tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Kim khí Hà Nội

Phần I
Giới thiệu tổng quan về công ty kim khí Hà Nội
I. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty Kim khí Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nớc, hạch toán độc
lập, có t cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản và con dấu riêng, là đơn vị trực
thuộc Tổng Công ty Thép Việt Nam.
Ban đầu Công ty chỉ là một đơn vị thu mua sắt thép và thép phế liệu phục
vụ cho ngành thép, cùng với sự tăng trởng của nền công nghiệp trong nớc thì
Công ty cũng ngày càng phát triển mở rộng quy mô và thị trờng kinh doanh của
mình. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty trải qua các giai đoạn sau:
Công ty đợc thành lập năm 1972 với tên là Công ty thu hồi phế liệu kim
khí là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Kim khí Việt Nam - Bộ vật t. Công ty có
chức năng thu mua thép phế liệu trong nớc tạo nguồn cung cấp nguyên liệu cho
việc nấu luyện thép ở nhà máy Gang thép Thái Nguyên.
Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty và đáp ứng mọi yêu cầu
về nguồn cung cấp thép phế liệu cho hoạt động sản xuất, Bộ vật t đã ra quyết
định số 628/ QĐ_ VT tháng 10 năm 1985 hợp nhất hai đơn vị: Công ty thu hồi
phế liệu kim khí và Trung tâm giao dịch dịch vụ vật t ứ đọng luân chuyển
thành Công ty vật t thứ liệu Hà Nội. Công ty là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty
kim khí Việt Nam, hạch toán độc lập và có t cách pNgày 28/05/1993, Bộ Thơng
mại ra quyết định số 600/TM_TCCB thành lập Công ty kim khí Hà Nội trực
thuộc Tổng Công ty Thép Việt Nam (trớc kia là Tổng Công ty Kim khí Việt
Nam).
Ngày 15/04/1997, Bộ Công nghiệp ra quyết định số 511/QĐ_TCCB sáp
nhập Xí nghiệp dịch vụ vật t (là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Thép Việt
Nam) vào Công ty vật t thứ liệu Hà Nội.
Ngày 05/06/1997, theo quyết định số 1022/QĐ_HĐQT của Hội đồng
quản trị Tổng Công ty Thép Việt Nam đổi tên Công ty vật t thứ liệu Hà Nội
1
thành Công ty Kinh doanh thép và vật t Hà Nội.
Ngày 12/11/2003, Bộ Công nghiệp ra quyết định số 182/2003/QĐ_BCN

về việc sáp nhập Công ty Kinh doanh thép và vật t Hà Nội vào Công ty Kim khí
Hà Nội, theo đó đến ngày 1/1/2004 Công ty mới lấy tên là Công ty Kim khí Hà
Nội. Hiên nay trụ sở chính tại 20 Tôn Thất Tùng Quận Đống Đa Hà Nội.
Trải qua chặng đờng 30 năm hoạt động, Công ty Kim khí Hà Nội đã phát
triển không ngừng và ngày càng đáp ứng đầy đủ hơn nhu cầu của khách hàng.
Từ những ngày mới thành lập, mọi hoạt động của Công ty đã gặp rất nhiều khó
khăn về vốn, cơ sở vật chất, kỹ thuật. Nhng do có sự cải tiến không ngừng về
phơng thức kinh doanh và tổ chức cán bộ nên hiệu quả kinh doanh của Công ty
ngày càng cao. Công ty đã và đang tự khẳng định vị trí của mình trong nền kinh
tế thị trờng, quy mô của Công ty ngày càng mở rộng. Những năm gần đây Công
ty hoạt động kinh doanh luôn có lãi và luôn đạt đợc kế hoạch đề ra. Hiện nay,
Công ty có 6 cửa hàng, 9 xí nghiệp và 6 kho tập trung ở Hà Nội chuyên kinh
doanh thép và vật t. Ngoài ra, Công ty còn có 1 chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí
Minh cũng chuyên kinh doanh thép và vật t để phục vụ khách hàng ở khu vực
phía Nam. Cơ sở vật chất của Công ty ngày càng đợc nâng cao phù hợp với điều
kiện kinh doanh trong nền kinh tế thị trờng. Mặt hàng kinh doanh của Công ty
ngày càng phong phú và đa dạng hơn. Mặc dù trong quá trình phát triển nền
kinh tế đất nớc hiện nay, Công ty cũng nh nhiều doanh nghiệp khác luôn gặp
phải những khó khăn nhất định nhng Công ty vẫn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
của mình và đóng góp đáng kể vào các lĩnh vực trong nền kinh tế.
II. Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật
Công ty kim khí Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nớc, hạch toán độc
lập, có t cách pháp nhân, có trụ sở riêng, con dấu riêng và phải chịu trách nhiệm
về mọi hoạt động kinh doanh của mình. Công ty có chức năng cơ bản là kinh
doanh các loại sản phẩm thép, vật liệu xây dựng, nguyên vật liệu, mặt hàng thiết
bị phụ tùng phục vụ cho hoạt động sản xuất của ngành thép trong nớc. Nhập
khẩu các mặt hàng thép, vòng bi, phôi thép... để phục vụ cho hoạt động kinh
doanh của Công ty. Đồng thời nhận gia công các mặt hàng thép phục vụ cho
2
hoạt động sản xuất, xây dựng... cho tất cả các cá nhân, tổ chức trong nền kinh

tế.
Công ty Kim khí Hà Nội là đơn vị kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập
dới sự chỉ đạo của cơ quan chủ quản là Tổng Công ty Thép Việt Nam. Với chức
năng nh trên đợc sự phân cấp của Tổng Công ty Thép công ty có nhiệm vụ là
hàng năm Công ty phải tổ chức triển khai các biện pháp sản xuất kinh doanh,
phấn đấu hoàn thành hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh do Công ty xây
dựng và đợc Tổng Công ty Thép phê duyệt.
Công ty đợc Tổng Công ty Thép Việt Nam cấp vốn để hoạt động. Ngoài ra
Công ty có chủ quyền huy động thêm vốn đầu t từ bên ngoài nh vay các ngân
hàng, các tổ chức tài chính, các quỹ hỗ trợ... để đảm bảo nhu cầu cho hoạt động
kinh doanh của Công ty. Việc sử vốn của Công ty phải đợc đảm bảo trên
nguyên tắc đúng với chính sách chế độ của Nhà nớc, bảo toàn và tăng trởng vốn
tự có, tự trang trải về tài chính.
Công ty phải chấp hành và thực hiện đầy đủ nghiêm túc chính sách chế
độ của ngành, luật pháp của Nhà nớc về hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ đối
với Nhà nớc.
Công ty phải luôn xem xét khả năng kinh doanh của mình, nắm bắt nhu
cầu tiêu dùng của thị trờng để từ đó đa ra kế hoạch nhằm cải tiến tổ chức sản
xuất kinh doanh, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng và đạt đợc lợi nhuận
tói đa. Có chiến lợc xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dỡng đội ngũ cán bộ công
nhân viên nhằm đáp ứng đợc yêu cầu kinh doanh và quản lý của Công ty. Thực
hiện các chính sách chế độ thởng phạt đảm bảo quyền lợi cho ngời lao động.
Công ty Kim khí Hà Nội là một đơn vị thơng mại kinh doanh có quy mô
lớn, mạng lới kinh doanh của công ty đợc trải rộng khắp thành phố Hà Nội.
Công ty chuyên bán buôn, bán lẻ các mặt hàng thép, vật liệu xây dựng và kinh
doanh các mặt hàng phụ tùng thông qua hệ thống các cửa hàng, xí nghiệp, chi
nhánh của công ty.
Mặt hàng kinh doanh của công ty bao gồm: Dây thép đen, thép mạ có
kích thớc nhỏ; thép thờng (thép thanh); thép hình(thép L,U,I); thép lá(thép tấm,
3

thép lá từ 0.1-0.3 ly)
Ngoài ra công ty còn kinh doanh các mặt hàng khác nh: ống Vinapipe, xi
măng, phụ tùng, vòng bi, gang...phục vụ cho xây dựng. Hơn nữa công ty còn tổ
chức các hoạt động dịch vụ nh: cho thuê kho bãi, ki ốt, cửa hàng, tài sản và còn
có dịch vụ gửi hàng.
Nguồn hàng do công ty khai thác tơng đối đa dạng nhng chủ yếu là khai
thác nguồn hàng sản xuất trong nớc từ các nhà máy sản xuất (Nhà máy thép liên
doanh Việt úc, nhà máy gang thép Thái Nguyên, VPS ...) nh: mặt hàng kim khí,
xi măng, phụ tùng, vòng bi... Ngoài ra công ty còn khai thác nguồn hàng nhập
khẩu từ các nớc: Hàn Quốc, Nga... nh các loại thép, vòng ống FKF, phôi thép,
vòng bi...
Với quy mô hoạt động nh thế thị trờng kinh doanh của Công ty tơng rộng và đa
dạng. Các mặt hàng của Công ty đợc tiêu thụ rộng rãi trên cả nớc. Bên cạnh đó
Công ty còn hợp tác kinh doanh với nhiều doanh nghiệp trong nớc. Tuy nhiên,
hiện nay các chi nhánh của Công ty tập trung chủ yếu ở Hà Nội và thành phố
Hồ Chí Minh, do đó vẫn cha đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng trên cả n-
ớc nhất là vùng sâu, vùng xa. Vì vậy, hiện nay Công ty đang định mở các chi
nhánh ở các tỉnh và thành phố khác để mở rộng thị trờng tiêu thụ của Công ty.
Cùng với sự phát triển kinh tế trong nớc, ngành công nghịêp nớc ta cũng
đang từng bớc đi lên. Nhu cầu về các sản phẩm công nghiệp ngày càng tăng làm
cho các nhà kinh doanh đầu t vào việc kinh doanh các sản phẩm công nghiệp.
Hiện nay, nớc ta đang có nhiều doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng thép, vật
liệu xây dựng. Do đó, để tồn tại và phát triển trong điều kiện có nhiều đối thủ
cạnh tranh Công ty phải không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm bằng việc
tìm kiếm các nguồn hàng có chất lợng cao. Đồng thời nâng cao năng lực quản
lý của nhà quản lý và kinh nghiệm , khả năng bán hàng của nhân viên nhằm
tăng thêm uy tín của Công ty.
Mỗi một năm Công ty lại có những cải tiến trong chiến lợc kinh doanh
mở rộng quy mô không ngừng phát triển mặt hàng kinh doanh cũng nh thị trờng
tiêu thụ. Nhờ đó mà kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong

4
những năm gần đây có những thay đổi đáng kể.Công ty đợc Bộ Công nghịêp
cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1719 ngày 22/06/1996 với tổng số
vốn kinh doanh là 26.746 triệu đồng trong đó vốn ngân sách cấp là 23.616 triệu
đồng và vốn tự bổ sung là 3.130 triệu đồng. Đến ngày 01/05/1997 nguồn vốn
của Công ty là 50.766 triệu đồng. Hiện nay tổng số vốn của Công ty là 120.872
triệu đồng. Nh vậy, cơ cấu vốn của Công ty ngày càng tăng lên, chứng tỏ quy
mô hoạt động của Công ty ngày càng đợc mở rộng. Kết quả hoạt động kinh
doanh từ năm 2002 đến nay có những thay đổi đáng kể.
5
Kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2002 đến năm 2004
Đơn vị: nghìn đồng
Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004
Doanh thu bán hàng 708.074.937 1.050.063.686 1.327.720.574
Các khoản giảm trừ DT 291.555 261.515 170.358
- Chiết khấu thơng mại - - -
- Giảm giá hàng bán - - -
- Hàng bán bị trả lại 291.555 261.515 170.358
1. Doanh thu thuần 707.783.382 1.049.802.371 1.327.550.216
2. Giá vốn hàng bán 677.141.458 1.000.713.024 1.268.392.614
3. Lãi gộp 30.641.924 49.089.347 59.157.602
4. Doanh thu hoạt dộng tài chính 2.252.054 10.995.117 5.266.556
5. Chi phí hoạt động tài chính 8.574.693 24.194.846 18.345.185
-Trong đó lãi vay phải trả 7.373.814 23.467.235 16.680.238
6. Chi phí bán hàng 11.063.631 16.037.826 20.469.545
7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 6.255.575 14.312.922 17.505.296
8. Lợi nhuận từ hoạt động SXKD 7.000.079 5.538.870 8.104.132
9.Thu nhập khác 465.270 6.084.556 1.270.791
10.Chi phí khác 242.846 1.325.279 4.367.727
11. Lợi nhuận khác 222.424 4.759.277 -3.096.935

12.Tổng lợi nhuận trớc thuế 7.222.503 10.298.147 5.007.196
13. Thuế thu nhập doanh nghiệp 0 0 1.037.580
14. Lợi nhuận sau thuế 7.222.503 10.298.147 3.969.616
Ta có thể thấy có sự biến động mạnh trong kết quả kinh doanh của công
ty. Trong các năm từ 2001 trở về trớc, tình hình kinh doanh của công ty cũng
giống nh phần lớn các doanh nghiệp trong ngành, hoạt động không có hiệu quả
và thờng xuyên có tình trạng phải bù lỗ. Tuy nhiên với việc tổ chức lại bộ máy
cùng với những biến động liên tục trên thị trờng thép trong nớc cũng nh trên thế
giới đã tạo điều kiện cho công ty kinh doanh có hiệu quả hơn trong năm 2002
với lợi nhuận trớc thuế đạt 7.222.503.000 đồng. Nhng cũng chính do thị trờng
biến động mà công ty đã gặp không ít khó khăn trong năm 2003. Bên cạnh đó
do công ty là doanh nghiệp Nhà nớc chịu sự quản lý của Tổng công ty Thép
6
Việt Nam và Bộ Công nghiệp nên phải thi hành những chính sách của cấp trên
quyết định nh không đợc bán phôi thép cho các công ty t nhân,...và ngoài ra còn
do một số nguyên nhân sau:
* Đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều với sự xuất hiện của hàng loạt các
công ty kinh doanh thép t nhân.
* Giá hàng kim khí, phụ tùng nhập khẩu biến động mạnh cùng với giá
đồng ngoại tệ USD (đồng tiền giao dịch chủ yếu trong thơng mại quốc tế) tăng
mạnh làm ảnh hởng lớn đến nguồn hàng nhập khẩu của công ty.
* Lợng hàng tồn đọng nhiều, chậm luân chuyển ảnh hởng tới giá bán,
doanh thu và việc thu hồi vốn.
* Cơ cấu mặt hàng thay đổi.
* Quyết định sáp nhập công ty Kinh doanh thép và vật t Hà Nội vào
công ty Kim khí Hà Nội cũng ảnh hởng lớn đến tâm lý cán bộ công nhân viên
trong công ty và hoạt động của công ty cuối năm 2003. Năm 2004 doanh thu
của Công ty đã tăng lên rõ rệt nhờ có những cải thiện mới trong kinh doanh.
Năm 2005, công ty có kế hoạch thực hiện một số biện pháp nhằm kích
thích tiêu thụ nh có sự u đãi với khách hàng tiêu thụ với lợng hàng lớn, đa dạng

hoá kênh tiêu thụ, hình thức thanh toán, mở rộng địa bàn hoạt động. Theo sự dự
báo về việc phát triển cơ sở hạ tầng, phát triển các công trình xây dựng, công ty
lập kế hoạch doanh thu đạt đợc năm 2005 là 1400 tỉ đồng.
III. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Công ty Kim khí Hà Nội hiện nay có 425 ngời trong đó có 89 nhân viên
quản lý trên văn phòng (chiếm 20,9%). Trình độ cán bộ công nhân viên của
Công ty đa số là tốt nghiệp đại học. Hiện nay, tại Công ty có ban lãnh đạo gồm
1 Giám đốc Công ty, 1 Phó giám đốc Công ty, 1 kế toán trởng và 4 phòng, ban
giúp việc. Công ty có 6 cửa hàng, 9 xí nghiệp và 1 chi nhánh, ở các đơn vị này
đều có cửa hàng trởng, giám đốc chi nhánh, xí nghiệp quản lý tình hình hoạt
động của từng đơn vị. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty đợc sắp xếp theo
chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, bảo đảm sự thống nhất, tự chủ và sự
phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng, ban.
7
Đóng vai trò lãnh đạo toàn Công ty là Ban lãnh đạo của Công ty bao gồm :
Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trởng.
Thứ nhất là Giám đốc: Do Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty thép
Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Giám đốc Công ty là ngời đại diện pháp
nhân của Công ty, trực tiếp điều hành mọi hoạt động của Công ty theo đúng
chính sách và pháp luật của Nhà nớc.Bên cạnh đó phải chịu trách nhiệm trứơc
Nhà nớc và Tổng Công ty Thép Vịêt Nam về mọi hoạt động và kết quả cuối
cùng của Công ty.
Ngời đợc Giám đốc uỷ quyền điều hành một số lĩnh vực hoạt động của
Công tyvà chịu trách nhiệm về kết quả công việc của mình trớc pháp luật và tr-
ớc Giám đốc Công ty là Phó Giám đốc. Phó Giám đốc Công ty do Tổng giám
đốc Tổng Công ty Thép Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm
Tiếp theo trong bộ máy lãnh đạo của Công ty là kế toán trởng do Tổng
Giám đốc Tổng Công ty Thép Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm, có nhiệm
vụ tham mu cho Giám đốc Công ty quản lý tình hình tài chính của Công ty, là
ngời điều hành, chỉ đạo , tổ chức công tác hạch toán thống kê của Công ty.

Đồng thời phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật và Giám đốc Công ty về các báo
cáo tài chính của Công ty.
Để việc quản lý đợc dễ dàng Công ty chia thành các phòng, ban. Mỗi
phòng ban chịu trách nhiệm về một phần việc cụ thể.
Thứ nhất là phòng tổ chức hành chính: gồm trởng phòng lãnh đạo chung
và các phó phòng giúp việc. Phòng tổ chức hành chính có 14 cán bộ công nhân
viên có nhiệm vụ tham mu giúp việc cho giám đốc trong công tác tổ chức nhân
sự, đáp ứng nhu cầu công việc quản lý chặt chẽ về nhân sự cũng nh công tác
tiền lơng của nhân viên.Đồng thời bảo vệ công tác thanh tra, thi đua, quân sự và
công tác quản trị hành chính của văn phòng Công ty.
Thứ hai là phòng tài chính - kế toán: gồm một trởng phòng và phó phòng
giúp việc (kế toán trởng kiêm trởng phòng). Phòng tài chính - kế toán gồm có
14 cán bộ công nhân viên có nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mu cho giám
đốc Công ty trong công tác quản lý tài chính - kế toán của Công ty, hớng dẫn
8
kiểm soát việc thực hiện hạch toán kế toán tại các đơn vị phụ thuộc, quản lý
theo dõi tình hình tài sản cũng nh việc sử dụng vốn của Công ty, thực hiện đầy
đủ công tác ghi chép sổ sách các nghiệp vụ phát sinh trong toàn Công ty. Đồng
thời kiểm tra xét duyệt báo cáo của các đơn vị phụ thuộc, tổng hợp số liệu để
lập báo cáo cho toàn Công ty.
Thứ ba là phòng kinh doanh: gồm trởng phòng và phó giám đốc giúp
việc. Phòng kinh doanh gồm có 24 cán bộ công nhân viên có nhiệm vụ tham mu
cho giám đốc lập kế hoạch kinh doanh quý, năm cho toàn Công ty, chỉ đạo các
nghiệp vụ kinh doanh của toàn Công ty, tìm hiểu kiểm soát thị trờng để nắm bắt
nhu cầu thị trờng, đề xuất các biện pháp điều hành chỉ đạo kinh doanh từ văn
phòng Công ty đến các cơ quan phụ thuộc, xác định quy mô kinh doanh, định
mức hàng hoá đồng thời tổ chức điều chuyển hàng hoá xuống các cửa hàng và
chi nhánh. Đồng thời tổ chức tiếp nhận, vận chuyển hàng nhập khẩu từ các cảng
đầu mối Hải Phòng, T.P Hồ Chí Minh về kho Công ty và đem đi tiêu thụ.
Bên cạnh các phòng ban trên thì Công ty còn cóban thu hồi công nợ:

Gồm có 2 cán bộ công nhân viên có nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc trong
việc theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng và đề ra các biện pháp để
thu hồi nợ một cách nhanh nhất và có hiệu quả.
Điểm khác biệt trong mô hình của Công ty là có các đơn vị phụ thuộc:
Hiện nay Công ty có 11 xí nghiệp và 1 Chi nhánh tại TP. HCM, bao gồm: XN
kinh doanh kim khí và vòng bi, XN kinh doanh thép chế tạo, XN kinh doanh
phụ tùng và thiết bị, XN kinh doanh kim khí và vật t chuyên dùng, xí nghiệp
kinh doanh thép hình, xí nghiệp kinh doanh thép tấm lá, XN kinh doanh khai
thác vật t, XN gia công chế biến Văn Điển, XN KD kim khi và dịch vụ số 1,
XN KD kim khí và dịch vụ số 2, Chi nhánh của Công ty tại Thành phố Hồ Chí
Minh. Các đơn vị trực thuộc là những đơn vị kinh doanh có con dấu riêng theo
quy định của Nhà nớc và hạch toán theo hình thức báo sổ. Các đơn vị đợc quyền
tự do mua bán, tự quyết định giá mua bán trên cơ sở kinh doanh của Công ty đ-
ớc giám đốc phê duyệt, có trách nhiệm bán hàng do Công ty đều theo giá chỉ
đạo chung. Công ty giao vốn bằng hàng cho các đơn vị phụ thuộc và các đơn vị
9
chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty trong việc quản lý bán hàng, thu tiền
nộp về Công ty theo thời hạn quy định. Đồng thời các đơn vị phải tổ chức hạch
toán đầy đủ từ khâu ban đầu đến khâu xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức
báo sổ và hàng tháng phải nộp bảng kê bán lẻ và báo cáo lên Công ty để quyết
toán.
Giám đốc các xí nghiệp, Giám đốc chi nhánh là ngời đợc Tổng giám đốc
Tổng Công ty Thép Việt nam bổ nhiệm theo đề nghị của giám đốc Công ty và
chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty về mọi hoạt động kinh doanh của đơn
vị, chịu trách nhiệm về việc làm và đời sống lao động tại đơn vị. Công ty Kim
khí Hà Nội gồm các đơn vị trực thuộc sau:
XN kinh doanh kim khí và vòng bi: Tại số 9 Tràng Tiền - Hà Nội.
XN kinh doanh thép chế tạo: Tại 75 Tam Trinh - HBT - HN
Xí nghiệp kinh doanh phụ tùng và thiết bị: Tại 105 Trờng Chinh - HN.
Xí nghiệp kinh doanh thép xây dựng: Tại H2-T2 Thanh Xuân Nam

HN.
Xí nghiệp kinh doanh thép tấm lá: Tại số 120 đờng Hoàng Quốc Việt-Hà
Nội.
Xí nghiệp kinh doanh thép hình: Tại km 12 đờng Tây Sơn - Hà Nội.
Xí nghiệp kim khí và vật t chuyên dùng: Tại số 198 Nguyễn Trãi HN.
Chi nhánh công ty Kim khí Hà Nội tại TP. Hồ Chí Minh: Tại số 23
Nguyễn Thái Bình - quận Tân Bình - TP. Hồ Chí Minh.
Xí nghiệp kinh doanh khai thác vật t : Tại 685 Trơng Định - Quận Hai Bà
Trng - Hà Nội.
Xí nghiệp gia công Văn Điển : Tại thị trấn Văn Điển.
Xí nghiệp kinh doanh kim khí và dịch vụ số 1: Tại thị trấn Văn Điển.
Xí nghiệp kinh doanh kim khí và dịch vụ số 2: Tại Đức Giang - Gia Lâm
- Hà Nội.
Nh vậy, các đơn vị kinh doanh của Công ty có tính tập trung cao ở địa
bàn Hà Nội. Công ty dễ quản lý tình hình hoạt động kinh doanh ở các đơn vị
10
trực thuộc.
Các đơn vị trực thuộc công ty đều có con dấu riêng theo quy định của
nhà nớc và hạch toán báo sổ về công ty. Công ty giao vốn bằng hàng cho các
đơn vị, còn các đơn vị đợc quyết định giá mua, bán trên cơ sở kế hoạch kinh
doanh của toàn công ty. Thủ trởng các đơn vị này phải chịu trách nhiệm trớc
giám đốc công ty về mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị cũng nh chịu trách
nhiệm trớc toàn thể cán bộ công nhân viên về việc làm và đời sống ngời lao
động tại các đơn vị. Đồng thời phải có trách nhiệm trong việc quản lý hàng bán,
thu tiền nộp về công ty theo đúng thời hạn quy định
Từ những đặc điểm, chức năng của các phòng ban trên ta có thể khái quát
mô hình bộ máy quản lý của Công ty nh sau:
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Kim khí Hà Nội
11
Ban lãnh đạo

Công ty
Phòng tổ chức -
hành chính - thanh
tra
Phòng tài
chính kế
toán
Phòng KH
kinh doanh
Phòng KH
đầu t
Các đơn vị trực thuộc
Ban thu hồi
công nợ
Phần II
Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán
tại Công ty Kim khí Hà Nội
I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Công ty Kim khí Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nớc có ngành nghề
kinh doanh và quy mô hoạt động đa dạng, bên cạnh đó Công ty còn có các đơn
vị phụ thuộc thực hiện nhiệm vụ kinh doanh khác nhau. Do vậy phơng thức
hạch toán cũng phải theo đúng cách thức quản lý của Công ty. Vì vậy Công ty
đã chọn hình thức tập trung, nửa phân tán. Theo hình thức này, Công ty có thể
theo dõi, giám sát hoạt động của các đơn vị trực thuộc một cách dễ dàng, thuận
lợi. Đồng thời, do có sự phân công lao động kế toán nên công việc kế toán tại
Công ty thuận lợi hơn, không bị dồn ép và có điều kiện nâng cao trình độ
nghiệp vụ của nhân viên kế toán, mỗi ngời sẽ có trách nhiệm hơn trong công
việc của mình.
Phòng tài chính - kế toán của Công ty gồm 14 ngời có nhiệm vụ thu thập
xử lý thông tin kế toán thống kê trong phạm vi toàn Công ty, trên cơ sở đó phân

tích lập báo cáo tài chính giúp giám đốc Công ty ra quyết định. Ngoài ra, phòng
còn thực hiện chức năng kiểm tra giám sát quá trình sản xuất kinh doanh của
các đơn vị phụ thuộc. Tại Công ty thống nhất quản lý tập trungđó là: Quản lý
toàn bộ vốn lu động của Công ty, quản lý nguồn vốn cố định trong Công ty,
quản lý các loại vốn vay, quản lý các quỹ xí nghiệp. Đồng thời hạch toán từ
khâu ban đầu đến kết quả cuối.
Công ty Kim khí Hà Nội mỗi phần hành kế toán có một kế toán phụ
trách. Nh thế sẽ tránh nhầm lẫn, giảm bớt đợc gánh nặng công việc. Mỗi một kế
toán có chức năng, nhiệm vụ riêng và phải chịu trách nhiệm về phần hành mà
mình phụ trách.
Thứ nhất là kế toán trởng: là ngời đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ
tham mu chính về công tác kế toán tài vụ của toàn Công ty. Kế toán trởng là ng-
12
ời có năng lực, trình độ chuyên môn cao về kế toán- tài chính, nắm chắc các chế
độ kế toán hiện hành của Nhà nớc để chỉ đạo hớng dẫn các bộ phận mình phụ
trách. Kế toán trởng phải luôn tổng hợp thông tin kịp thời, chính xác, đồng thời
cùng ban giám đốc phát hiện những điiểm mạnh yếu về công tác tài chính kế
toán của Công ty để ra quyết định kịp thời. Đồng thời, phải chịu trách nhiệm tr-
ớc Giám đốc Công ty về tất cả số liệu báo cáo kế toán tài chính của Công ty
Thứ hai là kế toán phó: có nhiệm vụ cùng với kế toán trởng giúp giám
đốc phân tích công việc cho kỳ kinh doanh sau. Ngoài ra phó phòng kế toán còn
đợc uỷ quyền thay mặt kế toán trởng khi cần thiết.
Thứ ba là kế toán tổng hợp: Là ngời chịu trách nhiệm tổng hợp phần hành
kế toán của từng kế toán viên. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện phân
tích hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức lu trữ tài liệu kế toán, theo dõi công
tác của các đơn vị phụ thuộc và nhận báo cáo của các đơn vị này. Đồng thời vào
sổ tổng hợp và lập báo cáo quyết toán của toàn Công
Thứ t là kế toán tiêu thụ hàng hoá: Là kế toán theo dõi tình hình tiêu thụ
hàng hoá, tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng,
phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán định khoản và ghi sổ sách có liên quan.

Thứ năm là kế toán tài sản cố định: có nhiệm vụ theo dõi cơ cấu vốn về
tài sản cố định, hiệu quả kinh tế của tài sản cố định, nâng cao hiệu quả của vốn
cố định và theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, theo dõi năng lực hoạt
động của tài sản cố định.Đồng thời thể hiện lên sổ sách tình hình tài sản, số l-
ợng, nguyên giá, khấu hao và giá trị còn lại.
Thứ sáu là kế toán tiền lơng và BHXH: Là kế toán theo dõi, tính toán l-
ơng theo tháng, bậc lơng của Công ty theo từng tháng để chi trả kịp thời cho ng-
ời lao động. Cũng từ đó tính trích BHXH và các khoản BHXH mà cán bộ công
nhân viên đợc hởng.
Thứ bảy là kế toán vốn bằng tiền: căn cứ vào các chứng từ thanh toán
phát sinh để lập phiếu thu, phiếu chi và làm thủ tục thanh toán. Căn cứ vào các
phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, kế toán vốn bằng
tiền phân loại và ghi sổ sách có liên quan. Hàng ngày đối chiếu giữa sổ sách kế
13
toán với sổ quỹ và kết quả kiểm tra quỹ. Ngoài ra, kế toán vốn bằng tiền làm
thủ tục vay vốn kinh doanh theo các chỉ tiêu đã đợc giám đốc phê duyệt.
Thứ tám là kế toán công nợ: Là kế toán theo dõi và ghi sổ các khoản phải
thu, phải trả đối với khách hàng, nhà cung cấp, với các đơn vị phụ thuộc... Căn
cứ vào chứng từ có liên quan kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng.
Đối với những khách hàng, nhà cung cấp thờng xuyên kế toán phản ánh trên
một trang sổ.
Thứ chín là kế toán chi phí: Là kế toán theo dõi và tập hợp chi phí phát
sinh trong quá trình bán hàng và quản lý.
Thứ mời là kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ: Là kế toán theo dõi và tập
hợp tình hình biến động tăng, giảm vật liệu, công cụ, dụng cụ cũng nh tình hình
nhập - xuất - tồn vật liệu, công cụ, dụng cụ trong toàn Công ty.
Cuối cùng là kế toán ở các đơn vị phụ thuộc : Kế toán ở các đơn vị này
phải tổ chức hạch toán đầy đủ từ khâu ban đầu đến khâu xác định kết quả tiêu
thụ theo hình thức báo sổ và hàng tháng phải nộp bảng kê bán lẻ và báo cáo lên
Công ty để quyết toán.

Từ chức năng nhiệm vụ của mỗi kế toán ta tổng kết thành mô hình bộ
máy kế toán nh sau: (trang bên)
14
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kim khí Hà Nội
II. Đặc điểm tổ chức chứng từ kế toán
Công ty kim khí Hà Nội có niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết
thúc vào ngày 31/12, đồng tiền mà Công ty sử dụng hạch toán là Việt Nam
Đồng (VND), tỷ giá sử dụng trong quy đổi ngoại tệ xây dựng theo căn cứ tỷ giá
thực tế. Phơng pháp tính thuế Giá trị gia tăng mà Công ty áp dụng là phơng
pháp khấu trừ thuế, nguyên tắc xác định nguyên giá Tài sản cố định theo quy
định của chuẩn mực kế toán Việt Nam số 03-04, phơng pháp tính khấu hao tài
sản cố định theo phơng pháp khấu hao bình quân. Công ty hạch toán hàng tồn
kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, nguyên tắc đánh giá theo giá thực tế,
phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là theo giá thực tế.
Tổ chức chứng từ là thiết kế khối lợng công tác hạch toán ban đầu trên hệ
thống các bản chứng từ hợp lý, hợp pháp và theo một quy trình luân chuyển
nhất định. Việc tổ chức chứng từ kế toán là hết sức cần thiết và quan trọng.
Chứng từ cung cấp thông tin để quản lý chặt chẽ các đối tợng giúp quản lý đa
15
Kế toán trưởng
Kế
toán
tài sản
cố
định
Kế
toán
tiền lư
ơng
và

BHXH
Kế
toán
vốn
bằng
tiền
Kế
toán
công
nợ
Kế
toán
tiêu
thụ
hàng
hoá
Kế
toán
chi
phí
Kế
toán
vật
liệu,
CC-
DC
Bộ phận kế toán của các đơn vị phụ thuộc
Kế
toán
tổng

hợp
ra quyết định kịp thời chính xác. Tổ chức tốt chứng từ là căn cứ để xác minh
nhiệm vụ, căn cứ để kiểm tra dế toán và là cơ sở để giải quyết tranh chấp kinh
tế, thuận lợi cho việc ghi sổ lập báo cáo và tạo điều kiện mã hoá thông tin. Nh-
ng việc tổ chức chứng từ cũng phải căn cứ trên những nguyên tắc nhất định đó
là phải căn cứ vào chế độ do Nhà nớc ban hành thống nhất về hệ thống biểu
mẫu chứng từ để tổ chức vận dụng chế độ hợp lý, hợp pháp; căn cứ vào yêu cầu
quản lý tài sản và thông tin về thị trờng biến động của tài sản để tổ chức sử
dụng chứng từ phù hợp và kế hoạch luân chuyển giữa các bộ phận liên quan.
Đồng thời, chứng từ kế toán phải căn cứ vào đặc điểm riêng của doanh nghiệp
để lựa chọn số lợng và chủng loại chứng từ
Công tác kế toán của Công ty Kim khí Hà Nội đợc thực hiện theo chế độ
kế toán hiện hành của Bộ Tài chính. Các chứng từ áp dụng tại Công ty đều tuân
thủ theo đúng quy định của Nhà nớc, đợc lập theo mẫu đã in sẵn của Bộ Tài
chính ban hành. Công ty đã sử dụng một số chứng từ phù hợp với đặc điểm của
Công ty.
* Chứng từ về tiền mặt bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy thanh toán
tiền tạm ứng. Các chứng từ này không theo mẫu quy định của Bộ tài chính mà
do Công ty tự in theo đặc điểm của Công ty từ phần mềm kế toán Accounting.
*Chứng từ mua hàng gồm các chứng từ theo quy định ( Phiếu nhập khẩu,
Hoá đơn giá trị gia tăng của ngời bán, Phiếu chi, Phiếu báo nợ của ngân hàng
giao dịch, Biên bản kiểm nhận hàng hoá). Ngoài ra còn có các chứng từ riêng
của Công ty nh : Hợp đồng vận chuyển hàng hoá, Lệnh trình nhập hàng
Căn cứ vào các loại chứng từ đã có để theo dõi vào sổ mua hàng hoá
cuối tháng hạch toán, lập báo cáo đối chiếu với thủ kho.
* Chứng từ về bán hàng gồm một số chứng từ theo quy định ( Hoá đơn
GTGT: MS 01 - GTKT - 3LL, Hợp đồng bán hàng, Giấy báo có của Ngân
hàng. Đồng thời có thêm chứng từ: Phiếu thu, Giấy báo chấp nhận thanh toán
của bên mua, theo mẫu riêng của Công ty
* Chứng từ về hàng tồn kho gồm các chứng từ theo quy định (Phiếu nhập

kho: MS 01- VT; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: MS 03 VT; Biên
16
bản kiểm kê vật t, hàng hoá). Công ty không sử dụng phiếu xuất kho, đó là điều
khác biệt mà Công ty cần xem xét.
* Một số chứng từ khác có liên quan nh bảng thanh toán tiền lơng, bảng
tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, đơn xin tạm ứng, hoá đơn thanh toán tiền điện
nớc, điện thoại...
III. Đặc điểm tổ chức tài khoản kế toán.
Tổ chức tài khoản kế toán là quá trình thiết lập một hệ thống tài khoản kế
toán cho các đối tợng hạch toán nhằm cung cấp thông tin tổng quát về từng loại
tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh. Do vậy, mỗi doanh nghiệp phải xây
dựng đợc hệ thống tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết, tài khoản ghi đơn, ghi
kép, phơng pháp hạch toán trên từng tài khoản, chế độ ghi chép trên tài khoản,
mối quan hệ giữa các tài khoản phù hợp với đặc điểm Công ty
Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh và phân cấp quản lý của Công ty, hiện
nay Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành theo
quyết định số 1141_QĐ_CĐKT ngày 01/11/1995 và có bổ sung các tài khoản
mới theo các chuẩn mực kế toán mới ban hành và theo quy định của Bộ Tài
chính.
Do Công ty hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên nên đã sử
dụng các tài khoản sau: TK 111, 112, 113, 131, 156, 331, 632, 151, 511, 512,
521, 531, 532, 641, 642, 911, 421...
Bên cạnh đó, để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty, trong hệ
thống tài khoản của Công ty có chi tiết thêm các tài khoản đặc thù với hoạt
động kinh doanh của Công ty. Các tài khoản 1561, 1562, TK 632 , TK 511, đợc
chi tiết thành các tài khoản cấp 2 theo từng mặt hàng tơng ứng phù hợp. Các TK
1368 Phải thu nội bộ khác và TK 336 Phải trả nội bộ cũng chi tiết theo
từng đơn vị phụ thuộc. TK 112 đợc chi tiết theo từng ngân hàng, TK 331 chi tiết
thành 3311 ( Phải trả khách hàng trong nớc ), 3312 ( Phải trả khách hàng ngoài
nớc)

TK 1561 Trị giá mua hàng hoá chi tiết thành các tiểu khoản
TK 156101 Giá mua hàng kim khí nhập khẩu.
17