nhà quản lý (NQL) quan tâm.
Hiện tại, công ty đã áp dụng các thủ tục KSNB đối với chu trình bán


2
hàng – thu tiền. Tuy nhiên, việc kiểm sốt cịn nhiều điểm bất cập và
chưa thật hợp lý. Việc thực hiện các biện pháp nhằm hoàn thiện
KSNB đối với chu trình là rất cần thiết khi thời gian qua đã có nhiều
sai phạm xảy ra.
Nhận thức tẩm quan trọng đó, tác giả đã nghiên cứu, theo dõi
một phần công việc trong chu trình bán hàng – thu tiền tại cơng ty,
với mong muốn tìm hiểu thực trạng hiện tại, thực hiện việc đánh giá
và đề xuất những giải pháp nhằm hồn thiện hơn nữa KSNB chu
trình này. Do vậy, tơi chọn đề tài “Hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu
trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng”
làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ kế toán.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Luận văn tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về KSNB
và KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong DN.
- Đánh giá thực trạng cơng tác KSNB chu trình bán hàng –
thu tiền tại Công ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng.
- Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4. Phương pháp nghiên cứu
5. Bố cục đề tài nghiên cứu
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng
và thu tiền trong doang nghiệp
Chương 2: Thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán
hàng - thu tiền tại công ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng

Chuơng 3: Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình bán
hàng – thu tiền tại cơng ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu


3
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 . KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1 . Khái niệm kiểm sốt nội bộ
1.1.2 . Vai trị của kiểm sốt nội bộ
1.1.3 . Các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
trong doanh nghiệp
1.1.4 . Các nhân tố cấu thành hệ thống KSNB
1.1.4.1 . Mơi trường kiểm sốt
1.1.4.2 . Đánh giá rủi ro
1.1.4.3 . Hoạt động kiểm soát
1.1.4.4 . Thông tin và truyền thông
1.1.4.5 . Giám sát
1.1.5 . Hạn chế của kiểm sốt nội bộ
Tóm lại, KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không
phải đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện. KSNB chỉ có
thể ngăn ngừa và phát hiện những sai sót, gian lận nhưng không thể
đảm bảo là chúng không xảy ra. Chính vì vậy, một hệ thống KSNB
hữu hiệu đến đâu cũng đều tồn tại những rủi ro nhất định. Vấn đề là
người quản lý đã nhận biết, đánh giá và giới hạn chúng trong mức độ
chấp nhận được. Chính vì vậy nên DN phải thường xuyên đánh giá
và điều chỉnh lại hệ thống KSNB kịp thời.

1.2 . KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG –
THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 . Đặc điểm, sai phạm có thể xảy ra và mục tiêu kiểm
soát


4
1.2.1.1 . Đặc điểm của chu trình
1.2.1.2 . Mục tiêu kiểm soát
Những mục tiêu kiểm soát này được xây dựng trên các rủi ro
mà DN có thể gặp phải trong quá trình thực hiện chu trình bán hàng –
thu tiền.
a. Mục tiêu KSNB đối với hoạt động bán hàng
b. Mục tiêu KSNB đối với hoạt động thu tiền
1.2.2 . Các thủ tục kiểm sốt chủ yếu đối với chu trình bán
hàng – thu tiền
1.2.2.1 . Những thủ tục kiểm soát chung
a. Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng
b. Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin
b.1 Kiểm sốt chung
b.2 Kiểm soát ứng dụng
b.3 Kiểm soát chứng từ và sổ sách
b.4 Ủy quyền và xét duyệt
1.2.2.2 . Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn
a. Kiểm soát giai đoạn “Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng”
b. Kiểm soát giai đoạn “Xét duyệt bán chịu”
c. Kiểm soát giai đoạn “Giao hàng”
d. Kiểm sốt giai đoạn “Lập hóa đơn”
e. Kiểm soát giai đoạn “Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ
phải thu KH”

f. Kiểm soát giai đoạn “Lập dự phịng và xóa sổ nợ phải thu
khó địi
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
KSNB là một chức năng quan trọng của NQL, một trong
những biện pháp rất quan trọng giúp DN ngăn ngừa, phát hiện các sai


5
phạm và yếu kém, giảm thiểu tổn thất, nâng cao hiệu quả nhằm giúp
tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra. Chu trình bán hàng – thu tiền là
một nội dung quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của
DN nên việc thực hiện KSNB chu trình này hết sức cần thiết.
Chương 1 của luận văn đã trình bày những vấn đề lý luận về
KSNB trong DN nói chung và đối với chu trình bán hàng – thu tiền
nói riêng. Đây chính là nền tảng để tiến hành việc nghiên cứu thực
trạng cơng tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty
TNHH MTV Khang Mỹ Hưng. Từ đó, luận văn đưa ra những giải
pháp để hồn thiện KSNB của chu trình này tại cơng ty.


6
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV
KHANG MỸ HƯNG
2.1 . GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH
MTV KHANG MỸ HƯNG
2.1.1 . Quá trình hình thành và phát triển
Tên công ty: Công ty TNHH Một Thành Viên Khang Mỹ
Hưng

Trụ sở và văn phòng: Số 138 đường Trần Huy Liệu, Phường
Vĩnh Lạc, Thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang
Vốn điều lệ: 2.000.000.000 VNĐ
Quan gần 03 năm hình thành và phát triển, cơng ty đã có đội
ngũ hơn 50 cán bộ công nhân viên với mạng lưới 5 cửa hàng trực
thuộc hoạt động rộng khắp tỉnh Kiên Giang. Công ty là một đơn vị
vững mạnh, đủ tiềm năng, tiềm lực và có uy tín trên thị trường tỉnh
Kiên Giang. Công ty luôn phấn đấu để cung cấp sản phẩm cho khách
hàng nhanh nhất và dịch vụ chăm sóc tốt nhất, ổn định nhất.
2.1.2 . Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
2.1.2.1 . Chức năng
2.1.2.2 . Nhiệm vụ
2.1.3 . Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty
Công ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng là một DN thương mại,
kinh doanh các mặt hàng nước giải khát và bia trên địa bàn tỉnh Kiên
Giang với nhiều loại sản phẩm phong phú, đa dạng. Hệ thống các cửa
hàng phân phối sản phẩm ngày càng được hoàn thiện và mở rộng. Để


7
thúc đẩy việc tiêu thụ, cơng ty có nhiều chính sách hỗ trợ tiêu thụ như
chiết khấu, quà tặng, giảm giá, quảng cáo,…
Ngồi trụ sở chính, cơng ty có 5 cửa hàng khu vực (CHKV)
trực thuộc, trải dài trên địa bàn các huyện, thị xã trên toàn tỉnh Kiên
Giang, các cửa hàng này hoạt động theo sự phân cấp và ủy quyền của
công ty. Sản phẩm kinh doanh của công ty đa dạng với hơn 50 loại
sản phẩm nên việc quản lý có nhiều điểm phức tạp.
2.1.4 .Đặc điểm hệ thống kế tốn liên quan đến chu trình
bán hàng – thu tiền tại Công ty
2.1.4.1 . Tổ chức bộ máy kế tốn

PGĐ TÀI CHÍNH
(KẾ TỐN TRƯỞNG)

KẾ TỐN TỔNG HỢP

KẾ
TỐN
KHO,
VẬT TƯ,
TSCĐ

KẾ
TỐN
CƠNG
NỢ

KẾ
TỐN
THANH
TỐN

KẾ
TỐN
BÁN
HÀNG

CÁC CỬA HÀNG KHU VỰC

: Quan hệ trực tuyến
: Quan hệ chức năng

Hình 2.1: Tổ chức bộ máy kế tốn

THỦ
QUỸ


8
2.1.4.2 . Lập và luân chuyển chứng từ kế toán
a. Các chứng từ chủ yếu được sử dụng trong chu trình bán
hàng – thu tiền
ĐĐH, Hợp đồng kinh tế, phiếu giao hàng, lệnh xuất kho, hóa
đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có.
b. Quy định về trách nhiệm của bộ phận lập chứng từ trong
chu trình bán hàng – thu tiền
Tất cả các tài liệu, chứng từ kế toán được các nhân viên kế
tốn kiểm tra đầy đủ, chính xác theo sự phân cơng của Kế tốn
2.1.4.3 . Hệ thống tài khoản kế toán, sổ sách kế toán và
BCTC
TK kế toán được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh. Công ty tuân thủ việc sử dụng các TK kế tốn để hạch tốn
trong chu trình bán hàng – thu tiền theo hệ thống tài khoản kế toán do
Bộ Tài chính quy định. Thơng qua việc ghi chép, đối chiếu cácTK kế
tốn giúp đơn vị tăng cường cơng tác kiểm sốt và hạn chế được
những sai sót trong hạch tốn. Do vậy, các thơng tin trên báo cáo tài
chính được phản ánh một cách chính xác và trung thực. Các TK kế
toán được sử dụng là:
TK 111: Tiền mặt, dùng để ghi nhận nghiệp vụ thu tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng, dùng để ghi nhận nghiệp vụ thu
tiền qua ngân hàng
TK 131: Phải thu KH, dùng để theo dõi các khoản nợ đối với

người mua trả chậm
TK 139: Dự phịng phải thu khó địi, dùng để phản ánh tình
hình trích lập, sử dụng và hồn nhập khoản dự phịng các khoản phải
thu khó địi hoặc có khả năng khơng địi được.
TK 3331: Thuế GTGT đầu ra, dùng để ghi nhận thuế GTGT


9
phải nộp
TK 511: Doanh thu bán hàng, dùng để ghi nhận doanh thu bán
hàng
Cơng ty lập báo cáo tài chính đầy đủ theo Thông tư số
133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 hướng dẫn chế độ kế toán DN
nhỏ và vừa; và một số báo cáo khác theo quy định của công ty.
Hệ thống sổ sách kế tốn tại cơng ty được thực hiện đầy đủ, chi
tiết và đúng quy định của Bộ tài chính và quy định của cơng ty: các sổ
kế tốn chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo doanh thu, báo cáo các
khoản nợ phải thu, thẻ kho hàng hóa, sổ quỹ,…
2.2 . THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH
MTV KHANG MỸ HƯNG
2.2.1 . Mơi trường kiểm sốt
a. Tính chính trực và giá trị đạo đức
b. Đảm bảo về năng lực
c. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
d. Cơ cấu tổ chức
e. Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
f. Chính sách nhân sự
2.2.2 . Đánh giá rủi ro
BLĐ công ty nhận ra được một vài rủi ro có khả năng xảy ra

trong chu trình bán hàng – thu tiền của công ty như sau: Đối thủ cạnh
tranh, Khách hàng,áp lực lên nhân viên, năng lực của nhân viên, sự
thông đồng.
2.2.3 . Hoạt động kiểm sốt
a. Các quy định và chính sách liên quan đến chu trình bán
hàng – thu tiền tại Công ty


10
a.1 Chính sách giá bán
a.2 Chính sách hỗ trợ hoạt động tiêu thụ
a.3 Quy định về ký kết hợp đồng kinh tế và trách nhiệm thẩm
định KH
b. Thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền tại Cơng ty
b.1 Kiểm sốt hoạt động bán hàng
 Tại văn phịng Cơng ty
 Tại các cửa hàng khu vực
b.2 Kiểm sốt hoạt động thu tiền
- Nghiệp vụ thu tiền mặt
• Tại văn phịng cơng ty
• Tại các cửa hàng khu vực
- Nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng
2.2.4 . Thông tin và truyền thông
Thực tế, nhờ việc trao đổi thông tin mà những sai phạm trong
chu trình bán hàng – thu tiền đã được phát hiện, ví dụ như việc trao
đổi thơng tin giữa bộ phận kho với phịng kế tốn giúp phát hiện các
trường hợp chênh lệch mã đồ uống, bia; giữa bộ phận giao hàng với
phòng kinh doanh để giải quyết việc giao nhận hàng hóa,…
2.2.5 . Giám sát
Để đảm bảo kế hoạch kinh doanh hàng năm, công ty ln đề ra

chỉ tiêu bán hàng cho phịng kinh doanh tại văn phịng cơng ty và các
CHKV, cụ thể theo từng tháng trong năm đối với nhân viên kinh
doanh tại văn phòng và NVTT. Căn cứ vào chỉ tiêu trên, cơng ty
đánh giá được mức độ hồn thành chỉ tiêu công việc bán hàng của
từng nhân viên, bộ phận.


11
2.3 . ĐÁNH GIÁ CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH MTV
KHANG HƯNG.
2.3.1 .Mơi trường kiểm sốt
2.3.1.1 . Tính chính trực và giá trị đạo đức
2.3.1.2 . Đảm bảo về năng lực
2.3.1.3 . Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà
quản lý
2.3.1.4 . Cơ cấu tổ chức
Tồn tại
- Cơ cấu tổ chức bên trong các phòng ban chưa thật hợp lý,
còn nhiều điểm hạn chế. Tại văn phòng cơng ty, nhân sự bộ phận kế
tốn cơng nợ của Phịng kế tốn chưa đủ số lượng để đảm đương
cơng việc. Với việc quản lý cơng nợ của văn phịng cơng ty và tồn
bộ các CHKV, hai kế tốn cơng nợ như hiện nay là chưa đủ. Tại các
CHKV, vì nhân sự ít nên có tình trạng kiêm nhiệm nhiều cơng việc
khác nhau. Có thể kể ra một số ví dụ như bán hàng kiêm thu tiền, bán
hàng kiêm công nợ,… Đây là một điểm yếu trong công tác tổ chức
nhân sự tại công ty.
Hiện nay, các CHKV của công ty ở xa và chưa có bộ phận hay
cá nhân nào độc lập giám sát hoạt động của các cửa hàng này. Đối
với chu trình bán hàng – thu tiền, tiềm ẩn nhiều rủi ro rất lớn khi sai

phạm xảy ra ở các cửa hàng này mà lãnh đạo công ty không thể kịp
thời phát hiện và chấn chỉnh.
2.3.1.5 . Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
2.3.1.6 . Chính sách nhân sự
2.3.2 . Đánh giá rủi ro
Tồn tại


12
- BLĐ cơng ty có thể nhận ra một vài rủi ro đối với chu trình
bán hàng – thu tiền. Tuy nhiên, việc nhận diện các rủi ro này không
được đầy đủ vì chưa xây dựng cơ chế thích hợp để nhận diện những
rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên ngoài và bên trong ảnh hưởng đến
hoạt động kinh doanh của cơng ty nói chung và đối với chu trình bán
hàng – thu tiền như sự thay đổi nhu cầu của người tiêu dùng, sự cạnh
tranh của các đối thủ, sự thay đổi nguồn nhân lực,… Do vậy, cơng ty
chưa thể đánh giá được các rủi ro có khả năng xảy ra trong chu trình
bán hàng – thu tiền và xác xuất phát sinh các rủi ro.
2.3.3 .Hoạt động kiểm sốt
2.3.3.1 . Các quy định và chính sách liên quan chu trình bán
hàng – thu tiền tại cơng ty.
2.3.3.2 Thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền tại
công ty.
Hiện nay, công ty chưa xây dựng cho mình một quy trình kiểm
sốt nội bộ đầy đủ đối với chu trình bán hàng – thu tiền và được mơ
tả bằng văn bản chính thức. Điều này dẫn đến việc kiểm soát hoạt
động bán hàng và thu tiền khơng thực sự chặt chẽ, dễ xảy ra nhiều sai
sót và chưa đáp ứng như mong muốn của BLĐ công ty.
a. Kiểm soát hoạt động bán hàng
a.1 Kiểm soát việc “Xử lý đơn hàng”

a.2 Kiểm soát việc “Xét duyệt bán chịu”
a.3 Kiểm soát việc “Giao hàng”
a.4 Kiểm soát việc “Lập hóa đơn”
a.5 Kiểm sốt việc “Ghi nhận doanh thu”
a.6 Kiểm soát việc “Hàng bán bị trả lại, chiết khấu, giảm giá
hàng bán”
a.7 Kiểm soát việc “Theo dõi nợ phải thu”


13
a.8 Kiểm sốt việc “Lập dự phịng và xóa sổ nợ phải thu khó
địi”
b. Kiểm sốt hoạt động thu tiền
b.1 Nghiệp vụ thu tiền mặt
b.2 Nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng
2.3.4 . Thông tin và truyền thông
Tồn tại
- Những sai phạm xảy ra liên quan chu trình bán hàng – thu
tiền chưa được phổ biến rộng rãi đến nhân viên: nêu sai phạm,
nguyên nhân, hậu quả cho nhân viên biết để hạn chế sai phạm.
- Việc phổ biến các thơng tin liên quan đến các đối tượng bên
ngồi tại các CHKV chưa được quan tâm đúng mức như quy định về
hàng trả lại, hàng hóa bể vỡ,…
- Chưa có biện pháp thu thập ý kiến phản hồi của KH, thông
tin về thị hiếu, động thái của đối thủ cạnh tranh,…
2.3.5 . Giám sát
Kết quả
- Công ty đã áp dụng các biện pháp giám sát hoạt động của
các nhân viên chu trình bán hàng – thu tiền thơng qua việc đề ra kế
hoạch và chỉ tiêu cùng với quy định báo cáo hàng ngày cho lãnh đạo

công ty.
- Định kỳ hàng năm có đánh giá năng lực của nhân viên.
Tồn tại
- Chưa có bộ phận KSNB để giám sát hoạt động của các
phòng ban và các CHKV tham gia chu trình bán hàng – thu tiền: quá
trình xử lý ĐĐH, xét duyệt bán chịu, giao hàng, theo dõi nợ phải thu
và thu tiền.


14
- Việc đánh giá năng lực nhân viên còn mang nhiều tính hình
thức và chưa thật sự chi tiết, chính xác.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương này, luận văn đi sâu nghiên cứu cơng tác KSNB
chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH MTV Khang Mỹ
Hưng. Nội dung được đề cập bao gồm tìm hiểu quá trình hình thành
và phát triển công ty, đặc điểm hoạt động kinh doanh và chu trình
bán hàng – thu tiền và thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình
bán hàng – thu tiền qua 5 nhân tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội
bộ của chu trình.
Qua nghiên cứu thực trạng, tác giả đưa ra nhận xét về những
kết quả đạt được và những điểm cịn hạn chế trong cơng tác kiểm
sốt nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại đơn vị. Những nhận xét,
đánh giá này là căn cứ quan trọng để hình thành những giải pháp góp
phần hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng – thu
tiền, giảm thiểu những rủi ro có khả năng xảy ra, nâng cao hiệu quả
hoạt động của chu trình.


15

CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
TẠI CÔNG TY TNHH MTV KHANG MỸ HƯNG
3.1 . SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIỂM SỐT
NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI
CÔNG TY TNHH MTV KHANG MỸ HƯNG
Trên cơ sở lý thuyết được nêu ra ở chương 1, tầm quan trọng
và lợi ích của việc KSNB chu trình bán hàng – thu tiền đã được
khẳng định. Thực trạng công tác KSNB chu trình này được mơ tả chi
tiết ở chương 2. Từ thực trạng này đã cho thấy những kết quả đạt
được cùng với những điểm còn hạn chế trong cơng tác KSNB của
đơn vị đối với chu trình. Từ những điểm hạn chế trên, yêu cầu cấp
thiết là công ty phải thực hiện nhiều giải pháp kịp thời để hồn thiện
kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền để hạn chế những rủi ro có
thể xảy ra, nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn
vị.
3.2 .MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG
TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU
TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH MTV KHANG MỸ HƯNG.
3.2.1 . Hồn thiện mơi trường kiểm sốt
3.2.1.1. Đề cao tính trung thực và các giá trị đạo đức
3.2.1.2. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại cơng ty
a. Xây dựng bộ phận kiểm sốt nội bộ
Hiện nay, cơng ty chưa có bộ phận kiểm sốt nội bộ trong khi
cơng ty ngồi văn phịng chính cịn có 5 CHKV với quy mơ hoạt
động ngày càng mở rộng và phát triển. Bộ phận KSNB sẽ giúp việc


16

cho BGĐ trong việc giám sát và đánh giá thường xun về tồn bộ
hoạt động của cơng ty. Nhiệm vụ chính của bộ phận này là kiểm tra
tính trung thực và độ tin cậy của thông tin, đánh giá các thủ tục kiểm
soát đang được thực hiện, kiểm tra việc tuân thủ các quy định, chính
sách hiện hành.
b. Định biên lại nhân sự các phòng ban, cửa hàng khu vực
Số lượng nhân viên hiện nay tại văn phịng cơng ty và các
CHKV chưa đáp ứng được đầy đủ công việc và cơng tác kiểm sốt
đối với chu trình bán hàng – thu tiền.
Tại phịng kế tốn cơng ty, kế tốn công nợ mới chỉ 2 nhân
viên trong khi phụ trách cơng nợ của KH tồn cơng ty, gồm thị
trường khu vực thành phố Rạch Giá và của 5 CHKV. Cần phải bổ
sung ít nhất 1 nhân viên phụ trách kế tốn cơng nợ để giảm bớt khối
lượng cơng việc hiện nay, giúp quản lý tốt hơn công tác quản lý và
thu hồi nợ.
Ở các CHKV, nhân sự ít và phải kiêm nhiệm nhiều cơng việc
khác nhau. Đối với chu trình bán hàng – thu tiền, việc cùng lúc thực
hiện những cơng việc có liên quan với nhau đã vi phạm nguyên tắc
bất kiêm nhiệm, tiềm ẩn nhiều rủi ro. Vì số lượng nhân viên không
đủ nên đề xuất tăng thêm số lượng nhân viên bán hàng, không thể
cho phép nhân viên vừa là kế tốn vừa là bán hàng.
3.2.1.3. Hồn thiện chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự có vai trò quan trọng trọng việc thúc đẩy
năng suất lao động của nhân viên. Chính sách này càng được chú
trọng đối với nhân sự chu trình bán hàng – thu tiền, một chu trình
quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Bên cạnh
những điểm tích cực, cơng tác nhân sự mà cơng ty đang áp dụng cịn
nhiều mặt chưa hợp lý, cần phải cải tiến, đó là:

17
- Tăng cường công tác đánh giá, nhận xét hiệu quả công việc
của từng nhân viên ở các bộ phận định kỳ hàng tháng, quý, năm.
Việc đánh giá phải khách quan, chính xác nhằm nâng cao năng lực
của nhân viên.
- Tính tốn điều chỉnh chế độ trả lượng cho nhân viên mang
tính cạnh tranh theo tính chất và hiệu quả cơng việc, có tính đến yếu
tố thâm niên cơng tác.
- Chính sách khen thưởng phải tồn diện, khơng chỉ đối với
bộ phận kinh doanh mà còn đối với các bộ phận khác có chức năng
hỗ trợ kinh doanh. Cơng tác khen thưởng phải kịp thời, có hình thức
phù hợp để tạo động lực làm việc cho nhân viên.
- Đối với công tác tuyển dụng: cần tuyển dụng đội ngũ nhân
lực có chất lượng, đúng đối tượng, đúng vị trí:
+ Đề ra những yêu cầu rõ ràng về chuyên môn và kinh nghiệm
với vị trí tuyển dụng.
+ Phịng Tổ chức hành chính có trách nhiệm trong việc tiếp
nhận và sàng lọc hồ sơ một cách chặt chẽ để lựa chọn ứng viên phù
hợp vào vị trí dự tuyển.
+ Q trình tuyển dụng phải linh hoạt, nghiêm túc, phù hợp
với các vị trí dự tuyển.
- Đối với cơng tác đào tạo: cần có kế hoạch đào tạo, bồi
dưỡng nhân viên thường xuyên, định kỳ hàng năm để nâng cao năng
lực làm việc, khuyến khích người lao động gắn bó lâu dài với công
ty. Công ty nên phối hợp với những đơn vị huấn luyện, đào tạo
chuyên nghiệp để cách thức tổ chức và hiệu quả đào tạo thực chất
theo mong muốn của mình.
3.2.2 . Hồn thiện các thủ tục kiểm sốt nội bộ chu trình
bán hàng – thu tiền tại Cơng ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng

18
3.2.2.1 . Hồn thiện trình tự ln chuyển chứng từ
Chứng từ liên quan chu trình bán hàng – thu tiền của công ty
chưa được quản lý chặt chẽ khi không thực hiện việc đánh số liên tục
trên đđh, Phiếu giao hàng khi bị gián đoạn chưa được kiểm tra.
a. Đối với đơn đặt hàng
b. Đối với các Phiếu giao hàng tại các cửa hàng khu vực
Cần siết chặt quy định về việc hủy Phiếu, thay đổi thông tin
trên Phiếu và cách thức lưu trữ
3.2.2.2 . Hoàn thiện thủ tục kiểm soát “Xử lý đơn đặt hàng”
Ở giai đoạn “Xử lý đơn đặt hàng”, công ty chưa thực sự chú ý
trong việc xác minh chính xác đối tượng mua hàng. Ngoại trừ các
KH quen thuộc, khi nhận được một ĐĐH với đầy đủ thơng tin thì
chưa chắc người lập đơn hàng là người thực sự mua hàng hoặc được
ủy quyền mua hàng. Có nhiều ngun nhân dẫn đến tình trạng này
như tính trung thực của người đặt hàng, của NVTT và của nhân viên
bán hàng hay là người ở bộ phận khác tham gia bán hàng. Do vậy, có
tình trạng NVTT, nhân viên bán hàng chuyển các đơn hàng của
khách lẻ sang cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, quán ăn, quán karaoke. Để
tăng tính chính xác của đối tượng mua hàng, công ty cần liên hệ với
KH để đảm bảo ĐĐH là thực sự xuất phát từ họ, nhất là những ĐĐH
có số lượng và giá trị lớn. Điều này nhằm hạn chế tình trạng bán
hàng trả chậm cho những KH giả mạo.
3.2.2.3 . Hồn thiện thủ tục kiểm sốt “Giao hàng”
Với giai đoạn “giao hàng”, cơng tác kiểm sốt cần chú trọng
vào việc hạn chế sự tiếp cận kho ngoại trừ bộ phận thủ kho và việc
đối chiếu tính chính giữa số liệu xuất hàng trên Phiếu giao hàng của
phòng bán hàng và Lệnh xuất kho của thủ kho.
3.2.2.4 . Hồn thiện thủ tục kiểm sốt “Lập hóa đơn”

19
Bộ phận lập hóa đơn chưa tách biệt với bộ phận bán hàng. Tại
cơng ty, nhân viên lập hóa đơn thuộc phịng kinh doanh và tại
CHKV, người lập hóa đơn là nhân viên kế toán nhưng nhân viên này
cũng thực hiện nhiệm vụ bán hàng. Do vậy, công ty nên quy định bộ
phận hóa đơn hồn tồn tách biệt với bộ phận bán hàng. Việc viết
hóa đơn nên giao hồn tồn cho bộ phận kế tốn. Điều này tránh sự
thơng đồng của nhân viên bán hàng và KH khi nhân viên bán hàng
chuyển các hóa đơn từ khách lẻ sang cho khách hàng là các cửa hàng
bán lẻ, quán ăn…
3.2.2.5 . Hồn thiện thủ tục kiểm sốt “Ghi nhận doanh thu”
Cơng tác hồn thiện thủ tục kiểm sốt doanh thu bán hàng cần
tập trung vào việc ghi nhận doanh thu thơng qua các biện pháp quản
lý thực hiện chính sách giá bán và cải tiến, nâng cấp hệ thống phần
mềm máy tính.
a. Kiểm sốt giá bán
b. Hồn thiện hệ thống phần mềm
3.2.2.6 . Hồn thiện thủ tục kiểm sốt “Doanh thu hàng trả
lại, chiết khấu, giảm giá hàng bán”
Đối với việc kiểm soát hàng trả lại: Chức năng và của các bộ
phận thủ kho, bảo vệ, kế toán, thủ quỹ đã được quy định rõ. Những
sai phạm xảy ra có nguyên nhân là do các bộ phận chưa thực hiện
đầy đủ vai trị của mình, nhân viên bán hàng tham gia khi không
được phép, việc thu và trả tiền không tập trung. Công ty cần quy định
lại một cách rõ ràng, cụ thể nhiệm vụ của các bộ phận, chỉ có một
nhân viên thủ quỹ thực hiện thu và chi tiền, nhân viên bán hàng tuyệt
đối không được tham gia vào công việc hàng trả lại của khách hàng.
3.2.2.7 . Hồn thiện thủ tục kiểm sốt “Theo dõi nợ phải thu”

3.2.2.8 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt nghiệp vụ thu tiền


20
3.2.3 . Hồn thiện cơng tác thơng tin – truyền thông
Trong thời gian tới, công ty cần chú trọng hơn nữa đối với
công tác thông tin – truyền thông đối với các hoạt động của mình mà
chu trình bán hàng – thu tiền là một phần trong đó. Các biện pháp
kiểm sốt tập trung vào việc thu thập thơng tin của các yếu tố bên
ngồi tác động đến chu trình, việc thông tin kịp thời giữa các bộ phận
trong chu trình và ý kiến phản hồi của KH,
3.2.4 . Hồn thiện công tác giám sát
Công tác giám sát hiện nay chưa đáp ứng tính chủ động và kịp
thời cần thiết. Với những hành vi sai phạm đã xảy ra, có thể nhận
thấy rằng cịn nhiều kẽ hở mà từ đó tạo điều kiện cho hành vi gian lận
của nhân viên. Tất nhiên sẽ còn nhiều kẽ hở khác chưa được phát
hiện và tiềm ẩn nhiều rủi ro trong chu trình này. Do vậy:
 Về mặt tổ chức:
+ Bộ phận KSNB chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công
ty, độc lập với các phòng ban khác.
+ Nhân sự từ 2 – 3 người, có trình độ về lĩnh vực kinh doanh
và kế tốn tài chính.
 Về nhiệm vụ:
+ Kiểm tra việc tn thủ các quy trình, chính sách mà công ty
đặt ra của nhân viên.
+ Xác định những rủi ro có liên quan phát sinh từ các nhân tố
bên trong và bên ngoài, đánh giá ảnh hưởng của những rủi ro đó đối
với hoạt động của cơng ty và đề ra các biện pháp quản trị rủi ro thích
hợp.
 Về trách nhiệm

21
+ Thực hiện nhiệm vụ theo sự chỉ đạo của Giám đốc và chịu
trách nhiệm về kết quả công việc.
+ Tuân thủ đúng các quy định của công ty khi thực hiện nhiệm
vụ.
+ Phải độc lập, khách quan trong việc đưa ra quyết đinh.
 Về quyền hạn
+ Có quyền yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp tài liệu
cần thiết.
+ Đưa ra ý kiến, đề xuất, giải pháp cho việc cải thiện cơng tác
kiểm sốt tại cơng ty.
- Cơng ty phải tiến hành công tác đánh giá năng lực, đạo đức
của nhân viên trong các bộ phận bán hàng – thu tiền. Công tác này
không chỉ thực hiện định kỳ hàng năm mà còn được được tiến hành
thường xuyên thông qua việc giám sát sự tuân thủ quy định của công
ty của nhân viên trong hoạt động bán hàng – thu tiền hàng ngày.
Đồng thời, việc đánh giá này nên có sự tham gia của nhiều đối tượng:
đánh giá của bản thân nhân viên, của Trưởng bộ phận và của bộ phận
kiểm sốt độc lập để có căn cứ tổng hợp và chính xác.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Trên cơ sở đánh giá những kết quả đã đạt được cùng với những
mặt còn hạn chế trong Chương 2, Chương 3 nêu ra những giải pháp
để hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
tại Cơng ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng.
Các biện pháp nêu ra tập trung vào việc hồn thiện mơi trường
kiểm sốt; các thủ tục kiểm soát ở các giai đoạn: xử lý đơn đặt hàng,
giao hàng, lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu, nợ phải thu, thu tiền;
thông tin và truyền thông, giám sát.

22
Qua đó, giúp đơn vị kiểm sốt chặt chẽ hơn nữa các khoản
doanh thu, nợ phải thu và tiền thu bán hàng nhằm mục tiêu giảm thất
thoát doanh thu và tiền thu, hạn chế nợ phải thu, đảm bảo hiệu quả
hoạt động kinh doanh và nâng cao năng lực quản lý.


23
KẾT LUẬN
Việc hồn thiện cơng tác KSNB nói chung và KSNB chu trình
bán hàng – thu tiền nói riêng là một yêu cầu hết sức cần thiết. Công
tác KSNB tốt sẽ giảm thiểu các gian lận có thể xảy ra, đáp ứng yêu
cầu quản lý, nâng cao độ tin cậy của các thơng tin tài chính, đem lại
hiệu quả kinh doanh một cách tốt nhất.
Từ kết quả của việc nghiên cứu cho thấy rằng bên cạnh những
kết quả đã đạt được, cơng tác KSNB đối với chu trình bán hàng – thu
tiền tại Công ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng vẫn còn nhiều vấn đề
phải giải quyết. Để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh,
mở rộng quy mô hoạt động, đứng vững trên thị trường và chấp hành
tốt các quy định của pháp luật, việc thực hiện các biện pháp kiểm
sốt nội bộ đối với tồn bộ hoạt động nói chung và đối với chu trình
bán hàng – thu tiền nói riêng là hết sức cần thiết.
Nhằm góp phần hồn thiện kiểm sốt nội bộ đối với chu trình
bán hàng – thu tiền tại Cơng ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng, luận
văn đã đi sâu nghiên cứu những vấn đề sau đây:
1. Luận văn đã nêu được vai trò quan trọng của KSNB đối với
hoạt động bán hàng – thu tiền tại công ty.
2. Luân văn đi sâu nghiên cứu, phân tích thực trạng cơng tác

KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Cơng ty TNHH MTV Khang
Mỹ Hưng.
- Phân tích thực trạng các yếu tố cấu thành có ảnh hưởng đến
tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB nói chung và KSNB
đối với chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng tại công ty.
- Đánh giá những kết quả đạt được từ thực trạng cơng tác
KSNB chu trình bán hàng – thu tiền. Đồng thời, chỉ ra những mặt còn