Hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng thu tiền trên ứng dụng qad erp tại công ty thinknext

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH


CỔ THỤY YẾN VY
HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT TRONG QUY TRÌNH
BÁN HÀNG - THU TIỀN TRÊN ỨNG DỤNG QAD
ERP TẠI CÔNG TY THINKNEXT
KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
CHUN NGÀNH: KẾ TỐN - KIỂM TỐN
MÃ SỐ: 7340301

TP HỒ CHÍ MINH, NĂM 2021


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH


CỔ THỤY YẾN VY
HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT TRONG QUY TRÌNH
BÁN HÀNG - THU TIỀN TRÊN ỨNG DỤNG QAD
ERP CƠNG TY THINKNEXT
KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

MÃ SỐ: 7340301
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
TS.NGUYỄN THỊ ĐOAN TRANG
TP HỒ CHÍ MINH, NĂM 2021


i

TÓM TẮT
ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp, một phần mềm để quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp, cho phép công ty
tự kiểm sốt được các nguồn lực của mình. Từ đó, lập ra các kế hoạch khai thác tài
nguyên một các hợp lý từ các quy trình nghiệp vụ đã tích hợp trong hệ thống.
Chương I đã điểm lại một cách khái quát các lý thuyết về hệ thống hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp ERP, trong đó bao gồm: định nghĩa, những đặc điểm cơ bản,
phân loại, lợi ích và hạn chế của hệ thống ERP. Đồng thời, giới thiệu khái quát về cơ sở
lý thuyết hoạt động kiểm sốt quy trình bán hàng - thu tiền và một số sai sót cùng gian
lận biểu hiện trong quy trình này.
Chương II của luận văn đã trình bày về thực trạng hoạt động kiểm sốt quy trình
bán hàng - thu tiền trên phần mềm QAD ERP. Hơn thế nữa, kết quả khảo sát được tổng
hợp trong chương II của luận văn nhằm phân tích và đánh giá các nội dụng ảnh hưởng
của hệ thống QAD đến hoạt động kiểm sốt quy trình AR trên QAD. Việc ứng dụng hệ
thống QAD đã tạo ra rất nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp nói chung và bộ phận kế tốn
tài chính nói riêng như tăng năng suất lao động, giúp giảm thiểu những sai sót mà nhân
viên thường mắc phải trong cách hạch tốn thủ cơng; báo cáo được thực hiện với tốc độ
nhanh hơn, chính xác hơn; giảm khối lượng công việc các văn bản giấy tờ… nhờ đó hoạt
động kiểm sốt trở nên phát triển và củng cố theo hướng tích cực.
Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn cịn một số tồn tại và hạn chế. Do vậy, trong phần trình
bày chương III, luận văn sẽ đưa ra một số quan điểm, giải pháp và kiến nghị nhằm giúp
nâng cao chất lượng hoạt động kiểm sốt trong quy trình bán hàng - thu tiền trên phần

mềm QAD ERP. Theo đó, luận văn đã đưa ra một số quan điểm và giải pháp về nâng
cao trình độ của nhân viên bộ phận kế tốn tài chính, về tính bảo mật và kiểm sốt hệ
thống… Những khiếm khuyết tồn tại trong quy trình bán hàng - thu tiền của hệ thống
QAD hiện nay tuy chưa ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của công ty, tuy nhiên,


ii

việc đưa ra những giải pháp trên là cần thiết cho sự phát triển của cơng ty trong tương
lai.
Từ khóa: hệ thống ERP, QAD, quy trình bán hàng - thu tiền, hoạt động kiểm soát


iii

ABSTRACT
ERP (Enterprise Resource Planning) is a merchandise management system,
software for the overall management of company resources, which enables companies
to control their own resources. From there, create meaningful resource usage plans from
the business processes integrated in the system.
Chapter I has generally reviewed the theories of the ERP enterprise resource
planning system, which include: definition, basic characteristics, classification,
advantages and limitations of the ERP system. At the same time, an overview of the
theoretical basics of the control process of the sales collection process is given and some
errors and frauds in this process are manifested.
The second chapter of the thesis was presented on the actual situation of selling and
collection process control on QAD ERP. Moreover, the results of the survey are
summarized in the second chapter of the thesis to analyze and evaluate the contents of
the influence of the QAD system on the AR process control activities on QAD. The
implementation of the QAD system has created many advantages for companies in

general and the financial accounting department in particular, such as increased work
productivity, which helps reduce errors that employees often make in the accounting
method. hand made; Reports are prepared more quickly and more accurately; Reducing
the burden of paperwork... so that control activities are developed and consolidated in a
positive direction.
However, besides that, there are still some disadvantages and limitations. Thus, the
presentation of Chapter III thesis will give some views, solutions and recommendations
that will help improve the quality of control actions in the sales process - collection in
QAD ERP software. Accordingly, the dissertation proposed some views and solutions
for improving the qualifications of employees of the financial accounting department,
for security and control of the system... There are drawbacks in the sales process - cash
collection in the current QAD system has not yet greatly influenced the results of the


iv

company's operating activities, however, the implementation the above solutions are
necessary for the development of the company in the future.
Keywords: ERP system, QAD, the sales collection process, control activities


v

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài luận “Hoạt động kiểm sốt trong quy trình bán hàng - thu
tiền trên ứng dụng QAD ERP” là cơng trình nghiên cứu do tôi thực hiện dưới sự hướng
dẫn của TS.Nguyễn Thị Đoan Trang.
Các số liệu, kết quả nêu trong đề tài nghiên cứu là trung thực, được thu thập từ tài
liệu của cơng ty thực tập, các nguồn trích dẫn trong đề tài được chú thích và nguồn gốc
rõ ràng, minh bạch, cụ thể.

Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm về lời cam đoan danh dự của mình.

Ký tên
CỔ THỤY YẾN VY


vi

LỜI CẢM ƠN
Trong lời nói đầu tiên của khóa luận tốt nghiệp, Tơi xin kính gửi lời cảm ơn đến
những Thầy Cô Trường Đại học Ngân Hàng Thành Phố Hồ Chí Minh - những người đã
tận tâm truyền đạt kiến thức những năm trên giảng đường đại học và những kinh nghiệm
quý báu để thực hiện nghiên cứu này.
Tôi cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến TS.Nguyễn Thị Đoan Trang đã tận
tình hướng dẫn, tạo điều kiện cho tơi trong suốt q trình thực hiện hồn chỉnh nghiên
cứu khóa luận tốt nghiệp của mình.
Bên cạnh đó, tơi gửi lời cảm ơn đến những người thân trong gia đình và các bạn
học đã ln động viên, hỗ trợ và tạo điều kiện để tơi có thể tồn tâm trọn vẹn với nghiên
cứu.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện khóa luận hồn chỉnh nhất, tuy nhiên do
kiến thức bản thân cịn hạn chế, trong q trình thực hiện, hồn thiện chun đề này tơi
khơng tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ thầy
cơ.
Cuối cùng, tơi xin kính chúc q thầy cô luôn dồi dào sức khỏe, thành công trong
công việc và đạt được nhiều thành tựu với sự nghiệp cao quý.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Ký tên
CỔ THỤY YẾN VY

vii

MỤC LỤC
TÓM TẮT ........................................................................................................................i
ABSTRACT .................................................................................................................. iii
LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................... v
LỜI CẢM ƠN ................................................................................................................vi
MỤC LỤC .....................................................................................................................vii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT........................................................................................xi
DANH MỤC HÌNH ẢNH .......................................................................................... xiii
DANH MỤC SƠ ĐỒ .................................................................................................. xiii
DANH MỤC BẢNG ....................................................................................................xiv
DANH MỤC PHỤ LỤC.............................................................................................. xiv
PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................................... 1
2. Mục tiêu của đề tài ....................................................................................................... 2
3. Câu hỏi nghiên cứu ...................................................................................................... 2
4. Đối tượng và phạm vị nghiên cứu ................................................................................ 2
4.1 Đối tượng nghiên cứu................................................................................................. 2
4.2 Phạm vi nghiên cứu .................................................................................................... 2
5. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................................. 3
6. Đóng góp của đề tài...................................................................................................... 3
7. Kết cấu khóa luận ......................................................................................................... 4


viii

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT QUY TRÌNH
BÁN HÀNG - THU TIỀN VÀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC
DOANH NGHIỆP ERP ................................................................................................. 5

1.1 Khái quát về quy trình bán hàng - thu tiền ........................................................... 5
1.1.1 Khái niệm bán hàng - thu tiền.............................................................................. 5
1.1.2 Chức năng của quy trình bán hàng - thu tiền ....................................................... 5
1.1.3 Một số quy định liên quan kế toán bán hàng - thu tiền ....................................... 9
1.2 Những gian lận, sai sót và hoạt động kiểm sốt trong quy trình bán hàng - thu
tiền ................................................................................................................................. 10
1.2.1 Những gian lận và sai sót trong quy trình bán hàng - thu tiền .......................... 10
1.2.2 Hoạt động kiểm sốt trong quy trình bán hàng - thu tiền .................................. 11
1.3 Giới thiệu tổng quát ERP ...................................................................................... 15
1.3.1 Một số định nghĩa về ERP ................................................................................. 15
1.3.2 Đặc điểm chính của ERP ................................................................................... 16
1.3.3 Cấu trúc của ERP ............................................................................................... 17
1.3.4 Lợi ích của ERP ................................................................................................. 18
1.3.5 Hạn chế của ERP ............................................................................................... 20
1.4 Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu........................................................................ 21
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG QUY
TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRÊN PHẦN MỀM QAD ERP ....................... 26
2.1 Giới thiệu sơ lược về QAD ERP............................................................................ 26
2.1.1 Tính năng nổi bật ............................................................................................... 26
2.1.2 Phân hệ kế toán các khoản phải thu (AR - Accounts Receivable) .................... 27


ix

2.1.3 Cấu hình hệ thống QAD .................................................................................... 28
2.2 Quy trình bán hàng - thu tiền thực hiện trên phần mềm QAD ERP ................ 28
2.2.1 Quy trình bán hàng ............................................................................................ 28
2.2.1.1 Sơ đồ nghiệp vụ bán hàng ........................................................................... 29
2.2.1.2 Cách thức thực hiện quy trình bán hàng...................................................... 30
2.2.2 Quy trình bán hàng có chiết khấu thương mại .................................................. 32

2.2.2.1 Sơ đồ nghiệp vụ bán hàng có chiết khấu thương mại ................................. 32
2.2.2.2 Cách thức thực hiện ..................................................................................... 32
2.2.3 Quy trình điều chỉnh hóa đơn ............................................................................ 33
2.2.3.1 Sơ đồ quy trình điều chỉnh hóa đơn ............................................................ 33
2.2.3.2 Cách thức thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn .................................... 34
2.2.4 Quy trình hủy hóa đơn cơng nợ thủ cơng .......................................................... 36
2.2.4.1 Sơ đồ quy trình hủy hóa đơn cơng nợ thủ cơng .......................................... 36
2.2.4.2 Cách thưc thực hiện nghiệp vụ hủy hóa đơn cơng nợ thủ cơng .................. 37
2.2.5 Quy trình thực hiện nghiệp vụ thu tiền .............................................................. 37
2.2.5.1 Nghiệp vụ ghi nhận khoản trả trước, đặt cọc của KH ................................. 37
2.2.5.2 Định khoản nghiệp vụ ghi nhận khoản trả trước, đặt cọc của KH .............. 39
2.2.6 Quy trình thu tiền theo hóa đơn ......................................................................... 40
2.2.6.1 Cách thức thực hiện ..................................................................................... 40
2.2.6.2 Định khoản nghiệp vụ thu tiền theo hóa đơn .............................................. 41
2.2.7 Báo cáo công nợ ................................................................................................ 41
2.3 Khảo sát về quy trình bán hàng - thu tiền trên phần mềm QAD ERP ............. 42


x

2.3.1 Mục đích khảo sát .............................................................................................. 42
2.3.2 Phương pháp khảo sát và nội dung khảo sát...................................................... 42
2.3.3 Kết quả và phân tích khảo sát ............................................................................ 43
CHƯƠNG III: NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG GIÚP NÂNG CAO
CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG
- THU TIỀN TRÊN PHẦN MỀM QAD ERP ........................................................... 56
3.1 Nhận xét về hoạt động kiểm sốt quy trình bán hàng - thu tiền trên ứng dụng
QAD 56
3.1.1 Ưu điểm .............................................................................................................. 56
3.1.2 Hạn chế............................................................................................................... 57

3.2 Quan điểm hoàn thiện ............................................................................................ 59
3.3 Giải pháp hoàn thiện.............................................................................................. 60
3.4 Kiến nghị ................................................................................................................. 63
3.4.1 Ban lãnh đạo công ty ......................................................................................... 63
3.4.1 Phịng kế tốn tài chính...................................................................................... 63
3.4.2 Các phòng bán/ bộ phận khác ............................................................................ 64
KẾT LUẬN ................................................................................................................... 65
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................... 66
PHỤ LỤC ...................................................................................................................... 68


xi

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết

Nguyên nghĩa

tắt
BCTC

Báo cáo tài chính

BHXH

Bảo hiểm xã hội

CNTT

Cơng nghệ thơng tin

DN

Doanh nghiệp

GTGT

Giá trị gia tăng

HĐ

Hóa đơn

KH

KH

KSNB

Kiểm soát nội bộ

KTV

Kiểm toán viên

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

TK

Tài khoản

TT 200

Thông tư 200

TTĐB

Tiêu thụ đặc biệt

Thuật ngữ Tiếng Anh

Các thuật ngữ tiếng Anh
AR

Kế tốn các khoản phải thu

Accounts Receivable

BI

Trí tuệ doanh nghiệp

Business Intelligence

CRM

Quản trị quan hệ KH

Customer Relationship
Management

Kế hoạch hóa nguồn lực doanh
ERP

nghiệp/ Quản trị nguồn lực doanh

Enterprise Resource Planning

nghiệp
FRM

Quản lý nguồn tài chính

Finance Resource Managment

HRM

Quản lý nguồn nhân lực

Human Resource Management


xii

IT

Công nghệ thông tin (kỹ thuật)

Information Technology

MRP

Hoạch định nhu cầu quản lý kế hoạch

MRP II

Hoạch định nguồn lực sản xuất

PO

Đơn bán hàng

Pay Order

SCM

Quản trị chuỗi cung ứng

Supply Chain Management

SFA

Tự động hóa đội ngũ bán hàng

Sales Forces Automation

SO

Đơn đặt hàng

Sales Order

VAT

Thuế giá trị gia tăng

A value-added tax

Material Requirements
Planning
Manufacturing Resource
Planning


xiii

DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1-1: Cấu trúc của hệ thống ERP ............................................................................ 17
Hình 2-1: Tạo đơn đặt hàng ........................................................................................... 30
Hình 2-2: In hóa đơn bán hàng....................................................................................... 31
Hình 2-3: Định khoản khi xuất hóa đơn......................................................................... 31
Hình 2-4: Định khoản khi xuất hóa đơn......................................................................... 33
Hình 2-5: Chương trình để điều chỉnh hóa đơn ............................................................. 34
Hình 2-6: Xem các hóa đơn đã tạo................................................................................. 35
Hình 2-7: Định khoản điều chỉnh giảm cơng nợ ............................................................ 35
Hình 2-8: Định khoản khi bán hàng ............................................................................... 37
Hình 2-9: Định khoản khi hủy hóa đơn ......................................................................... 37
Hình 2-10: Màn hình Petty Cash Create ........................................................................ 38

Hình 2-11: Allocation to Invoice ................................................................................... 38
Hình 2-12: Màn hình Petty Cash Create - Status Allocated .......................................... 39
Hình 2-13: Định khoản nghiệp vụ KH trả trước ............................................................ 39
Hình 2-14: Màn hình Allocate to Invoice ...................................................................... 40
Hình 2-15: Định khoản KH thanh tốn .......................................................................... 41

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2-1: Quy trình nghiệp vụ bán hàng ...................................................................... 29
Sơ đồ 2-2: Quy trình nghiệp vụ chiết khấu thương mại................................................. 32
Sơ đồ 2-3: Quy trình nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn ...................................................... 33
Sơ đồ 2-4: Quy trình nghiệp vụ hủy hóa đơn ................................................................. 36


xiv

DANH MỤC BẢNG
Bảng 1-1: Quy định về việc lập dự phòng ....................................................................... 9
Bảng 2-1: Thống kê số năm kinh nghiệm của đối tượng khảo sát ................................. 43
Bảng 2-2: Kết quả khảo sát về đánh giá hệ thống QAD ................................................ 44
Bảng 2-3: Kết quả khảo sát về chất lượng hoạt động kiểm sốt trong quy trình bán
hàng - thu tiền trên ứng dụng QAD ............................................................................... 47
Bảng 2-4: Kết quả đánh giá mức độ khả thi các đề xuất về hoạt động kiểm sốt quy
trình bán hàng - thu tiền ................................................................................................. 52

DANH MỤC PHỤ LỤC
Phụ Lục 1: Cấu hình hệ thống QAD .............................................................................. 68
Phụ Lục 2: Diễn giải chi tiết quy trình bán hàng ........................................................... 70
Phụ Lục 3: Diễn giải chi tiết quy trình bán hàng có chiết khấu thương mại ................. 71
Phụ Lục 4: Diễn giải chi tiết quy trình điều chỉnh hóa đơn ........................................... 72
Phụ Lục 5: Diễn giải chi tiết quy trình nghiệp vụ hủy hóa đơn ..................................... 73

Phụ Lục 6: Mẫu bảng câu hỏi khảo sát .......................................................................... 74
Phụ Lục 7: Thông tin đối tượng khảo sát ....................................................................... 79
Phụ Lục 8: Đơn bán hàng ............................................................................................... 80
Phụ Lục 9: Hóa đơn bán hàng ........................................................................................ 81
Phụ Lục 10: Hóa đơn VAT ............................................................................................ 81
Phụ Lục 11: Hóa đơn khi chiết khấu thương mại .......................................................... 82
Phụ Lục 12: Phiếu thu .................................................................................................... 82
Phụ Lục 13: Báo cáo tuổi nợ .......................................................................................... 83
Phụ Lục 14: Báo cáo tóm tắt cơng nợ ............................................................................ 83
Phụ Lục 15: Báo cáo số dư khách hàng ......................................................................... 84


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Các doanh nghiệp khi đi vào hoạt động sẽ cần phân chia thành nhiều cơ quan, bộ
phận riêng biệt để quản lý và vận hành hiệu quả trên cơ sở phân chia công việc khác
nhau. Việc phân chia và phân bổ công việc sẽ khác nhau tùy thuộc vào đặc thù của từng
loại hình kinh doanh, loại hình kinh doanh và yêu cầu quản trị. Đề xuất đặt ra là hoạt
động của từng bộ phận đến mỗi nhân viên đều phải tuân thủ yêu cầu của quy trình quản
trị hiệu quả và tn thủ pháp luật. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần phải phát triển,
xây dựng các quy trình và hệ thống giám sát. Một mặt để hướng dẫn thực thi công việc,
một mặt làm nền tảng cho việc kiểm tra, kiểm soát của nhà quản trị. Việc bán và thu tiền
thường xảy ra trong các hoạt động sản xuất và thương mại, nếu xảy ra sai sót, nếu sai sót
hoặc gian lận xảy ra, các khoản chi phí sẽ thay đổi, gây ra những biến động nghiêm trọng
trong kết quả kinh doanh và gây nguy hiểm cho tính tồn vẹn của cơng ty, làm ảnh hưởng
đến tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính. Do đó hoạt động kiểm soát mà ban
quản lý lập ra phải phù hợp với quy trình bán hàng - thu tiền, địi hỏi hệ thống kiểm soát
phải ngày càng phát triển và hồn thiện hơn.

Ngày nay, khi cơng nghiệp mở rộng cộng với những yêu cầu về quản trị ngày càng
cao thì các doanh nghiệp yêu cầu phần mềm có khả năng kiểm soát và liên kết mọi nghiệp
vụ, bộ phận trong doanh nghiệp. Cho dù đó là ở phịng kế tốn hay bất kỳ lĩnh vực nào
khác. Việc áp dụng các hệ thống ERP ngày càng trở nên phổ biến và cần thiết với các tổ
chức. Một ứng dụng được rất nhiều nhà quản trị quan tâm trong việc vận hành tổ chức
của họ và hiện nay có nhiều doanh nghiệp đã, đang và chuẩn bị triển khai chính là ERP
(Enterprise Resource Planning) - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là phương
tiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp
(nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất...). Tuy nhiên, vì nhiều nguyên nhân,
một số doanh nghiệp vẫn chưa phát huy được tác dụng vốn có của hệ thống này, thậm


2

chí cịn gặp thách thức khơng nhỏ. Ngồi chức năng quản lý, ERP cịn đảm nhận ln
nhiệm vụ phân tích, kiểm tra trạng thái sử dụng tài nguyên với mọi mức độ cập nhật phù
hợp theo yêu cầu của nhà quản trị. Tồn bộ những quy trình của doanh nghiệp nên được
số hóa nhằm hiện đại hóa trong việc thực thi và kiểm soát và được gọi là ERP Enterprisse Resource Planning.
Đối với bộ phận kế toán, ứng dụng quan trọng là phần mềm kế toán. Nhận thức
được tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp và áp dụng phầm mềm
vào quy trình bán hàng - thu tiền tại doanh nghiệp trong quá trình tìm hiểu thực tập tại
doanh nghiệp, tôi đã chọn viết đề tài: “Hoạt động kiểm sốt quy trình bán hàng - thu tiền
trên phần mềm QAD ERP’’ để làm bài luận tốt nghiệp cho mình.
2. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI
- Tìm hiểu và phân tích thực trạng của hoạt động kiểm sốt về quy trình bán hàng thu tiền vận hành trên phần mềm QAD ERP.
- Đề xuất một số giải pháp góp phần hồn thiện hoạt động kiểm sốt quy trình bán
hàng - thu tiền trên phần mềm QAD ERP.
3. CÂU HỎI NGHIÊN CỨU
- Ưu điểm và hạn chế của hoạt động kiểm sốt quy trình bán hàng thu tiền vận dụng
trên phần mềm QAD ERP là gì?

- Giải pháp nào để hồn thiện hoạt động kiểm sốt quy trình bán hàng - thu tiền khi
áp dụng phần mềm QAD ERP?
4. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VỊ NGHIÊN CỨU
4.1 Đối tượng nghiên cứu
Quy trình bán hàng và thu tiền sử dụng phần mềm QAD ERP tại công ty TNHH
ThinkNext.
4.2 Phạm vi nghiên cứu
Luận văn được thực hiện trong phạm vi nghiên cứu doanh nghiệp nhỏ và vừa có
ứng dụng hệ thống ERP cho quy trình thu tiền - bán hàng.


3

5. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu đã đề cập trên, đề tài sử dụng các phương pháp
phân tích vấn đề, tổng hợp, so sánh, đánh giá...được sử dụng phù hợp trong tiến trình
thực hiện đề tài.
- Phương pháp tổng hợp lý thuyết, nghiên cứu trước: phương pháp này được sử
dụng để tổng hợp các lý thuyết cơ bản được học tại trường, tham khảo các sách, các quy
định của Nhà nước làm cơ sở để tìm hiểu hoạt động kiểm sốt quy trình bán hàng và thu
tiền.
- Phương pháp quan sát, phỏng vấn: tiến hành quan sát, gửi bảng câu hỏi trực tiếp
hoặc thông qua email đến các nhân viên đang đang sử dụng ứng dụng QAD cũng như
kinh nghiệm làm việc, tiếp xúc với hệ thống QAD thuộc các phòng ban/ bộ phận khác
nhau tại cơng ty. Qua đó có những cái nhìn đúng đắn hơn để hoạt động kiểm soát hiệu
quả hơn với việc áp dụng các quy trình kinh doanh vào ứng dụng QAD, từ đó tổng hợp,
phân tích và đưa ra những ưu điểm, hạn chế, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động kiểm sốt.
Nguồn thơng tin dùng trong nghiên cứu đề tài:
- Nguồn thông tin sơ cấp: là các số liệu thu thấp được sau khi tiến hành quan sát,

gửi bảng câu hỏi trực tiếp hoặc thông qua email. Cỡ mẫu quan sát là tổng thể các nhân
viên đang công tác tại công ty ThinkNext đang sử dụng ERP. Thông tin thu thập được
xử lý bằng phần mềm Excel.
- Nguồn thông tin thứ cấp: được sử dụng để tổng hợp các lý thuyết cơ bản được
đúc kết tại trường, tham khảo các sách giáo trình chuyên ngành, các quy định của Nhà
nước làm cơ sở để tìm hiểu hoạt động kiểm sốt quy trình bán hàng và thu tiền.
6. ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI
Về mặt thực tiễn, bài luận giúp kế toán viên và nhà quản trị nhận thấy được những
lợi ích kế tốn từ việc ứng dụng ERP. Đồng thời giúp các doanh nghiệp triển khai ERP


4

tại thị trường Việt Nam sẽ có cơ sở để cải thiện chất lượng hoạt động kiểm soát của các
quy trình kế tốn nói chung và quy trình bán hàng thu tiền nói riêng.
Về mặt lý luận, hiện tại ở Việt Nam có rất ít tài liệu nghiên cứu rõ ràng về ERP,
đặc biệt là ưu và nhược điểm của ERP trong quá trình quản lý ở Việt Nam. Kết quả
nghiên cứu góp phần hệ thống hóa những kiến thức nền tảng và có căn cứ về hệ thống
ERP, về tổ chức cơng tác kế tốn quy trình bán hàng - thu tiền tại doanh nghiệp áp dụng
hệ thống ERP QAD.
7. KẾT CẤU KHĨA LUẬN
Ngồi phần mở đầu, kết luận, khóa luận gồm có 3 chương:
Chương I: Cơ sở lý thuyết về hoạt động kiểm sốt quy trình bán hàng - thu tiền và
hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP
Chương II: Thực trạng hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền trên phần
mềm QAD ERP
Chương III: Nhận xét và giải pháp ứng dụng giúp nâng cao chất lượng hoạt động
kiểm sốt trong quy trình bán hàng - thu tiền trên phần mềm QAD ERP

5

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT QUY TRÌNH
BÁN HÀNG - THU TIỀN VÀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH
NGHIỆP ERP
1.1 Khái quát về quy trình bán hàng - thu tiền
1.1.1 Khái niệm bán hàng - thu tiền
Quy trình bán hàng - thu tiền (tiêu thụ) là một khâu then chốt trong tồn bộ q
trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp mà cụ thể là các doanh nghiệp thương
mại. Đó là thủ tục chuyển giao quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi Hàng
- Tiền. Quá trình bán hàng - thu tiền bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của KH (đơn đặt hàng,
hợp đồng mua hàng,…) và kết thúc bằng việc chuyển đổi vật chất hoặc dịch vụ thành
các khoản phải thu, và cuối cùng là tiền mặt, tạo ra lợi nhuận. Hàng hóa là tài sản hoặc
dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được. Tiền tệ là một loại hình thanh tốn cho
phép mọi quan hệ giao dịch và thanh toán được giải quyết tức thời.
Chuẩn mực kế toán doanh thu và thu nhập khác (VAS số 14) trình bày khái niệm
quan trọng liên quan đến kế toán nghiệp vụ bán hàng. Theo chuẩn mực này, khi thỏa
mãn các điều kiện, hàng hóa được coi là đã tiêu thụ và doanh nghiệp được ghi nhận
doanh thu:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sỡ hữu
sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
- Doanh nghiệp khơng cịn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng
hóa và quyền kiểm sốt hàng hóa.
- Doanh thu được xác định một cách chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
1.1.2 Chức năng của quy trình bán hàng - thu tiền
Các biểu hiện cụ thể của mỗi chức năng và bộ phận phụ trách chức năng đó khác
nhau ở mỗi cơng ty, nhưng chu trình bán hàng và thu tiền nhìn chung bao gồm các chức

6

năng cơ bản sau: Xử lý đơn đặt hàng của người mua, xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng
hóa, lập hóa đơn bán hàng, xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu và về thu tiền, xóa sổ
các khoản phải thu khơng thu được, lập dự phịng nợ khó địi.
a) Xử lý đơn đặt hàng của KH
Đơn đặt hàng từ KH là điểm khởi đầu của toàn bộ q trình. Đó là lời đề nghị mua
hàng được thực hiện cho người tiêu dùng hiện tại hoặc tiềm năng. Đơn đặt hàng của
người mua có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax điện
thoại... và sau đó là hợp đồng về mua - bán hàng hóa dịch vụ. Trước khi đưa ra lựa chọn,
người bán có thể xem xét nhiều khía cạnh khác nhau dựa trên đơn đặt hàng, chẳng hạn
như năng lực cung cấp của doanh nghiệp, khả năng thanh toán của khách hàng, điều kiện
định giá và phương thức thanh tốn.
b) Kiểm sốt tín dụng và xét duyệt bán chịu
Trước khi đi đến quyết định bán chịu cho KH cần phải xem xét từng KH cụ thể và
các nguồn thông tin khác từ trong và ngoài doanh nghiệp, khả năng nợ tối đa của từng
KH để từ đó đưa đến quyết định bán chịu một phần hay tồn bộ lơ hàng.
Quá trình xét duyệt bán chịu thường gồm việc đánh giá về các đơn đặt hàng, thông
tin nợ của KH và được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền trong doanh nghiệp để có
thể quản lý một cách tốt nhất các khoản thu. Một số cách thức có thể hỗ trợ cho cơng
việc này là thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập nhật thơng
tin KH về tình hình tài chính, vấn đề chi trả...
c) Chuyển giao hàng hóa
Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán. Khi đã có quyết định về phương thức bán
hàng, bộ phận xuất hàng sẽ lập lệnh xuất kho và chứng từ vận chuyển dựa trên những
thông tin trên mẫu đơn đặt hàng nhận được, đồng thời thực hiện việc xuất kho và chuyển
giao hàng.

7

d) Gửi hàng
Bộ phận gửi hàng lập chứng từ gửi hàng và gửi cho KH. Chứng từ này là cơ sở để
lập hóa đơn và thường bao gồm các thơng tin về quy cách và chủng loại hàng hóa, số
lượng và các dữ liệu có liên quan. Ngồi ra, đơn vị nên xây dựng bộ phận gửi hàng độc
lập để hạn chế nhằm lẫn trong khâu xuất hàng và các gian lận có thể xảy ra do sự thơng
đồng giữa kho với người nhận hàng.
e) Lập hóa đơn bán hàng và đồng thời ghi sổ nghiệp vụ
Khi người mua nhận được thơng báo rằng hàng hóa đã được giao, một hóa đơn bán
hàng được lập. Hóa đơn gốc là chứng từ có đầy đủ các thơng tin cần thiết về các mặt
hàng (mẫu mã, quy cách, số lượng, v.v.) cũng như giá cả phải thanh tốn, đảm bảo rằng
hóa đơn được hồn thành chính xác và đúng thời hạn. Theo luật thuế giá trị gia tăng,
tổng số tiền thanh toán sẽ bao gồm giá của các mặt hàng, chi phí vận chuyển, bảo hiểm
và các cân nhắc khác. Tốt nhất là hóa đơn nên được lập bởi một bộ phận độc lập với
phịng kế tốn và bộ phận bán hàng.
Điều quan trọng là phải kiểm tra dữ liệu được ghi trên hóa đơn trước khi gửi cho
khách hàng. Tồn bộ số lượng hóa đơn phát hành mỗi ngày phải được ghi vào sổ cái tài
khoản. Mỗi hóa đơn được nhập vào tài khoản chi tiết để theo dõi công nợ phải thu của
từng khách hàng.
f) Xử lý và theo dõi thanh toán
Kiểm soát các khoản phải thu để tránh gian lận (điển hình là khả năng mất cắp)
trong khi khoản phải thu được ghi nhận hoặc sau đó là mối quan tâm chính của vai trị
này. Tất cả số tiền thu được phải được ghi vào sổ nhật ký thu, sổ quỹ, sổ chi tiết và phải
được rà soát, kiểm tra lại. Số tiền thu được phải được gửi vào ngân hàng với số lượng
phù hợp. Đối với trường hợp phổ biến là thu tiền qua ngân hàng thì phải đảm bảo số tiền
nhận được là của khoản phải thu, chứng từ ghi sổ là phiếu thu hoặc giấy báo có.
Hơn nữa, thơng lệ gửi thơng báo cho khách hàng cần được tuân thủ một cách thường
xuyên. Việc gửi thư nhắc nợ có thể được thực hiện hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý

8

trong suốt năm và theo nhiều cách khác nhau, bao gồm gửi e-mail hoặc fax, gửi thư qua
đường bưu điện, hoặc nhờ nhân viên giám sát khoản nợ của hai bên. các bên được so
sánh trực tiếp đối chiếu với nhau.
g) Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm từ doanh thu phát sinh khi người mua khơng hài lịng về các mặt
hàng đã nhận và thường là do hàng gửi đi kém chất lượng, không đúng chủng loại, quy
cách so với hợp đồng. Tại thời điểm đó, người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá
cho lô hàng đỏ trên cơ sở thoả thuận được với bên mua. Trong trường hợp này phải lập
bảng tổng ghi nhớ hoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi giảm các lô hàng trên đồng
thời ghi chép đầy đủ và kịp thời vào nhật ký bán hàng bị trả lại và các khoản bớt giá, sổ
phụ của cơng ty.
h) Thẩm định và xóa số khoản phải thu khơng thu được
Có nhiều ngun nhân khiến các khoản phải thu của doanh nghiệp khơng thu được
tiền vì thế để giảm thiểu sai sót có bộ phận thẩm định tìm hiểu lý do không thu được tiền
là rất cần thiết. Sau khi thẩm định cho thấy các khoản này là khó hoặc khơng có khả năng
thu được do cơng ty KH bị phá sản hay vì một lý do bất khả kháng nào đó cần chuyển
thành nợ khó địi hoặc xóa sổ các khoản này. Vì thế, doanh nghiệp cần có một bộ phận
độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt, cũng như khấu trừ những khoảng liên quan
đến các hàng hóa này.
i) Trích lập dự phịng các khoản nợ phải thu khó địi
Trong niên độ, trường hợp KH khơng trả được nợ của cơng ty thì cần phải lập dự
phòng các khoản này. Vào cuối niên độ kế tốn, dựa vào quy định của Bộ tài chính và
số tiền nợ q hạn kế tốn phai lập dự phịng các khoản phải thu quả hạn. Căn cứ để ghi
nhận nợ phải thu khó địi là:
- Nợ phải thu q hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ,
bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa
thu được.

9

- Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng
phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.
Theo Thơng tư 48/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính về việc hướng dẫn chế độ trích
lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài
chính, nợ khó địi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, cơng trình xây lắp tại doanh nghiệp.
Quy định về việc lập dự phịng phải thu khó địi như sau:
Bảng 1-1: Quy định về việc lập dự phòng
Thời gian quá hạn

Tỷ lệ lập dự phòng

3 tháng - 12 tháng

30%

12 tháng - 2 năm

50%

2 năm - 3 năm

70%

>3 năm

Xóa sổ

1.1.3 Một số quy định liên quan kế toán bán hàng - thu tiền
- Công nợ phát sinh do quan hệ mua bán hàng hóa với KH được thể hiện rõ trong
hợp đồng hoặc cam kết.
- Kế toán hạch toán chi tiết cho từng đối tượng KH và ghi chép theo từng lần thanh
toán, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra, đơn đốc việc thanh tốn kịp thời.
- Đối với các khoản thanh tốn có gốc ngoại tệ, cuối kỳ kế toán tiến hành đánh giá
lại tỷ giá theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng.
- Định kỳ từng quý, kế tốn phải báo cáo tình hình cơng nợ, phân loại phải thu KH
và báo cáo cho giám đốc các trường hợp đặc biệt để có biện pháp xư lý thích hợp.
- Chứng từ sử dụng: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu, giấy báo Có của ngân
hàng, giấy xác nhận nợ, phiếu thu,… là những chứng từ được sử dụng để hạch tốn các
khoản phải thu KH tại cơng ty.
- Đối với doanh nghiệp thương mại, tổ chức tiêu thụ sản phẩm là vấn đề sống còn,
quyết định sự tồn tại và phát triển của bản thân mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh hàng loạt