HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Hotline: 0942 321 570
=======================================================

TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM

HƯỚNG DẪN
QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ
Phiên bản: 1.2
Ban hành ngày: 18/09/2020

TT

Phiên bản

Ngày

Nội dung thay đổi

1.

1.0

10/08/2020

Tạo mới

2.

1.1

13/09/2020

Điều chỉnh sau demo các cơng ty

3.

1.2

18/09/2020

Điều chỉnh lần cuối sau họp chốt

4.

QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỆ THỐNG LÕI QTVTHH

Trang 1


Mục lục
1.

2.

3.

Quản lý đơn hàng (hành lý).....................................................................................................................3
1.1.

Lập đơn hàng (hành lý)....................................................................................................................3

1.2.

Duyệt đơn hàng (hành lý)................................................................................................................5

1.3.

Sửa đơn hàng (hành lý) đang lập nháp (chưa duyệt)......................................................................7

1.4.

Xóa đơn hàng (hành lý) đang lập nháp (chưa duyệt)......................................................................8

Quản lý sổ hàng đi....................................................................................................................................8
2.1.

Lập sổ hàng đi..................................................................................................................................8

2.2.

Tìm kiếm sổ hàng đi.......................................................................................................................10

2.3.

Xem và In sổ hàng đi.....................................................................................................................10

2.4.

Duyệt sổ hàng đi.............................................................................................................................12

Quản lý sổ hàng đến...............................................................................................................................12

3.1.

Lập sổ hàng đến.............................................................................................................................12

3.2.

Tìm kiếm sổ hàng đến....................................................................................................................13

3.3.

Xem và In sổ hàng đến...................................................................................................................14

3.4.

Duyệt sổ hàng đến..........................................................................................................................15

4.

Quản lý hàng dự kiến lên tàu/Trên tàu/Đã xuống.................................................................................16

5.

Quản lý thu/chi phát sinh và trả hàng cho khách hàng tại ga đến.........................................................16
5.1.

Quản lý thu/chi phát sinh (nếu có).................................................................................................16

5.1.1.

Thu bổ sung............................................................................................................................19

5.1.2.

Chi phát sinh..........................................................................................................................21

5.2.

Trả hàng cho khách hàng...............................................................................................................23

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 2


1. Quản lý đơn hàng (hành lý)
Người thực hiện: Hành lý viên
1.1. Lập đơn hàng (hành lý)
Thời điểm thực hiện: Sau khi kiểm tra, cân hành lý, thu tiền của khách hàng
Đường dẫn menu: Bán hàng > Lập đơn hàng

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 3


Trường hợp loại hàng là “Hàng khơng tính phí”: lập đơn hàng chỉ riêng cho loại hàng
này, không lập đơn hàng bao gồm nhiều loại hàng khác nhau cùng với “hàng khơng tính
phí”
Trường hợp ngay trên đơn hàng: ghi nhận phí xếp tại ga gửi, phí dỡ tại ga nhận, hành lý
viên sẽ điền thơng tin phí xếp/dỡ này khi lập đơn hàng, nếu không, sẽ ghi nhận một loại

thu bổ sung sau, chi tiết tại mục 5.1.1
-

Nếu ghi nhận ngay khi lập đơn hàng, tại phần “thông tin chi tiết của đơn hàng” chọn phí
dịch vụ tương ứng:

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 4


1.2. Duyệt đơn hàng (hành lý)
Đường dẫn menu: Bán hàng > Duyệt đơn hàng
Cách 1: Duyệt ngay sau khi lập: chọn “Lưu và duyệt” trên màn hình lập (tiếp theo của
1.1)

- Duyệt khi đang có đơn hàng lập nháp:
o Chọn màn hình Duyệt đơn hàng,

o Tìm kiếm đơn hàng đã lập nháp và muốn duyệt, click vào biểu tượng duyệt như
hình, hệ thống hiển thị thơng tin của đơn hàng đã lập, người dùng vào kiểm tra và
duyệt:

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 5


- Hệ thống hiển thị thông tin để kiểm tra lại, cần click vào nút “in đơn hàng (hành lý) và
GBN”, kiểm tra lại một lần nữa thông tin trên bản in xem trước, in ra ký nhận với

khách hàng trước khi xác nhận duyệt (nếu không click nút in này, hệ thống cảnh báo
và khơng cho duyệt)

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 6


Cách 2: Đường dẫn menu: Bán hàng > Duyệt đơn hàng
Tìm đến đơn hàng muốn duyệt, nhấn chọn icon Duyệt [√] và làm các bước tương tự cách
1
Sau khi đơn hàng được xác nhận, hành lý viên nhận hàng vào kho, chờ kế hoạch chở
hàng. Khi có kế hoạch, hành lý viên sẽ lập sổ hàng đi cho các kiện hành lý, chi tiết tại
mục 2
1.3. Sửa đơn hàng (hành lý) đang lập nháp (chưa duyệt)
Đường dẫn menu: Bán hàng > Duyệt đơn hàng
Tìm đến đơn hàng cần sửa, nhấn chọn icon Sửa

Hệ thống hiển thị màn hình giống mục 1.1, người dùng tiếp tục thao tác cho đến khi đơn
hàng được duyệt

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 7


Trường hợp ngay trên đơn hàng: ghi nhận phí xếp tại ga gửi, phí dỡ tại ga nhận, hành lý
viên sẽ điền thơng tin phí xếp/dỡ này khi lập đơn hàng, nếu không, sẽ ghi nhận một loại
thu bổ sung sau, chi tiết tại mục 5.1.1
-

Nếu ghi nhận ngay khi sửa đơn hàng, tại phần “thông tin chi tiết của đơn hàng” chọn phí
dịch vụ tương ứng:

1.4. Xóa đơn hàng (hành lý) đang lập nháp (chưa duyệt)
Đường dẫn menu: Bán hàng > Duyệt đơn hàng
Trường hợp đơn hàng chưa duyệt và khách hàng hủy vận chuyển theo kế hoạch, tìm đến
đơn hàng nháp muốn xóa, nhấn chọn icon Xóa [x]
2. Quản lý sổ hàng đi
Người thực hiện: Hành lý viên tại ga, tác nghiệp trên hệ thống hàng hóa
2.1. Lập sổ hàng đi
Đường dẫn menu: Hành lý > Quản lý sổ hàng đi

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 8


Chọn “Tạo mới” > Lập sổ hàng đi xe hành lý, hoặc Lập sổ hàng đi xe khách.
Ví dụ Lập sổ hàng đi xe hành lý (xe G):

Điền thông tin tàu xe chở hành lý
Tick chọn các kiện hành lý xác nhận đưa lên xe để vận chuyển
Nhấn chọn nút Lưu

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 9

2.2. Tìm kiếm sổ hàng đi
Điền thơng tin để tìm kiếm sổ hàng đi, có thể là:
-

Danh sách sổ hàng đi lập tại một ga cụ thể

-

Sổ hàng đi đối với một toa xe cụ thể

-

Mác tàu cụ thể

2.3. Xem và In sổ hàng đi
Trong menu quản lý sổ hàng đi hành lý, danh sách sổ hàng đi, chọn “xem” đối với 1 sổ
hàng đi hoặc nhấn vào “số sổ”

Xem và chọn in sổ hàng đi

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 10


Hệ thống hiển thị màn hình in sổ hàng đi:

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 11

2.4. Duyệt sổ hàng đi
Tương tự bước 1 của phần “xem và in sổ hàng đi”, sau đó, tại màn hình chi tiết:

Hệ thống thơng báo duyệt thành cơng, có thể làm thủ tục cho tàu xuất phát.
3. Quản lý sổ hàng đến
Người thực hiện: Hành lý viên tại ga, tác nghiệp trên hệ thống hàng hóa
3.1. Lập sổ hàng đến
Đường dẫn menu: Hành lý > Quản lý sổ hàng đến

Chọn “Tạo mới” > Lập sổ hàng đến:

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 12


Tick chọn những kiện hành lý muốn xác nhận từ tàu đưa vào kho của ga
Cập nhật số hàng đến, thời gian vào sổ
Nhấn Lưu
3.2. Tìm kiếm sổ hàng đến
Điền thơng tin để tìm kiếm sổ hàng đến, có thể là:
-

Danh sách sổ hàng đến tại một ga cụ thể

-

Sổ hàng đến đối với một toa xe cụ thể

-

Mác tàu cụ thể

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 13


3.3. Xem và In sổ hàng đến
Trong menu quản lý sổ hàng đến hành lý, danh sách sổ hàng đến, chọn “xem” đối với 1
sổ hàng đến hoặc nhấn vào “số sổ”

Xem và chọn in sổ hàng đến

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 14


3.4. Duyệt sổ hàng đến
Tương tự bước 1 của phần “xem và in sổ hàng đến”, sau đó, tại màn hình chi tiết:

Hệ thống thơng báo duyệt thành cơng, ghi nhận hàng đã vào kho, có thể làm thủ tục trả
hành lý cho khách

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 15

4. Quản lý hàng dự kiến lên tàu/Trên tàu/Đã xuống

Với một mác tàu cụ thể, có thể chọn:

- Dự kiến lên tàu: thời điểm sổ hàng đi được lập nháp, các kiện hành lý sẽ được liệt kê
tại phần “dự kiến lên tàu”

- (Đang) trên tàu: thời điểm xe được móc lên tàu thì các kiện hành lý sẽ được liệt kê
trong phần “trên tàu”

- Đã xuống (tàu) : thời điểm sổ hàng đến được duyệt, các kiện hành lý sẽ được liệt kê
trong phần “đã xuống”
5. Quản lý thu/chi phát sinh và trả hàng cho khách hàng tại ga đến
5.1. Quản lý thu/chi phát sinh (nếu có)
Trong q trình vận chuyển hành lý của một đơn hàng, nếu có những khoản phát sinh,
cán bộ phụ trách vào đơn hàng và thực hiện:

- Lập thu bổ sung
QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 16


- Lập chi phát sinh
Đường dẫn:

- Cách 1: Bán hàng > Quản lý đơn hàng > Xem chi tiết đơn hàng > (xuống cuối
cùng và chọn “lập thu bổ sung” hoặc “lập chi phát sinh”)

- Cách 2:
o Thu > Lập thu bổ sung, hoặc Thu > Lập thu khác
o Chi > Lập chi phát sinh

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 17


QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 18


5.1.1.

Thu bổ sung

a. Lập thu bổ sung
Chọn loại thu, thông tin và ghi nhận việc thu tiền này với khách hàng

Điền các thơng tin của khoản thu bổ sung, hình thức thanh toán, và chọn “Lập thu bổ
sung” nháp hoặc “Lập thu bổ sung và duyệt”

b. Duyệt thu bổ sung
Đường dẫn: Thu > Duyệt thu phụ phí
Cách 1: Sau khi chọn “Lập thu bổ sung và duyệt” ở mục a, điền thơng tin duyệt phụ phí:

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 19


Điền thơng tin duyệt phụ phí (ga, tiền khách hàng trả, nội dung thanh tốn…)

Hệ thống hiển thị thơng tin cho vé bổ sung thu tiền và giấy biên nhận, cán bộ phụ trách
kiểm tra và in ký nhận với khách hàng khi cần thiết và xác nhận duyệt nội dung thu bổ
sung này
Cách 2: tìm đến nội dung thu bổ sung nháp đã lập

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 20


Hệ thống hiển thị màn hình kiểm tra và duyệt thu bổ sung, cán bộ thao tác như cách 1
5.1.2.

Chi phát sinh

a. Lập chi phát sinh
Chọn loại chi, thông tin và ghi nhận việc chi tiền trả lại khách hàng này

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 21


b. Duyệt chi phát sinh

Cách 1: Sau khi chọn “Lập chi phí duyệt” ở mục a, điền thơng tin duyệt phụ phí:

Hệ thống hiển thị thơng tin cho vé bổ sung chi tiền và giấy biên nhận, cán bộ phụ trách
kiểm tra và in ký nhận với khách hàng khi cần thiết

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 22


Nhấn in chi phí và GBN trước khi Xác nhận duyệt chi phí

5.2. Trả hàng cho khách hàng
Sau khi hồn tất cả thủ tục kiểm tra, bổ sung khoản thu/chi nếu có, thực hiện trả hàng cho
khách hàng

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 23


QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 24


- Kiểm tra thơng tin đơn hàng (nếu trả tồn bộ các kiện trong đơn, hoặc chi tiết kiện
muốn trả) và check chọn vào một/nhiều kiện muốn trả

- Nhấn chọn “Trả hành lý cho khách”

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Trang 25