Tiểu luận cuối khóa văn thư lưu trữ

BÀI TIỂU LUẬN
KẾT THÚC KHÓA HỌC NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ

Đề bài:
I. ĐỐI VỚI TẤT CẢ CÁC HỌC VIÊN
1. Soạn thảo văn bản hành chính
Học viên lấy danh nghĩa cơ quan nơi đang công tác hoặc UBND
phường, xã nơi cư trú, soạn thảo hoàn chỉnh một trong các loại văn bản hành
chính sau:
quyết định, cơng văn, thơng báo, tờ trình.
u cầu:
Chọn nội dung nhỏ, gọn, trình bày khơng q 3 trang giấy (có thể trong
phạm vi 1 trang giấy A4). Ví dụ như: thơng báo về việc treo cờ Tổ quốc nhân
dịp ngày lễ kỷ niệm, thông báo về việc nghỉ lễ; quyết định bổ nhiệm cán bộ;
tờ trình về việc mua sắm trang thiết bị; công văn trả lời ý kiến của cơng dân.
Nội dung được trình bày có tính hồn chỉnh của một văn bản hành chính. Cấu
trúc rõ ràng. Ngơn ngữ tiếng Việt, chính xác, phổ thông, diễn đạt ngắn gọn, rõ
ràng, dễ hiểu. Một số nội dung diễn đạt có tính khn mẫu như trích dẫn một
văn bản khác; cách ghi ngày tháng năm trong văn bản; cách viết tắt trong văn
bản hành chính.
Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày: bám sát Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư.
2. Thuyết minh về văn bản hành chính đã soạn
Trên cơ sở văn bản đã soạn, học viên thuyết minh về mấy ý sau đây:
a) Thuyết minh khái quát về thể thức và kỹ thuật trình bày (so sánh với Nghị
định số 30/2020/NĐ).


b) Thuyết minh về tính pháp lý (nếu có thì thuyết minh rằng nội dung văn
bản dựa trên cơ sở quy định, hướng dẫn của văn bản nào; nếu không có thì
nói rõ là khơng dựa trên cơ sở pháp lý cụ thể nào. Ví dụ: nghỉ Lễ 2/9 được

quy định trong Bộ luật Lao động trong điều nào? Và có văn bản cụ thể nào
khác quy định? – có thể giả định).
c) Thuyết minh về cơ sở thực tế. Mọi văn bản được ban hành phải xuất phát
từ tình hình thực tế. Do vậy, cần có thuyết minh về cơ sở này.
d) Thuyết minh về bố cục, từ ngữ, văn phong.
Yêu cầu:
Bất kể văn bản có 1 hoặc 2 hoặc 3 trang, phần thuyết minh phải có độ
dài tối thiểu là 2 trang, tối đa là 3 trang. Độ dài của mỗi ý thuyết minh (4 ý)
tương đương nhau.
Bài làm:


UBND THÀNH PHỐ THỦ ĐỨC
TRƯỜNG CAO ĐẲNG
ABC

Số:

/QĐ-CĐABC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Thành phố Thủ Đức, ngày tháng năm 2021

QUYẾT ĐỊNH
Về việc bổ nhiệm Trưởng phòng Đào tạo
Trường Cao đẳng ABC
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG ABC
Căn cứ Quyết định số ……/QĐ-….. ngày …. tháng … năm 20…. của

………….. về việc thành lập trường Cao đẳng ABC;
Căn cứ Quyết định số ……/QĐ-….. ngày …. tháng … năm 20…. của
………….. về việc bổ nhiệm Hiệu trưởng Trường Cao đẳng ABC;
Căn cứ Quyết định số ……/QĐ-….. ngày …. tháng … năm 20…. của
………….. về việc Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động;
Căn cứ Biên bản họp cấp ủy Chi bộ và Ban giám hiệu nhà trường ngày
…. tháng … năm 20….;
Theo đề nghị của Trưởng phịng Hành chính – Tổ chức.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Bổ nhiệm ơng …………….., giữ chức vụ Trưởng phịng phịng
Đào tạo-Trường Cao đẳng ABC, thời gian giữ chức vụ là 01 năm.
Hệ số phụ cấp chức vụ được hưởng: ….
Thời gian được hưởng kể từ ngày …/…/20….
Điều 2. Lương và các chế độ quyền lợi hưởng theo chế độ hiện hành.
Điều 3. Các ơng, bà Phó Hiệu trưởng, Kế tốn trưởng, các Phịng,
Khoa có liên quan và ơng …………… có trách nhiệm thi hành quyết định
này./.
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lưu: VT.

HIỆU TRƯỞNG


Trên cơ sở văn bản hành chính là Quyết định bổ nhiệm Trưởng phòng
Đào tạo trường Cao đẳng ABC, học viên thuyết minh như sau:

a) Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Trình bày theo mẫu 1.2 Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp của
Phụ lục III kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

1. Trình bày chung:
- Khổ giấy A4 (21cm x 29,7cm); Kiểu trình bày: theo chiều dài của khổ
A4; Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới: 2cm; Cách mép trái:
3cm; Cách mép phải: 1,5cm
- Phông chữ: Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn
Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen

2. Quốc hiệu và tiêu ngữ:
- Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”:

Chữ

in hoa, cỡ chứ 12, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải của
trang.
- Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”: Chữ in thường, cỡ chữ 13,
kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu. Chữ cái đầu các
cụm từ được viết hoa (Độc lập, Tự do, Hạnh phúc); giữa các cụm từ có
gạch nối (-), có cách chữ.


- Phía dưới có đường kẻ ngang (dùng cơng cụ vẽ hình – cơng cụ line để
vẽ), nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
- Quốc hiệu và têu ngữ: được trình bày cách nhau dịng đơn.

3. Tên cơ quan:
- Tên cơ quan chủ quản trực tiếp “UBND THÀNH PHỐ THỦ ĐỨC”:
được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng.
- Tên cơ quan ban hành văn bản “TRƯỜNG CAO ĐẲNG ABC”:
 do tên cơ quan ban hành văn bản dài nên được tách làm 2 dòng

(Dòng 1: TRƯỜNG CAO ĐẲNG; Dòng 2: ABC)
 trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, đậm, được
đặt giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp “UBND THÀNH PHỐ
THỦ ĐỨC”.
 phía dưới có đường kẻ ngang (dùng cơng cụ vẽ hình – cơng cụ line
để vẽ), nét liền, có độ dài bằng 1/3 độ dài của dịng chữ “ABC” và đặt
cân đối só với dòng chữ.
Tên cơ quan chủ quản trực tiếp và tên cơ quan ban hành văn bản trình bày
cách nhau dòng đơn.

4. Số, ký hiệu văn bản: Số:

/QĐ-CĐABC

Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan ban
hành văn bản; Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13,
kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:). Ký hiệu của văn bản


“QĐ-CĐABC” được trình bày bằng chữ in hoa, có chữ 13, kiểu chữ
đứng.
Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm
chữ biết tắt trong ký hiệu văn bản (QĐ, CĐABC) có dấu gạch nối (-),
không cách chữ

5. Địa danh, thời gian ban hành văn bản:
- Địa danh: “Thành phố Thủ Đức”; thời gian ban hành văn bản: ngày tháng
năm 2021
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản:
+ được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản.

+ cỡ chữ 13, kiểu chữ nghiêng
+ các chữ cái đầu của địa danh viết hoa “Thành phố Thủ Đức”
+ sau địa danh có dấu phẩy (,)
+ địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc
hiệu và Tiêu ngữ.

6. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
- Tên loại: QUYẾT ĐỊNH
Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm
- Trích yếu nội dung văn bản: “Về việc bổ nhiệm Trưởng phòng Đào
tạo
Trường Cao ABC”


Được đặt ngay dưới tên loại văn bản; trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa theo chiều
ngang văn bản.
- Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có
độ dài bằng 1/3 độ dài của dịng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

7. Nội dung văn bản:
- Thẩm quyền ban hành văn bản:
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG ABC
Được đặt ngay dưới đường kẻ ngang bên dưới trích yếu nội dung
văn bản; trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm
- Căn cứ ban hành văn bản:
Trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 14, trình
bày dưới thẩm quyền ban hành văn bản (quyết định).
Sau mỗi căn cứ thì xuống dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy (;);

dịng cuối kết thúc bằng dấu chấm (.).
- Cụm từ “QUYẾT ĐỊNH”: Trình bày cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm,
canh giữa trang
- Nội dung quyết định: điều 1, điều 2,….
Các cụm từ “Điều 1”, “Điều 2”, “Điều 3”: cỡ chữ 14, kiểu chữ
đứng, đậm.


Nội dung tiếp theo sau các cụm từ “Điều 1”, “Điều 2”, “Điều 3”:
cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; Cuối nội dung của “Điều 3” là dấu kết thúc
văn bản (./.)

8. Nơi nhận:
+ Từ “Nơi nhận”: trình bày chữ in thường, nghiêng, đậm, cỡ chữ 12;
trình bày trên một dịng riêng, ngang hàng so với dòng chữ “HIỆU
TRƯỞNG” – quyền hạn, chức vụ của người ký và sát lề trái; sau có dấu
hai chấm (:).
+ Tên cơ quan, cá nhân nhận (“Như Điều 3” và “Lưu: VT”): có dấu gạch
đầu dịng, tên mỗi cơ quan và cá nhân nhận trình bày trên 01 dịng riêng,
cuối dịng có dấu chấm phẩy; kiểu chữ in thường, đứng, cỡ chữ 11; dòng
cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết
tắt “VT”, cuối cùng là dấu chấm.

9. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền:
- Chức vụ (“HIỆU TRƯỞNG”): trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chứ 14,
kiểu chữ đứng, đậm.
- Họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền: trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn,
chức vụ của người ký.

b) Thuyết minh về tính pháp lý:


Văn bản soạn thảo là quyết định bổ nhiệm chức vụ Trưởng phịng
Đào tạo của trường Cao đẳng; do đó các văn bản pháp lý trong căn cứ
gồm:
- Quyết định thành lập trường, quyết định phân công cơ quan chủ quan
(do trong quyết định thành lập trường, Bộ giao cho Thành phố Hồ Chí
Minh quản lý Trường; tuy nhiên sau đó, UBND Thành phố Hồ Chí Minh
có quyết định giao UBND Thành phố Thủ Đức quản lý trường).
- Quyết định bổ nhiệm người có thẩm quyền (Hiệu trưởng).
- Các quy định về bổ nhiệm cán bộ quản lý (Trưởng phòng) và quy
định về thời gian bổ nhiệm, hệ số phụ cấp chức vụ (Trưởng phịng có hệ
số phụ cấp chức vụ là 0,45; thời gian giữ chức vụ là 03 năm) cũng như
các yêu cầu về tư tưởng chính trị, trình độ chun mơn, nghiệp vụ, năng
lực cơng tác.. được quy định trong quy chế tổ chức và hoạt động của
trường; do đó, trong quyết định bổ nhiệm có căn cứ vào Quy chế tổ chức
và hoạt động của Trường.
- Trong quy trình bổ nhiệm cán bộ quản lý, phải thông qua ý kiến
thống nhất của Cấp ủy và Ban giám hiệu về việc bổ nhiệm; do đó, trong
quyết định có căn cứ vào biên bản họp Cấp ủy và Ban giám hiệu.

c) Thuyết minh về cơ sở thực tế:


Việc bổ nhiệm cán bộ quản lý (Ban giám hiệu, Trưởng/phó các
phịng/khoa) là nội dung quan trọng của cơng tác quản lý và xây dựng
đội ngũ cán bộ, viên chức để từng bước kiện toàn đội ngũ cán bộ quản lý
của Trường; từ đó xây dựng độ ngũ viên chức quản lý đủ về số lượng,
đồng bộ về cơ cấu, có phẩm chất đạo đức tốt, giỏi chun mơn, nghiệp

vụ, có bản lĩnh chính trị vững vàng.
Việc bổ nhiệm đối với Ban giám hiệu do cơ quản chủ quản quyết
định trên cơ sở đề nghị Trường.
Việc bổ nhiệm Trưởng phòng, Phó trưởng phịng, Trưởng khoa,
Phó trưởng khoa do Hiệu trưởng trường quyết định sau khi thông qua ý
kiến thống nhất của Cấp ủy, Ban giám hiệu và ý kiến của toàn thể giáo
viên nhân viên của trường.
Tại trường việc bổ nhiệm thực hiện như sau:
-

Căn cứ nhu cầu vị trí cán bộ quản lý (ví dụ Trưởng phịng đào tạo)

thì phịng Hành chính-Tổ chức tham mưu Hiệu trưởng xây dựng kế
hoạch thực hiện bổ nhiệm vị trí này.
-

Thực hiện lấy ý kiến giới thiệu nhân sự trong toàn thể giáo viên,

nhân viên thơng qua từng bộ phận phịng, khoa (các phòng/khoa họp và
giới thiệu nhân sự) gửi về phòng Hành chính-Tổ chức
-

Trường tổ chức hội nghị cán bộ chủ chốt (ban giám hiệu, trưởng các

phịng, khoa, Bí thư đồn, Chủ tịch cơng đồn) thơng qua danh sách giới
thiệu của các bộ phận và thống nhất danh sách giới thiệu bổ nhiệm vị trí
cán bộ quản lý (Trưởng phịng Đào tạo) và có biểu quyết, biên bản, danh
sách gửi Cấp ủy, Ban giám hiệu.

-

Cấp ủy, Ban giám hiệu họp và thống nhất nhân sự cán bộ quản lý

(Trưởng phòng Đào tạo) và giao về phịng Hành chính-Tổ chức có thơng
báo nhân sự cán bộ quản lý và tham mưu Quyết định bổ nhiệm; tổ chức
trao quyết định bổ nhiệm.

d) Thuyết minh về bố cục, từ ngữ, văn phong:
Bố cục văn bản đảm bảo các yêu cầu theo mẫu 1.2 Quyết định (cá
biệt) quy định trực tiếp của Phụ lục III kèm theo Nghị định số
30/2020/NĐ-CP; các cơ sở pháp lý trình bày rõ ràng, đầy đủ thông tin
(căn cứ Quyết định số bao nhiêu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm văn
bản và trích yếu nội dung văn bản);..
Từ ngữ một cách ngắn gọn, khúc chiết, rõ ràng, ngôn ngữ dễ hiếu ,
bằng những từ ngữ phổ thông, cách diễn đạt đơn giản; văn bản trình bày
nội dung một cách rõ ràng, chính xác đúng như nội dung văn bản muốn
truyền đạt (căn cứ vào các cơ sở nào, bổ nhiệm ai, thời gian bao lâu, hệ
số phụ cấp chức vụ,..)
Dùng từ đúng từ vựng, từ biểu hiện được chính xác nội dung cần
thể hiện; Không dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa; Sử dụng từ
đúng nghĩa ngữ pháp; Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt.
Sử dụng từ ngữ phổ thông, không dùng từ thuộc phong cách khẩu
ngữ; Không dùng từ ngữ địa phương hoặc những từ có nguồn gốc địa
phương đã trở thành từ ngữ phổ thông; Không dùng tiếng lóng, từ thơng
tục vì chúng làm mất đi tính trang trọng, uy nghi và nghiêm túc của văn
bản.


Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên ngành, lĩnh vực

(Lương và các chế độ quyền lợi hưởng; hệ số phụ cấp chức vụ;…).