Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hoá Bách Khoa

Luận văn tốt nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường có nhiều biến động và cạnh tranh gay gắt,
doanh nghiệp (DN) muốn tồn tại, đứng vững và phát triển, cần phải tạo ra
sản phẩm đạt chất lượng cao, mẫu mã đẹp, phù hợp với thị hiếu người tiêu
dùng. Chính vì vậy doanh nghiệp sản xuất (DNSX) với vai trị là nơi tạo ra
sản phẩm cần đi trước một bước trong việc tìm ra các biện pháp tiết kiệm chi
phí và nâng cao chất lượng sản phẩm từ đó tăng tích luỹ và mở rộng sản
xuất.
Xuất phát từ yêu cầu và mục đích xun suốt q trình hoạt động sản
xuất kinh doanh (SXKD) của các DN đó thì biện pháp tiết kiệm chi phí có
hiệu quả nhất đó là tiết kiệm chi phí ngun vật liệu (NVL) vì chi phí NVL
chiếm tỷ trọng lớn trong tồn bộ chi phí sản xuất.
Để đạt được điều đó, DN khơng những phải lập kế hoạch chặt chẽ từ
khâu thu mua, dữ trữ, xuất dùng NVL mà phải tổ chức cơng tác kế tốn NVL
phù hợp sao cho vừa có thể quản lý tổng thể tồn bộ NVL, vừa có thể quản lý
cho từng thứ NVL cả về số lượng và giá trị để nắm bắt được tình hình biến
động của NVL, tránh được hiện tượng lãng phí NVL nhằm tiết kiệm chi phí,
hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận cho DN.
Trong thời gian thực tập tại công ty, được sự quan tâm giúp đỡ của các
phòng ban chức năng, đặc biệt là phịng kế tốn và GS.TS Lương Trọng
m; cùng sự nỗ lực của mình em đã mạnh giãn đi sâu vào nghiên cứu và lựa
chọn đề tài :”Tổ chức công tác kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty TNHH
Hố Bách Khoa” làm luận văn tốt nghiệp của mình.
Nội dung bài luận văn gồm ba chương:
Chương 1: Các vấn đề chung về tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật
liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

Hồ Thị Lý

1

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế tốn ngun vật liệu tại
Cơng ty TNHH Hố Bách Khoa.
Chương 3: M ột số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn
ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH Hố Bách Khoa.

Hồ Thị Lý

2

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp

Chương 1: Các vấn đề chung về tổ chức cơng tác kế
tốn ngun vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất
I. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu trong doanh
nghiệp sản xuất
1.Khái niệm
NVL của DN là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến
dùng cho mục đích SXKD của DN.
2. Đặc điểm của nguyên vật liệu
NVL khi tham gia vào quá trình SXKD, khơng giữ ngun được hình
thái vật chất ban đầu mà biến đổi theo yêu cầu của quá trình sản xuất. NVL
chỉ tham gia vào một chu kỳ SXKD nhất định. Giá trị của NVL được chuyển

toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc chi phí SXKD trong
kỳ.

II. Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
và nhiệm vụ của kế tốn ngun vật liệu
1. Vai trị của ngun vật liệu trong q trình sản xuất
Thứ nhất: NVL là cơ sở vật chất cấu thành thực thể sản phẩm, chất
lượng NVL ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. NVL tốt thì sản
phẩm mới có chất lượng tốt và đáp ứng thị hiếu người tiêu dùng từ đó góp
phần nâng cao thu nhập của DN.

Hồ Thị Lý

3

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp
Thứ hai: Đối với các DNSX, chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn
trong tồn bộ chi phí sản xuất. Vì vậy NVL có vai trị lớn trong việc tạo nên
giá thành sản phẩm, tiết kiệm NVL một cách hợp lý sẽ làm giảm giá thành
sản phẩm nâng cao lợi nhuận DN.
Thứ ba: Xét về mặt vốn, NVL là thành phần quan trọng của vốn lưu
động. Vì vậy việc dữ trữ, sử dụng và quản lý NVL phải hợp lý và hiệu quả.
2. Nhiệm vụ của kế tốn ngun vật liệu
u cầu quản lý và cơng tác tổ chức hạch toán kế toán NVL là hai
điều kiện quan trọng ln đi liền với nhau. Hạch tốn kế tốn NVL chính
xác, kịp thời đầy đủ sẽ giúp cho ban lãnh đạo nắm được chính xác tình hình
thu mua, dữ trữ và sử dụng NVL và từ đó có những biện pháp thích hợp

trong quản lý. Thêm vào đó, tính chính xác, kịp thời của cơng tác kế tốn
NVL sẽ giúp cho việc hạch toán giá thành sản phẩm của DN chính xác.
Để thực hiện tốt yêu cầu quản lý, cơng tác kế tốn NVL cần thực hiện
tốt các nhiệm vụ sau:
- Ghi chép, tính tốn, phản ánh trung thực, kịp thời số lượng, chất
lượng và giá thành thực tế từng thứ, từng loại NVL nhập, xuất và tồn kho.
- Thông qua nhiệm vụ trên, phát hiện và xử lý kịp thời NVL thừa,
thiếu, ứ đọng kém phẩm chất, ngăn ngừa những trường hợp sử dụng lãng phí
và phi pháp NVL.
- Tham gia kiểm kê, đánh giá NVL theo đúng chế độ quy định của nhà
nước, tiến hành phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình sử
dụng NVL trong quá trình SXKD, tình hình dữ trữ bảo quản NVL , lập các
báo cáo và cung cấp thông tin về NVL.

III. Phân loại và đánh giá nguyên liệu vật liệu trong
doanh nghiệp sản xuất
Hồ Thị Lý

4

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp
1. Phân loại nguyên vật liệu
Việc phân loại NVL tuỳ thuộc vào từng loại hình DN và từng ngành
sản xuất khác nhau.
* Căn cứ vào vai trò của NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất tạo
ra sản phẩm, NVL được chia thành các loại sau:
- Nguyên liệu chính( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngồi): Ngun

liệu chính là đối trượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản
phẩm sản xuất ra. Mỗi DNSX các thành phẩm khác nhau thì có ngun liệu
chính cũng khác nhau. Đối với nửa thành phẩm mua ngồi với mục đích tiếp
tục sản xuất như sợi đối với các DN dệt cũng được coi là nguyên liệu chính.
- Vật liệu phụ:Là loại đóng vai trị phụ trong sản xuất sản phẩm. Vật
liệu phụ hoặc được sử dụng kết hợp vật liệu với vật liệu chính để tăng chất
lượng NVL chính và tăng thêm các cơng dụng, chất lượng của sản phẩm
hoặc phục vụ cho công tác quản lý, SXKD.
- Nhiên liệu: Trong DNSX nhiên liệu dùng cho công nghệ sản xuất, cho
việc chuyên chở vận tải, cho máy móc thiết bị hoạt động trong các q trình
SXKD như: xăng, dầu, than ,củi, hơi đót dùng trong việc đốt lò.
* Căn cứ vào nguồn nhập NVL được chia:
- Vật liệu nhập do mua ngoài
- Vật liệu tự gia cơng chế biến hay th ngồi gia cơng chế biến
- Vật liệu nhập do vốn góp vốn liên doanh hay do tài trợ từ các tổ chức.
Cách phân loại này giúp cho các DN thấy được từng nguồn nhập của
NVL để có biện pháp xử lý
2. Tính giá ngun vật liệu
Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Trong hạch
tốn, vật liệu được tính theo gía thực tế (giá gốc). Tuỳ theo DN tính thuế giá
trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ;

Hồ Thị Lý

5

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp

NVL nhập khẩu hay nhập theo nguồn trong nước mà theo đó giá thực tế có
thể có thuế GTGT và thuế khác hay khơng.
2.1. Tính giá ngun vật liệu nhập kho
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu nhập kho được
xác định khác nhau:
* Vật liệu mua ngoài nhập kho (mua trong nước hoặc nhập khẩu)
- Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo
phương pháp khấu trừ thuế, NVL nhập khẩu có chịu thuế nhập khẩu thì giá
trị vật tư mua vào là giá thực tế chưa có thuế GTGT đầu vào bao gồm thuế
NK (nếu nhập khẩu):
Gía trị

=Gía mua

vật liệu = (Chưa có
thực tế

_Chiết khấu

+Thuế NK

- thương mại,

+ (nếu nhập

giảm giá

khẩu)

ghi trên hố

kho

+ mua

thuế GTGT

nhập

+Chi phí
thực tế

đơn GTGT)

(nếu có)

- Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo
phương pháp trực tiếp hoặc NVL nhập chịu thuế TTĐB, thuế NK (nếu nhập
khẩu) thì giá trị vật tư mua vào là tổng giá thanh toán. Cơng thức tính giá:

Tổng giá thanh

Gía trị
thực tế
vật liệu
nhập

Chi

tốn cho người

=bán(bao gồm
= cảthuế GTGT

mua

Hồ Thị Lý

hoặc thuế
TTĐB)

+
+

Chiết khấu

phí
mua
thực
tế (A)
6

_ thương
-

mại,giảm
giá (nếu có)

+
+

Thuế
NK

(nếu có)

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp

Chi phí mua thực tế(A) bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp bảo
quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, chi phí mở L\C và các
chi phí dịch vụ ngân hàng cho các thương vụ mua NVL từ nguồn nhập khẩu
hay trong nước.
* Vật liệu nhập từ tự gia cơng chế biến:
Gía thực tế sản xuất
vật liệu

Gía thực tế vật liệu xuất

=

cho gia cơng chế biến

+

Chi phí gia cơng
chế biến

* Vật liệu th ngồi ra cơng chế biến:

Gía thực tế vật

Trị giá thực tế

liệu nhập từ
th ngồi chế
biến

=

vật liệu xuất cho
gia cơng chế

Số tiền phải
+ trả cho đơn +
vị gia cơng

biến

Chi phí vận
chuyển

* Vật liệu nhập từ liên doanh liên kết: Gía nhập được tính theo ngun
tắc tương đương tiền mặt, đó là giá được hội đồng liên doanh đánh giá xác
định để ghi sổ NVL nhập.
* Vật liệu nhập từ nguồn thu hồi sau sử dụng: Gía trị nhập của loại
vật liệu này cũng được đánh giá theo nguyên tắc tương đương tiền, đó là giá
ước tính có thể tiêu thụ được hoặc có thể sử dụng được.
* Vật liệu vay mượn tạm thời của các đơn vị khác: Gía thực tế nhập
vật liệu được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó.

* Vật liệu tặng thưởng, biếu, nhận cấp vốn: Gía thực tế của số vật liệu
nhập từ nguồn vốn này được tính theo giá thị trường tương đương cộng với
các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận chúng (nếu có).

Hồ Thị Lý

7

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp
2.2. Tính giá nguyên liệu vật liệu xuất kho
Gía thực tế vật liệu xuất kho có thể được tính theo một trong các
phương pháp sau:
*Tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp
dụng đối với các loại NVL có giá trị cao, các loại NVL đặc chủng. Gía thực
tế NVL xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo
từng lô hàng, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. Do vậy để áp
dụng được phương pháp này cần phải tổ chức tốt công tác tiếp nhận NVL,
chứng từ kế tốn tương ứng để có thể xác định ngay được giá thực tế NVL
nhập.
*Tính theo giá nhập trước- xuất trước (FIFO): Phương pháp này dựa
trên giả định vật liệu nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất
bằng đúng giá nhập. Trị giá vật liệu tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá
của lần nhập sau cùng.

Gía vốn vật
liệu xuất kho

= Khối lượng (số lượng) vật liệu
=

x

xuất kho theo từng lần nhập

x

Đơn giá thuộc
từng lần nhập
kho

* Tính giá thực tế nhập sau - xuất trước (LIFO): Phương pháp này
dựa trên giả định vật liệu nào nhập kho sau thì xuất kho trước và lấy đơn giá
xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá vật liệu tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn
giá của những lần nhập đầu tiên.

Gía vốn vật
liệu xuất kho =

Hồ Thị Lý

= Khối lượng (số lượng) vật liệu
xuất kho theo từng lần nhập

8

x Đơn giá thuộc
x

từng lần nhập kho

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp
*Tính theo đơn giá bình qn tồn đầu kỳ: Theo phương pháp này, giá
thực tế vật liệu xuất kho được tính tên cơ sở số lượng vật liệu dùng và đơn
giá bình quân vật liệu tồn đầu kỳ:

Gía thực tế vật
liệu xuất kho

=
=

Số lượng vật liệu xuất

X Đơn giá bình qn

kho

=

x

thực tế tồn đầu kỳ

Trong đó:

Đơn giá bình qn

Gía thực tế tồn đầu kỳ
Số lượng tồn đầu kỳ

=

thực tế tồn đầu kỳ

Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính tốn của kế tốn ;
có thể ghi sổ bằng tiền một nghiệp vụ xuất nhưng độ chính xác của cơng việc
tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả của NVL trên thị trường.
Trường hợp giá cả biến động lớn thì việc tính giá NVL xuất kho theo
phương pháp này trở nên thiếu chính xác.
*Tính theo đơn giá bình qn cả kỳ dữ trữ: Theo phương pháp này,
trứơc hết phải tính đơn giá bình qn của hàng ln chuyển trong kỳ theo
cơng thức:
Đơn giá

Gía thực tế tồn đầu kỳ

thực tế bình
quân

=

Số lượng tồn đầu kỳ

Gía thực tế NVL xuất
dùng

Hồ Thị Lý

=

+
+
+
+

Gía bình qn cuối
kỳ

9

Gía thực tế nhập trong kỳ
Số lượng nhập trong kỳ

x

Số lượng NVL xuất
dùng

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp
Phương pháp này thích hợp với nhiều DN có ít danh điểm NVL nhưng
số lần nhập, xuất nhiều . Phương pháp này có ưu điểm làm giảm nhẹ được
hạch toán chi tiết NVL so với phương pháp khác, nhưng nhược điểm là dồn

cơng việc tính giá NVL vào cuối tháng nên ảnh hưởng tới tiến độ của các
khâu kế tốn khác và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểmNVL.
*Phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập:
Gía trị NVL tồn trước khi

Gía bình qn
sau mỗi lần
nhập

=

+

Gía trị nhập mỗi

nhập
lần
Số lượng nhập mỗi
= Số lượng NVL tồn trước khi
+
nhập
lần

Gía thực tế NVL xuất
dùng mỗi lần

=
=

Gía bình quân

NVLxuất dùng
mỗi lần

Đơn giá bình quân
x

sau mỗi lần nhập

Phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật, các bút tốn ghi bằng
tiền cho phép kế tốn tính giá NVL thường xun, kịp thời nhưng khối lượng
tính tốn nhiều và phải tiến hành tính từng danh điểm NVL. Phương pháp
này chỉ thích hợp với những DN có ít danh điểm NVL và số lần nhập của
mỗi loại không nhiều.
*Phương pháp giá hạch tốn: Theo phương pháp này, tồn bộ NVL
biến động trong kỳ được tính theo giá hạch tốn (giá kế hạch hoặc một giá
ổn định trong kỳ). Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán sang
giá thực tế theo công thức sau:

Hồ Thị Lý

10

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp
Gía thực tế NVL

= Gía hạch tốn

xuất dùng
Hệ số
giá

=

=

NVL xuất dùng

x

Hệ số gía

Gía thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Gía hạch tốn NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

IV. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
1. Chứng từ sử dụng
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định
1141\TC\QĐ\CĐKT ngày 1\11\1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng
từ về NVL bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)
-

Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

-

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)

-

Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08- VT)

-

Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)

-

Hố đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03- BH)

-

Hố đơn GTGT

Ngồi ra cịn có các chứng từ có thể sử dụng thêm như: Phiếu xuất vật
tư theo hạn mức, biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT), phiếu báo vật tư
cịn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)…
2. Tổ chức hạch tốn chi tiết nguyên vật liệu
Hạch toán chi tiết NVL là thực hiện ghi chép kịp thời, chính xác biến
động tình hình nhập - xuất - tồn của NVL và về các giá trị và hiện vật cho

Hồ Thị Lý

11

Lớp 711

Luận văn tốt nghiệp
từng loại NVL trong từng kho của DN. Cụ thể, tổ chức hạch toán chi tiết
NVL là việc lựa chọn hình thức, phương pháp số kế tốn chi tiết vật liệu. Tuỳ
theo điều kiện của DN mà vận dụng một trong ba phương pháp:
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Phương pháp sổ số dư
2.1 . Phương pháp thẻ song song (xem sơ đồ1)
Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập-xuất NVL, thủ kho
sẽ ghi số lượng NVL nhập – xuất vào thẻ kho theo từng chứng từ.
Thẻ kho được mở theo từng danh điểm NVL, mỗi chứng từ được ghi
một dòng vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho phân tích ra từng lượng NVL nhập
- xuất- tồn trên từng thẻ kho.
Tại phịng kế tốn : Kế tốn vật tư sử dụng thẻ kế toán chi tiết NVL để
phản ánh tình hình biến động của NVL ở từng kho. Thẻ này được mở tương
ứng cho từng NVL mà thủ kho ghi ở thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dịng và
kế tốn phản ánh cả thước đo giá trị và hiện vật. Cuối tháng sau khi đối chiếu
với thẻ kho, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL làm căn
cứ để tiến hành đối chiếu với kế toán tổng hợp.
* Ưu điểm: Ghi chép đơn giản , để kiểm tra, đối chiếu.
* Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phịng kế tốn cịn trùng lắp
về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào
cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
2.2. Phương pháp sổ đối chiêú luân chuyển (xem sơ đồ 2).
Tại kho: Tương tự như phương pháp thẻ song song, thủ kho vẫn mở thẻ
kho ghi chép theo dõi về mặt số lượng, tình hình nhập- xuất kho hàng ngày.
Tại phịng kế tốn: Kế tốn vật tư mở sổ đối chiếu luân chuyển để phản
ánh tình hình nhập-xuất-tồn kho theo từng danh điểm vật tư cả về mặt số

Hồ Thị Lý

12

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp
lượng và giá trị. Sổ này được ghi vào cuối tháng trên cơ sở các bảng kê nhập,
xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật tư ở từng kho . Mỗi
danh điểm vật tư được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển để đối
chiếu với thẻ kho và lấy số tiền của từng loại vật tư trên sổ này đối chiêú với
kế toán tổng hợp.
* Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi
một lần vào cuối tháng.
*Nhược điểm:
- Việc ghi chép còn trùng lắp giữa thủ kho và kế tốn
- Cơng việc ghi chép dồn hết vào cuối kỳ do đó ảnh hưởng đến việc
cung cấp thơng tin kế tốn cần thiết.
2.3. Phương pháp sổ số dư(xem sơ đồ 3)
Tại kho: Ngồi những cơng việc giống hai phương pháp trên, định kỳ
theo quy định thủ kho phải tiến hành phân loại chứng từ nhập, xuất riêng
(theo từng danh điểm) rồi lập phiếu giao nhập chứng từ nộp cho kế tốn.
Ngồi ra, cuối tháng thủ kho căn cứ vào lượng tồn cho từng danh điểm
ghi trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư.
Tại phòng kế toán: Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật tư
và các phiếu giao nhận chứng từ do thủ kho nộp , kế toán tiến hành kiểm tra
lại việc phân loại và ghi chép của thủ kho rồi tính thành giá tiền (theo giá
hạch toán) để ghi vào phiếu giao nhận chứng từ. Sau đó số tiền này sẽ được
ghi vào bản luỹ kế nhập-xuất vật tư.

Cuối tháng số liệu ở bảng luỹ kế sẽ được dùng để đối chiếu với sổ số
dư (lấy số lượng x đơn giá hạch toán) và đối chiếu với kế toán tổng hợp.
* Ưu điểm: So với hai phương pháp trên, phương pháp này đã khắc
phục được việc ghi chép trùng lắp và giảm nhẹ được khối lượng ghi chép,
thuận lợi cho việc cung cấp số liệu, tạo điều kiện và tăng cường chức năng

Hồ Thị Lý

13

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp
quan sát của kế toán với việc nhập-xuất-tồn vật tư cũng như việc ghi chép
của thủ kho.
* Nhược điểm: Kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên muốn biết số
hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi
phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa, việc kiểm tra, phát hiện sai sót giữa
thủ kho và phịng kế tốn gặp khó khăn.

V. Tổ chức kế tốn tổng hợp nguyên vật liệu.
1. Theo phương pháp kê khai thường xuyên
Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên là: Ghi
chép, phản ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình hiện có, biến
động tăng giảm của vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ
sở các chứng từ nhập- xuất. Việc xác định lượng xuất kho thực tế theo
phương pháp này được căn cứ vào chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp,
phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản, sổ kế toán ở bất
kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

*Tài khoản kế toán sử dụng
- TK 152: Nguyên vật liệu
Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các
loại vật liệu theo giá thực tế. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của DN mà tài khoản
152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2, cấp 3…
TK 152 có kết cấu như sau:
Bên Nợ:
- Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho và các nghiệp vụ khác làm tăng
giá trị
Bên Có:
-

Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho

Hồ Thị Lý

14

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp
-

Chiết khấu hàng mua, giảm giá hàng và hàng mua trả lại

-

Các nghiệp vụ khác làm giảm giá trị NVL

Dư Nợ: Trị giá vốn thực tế NVL tồn kho
Ngồi ra trong q trình hạch tốn , kế tốn cịn sử dụng một số tài
khoản liên quan như: TK 151, 133, 112, 111, 331….
* Trình tự hạch tốn:
- Đối với DN tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (xem sơ đồ 4)
- Đối với DN tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Việc hạch
toán tương tự như trên chỉ khác là giá NVL là giá bao gồm cả VAT đầu vào
(xem sơ đồ 5)
2. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ là: Hạch
tốn khơng theo dõi một cách thường xuyên về tình hình biến động của vật
liệu trên các tài khoản phản ánh về vật liệu, mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho
đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ.
Vật liệu xuất kho được tính theo cơng thức

Gía trị thực
tế NVL xuất
kho

=
=

Trị giá thực
tế NVL tồn
đầu kỳ

Trị giá thực tế
+

NVL nhập trong

kỳ

_

Trị giá thực tế
NVL tồn cuối
kỳ

* Tài khoản sử dụng
- TK611: Mua hàng
Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua , tăng, giảm NVL
theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua)
- TK 152: Nguyên vật liệu
Dùng để phản ánh giá thực tế NVL tồn kho, chi tiết theo từng loại.

Hồ Thị Lý

15

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp
Ngồi ra trong q trình hạch tốn, kế tốn cịn sử dụng một số tài
khoản khác có liên quan như: TK 151, 133, 11, 112….
* Trình tự hạch tốn
- Đối với DN tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (xem sơ đồ
6)
- Đối với DN tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp (xem sơ đồ 7)

Chương 2: Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn ngun
vật liệu tại Cơng ty TNHH Hố Bách
I. Giới thiệu chung về cơng ty
1. Qúa trình hình thành và phát triển
Cơng ty TNHH Hố Bách Khoa là DN tư nhân, hạch tốn độc lập và có
đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có TK tại ngân hàng theo quy
định của nhà nước.
Cơng ty TNHH Hố Bách Khoa thành lập ngày 06 tháng 12 năm 2002
theo quyết định số 0102007167 của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội.
Kể từ đó cơng ty đã trải qua bốn năm tồn tại và phát triển.
Cơng ty TNHH Hóa Bách khoa
Tên giao dịch: POLYTECNIC CHEMICAL COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: POLYCHEMICO..,LTD
Trụ sở chính: N3, tổ4, phường Thanh Lương, quận Hai Bà Trưng,
Thành phố HN
Điện thoại: 049713067
Fax: 6364164
Email:
2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty

Hồ Thị Lý

16

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp
Công ty chuyên sản xuất sơn, các vật liệu chống thấm và các sản phẩm
khác…Hiện nay công ty đang thực hiện đa số các chức năng nhiệm vụ trên

nhưng còn một số lĩnh vực chưa đi sâu vào hoạt động mà đang còn thăm dò
nghiên cứu thị trường. Công ty đang phấn đấu để thưc hiện hết các chức năng
nhiệm vụ của mình. Trong cac lĩnh vực đang hoat động, công ty luôn đạt kết
qua năm sau cao hơn năm trước.
3. Kết quả hoạt động kinh doanh 2004-2005 ( Phụ lục 1)
Cơng ty Hóa Bách Khoa là một DN trẻ về tuổi đời. Trong bốn năm
phát triển và trưởng thành, cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa đã đưa sản phẩm
của mình vào các cơng trình vào khắp cả nước, tổng doanh thu năm sau cao
hơn năm trước chiếm tỷ lệ 1,123%. Nộp Ngân sách nhà nước chiếm 1,511%.
Thu nhập bình quân ngày càng được nâng lên so với năm sau chiếm 1,2%.
Một số cơng trình đã được công nhận là đạt chất lượng cao như: khách sạn
Duyên Hải - Lào Cai, Nhà khách tỉnh Lao Cai, Trường ĐH Kiến trúc HN,
khách sạn xây dựng….
Trong bốn năm hoạt động cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa đã có sự
phát triển về mọi mặt. Công ty đã đạt các giải thưởng như huy chương vàng ,
hội chợ công nghệ và thiết bị Việt Nam năm 2003, hội chợ thương mại quốc
tế Việt Nam Expo 2004, huy chương vàng triển lãm quốc tế vật liệu xây
dựng và nội thất 2004, giải thưởng thương hiệu nổi tiếng MADRIR - Tây
Ban Nha 2004, giải thưởng công nghệ và chất lượng GIƠNEVƠ (Thuỵ Sỹ –
2005)
4. Cơ cấu tổ chức quản lý và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
4.1. Cơ cấu tổ chức quản lý
Cơ cấu tổ chức quản lý được khái quát bằng sơ đồ 8
Mơ hình bộ máy tổ chức của cơng ty TNHH Hóa Bách Khoa được bố
trí theo cơ cấu kết hợp trực tuyến và chức năng. Mơ hình này được áp dụng

Hồ Thị Lý

17

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp
phổ biến trong các DN vừa và lớn đó là sự kết hợp các quan hệ điều khiển phục tùng giữa các cấp và quan hệ tham mưu ảnh hưởng ở mỗi cấp .Với cơ
cấu tổ chức như trên cho thấy ban giám đốc gồm một giám đốc phụ trách
chung và một phó giám đốc điều hành chung các phịng ban chức năng .
* Giám đốc cơng ty
Điều hành hoạt động SXKD của công ty. Đề ra và chỉ đạo thực hiện
chiến lược SXKD. Trực tiếp chỉ đạo về tổ chức, tài chính và các hoạt động
SXKD. Bổ nhiệm, bãi miễn các trường, phòng ban chức năng. Đề bạt tăng
lương, tuyển dụng, sa thải, kỷ luật nhân viên.
* Phó giám đốc
Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý hoạt động của phòng ban kinh
doanh, kỹ thuật, kế tốn .
* Phịng kinh doanh
Tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức quản lý SXKD hàng
ngày, trực tiếp làm các kế hoạch và phát triển các phương án sản xuất, quản
lý nhân viên của mình, soạn các cơng văn, đề xuất các chiến lược phát triển
của công ty, tính giá thành sản xuất, NVL phục vụ kịp thời cho sản xuất.
* Phòng kỹ thuật
Đặt dưới ban giám đốc, có trách nhiệm quản lý thúc đẩy cơng việc của
từng tổ đội sản xuất, báo cáo về tình hình NVL và các vần đề về kỹ thuật đáp
ứng nhu cầu, chính xác để giám đốc đưa ra quyết định.
Ngồi ra phịng kỹ thuật cịn thu thập các hóa đơn chứng từ về nhập
-xuất NVL và cơng cụ dụng cụ.
* Phịng kế tốn
Tổ chức hướng dẫn cơng tác hạch tốn phụ thuộc, lập kế hoạch thu chi
tài chính, kế hoạch vốn của công ty để lãnh đạo đưa ra những quyết định kinh
doanh kịp thời chính xác, cơng ty áp dụng hình thức thực hiện tổ chức ghi sổ

Hồ Thị Lý

18

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp
kế toán Nhật ký- sổ cái. Báo cáo theo tháng và quý, áp dụng phương pháp
tính thuế khấu trừ, kiểm kê thường xuyên, báo cáo tài chính theo năm.
4.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
4.2.1. Đặc điểm cơ cấu tổ chức kế tốn của cơng ty
Do đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty, để phù hợp với yêu cầu quản
lý, bộ máy kế tốn được tổ chức theo hình thức tập trung , theo đó tồn bộ
cơng tác kế tốn của cơng ty đều tập trung ở phịng kế tốn. Căn cứ vào đặc
điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và u cầu trình độ quản lý, bộ máy
kế tốn của công ty được sắp xếp như sau (sơ đồ 9).
- Kế tốn trưởng: Chi đạo, giám sát tồn bộ hoạt động kế tốn tài
chính của cơng ty, tham mưu đắc lực cho giám đốc trong việc quản
lý, sử dụng chỉ tiêu tài chính đúng mục đích, đúng chế độ và hiệu
quả với đồng vốn của cơng ty.
- Kế tốn thanh toán tiền mặt: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ thu
chi bằng tiền mặt và các nghiệp vụ có liên quan như: Chi phí bán
hàng, chi phí quản lý DN, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu tạm
ứng, phải thu, phải trả khác…
- Kế toán thanh toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi chi tiết các
nghiệp vụ thanh toán, vay vốn, ký quỹ, ký cược qua ngân hàng.
- Kế toán tài sản cố định: Theo dõi chi tiết tình hình tăng giảm và
khấu hao TSCĐ, lập báo cáo nhật ký chứng từ và bảng phân bổ

khấu hao TSCĐ.
- Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán: Theo dõi chi tiết
từng nghiệp vụ nhập-xuất-tồn kho NVL và công cụ dụng cụ, lập
bảng kê.
- Kế toán tiền lương: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ thanh toán tiền
lương, trả lương cho công nhân viên theo tháng.

Hồ Thị Lý

19

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp
- Thủ quỹ: Quản lý thu chi tiền mặt, tồn quỹ. Đối chiếu tồn quỹ thực
tế với số dư hàng ngày trên sổ quỹ kế toán thanh tốn tiền mặt.
4.2.2. Hình thức sổ kế tốn cơng ty áp dụng
-

Hình thức sổ kế tốn: Căn cứ vào tình hình thực tế SXKD, căn

cứ vào khả năng cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, yêu cầu thông tin kinh
tế, cơng ty đã chọn lựa và vận dụng hình thức Nhật ký – sổ cái vào cơng tác
kế tốn. Đây là hình thức kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với
ghi sổ theo hệ thống, giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế oán chi tiết, giữa ghi
chép hàng ngày với tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng.
Tình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – sổ cái có thể khái quát bằng sơ
đồ 10
- Hệ thống sổ kế toán:

+ Sổ kế toán tổng hợp: các Nhật ký chung, các bảng kê, sổ cái.
+ Sổ kế tốn chi tiết: Ngồi các sổ kế toán chi tiết sử dụng như: Sổ kế
toán chi tiết TSCĐ, NVL và CCDC, thành phẩm…còn sử dụng bảng phân
bổ.
+ Sử dụng mẫu sổ in sẵn và các quan hệ đối ứng tài khoản các chi tiết
kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.
- Tài khoản sử dụng:
+ TK 152: NVL
+ TK 153: CCDC
+ TK 641: Chi phí bán hàng
+ TK 642: Chi phí quản lý
+ TK 621: Chi phí NVL
+ TK623: Chi phí nhân cơng trực tiếp
+ TK627: Chi phí sản xuất chung
+ TK111: Trả bằng tiền mặt

Hồ Thị Lý

20

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp
+ TK112: Trả bằng chuyển khoản
+ TK331: Phải trả cho người bán
+ TK133: Thuế GTGT

II. Thực trạng cơng tác kế tốn ngun vật liệu ở Cơng
ty Hố Bách Khoa

1. Phân loại
Là một DN chuyên về lĩnh vực sản xuất sơn và các vật liệu chống
thấm, do đó vật liệu của công ty rất phong phú và đa dạng. Khối lượng của
NVL phục vụ cho sản xuất của công ty tương đối lớn chiếm 20% khối lượng
hàng tồn kho của DN. Với trên 30 loại vật liệu khác nhau, do đó để tổ chức,
quản lý và sử dụng chúng có hiệu quả thì chúng ta phải xác định chức
năng,cơng dụng và phân loại chúng một cách thích hợp.
Mỗi loại vật liệu sử dụng lại có chức năng và cơng dụng khác nhau nên
Cơng ty Hố Bách Khoa tiến hành phân loại NVL theo mục đích sử dụng.
Trên góc độ mục đích tiêu dùng, vật liệu được phân thành các loại:
- NVL chính: Là đối tượng chủ yếu trong q trình sản xuất. Đối với
hai sản phẩm chính của cơng ty là sơn và chất chống thấm thì NVL chính là:
Tian, Acryles, PrimalAC, nhựa nhũ tương,…
TK sử dụng: TK 152.1
- NVL phụ: Là các vật liệu phục vụ cho nhu cầu thí nghiệm và sản
xuất các vật liệu phụ trợ cho sản xuất, làm tăng chất lượng của vật liệu chính
bao gồm: Amoniac, Naterrosol, vỏ thùng, Caolanh, Kaoxin, bột siêu mịn,…
TK sử dụng: TK152.2
- Nhiên liệu: Là các loại vật liệu cung cấp nhiệt cho sản xuất chất
chống thấm như: Than đá, củi, xăng…
TK sử dụng: TK 152.3

Hồ Thị Lý

21

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị để thay
thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị như: Long đèn, ốc vít, …
TK sử dụng: TK 152.4.
Việc phân loại trên giúp cho quá trình quản lý và kiểm tra, hạch tốn
NVL được thuận tiện hơn.
2.Tính giá vật liệu
Hiện nay NVL của công ty sử dụng để phục vụ cho sản xuất phải thu
mua từ nhiều nguồn khác nhau. Công ty sử dụng giá thực tế để phản ánh ghi
chép trên cơ sở kế tốn.
2.1. Tính giá ngun vật liệu nhập kho
- Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu

Gía thực tế NVL
nhập kho

Gía ghi
=

+

trên hố

+

đơn

Thuế
NK (nếu
có)

+ Chi phí vận
+ chuyển bốc dỡ

Ví dụ: Ngày 22\4\2005 cơng ty đã mua TitanR-706 của Inđơnêxia theo
hóa đơn số 7893 với giá ghi trên hóa đơn là 4.875 đơ(1đơ =16.000VND),
thuế NK là 5%, chi phí vận chuyển bốc xếp là 2.000.000 đ.
Vậy trị giá vốn NVL nhập kho là:

78.000.000

+
+

78.000.000 x 5%

+
+

2.000.000

=

83.900.000

(Với 4.785 đô = 78.000.000 VND)
- Đối với NVL mua trong nước

Hồ Thị Lý

22

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp
Gía thực tế
NVL nhập

=

Gía mua ghi trên hố

+

đơn

kho

Chi phí thu mua phát
sinh (nếu có)

Ví dụ: Ngày 20\1\2005 công ty đã nhập 40 kg TitanR-706 của công ty
Hưng Lộc theo hóa đơn số 8755. Giá mua ghi trên hóa đơn là 14.000.000đ,
thì giá thực tế là 14.000.000đ (người bán giao hàng tại cơng ty).
2.2. Tính giá ngun vật liệu xuất kho
Giá trị NVL xuất kho chỉ là chỉ tiêu quan trọng làm cơ sở lập bảng
phân bổ NVL từ đó tập hợp chi phí và tính giá thành để xác định chính xác
giá bán sao cho có lại. Do đó, việc lựa chọn phương pháp tính giá NVL xuất
kho sao cho phù hợp với tình hình biến động của giá cả trên thị trường là rất
khó.

Đối với NVL quan trọng, nhập-xuất thường xuyên, số lượng lớn như
Titan, PrimalAc..thì công ty sử dụng đơn giá thực tế vật liệu xuất kho là
phương pháp bình quân gia quyền. Với phương pháp tính giá như vậy, cuối
tháng kế tốn mới tính được giá vật liệu xuất kho.

Trị giá NVLtồn ĐK

Đơn giá bình quân
(PBQ)

=
=

Số lượng NVL tồn ĐK

Trị giá thực tế NVL
xuất dùng

=

=
(PBQ)

x

+ Trị giá NVL
+

nhập trong kỳ
+ Số lượng NVL

+

nhập trong kỳ

Số lượng NVL xuất dùng

Ví dụ: Tính giá xuất kho của nguyên vật liệu TitanR-706.
Tồn đầu tháng 12\2004 là 15kg với đơn giá 343.000đ\kg.
23
Hồ Thị Lý

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp
Ngày 20\1\2005 nhập 40kg với đơn giá thực tế nhập là 350.000đ\kg.
Ngày 28\1\2005 xuất 35kg TitanR-706 dùng để sản xuất.
Đơn

(15 x 343.000)

giá
xuất
dùng

=
15

=

+
+

(40 x 350.000)

+

= 119.000 đ
40

=

Vậy giá trị thực tế 35kg TitanR-706 xuất dùng bằng:
35 x 350.000 = 12.250.000
Cịn với nhiều NVL khác, để cho việc tính giá được kịp thời và đơn
giản thì kế tốn NVL lấy giá xuất chính là giá nhập của NVL đó trên phiếu
nhập gần nhất hoặc giá xuất có thể là giá bình qn nhập vật liệu trong kỳ
theo cơng thức:
Trị giá thực tế NVL
xuất dùng mỗi loại
2.3.

= Đơn giá bình quân
=

nhập mỗi loại

x

Số lượng NVL
xuất dùng mỗi loại

Các chứng từ nhập-xuất nguyên vật liệu

2.3.1. Chứng từ kế toán nhập nguyên vật liệu
Nguồn cung cấp NVL cho công ty hiện nay là do mua ngoài. Căn cứ
vào kế hoạch sản xuất, ban lãnh đạo đề ra cho từng phân xưởng, do đặc thù
của công ty nên khi mua vật liệu trưởng phòng kỹ thuật phải làm đơn xin tạm
ứng tiền đi mua hoặc liên hệ với nhà cung cấp chở hàng đến để đảm bảo tốt
nhất và kịp thời nhất những loại vật tư cần dùng. Ngoài ra các nhân viên phân
xưởng có thể nhận hàng và tiếp nhận hàng về xưởng nhập kho (phụ lục 2 ).
Phòng sản xuất sẽ viết “phiếu nhập kho”(phụ lục 3). Phiếu nhập kho
được lập theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập, ký

Hồ Thị Lý

24

Lớp 711


Luận văn tốt nghiệp
đủ các chữ ký của những người có liên quan theo mẫu biểu quy định. Phiếu
nhập được lập thành 4 liên:
- 1 liên lưu ở quyển phiếu nhập kho (ở bộ phận kế toán)
- 1 liên giao cho kế toán thanh toán (kế toán theo dõi TK 331 “phải
trả khách hàng”) để làm căn cứ ghi sổ kế tốn và thanh tốn cho
khách hàng và sau đó lưu ở kế toán thanh toán
- 1 liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó giao cho kế toán để

hạch toán
- 1 liên giao cho khách hàng.
Đối với mỗi nguồn nhập các chứng từ kế toán ban đầu khác nhau:
- Mua vật liệu bằng tiền mặt:
Các chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán trong trường hợp này là: Phiếu
nhập kho, giấy báo chi tiền mặt, hóa đơn bán hàng của người bán…
- Mua tạm ứng:
Đối tượng được tạm ứng đi mua vật liệu là các nhân viên của phòng
sản xuất . Nhưng dù dùng ngay hay không vật liệu đã mua về nhất định phải
qua kho, viết phiếu nhập mới được thanh toán. Cuối tháng khi có đầy đủ
phiếu nhập, bảng kê nhập, hóa đơn bán hàng của người bán hoặc đối chiếu
công nợ (mua với giá trị thấp hơn 1000.000), kế toán viết”giấy thanh toán
tạm ứng” cho người mua (phụ lục 4).
Các chứng từ nhập được dùng ghi các loại sổ kế toán – chỉ tiêu nhập.
2.3.2. Chứng từ kế toán xuất nguyên vật liệu
Khi phịng sản xuất có nhu cầu vật liệu và được giám đốc cũng như
trưởng phòng kỹ thuật phê duyệt, phòng kỹ thuật sẽ viết” phiếu xuất kho”,
phòng sản xuất cầm phiếu xuất kho xuống lĩnh vật tư. Thủ kho chỉ được phép
xuất kho khi đã có đủ 2 chữ ký của 2 người trên và ghi số lượng thực xuất
trên”phiếu xuất kho”. Số lượng thực xuất chỉ được nhỏ hơn hoặc bằng số

Hồ Thị Lý

25

Lớp 711