Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm: Chương 2 - Trần Thị Hà Nghĩa

Chương 2: CÁC KỸ NĂNG LÀM VIỆC
THEO NHÓM
1. Lập kế hoạch, triển khai các hoạt động của nhóm
2. Giao tiếp, phối hợp và giải quyết xung đột trong nhóm

24


Lập kế hoạch, triển khai các hoạt động
của nhóm
1.1. Lập kế hoạch làm việc theo nhóm
- Xác định mục tiêu làm việc của nhóm, nhằm:
+ Giúp thấy đích cần đến, tránh chệch hướng, chệch mục tiêu
+ Giúp tập trung nguồn lực để đạt mục tiêu, tránh lãng phí, bỏ
bê nguồn lực.
+ Giúp hiểu rõ về năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm... của nhóm
và biết cần tiếp tục phấn đấu ntn
+ Được truyền cảm giác hào hứng, nhiệt huyết, hành động hết
mình để đạt mục tiêu
25


- Để tăng tính khả thi cần xác định mục tiêu theo nguyên tắc
SMART:
Specific: cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu
Measurable: đo đếm được
Achievable: có thể đạt được
Realistic: thực tế, khơng viển vơng
Time bound: có thời hạn

26

1.2. Triển khai các hoạt động của
nhóm
Lưu ý khi phân công nhiệm vụ:
 Mỗi nhiệm vụ nên giao cho một người cụ thể để người đó
hồn tồn chịu trách nhiệm
 Phải hiểu rõ những ưu, nhược điểm và kỹ năng của từng
người để giao việc phù hợp và có tính khả thi cao nhất.
 giao những nguồn lực cần thiết và quyền tự quyết định
phần việc của họ
 Giao việc cơng bằng, khơng q tải hoặc chưa đủ việc
 Có thể tái đào tạo để đủ năng lực làm việc cho nhóm viên
27


Yếu tố đảm bảo nhiệm vụ thực hiện
trôi chảy
 Nhiệm vụ được xác định rõ ràng cho từng thành viên
 Tạo môi trường làm việc thuận lợi (vật chất, tinh
thần)

28


Vai trị của các thành viên
 Trưởng nhóm: là người tổ chức, người thực hiện và
người điều hành, là người có trách nhiệm với cơng
việc của nhóm, với từng thành viên và cả nhóm.

29


 Các thành viên còn lại (theo 3 vai trò):
+ Người hỗ trợ để hồn thành cơng việc như người khởi
xướng, người làm sáng tỏ, người thực hiện, người
thông tin, người đóng góp.
+ Người củng cố nhóm như người khuyến khích, người
giữ cửa, người quan sát, người đề xuất, củng cố quy tắc
và người đùa vui.
+ Người tiêu cực như người gây hấn, người phụ thuộc,
người thống trị, người đùa dai, người phá đám…
30


- Chuẩn bị lịch làm việc (Agenda về nội dung làm việc)
+ Agenda là một bảng tóm tắt các cơng việc hay thời khóa biểu
của buổi họp nhóm mà nhóm cần tuân thủ để đạt được mục tiêu
nhóm
+ Agenda giúp cho nhóm viên và người điều khiển chương trình
chủ động trong cuộc họp và biết đã xong và chưa xong nộ dung
nào.
+ Agenda đặt ở nơi dễ thấy cho các thành viên trong nhóm có thể
nhận thấy.
31


2. Giao tiếp, phối hợp và
giải quyết xung đột trong
nhóm

2.1. Giao tiếp và phối hợp trong nhóm
- Hoạt động giao tiếp được xem như là huyết mạch của
nhóm và quyết định sự thành cơng hay thất bại của nhóm
- Đạt được kỹ năng giao tiếp được xem như là một bí quyết
giúp cho con người thành cơng
- Giao tiếp là hành vi hoặc q trình trao đổi thơng tin, ý
tưởng, cảm xúc giữa con người nhằm đạt được mục tiêu
nhất định.
- Quá trình giao tiếp giúp con người tự nhận thức, đánh giá
về nhau, tác động ảnh hưởng qua lại lẫn nhau, từ đó đưa ra
những ứng xử phù hợp và có những quyết định chính xác
32


 Giao tiếp ngôn ngữ là việc sử dụng hệ thống từ ngữ
để giao tiếp với người khác, có thể qua lời nói hoặc
quan văn bản (chữ viết).
+ Phương tiện chính để truyền tải thơng tin là lời
nói, ưu điểm là rõ ràng, nhanh chóng và có sự phản hồi.
Người nói và người nhận ngay lập tức có thể làm rõ vấn
đề để sớm đạt được kết quả giao tiếp.

33


+ Giao tiếp thông qua văn bản (chữ viết) như: thư, thư
điện tử, fax, tin nhắn, thông báo, hướng dẫn… Có thể
xem lại khi cần, ngơn ngữ được lựa chọn kỹ càng, phù
hợp, logic và chính xác, có thể bộc lộ suy nghĩ, cảm xúc
một cách dễ dàng, trung thực, thẳng thắn, mất nhiều

thời gian, phản hồi chậm, hoặc không phản hồi, không
đảm bảo thông tin đã được nhận và được hiểu đúng với
mong muốn của người gửi.
34


 Giao tiếp phi ngôn ngữ là dùng cử chỉ, điệu bộ, dáng
vẻ, nét mặt, ánh mắt, nụ cười, trang phục để thể hiện
suy nghĩ, cảm xúc, ý tưởng, thông tin của bản thân
đến người giao tiếp. Giao tiếp ngôn ngữ và phi ngơn
ngữ ít khi tách rời nhau, bổ trợ đắc lực cho giao tiếp
ngơn ngữ, nhiều khi tính chính xác cịn cao hơn ngơn
từ và có thể thay thế hồn tồn giao tiếp ngơn từ.

35


Để giảm thiểu các yếu tố gây cản trở đến quá trình giao
tiếp, đồng thời thúc đẩy hiệu quả giao tiếp, chúng ta
nên lưu ý một số vấn đề sau:
- Tiếp nhận những thông tin phản hồi (xác minh thông
tin đã hiểu đúng chưa?)
- Đơn giản hóa ngơn ngữ (áp dụng nguyên tắc 7C)

36


-

Tạo thiện cảm trong giao tiếp

Chú ý lắng nghe
Theo dõi và đánh giá các dấu hiệu phi ngôn từ
Tránh cảm xúc gượng ép

37


Kỹ năng lắng nghe –
chìa khóa
của giao tiếp
 Có nhiều cấp độ nghe: nghe phớt lờ, nghe giả vờ,
nghe từng phần, nghe hiểu (lắng nghe), nghe thấu
cảm.
 Nghe là thụ động mang tính chất vật lý.
 Lắng nghe là nghe chủ tâm, chủ động. Lắng nghe địi
hỏi tập trung, tìm kiếm tích cực ý nghĩa của đối tượng
nói. Chúng ta cần tập trung lắng nghe bằng tai, mắt,
tay ghi, những cử chỉ khích lệ và đặc biệt là nghe bằng
cả con tim và khối óc
38


Tập luyện lắng nghe:
 Dùng ánh mắt nhìn vào mắt người nói
 Gật đầu đồng tình và biểu lộ nét mặt thiện chí, quan tâm
khuyến khích người nói.
 Tránh những hoạt động, cử chỉ lơ đễnh
 Đặt câu hỏi khi chưa nghe rõ, chưa hiểu rõ
 Làm rõ ý để kiểm tra độ chính xác của thơng tin nghe được
 Tránh khơng cắt lời người nói

 Phối hợp nghe và nói để rút ngắn khoảng cách giữa người
nghe và người nói
39


Khi lắng nghe, nên:
Nên làm
- Bày tỏ mối quan tâm

Không nên
- Thúc giục người nói

- Kiên nhẫn

- Tranh cãi

- Cố hiểu vấn đề

- Ngắt lời

- Thể hiện khách quan

- Nhanh chóng chỉ trích khi
chưa rõ

- Biểu lộ đồng cảm

- Lên giọng khun bảo

- Tích cực tìm hiểu ý nghĩa

- Giúp người nói phát triển
năng lực, động cơ hình thành ý
nghĩ, quan điểm và ý tưởng
- Giữ im lặng khi đang nghe

40

- Vội vàng kết luận


Viết và rèn kỹ năng viết
 Viết là hành động đặt chữ, biểu tượng, số, từ, ý lên
giấy (hoặc màn hình máy vi tính) theo quy luật, cấu
trúc của ngơn ngữ.
 Một bài viết tốt là bài viết rõ ràng, xúc tích, đúng ngữ
pháp và cú pháp, đúng hình thức trình bày, người đọc
có thể dễ dàng hiểu đúng và chính xác ý tưởng, mục
đích của người viết.

41


Các bước soạn thảo một văn bản
 Chuẩn bị:
+ Đầu tiên là phải xác định đối tượng đọc
+ Thứ hai là xác định nội dung bài viết
+ Thứ ba, xác định văn phong của bài viết
+ Thứ tư, xác định hình thức trình bày

42

 Thực hiện viết:
+ Đầu tiên phải viết bản thảo:
++ Phần giới thiệu nói về chủ đề viết
++ Phần chính gồm các đoạn giải thích các ý của bài viết
++ Phần kết luận tổng kết các ý và nhấn mạnh thơng điệp
muốn gửi
+ Chỉnh sửa bài viết
• Hồn thiện bài viết: chỉnh sửa, thêm, bớt thơng tin, hình
thức nếu cần.
43


Kỹ năng truyền đạt thông tin
 Thông tin được truyền bởi các kênh truyền thơng tin
như nói, viết, ngơn ngữ cơ thể
 Muốn nhận thông tin tốt chúng ta phải rèn luyện các
kỹ năng truyền và nhận thông tin

44


Lưu ý khi truyền đạt thơng tin









Nói to, rõ ràng, có sức thuyết phục
Giao tiếp bằng mắt với người nghe
Nói ngắn gọn và tập trung vào chủ đề
Liên hệ với kinh nghiệm sẵn có của người nghe
Chuẩn bị dàn ý cho bài nói của mình
Lắng nghe ý kiến phản hồi của người nghe
Chú ý phản ứng của người nghe
45


Sơ đồ tóm tắt kỹ năng lắng nghe, truyền đạt thông tin và
các yếu tố ảnh hưởng

46


Kỹ năng nói và rèn kỹ năng nói
 Kỹ năng nói hiệu quả là khả năng biểu đạt bằng lời nói
(khẩu ngữ) để truyền đạt thơng tin, biểu đạt tư
tưởng, tình cảm một cách chính xác, sinh động, có
sức thuyết phục.
 Kỹ năng nói được quyết định bởi 3 yếu tố:
- Sự phát âm (phonation),
- Khả năng diễn đạt (articulation)
- Phát âm chính xác (pronunciation).
47

 Sự phát âm có đặc trưng về cao độ (giọng cao, thấp),
trường độ (dài, ngắn) và cường độ (mạnh, yếu).
 Khả năng diễn đạt liên quan đến cách phát âm, khuyết
tật ở cơ quan phát âm, sự bất cẩn trong khi nói, điểm
mạnh, yếu của tiếng địa phương.
 Phát âm chính xác liên quan đến các từ khó phát âm,
phát âm lẫn lộn cần lấy tiếng phổ thông của một quốc
gia làm chuẩn.
48