TƯ VẤN VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHO CTCP BIBICA

TỔNG LIÊN ĐỒN LAO ĐỘNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TƠN ĐỨC THẮNG
KHOA KẾ TOÁN

TIỂU LUẬN

TƯ VẤN VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN
BIBICA
Giảng viên hướng dẫn: Th.S Đồng Quang Chung
Mơn: Hệ thống thơng tin Kế tốn (201085)
Nhóm: 09
Nhóm thực hiện: 03

Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2021


LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển, nhu cầu về cuộc sống ngày càng
được chú trọng hơn. Có cung ắt sẽ có cầu, những cơ hội mới được mở ra cho các doanh
nghiệp, đồng thời cũng tạo ra những khó khăn thách thức, rủi ro mới.
Với sự cạnh tranh mạnh mẽ, đòi hỏi doanh nghiệp ln phải sáng tạo, phát triển
sản phẩm của mình hơn nữa, tạo ra những đặc trưng riêng tuy nhiên vẫn phải đảm bảo đạt
được hai mục tiêu chính là đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đem lại lợi nhuận cho
công ty. Từ những cạnh tranh trên thị trường tồn cầu nói chung và ngành sản xuất bánh
kẹo nói riêng, cũng như áp lực và khó khăn từ nền kinh tế đòi hỏi doanh nghiệp phải
quan tâm hơn đến hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giảm bớt những rủi ro, thiệt hại, đảm
bảo hoàn thành mục tiêu và tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp ngoài việc hồn thành hệ thống quản lý của mình bao gồm lập chiến
lược, nghiên cứu thị trường phát triển, tiếp thị, nhân sự, tài chính, quản trị chất lượng,…
cịn phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên cơ sở các giá trị, chính sách mà

doanh nghiệp đã xây dựng, đồng thời đảm bảo tuân thủ những quy định do Nhà nước ban
hành nhằm giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra ở mức tối thiểu.
Cơng ty Cổ phần Bibica là một trong những công ty sản xuất và kinh doanh bánh
kẹo hàng đầu Việt Nam, là thương hiệu đối với người tiêu dùng. Cơng ty có 4 nhà máy,
10 dây chuyền sản xuất với khả năng cung ứng đến 70 tấn bánh kẹo mỗi ngày. Với quy
mô sản xuất trong nước và xuất khẩu lớn, rủi ro là điều khơng thể tránh khỏi. Hệ thơng
kiểm sốt nội bộ sẽ là một phương tiện giúp ban giám đốc và hội đồng quản trị nắm được
tình hình doanh nghiệp, nâng cao năng lực, cải tiến hiệu quả hoạt động, hạn chế các rủi ro
và hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
Hiện nay, hệ thống kiểm soát nội bộ tại Cơng ty vẫn cịn một số vấn đề bất cập,
cịn nhiều thiết sót cần hồn thiện để đảm bảo được hoạt động đều được ghi nhận đúng và
đủ, không bị thất thoát hay bất thường,… Từ những vấn đề trên, nhóm chúng em quyết
định chọn Cơng ty cổ phần Bibica làm đề tài nghiên cứu cho bài tiểu luận của mình.

MỤC L
2


BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN...............................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................................................3
MỤC LỤC.......................................................................................................................................4
DANH MỤC HÌNH ẢNH..............................................................................................................5
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT................................................................................................6
1.1.

Thông tin chung về Kiểm soát nội bộ.......................................................................................6

1.1.1.

Khái niệm về Kiểm soát nội bộ (KSNB)..........................................................................................6

1.1.2.

Vai trò và mục tiêu của KSNB......................................................................................................... 6

1.1.3.

So sánh và nêu mối quan hệ của Kiểm soát nội bộ và Kiểm tốn nội bộ (KTNB)............................7

1.2.

Thơng tin về quy trình kiểm sốt nội bộ đối với quá trình mua hàng....................................8

1.2.1.

Khái niệm của việc KSNB quy trình mua hàng................................................................................8

1.2.2.

Mục tiêu kiểm sốt chung của chu trình........................................................................................... 8

1.2.3.

Tầm quan trọng của việc KSNB quy trình mua hàng........................................................................9

1.3.

Thiết kế hệ thống KSNB chu trình mua hàng..........................................................................9

1.3.1.

Nhận xét chung................................................................................................................................ 9

1.3.2.

Trách nhiệm về phía Nhà nước........................................................................................................ 9

1.3.3.

Trách nhiệm về phía Doanh nghiệp................................................................................................ 10

1.4.

Phân tích rủi ro và thiết kế thủ tục.........................................................................................12

1.4.1.

Đặt hàng........................................................................................................................................ 12

1.4.2.

Đề nghị mua hàng.......................................................................................................................... 13

1.4.3.

Lựa chọ nhà cung cấp.................................................................................................................... 13

1.4.4.

Kiểm và nhận hàng........................................................................................................................ 13

1.4.5.

Hồ sơ thanh tốn............................................................................................................................ 13

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY BIBICA.................................................................14
2.1.

Thơng tin chung về công ty cổ phần BIBICA.........................................................................14

2.1.1.
2.1.2.
2.1.3.

2.2.

Tổng quan về công ty........................................................................................................................ 14
Bộ máy tổ chức................................................................................................................................. 16
Thành tựu đạt được........................................................................................................................... 18

Tổ chức quy trình mua hàng....................................................................................................20

CHƯƠNG 3: TÌNH HUỐNG PHÁT SINH................................................................................22
3.1.

Tình huống................................................................................................................................22

3

3.2.

Sự kiện 1....................................................................................................................................22

3.3.

Sự kiện 2....................................................................................................................................23

3.4.

Sự kiện 3....................................................................................................................................23

3.5.

Sự kiện 4....................................................................................................................................24

TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................................................25
Y

DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1.1: Logo của Cơng ty Cổ phần BIBICA_____________________________________14
Hình 2.1.2. Nhà máy của Cơng ty BIBICA tại Bình Dương____________________________14
Hình 2.1.3. Một số sản phẩm của BIBICA vào dịp Tết________________________________15
Hình 2.1.4. Một số sản phẩm của BIBICA_________________________________________15
Hình 2.1.5. Thông tin về Ban điều hành của Công ty Bibica năm 2020__________________16
Hình 2.1.6. Sơ đồ tổ chức của Cơng ty Bibica_______________________________________16
Hình 2.1.7. Huy chương Vàng vì Sức khỏe cộng đồng________________________________18
Hình 2.1.8. Chứng nhận "Top 5 Ngành hàng bánh kẹo"______________________________18
Hình 2.1.9. Thực phẩm chất lượng an tồn vì sức khỏe cộng đồng______________________19
Hình 2.1.10. Cúp vàng thương hiệu vì sức khỏe cộng đồng____________________________19

Hình 2.1.11. Giải vàng thương hiệu an tồn vệ sinh thực phẩm________________________19
Hình 2.2.1. Lưu đồ quy trình mua hàng___________________________________________20

4


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1.

Thông tin chung về Kiểm soát nội bộ

1.1.1. Khái niệm về Kiểm soát nội bộ (KSNB)
Là một quá trình thiết kế bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức để cung
cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu:
 Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
 Thông tin đáng tin cậy
 Sự tuân thủ các luật lệ và quy định
Hệ thống KSNB bao gồm năm thành phần: Mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt
động kiểm sốt, thơng tin và trao đổi thơng tin, hoạt động giám sát. Khi thiết kế và vận
hành hệ thống KSNB, các doanh nghiệp (DN) cần chú ý đến các thành phần này, đồng
thời cần quan tâm mức độ tác động của các thành phần đến tính hữu hiệu của hệ thống
KSNB để có những biện pháp ưu tiên trong quá trình thiết kế nhằm đạt được hiệu quả cao
nhất.
Các nội dung quan trọng liên quan đến khái niệm KSNB:
 KSNB gắn liền và là phương tiên để đạt mục tiêu
 KSNB là 1 quá trình/1 hệ thống
 KSNB do con người và thực hiện bởi con người
 KSNB gắn liền với 1 khoản chi phí bỏ ra
 KSNB đảm bảo hợp lý chứ khơng tuyệt đối
1.1.2. Vai trị và mục tiêu của KSNB

Vai trò của một hệ thống kiểm sốt nội bộ:
 Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế tốn và báo cáo tài chính của công ty;
 Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân
viên của công ty gây ra;
 Giảm bớt rủi ro sai sót khơng cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho cơng
ty;
 Giảm bớt rủi ro khơng tn thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty; và
5


 Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy
đủ.
 Thông thường, khi cơng ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội
bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ cơng ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong
việc giám sát và kiểm sốt các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát
trực tiếp của bản thân.
 Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đơng, một
hệ thống kiểm sốt nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ
đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố
của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối
với cơng ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho
những cơng ty có rủi ro thấp hơn.
Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ:
 Nhóm mục tiêu về hoạt động: được thể hiện thơng qua sự hoạt động hữu hiệu và
hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực nội bộ như nhân lực, vật lực và tài lực.
 Nhóm mục tiêu về báo cáo: gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên
ngồi và bên trong Cơng ty sử dụng. Mục tiêu đảm bảo tính trung thực, hợp lý và
đáng tin cậy của báo cáo đơn vị đã cung cấp.
 Nhóm mục tiêu về tuân thủ: tuân thủ pháp luật và các quy định, cụ thể là các quy
định pháp luật ban hành và quy định của Công ty.

1.1.3. So sánh và nêu mối quan hệ của Kiểm soát nội bộ và Kiểm toán nội bộ
(KTNB)
Giống nhau giữa KTNB và KSNB
Vai trò: hướng đến quản trị rủi ro trong doanh nghiệp.
Chức năng: Kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ đều là hình thức kiểm sốt các
hoạt động của doanh nghiệp.
Khác nhau giữa KTNB và KSNB
Ý nghĩa: Các phương pháp và thủ tục do ban quản lý thực hiện để kiểm soát các
hoạt động, để giúp tổ chức đạt được kết thúc mong muốn, được gọi là kiểm soát nội bộ.

6


Chương trình kiểm tốn được thơng qua bởi cơng ty, để xem xét các hoạt động tài chính
và hoạt động của chuyên gia, được gọi là kiểm toán nội bộ.
Bản chất: Trong khi kiểm soát nội bộ là một hệ thống được thiết kế, thực hiện và
duy trì trong một tổ chức. Kiểm toán nội bộ là một chức năng kiểm toán được thiết kế bởi
những người chịu trách nhiệm quản trị, để kiểm tra các hoạt động của công ty.
Thời gian thực hiện: Trong hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm tra được thực hiện
đồng thời, trong khi thực hiện cơng việc. Ngược lại, trong hệ thống kiểm tốn nội bộ,
cơng việc được kiểm tra sau khi nó được thực hiện.
Mục tiêu: Mục tiêu cơ bản của hệ thống kiểm sốt nội bộ là đảm bảo tn thủ các
chính sách quản lý. Ngược lại, kiểm toán nội bộ nhằm phát hiện gian lận.
Nhiệm vụ:
 KSNB: Là công cụ để vận hành doanh nghiệp đảm bảo tính hiệu quả và
tuân thủ pháp luật
 KTNB: Kiểm tra việc tuân thủ nguyên tắc hoạt động, quản lý, chế độ tài
chính kế tốn, chính sách, nghị quyết của đơn vị và tuân thủ pháp luật.
Mối quan hệ giữa KTNB và KSNB
Kiểm toán nội bộ và kiểm sốt nội bộ là 2 q trình quan trọng tại doanh nghiệp

có mối quan hệ qua lại mật thiết với nhau. Đây đều là hình thức kiểm soát các hoạt động
trong doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro để tránh những thất thốt đáng tiếc.

1.2.

Thơng tin về quy trình kiểm sốt nội bộ đối với quá trình mua hàng

1.2.1. Khái niệm của việc KSNB quy trình mua hàng.
Là việc thực hiện các thủ tục, các quy định để ngăn chặn xảy ra cá rủi ro trong quy trình
mua hàng ở doanh nghiệp từ khâu lập giấy đề nghị mua hàng cho đến khâu thanh toán.
1.2.2. Mục tiêu kiểm sốt chung của chu trình
Chu trình mua hàng và thanh tốn là một chu trình rất quan trọng, là yếu tố đầuvào cho
hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp nên cần đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả và tính
tn thủ
 Hàng hố mua vào đảm bảo về quy cách, chất lượng, số lượng.

7


 Các nghiệp vụ thanh toán đều được phê chuẩn bởi người có
thẩm quyền trước khi thực hiện.
 Việc thanh toán phải đảm bảo đúng với số lượng hàng thực tế
mua, đúng nhà cung cấp.
 Đồng thời trong quá trình thực hiện theo dõi, ghi sổ, báo cáo chu
trình mua hàng và thanh tốn phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý
của BCTC.
 Kiểm tra các nghiệp vụ mua vào phải có đầy đủ chứng từ đi kèm như:
yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, hóa đơn của
người bán…có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền.
 Kế toán ghi nhận đúng giá trị thực tế giá vốn hàng nhập kho.

 Các nghiệp vụ thanh toán được tính tốn và ghi nhận đúng đắn.
1.2.3. Tầm quan trọng của việc KSNB quy trình mua hàng
Thiết lập một hệ thống kiểm sốt nội bộ ở quy trình mua hàng chính là xác lập một cơ
chế giám sát mà ở đó bạn khơng quản lý bằng lịng tin, mà bằng những quy định rõ ràng
nhằm giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong quy trình mua hàng của cơng ty.

1.3.

Thiết kế hệ thống KSNB chu trình mua hàng

1.3.1. Nhận xét chung
Kết quả khảo sát thực tế về hệ thống kiểm sốt nội bộ (KSNB) chu trình mua hàng tại các
doanh nghiệp thương mại cho thấy: Hầu hết các doanh nghiệp chưa có sự đầu tư và quan
tâm đúng mức đến hệ thống KSNB, chưa thiết lập hoặc đã thiết lập nhưng cịn nhiều hạn
chế. Do đó, cần đưa ra mơ hình chung về hệ thống KSNB chu trình mua hàng để các DN
làm căn cứ vận dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động tại DN.
1.3.2. Trách nhiệm về phía Nhà nước
KSNB là hoạt động mang tính chất nội bộ, tuy nhiên để hệ thống này hoạt động có hiệu
quả cũng cần có sự hướng dẫn của Nhà nước. ở tầm vĩ mô, Nhà nước cần tiến hành một
số công việc như: xây dựng hệ thống lý luận về KSNB phù hợp với đặc điểm nền kinh tế

8


Việt Nam, xây dựng chương trình đào tạo về hệ thống KSNB cho các sinh viên chuyên
ngành kinh tế, tăng cường các dịch vụ hỗ trợ giúp DN.
1.3.3. Trách nhiệm về phía Doanh nghiệp
Mơi trường kiểm sốt
DN nên lập bảng phân công công việc cho các nhân viên của bộ phận mua hàng và trả
tiền để mỗi cá nhân đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình và tránh đùn đẩy cơng việc cho nhau,

trong đó cần tn thủ ngun tắc “Bất kiêm nhiệm”.
Hoạt động đánh giá rủi ro
Nhà quản lý cần thường xuyên đánh giá và phân tích rủi ro để kịp thời đưa ra giải pháp
nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro. Trong đó, điều kiện tiên quyết là phải xây dựng các
mục tiêu hoạt động cụ thể và phổ biến rộng rãi trong DN.
Hoạt động kiểm soát
a) Đối với hệ thống kế tốn
Kiểm sốt q trình mua hàng
Yêu cầu mua hàng: Khi nhận thấy hàng hóa trong kho thấp hơn mức dự trữ tối
thiểu, bộ phận kho tiến hành lập giấy đề nghị mua hàng 2 liên và chuyển đến bộ phận
mua hàng hoặc khi có nhu cầu, bộ phận bán hàng sẽ lập giấy đề nghị mua hàng. Tiến
hành lưu riêng và theo dõi thường xuyên các hồ sơ: Giấy đề nghị mua hàng đã nhận được
đơn đặt hàng và giấy đề nghị mua hàng chưa nhận được đơn đặt hàng để đảm bảo hàng
đề nghị mua được xử lý kịp thời cho các bước tiếp theo.
Phê duyệt mua hàng: Khi nhận được giấy đề nghị mua hàng, Trưởng phòng cung
ứng sẽ yêu cầu một nhân viên lập báo cáo hàng tồn kho tại thời điểm này để làm cơ sở
cho việc xét duyệt mua hàng đồng thời loại bỏ những giấy đề nghị mua hàng không cần
thiết hoặc mua hàng với số lượng lớn nhằm chiếm đoạt hàng hóa.
Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi nhận được giấy đề nghị mua hàng (đã được phê
duyệt), bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào loại hàng hoá để lựa chọn nhà cung cấp cho phù
hợp. Đối với các nhà cung cấp truyền thống, định kỳ bộ phận mua hàng xem xét lại chất
lượng, giá cả của nhà cung cấp này và so sánh với giá thị trường. Bên cạnh đó, các DN
9


cần mở rộng giao dịch với những nhà cung cấp mới nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng
hàng hóa cung cấp cho khách hàng. Mọi thông tin (giá cả, chất lượng, quy cách, điều kiện
thanh toán, điều kiện giao hàng, mức chiết khấu,…) trong bảng báo giá đều phải được ghi
chép, lưu trữ và tổng hợp để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt;
Đặt hàng: Sau khi lựa chọn nhà cung cấp bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt

hàng. Đơn đặt hàng trước khi thực hiện phải được phê duyệt của Trưởng phòng cung ứng.
Đánh số thứ tự liên tục trước trên các đơn đặt hàng chưa sử dụng và bảo quản cẩn thận.
Tổ chức theo dõi chặt chẽ việc phát hành và sử dụng các đơn đặt hàng đã in sẵn. Nếu
phát hiện bị mất các đơn đặt hàng đã in sẵn, bộ phận mua hàng cần nhanh chóng thơng
báo cho các bộ phận liên quan để ngừng xử lý đối với đơn đặt hàng này.
Xác nhận cam kết mua hàng: Đơn đặt hàng do DN lập chưa phải là chứng từ
chứng minh cho cam kết mua bán hàng hoá giữa bên bán và bên mua. Thông thường sau
khi gửi đơn đặt hàng, DN phải theo dõi để đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng theo
đúng số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn trong đơn đặt hàng.
Kiểm sốt q trình nhận hàng
Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng. Báo cáo nhận
hàng cần ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng hàng thực nhận và được lập thành ba
liên gửi cho các bộ phận: Bộ phận nhận hàng, bộ phận mua hàng và kế toán. Nhân viên
nhận hàng phải từ chối nhận hàng nếu hàng giao không đúng với đơn đặt hàng hay hợp
đồng đã được phê duyệt. Nhanh chóng chuyển hàng đã nhận được đến đúng vị trí tồn trữ
đã được xác định hoặc chuyển ngay đến nơi cần sử dụng để tránh tình trạng đề nghị mua
hàng lần thứ hai đối với hàng đã nhận được.
Kiểm soát nợ phải trả người bán và trả tiền
Khi nhận được hố đơn, kế tốn cơng nợ sẽ kiểm tra đối chiếu giữa hoá đơn với
các chứng từ khác như đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho,… để
đảm bảo nghiệp vụ mua hàng đã được xét duyệt đầy đủ, hàng nhận đúng số lượng, chất
lượng, giá cả theo thỏa thuận giữa hai bên. Tiến hành lưu riêng hồ sơ để theo dõi những
hoá đơn chưa trả tiền và những hoá đơn đã trả tiền để tránh tình trạng trả tiền trùng lắp.

10


Ngồi ra, kế tốn cơng nợ cần chú ý các nghiệp vụ quanh ngày khóa sổ để đảm bảo các
nghiệp vụ đều được ghi đúng niên độ.
b) Đối với hệ thống máy tính

Thứ nhất, đối với các DN nhỏ và vừa cần tìm mua hoặc đặt nhà cung cấp phần
mềm phù hợp với hoạt động tại DN. Đối với các DN có quy mơ lớn nên đầu tư phần
mềm ERP.
Thứ hai, mỗi nhân viên bắt buộc phải có tên đăng nhập (user name) và mật khẩu
(password) để chỉ được phép truy cập trong phạm vi cơng việc của mình, mật khẩu phải
được thay đổi thường xuyên và danh sách người dùng phải được cập nhật liên tục.
Thứ ba, mỗi nhân viên phải chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo những dữ liệu đầu vào
do mình nhập phải chính xác tuyệt đối.
Hoạt động giám sát:
Thứ nhất, giám sát các bước thực hiện chu trình mua hàng và trả tiền để đảm bảo
các thủ tục kiểm soát trên đều được thực hiện nghiêm túc nhằm hạn chế các sai phạm xảy
ra trong chu trình này.
Thứ hai, cuối tháng, Trưởng phịng cung ứng cần yêu cầu nhân viên của mình lập
bảng phản ánh cơng việc đã hồn thành hoặc Giám đốc u cầu Trưởng phịng cung ứng
báo cáo tình hình thực hiện hoạt động mua hàng và so sánh với các chỉ tiêu, kế hoạch đã
định. Bên cạnh đó, Giám đốc cần yêu cầu nhân viên báo cáo ngay lập tức các hoạt động
bất thường xảy ra và các trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận.
Thứ ba, định kỳ hoặc đột xuất, Ban kiểm kê tiến hành kiểm kê hàng tồn kho để
ngăn chặn hành động biển thủ hàng hóa đồng thời xác định chính xác số lượng và chất
lượng hàng cịn lại trong kho để có kế hoạch mua hàng kịp thời nhằm đảm bảo có đủ
hàng hóa tiêu thụ.
Thứ tư, định kỳ, người giám sát cần đánh giá lại hệ thống KSNB để báo cáo cho
Ban Giám đốc về những những khiếm khuyết của hệ thống, sau đó tìm hiểu nguyên nhân
và đưa ra giải pháp khắc phục.

11


1.4.

Phân tích rủi ro và thiết kế thủ tục

1.4.1. Đặt hàng
 Đơn đặt hàng không được xử lý theo đúng quy trình và chưa được phê duyệt của
người có thẩm quyền mà đã chuyển cho nhà cung cấp thực hiện
 Có các sai sót trên đơn hàng, chẳng hạn như số lượng, thời gian giao hàng và điều
kiện thanh toán
 Đơn đặt hàng với nhà cung cấp chưa được phê duyệt hoặc nhà cung cấp có vấn đề
 Dự trữ q nhiều hoặc q ít; đặt hàng khơng cần thiết, mua hàng giá cao chất
lượng kém…
1.4.2. Đề nghị mua hàng
 Đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đíchsử dụng hoặc đặt
hàng trùng lắp, nhiều hơn nhu cầu sử dụng
 Hàng có tồn kho đâu đó nhưng không biết, cứ thấy thiếu là mua mà không kiểm
tra kỷ.
 Dùng tiền Công ty mua các mặt hàng sử dụng cá nhân, không phục vụ cho Công
việc.
 Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghị mua hàng lần hai
đối với hàng đã nhận được.
1.4.3. Lựa chọ nhà cung cấp
 Mua hàng từ những nhà cung cấp khơng có năng lực: hàng kém chất lượng, hàng
giả, hàng nhái, khả năng tài chính yếu.
 Nhân viên mua hàng có thể thơng đồng với nhà cung cấp để chọn họ tuy rằng nhà
cung cấp này khơng có hàng hóa phù hợp nhất hoặc khơng có mức giá hợp lý nhất.
1.4.4. Kiểm và nhận hàng
 Mặt hàng giao không đúng, không đạt yêu cầu nhưng vẫn cho nhập kho
1.4.5. Hồ sơ thanh toán
 Hồ sơ thanh tốn khơng đầy đủ chứng từ quy định . Đơn hàng không được phê
duyệt hay chất lượng, số lượng hàng hóa có vấn đề, đang tranh chấp nhưng vẫn
yêu cầu thanh toán.

12


CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY BIBICA
2.1.
2.1.1.

Thơng tin chung về cơng ty cổ phần BIBICA
Tổng quan về cơng ty

Hình 2.1.1: Logo của Công ty Cổ phần BIBICA
Năm 1990, tiền thân của công ty là phân xưởng kẹo của nhà máy Đường Biên Hịa được
thành lập. Đến năm 1998, Cơng ty Đường Biên Hòa từ một bộ phận của doanh nghiệp
nhà nước thành Công ty cổ phần Bánh Kẹo Biên Hịa. Kể từ ngày 17/1/2007, Cơng ty cổ
phần Bánh Kẹo Biên Hịa chính thức đổi tên thành "Cơng ty cổ phần Bibica" với vốn
điều lệ lên đến 107,7 tỉ đồng. Ngành nghề chính của Cơng ty là sản xuất và kinh doanh
các sản phẩm: Bánh, kẹo, mạch nha. Hiện nay, cơng ty có 3 nhà máy tại Biên Hịa, Bình
Dương, Hưng Yên với tổng công suất thiết kế các dây chuyền khoảng 19.000 tấn sản
phẩm các loại/năm

Hình 2.1.2. Nhà máy của Cơng ty BIBICA tại Bình Dương
13


Hình 2.1.3. Một số sản phẩm của BIBICA vào dịp Tết

Hình 2.1.4. Một số sản phẩm của BIBICA
Tầm nhìn và sứ mệnh: “Công ty cổ phần Bibica sẽ trở thành công ty bánh kẹo hàng đầu
Việt Nam”.

14


2.1.2.

Bộ máy tổ chức

Hình 2.1.5. Thơng tin về Ban điều hành của Cơng ty Bibica năm 2020

Hình 2.1.6. Sơ đồ tổ chức của Công ty Bibica

15


Ghi chú:
1. K.MT: Khối Marketing
2. K.KH: Khối Kế hoạch
3. K.RD: Khối Nghiên cứu và Phát triển
4. K.QA: Khối Kĩ thuật Điện tử
5. K.KD: Khối Kinh doanh
6. K.HC: Khối Hành chánh Nhân Sự
7. K.KT: Khối Tài chính Kế tốn
8. NM BBC BH: Cơng ty TNHH MTV Bibica Biên Hịa
9. CTY BBC MĐ: Công ty TNHH MTV Bibica Miền Đông
10. CTY BBC HN: Công ty TNHH MTV Bibica Hà Nội
11. CTY BBC MT: Công ty TNHH MTV Bibica Miền Tây
Cơ cấu tổ chức của cơng ty được tổ chức theo mơ hình trực tuyến chức năng.
Cơ quan có thẩm quyền cao nhất là Đại Hội Đồng Cổ Đông, cơ quan này quyết
định mọi vấn đề quan trọng của công ty dựa trên Luật Doanh nghiệp và điều lệ công ty.

Đây là cơ quan thơng qua các chủ trương chính sách của cơng ty trong việc phát triển,
quyết định cơ cấu vốn, bầu ra ban quản lý và điều hành công ty.
Hội Đồng Quản Trị là cơ quan quản lý cơng ty, có tồn quyền thay mặt cơng ty để
giải quyết các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty.
Ban kiểm sốt là cơ quan độc lập trong cơng ty do Hội đồng Đại cổ đông bầu ra
nhằm thay mặt cổ đơng kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong
việc quản lí, điều hành hoạt động kinh doanh, quản trị, điều hành cũng như ghi chép sổ
sách kế tốn, báo cáo tài chính của công ty.
Tổng Giám đốc là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành
cơng ty.
Các Phó Giám đốc hỗ trợ, ngồi ra cơ cấu này cịn được chun mơn hóa đến từng
phịng ban

16


2.1.3.

Thành tựu đạt được

Giải thưởng chất lượng Quốc gia 2019 (NM Bibica Biên Hồ) do Bộ Khoa học Cơng
nghệ tổ chức

Hình 2.1.7. Huy chương Vàng vì Sức khỏe cộng đồng

Hình 2.1.8. Chứng nhận "Top 5 Ngành hàng bánh kẹo"

17

Hình 2.1.9. Thực phẩm chất lượng an tồn vì sức khỏe cộng đồng

Hình 2.1.10. Cúp vàng thương hiệu vì sức khỏe cộng đồng

Hình 2.1.11. Giải vàng thương hiệu an tồn vệ sinh thực phẩm
18


2.2.

Tổ chức quy trình mua hàng

Quy trình mua hàng là một loạt các hành vi kinh doanh phát sinh và các hoạt động thu
thập, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin liên quan đến hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ
và thanh tốn với người bán.
Lưu đồ quy trình mua hàng được xây dựng như sau:

Hình 2.2.1. Lưu đồ quy trình mua hàng
19


Lập “Yêu cầu mua hàng”: Khi phát sinh nhu cầu mua hàng hóa, dụng cụ, nguyên
vật liệu, tài sản,... các phòng ban sẽ phải làm phiếu yêu cầu mua hàng gửi cho phòng ban
chịu trách nhiệm mua hàng để tiến hành mua.
Lập “Đề nghị báo giá”: Bộ phận mua hàng sẽ tiến hành lập “Đề nghị báo giá” gửi
đến các nhà cung cấp dựa theo các điều kiện cụ thể của phòng ban yêu cầu.
Theo dõi “Báo giá của nhà cung cấp”: Bộ phận mua hàng sẽ nhận các báo giá từ nhà
cung cấp, sau đó đánh giá và lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
Phê duyệt “Báo giá của nhà cung cấp”: Ban lãnh đạo của doanh nghiệp sẽ xét
duyệt dựa trên thông tin về giá, điều kiện mua hàng và so sánh báo giá của các nhà cung

cấp khác nhau.
Lập “Hợp đồng/Đơn hàng mua”: Sau khi chọn được nhà cung cấp để tiến hành lập
hợp đồng/đơn mua, doanh nghiệp cần ghi nhận các thông tin cần thiết và gửi chúng đến
cho nhà cung cấp để ký kết hợp đồng.
Lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng”: Phòng mua hàng cần thực hiện
để chuẩn bị cho khâu nhập hàng theo lịch, giúp các phịng ban liên quan có thể theo dõi.
Nhập kho: Khi hàng được chuyển đến kho, bộ phận kho cần kiểm tra đầy đủ về số lượng,
thông số kỹ thuật, quy cách,... theo đúng thông tin trên hợp đồng/đơn mua.
Thanh tốn: Phịng mua hàng căn cứ vào các điều khoản trên hợp đồng và các giấy
tờ, biên bản liên quan để lập hồ sơ thanh tốn. Phịng kế tốn tiến hành tiếp nhận, kiểm
tra và thanh toán cho nhà cung cấp.

20


CHƯƠNG 3: TÌNH HUỐNG PHÁT SINH
3.1.

Tình huống

Vào năm 2021, tỷ lệ lợi nhuận gộp của công ty cổ phần bánh kẹo Bibica giảm 4.3% so
với năm 2020. Sau khi kiểm tra và phân tích, cơng ty phát hiện ra rằng vấn đề nằm ở
danh mục giá vốn hàng bán. Doanh thu không thay đổi nhiều nhưng giá vốn hàng bán
tăng cao hơn so với bình thường đã khiến cho lợi nhuận cơng ty giảm xuống. Chính vì
vậy, cơng ty quyết định rà sốt lại và nhận thấy quy trình mua hàng xuất hiện nhiều lỗ
hỏng

3.2.

Sự kiện 1

Trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp cho nguyên vật liệu đường cát, nhiều nhà cung
cấp đáp ứng đủ điều kiện và nhu cầu sử dụng của công ty nhưng nhân viên lại chọn mua
đường cát ở công ty A với giá thành cao hơn so với các cơng ty khác.
Ngun nhân:
 Có sự kiêm nhiệm trong việc phân công nhiệm vụ
 Nhân viên có mối quan hệ thân thiết với nhà cung cấp
 Nhân viên cấu kết với nhà cung cấp để nhận tiền hoa hồng
 Những người khơng có thẩm quyền nhưng vẫn được xét duyệt đơn đặt hàng
Giải pháp:
 Tách bạch chức năng giữa người duyệt mua hàng và người đi mua hàng đồng thời
tách bạch chức năng giữa người đặt hàng và người xét duyệt nhà cung cấp
 Đơn đặt hàng phải được xét duyệt từ những người có thẩm quyền trước khi
chuyển cho nhà cung cấp.
 Quá trình lựa chọn nhà cung cấp cần sự tham gia của nhiều bộ phận nhằm tạo sự
minh bạch, khách quan trong sự lựa chọn.
 Thực hiện hoán đổi nhân viên mua hàng thường xuyên để tránh nhân viên thân
thiết với nhà cung cấp dẫn đến chọn nhà cung cấp bán hàng hóa khơng chất lượng
hoặc khơng đạt điều kiện tốt nhất đối với doanh nghiệp.

21


 Ban hành các quy tắc đạo đức trong đó nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà
cáp hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp và tiến hành các biện pháp kỷ luật
nghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng.

3.3.

Sự kiện 2

Nhiều loại bột mì kém chất lượng và có hạn sử dụng gần nhưng vẫn được nhập kho khiến
cho công ty phải mua mới liên tục.
Nguyên nhân:
 Nguyên vật liệu được kiểm tra bởi những người chưa đủ chun mơn
 Quy trình nhận hàng và nhập kho chưa được kiểm soát chặt chẽ.
Giải pháp:
 Phân nhiệm người nhận hàng và người nhập kho
 Khi nhận hàng, nhân viên bộ phận nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng 3 liên ghi
rõ số lượng, tính chất, chất lượng và hạn sử dụng hàng thực nhận. Trong đó, 1 liên
lưu tại bộ phận nhận hàng, 1 liên gửi đến phịng kế tốn và 1 liên gửi cho bộ phận
mua hàng để theo dõi. Báo cáo nhận hàng cần được đánh số thứ tự và bảo quản
cẩn thận.
 Thiết kế các bảng kiểm tra bao quát tất cả các đặc điểm quan trọng của hàng mua
cần kiểm tra khi nhận hàng như: Số lượng, quy cách, chất lượng,…và gửi kèm với
báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng.
 Thiết lập bộ phận kiểm duyệt chất lượng hàng hóa, nhân viên bộ phận kiểm duyệt
hàng cần phải là những người có chun mơn về mặt hàng đó.
 Hàng hóa phải được đối chiếu lại số lượng, chất lượng với giấy gửi hàng của nhà
 cung cấp và đơn đặt hàng trước khi nhập kho.

3.4.

Sự kiện 3

Giá của nho khô tăng do khi trả nợ cho nhà cung cấp đã trả với giá trị cao hơn giá trị thực
tế của nguyên vật liệu.
Nguyên nhân:
 Sai sót trong quá trình nhập liệu vào hệ thống
22

 Người nhập liệu và chi tiền là một
 Không làm thủ tục nhập kho cho mỗi lần nhập mà phiếu nhập kho gộp chung cho
cả một khoảng thời gian dài
Giải pháp:
 Phân nhiệm người ghi nhận và người chi tiền
 Xem xét lại phiếu nhập kho, sổ kho, hóa đơn đặt hàng để đảm bảo nhập đúng giá
 Kiểm soát chặt chẽ hơn ở khâu kiểm duyệt yêu cầu chi tiền trước khi tiến hành chi.
 Xem xét lại phiếu chi tiền, phiếu nhập kho để tính lại số chính xác
 Xem xét lại nhật ký mua hàng, sổ tổng hợp, sổ chi tiết các khoản phải trả, kiểm tra
tính hợp lý của các chứng từ kế tốn,đối chiếu hàng tồn kho mua vào với sổ sách
kế toán

3.5.

Sự kiện 4

Khoản trả tiền mua hương liệu làm bánh cho nhà cung cấp được ghi chép hai lần
Nguyên nhân:
 Không đồng bộ ở bộ phận kế toán dẫn đến nhập liệu hai lần
 Chứng từ sau khi thanh toán nhưng chưa được đánh dấu đã thanh tốn gây nhầm
lẫn
 Khơng kiểm tra đối chiếu nợ phải trả chi tiết cho từng đối tượng
Giải pháp:
 Xem xét lại phiếu nhập kho, sổ kho, hóa đơn đặt hàng để đảm bảo nhập đúng giá
 Định kỳ mỗi cuối tháng kiểm tra và cập nhật lại nợ phải trả của từng đối tượng để
kịp thời phát hiện
 Kiểm tra lại các hóa đơn, chứng từ liên quan trước khi tiến hành chi tiền

23


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. />
14140#menu-4
2. />3. />
4. Vũ Đăng Minh(2017), Thông tin về công ty cổ phần Bibica,VNR 500 Top 500
Doanh nghiệp lớn nhất Việt nam
5. Quá trình hình thành và phát triển công ty Bibica,Công ty cổ phần Bibica
6. Thanh Thảo(2020), Bibica-Một trong những nơi làm việc tốt nhất Châu Á năm
2020,Công ty cổ phần Bibica
7. Báo cáo thường niên của Bibica năm 2020,Công ty cổ phần Bibica
8. Thành tựu đạt được của Bibica trong q trình hoạt động,Cơng ty cổ phần
Bibica
9. ERP triển khai thành công tại nhà máy Bibica,Chungta
10. Ngọc Minh(2021),Ứng dụng Bibica shop-trợ thủ 4.0 nhà bán lẻ,VietNamnet
11. Ứng dụng hệ thống ERP vào công ty Bibica,123Doc

24