Kỹ năng viết thư điện tử

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
--------

HỌC PHẦN: KỸ NĂNG GIAO TIẾP
Đề tài: Kỹ năng viết thư điện tử (email)

Giảng viên: ThS Đỗ Thu Hiền
Sinh viên: Nhóm 8
Tên

Mã sinh viên

Phạm Phương Anh

20031575

Nguyễn Thị Hoa

20031592

Hoa Hải Đăng

19031740

Lê Thị Thanh Tuyền

20031655

Nguyễn Thị Quỳnh Mai

20031619

Nguyễn Thị Lan Hương

20031602

Khúc Thị Tú Trinh

20031654

Lê Văn Cử

20031966

Nguyễn Thị Ngọc Anh

20031573



MỤC LỤC
I. Tìm hiểu chung về thư điện tử........................................................................1
1.1. Khái niệm thư điện tử..............................................................................1
1.2. Đặc điểm của thư điện tử........................................................................1
1.3. Lợi ích của thư điện tử............................................................................1
II. Kỹ năng viết thư điện tử................................................................................3
2.1. Khái niệm.................................................................................................3
2.2. Vai trò của kỹ năng viết thư điện tử........................................................3
2.3. Những hạn chế, lỗi sai thường mắc khi viết thư điện tử.......................3
2.4. Một số quy tắc khi viết thư điện tử..........................................................3

2.5. Bố cục chi tiết của một email..................................................................4
2.6. Một số mẫu thư điện tử trong các trường hợp khác nhau....................8
III. Văn hóa sử dụng email.................................................................................9
3.1. Một số tiện ích của Gmail.......................................................................9
3.2. Một số lưu ý trong văn hóa email.........................................................11
IV. Kết luận........................................................................................................12
TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................13


I. Tìm hiểu chung về thư điện tử
1.1. Khái niệm thư điện tử
Thư điện tử là dịch vụ chuyển thư dưới dạng số trên mạng máy tính (chẳng hạn
internet) thơng qua các hộp thư điện tử. Việc chuyển thư và quản lí các hộp thư điện tử
được hệ thống thư điện tử thực hiện.
Chức năng của thư điện tử:
- Nhận và soạn thảo thư
- Xem các thư mới nhận được
- Lưu trữ thông tin đến
- Danh bạ: ghi nhớ danh sách khách hàng, địa chỉ cần thiết cho công việc
- Sổ tay: ghi chép dữ liệu quan trọng
- Lịch biểu: ghi nhớ sự kiện quan trọng, thông báo cho người dùng, gửi thư
theo lịch đặt trước
- Cơng cụ tìm kiếm thông minh giúp dễ dàng kiểm tra lại tin nhắn trước đó
1.2. Đặc điểm của thư điện tử
- Thư điện tử hoạt động qua các mạng máy tính mà hiện nay chủ yếu là
Internet. Hệ thống thư điện tử ngày nay được dựa trên một mơ hình lưu và chuyển tiếp.
Các máy chủ thư điện tử chấp nhận, chuyển tiếp, phân phối và lưu tin nhắn.
- Thay vì viết thư bằng giấy mực và bút thì người gửi chỉ cần gõ chữ từ bàn
phím của máy tính và biết dùng một phần mềm thư điện tử (email program).
- Khi gửi thư điện tử, các tín hiệu điện mã hố nội dung bức thư điện tử được

truyền đi đến máy nhận. Do đó, chỉ có nội dung hay cách trình bày lá thư điện tử là
được bảo toàn.
- Vận tốc truyền thư điện tử chỉ vài giây đến vài phút và chi phí rất nhỏ
- Dùng thư điện tử thì bất kỳ lúc nào cũng có thể mở phần mềm thư điện tử ra
đọc nên rất tiện lợi. Đồng thời, vì mỗi người dùng thư đều phải nhập mật khẩu vào
máy nên thư điện tử sẽ khó bị người ở chung đọc.
- Khối lượng gửi và nhận thư điện tử có thể nhiều hơn thư bưu điện rất nhiều
lần. Đối với các dịch vụ thư điện tử mới thì dung lượng có thể lên đến hàng gigabyte
như dịch vụ của Gmail chẳng hạn, hay nhiều hơn.
- Các dạng chuyển tiếp (chain mail) trong đó người nhận lại chuyển đi nội
dung lá thư cho một hay nhiều người khác thường cũng phổ biến trong cả hai hệ thống
bưu chính và thư điện tử.
- Hộp thư là nơi cất giữ các thư từ với địa chỉ cụ thể.
- Mỗi người có thể có một hay nhiều địa chỉ email (và phải được đăng ký qua
một hệ thống nào đó). Mỗi hộp thư sẽ có một địa chỉ phân biệt khơng bao giờ trùng
với địa chỉ email khác.
1.3. Lợi ích của thư điện tử

1


SO SÁNH THƯ ĐIỆN TỬ SO VỚI THƯ TRUYỀN THỐNG, BƯU CHÍNH
THƠNG THƯỜNG
* Giống: đều truyền tải thơng tin, thể hiện tình cảm.
* Khác:
Thư truyền thống, bưu chính thơng
thường

Thư điện tử

Vận tốc truyền thư điện tử rất nhanh, mất Phải mất một vài ngày hoặc vài tuần để
chỉ vài giây đến vài phút
thư có thể tới được địa chỉ cần thiết
Chi phí rất nhỏ, khơng đáng kể

Chi phí khá lớn

Chỉ cần click chuột là đã có thể gửi thư Phải di chuyển đến hệ thống bưu chính để
qua phần mềm gửi email
họ chuyển thư đi cho bạn
Tính bảo mật cao

Tính bảo mật thấp

Dễ dàng để gửi giọng nói, tranh ảnh, Khó có thể gửi những thơng tin khác
video… hoặc các loại thơng tin khác
ngồi ảnh
Người nhận có thể nhận tin nhắn ở khắp Người nhận chỉ có thể nhận tin nhắn ở nơi
mọi nơi
được định sẵn
Số lượng người gửi và nhận cũng như
Khối lượng gửi và nhận bị giới hạn
khối lượng lớn
Có thể đọc lại nội dung thư bất kỳ lúc nào Muốn đọc lại bạn phải tìm lá thư bạn cần
bạn muốn.
từ các hịm thư
Như vậy có thể thấy được, thư điện tử có những lợi ích vượt trội so với thư
truyền thống, bưu chính thơng thường trong nhiều mặt. Thư điện tử đã giúp việc gửi và
nhận thư trở nên đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi. Rút ngắn rất nhiều công đoạn vận
chuyển, không mất thời gian đi lại và có thể dễ dàng chỉnh sửa, bổ sung, cập nhật. Tuy

nhiên thư điện tử vẫn còn tồn tại một số những hạn chế như người nhận cần truy cập
internet để nhận thư, virus có thể phát tán qua các tập tin đính kèm trong thư, rất nhiều
chiến dịch lừa đảo được thực hiện qua thư điện tử nên nếu khơng cẩn thận bạn có thể
bị đánh cắp danh tính hoặc mất tiền, khơng có cách gì để đảm bảo rằng sẽ được đọc

2


cho đến khi người nhận đăng nhập và check mail, thư rác cũng là một vấn nạn khác
của hệ thống thư điện tử…
II. Kỹ năng viết thư điện tử
2.1. Khái niệm
Kỹ năng viết thư điện tử là năng lực sử dụng hệ thống ngôn ngữ và những hiểu
biết về đối tượng giao tiếp để thực hiện hành động viết thư điện tử (thông qua các thiết
bị điện tử như: điện thoại, máy tính,…) nhằm đạt mục đích nhất định trong giao tiếp.
2.2. Vai trò của kỹ năng viết thư điện tử
- Thư điện tử giúp tiết kiệm thời gian trao đổi và xử lý công việc
- Giúp truyền thông tin đến với người khác một cách nhanh chóng
- Kỹ năng sống không thể thiếu trong công việc cũng như trong cuộc sống hàng
ngày
- Giảm nguy cơ hiểu lầm, nâng cao uy tín của bản thân
- Giúp phát triển kỹ năng tư duy logic
Vậy nếu thiếu kỹ năng viết thư điện tử thì sẽ có ảnh hưởng như thế nào?
- Đặt tên tiêu đề khơng rõ ràng sẽ làm mất hình tượng trước nhà tuyển dụng
hoặc khách hàng.
- Việc truyền đạt thơng tin về cơng việc gặp khó khăn.
- Ngơn từ quá thân mật sẽ tạo cảm giác thiếu tôn trọng nếu người nhận không
thân thiết với bạn.
- Việc ghi quá nhiều từ viết tắt trong thư sẽ cho thấy sự thiếu chỉn chu và
chuyên nghiệp.

- Viết sai chính tả, câu văn sơ sài thể hiện bạn là người khơng có sự chỉn chu,
gây mất thiện cảm, không tôn trọng người khác.
- Viết dài dịng, lan man sẽ gây khó hiểu, nội dung khơng được truyền đạt
chính xác.
2.3. Những hạn chế, lỗi sai thường mắc khi viết thư điện tử
- Tiêu đề không rõ ràng
- Viết tắt quá nhiều hoặc ngôn tử không phù hợp
- Thư quá dài và lan man
- Không kiểm tra lại
- Thêm người nhận tùy ý
2.4. Một số quy tắc khi viết thư điện tử
1. Đặt tên email chuyên nghiệp
Chúng ta lưu ý tên email sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của mọi người.
Ví dụ: thay vì đặt là cobemuadong2010@...
2. Những lưu ý khi đính kèm File
Chúng ta nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính. Sử
dụng .pdf , .doc. hoặc .jpeg (đối với file ảnh).
3


Nếu có nhiều file chúng ta muốn nén lại thì nên dùng .zip khơng nên dùng .rar.
Hồn thiện đầy đủ nội dung file mới gửi kèm, khơng nên đã đính kèm rồi vẫn
chỉnh sửa.
Chú ý khi đặt tên file đính kèm: Việc đặt tên file cũng cần đảm bảo rõ ràng,
ngắn gọn. Khơng nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.
3. Sử dụng tiêu đề rõ ràng
Do nhiều người họ phải giải quyết nhiều email mỗi ngày, do đó tiêu đề rõ ràng
giúp họ phân loại email dễ dàng và điều này làm bạn nhận được email phản hồi sớm.
4. Chữ kỹ cuối thư
Chữ ký cuối thư tạo thêm sự tin tưởng cho người nhận được thư nên đính kèm

chữ kỹ tự động vào cuối thư, trong đó cung cấp đầy đủ thông tin về địa chỉ, số điện
thoại và chức danh của bạn.
5. Luôn xưng hô đúng mực
Nên sử dụng khuôn mẫu “Chào [họ tên người nhận]” . Trong vài trường hợp,
bạn có thể chỉ sử dụng tên người nhận, nhưng chỉ khi được họ cho phép do sự xưng hô
thân mật trong email không phù hợp trong môi trường công sở.
6. Hãy dùng font chữ cổ cổ điển
Một nguyên tắc bất di bất dịch là email của chúng ta nên để font chữ mà người
khác có thể đọc dễ dàng nhất. Nhìn chung, chúng ta có thể chọn cỡ chữ 13 và chọn
font dễ đọc như Arial hay Times New Roman. Còn với màu sắc, màu đen ln là lựa
chọn an tồn nhất.
7. Khơng có gì bí mật
Mọi tin nhắn hoặc thư điện tử đều để lại dấu vết. Hãy ln nhớ điều đó.
Hãy ln giả sử rằng người khác sẽ nhìn thấy những gì chúng ta viết, vì thế
đừng viết bất cứ điều gì mà mọi người sẽ khơng muốn người khác nhìn thấy. Đừng
viết bất cứ điều gì khơng có lợi cho mình hay khiến người khác tổn thương. Vì sau
cùng, email rất dễ “forward”, nên tốt nhất là an toàn, hơn là phải nói lời xin lỗi.
8. Hãy gõ địa chỉ email cuối cùng
Kiểm tra nội dung cẩn thận, loại bỏ các lỗi chính tả và ngữ pháp, chắc chắn
rằng đã đính kèm file rồi mới gõ địa chỉ email và ấn Send.
2.5. Bố cục chi tiết của một email
2.5.1. Tiêu đề
Nguyên tắc trong cách viết tiêu đề email
- Ngắn gọn, xúc tích: dịng tiêu đề email chỉ nên có độ dài dưới 50 ký tự, hoặc
nằm trong khoảng từ 5 đến 8 từ.
- Rõ ràng, cụ thể.
- Không dùng các từ ngữ spam.
- Đặt tiêu đề sau khi đã viết xong nội dung.
Cách viết tiêu đề email:
4

- Mang tính cấp bách: Tiêu đề tạo được cảm giác cấp bách, sẽ thúc đẩy hành vi
của người nhận, tạo phản xạ nhanh và dễ dẫn đến việc mở email.
Ví dụ: KHẨN! [Vấn đề].
Uber: “Chú ý! Cơ hội duy nhất để nhận quà từ Uber!”
- Kiểu mệnh lệnh: Cách viết tiêu đề email giống một lời ra lệnh, nêu ra hành động
trực tiếp mà người đọc cần thực hiện
Ví dụ: Dừng việc lãng phí tiền vào mực in.
Xác nhận đăng ký của bạn.
- Mang tính lợi ích: Nhấn mạnh lợi ích mà khách hàng nhận được từ sản phẩm,
dịch vụ thơng qua các tính năng.
Ví dụ: Giảm cân nhanh không cần ăn kiêng
- Kiểu vấn đề: Cách viết tiêu đề email này dễ gây được sự quan tâm của người
nhận vì mỗi người đều có vấn đề riêng hay những nỗi lo sợ, và khi bạn đề cập tới nó
thì sẽ tạo phản ứng tức thì.
Ví dụ: Nguy cơ mất tiền oan khi dùng thẻ tín dụng
- Kiểu câu hỏi: Theo phản xạ tự nhiên, khi bắt gặp một câu hỏi luôn khiến chúng
ta phải dừng lại và suy nghĩ.
Ví dụ: Bạn sẽ làm gì vào dịp Giáng sinh tới?
Bạn có đủ tiền nghỉ hưu vào lúc 65 tuổi?
- Hướng mục tiêu: Cách viết tiêu đề email này rất hiệu quả khi bạn đã xác định
được đúng nhóm đối tượng nhận email.
Ví dụ: Dành cho người thèm muốn một giấc ngủ ngon.
- Kiểu mê hoặc: Tiêu đề email hấp dẫn với các từ ngữ tạo cảm giác bí ấn, huyền
ảo.
Ví dụ: Tác dụng diệu kỳ của Yoga
2.5.2. Nội dung
Người nhận:
To, CC, BCC

Bao gồm tên email người nhận, tên riêng người nhận, những người nhận có liên
quan. Người nhận có 3 cấp:
- To: Người nhận trực tiếp
- CC (carbon copy = bản sao): Người có liên quan, có tham gia tới nội dung
email. Người nhận trực tiếp sẽ biết email có gửi cho người được CC
- BCC (blind carbon copy = bản sao tạm): Người theo dõi công việc mà chỉ
người gửi biết, người nhận không biết (cả TO và CC đều khơng biết có BCC)
Tùy từng cá nhân có liên quan tới cấp độ nào mà chúng ta gửi cho đúng người ở
cấp độ đó, tránh đặt sai vị trí.
Phần mở đầu
5


Tùy vào đối tượng người nhận cụ thể mà chúng ta viết câu chào tương ứng như
sau:
- Lối viết lịch sự, trang trọng: Kính gửi
- Lối viết thân thiết: Hello, Xin chào
- Đối với từng bộ phận, phịng ban:
+ Kính gửi [Phịng Dịch vụ khách hàng]
+ Kính gửi [Trưởng phịng thu mua vật tư]
+ Kính gửi [Giám đốc phụ trách tiếp thi
Sau câu chào, ta viết tiếp một câu mở đầu nêu lý do tại sao lại viết email này, ví
dụ về cách viết trang trọng:
Tơi viết thư này để đặt chỗ/ xin ứng tuyển vào vị trí.../để xác nhận chỗ đã đặt
trước/để xin thêm thông tin về...
Phần nội dung
Yêu cầu về nội dung bao gồm:
- Phản ánh đúng thông tin theo tiêu đề đã nêu,.
- Trình bày nội dung phải rõ ràng, mạch lạc, giúp người đọc dễ theo dõi, dễ hiểu
hết các ý muốn trình bày.

- Tránh các lỗi chính tả khi đánh máy.
- Nội dung càng ngắn gọn càng tốt, nhưng phải đủ ý. Khơng dài dịng, lan man.
- Khi chuyển ý, ta cần ngắt dòng, đánh số thứ tự cho các ý chính để người đọc
nắm dễ dàng nắm bắt vấn đề.
- Khi muốn nhấn mạnh, chỉ nên dùng kiểu chữ in đậm, in nghiêng, gạch chân hay
đổi màu chữ cho những từ cần nhấn mạnh, không nên áp dụng cho cả câu.
- Đối với các tệp đính kèm cần kiểm tra lại chắc chắn có file đính kèm trước khi
bấm nút gửi. Có nhắc tới việc có tài liệu đính kèm bên trong nội dung. Có mơ tả rõ tài
liệu gồm những file nào, nhằm mục đích gì. Cần lưu ý gì khi mở/tải các tài liệu đó.
Phần kết thư
- Thể hiện sự tơn trọng người nhận đã đọc hết nội dung của email. Các câu kết
thường dùng: kính thư, trân trọng, cảm ơn…
- Chữ ký cá nhân. Dùng để người nhận có thêm thơng tin về người gửi. Thường
chữ kí cá nhân khơng nhất thiết cần có, nhưng nếu bạn kí ở cuối thư sẽ càng tốt. Việc
này giúp người nhận biết rõ hơn người gửi, có thêm các kênh liên lạc khác ngồi email
như điện thoại, địa chỉ nơi làm việc, hoặc các cách xưng hô cho đúng khi trả lời thư
(dựa vào giới tính, độ tuổi, vị trí cơng tác của người gửi).
- Với loại email thông thường cuối thư sẽ gồm:
+ Lời cảm ơn: “Trân trọng cảm ơn”, “Xin chân thành cảm ơn”
+ Chữ ký (địa chỉ, thông tin liên hệ, của nơi gửi email).
+ Tệp đính kèm các file cần cung cấp.
- Với email xin việc
6


+ Cuối thư thường là: “Cảm ơn vì đã dành thời gian xem xét CV và thư giới
thiệu. Tôi mong sẽ sớm nhận được phản hồi từ phía cơng ty”
+ Ký tên.
+ Tệp đính kèm CV.
Chi tiết một email: (tham khảo một số mẫu khác ở mục 2.6)

- Email lần đầu gửi
Tiêu đề: Về việc…
Nội dung
Kính gửi …
Về việc A, …
Về vấn đề B, …
Tuy nhiên, một khúc mắc có thể xảy ra là …
Vì vậy, tơi đề xuất mình có thể …
Bước tiếp theo, mong bạn gửi cho tơi …
Mong sớm nhận được phản hồi của chị.
Xin chân thành cảm ơn.
[Chữ ký]
- Email phản hồi
Tiêu đề: Yêu cầu về…, Về vấn đề…
Nội dung:
Kính gửi…
Cảm ơn email của anh/chị. Về các vấn đề mà bạn đưa ra, tôi xin phản hồi như sau:
Về việc X, …
Về việc Y, …
Mong nhận được phản hồi của anh/chị trước ngày … để kịp tiến hành … đúng hạn.
Xin chân thành cảm ơn.
[Chữ kí]
2.6. Một số mẫu thư điện tử trong các trường hợp khác nhau
1. ĐỐI VỚI EMAIL LẦN ĐẦU GỬI CHO NGƯỜI KHÁC:
Chủ đề email: "Về việc (nêu ra công việc cụ thể nhưng ngắn gọn)"
7


Chào chị A, (ghi tên cụ thể chứ đừng Dear anh/chị, và tuyệt đối không ghi sai tên
người nhận)

Em là … đến từ (cơ quan/đồn thể tương ứng). Em có được email này của chị do
anh B bên công ty C giới thiệu (nêu ra hồn cảnh có được thơng tin liên lạc hoặc gợi
nhắc người ta về dịp đã được gặp nay email liên hệ nói chuyện thêm). Em viết email
này để (nêu ra công việc cần thảo luận, cụ thể hơn phần email title nhưng khơng trình
bày hết một cục chữ dày đặc ở đoạn này).
(Chấm, xuống dòng, sang ý khác. Mỗi đoạn một ý ngắn gọn.)
Về việc A, …
Về vấn đề B, …
Tuy nhiên, một khúc mắc có thể xảy ra là …
Vì vậy, em đề xuất mình có thể …
Bước tiếp theo, mong chị gửi em … . Nếu cần thêm thơng tin, chị cứ nói với em
hoặc có gì gấp chị có thể gọi em/trợ lý của em tại … (thêm một kênh liên lạc khác
nhanh chóng hơn)
Mong sớm nhận được phản hồi của chị.
Cảm ơn chị,
(Tên)
2. ĐỐI VỚI EMAIL TRẢ LỜI NGƯỜI KHÁC:
Gửi chị A,
Cảm ơn email của chị. Về các vấn đề mà chị đưa ra, em xin phản hồi như sau:
Về việc X, …
Về việc Y, …
Để em có thể tiến hành …, xin chị phản hồi giúp em một số điểm như sau:
1. Câu hỏi
2. Câu hỏi
Sau khi nhận được những thông tin trên từ chị, bước tiếp theo của em sẽ là …
Mong nhận được phản hồi của chị trước ngày … để kịp tiến hành … đúng hạn.
Email này có cc anh B và bạn C đến từ phịng ban … để trả lời cho chị về vấn đề
X nếu chị có thêm yêu cầu. Cảm ơn chị.
Thân gửi,
(Tên)

3. ĐỐI VỚI EMAIL DẠNG FOLLOW-UP:
Gửi chị A,
Em là … ở bên (cơ quan đoàn thể tương ứng). Em gửi chị email này xin được
follow-up về việc …
Em cần chị phản hồi giúp em về vấn đề … và gửi cho em … để có thể tiến hành
… trước ngày xx/xx

8


Email trước em đã forward phía dưới để chị tiện xem lại. File đính kèm trong
email này là giấy tờ X, Y và Z.
Mong sớm nhận được phản hồi của chị.
Cảm ơn chị,
(Tên)
4. MẪU EMAIL PHẢN HỒI NHÀ TUYỂN DỤNG SAU KHI PHỎNG VẤN
Tiêu đề: Thư cảm ơn về buổi phỏng vấn cho [Vị trí cơng việc]
Kính gửi [Tên và chức danh của nhà tuyển dụng],
Tôi muốn gửi lời cảm ơn vì anh/chị đã dành thời gian cho tơi hơm qua.
Tơi rất hứng thú với cuộc trị chuyện của chúng ta về [Chủ đề thảo luận], và tôi
rất vui mừng khi được gia nhập [Cơng ty] với vị trí [Vị trí cơng việc].
Tơi tin rằng vị trí này phù hợp với [Thế mạnh/Kĩ năng] của tôi. Như đã đề cập,
tôi rất tự hào về khả năng [Thành tích liên quan đến cơng việc] và tin rằng nó sẽ giúp
tơi hồn thành tốt công việc này.
Tôi hi vọng được chia sẻ nhiều hơn với q cơng ty, xin vui lịng liên hệ lại nếu
anh/chị cịn bất kì thắc mắc nào.
Trân trọng,
[Tên]
[Số điện thoại]
5. MẪU THƯ MỜI THAM GIA PHỎNG VẤN

Chào bạn [Tên ứng viên],
Lời đầu tiên, chúng tôi xin cảm ơn bạn vì đã quan tâm đến vị trí ứng tuyển của
công ty [Tên công ty]. Thông qua hồ sơ mà bạn đã gửi về, chúng tơi nhận thấy bạn có
kiến thức chun mơn phù hợp với vị trí mà chúng tơi đang tuyển.
Chúng tơi trân trọng kính mời bạn đến tham gia buổi phỏng vấn của công ty
chúng tôi tại:
Địa chỉ:…
Thời gian:…
Để buổi phỏng vấn được diễn ra thuận lợi, bạn vui lòng phản hồi lại email này
ngay khi nhận được. Mọi thắc mắc khác, bạn vui lòng liên hệ với chúng tơi qua:
Địa chỉ liên hệ:…
Trân trọng,
III. Văn hóa sử dụng email
3.1. Một số tiện ích của Gmail
- Gửi thư theo lịch đặt sẵn
Bước 1: Soạn thư như bình thường
Bước 2: Tại ơ gửi, chọn hình tam giác ngược . Chọn gửi thư theo lịch biểu.
Bước 3: Chọn ngày giờ mà bạn muốn gửi thư.
9


Bạn có thể xem thư đã đặt lịch tại Đã lên lịch
- Sắp xếp thư theo Nhãn
Bước 1: Tại cửa sổ chính, click vào biểu tượng bánh răng cưa và chọn Cài đặt
(Settings). Chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.
Bước 2: Tìm Tạo nhãn mới. Gõ tên nhãn mà bạn muốn tạo
Bước 3: Tại email bất kỳ, click chuột phải chọn Gắn nhãn là, sau đó chọn nhãn
phù hợp
- Hoàn tác gửi
Bước 1: Trước hết cần đăng nhập tài khoản Gmail cá nhân của mình trên máy

tính.
Bước 2: Tại giao diện chính, click vào biểu tượng bánh răng cưa và chọn Cài đặt
(Settings). Chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.
Bước 3: Trong cửa sổ Cài đặt, bạn giữ nguyên ở tab Chung (General), tìm mục
Hủy gửi (Undo Send).
Bước 4: Trong bước này, bạn sẽ chọn: thời gian 5-30 giây
Nếu chọn 10 giây thì sau khi đã ấn gửi đi, bạn chỉ có 10 giây để nhận ra sai lầm
của mình và kịp thời ấn Hồn tác (Undo). Thường thì người dùng sẽ lựa chọn khoảng
thời gian dài nhất là 30 giây để đảm bảo an toàn.
Bước 5: Lưu thay đổi vừa cập nhật bằng cách kéo xuống cuối trang và nhấn Lưu
thay đổi.
Bước 6: Kiểm tra việc kích hoạt bằng cách gửi một mail bất kỳ. Khi bạn bấm Gửi
(Send) để gửi thì trên giao diện Gmail sẽ xuất hiện dịng thơng báo: “Đã gửi thư. Hồn
tác Xem thư” ở góc dưới cùng bên trái cửa sổ.
- Tìm email đến từ một địa chỉ
Bước 1: Tại thanh tìm kiếm của Gmail, nhập from:(địa chỉ email) (VD: from:
())
Bước 2: Ấn Enter để hồn thành việc tìm kiếm
Bước 3: Ngồi ra, có thể tìm kiếm nâng cao nhờ vào việc tùy chỉnh thanh tìm
kiếm
- Danh bạ địa chỉ người dùng
Bước 1: Tại các ứng dụng của Google chọn Danh bạ
Bước 2: Chọn tạo địa chỉ liên hệ
Bước 3: Nhập thông tin người cần thêm
Bước 4: Nhấn Lưu để hoàn tất
3.2. Một số lưu ý trong văn hóa email
3.2.1. Độ dài tối đa
- Độ dài của email chỉ nên từ 1/2 đến 2/3 trang là đủ. Nếu muốn cung cấp nhiều
thông tin hơn, hãy đính kèm file cần thiết.
10

3.2.2. Thời gian phản hồi muộn nhất
Khi nhận được một email mới, đầu tiên nên đọc tiêu đề và lướt qua nội dung sau
đó phân loại thư dựa vào tiện ích Nhãn trong Gmail. Bạn có thể phân loại thư dựa trên
các tiêu chí:
- Quan trọng và cần gấp
- Quan trọng nhưng không cần gấp
- Không quan trọng nhưng cần gấp
- Không quan trọng cũng không cần gấp
Công việc tiếp theo của bạn chỉ là dành ra một khoảng thời gian và giải quyết
công việc theo đúng thứ tự đã chia sẵn.
Đối với những email Khẩn (cần trả lời rất gấp) thì bạn nên phản hồi ngay theo
đúng tính chất công việc.
Tuy nhiên điều tiên quyết để không tồn đọng quá nhiều thư là hãy dành ra 1
khoảng thời gian cố định trong ngày để giải quyết thư của ngày hôm ấy. Đừng nên để
1 email quá 2 ngày chưa nhận được phản hồi.
3.2.3. Khung giờ gửi thư hợp lý
Các nghiên cứu có tuy có cách làm email marketing đa dạng, bạn vẫn có thể ưu
tiên những thời gian sau dựa trên các dữ liệu:
+ 10h: Khung giờ buổi sáng gần trưa vẫn luôn phổ biến, nhưng một người đã xác
định được thời gian tốt nhất là 10 giờ sáng. Một mốc thời gian cũng đáng nói là 11 giờ
sáng.
+ 20h – nửa đêm: Có thể bạn khơng ngờ tới khung thời gian này. Dường như
email được mở và click nhiều hơn vào buổi tối. Campaign Monitor cho rằng lý do là vì
người ta thường kiểm email trước khi đi ngủ.
+ 14h: Thời gian này cũng dễ gửi email thành công hơn. Lúc này người ta đang
không quá tập trung vào cơng việc, cũng như tìm cái gì đó để xem.
+ 6h: 50% chúng ta bắt đầu ngày mới bằng việc kiểm tra email. Theo như
Campaign Monitor nghiên cứu thì khung giờ 9 - 11 giờ sáng chắc chắn là tốt nhất để

gửi email. 10 giờ sáng có vẻ là đỉnh điểm. Cuối cùng, Campaign Monitor kết luận rằng
53% email được mở ra vào các ngày làm việc từ 9h - 17h
3.2.4. Một số lưu ý khác
- Nghĩ kỹ trước khi quyết định Reply All (Trả lời tất cả)
- Tận dụng mục chữ ký email
- Hạn chế dùng dấu chấm than
- Hài hước đúng chỗ
- Khởi đầu ngày mới bằng việc check mail
- Check list để dò lại email trước khi gửi
+ Email đã giải quyết hay nêu ra vấn đề chính một cách rõ ràng chưa?
11


+ Đã đưa ra cho người nhận yêu cầu hành động cụ thể cho bước tiếp theo chưa?
+ Tên mọi người đã đúng chưa?
+ Cịn có ai trong phần cc nhưng chưa được giới thiệu?
+ File cần đính kèm đã đủ và ĐÚNG file chưa?
+ Nếu có đoạn nào buộc phải Copy & Paste, format chữ trong email đã được
chỉnh sửa đồng nhất từ đầu đến cuối chưa?
+ Còn lỗi chính tả nào khơng?
+ Nếu đang nói đến vấn đề căng thẳng, có đoạn nào mình viết bị tập trung vào
cảm xúc hay đổ lỗi mà chưa đưa ra được giải pháp?
IV. Kết luận
- Hiện nay, email đã thay thế thư từ và trở thành một công cụ hữu hiệu giúp
việc trao đổi thông tin của con người trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Email
ngày càng phổ biến trong cuộc sống nhưng không phải ai cũng biết cách viết một bức
email thật chuyên nghiệp, kể cả những nhân viên văn phòng.
- Để viết được một bức email chuyên nghiệp “Bảy bí quyết để có một email
tốt” rất hữu ích và cần thiết đối với mỗi người:
Đặt một cái tên chun nghiệp

Giữ nó đơn giản
Viết một dịng chủ đề phù hợp và thú vị
Toàn bộ văn bản chỉ nên dài tối đa nửa trang A4
Phong cách và nội dung phù hợp
Chữ ký sẽ giúp email trở nên chuyên nghiệp và đáng tin hơn
Không để cảm xúc cá nhân ảnh hưởng đến email

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. J H Hood (2013), How to Book of Writing Skills (Improve your English report,
email or business writing skills), WordCraft Global Pty Ltd
2.

Clare

Whitmell

(2014),

Business

Writing

Essentials

/>3. Thủy Nguyễn (2008), Các lỗi thư điện tử cần tránh, Báo Tuổi trẻ
/>4. 10 Nguyên tắc giao tiếp e-mail cần nhớ />
12


6. Joe Ford (2020), What is the difference between email and traditional mail?

/>6.

Differences

Between

Email

&

Traditional

Mail

(Postal

Mail)

/>7. 8 Tips for Employees to Improve Email Writing Skills and Online Professionalism
/>8. Dani Tùng (2019), Các thành phần của một email />9. (2017), Cách viết tiêu đề Email hấp dẫn khiến người nhận mở thư ngay
/>10. Nathan Ellering (2018), What 14 Studies Say About The Best Time To Send Email
/>11. Hannery, 4 Mẫu Email Phản Hồi Nhà Tuyển Dụng Sau Khi Phỏng Vấn Giúp Bạn
Ghi Điểm Tuyệt Đối />12. (2021), Chia sẻ 3 mẫu thư mời phỏng vấn qua email chuẩn nhất 2021,
/>
13