Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm: Chương 3 - Trần Thị Hà Nghĩa

CHƯƠNG 3: QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH
NHĨM
3.1. Vai trị của trưởng nhóm (người lãnh đạo nhóm) và các
thành viên trong nhóm
 Vai trị của người lãnh đạo, trưởng nhóm
- Là người khởi xướng
- Người làm gương
- Người biết thương thảo
- Người biết lắng nghe
- Giữ vai trò người huấn luyện
- Là một thành viên của nhóm
83


 Những tố chất cần thiết của một người lãnh đạo
- Khát vọng và nghị lực
- Có khả năng gây ảnh hưởng đối với người khác
- Nhạy cảm: nhận biết về bản thân và những gì đang diễn ra
- Chính trực: để tạo sự tin cậy
- Tự tin: tin vào chính mình mới làm cho người khác tin tưởng
mình được
- Thông minh: chỉ cần ở mức khá
- Hiểu biết rộng về chuyên môn: mức vừa phải
84


Các kỹ năng cần có
 Có khả năng tự nhận thức, tự điều chỉnh và thấu cảm
cao
 Cởi mở, chân thành, đáng tin cậy, kiên định và khơng
giấu diếm, có sáng kiến và chấp nhận sai lầm

 Kiên nhẫn, quyết đốn, tích cực, nhiệt thành, tiên
phong, cởi mở với sự thay đổi
 Có khả năng đánh giá đầy đủ tài năng và điểm yếu của
nhân viên, đặt mình vào vị trí của nhân viên
 Tư duy hệ thống, thực tế, có thể giao tiếp rõ ràng, cởi
mở, xây dựng mối quan hệ tin cậy, giải quyết được sự
đối đầu, tránh khả năng xung đột, biết lắng nghe…
85


 Trưởng nhóm là người có trách nhiệm với cơng việc
của nhóm, với từng thành viên của nhóm và với cả
nhóm nói chung
- Trách nhiệm đối với cơng việc. Người lãnh
đạo nhóm phải đảm bào cơng việc của nhóm được
hồn thành đúng thời hạn và có chật lượng tốt.

86


- Trách nhiệm đối từng cá nhân: lãnh đạo nhóm phải
có trách nhiệm hỗ trợ và khuyến khích, phân cơng
cơng việc phù hợp, giải thích rõ vai trị của từng cá
nhân đối với cơng việc chung của nhóm, đánh giá
cách thực hiện công việc của từng cá nhân, bảo vệ
mỗi cá nhân

87

- Trách nhiệm đối với cả nhóm: lập ra và thỏa thuận
các mục đích, mục tiêu chung và cụ thể để mọi
người biết rõ những gì cần làm và tại sao phải cần
làm; bảo đảm các tiêu chuẩn và chuẩn mực chung
của nhóm ln được duy trì; hỗ trợ cho nhóm khi
gặp khó khăn

88


Các thành viên cịn lại
 Nhóm thứ nhất là các thành viên hỗ trợ cho việc hồn
thành cơng việc như người khởi xướng, người làm
sáng tỏ, người thực hiện, người thơng tin, người
đóng góp.

89


 Nhóm thứ hai là các thành viên cunngr cố nhóm như
người khuyến khích, người quan sát, người đề xuất
và củng cố quy tắc, người đùa vui

90


 Nhóm thứ ba là nhóm những người tiêu cực như
người gây hấn, người phụ thuộc, người thống trị,
người đùa dai, người phá đám…

91


3.2. Các kỹ năng và công cụ cần thiết để điều hành và
quản lý nhóm
 3.2.1. Kỹ năng lập kế hoạch
 3.2.2. Kỹ năng tổ chức công việc
 3.2.3. Kỹ năng điều hành cuộc họp, thảo luận
 3.2.4. Kỹ năng tăng cường động lực làm việc nhóm

92


3.2.1. Kỹ năng lập kế hoạch
 Các yếu tố cần thiết để lập kế hoạch (sử dụng 5 yếu tố W để
hoạch định những công việc hiện tại và cả tương lai):
- Why (Tại sao?)
- What (Làm gì?)
- Who (Ai?)
- When (Khi nào?)
- Where (Ở đâu?)
93


 Mơ hình một bản kế hoạch q/ tháng/ tuần:
T

TNội dung công Phương
việc
hướng

thực hiện

Bắt đầu

94

Kết thúc

Kết
quả Ghi chú
thực tế


 Mơ hình một bản kế hoạch năm:
Tháng 1

Tháng 2

Tháng 3

Tháng 4

Tháng 5

Tháng 6

Tháng 7

Tháng 8

Tháng 9

Tháng 10

Tháng 11

Tháng 12

95


 Ví dụ về kế hoạch ngày
Thứ hai
- 6h: Đến cơ quan
- 7h: check mail và trả lời mail
- 8h30: Tham gia họp…
….

96


3.2.2. Kỹ năng tổ chức công việc
- Xác định quy trình, khối lượng cơng việc và phân cơng
lao động
Người lãnh đạo nhóm phải biết xác định quy trình cơng
việc để làm cơ sở tiến hành cơng việc và kiểm sốt các
hoạt động của nhóm, am hiểu tường tận về cơng việc và
có khả năng giao phó cơng việc cho các nhóm viên.

97

- Kiểm tra, đánh giá
+ Kiểm tra là quá trình xem xét lại các hoạt động đang
diễn ra, đối chiếu với mục tiêu, xác định những việc còn
phải tiếp tục thực hiện để đạt được các mục tiêu.
+ Đánh giá là so sánh kết quả với mục tiêu xem mức độ
đạt được của mục tiêu.

98


3.2.4. Kỹ năng tăng cường động lực làm việc nhóm
Có 2 nhóm nhân tố tạo nên động lực nhân tố (sức
mạnh) bên trong và bên ngoài.

99


 Nhân tố bên ngồi như đặc điểm nhóm, cơ cấu nhóm,
mục tiêu nhóm, văn hóa nhóm, quan hệ nhóm, nguồn
lực nhóm, các nguyên tắc nhóm, cơ chế nhóm, yêu
cầu về năng lực…

100


 Nhân tố bên trong, tập trung vào các yếu tố bên
trong con người như thái độ, quan điểm, tính cách,
nhu cầu cá nhân, tự nhận thức, năng lực, kỹ năng,

kinh nghiệm…

101


 Quá trình hình thành động lực được thể hiện bằng mơ
hình sau:

102


Thuyết nhu cầu của
Abraham Maslow

103


 Một số cách thức để tạo động lực trong lao động như
sau:
+ Tìm hiểu, nhận biết nhu cầu của mỗi con người.
+ Tạo ra các hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu.
+ Nếu nhu cầu chưa cao, cần kích cầu.
+ Mỗi hoạt động phái có cơ chế ràng buộc rõ ràng về
mức độ tham gia đóng góp và hưởng thụ.

104


 Những nhu cầu được người lao động lựa chọn nhiều nhất:
+ Được trả lương bổng cao

+ Được ghi nhận cơng lao và sự đóng góp
+ Có nhiều cơ hội phát triển bản thân
+ Được làm công việc thú vị có ý nghĩa
+ Được nâng cao trình độ và năng lực
+ Được làm việc trong bầu khơng khí lành mạnh, tích cực, thân
thiện, chia sẻ
+ Được tham gia quyết định
+ Được đảm bảo môi trường lao động thuận lợi, không nguy hiểm
và độc hại
105


Ví dụ của Kovach, 1987 về động lực
Bảng xếp hạng thực sự của nhân viên

Nhận thức của quản lý về bảng xếp hạng của
nhân viên

1. Công việc thú vị

1. Lương cao

2. Được đánh giá cao về việc đã làm

2. An toàn lao động

3. Cảm thấy thoải mái trong mọi chuyện

3. Thăng tiến và trưởng thành trong tổ chức

4. An toàn lao động

4. Điều kiện làm việc tốt

5. Lương cao

5. Công việc thú vị

6. Thăng tiến và trưởng thành trong tổ chức

6. Trung thành cá nhân đối với nhân viên

7. Điều kiện làm việc tốt

7. Kỷ luật một cách lịch thiệp

8. Trung thành cá nhân đối với nhân viên

8 . Được đánh giá cao về việc đã làm

9. Kỷ luật một cách lịch thiệp

9. Giúp đỡ, cảm thông với những vấn đề cá nhân

10. Giúp đỡ, cảm thông với những vấn đề cá nhân

10. Cảm thấy thoải mái trong mọi chuyện

106

Phong cách điều hành hoạt động
nhóm
- Phong cách chuyên quyền (độc đốn): Trưởng nhóm
đưa ra mục đích cơng việc, quyết định phương thức làm
việc, phân công nghiệm vụ, thông tin chủ yếu từ trên
xuống, khơng cần (hay ít) tham khảo ý kiến của các
thành viên.

107