Tài liệu ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (Phần 3) docx

ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
(Phần 3)
IV- Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc.
1- Mục đích của phỏng vấn.Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc nhằm
nghiên cứu, phát hiện và điều chỉnh các sai sót trong thực hiện công việc của nhân
viên hoặc duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện công việc của nhân viên.
Có ba hình thức phỏng vấn dựa trên ba mục tiêu khác nhau.
1. Thoả mãn – thăng tiến.Việc thực hiện công việc của nhân viên thoả mãn,
hay đáp ứng các nhu cầu tiêu chuẩn đặt ra thì nhân viên đó sẽ có khả năng thực
hiện thăng tiến. Mục đích của phỏng vấn là thảo luận với nhân viên về kế hoạch
nghề nghiệp và các kế hoạch hành động đặc biệt để nâng cao trình độ văn hoá,
chuyên môn cho nhân viên, tạo cho họ có đủ khả năng để thực hiện những công
việc, chức vụ và yêu cầu cao hơn.
2. Thoả mãn không thăng tiến: Nhằm duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện
công việc của nhân viên.Hình thức phỏng vấn này áp dụng đối với các nhân viên
đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ ở cương vị hiện nay nhưng họ không có cơ hội
thăng tiến do các nguyên nhân:- Nhân viên đã đạt được điểm hoặc mức cao nhất
trong các cuộc thi Không có chức vụ trống Do hạn chế về trình độ giáo dục đào
tạo của nhân viên Bản thân nhân viên không có nguyện vọng thăng tiếnVì việc
thực hiện công việc của nhân viên đã thoả mãn các yêu cầu tiêu chuẩn cho nên
người phỏng vấn phải tìm ra các biện pháp thích hợp để khuyến khích họ tiếp tục
duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện công việc, thông qua các hình thức khen
thưởng thích hợp.
3. Không thoả mãn – điều chỉnh:Loại phỏng vấn này áp dụng đối với
những nhân viên không đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn trong thực hiện công việc. Có
hai cách giải quyết:- Yêu cầu nhân viên điều chỉnh, sửa chữa những sai sót của họ
trong thực hiện công việc Những nhân viên không có khả năng điều chỉnh lại
hoạt động của mình, không thể đạt được yêu cầu tiêu chuẩn thì phải chuyển họ
sang thực hiện công việc khác, đơn giản nhất hoặc phải cho nghỉ việc.
2- Chuẩn bị phỏng vấn.Buổi chuẩn bị phỏng vấn giữ vai trò đặc biệt quan
trọng đối với hiệu quả phỏng vấn. Chuẩn bị phỏng vấn phải chú ý đến các nội

dung chủ yếu sau đây:
1. Thu thập dữ liệu thông tin cần thiết.Nghiên cứu bên mô tả công việc
của nhân viên với các tiêu chuẩn mẫu, xem xét lại hồ sơ nhân viên về các nhận
xét, đánh giá thực hiện công việc của nhân viên lần gần nhất.
2. Chuẩn bị cho nhân viên:Thông báo cho họ biết trước ít nhất là một tuần
thời gian phỏng vấn. Phân tích các vấn đề, thu thập các thắc mắc phàn nàn của
nhân viên liên quan đến việc thực hiện công việc người bị phỏng vấn, nên chú ý
vào các công việc quan trọng nhất trong toàn bộ hoạt động của người bị phỏng
vấn.Khi kết thúc phỏng vấn cần cám ơn nhân viên và tóm tắt những nội dung chủ
yếu cho họ biết được những điểm chính của họ.
3- Khuyến khích nhân viên nói nhiều trong phỏng vấn.
Cách duy nhất và rất đơn giản để cho nhân viên có thể thay đổi hoạt động,
cách làm việc của họ là để cho họ nói nhiều, sao cho họ có thể nhận ra sự thiếu hụt
và chấp nhận sự cần thiết phải thay đổi trong hoạt động của họ. Những việc nên
làm để khuyến khích nhân viên nói nhiều Im lặng nghe họ nói một cách chăm
chú, không ngắt lời họ Sử dụng các câu hỏi thăm dò như: Ông (hay bà) ?- Đặt
câu hỏi vào dạng tình huống cần giải quyết : Giả sử ông là lãnh đạo phòng sản
xuất, ông có nghĩ là ở đây còn nhiều lãng phí không?- Sử dụng các câu khuyến
khích: Ông cứ nói tiếp đi, rồi sao nữa…- Sử dụng các câu hỏi lựa chọn: Những
vấn đề mà ông không muốn làm cho công ty là gì ?- Nhắc lại câu trả lời cuối cùng
của nhân viên và đặt thành câu hỏi. Ví dụ: Khi nhân viên nói:”Tôi không nghĩ là
tôi làm xong công việc “. Phỏng vấn viên có thể hỏi: ” Ông không nghĩ là ông có
thể làm xong công việc, tại sao thế ?- Chú ý nhận ra tình cảm, suy nghĩ thật của
nhân viên thông qua những điều mà nhân viên nói. Ví dụ khi nhân viên tỏ ra ngại
ngần với khả năng tăng tiến, phỏng vấn viên cần suy nghĩ, đặt vấn đề : Phải chăng
họ cho rằng việc đánh giá thực hiện không công bằng.Những điều cần tránh:- Nói
quá nhiều- Hỏi các câu hỏi chỉ để nhân viên trả lời “có”, “không” – Khuyên bảo
nhân viên ; ví dụ: Ông nên làm… Nếu tôi là ông tôi sẽ Không nên nói ra những
câu thô bạo Không nên nhạo báng, bông đùa nhân viên Không nên đi quá xa
chủ đề.

4 – Đối xử với tính phòng ngự của nhân viên.Thường thường ai cũng
dựng lên cho mình sự phòng ngự, hay tự bênh vực cho những yếu kém của mình.
Khi bị phê bình là làm việc kém, nhân viên sẽ phản ứng lại bằng cách:- Phủ nhận
khuyết điểm, tránh trả lời các câu hỏi liên quan Tức giận, phản bác lại một cách
quyết liệt.Vì vậy vấn đề hiểu biết, biết cách tiếp xúc và xử lý với tính phòng ngự
của nhân viên là một kỹ năng quan trong trong việc đánh giá thực hiện công
việc.Sau đây là một số chỉ dẫn trong cách xử lý với tính phòng ngự của nhân
viên Hãy suy nghĩ rằng tính phòng ngự là rất bình thường, không có gì đặc biệt
và không cần ngạc nhiên về nó Không bao giờ tấn công vào tính phòng ngự của
nhân viên cố gắng chỉ phê bình vấn đề, sự kiện, không đề cập đến con người
Hoãn hành động lại: Đôi khi trong thực tế, điều tốt nhất nên thực hiện là không
làm gì cả. Giành một thời gian hiệu quả cho suy nghĩ và tìm ra giải pháp hợp lý
Phát hiện ra những hạn chế của chính bạn.Đừng bao giờ nghĩ rằng bạn sẽ giải
quyết được tất cả mọi vấn đề, nhất là những vấn đề nhân sự và cũng đừng cố gắng
tỏ ra bạn là một nhà tâm lý học đối với nhân viên. Ngẫm nghĩ và tôn trọng ý kiến
của nhân viên trước khi nhận xét, đánh giá về họ Khi cần phê bình nhân viên, cần
phải thực hiện theo cách nào sao cho vấn đề nhân viên duy trì được lòng tự trọng.
Thông thường nên thực hiện phê bình nhân viên riêng biệt, và phê bình giảm nhẹ
mức độ, có ví dụ cụ thể về tình huống phê bình, đồng thời có hướng dẫn sửa chữa,
điều chỉnh. Không lấy làm trò cười về những lỗi lầm của người khác. Thực hiện
phê bình có mục đích, không dựa theo định kiến cá nhân.
5- Hướng phỏng vấn tới việc nâng cao kỹ năng thực hiện công việc của
nhân viên.
Một nghiên cứu cho thấy, nhân viên có thoả mãn với cuộc phỏng vấn đánh
giá thực hiện công việc không, thường phụ thuộc vào 3 vấn đề:
- Không cảm thấy run sợ khi bị phỏng vấn.
- Có cơ hội để chuẩn bị ý tưởng,cảm xúc, thuần phục với chương trình
phỏng vấn.
- Gặp một nhà phỏng vấn giỏi.
Tuy nhiên mục đích chính của cuộc phỏng vấn đánh giá thực hiện công

việc không phải là làm cho nhân viên thấy thoả mãn hay hài lòng với cuộc phỏng
vấn, mục đích chính của phỏng vấn là giúp nhân viên tiếp tục nâng cao kỹ năng
thực hiện công việc.
Do đó trách nhiệm của người phỏng vấn là phải:
- Làm sáng tỏ những vấn đề có liên quan đến công việc.
- Xếp đặt các mục tiêu cần đạt được và lập thời gian biểu thực hiện, thông
qua kế hoạch hành động cụ thể.
- Tìm hiểu nhân viên và tìm ra biện pháp khuyến khích họ thích hợp.

MẪU QUY ĐỊNH ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC
Nhằm đánh giá chính xác công việc thực hiện mỗi CNV của công ty, BGĐ
quy định việc đánh giá thực hiện công việc như sau:
1. Thời gian đánh giá: Thực hiện hàng tuần, vào cuối tuần. Cuối tháng sẽ
tiến hành tổng hợp để tính điểm đánh giá của từng nhân viên.
2. Hình thức đánh giá: việc đánh giá thực hiện bằng biễu mẫu kèm theo quy
định này. Việc đánh giá do Trưởng bộ phận thực hiện.
3. Nội dung đánh giá:
Tiê
u chuẩn
Mức độ đánh giá

1-3 3-5 5- 6.5-8

8-10
6.5
Ch
ất lượng
công việc
Khô
ng đảm bảo

theo yêu
cầu 3 lần
trở
lean/tháng
hoặc 1-2 lần
nhưng ảnh
hưởng
nghiêm
trọng đến
công ty.
Khô
ng đảm bảo
theo yêu
cầu 1- 2
lần/tháng.
Đả
m bảo theo
đúng yêu
cầu
Đảm
bảo công
việc có chất
lượng tốt,
được khách
hàng, đồng
nghiệm
đánh giá
cao.
Hoàn
thành công

việc với
chất lượng
tốt, đem lại
giá trị cao
cho công ty.

Th
ời gian
hoàn
thành
công việc
Khô
ng hoàn
thành công
việc không
đúng thời
hạn 3 lần
Khô
ng hoàn
thành công
việc không
đúng thời
hạn 1 – 2
Hoà
n thành
công việc
đúng thời
hạn
Hoàn
thành công

việc trước
thời hạn
Hoàn
thành công
việc trước
thời hạn,
việc hoàn
thành trước
trở
lên/tháng
Hoặc không
hoàn thành
1-2
lần/tháng,
nhưng ảnh
hưởng
nghiệm
trọng.
lần/tháng thời hạn
mang lại giá
trị cao cho
cty.
Cải
tiến
0
tính
0
tính
Mặ
c định

được 5
điểm, nếu
có có tiến
nhỏ
Có
cải tiến, quy
giá trị lớn
hơn 1 triệu
hoặc có giá
trị
Cải
tiến có giá
trị lớn hơn 5
triệu.
Qu
y định
Vi
phạm quy
định ở mức
Vi
phạm quy
định ở mức
Vi
phạm quy
định
Khô
ng vi phạm
Khô
ng vi phạm
+ phát hiện

nghiêm
trong, 2
lần/tháng
nghiêm
trong, 1
lần/tháng.
Hoặc Vi
phạm quy
định không
nghiệm
trọng 2 lần
trở lên
/tháng
không
nghiệm
trọng 1
lần/tháng
ra vi phạm