Tổ chức bộ máy kế toán và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ pdf

WWW.WEBKETOAN.ORG
HỘI KẾ TOÁN TP.HCM
CHI HỘI WEBKETOAN
TÀI LIỆU SINH HOẠT CHI HỘI
LẦN THỨ 6 (KỲ 4/2010)
WWW.WEBKETOAN.ORG
Corporate Advisory Services
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HOÀN
THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Triển khai
Mô hình và
Biểu mẫu
WWW.WEBKETOAN.ORG
Mục lục
Page 2
Nội dung
Sự cần thiết và mục tiêu của cẩm nang kế toán………………………….…………
Phương pháp tiếp cận và phạm vi công việc ………… ……………………….…
Giai đoạn 1 – Những công việc chuẩn bò và nghiên cứu ban đầu ……………….
Giai đoạn 2 – Đánh giá công việc và hoạt động của công ty ……………………
Giai đoạn 3 – Đánh giá hệ thống kế toán …………………………………………
Giai đoạn 4 – Dự thảo cẩm nang kế toán ………… ……………………………….
Giai đoạn 5 – Cải tiến bộ máy kế toán ………………………………… …….
Giai đoạn 6 – Huấn luyện nhân viên kế toán …… ………………………………
Phác thảo của cẩm nang kế toán …………………………………………………
Trang
3
4
6
12
18

28
29
32
34
WWW.WEBKETOAN.ORG
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HOÀN
THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
• Tổ chức bộ máy kế
tốn
– C
ả
i ti
ế
n c
ơ
c
ấ
u t
ổ
ch
ứ
c
c
ủ
a b
ộ
máy k
ế
tốn
–

Đ
ào t
ạ
o nhân viên k
ế
tốn
• Hồn thiện hệ thống
kiểm sốt nội bộ:
– So
ạ
n th
ả
o c
ẩ
m nang k
ế
tốn
–
Đ
ào t
ạ
o nhân viên
WWW.WEBKETOAN.ORG
Cẩm nang phương pháp và quy trình kế toán – Phân tích lợi ích và rủi ro
Những rủi ro do thiếu cẩm nang phương
pháp và quy trình kế toán
Ích lợi của việc triển khai cẩm nang kế toán
tổng hợp
Những rủi ro chủ yếu:
 Thiếu sự hướng dẫn rõ ràng, chính xác cho các nhân

viên kế toán để đảm nhận các nghiệp vụ
 Nhân viên kế toán thiếu kinh nghiệm và kiến thức về
hoạt động kế toán
 Hậu quả khi các nhân viên không nắm rõ vai trò và
trách nhiệm của mình trong chức năng kế toán
Những tác động đến Công ty bao gồm:
⇒ Sai sót do những nghiệp vụ kế toán không nhất
quán và không chính xác
⇒ Không có hiệu quả trong việc tổ chức kế toán
⇒ Những rủi ro tiềm tàng về sự chia rẽ tổ chức kế
toán trong trường hợp có sự thay đổi nhân viên
hoặc thôi việc.
⇒ Những rủi ro do việc cập nhật về đònh chế tài
chính trong toàn hệ thống chưa đảm bảo
⇒ Rủi ro do sự vận hành của hệ thống kiểm soát
không hữu hiệu
 Những lợi ích chủ yếu:
 Cung cấp những hướng dẫn rõ ràng, phù hợp và dễ hiểu về các hoạt
động kế toán.
 Đảm bảo các nhân viên kế toán hiểu rõ các quy trình để có thể theo dõi
từng loại nghiệp vụ.
 Tạo điều kiện huấn luyện và phát triển nhân viên.
 Giúp cho nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.
 Quản lý các chứng từ có mục đích sử dụng lâu dài.
 Hệ thống hoáa kiến thức đã được sử dụng và ứng dụng hiệu quả hơn
vào phần hành kế toán
⇒ Nhân viên kế toán được huấn luyện tốt hơn.
⇒ Giảm thiểu các sai sót và rủi ro tiềm tàng.
⇒ Tăng cường kiểm soát hoạt động kế toán.
⇒ Giảm thiểu các rủi ro về sự xáo trộn hoạt động kế toán khi có sự từ

chức hoặc điều chuyển các nhân viên.
Các ích lợi khác:
• Có cơ hội để đánh giá các quá trình hoạt động, kinh doanh để xác
đònh các rủi ro có thể nảy sinh và tạo ra sự cải tiến.
• Có cơ hội để đánh giá và tăng cường chức năng kế toán.
• Có cơ hội để đào tạo và nâng cao kỹ năng và khả năng của nhân
viên.
WWW.WEBKETOAN.ORG
MỤC TIÊU CỦA CẨM NANG KẾ TOÁN
Page 3
Mục tiêu chính của cẩm nang phương pháp và quy trình hạch toán kế toán nhằm hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ, bao gồm các phần như sau:
 Cung cấp sự hướng dẫn thích hợp và rõ ràng về cách xử lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh.
 Đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh được ghi chép đầy đủ, chính xác, nhất quán và theo trình tự thời gian.
 Đảm bảo tất cả các tài liệu kế toán được mở và ghi chép dầy đủ và đáp ứng yêu cầu pháp lý cũng như mục đích quản trò.
 Đảm bảo hệ thống kế toán được chấp nhận phù hợp với tình hình/ điều kiện kinh doanh đặc thù của công ty và cung cấp công cụ
đáng tin cậy cho hệ thống kiểm soát nội bộ.
 Đảm bảo các nghiệp vụ kế toán tuân theo chuẩn mực và hệ thống kế toán Việt Nam cũng như các yêu cầu về báo cáo
 Tạo điều kiện cho việc huấn luyện và phát triển nhân viên.
 Tăng cường hiệu quả luân chuyển thông tin giữa các bộ phận và dần dần dẫn đến việc luân chuyển nhân sự kế toán.
 Đảm bảo những nghiệp vụ diễn ra đã thông qua quy trình hỗ trợ về điện tử và giấy tờ.
Cẩm nang sẽ là bằng chứng sinh động luôn được cập nhật để theo kòp sự thay đổi cả về môi trường bên ngoài (ví dụ sự thay đổi về môi
trường pháp lý) cũng như là sự thay đổi về các hình thức và quy trình kinh doanh của Công ty.
WWW.WEBKETOAN.ORG
PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN VÀ PHẠM VI CÔNG VIỆC
Page 4
Để đạt được những mục tiêu trên, chúng ta sẽ tuân thủ theo phương pháo tiếp cận tổng hợp đối với việc triển khai các
chính sách và quy trình kế toán của Công ty, qua đó xem xét tất cả các chính sách và các nhân tố kế toán / kinh doanh
chính của Công ty.
Các thủ tục và

chúnh sách kế
toán
Các nghiệp vụ
và quy trình kế
toán
Các quy đònh và chuẩn
mực kế toán có liên quan
Cơ cấu, vai trò và trách
nhiệm kế toán
Kỹ năng nhân
viên kế toán
Các chính sách, điều lệ hoạt
động nội bộ
Các nghiệp vụ
và quy trình
kinh doanh
Cơ cấu tổ chứ , vai trò
và trách nhiệm
Chính sách về báo
cáo và kiểm soát của
ban quản trò
Yêu cầu về báo cáo
và tổng hợp báo cáo
Chính sách và năng
lực của nguồn nhân
lực
Các quy đònh về kế
toán, thuế và báo cáo
có liên quan
Đối chiếu vơí các

thông lệ chung hoặc
tốt nhất ở bên ngoài
Các yêu cầu và chính
sách báo cáo của cổ
đông
Các yêu cầu, thủ tục
về khách hàng, nhà
cung cấp
Hệ thống thông
tin kế toán
Hệ thống quản lý
thông tin
WWW.WEBKETOAN.ORG
Phương pháp tiếp cận và phạm vi công việc
Page 5
Trên cơ sở phương pháp tiếp cận, công việc sẽ bao gồm sáu bước chính như sau…
Đánh giá, tìm hiểu và thu thập chứng từ về cơ cấu,
hoạt động tổ chức nội bộ, nghiệp vụ, quy trình kinh
doanh chủ yếu
 Xác đònh và đánh giá các nghiệp vụ, tài liệu, thông tin quan trọng sẽ được
ghi chép, kiểm soát, và được xử lý bởi phòng kế toán
• Xác đònh được nguồn dữ liệu thông tin và ảnh hưởng của chúng đối với hoạt
động kế toán
2
Các bước LÝ DO CĂN BẢN CỦA CÁC BƯỚC NÀY
Xem xét, tìm hiểu và soạn thảo nghiệp vụ, quy trình
và chuẩn mực kế toán theo yêu cầu
Phác thảo và triển khai cẩm nang kế toán bao gồm
các nguyên tắc, chính sách và thủ tục của tất cả các
loại nghiệp vụ chủ yếu

Cải tiến bộ máy kế toán, hiểu rõ vai trò và trách
nhiệm của từng vò trí trong từng bộ phận kế toán
Đào tạo nhân viên để thực hiện đầy đủ các chính sách
và thủ tục kế toán
3
4
5
6
 Hiểu rõ, thu thập tài liệu và đánh giá cách thức mà bộ phận kế toán ghi
chép, xử lý, và kiểm soát và các báo cáo các thông tin kinh doanh, tài liệu
và các nghiệp vụ chủ yếu.
• Nắm vững các chính sách, nguyên tắc kế toán có liên quan
• Cung cấp tài liệu, cơ sở, quan điểm được chia sẽ và các nguyên tắc chung
cho việc triển khai cẩm nang kế toán.
 Dựa vào những hiểu biết và sự quan sát (về hoạt động kế toán và kinh
doanh) để phác thảo cẩm nang thủ tục và chính sách kế toán đối với các lĩnh
vực hoạt động kế toán và là hướng dẫn dễ sử dụng, cung cấp hướng dẫn rõ
ràng và gắn kết cho tất các nghiệp vụ kế toán.
 Đưa ra một cơ cấu kế toán phù hợp để tạo điều kiện dễ dàng triển khai các
thủ tục, chính sách, và nguyên tắc kế toán đã đưa ra.
 Đào tạo các nhân viên kế toán trên cơ sở các vấn đề của cẩm nang kế toán.
• Quản trò thay đổi – để chuyển nhân viên sang hệ thống mới và để đảm bảo
rằng các thủ tục và chính sách kế toán là dễ sử dụng.
Công việc chuẩn bò và nghiên cứu ban đầu
1
 Thu thập , đánh giá hoạt động kinh doanh và tổ chức kế toán để nắm rõ hoạt
động của công ty từ đóø xác đònh được mục tiêu chủ yếu
WWW.WEBKETOAN.ORG
Giai đoạn 1 – Nghiên cứu và chuẩn bò ban đầu
Page 6

Mục tiêu của Giai đoạn 1 là xem trước những thông tin được đệ trình và thu thập kiến thức tổng quát
về hoạt động của công ty.
 Có được những hiểu biết tổng
quát về cơ cấu, tổ chức và hoạt
động của công ty
 Phải xác đònh được các nhân tố
liên quan chủ yếu của công ty
đối với hoạt động kế toán
 Xác đònh những vấn đề xem xét
chủ yếu mà cần được tập trung
trong khi làm việc tại văn
phòng khách hàng và do đó cải
tiến kế hoạch công việc
Thủ tục
 Yêu cầu Công ty cung cấp những tài liệu quan trọng: kế hoạch kinh doanh, giấy
phép đầu tư, quy đònh hoạt động nội bộ và cơ cấu tổ chức
 Xem xét kế hoạch kinh doanh và thảo luận với các kiểm toán viên để hiểu tỏ:
 Sản phẩm chủ yếu
 Khách hàng và thò trường mục tiêu
 Các nhân tố thành công chính
 Chiến lược/chính sách phân phối, marketing và kinh doanh
 Chính sách/chiến lược mua hàng và sản xuất
 Phạm vi kinh doanh
 Đánh giá các quy đònh hoạt động nội bộ và cơ cấu tổ chức:
 Phác thảo cơ cấu tổ chức và sơ đồ các mối quan hệ giữa các phòng ban
 Hiểu rõ phạm vi, vai trò, mục tiêu và trách nhiệm của từng bộ phận và các
vò trí chủ chốt
 Xem xét tổng quát tổ chức kế toán và các hoạt động của công ty
 Phát thảo các nguyên tắc sơ khởi về hoạt động của công ty trong các hoạt
động kế toán của công ty

• Thảo luận với các kiểm toán viên để thu thập những thông tin tổng quát liên
quan đến các vấn đề mà công đang quan tâm trong hoat động kinh doanh và kế
toán
Mục tiêu
Thông tin đầu ra chủ yếu
 Tóm tắt các chiến lược và kinh
doanh của công ty
 Sơ đồ tổ chức và cơ cấu phòng
ban
 Sơ đồ mối quan hệ phòng ban
 Phạm vi, vai trò và trách
nhiệm của từng bộ phận phòng
ban
 Tóm tắt các chính sách nội bộ
chủ yếu có tác động mạnh mẽ
đến hoạt động kế toán của
công ty và các nguyên tắc
 Tóm tắt về các vấn đề và các
mối quan tâm tiềm năng
 Cải tiến kế hoạch làm việc và
bảng câu hỏi căn cứ vào kết
quả của việc xem xét
 Kế hoạch kinh doanh.
 Giấy phép đầu tư
 Thủ tục hoạt động tiêu chuẩn
của công ty
 Cơ cấu tổ chức của công ty.
Thông tin/dữ liệu đầu vào
quan trọng
WWW.WEBKETOAN.ORG

Giai đoạn 2 – Kiểm tra hoạt động và kinh doanh
Page 12
 Xác đònh và đánh giá các
nghiệp vụ, tài liệu, thông tin
kinh doanh quan trọng sẽ được
ghi chép, kiểm soát và xử lý bởi
bộ phận kế toán .
 Xác đònh việc luân chuyển của
tài liệu, thông tin và các ảnh
hưởng đối với hoạt động kế
toán.
Thủ tục
 Phỏng vấn các giám đốc và các nhân viên của các bộ phận/quá trình kinh doanh
quan trọng và đi kiểm tra một vài đòa điểm (bao gồm cả kho của công ty)
 Với mỗi quy trình/chức năng kinh doanh hãy đề nghò giám đốc bộ phận mô tả vai
trò và phạm vi của họ và sự luân chuyển các dữ liệu thông tin và các đối tượng
hữu hình khác trong quy trình
 Hiểu rõ và ghi nhận sự luân chuyển của thông tin kế toán và các chứng từ/hoá
đơn trong trong các quy trình chủ yếu.
 Thống nhất với các giám đốc bộ phận về các chính sách và quy đònh hoạt động
chủ yếu mà nó chi phối/bao gồm các hoạt động cho quy trình này (chẳng hạn:
các chính sách bán hàng đối với quá trình thực hiện lệnh bán hàng).
 Thu thập tất cả các tài liệu, chứng từ, hoá đơn quan trọng liên quan hoặc phát
sinh trong các quá trình này.
 Phân tích các nguyên tắc của sự luân chuyển này và xác đònh các nghiệp vụ, tài
liệu, thông tin quan trọng sẽ được ghi nhận và xử lý.
 Xác đònh các vấn đề/rủi ro của quy trình kinh doanh và đề xuất cách giải quyết.
Mục tiêu
Thông tin đầu ra
Cho mỗi quy trình kinh doanh:

 Sơ đồ luân chuyển quy trình
 Các chính sách về quy trình
 Các biểu mẫu mô tả quy trình
 Các dữ liệu và thông tin mô tả
quy trình
 Thu thập các biểu mẫu về các
dữ liệu, chừng từ, báo cáo
 Các biểu mẫu phân tích vấn đề
quy trình
 Phỏng vấn với các giám đốc
chính của các phòng ban chức
năng quan trọng
 Thu thập các hoá đơn, chứng
từ, biểu mẫu.
Tài liệu chủ yếu
Mục tiêu của giai đoạn này là để xem xét và ghi nhận các quy trình kinh doanh chủ yếu của công ty và
nhận diện các đề và nguyên tắc kế toán liên quan .
WWW.WEBKETOAN.ORG
Giai đoạn 2: Đánh giá hoạt động và kinh doanh
Page 13
Trong giai đoạn 2 này, hoạt động của công ty cần được tách riêng thành từng quá trình kinh doanh kết
nối với nhau để xem xét như sau:
Dự báo doanh thu
Kế hoạch sản
xuất
Chăm sóc khách
hàng
Xử lý đơn đặt
hàng
Theo dỏi các số

liệu về sản xuất và
sản phẩm
Thu thập hoá
đơn và phiếu
thanh toán
Thực hiện sản
xuất
Kiểm soát và báo cáo
hoạt động sản xuất
Lòch giao hàng
Theo dõi công nợ
Khách hàng
Kiểm nhận hàng
nhập kho
Lập kế hoạch
hàng tồn kho
Theo dõi và
đánh giá hàng
tồn kho
Phát hành báo cáo
hàng tồn kho
Theo dõi/quản lý
Đơn đặt hàng
Luân chuyển
hàng nội bộ
Provide
Customer
Support
Báo cáo
Manage

Logistics
Nhân lực
Manufacture
Products
Mua hàng
Procure
Materials &
Services
Sản xuất
Perform Order
Management
Kho bãi
Market and
Sell Products/
Services
Tiêu thụ &phân phối
Quy trình tổng thể
Quá trình
Lập kế hoạch
mua hàng
Thanh toán mua
hàng
Tiếp nhận nguyên
vật liệu và dòch vụ
Đánh giá nhà cung cấp
& theo dõi nhà
nhà cung cấp
Quản lý nguồn
cung cấp
Tạo ra & theo dỏi

các yêu cầu mua
hàng
Kế hoạch nguồn
nhân lực
Tuyển dụng
nhân viên
Quản lý công
việc của nhân
viên
Các vấn đề
lương, thưởng
Thôi việc của
nhân viên
Lập ngân sách
Báo cáo nội bộ
công ty
Kiểm soát và
báo cáo
WWW.WEBKETOAN.ORG
Giai đoạn 3 – Xem xét lại hệ thống kế toán
Page 18
 Tìm hiểu, thu thập và đánh giá
việc ghi chép, xử lý, kiểm soát
và báo cáo các thông tin,
chứng từ, nghiệp vụ hoạt động
kinh doanh chính .
 Tìm hiểu các nguyên tắc và
chính sách kế toán có thể áp
dụng
 Cung cấp đầu vào, cơ sở, các ý

kiến tham gia và nguyên tắc
chung để phát triển cẩm nang
kế toán
Thủ tục
 Phỏng vấn giám đốc tài chính và kế toán trưởng để tìm hiểu
và thu thập các thông tin về mục tiêu, cơ cấu tổ chức và
nguyên tắc hoạt động của Phòng Kế toán của Công ty.
 Xem xét lại và thu thập thông tin về những chuẩn mực và
nguyên tắc kế toán hiện đang áp dụng của Công ty.
 Xem xét lại và thu thập thông tin về hệ thống kế toán hiện có
của Công ty.
 Xem xét lại hệ thống tổng hợp báo cáo hiện hữu của Công ty.
 Phỏng vấn các nhân viên kế toán của Công ty và thực hiện
phép thử walk-through đối với mỗi loại nghiệp vụ chính .
 Thu thập/ mô tả và lập lưu đồ cho tất cả các loại nghiệp vụ
kế toán.
 Thu thập và xem xét lại các hồ sơ kế toán hổ trợ, chứng từ,
biểu mẫu, báo cáo.
 Xem xét lại cơ cấu, vai trò, trách nhiệm và cơ cấu kế toán
hiện hành của Công ty.
 Phân tích và xác đònh những thiếu sót/ không nhất quán trong
hoạt động kế toán/ chứng từ/ chính sách kế toán và đề xuất
những kiến nghò để giải quyết.
Mục tiêu Đầu ra chính
 Mô tả hệ thống kế toán:
 Bảng tóm tắt các chuẩn mực và các quy
đònh kế toán của Công ty.
 Cơ cấu hệ thống kế toán
 Mô tả các phần hành kế toán
 Sơ đồ và tổ chức phòng kế toán

 Các nguyên tắc và chính sách kế toán
 Đònh nghóa các thuật ngữ kế toán
 Các nguyên tắc và chính sách kế toán
 Thủ tục kế toán (cho mỗi loại nghiệp vụ)
 Vẽ lưu đồ và tường thuật các nghiệp vụ kế
toán
 Các nghiệp vụ liên quan đến xử lý số liệu
và mô tả các chứng từ .
 Tập họp các tài liệu/ chứng từ/ mẫu báo
cáo
 Biểu mẫu phân tích các vấn đề về kế toán.
 Phỏng vấn Kế toán trưởng và
nhân viên kế toán của Công ty.
 Thu thập chứng từ/ mẫu biểu/
hoá đơn
 Các phần hành và thủ tục kế
toán hiện có.
Chứng từ/ Đầu vào chính
Mục tiêu của giai đoạn 3 là xem xét lại, thu thập các quy trình, bộ phận kế toán chính của Công ty và
xác đònh các vấn đề và nguyên tắc kế toán có liên quan.
WWW.WEBKETOAN.ORG
Giai đoạn 3 – Xem xét lại hệ thống kế toán
Page 19
Mô tả hệ thống kế toán bao gồm việc thu thập các yếu tố sau:
Các quy đònh và chuẩn mực kế
toán có thể áp dụng
Cơ cấu hệ thống kế toán
Phần hành kế toán
Phòng kế toán và sơ đồ tổ chức
 Khái quát hệ thống kế toán có thể áp

dụng của Công ty.
 Những yêu cầu bắt buộc về mặt ghi
chép, lưu giữ, kiểm soát và báo cáo
thông tin và tài liệu kế toán.
 Các quy đònh và các chuẩn mực của
Công ty về mặt ghi chép, kiểm soát
và báo cáo các chuẩn mực và thông
tin kế toán
 Các quy đònh và chuẩn mực báo cáo
trong nội bộ công ty.
 Mô tả phương pháp ghi sổ mà
Công ty đang áp dụng.
 Chu trình kế toán của Công ty (lưu
đồ và diễn giải).
 Mô tả nhật ký chung và các sổ
sách kế toán của Công ty.
 Mô tả hệ thống các trung tâm chi
phí, đơn vò chi phí của Công ty.
 Mô tả hệ thống tài khoản và hệ
thống số hiệu của tài khoản.
 Mô tả hệ thống chứng từ và lưu trữ
của Công ty.
 Những vấn đề khác…
 Khái quát cơ sở hạ tầng (phần cứng,
phần mềm) của hệ thống thông tin kế
toán của Công ty.
 Mô tả chức năng của mỗi phần hành
kế toán.
 Mô tả hệ thống hồ sơ dữ liệu (sơ đồ
hồ sơ chính, mã số hệ thống…)

 Các quy đònh bảo mật và uỷ quyền.
 Những vấn đề khác …
 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán.
 Mục tiêu và phạm vi của phòng kế
toán
 Vai trò và trách nhiệm của nhân viên
kế toán (kế toán tổng hợp, kế toán
doanh thu , thủ quỷ….).
 Đánh giá kết quả công việc và mục
tiêu đánh giá cho mỗi vò trí kế toán.
WWW.WEBKETOAN.ORG
Giai đoạn 3 – Xem xét lại hệ thống kế toán
Page 20
Mô tả các nguyên tắc và chính sách kế toán bao gồm tối thiểu những phần sau:
 Đònh nghóa các giả thuyết và các thuật ngữ kế toán cơ bản (khấu hao,doanh thu, dồn tích…)
 Sổ sách kế toán và ghi sổ kế toán.
 Nguyên tắc và chính sách bán hàng (ghi nhận doanh thu, thời hạn cho nợ, thủ tục thanh toán…).
 Nguyên tắc và chính sách mua hàng (ghi nhận hàng mua và tài sản cố đònh …).
 Nguyên tắc và chính sách hàng tồn kho (quy đònh kiểm kê và tính toán hàng tồn kho…).
 Nguyên tắc và chính sách tài sản cố đònh (phương pháp khấu hao, phân loại tài sản, đònh giá…).
 Nguyên tắc và chính sach giá thành.
 Dồn tích và Dự phòng.
 Nguyên tắc lưu trữ tài liệu.
 Nguyên tắc kiểm soát và phân chia trách nhiệm
 Chính sách báo cáo.
 Những vấn đề khác…
WWW.WEBKETOAN.ORG
Giai đoạn 3 – Xem xét lại hệ thống kế toán
Page 21
Hoạt động kế toán của Công ty bao gồm tối thiểu những nghiệp vụ kế toán sau (mỗi nghiệp vụ sẽ được

lập chứng từ và được mô tả trong thủ tục kế toán):
 Sổ cái kế toán: xử lý sổ nhật ký chung, phù hợp doanh thu và chi phí, đối chiếu tài khoản.
 Chu trình bán hàng: ghi nhận doanh thu, lập hoá đơn, theo dõi tài khoản phải thu, thu tiền, xử lý thanh toán, hàng bán bò
trả lại, phát hành giấy báo có (giảm nợ)
 Chu trình mua hàng: ghi nhận hàng mua, xử lý thanh toán mua hàng, theo dõi khoản phải trả, chiết khấu mua hàng,…
 Chu trình quản lý tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi, kiểm kê, đối chiếu tiền mặt…
 Tài sản cố đònh: ghi nhận tài sản cố đònh, theo dõi luân chuyển tài sản, kiểm kê và đối chiếu hàng năm, khấu hao, đánh
giá lại và thanh lý
 Chu trình quản lý hàng tồn kho: nhập kho, xuất kho, kiểm kê hàng tồn kho, xác đònh giá trò hàng tồn kho…
 Giá thành/ chi phí
 Tiền lương: chi phí lương, ứng trước công tác phí, công tác phí, quỹ tiểu chi…
 Lập dự toán ngân sách
 Lập báo cáo tài chính: mở sổ, khoá sổ lập báo cáo tài chính, xử lý và phân tích cuối tháng
 Các khoản thuế.
 Những vấn đề khác…
WWW.WEBKETOAN.ORG
Giai đoạn 3 – Xem xét lại hệ thống kế toán
Page 22
Thủ tục kế toán cho mỗi loại nghiệp vụ kế toán chính bao gồm:
 Lưu đồ mô tả sự luân chuyển chứng từ và dữ liệu của mỗi nghiệp vụ.
 Thuyết minh về người lập, khi nào, ở đâu, lập cái gì, và mỗi bước của nghiệp vu đã được thực hiện như thế nào.
 Đính kèm ghi chú và phụ lục để làm rõ hơn và/hoặc hỗ trợ cho việc hiểu và thực hiện thủ tục.
 Mô tả hồ sơ dữ liệu và chúng từ.
 Các biểu mẫu hồ sơ, chứng từ, báo cáo có liên quan
WWW.WEBKETOAN.ORG
Giai đoạn 4 – Dự thảo cẩm nang kế toán
Page 28
 Dựa trên sự hiểu biết và quan
sát (các hoạt động kinh doanh
và hoạt động kế toán) để dự

thảo chính sách và thủ tục kế
toán bao gồm tất cả các mặt
của hoạt động kế toán và dễ sử
dụng, cung cấp những hướng
dẫn chung và chặt chẽ đóng
vai trò là sổ tay nhằm xử lý tất
cả các nghiệp vụ kế toán .
Thủ tục
 Thảo luận và thống nhất với khách hàng về tất cả các văn
bản và các kiến nghò đã được xác đònh và phát triển trong
giai đoạn 1,2 và 3.
 Duyệt lại và thiết kế lại tất cả các chu trình và phương pháp
kế toán sao cho phù hợp với các vấn đề và các kiến nghò đã
thống nhất
 Thiết kế và dự thảo Cẩm nang kế toán dựa trên các giai đoạn
phân tích và phát hiện trong giai đoạn 1,2 và 3 và các chu
trình , phương pháp kế toán đã được thiết kế lại, bao gồm:
 Đònh nghóa rõ ràng về các thuật ngữ kế toán quan trọng
 Giải thích về các chính sách và phương pháp kế toán
hướng dẫn các hoạt động kế toán.
 Lập lưu đồ và thuyết minh từng bước các nghiệp vụ kế
toán (ai thực hiện, thực hiện cái gì, như thế nào, khi
nào, ở đâu)
 Đònh nghóa và mô tả các biểu mẫu, đònh dạng các
chứng từ báo cáo có liên quan đến hoạt động kế toán.
Mục tiêu Kết quả
 Những quy trình kế toán đã được cải tiến với
những lưu đồ, bản tường thuật, mẫu chứng từ
được thiết kế lại, mới.
 Bản dự thảo cẩm nang phương pháp và quy

trình kế toán.
 Bảng tóm tắt các hoạt động
kinh doanh của Công ty.
 Lưu đồ và giải thích lưu đồ các
hoạt động kinh doanh và chu
trình kế toán
 Phân tích và đề nghò các vấn
đề về chu trình.
Tài liệu/ đầu vào
Mục tiêu của giai đoạn 4 là lập dự thảo cho thủ tục và chính sách kế toán dựa trên cơ sở thông tin và dữ
liệu thu thập được trong giai đoạn 1,2 và 3.
WWW.WEBKETOAN.ORG
Giai đoạn 5 – Cải tiến cơ cấu và tổ chức kế toán
Page 29
 Phát triển cơ cấu kế toán phù
hợp và tạo điều kiện thuận lợi
để thực hiện các chính sách,
nguyên tắc và thủ tục kế toán
đã được phát triển và để cải
tiến hoạt động của bộ máy kế
toán.
Thủ tục
 Thiết kế / đề nghò cơ cấu và tổ chức kế toán thích hợp
 Mô tả vai trò và trách nhiệm của từng vò trí trong bộ máy kế
toán
 Xác đònh trình độ kỹ năng/kinh nghiệm cần thiết cho mỗi vò
trí.
Mục tiêu
Đầu ra chính
 Cơ cấu tổ chức mới cho phòng kế toán

 Bảng qui đònh về vai trò và trách nhiệm của
phòng kế toán.
 Biểu mẫu phân tích quy trình
 Các kiến nghò cải tiến hoạt
động kế toán đã được thống
nhất
 Quy trình kế toán mới, đã cải
tiến theo kết quả của bước 4.
Tài liệu/ đầu vào
Mục tiêu của giai đoạn 5 là xác đònh cơ cấu kế toán để tạo điều kiện thuận lợi thực hiện cẩm nang kế
toán và cải tiến hoạt động kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ
WWW.WEBKETOAN.ORG
Giai đoạn 6 – Đào tạo nhân viên kế toán
Page 32
 Huấn luyện nhân viên kế toán
về tất cả các vấn đề trong cẩm
nang kế toán
 Quản trò sự thay đổi _ chuyển
nhân viên từ hệ thống củ sang
hệ thống mới và đảm bảo rằng
qui trinh và chính sách kế toán
là dễ sử dụng.
Thủ tục
Các thủ tục bao gồm:
• Giới thiệu về thủ tục và chính sách kế toán với nhân viên kế
toán của Công ty.
• Huấn luyện nhân viên kế toán thực hiện các thủ tục và chính
sách kế toán mới.
• Nhận các thắc mắc và phản hồi của nhân viên liên quan đến
nội dung và sự thực hiện và tổng hợp các phản hồi vào các

báo cáo sau cùng.
• Hoàn tất và trình bày cẩm nang về thủ tục và các qui trình kế
toán
Mục tiêu Sản phẩm/ Đầu ra chính
 Trình bày cẩm nang kế toán và tài
liêu huấn luyện về việc thực hiện các
chính sách và thủ tục kế toán.
 Sổ tay kế toán dự thảo
Hồ sơ/ Đầu vào
Mục tiêu của giai đoạn 6 là giới thiệu dự thảo cẩm nang kế toán cho nhân viên kế toán để lấy ý kiến
đóng góp.
WWW.WEBKETOAN.ORG
Phác thảo về cẩm nang kế toán
Page 34
Sản phẩm chính – cẩm nang về chính sách và thủ tục kế toán có 4 phần chính
Các chuẩn mực và nguyên tắc kế toán nội bộ
Các nguyên tắc và phương pháp kế toán cho mỗi
loại nghiệp vụ
Các chính sách về báo cáo
Chính sách kiểm soát và phê duyệt
Vai trò và trách nhiệm của kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán
Yêu cầu về năng lực và phẩm chất của nhân viên
*
Chức năng thông tin của kế toán
*
Phương pháp thực hiện và đánh giá
Các biểu mẫu, hình thức, chứng từ, báo cáo
Trình bày nghiệp vụ/ quy trình (ai, cái gì, khi
nào, ở đâu, như thế nào)

Đònh nghóa Nghiệp vụ /quy trình
Lưu đồ nghiệp vụ/ quy trình
*
Phần hành kế toán có thể áp dụng
*
Phác thảo về hệ thống kế toán
*
Hệ thống tài khoản
Chuẩn mực kế toán có thể áp dụng
Thủ tục kế toán
Tổ chức và cấu trúc
bộ máy kế toán
Khái quát
hệ thống kế
toán
Các nguyên
tắc và thủ tục
kế toán
1 2
34
Mô tả các thủ tục và nghiệp vụ
kế toán
Chính sách về tổng hợp báo cáo
*
Những khoản mục này được mô tả đơn giản dựa vào thực tế tại Công ty. Các phân tích chi tiết và những đề nghò cải tiến đối với các khoản mục
này không thuộc phạm vi của hợp đồng này. Chúng tôi có thể đưa ra các phân tích và đề nghò cải tiến trong một hợp đồng khác.