Tài liệu Tiến hành hội họp và lễ hội doc

Tiến hành các cuộc
họp hội thảo và lễ hội
By: KT07-QT02
I. Các cuộc họp:
1/ Các cuộc họp của cơ quan, đơn vị thuộc về hành
chính và sự nghiệp:
-
Họp để thông qua quyết định quản lý
-
Họp để bàn việc tổ chức thực hiện một quyết định,
một chủ trương chính sách của cấp trên.
-
Họp để truyền đạt, thông tin, thông báo, chính sách,
một vấn đề nảy sinh trong hoạt động quản lý.
-
Họp kiểm điểm đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch,
chương trình công tác hoặc thực hiện một quyết định,
dự án…
I. Các cuộc họp:
2/ Các cuộc họp của công ty, xí nghiệp trong hoạt
động sản xuất kinh doanh:
-
Họp kiểm tra, đánh giá tất cả các mặt có liên quan đến
việc thành lập công ty, xí nghiệp
-
Họp với tính chất là một đại hội thường kỳ hàng năm
nhằm đánh giá hoạt động của công ty, xí nghiệp sau
một năm hoạt động.
-
Họp bất thường khi có đại diện của các cổ đông có

quyền bầu cử đòi hỏi nhắm giải quyết những vấn đề
mới nãy sinh.
I. Các cuộc họp:
3/ Các công việc của thư ký trước các cuộc
họp:
-
Chuẩn bị phòng họp
-
Lập danh sách những người dự họp
-
Lập chương trình nghị sự trình chủ tọa thông
qua.
-
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tài liệu đưa ra trình
bày ở cuộc họp.
I. Các cuộc họp:
-
Các cuộc họp của Ủy
ban được thành lập để
thực hiện một nhiệm vụ
riêng
-
Các cuộc họp của các
bộ phận để triển khai
quyết định của lãnh
đạo, để truyền đạt
thông tin từ cấp lãnh
đạo xuống cơ sở.
I. Các cuộc họp:

-
Mỗi vấn đề được đưa ra bàn trong
cuộc họp nên có một bản báo cáo,
thuyết trình riêng.
-
Gửi các tài liệu chương trình cuộc họp
cho các thành viên được mời dự họp.
-
Xem phần chuẩn bị, tiếp tân của các bộ
phận khác.
I. Các cuộc họp:
4/ Các hoạt động vào ngày
họp:
- Kiểm tra địa điểm họp trước
giờ họp.
-
Xem xét lại việc chuẩn bị,
định giờ nghỉ thích hợp.
-
Chuẩn bị sẵn các tờ chương
trình, tài liệu khác phòng khi
cần thiết
-
Ghi lại những lời báo, lời
nhắn qua điện thoại để báo
cáo với chủ tọa phiên họp.
I. Các cuộc họp:
-
Chuẩn bị sẵn giấy viết để ghi biên bản và
chọn chỗ ngồi có thể nghe được đầy đủ ý

kiến phát biểu của các thành viên và thuận
tiện cho việc ra vào khi cần thiết.
-
Ghi biên bản cuộc họp: ghi một cách chính
xác, chân thật, các quyết định đã được thông
qua, ghi đầy đủ tên người đưa ra ý kiến và
người ủng hộ đề nghị mới.
I. Các cuộc họp:
5/ Các nhiệm vụ của người thư ký sau cuộc
họp:
-
Thu thập hồ sơ, tài liệu
-
Thảo một số công văn, thư từ theo lệnh của
lãnh đạo gửi cho các cơ quan có liên quan.
-
Gửi lời cảm ơn đến một số người tham dự
cuộc họp.
-
Lập hồ sơ cuộc họp.
II. Hội thảo:
1/ Mục đích:
- Nhằm tăng cường sự
hiểu biết về các mục
tiêu hoạt động của các
công ty và qua đó nắm
thông tin cần thiết phục
vụ cho việc xây dựng
mục tiêu kế hoạch hoạt
động của công ty.

II. Hội thảo:
2/ Công việc chuẩn bị cho một cuộc hội thảo:
-
Chuẩn bị sẵn sàng các băng ghi âm và các thiết bị
nghe nhìn khác.
-
Tổ chức một kịp phục vụ đảm bảo cho hội nghị tiến
triển tốt
-
Chuẩn bị giấy mời và chương trình đảm bảo ghi
chính xác và đầy đủ các chi tiết.
-
Cung cấp cho các đại biểu các tài liệu liên quan.
II. Hội thảo:
-
Lập văn phòng hội thảo
dành cho ban tổ chức,
kinh phí hoạt động cho
hội thảo.
-
Sắp xếp phương tiện
giao thông theo yêu
cầu của hội thảo.
-
Tính toán tổng kinh phí
cho cuộc hội thảo so
với dự kiến ban đầu.
II. Hội thảo:
3/ Các hoạt động của thư ký khi hội thảo
được tiến hành:

-
Sẵn sàng tiếp nhận và xử lý tình huống xảy
ra.
-
Chuẩn bị một kíp am hiểu công việc đứng ra
tiếp đón và xử lý
-
Ghi chép lại những xử lý khi có khó khăn
diễn ra để rút kinh nghiệm sau này.
II. Hội thảo:
- Lập bảng danh mục những công việc
cần phục vụ trong ngày.
-
Tặng hoa cho các đại biểu.
-
Thu dọn khu hội thảo: nhắc nhở để
tránh việc lơ là, bỏ bê công việc; tránh
thất lạc tài sản, hoặc bị phân tán;
1/ Những công việc chính để hình
thành hồ sơ các công việc một lễ hội:
-
Xác định hình thức lễ hội,
ngày giờ khai mạc.
-
Danh sách khách mời
-
Đăng ký chỗ ăn ở đối với
lễ hội.
-
Xác định khách danh dự,

người phát ngôn chính và
bảo đảm họ đến dự.
-
Viết thư mời và đưa thông
qua.
III. Các lễ hội xã hội:
-
Dự trù kinh phí, bảo đảm một ngân khoản
cần thiết.
-
In phát hành giấy mời, tiếp nhận thư trả lời
và chuẩn bị sơ đồ chỗ ngồi nếu thấy cần
thiết.
-
Những công việc cần có sự quan tâm chi tiết:
tiếp khách, chuẩn bị các thức uống, phương
tiện, đăng báo chí, liên lạc với chủ tọa
III. Các lễ hội xã hội:
2/ Các nhiệm vụ của thư ký:
-
Đối với những lễ hội có quy mô lớn, người thư ký ít
có trách nhiệm.
-
Đối với các lễ hội nhỏ hơn thì người thư ký có vai trò
như người “chủ nhà”. Những công việc chính của
người “chủ nhà”:
+ Chuẩn bị kíp phục vụ
+ Chuẩn bị bài phát biểu cho lãnh đạo
+ Tiếp khách tại văn phòng
+ Kiểm tra lại phòng họp lần cuối

III. Các lễ hội xã hội:
-
Các nhiệm vụ khi khách đến:
+ Tiếp đón khách quan trọng trước khi gặp lãnh đạo.
+ Sẵn sàng ứng phó với những câu hỏi và xử lý những
tình huống bất ngờ không được chuẩn bị trước
-
Các nhiệm vụ khi kết thúc:
+ Kết thúc lễ hội cũng có một vị trí quan trọng để tạo ấn
tượng về một lễ hội hoàn hảo bao gồm lời chào và
sự sắp xếp xe cộ chu đáo
+ Gặp gỡ cảm ơn kíp phục vụ đã giúp cho lễ hội được
tổ chức tốt đẹp