HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN HỮU NGHỊ VIỆT - HÀN
KHOA THƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VÀ TRUYỀN THƠNG


HỒN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
CỦA CƠNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC
SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH

TÓM TẮT ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
NIÊN KHÓA: 2016 - 2019

HSSV
: Lê Thị Quỳnh
Hƣơng Mã HSSV :
CCQC16A0004
CBHD
: ThS. Lê Thị Hải Vân

Đà Nẵng, 06/2019



MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài

Tổ chức sự kiện, nếu được xem xét dưới góc độ của doanh nghiệp đó
là một hoạt động kinh doanh tương đối mới mẻ ở Việt Nam. Cùng với

sự phát triển của nền kinh tế, khoa học công nghệ, thông tin… dịch vụ
tổ chức sự kiện đã có những bước phát triển đáng kể ở Việt Nam. Bởi
thông qua các sự kiện mà công ty tổ chức sẽ thu hút được đông đảo
công chúng quan tâm hơn. Vì vậy, ngày nay có rất nhiều cơng ty tổ
chức sự kiện ra đời và đi vào hoạt động kinh doanh.
Hiện là sinh viên chuyên ngành Quảng cáo và quan hệ công chúng
được học hỏi những kiến thức chuyên ngành do các thầy cô giảng dạy,
em nhận thấy rằng hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện là một hoạt
động thiết yếu cho bất kì một doanh nghiệp nào. Để tổ chức nên
những sự kiện thành cơng địi hỏi rất nhiều yếu tố, công ty không
ngừng nghiên cứu, học hỏi nâng cao kĩ năng tổ chức cũng như hồn
thiện quy trình tổ chức sự kiện của cơng ty mình nhằm kịp thời đáp
ứng mong muốn của các doanh nghiệp cũng như thị trường. Sau khi đi
thực tế năm 2018 và thực tập năm 2019, nhận thấy ngành tổ chức sự
kiện địi hỏi cần có quy trình thực hiện chuyên nghiệp và khoa học,
tuy nhiên hầu như các doanh nghiệp đều thực hiện theo kinh nghiệm
và tính thực tế của xã hội. Do đó, dù doanh nghiệp đã từng bước thay
đổi và đưa ra nhiều phương pháp quy trình thực hiện tổ chức sự kiện
tương đối phù hợp nhưng chưa tạo được sự chuyên nghiệp cũng như
có một chương trình thực hiện khoa học, logic… Xuất phát từ thực tế
này cũng với những kiến thức đã học, vì vậy em chọn đề tài “Hồn
thiện quy trình tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Quảng cáo và Tổ
chức sự kiện Anh Thịnh Minh”.

1


2.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục tiêu nghiên cứu:

+ Tìm hiểu và phân tích quy trình tổ chức sự kiện của công ty TNHH
Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh
+ Đề ra giải pháp nhằm hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện cho cơng
ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Tìm hiểu và thu thập thơng tin về tổ chức sự kiện
+ Tìm hiểu và thu thập thơng tin về lịch sử hình thành, hoạt động tổ
chức sự kiện của công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh
Thịnh Minh
+ Phân tích các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến sự kiện và hoạt
động tổ chức sự kiện
+ Phân tích và đánh giá về quy trình tổ chức sự kiện tại cơng
ty
+ Đề xuất ra giải pháp hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện của
công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh.
3.

Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu

+ Nội dung của đề tài nghiên cứu về hoạt động tổ chức sự kiện, trong
đó tập trung nghiên cứu chính về quy trình tổ chức sự kiện của công
ty
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về nội dung: Đề đạt được mục tiêu đề ra. Đề tài tập trung vào
nghiên cứu quy trình tổ chức sự kiện của cơng ty, nhằm đề ra giải
pháp hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện cho cơng ty TNHH Quảng
cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh.

+ Về không gian: Đề tài nghiên cứu về hoạt động tổ chức sự kiện, quy
trình tổ chức sự kiện dựa trện địa bàn thành phố Đà Nẵng.
+ Về thời gian: Đề tài nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện trong thời
gian 3 năm 2016 – 2018.
4.

Phƣơng pháp nghiên cứu
- Phương pháp điều tra: Thu thập tài liệu, các thơng số về

nhân sự, tình hình hoạt động của cơng ty trong thờ gian qua, quy
trình tổ chức sự kiện của công ty..
- Phương pháp thống kê, tổng hợp: Thống kê các số liệu đã
điều tra được thành thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu.
- Phương pháp đánh giá: Đánh giá quy trình tổ chức sựu kiện
của cơng ty, ưu nhược điểm tìm ra giải pháp nâng cáo hiệu quả tổ
chức sự kiện.
5.

Dự kiến kết quả

Thông qua hoạt động tìm hiểu về thực trạng hoạt động kinh doanh
dịch vụ tổ chức sự kiện hiện tại Công ty TNHH Quảng cáo và Tổ chức
sự kiện Anh Thịnh Minh cũng như nghiên cứu sau về nhưng tồn tại
trong quy trình tổ chức sự kiện cho công ty.
6.

Ý nghĩa khoa học và thực tiễn

Ý nghĩa khoa học: Nội dung trong đề tài sẽ góp phần bổ sung tư liệu
về lí thuyết cho ngành truyền thơng nói chung và trong ngành tổ chức
sự kiện nói riêng. Ngồi ra cịn làm tài liệu tham khảo cho các doanh
nghiệp khác cũng hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
Ý nghĩa thực tiễn: Công ty TNHH Quảng cáo và Tổ chức sự kiện Anh
Thịnh Minh là một công ty tập trung chuyên về tổ chức sự kiện, mặc
dù công ty đã đưa ra một quy trình tổ chức sự kiện cho cơng ty áp
dụng, tuy nhiên quy trình này vẫn cịn nhiều mặc hạn chế,


gây ảnh hưởng đến kết quả của hoạt động tổ chức sự kiện. Với đề tài
này, sau khi hoàn thành sẽ là tư liệu tham khảo để công ty xem xét và
điều chỉnh quy trình của cơng ty mình cho phù hợp hoặc áp dụng
thẳng vào quy trình của cơng ty nhằm mục đích hồn thiện quy trình
cho cơng ty.
7.

Nội dung của đồ án tốt nghiệp
Ngoài những nội dung như Phần mở đầu, kết luận, tài liệu

tham khảo thì nội dung chính của đồ án gồm các chương như sau:
Chương 1. Cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện
Chương 2. Thực trạng tổ chức sự kiện của công ty TNHH
Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh
Chương 3. Giải pháp hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện của
công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh


CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1.1.

KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.1.1. Khái niệm về sự kiện
Khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện) như sau: Sự
kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh
doanh, giải trí, thể thao, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng
đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục
tập quán.
1.1.2. Khái niệm về tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc tồn bộ các
cơng việc như: nghiên cứu các yêu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế
hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến
các sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt
những thông điệp nhất định đến những người tham dự sự kiện và xã
hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia
vào sự kiện.
1.2.

ĐẶC ĐIỂM CỦA HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.2.1. Đặc điểm về sản phẩm dịch vụ của tổ chức sự kiện
1.2.2. Đặc điểm về lao động
1.2.3. Đặc điểm về hoạt động quản lý tổ chức sự kiện
1.3.

CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN

Các tiêu chí được sử dụng phổ biến trong phân loại sự kiện bao
gồm:

1.3.1. Theo quy mơ, lãnh thổ
1.3.2. Theo hình thức và mục đích
1.4.

VAI TRỊ CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.5.

MỤC TIÊU TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.6.

NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC SỰ KIỆN


1.7.

CÁC YẾU TỐ TẠO THÀNH MỘT SỰ KIỆN

1.8.

CÁC YẾU TỐ RỦI RO ẢNH HƢỞNG ĐẾN TỔ CHỨC

SỰ KIỆN
1.8.1. Thời tiết
1.8.2. Nhân lực
1.8.3. Văn hóa
1.8.4. Tài chính
1.9.

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.9.1. Đánh giá tình hình
1.9.2. Xác định mục tiêu
1.9.3. Xác định nhóm cơng chúng chính
1.9.4. Hình thành chủ đề cho sự kiện
1.9.5. Viết chƣơng trình cho sự kiện
1.9.6. Lịch trình, lập thời gian biểu
1.9.7. Hoạch định ngân sách
1.9.8. Tổ chức theo dõi, điều phối sự kiện
1.9.9. Đánh giá – họp rút ra kinh nghiệm


CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN QUẢNG CÁO VÀ TỔ
CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH
2.1.

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ

TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH
2.1.1. Lịch sử hình thành của cơng ty
Thơng tin chính:
Tên giao dịch: Cơng Ty TNHH Quảng Cáo và Tổ chức sự kiện Anh
Thịnh

Minh.

Tên giao dịch (Eng): ANH THINH MINH EVENT ORANIZING &
ADVERTISING CO., LTD.

Tên viết tắt: ATM
Giấy phép kinh doanh và ngày cấp: 0401517395 / 12-11-2012
Mã số thuế: 0401517395
Địa chỉ: 02/36 Đinh Thị Hòa, quận Sơn Trà, thành phố Đà Nẵng
Đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Nhung

Chức danh: Tổng

Giám Đốc

Hình 2.1. Logo Cơng ty Anh Thịnh Minh
(Nguồn: năm 2019)
2.1.2. Tầm nhìn và sứ mệnh
2.1.2.1.

Tầm nhìn

2.1.2.2.

Sứ mệnh

2.2.

LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG


2.2.1. Tổ chức sự kiện
2.2.2. Quảng cáo
2.2.3. Thiết kế
2.2.4. Dịch vụ cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện

2.2.5. Dịch vụ cho thuê nhân sự sự kiện
2.3.

CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG

CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH
2.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hình 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Ghi chú:

Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng

2.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
2.4.

CÁC NGUỒN LỰC CỦA CÔNG TY

2.4.1. Cơ sở vật chất
2.4.1.1.

Nhà cửa kiến trúc


2.4.1.2.

Máy móc, thiết bị

2.4.2. Nguồn nhân lực

2.4.3. Nguồn tài chính
2.5.

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG TỚI HOẠT ĐỘNG KINH

DOANH CỦA CÔNG TY
2.5.1. Môi trƣờng vĩ mô
2.5.1.1.

Môi trường kinh tế

2.5.1.2.

Môi trường văn hóa- xã hội

2.5.1.3.

Mơi trường chính trị pháp luật

2.5.1.4.

Mơi trường cơng nghệ

2.5.1.5.

Môi trường tự nhiên

2.5.2. Môi trƣờng vi mô
2.5.2.1.

Khách hàng

2.5.2.2.

Đối thủ cạnh tranh

2.5.2.3.

Đối tác nhà cung ứng

2.6.

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA

CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH
THỊNH MINH.
2.6.1. Sơ đồ quy trình tổ chức sự kiện của công ty TNHH
Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh
2.6.2. Phân tích quy tình tổ chức sự kiên của công ty TNHH
Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh.
2.6.2.1.

Thu thập thông tin của khách hàng

2.6.2.2.

Hình thành ý tưởng và thơng điệp

2.6.2.3.

Lập kế hoạch chương trình và thuyết trình với khách

hàng
Sau khi phát triển được các ý tưởng rồi sẽ tiến hành phác thảo kế
hoạch dựa trên ý tưởng đó. Đây chính là giai đoạn chuẩn bị cho


nội dung thuyết trình với khách hàng. Ở bước này cơng việc được chia
thành hai nội dung đó là lập kế hoạch chương trình và thuyết trình với
khách hàng.
Nhưng trên thực tế việc thuyết trình với khách hàng chưa thực sự thục
hiện hiệu quả. Bởi bước này công ty rất chủ quan, chỉ những khi xảy
ra sự cố về mặt thực hiện thì mới thoonga báo, gọi điện đến khách
hàng và hỏi lại. Điều này rất ảnh hưởng đến tiến độ làm việc.
2.6.2.4.

Lập kế hoạch chi tiết

Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện là cụ thể hóa một cách chi tiết các
công việc cần chuẩn bị cho sự kiện. Nhiệm vụ của anh Trần Công
Nguyên (người điều phối sự kiện) là phân công công việc, quy định
thời hạn cụ thể cho từng hạng mục công việc, theo dõi tiến độ thực
hiện… để đảm bảo mọi công tác chuẩn bị được tiến hành tốt nhất.
Ở bước này, các công việc của từng bộ phận được phân công một cách
rõ ràng, ai mạnh cơng việc nào làm cơng việc đó, bộ phận nào làm bộ
phận nấy, bản công việc tuy rất rõ ràng nhưng chưa thực sự bài bản.
một số công việc thì nhân sự chồng chất một phần do thiếu nhân lực.
2.6.2.5.

Thực hiện kế hoạch

Thực hiện kế hoạch là bắt tay vào thực hiện những nội dung đã lập ra,
mỗi bộ phận theo dõi kế hoạch và thực hiện các hạng mục công việc
như kế hoạch đã đề ra và báo cáo cho người phụ trách sự kiện đó. Các
bộ phận phịng ban trong cơng ty đều bắt tay vào công cuộc thi công
thực hiện, dựa trên những thông tin đã thu thập được, những ý tưởng
đã thiết kế, những nội dung công việc, kế hoạch đã lập ra, bản phân
công sẽ tiến hành để thực hiện.


Bên cạnh đó, Anh Thịnh Minh vẫn cịn nhiều vấn đề thiếu xót
như trong q trình thực hiện như: nhân sự chồng chéo, các hạng
mục cơng việc hồn thành tốt nhưng lại thiết tính tỉ mỉ, chu đáo, ồ ạt
bên phía bộ phận thiết kế. Một phận cũng thiếu nhân sự ở khâu
này.
2.6.2.6.

Tổng kết và đánh giá

Khi sự kiện kết thúc, thiết bị, đồ đạc sẽ được công ty vận chuyển về
kho, địa điểm tổ chức sẽ được dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ. Công việc tiếp
theo là tiến hành thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (chị Hiếu
– kế tốn).
Ngồi ra, điều quan trọng của bước cuối cùng trong quy trình tổ chức
sự kiện của cơng ty chính là sự kết thúc, các bộ phận chịu trách nhiệm
sẽ viết báo cáo và họp rút kinh nghiệm để tránh những sai xót cho
những sự kiện tiếp theo.
2.7.

ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA

CƠNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH
THỊNH MINH
- Ưu điểm
+ Quy trình tổ chức diễn ra một cách rõ ràng, chi tiết, các công việc
được tiếp nối thực hiện và hoàn thành theo quy định của ban tổ chức.
+ Quy trình tổ chức sự kiện của cơng ty Anh Thịnh Minh được chia
thành 6 bước rõ ràng, có đầy đủ chi tiết về nội dung, nhiệm vụ trong
từng bước.
+ Quy trình tuy chưa đạt quy chuẩn những cũng đã đưa ra được
những cơng việc chính cần thực hiện trong việc tổ chức một sự kiện


+ Phần lớn, khách hàng đều đánh giá tốt đối với công ty Anh
Thịnh Minh. Họ đều cho rằng quan trọng nhất là đúng với mục
tiêu chương trình, đem lại lợi ích lớn nhất cho cơng chúng mục
tiêu. Và trong mỗi sự kiện mà Anh Thịnh Minh tổ chức thì đều
đáp ứng được nhu cầu đó.
+ Một chương trình sự kiện thành cơng thì yếu tố chun nghiệp,
sáng tạo là những yếu tố đặt biệt quan trọng. Hầu hết khách hàng
đều đánh giácơng ty có tính chun nghiệp cao trong công tác tổ chức
sự kiện.
- Nhược điểm
+ Về sự sáng tạo trong quá trình tổ chức sự kiện thì Anh Thịnh Minh
chưa được đối tác đánh giá cao, phần lớn thì vẫn làm theo khn mẫu
+ Trong một số trường hợp cơng ty khơng theo một mơ hình làm việc
cụ thể mà thay vào sẽ sẽ thực hiện một cách đại trà. Cơng việc chồng
chéo, khơng thể hiện được tính chun nghiệp.
+ Chưa có quy trình chuẩn về mốc thời gian thực hiện theo từng giai
đoạn, có thể giao động số ngày để tùy vào tính chất cho sự kiện.

+ Các bước thực hiện đúng quy trình đặt ra nhưng trong mỗi bước lại
chưa đảm bảo các nội dung công việc rõ ràng.


CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH TỔ
CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ
CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH.
3.1.

CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY

TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CƠNG TY TNHH QUẢNG
CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH
3.1.1. Định hƣớng phát triển của trong ty trong năm 2019
Tiếp tục xây dựng, giữ vững và phát triển, Công ty TNHH Quảng cáo
và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Ming là một doanh nghiệp mạnh, đa
ngành nghề, lấy hiệu quả kinh tế là thước đo cho sự phát triển ổn định
và bền vững của thương hiệu. Với mong muốn càng ngày càng có
nhiều khách hàng biết đến thương hiệu Anh Thịnh Minh với tính
chuyên nghiệp trong hoạt động tổ chức sự kiện. Đem đến cho khách
hàng sự hài lòng về chất lượng dịch vụ. Các sản phẩm kinh doanh dịch
vụ và hoạt động chính của cơng ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự
kiện Anh Thịnh Minh.
3.1.2. Mục tiêu, nhiệm vụ
Công tác đổi mới doanh nghiệp; đầu tư mở rộng văn phòng kinh
doanh; Đầu tư mua thêm và nâng cấp các trang thiết bị phục vụ tổ
chức sự kiện; hoàn thiện cơ chế quản lý, điều hành giữa các bộ phận
trong công ty; tăng cường nguồn lực về nhân sự nhằm điều phối cơng
việc dễ dàng hơn.
3.2.

GIẢI PHÁP HỒN THIỆU QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ

KIỆN CHO CƠNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC
SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH
3.2.1. Thu thập, tiếp nhận thông tin từ khách hàng


Hình 2.8. Sơ đồ hoạt động làm việc bước 1
Sau khi đã thu thập và tìm hiểu kỹ lưỡng các thơng tin, u cầu, mong
muốn từ phía khách hàng, sẽ tiến hành hợp bàn để thông báo mọi
người về sự kiện sẽ tổ chức. Buổi họp bàn phải có sự góp mặt của các
thành viên trong cơng ty hoach đại diện trưởng các bộ phận để nắm
bắt tình hình sự kiện.
3.2.2. Hình thành chủ đề, ý tƣởng và thơng điện cho sự kiện
Chủ đề, ý tưởng và thông điệp là linh hồn của sự kiện, vì vậy cơng ty
cần chú trọng, đầu tư hơn. Bước này do chị Phương Thảo dưới sự hỗ
trợ của những các anh chị trong bộ phận liên quan như sự góp ý của
Chị Hồi, anh Phát (bộ phận thiết kế), anh Nguyên (bộ phận điều phối
nhân sự).


Hình 2.9. Sơ đồ hoạt động làm việc bước 2
3.2.3. Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện và thuyết trình với
khách hang
Sau khi có được chủ đề, ý tưởng, thông điệp và bản kế hoạch chi
tiết cho sự kiện, nội dung sự kiện, danh mục các công việc, các
hàng hóa cần chuẩn bị, cơng ty nên tiến hành thuyết trình với
khách hàng để tránh những trường hợp sai sót dù là nhỏ nhất như
là sự hài lòng của khách hàng về các bản mẫu thiết kế như băng

rôn, backdrop, phướn, các bản vẽ đề mô sân khấu. Hay các chi phí
ngân sách đã phù hợp chưa, có gì muốn bổ sung hay không, nếu
muốn bổ sung sẽ bổ sung những gì, lượt bỏ những gì. Sau khi đã
hồn chỉnh sẽ tiếng hành cho công tác tiếp theo.
3.2.4. Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện
Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện công ty cần đảm bảo một số yêu cầu:


- Lập kế hoạch phải dựa trên chương trình, mục tiêu, các ý
tưởng chính của sự kiện.
- Lập kế hoach phải dựa trên những yêu cầu, tiêu chí của
khách hàng đã đề ra.
- Lập kế hoạch phải dựa trên cơ sở khả năng và nguồn lực của
nhà tổ chức sự kiện.
- Lập kế hoạch phải tính đến những tác động của các yêu tố
ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện.
- Lập kế hoạch phải xem xét yết tố thời gian.
- Kế hoạch được lập phải tính đến yếu tố rủi ro, sự cố và các
phương án dự phòng.
- Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính hệ thống, toàn diện và
đầy đủ.
- Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính khả thi.
- Những rủi ro ln có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự
kiện, những điều này khơng đến từ bạn, nhưng có thể xuất phát từ
nhân sự sự kiện, việc chuẩn bị đồ đạc hay bất kỳ yếu tố chủ quan hay
khách quan nào.
3.2.5. Thực hiện tổ chức sự kiện
- Trước khi diễn ra event chính thức sẽ có một buổi chạy thử,
thường sẽ diễn ra trước ngày tổ chức. Điều này giúp công tác phối
hợp giữa các bộ phận sng sẻ và có hiệu quả hơn, mức độ rủi ro của

phòng event cũng thấp hơn.
- Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo cơng việc đã
được phân cơng. Những lúc có phát sinh ngòai dự kiến, mọi người sẽ
cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ
Trong quá trình tổ chức thực hiện cần có bộ phận giám sát kỹ lưỡng từ
khau chuẩn bị cho đến khâu thực hiện, tra từ trong ra ngài


từ ngoài vào trong để đảm bảo thực hiện đúng các cơng việc hạng mục
đã đề ra. Hiện tại thì anh Nguyên là người đảm nhiệm công việc này
trong khi anh cũng là người điều phối nhân sự thực hiện. Vì Vậy cần
tuyển thêm nhân sự để hỗ trohw cơng cơng tác giám sát kiểm sốt các
chi tiết cho sự kiện.
3.2.6. Tổng kết và họp đánh giá
Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho, dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại
những vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung
cấp, bảo quản kho…
Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự
kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về q
trình chuẩn bị, q trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng
nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
3.3.

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM PHÁT TRIỂN MƠ HÌNH

TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHO CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO
VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH
3.3.1. Tuyển dụng thêm nhân sự và nâng cao về trình độ
chun mơn cho nhân viên
3.3.1.1.

Tuyển dụng thêm nhân sự

So với tình hình hiện tại thì cơng ty nên tuyển thêm nhân sự, củ thể
như sau
- Bộ phận kiểm soát cần tuyển thêm 01 người. Hiện tại cơng
ty khơng có bộ phận kiểm sốt.
- Bộ phận tổ chức sự kiện cần tuyền thêm 02 người, bộ phận ý
tưởng 01 người. Công ty Anh Thịnh Minh là công ty chuyên về lĩnh
vực tổ chức sự kiện nhưng hiện tại nhân sự bên phịng này lại rất ít
chỉ có 04 người. Trong đó chị Hồi kiêm ln cả bộ phận tổ chức sư
kiện.


- Bộ phận thiết kế: Tuyền thêm 02 người để phụ trách cơng
việc thiết kế trách tình trạng cơng việc chồng chèo.
3.3.1.2.

Nâng cao về trình độ chun mơn cho nhân viên

- Sắp xếp lại đội ngũ cán bộ quản lý.
- Khuyến khích nhân viên tự học và tổ chức chương trình đào
tạo thường niên
- Ngồi ra cơng ty nên mời các chun gia, những người có uy
tín cũng như tài năng về nghiệp vụ tổ chức sự kiện đến giảng dạy và
truyền tải kinh nghiệm cho các nhân viên.
- Kích thích nhân viên vận dụng những điều mới học
- Bên cạnh đó cơng ty cũng nên kết hợp với các công ty tổ
chức sự kiện để các nhân viên giao lưu trao đổi kinh nghiệm với
nhau về hoạt động tổ cức sự

- Thay vì những buổi họp chỉ ngồi tại vị trí làm việc của mình
và trao đổi như vậy thì cơng ty nên thay đổi bằng cách họp trong một
phòng riêng, mọi người phải ngồi xung quanh một cái bàn họp chứ
không phải là ngồi tại chỗ bàn làm việc của mình, và những người
báo cáo cơng việc cần phải đứng lên, đứng giữa và đứng trước mọi
người để thuyết trình, báo cáo cơng việc và kết hợp với việc làm
slide báo cáo để thể hiện tính chuyên nghiệp hơn.
- Khi làm việc với khách hàng hãy để cho nhân viên của mình
có cơ hội được làm việc với họ, được nói chuyện, được trình bày ý
tưởng. Bởi khi làm việc trực tiếp họ sẽ học hỏi được nhiều hơn, có
sai, có vấp thì sẽ là kinh nghiệm cho họ. tăng khả năng tiếng Anh của
bản thân.
3.3.2. Phát triển thêm hệ thống khen thƣơng, lƣơng bổng cho
nhân viên


- Cứ định kì theo từng q trong năm, cơng ty nên phát động
phong trào thi đua khen thưởng cho những nhóm, bộ phận đạt thành
tích đáng kể trong q trình tham gia thực hiện sự kiện. Những nhóm
hồn thành tốt sẽ được thưởng khoảng 5% doanh thu từ sự kiện diễn
ra trong quý đó.
- Tặng nhân viên những đặc quyền ưu tiên: Những đặc quyền
dành cho các cấp lãnh đạo ln tạo sự tị mị đồng thời cũng là động
lực phấn đấu khiến nhân viên cấp dưới nỗ lực vươn lên trong công
việc. Việc chia sẻ một trong những đặc quyền của lãnh đạo đến nhân
viên xuất sắc nhất là một ý tưởng khen thưởng rất thiết thực và hiệu
quả. Nhân viên vượt chỉ tiêu và đạt thành tích cao nhất cuối mỗi
tháng sẽ được hưởng quyền lợi như bộ phận hay đọi đó sẽ được
thưởng du lịch ở một địa điểm nài đó trong 2 ngày.
3.3.3. Đầu tƣ hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị.

- Tình hình sử dụng các trang thiết bị cả cơng ty đang rất tốt,
các thiết bị vẫn đang hoạt động bình thường. Tuy nhiên, cần đầu tư
thêm máy vi tính có cấu hình cao hơn để phục vụ cho hoạt động thiết
kế của cơng ty.
- Thường xun kiểm tra, bảo trì các máy móc, trang thiết bị
để tránh tình trạng hư hỏng.


KẾT LUẬN
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay nhu cầu kết nối của các doanh
nghiệp cũng như nhu cầu quảng bá và phát triển thương hiệu là vô
cùng quan trọng. Có rất nhiều cách khác nhau để khách hàng hay các
đối tác tiềm năng cơ thể biết tới công ty, doanh nghiệp của mình nhiều
hơn, ấn tượng hơn, sâu sắc hơn nhờ vào những buổi tổ chức sự kiện ấn
tượng.
Tổ chức sự kiện đơn giản như hội nghị khách hàng hay ra mắt các sản
phẩm mới, tổ chức các hội nghị triển lãm… để quảng bá hình ảnh của
mình với đối tác một cách tinh tế và khéo léo nhất. Nếu biết cách chọn
một phương án truyền thông tinh tế và hiệu quả thì chắc chắn mục
đích mà các doanh nghiệp đạt được sẽ vô cùng ấn tượng và tuyệt vời.
Có thể nói, tổ chức sự kiện là một trong rất nhiều chiến dịch truyền
thông của công ty hay bất cứ một doanh nghiệp nào. Đây chính là một
cơ hội để các doanh nghiệp có thể tiếp xúc cũng như giao lưu với
khách hàng và đối tác; giúp gia tăng mối quan hệ một cách nhanh
chóng và hiệu quả. Vậy nên so sánh với các kênh truyền thơng khác
thì đây chính là phương pháp giúp doanh nghiệp được phổ biến rộng
rãi hơn rất nhiều.
Qua quá trình nghiên cứu tìm hiểu về quy trình tổ chức sự kiện, bài
báo cáo đồ án tốt nghiệp đã đưa ra những thực trạng cụ thể về tình
hình kinh doanh và dịch vụ nói riêng, thực trạng tổ chức sự kiện nói

chung. Bên cạnh đó cũng đưa ra những giải pháp trong bào báo cáo để
hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện thành công cho công ty TNHH
Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh. Bên cạnh đó, cịn có
nhiều hạn chế về lý luận và thiếu kinh nghiệm thực tế nên bài viết cịn
nhiều thiếu sót rất mong được sự giúp đỡ của thầy cơ để đề tài của em
hồn thiện hơn.