Giáo trình bài giảng Excel xây dựng Excel Thực chiến và ứng dụng

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS
EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

1


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Lời tác giả
Người giỏi nhất cũng chỉ ứng dụng tối đa 5% những gì Excel đang có.
Sau gần 20 năm vừa thực hiện chun mơn, vừa mày mị nghiên cứu tơi
thấy điều này là hồn tồn chính xác.
Tại sao tơi viết cuốn này để tặng bạn, đơn giản lắm. Tôi mất gần 20
năm vừa thực hiện việc và mày mò Excel vừa nghiên cứu ứng dụng vào
thực tế công việc nhưng, nếu bạn biết đến nó bạn chỉ cần đọc và thực
hành tối đa 1 tháng mà thôi. Dân kỹ thuật yếu excel là khá nhiều, mà
trong khi đó những người giỏi lại khơng sẵn lịng chia sẻ hoặc khơng biết
cách chia sẻ tối ưu. Có thể tơi mất vài tháng để viết lại nhưng bạn sẽ tiết
kiệm được cả khối thời gian cịn lại để thực hiện những việc hữu ích hơn
(phát triển bản thân, chăm lo sức khỏe, chăm lo gia đình, học tập hoặc
kể cả vui chơi giải trí …). Theo bạn, có nên khơng?
“Kỹ năng excel, hàm excel” bạn có thể google seach và ra cả “một
núi” bài hướng dẫn hoặc video thế nhưng thực hiện thế nào để vận dụng
được trong công việc hoặc đáp ứng được nhu cầu lại là chuyện khác.
Trong số các bạn, tôi biết có những người rất giỏi về excel và tất cả
chúng ta đều trải qua những thời điểm khó khăn khi mà tự mình mày mị
các hàm hoặc chức năng của Excel để ứng dụng vào công việc. Trừ phi
bạn chỉ chuyên tâm nghiên cứu excel nếu không để tạo ra một thứ gì đó
hay ho bạn nhất định mất ít nhất phải là 5-10 năm trong nghề. Có những
người thậm chí hơn nhưng vẫn vơ cùng chật vật. Nếu tơi nói với bạn

rằng, những điều được viết trong cuốn sách này là tập hợp của:
1. Kinh nghiệm
2. Kiến thức
3. Tư duy

EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

2


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Của một người đã mất quá nhiều thời gian để vừa học vừa tối ưu nó,
và mong muốn là bạn có thể thực hiện tốt hơn tôi hoặc bằng tôi dù chỉ
mất vài tuần hoặc vài tháng thì theo bạn điều này có nên khơng? Bạn
hãy tự mình tìm câu trả lời phù hợp nhé.
Người giỏi thực hiện việc hiện trường thì khơng giỏi excel, người giỏi
excel thì khơng giỏi thực hiện việc hiện trường. Đau đớn nhất là vừa thực
hiện văn phòng mà lại không giỏi excel, bạn đồng ý chứ? Vậy thực hiện
thế nào để vừa thực hiện việc hiện trường nhưng vẫn giỏi excel đó mới
là điều tơi mong muốn bạn nhận được sau khi áp dụng cuốn sách này.
Nhưng tại sao phải là Excel? Đây có phải là câu hỏi của bạn khơng?
Tại vì, nếu bạn giỏi excel bạn sẽ thực hiện việc có hệ thống, có tổ chức
và biết được cái giá của thực hiện việc tùy tiện là như thế nào. Và đặc
biệt với bất kỳ ngành nghề nào, nếu bạn giỏi về kỹ năng Excel thì có
nghĩa là bạn có thể tăng năng suất thực hiện việc của mình lên rất nhiều
lần.
Nhiều người ra trường đi thực hiện lâu năm chắc cũng sẽ đồng cảm
với tôi vì tơi tin chắc rằng bạn cũng như tơi.

● Ước gì được thực hiện lại từ đầu khi phát hiện ra đến giữa chừng
dự án, dữ liệu rải rác khắp nơi không thể quản lý được.
● Tổng hợp số liệu từ nhiều nguồn là cực hình vì khả năng tổ chức
dữ liệu của các bên cùng tham gia khơng có sự tương đồng và lộn xộn.
● Mỗi kỳ báo cáo là một cực hình vì khơng biết tổ chức dữ liệu thế
nào?
● Rất ức chế vì tại sao cũng việc đó mà mình lại mất q nhiều thời
gian trong khi người khác lại có thể ung dung, dễ dàng
Nếu bạn cũng như tôi, từng phải thức đến 2-3 giờ sáng chỉ để nghiên
cứu ứng dụng của 1 hàm excel vào cơng việc và buộc phải WOW thì nó
EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

3


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

quá tuyệt chắc chắn bạn hiểu cảm xúc của tôi. Nếu bạn chưa Wow thì
tơi chờ bạn thực hành xong và chúng ta sẽ gặp ở trang cuối cuốn sách
này.
Nếu bạn cũng như tơi, thì tơi tin rằng bạn sẽ đồng cảm và sẵn sàng
chia sẻ cuốn sách này cho những người mình yêu quý, tôi và những
người bạn sẽ rất biết ơn bạn.

EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

4

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Mục Lục
Lời tác giả .......................................................................................................................................2
Chương 1: Nếu bạn vẫn chưa biết được sự lợi hại của Excel? .......................................................8
Chuyện của một chàng Kỹ sư già .........................................................................................8

I.
1.

Dù có bao nhiêu năm cũng khơng trễ miễn là mình chịu thay đổi ..............................8

2.

Câu nói gây sốc “Bảng tính chính là bản mặt của em” ................................................8

3.

Phần mềm quản lý chi phí “nơng dân” ..........................................................................9

4.

Chỉ cần gọi điện thoại khơng cần có mặt. ................................................................... 11

5.

Bảng tính bằng file word – tính khối lượng bằng “cơm” ........................................... 12

6.

Bắt đầu đào tạo cho “người của mình” ....................................................................... 12

7.

Sự học thì biết bao giờ mới ngừng được. .................................................................. 13
Chuyện của một chàng Kỹ sư trẻ ........................................................................................ 15

II.
1.

Phát triển sự nghiệp của “chàng sinh viên Bách Khoa mới ra trường”. .................. 15

2.

10 năm vất vả - Tơi đã vỡ ồ nhờ những hàm Excel này. .......................................... 15

3.

Tự động hóa chỉ với 3 hàm Excel cơ bản.................................................................... 16

III.

Những điều đặc biệt bạn sẽ học và thực hiện được từ Excel thực chiến......................... 17

Chương 2: Bắt đầu với những điều cơ bản nhất ........................................................................... 19
I.

Cài đặt và các kiến thức cơ bản về Excel nên biết.............................................................. 19

II.

Các hàm Excel nhất định phải biết ...................................................................................... 23
1.

Product (): Tính tích giá trị............................................................................................ 25

2.

Sum (): Tính tổng giá trị ................................................................................................ 27

3.

Subtotal (): Trả về tổng phụ .......................................................................................... 28

4.

Sumif () & Sumifs (): Tính tổng có một & nhiều điều kiện .......................................... 31

5.

Index (): Dị tìm kết quả từ bảng dữ liệu ...................................................................... 39

6.

Match (): Xác định vị trí của một giá trị trong vùng dữ liệu ........................................ 41

7.

Index () & Match (): Tìm kiếm dữ liệu nâng cao .......................................................... 43

8.

If (): Kiểm tra điều kiện Nếu … thì … ............................................................................ 44

9.

Count () & Counta () & Countif (): Hàm đếm ................................................................ 46

III.

Các hàm và các chức năng lợi hại của Excel bạn nhất định phải biết ............................. 48

1.

Conditional Formatting ................................................................................................. 48

2.

Row () & Column (): Xác định số hàng và số cột của một tham chiếu ...................... 51

3.

And () & Or (): Kiểm tra điều kiện ĐÚNG hoặc SAI...................................................... 52

4.

Round () & Roundown () & Roundup (): Thực hiện tròn số trong Excel.................... 53

5. Date () & Day () & Month () & Year () & Edate (): Hàm liên quan đến Ngày – Tháng –

Năm ....................................................................................................................................... 55
6.

Iferror (): Trả về giá trị mong muốn khi phát hiện lỗi. ................................................. 57

Chương 3: “Bứt phá” công việc bằng những ứng dụng thực tế ..................................................... 60
I.

Tạo list động “Tối ưu” ......................................................................................................... 60

EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

5


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

II.

Tạo list động phụ thuộc vào điều kiện trước đó .................................................................. 68

III.

Tạo list động có thể “Search” như Google ....................................................................... 72

IV.

Trích xuất dữ liệu thơng minh .......................................................................................... 78

V.

Bán tự động hố hồ sơ thanh tốn ..................................................................................... 82

VI.

Lập dịng tiền trong “1 nốt nhạc”...................................................................................... 84

VII.

Tổng hợp dữ liệu bằng Pivot Table ................................................................................. 88

VIII.

Báo cáo trực quan hố bằng biểu đồ .............................................................................. 94

Chương 4: Phím tắt thông dụng của Excel: ................................................................................... 99
Chương 5: Công thức thần thánh nhất trong Excel ..................................................................... 102
Chương 6: Lời kết ..................................................................................................................... 104
Chương 7: Giới thiệu về tác giả và Nhất Nghệ ....................................................................... 106

EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

6


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

KỸ NĂNG DO LUYỆN TẬP MÀ THÀNH

Lý tiểu long có nói “TƠI KHƠNG SỢ NGƯỜI CĨ TRĂM NGÀN
CÚ ĐÁ, TƠI CHỈ SỢ NGƯỜI CÓ 1 CÚ ĐÁ NHƯNG LUYỆN TẬP
1.000 LẦN”
Kỹ năng sử dụng Excel cũng vậy, hãy luyện tập và ứng dụng.
Hãy luyện tập đến nỗi Lý Tiểu Long cũng phải kiêng nể Kỹ
năng Eexcel của bạn, lúc đó bạn đã là người thành công.

EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

7


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Chương 1: Nếu bạn vẫn chưa biết được sự lợi hại của Excel?
I.

Chuyện của một chàng Kỹ sư già
1. Dù có bao nhiêu năm cũng khơng trễ miễn là mình chịu thay
đổi
Tơi có một người bạn là quản lý cấp cao của 1 doanh nghiệp, năm
nay hơn 40 tuổi bắt đầu học excel. Điều Anh ấy ấn tượng là “sao tuyệt
vời đến thế mà tôi không biết?” chỉ trong 1 tháng vừa học khóa Huấn
luyện Kỹ sư QS vừa học excel thực chiến Anh đã thực hiện được những
điều mà trước giờ Anh vẫn nghĩ mình khơng thực hiện được.
Tơi cũng có một người bạn năm nay 30 tuổi vẫn dùng bảng tính word
và máy tính cầm tay để tính khối lượng, có vẻ như excel với Anh ấy là
kẻ thù.
Cả 2 người bạn của tôi đều giống nhau, chỉ khác nhau ở tư duy đó là

sự thay đổi về cách thực hiện việc.
Kỹ sư trẻ bây giờ thuận lợi nhiều thứ, đặc biệt là trong thời đại thế giới
phẳng, kiến thức về kỹ năng chỉ cần google hay youtube là có thể có cả
kho. Thật tiếc nếu các bạn khơng tận dụng lợi thế này. Già thì có kinh
nghiệm nhưng khả năng sẽ chậm chạp hơn, trẻ có sức khỏe và sức sáng
tạo đây chính là điểm lợi thế của các bạn.
2. Câu nói gây sốc “Bảng tính chính là bản mặt của em”
Ngày mới vào tập đoàn thực hiện việc, sếp tôi là một người trẻ và Anh
cực kỳ giỏi về excel. Tôi lúc nào cũng kè kè bên Anh với mong muốn học
vài chiêu thức độc đáo. Tơi nói với Anh “ước gì em giỏi như Anh”, Anh
hiền lành đáp “bằng Anh nhất định em sẽ giỏi như Anh” câu nói này thực
hiện tơi rất phấn khích nhưng nó chưa phải là động lực để tơi chun tâm
mày mị nghiên cứu để ứng dụng, và tất nhiên trình excel của tơi vẫn cịn
yếu. Quan dự án mới, Anh là Chỉ huy trưởng cịn tơi là một trưởng nhóm

EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

8


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

QS. Tôi luôn được Anh giao những nhiệm vụ quan trọng như duyệt giá,
đàm phán, thanh tốn … tuy nhiên với trình excel yếu tôi nhiều lần thực
hiện Anh thất vọng. Cứ mỗi kỳ thanh tốn hoặc giải quyết hồ sơ, Anh
ln phải sửa chán chê những lỗi của tôi như công thức, lỗi chính tả và
cả lỗi trình bày có vẻ Anh chán tôi lắm rồi. Một hôm Anh gọi tôi vào và
nói “Em có cần anh tuyển về một người giỏi excel thực hiện công việc
chỉnh sửa cho em và chia đôi lương không? Nguyên tắc là phải thực hiện

đúng, nhưng bảng tính em gửi Anh thế này em thấy có hài lịng khơng?
Với một người Kỹ sư thì bảng tính chính là bản mặt của mình. Em hãy
suy nghĩ về điều này và quyết định nhé”. “Bảng tính là bản mặt của mình”
tơi bị sốc, nhưng cũng phải thơi có sếp giỏi nhưng không chịu học, chủ
yếu là do tôi hời hợt và lười biếng chứ nếu khơng thì đâu tới nỗi. Nghĩ
đến đây, tôi quyết tâm phải “Nâng cấp bản thân với các kỹ năng Excel”
để không bị sếp mắng lần nào nữa. Trong dự án này, có một vài Anh em
rất giỏi excel các bạn có thể viết VBA để ứng dụng trong công tác quản
lý hồ sơ chất lượng, tôi phục lắm và thầm nghĩ “bao giờ mình mới thực
hiện được?” đúng thật Excel quá đỉnh.
3. Phần mềm quản lý chi phí “nơng dân”
Qua dự án mới, ở một Tỉnh miền Tây xa xôi với rất nhiều anh tài
nhưng họ có chung một đặc điểm là yếu Excel. Lúc này tôi lại trở thành
một người Anh hùng trong mắt mọi người vì kỹ năng Excel thần sầu của
mình kiểu như “Thằng Chột thực hiện vua xứ mù”. Khi thực hiện ở dự án
trước kia, các công việc như: Hợp đồng, thanh tốn, khối lượng, vật tư
tơi vẫn thực hiện tốt thế nhưng nó rất rời rạc và đó lại là dự án khá nhỏ
nên có vẻ ổn. Dự án này là một dự án trọng điểm đặc biệt của Tập đồn
và có giá trị khá lớn, cơng việc nhiều trong khi tơi chỉ có độc một mình
quản lý tồn bộ các cơng việc của một người phụ trách quản lý chi phí
nội nghiệp, đặc biệt hơn nữa là dự án xa Thành phố nên việc liên hệ với

EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

9


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

các bộ phận hỗ trợ ở Văn phịng tổng rất khó khăn, lúc này sự cố bắt
đầu xảy ra.
● Vật tư luôn trễ, hoặc về loại khơng phù hợp
● Giải trình khối lượng thanh tốn khơng sn sẻ
● Nhà thầu khơng kịp huy động
● Thanh tốn khơng đúng hạn
● Khơng thể quản lý được hao hụt, mất mát
● …… và rất nhiều vấn đề khác.
Vẫn biết rằng, nếu cơng việc khơng tốt thì chủ yếu là do năng lực quản
lý của mình kém, nhưng Sếp tôi không phải là người như vậy. Anh ln
thực hiện việc có kế hoạch và tận tâm. Tất cả những gì cần thực hiện
Anh đều đưa ra yêu cầu, chỉ cần thực hiện đúng là mọi thứ sẽ tươm tất.
Thế nhưng, tôi không đủ thời gian, đây là câu biện hộ quen thuộc để che
đậy năng lực yếu kém của mình mỗi khi cơng việc khơng tốt, bạn có
giống tơi khơng? Nhưng nếu như thế nghĩa là tơi từ bỏ trách nhiệm. Hàng
ngày nhìn thấy Sếp vất vả tự mình thực hiện việc với các bộ phận liên
quan để giải quyết cơng việc cho mình tơi vơ cùng áy náy, tôi quyết tâm
tiến lên một bước nữa, học mị VBA. Lúc này những cái tên như Nguyễn
Phú Bình hay Nguyễn Thế Anh là 2 cái tên tôi thường nhắc đến với sự
trìu mến. Thật sự cũng nhờ 2 thầy mà tơi mới có được thứ mình muốn.
“Nên chăng thực hiện một phần mềm quản lý chi phí bằng Excel?”
trong đầu tôi nghĩ thế và bắt tay vào học. Vì khơng giỏi lập trình nên tơi
lập trình bằng cách record Macro, và cứ như thế tơi hồn thành được
phần mềm đầu tiên trong đời của mình với 2 modul chính THANH TỐN
và QUẢN LÝ KHO.
Mặc dù phần mềm khơng chạy được như ý nhưng điều quan trọng là
từ cách thức tổ chức dữ liệu, vẫn với Excel tôi đã tinh gọn, tối ưu các file
quản lý của mình. Điều tôi tâm đắc nhất trong dự án này là “Vừa là 1 QS,
EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

10


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

vừa là 1 Giám sát đổ bê tơng cho tồn dự án” nhờ điều này thu nhập tôi
lại tăng lên đáng kể.
Thế mới nói, excel có thể chưa giúp bạn tăng lương nhưng nó lại là
địn bẩy để bạn có thể kiêm nhiệm thêm nhiều việc từ đó thu nhập của
bạn có thể được cải thiện ít nhiều.
4. Chỉ cần gọi điện thoại khơng cần có mặt.
Điều tự hào của tơi về những người đã được tôi giúp đỡ không phải
là những kỹ sư mà là một chàng "Thủ kho”, trước khi đến dự án bạn ấy
khơng biết thậm chí rất ghét Excel, lẻ đời người ta thường ghét thực hiện
những việc họ khơng giỏi dù nó có tốt đến đâu và người em của tôi cũng
vậy.
Nhưng tôi hiểu một điều rằng “Giàu nhờ kho – no nhờ bếp” tôi nỗ lực
đào tạo, huấn luyện thậm chí dụ dỗ bạn ấy học excel cho thật giỏi. Sau
vài tháng, tôi trở thành người thân của cậu ấy và sau 1 năm Kỹ năng
excel của cậu là vô đối. Cũng nhờ kỹ năng Excel, trong dự án kế cận sau
đó tơi đào tạo cậu trở thành một Kỹ sư QS chuyên quản lý thanh toán dù
mới tốt nghiệp lớp 12.
KỸ NĂNG DO LUYỆN TẬP MÀ THÀNH Excel cũng vậy, tôi đã luyện
tới mức “Không cần chuột vẫn có thể xử lý bất kỳ thao tác nào trên Excel
hoặc khi bạn nói ra vấn đề bạn gặp tơi có thể hướng dẫn qua điện thoại
khơng cần nhìn vào màn hình.
May thay lúc đó tơi đã có vợ con, nếu không dùng Excel để cua gái
khả năng thành công sẽ không hề nhỏ dù rằng: nhỏ - đen và xấu(vì tơi
có thể cua cậu thủ kho để trở thành người Anh em của mình dễ dàng thế

cơ mà). Bởi vậy, trai Xây dựng giỏi Excel không lo ế.
Với kỹ năng xử lý lỗi Excel khơng cần nhìn màn hình và kể cả Ms
Project nên mãi đến 7-8 năm sau các Anh em trong dự án vẫn thường
gọi cho tơi để được hỗ trợ từ xa. Tình cảm Anh em lại càng gắn kết.
EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

11


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

5. Bảng tính bằng file word – tính khối lượng bằng “cơm”
Nếu bạn là một kỹ sư chỉ cần tay ngang không phải chuyên nghiệp
hẳn bạn cũng như tôi, điều chúng ta sợ nhất là những người “LẬP BẢNG
TÍNH BẰNG FILE WORD và TÍNH KHỐI LƯỢNG BẰNG CƠM” giống
như kiểu “tao giỏi – tao có quyền” bởi thế trong một vài dự án có vài
người có kinh nghiệm họ sẽ tính khối lượng và thực hiện mọi thứ ra giấy,
nhiệm vụ của chúng ta là phải nhập vào. Thử nghĩ, nếu họ giỏi Excel thì
khả năng sáng tạo và tối ưu cơng việc của họ cao tới chừng nào? Đúng
không Anh em?
Nếu nơi bạn cũng đang có những con người như thế hoặc khá hơn
một chút, đây là lúc bạn phải chia sẻ kỹ năng của mình hoặc cuốn sách
này cho họ.
6. Bắt đầu đào tạo cho “người của mình”
Lúc này đã là một trưởng nhóm QS, kỹ năng excel của tơi đã khá lên
nhiều tơi u cầu các Kỹ sư trưởng nhóm tổng hợp để chia sẻ bảng tính
cho dễ dàng trong việc quản lý.
Tơi có người Anh, lớn hơn tơi vài tuổi. Từ trước đến nay Anh toàn in
bảng khối lượng để đưa cho tơi lập hồ sơ thanh tốn. “Ơi trời”, tơi ngạc

nhiên vơ cùng khi một Anh trưởng nhóm gửi cho tơi một file tính bằng
word, cá biệt có người dùng excel nhưng lại tính bằng máy tính để bàn,
tơi thường gọi đây là tính khối lượng bằng “cơm”. Là một Kỹ sư QS
chuyên nghiệp bạn biết nó nguy hiểm thế nào rồi đúng không? Nghĩ đến
đây, nhiều lúc tơi cũng cịn cảm thấy rùng mình.
Tơi đề nghị với Sếp “đào tạo kỹ năng excel nội bộ cho Anh em hiện
trường”, là một người luôn ủng hộ cho những người chịu khó học hỏi
Anh đồng ý ngay lập tức. Tơi bắt đầu chương trình đào tạo excel với
những kỹ năng cơ bản và những hàm bảng tính rất dễ. Khơng cần phải
nói, vài tháng sau cơng việc của tơi đã trở nên nhẹ nhàng vô cùng mà
EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

12


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

công đầu là nhờ Anh em hiện trường giỏi excel. Anh em vui – Sếp vui và
mình cũng vui.
7. Sự học thì biết bao giờ mới ngừng được.
Khi đã là trưởng phòng QS của tập đồn, tơi cứ nghĩ mình giỏi nhưng
khơng phải. Đúng là tôi giỏi thực chiến, nhưng về kỹ năng thì cịn thua
xa. Đặc biệt khi là một trưởng phịng, là một quản lý thì kiến thức lại càng
mênh mơng. Tôi đào tạo cho các bạn về kỹ năng và nghiệp vụ QS nhưng
đổi lại tôi lại học được rất nhiều kỹ năng quý giá mà với họ là chuyện như
trở bàn tay. Nhờ những kỹ năng này tôi lại tối ưu cơng việc của mình
thêm một bước nữa. Đây cũng là lý do mà tơi có thể quản lý hàng trăm
dự án với sản lượng mỗi năm lên đến hơn 15.000 tỷ dễ như khơng? Có
người cịn nói, sao thực hiện trưởng phịng mà trơng thảnh thơi thế, thật

ra nhờ kiến thức nhưng chủ yếu vẫn là Excel
Sau khi cảm thấy thỏa mãn với mục tiêu vai trò là một trưởng phịng
tập đồn, tơi lại rời tập đồn để tạo dựng một sự nghiệp riêng phù hợp
với đam mê và ước mơ của mình. Tơi trở thành Nhà đào tạo và Huấn
luyện về Quản lý chi phí với nhân lực ban đầu gồm có tơi và 1 kỹ sư mới
ra trường được 1 tháng.
“Sao anh không dùng hàm này thử?” trong một lần bạn thấy tôi thao
tác và xử lý dữ liệu dị tìm mà rất vất vả bạn hỏi tơi thế. Tơi trợn mắt bảo,
“thực hiện gì có cái hàm giống vậy chứ? “Thì Anh cứ để em thực hiện
thử xem?” cậu kiên nhẫn. Tôi nhường ghế và WOW, thật sự thực hiện
được, “thật không thể tin được“ tơi thốt lên như thế và từ đó cơng việc
của tôi lại một lần nữa được tối ưu thêm.
Trong quá trình Huấn luyện các khóa QS, tơi khơng ít lần gặp những
“cao thủ” thực sự về Excel mà tôi rất mến mộ trong đó có: Đạo Khoa,
Thức, Tâm, Vui, Linh … và nhiều Anh em khác, thực sự họ rất giỏi chỉ
cần đưa ra yêu cầu là họ có thể có ngay một giải pháp. Tơi học từ những
EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

13


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

học viên của tơi rất nhiều, có câu “Người Thầy là người học được nhiều
nhất” quả là không sai. Một lần nữa tôi biết ơn các bạn.
Chỉ cần bỏ cái TÔI to chà bá của bạn xuống là bạn có cơ hội học biết
bao nhiêu điều từ trong công việc lẫn cuộc sống.
Lại nói về chàng Kỹ sư trẻ, sau khi trở thành những người Anh em
của nhau dưới mái nhà Nhất Nghệ Group, chúng tơi đã quyết định chia

sẻ tồn bộ những công thức, kỹ năng mà chúng tôi đã ứng dụng rất thành
công trong công việc và đào tạo. Gần như tất cả các học viên trong khóa
HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS sau 1 tháng Huấn luyện họ phải giỏi tối thiểu
2 thứ: Kiến thức, Kỹ năng về Quản lý chi phí và đặc biệt là Excel ứng
dụng thực chiến. Chúng tôi đã cùng nhau thiết kế và biên tập cuốn sách
này để những người chưa tham gia khóa Huấn luyện Kỹ sư QS cũng có
cơ hội được áp dụng trong cơng việc của mình.
Mời các Anh Chị Em kỹ sư lắng nghe phần chia sẻ của THÀNH PHÁT.

EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

14


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

II.

Chuyện của một chàng Kỹ sư trẻ
Trước khi trả lời cho bạn câu hỏi: “Excel có thật sự cần thiết cho kỹ
sư xây dựng/kỹ sư QS” thì tơi kể cho bạn nghe câu chuyện:
1. Phát triển sự nghiệp của “chàng sinh viên Bách Khoa mới ra
trường”.
Tôi là một sinh viên vừa mới ra trường, đang đi tìm việc thực hiện. Và
chỉ có một quan điểm: “Mình mới ra trường nên thực hiện việc gì cũng
được, được nhận vào thực hiện cơng việc liên quan đến xây dựng và
nhận lương 8 – 10 triệu là quá hạnh phúc rồi”
Công việc đầu tiên của cậu ấy được nhận là Kỹ sư QS của một công
ty chuyên cho thuê nhân sự để lập các hồ sơ và tính tốn khối lượng cho

các nhà thầu xây dựng … Tôi rất vui khi được nhận vào thực hiện tại vị
trí này, tuy là một lĩnh vực khơng đúng với chuyên ngành được học. Lúc
này, khi bắt tay vào tính tốn khối lượng dự án, tơi vẫn đang dùng cơng
thức * để nhân “Dài*Rộng*Cao và + để tính tổng từng dịng khối lượng.
Bạn hiểu chuyện gì xảy ra với công việc của Tôi rồi đấy? Mất hơn 1 ngày
chỉ tính được vài dịng khối lượng.
May mắn tơi tìm được một 1 quyển sách về “Excel xây dựng” của Anh
Trần Văn Dũng & Chu Văn Đồn để giúp tơi hiểu được rất nhiều kiến
thức mới về Excel.
Với những kiến thức Excel và sự huấn luyện nhiệt tình của Thầy
Huỳnh Nhất Linh (Đào tạo về Quản lý chi phí dự án) tôi đã thực sự thực
hiện chủ được công việc hay nói cách khác là Tự động hố cơng việc
quản lý chi phí bằng 1 File Excel.
2. 10 năm vất vả - Tơi đã vỡ ồ nhờ những hàm Excel này.
Trong khóa học Huấn luyện kỹ sư QS, chương trình đã được tổ chức
rất nhiều lần. Tôi may mắn là người hỗ trợ trong những chương trình
này. Mỗi lớp như vậy ln ln có những Anh kỹ sư, những Anh quản lý

EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

15


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

với rất nhiều năm kinh nghiệm. Nhưng tôi phát hiện ra các Anh ấy luôn
phải vất vả trong con đường sự nghiệp của mình.
Bạn có thể hình dung khi kiểm tra khối lượng của 1 dự án hơn 5000
dòng mà anh ấy kiểm tra lại từng dòng… trong hơn 10 năm như vậy.

Khi đến với khố học, có một kiến thức về Ma trận khối lượng – Chỉ
cần dùng hàm Excel Sumifs là các Anh ấy có thể kiểm tra khối lượng cả
dự án chỉ trong vòng chưa đến 1 phút 30 giây.
Các Anh ấy phải thốt lên: “Phải chi tôi biết điều này sớm hơn”
3. Tự động hóa chỉ với 3 hàm Excel cơ bản.
Thầy Huỳnh Nhất Linh, một người vô cùng tâm huyết với cơng tác
quản lý chi phí dự án, với hơn 15 năm thực hiện việc và “đào sâu” vào
công tác này. Với rất nhiều trăn trở với nghề, Thầy đã quyết định nghiên
cứu và thiết lập thành công 1 giải pháp tự động hố quản lý chi phí chỉ
với 3 hàm Excel cơ bản: If (), Sumifs (), Vlookup ().
Tôi đã được học từ thầy và ứng dụng thành công giải pháp này cho 3
doanh nghiệp và nhờ vào việc tìm hiểu sâu hơn về Excel – Ngồi những
hàm cơ bản thầy sử dụng, tơi tìm hiểu thêm vài hàm giúp cho File Excel
tự động hoá trở nên tối ưu hơn.
Đến thời điểm tôi đang viết Ebook này, tôi không phải là một “Cao thủ”
về Excel và không tập trung vào việc học thuật (Cách sử dụng hàm như
thế nào?) vì như bạn biết đấy, có rất rất nhiều người Anh đi trước đã chia
sẻ về Excel. Nhưng tôi chưa thấy bất kỳ ai chia sẻ về việc ứng dụng
Excel thực chiến vào trong xây dựng.
Tôi và cũng như các Anh Em học viên đã mất rất nhiều thời gian để
nhận ra rằng: “Excel có thể tăng gấp 5 thậm chí gấp 10 lần hiệu quả
cơng việc của mình”. Tơi xin chúc mừng bạn vì đã bắt đầu tìm hiểu đến
ứng dụng Excel vào trong cơng việc. Thời điểm tốt nhất là thời điểm hiện
tại.
EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

16

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

III.

Những điều đặc biệt bạn sẽ học và thực hiện được từ Excel
thực chiến
Trong q trình hỗ trợ trong các khóa học Huấn luyện kỹ sư QS và
cộng đồng quản lý chi phí dự án tơi nhận thấy có rất nhiều người giỏi về
Excel nhưng chưa biết ứng dụng vào trong công tác quản lý, có những
người chưa biết gì về Excel, … và đặc biệt là chưa có bất kỳ hướng dẫn
cách ứng dụng Excel vào trong công tác quản lý chi phí dự án.
Nên trong quyển Ebook này tơi muốn chia sẻ toàn bộ những kiến thức
liên quan đến Excel của mình và đặc biệt là những điều tơi đã ứng dụng
được vào trong công việc. Tôi đã x10 hiệu quả cơng việc của mình nhờ
những hàm Excel này, cịn bạn, tôi tin chắc rằng bạn sẽ thực hiện tốt
hơn thế!!!
Trong Ebook này, tôi tập trung chia sẻ với bạn những điều có thể cải
thiện cơng việc của một kỹ sư xây dựng hay kỹ sư Qs ngay như:
● Tối ưu hóa dữ liệu quản lý khối lượng
● Lập kế hoạch cung ứng dòng tiền trong 1 nốt nhạc
● Báo cáo là chỉ cần in, không cần thêm bất kỳ thao tác nào
● Chuẩn hóa dữ liệu trong mơi trường thực hiện việc chung
● Thực hiện đẹp bảng tính & bảng báo cáo
● Tăng năng suất thực hiện việc lên gấp 2, thậm chí gấp 5, 10 và
hơn thế nữa
● Chỉ còn cách duy nhất là trở nên chuyên nghiệp
Điều đặc biệt trong Ebook này đó chính là:
● Ứng dụng: tức là toàn bộ các Hàm – Mẹo được chia sẻ trong
Ebook này đều đã được ứng dụng vào bảng tính.
● Thực chiến: “hành động tạo ra kết quả, suy nghĩ tạo ra vấn đề”.

Ebook này dành cho những người hành động. Nghĩa là xem đến phần
nào là phải thực hành ngay trên máy tính của mình.

EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

17


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Bạn sẽ thật sự bất ngờ sau khi thực hành và ứng dụng tồn bộ các
kiến thức này vào trong cơng việc của mình.
Thật tuyệt vời nếu bạn có thể vừa học excel vừa ứng dụng được các
kiến thức trong khóa Huấn luyện Kỹ sư QS mà những người Anh của tôi
đã từng tham gia, tơi dám cá là bạn sẽ vỡ ịa đấy. Vừa có tư duy, vừa có
kiến thức mà lại được áp dụng kỹ năng thì nó thực sự sẽ là tối ưu. Tuy
nhiên, nếu chưa đủ điều kiện để đăng ký một khóa học thực chiến như
thế, bạn hồn tồn có thể tham khảo cách thực hiện và tơi tin chắc nó
sẽ giúp được bạn rất nhiều trong cơng việc.

EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

18


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

Chương 2: Bắt đầu với những điều cơ bản nhất

I.

Cài đặt và các kiến thức cơ bản về Excel nên biết

Là người thực hiện nghề Xây dựng chắc chắn bạn biết rằng “Chỉ nên xây nhà
cao trên móng thật vững, điều này lý giải về sự quan trọng của kiến thức chung
và tổng quan. Nếu bạn đã thuần thục Excel có thể bỏ qua phần này, tuy nhiên
tơi vẫn khuyến khích bạn nên đọc qua vì biết đâu bạn sẽ nhặt được vài “chìa
khóa vàng” trong hành trình nâng cao năng lực của mình mà bạn đã bỏ quên.
Đối với những người chưa giỏi, 1000% lời khuyên của tôi dành cho bạn là “đọc
thật kỹ” vì nó sẽ cực kỳ hữu ích cho bạn.
a. Giới thiệu về Excel
Giao diện dùng Excel
Thứ 1

Thứ 2

Thứ 3

Thứ 4

● Thứ 1: Các thẻ chức năng trong Excel
● Thứ 2: Các chức năng trong thẻ
● Thứ 3: Ô giá trị/công thức
● Thứ 4: Rows (tên hàng) và Columns (tên cột): chỉ cần có 2 giá trị này
thì bạn có thể xác định được vị trí của 1 ơ trong bảng tính.
Phiên bản Excel là một trong phần vơ cùng quan trọng. Office không
ngừng cải tiến. Với các phiên bản mới nhất như 2019, 2020 là phiên bản
EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

19


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

ưu tiên sử dụng (Nên mua Key bản quyền 365 dùng sẽ rất tiện cho công
việc) – Phiên bản tối thiểu nên dùng là 2016…
Các ví dụ trong Ebook này đang dùng phiên bản 2019.
b. Cài đặt cơ bản cần biết
Có một vài điểm khác biệt quan trọng trong Excel mà bạn nhất định
phải biết.
● Thứ 1: Khác biệt về dấu thập phân và dấu phân cách trong công
thức.

Sử dụng “,”
Sử dụng “;”
Để chuyển đổi giữa “,” và “;” chúng ta vào: File => Options => Chọn
Advanced. Thay đổi giữa “.” và “;” như hình.

EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

20


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

● Thứ 2: Trong một số tình huống khi bạn mở bảng tính Excel lên và
không thấy các thanh trượt hay không thấy các Sheet hiển thị ở

đâu?

Để hiển thị những phần này thì bạn vào File => Options =>
Advanced => Chọn như hình.

EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

21


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

● Thứ 3: Cố định các hàng tiêu đề. Tính năng này giúp ích cho bạn
rất nhiều vì một bảng tính ln ln có rất nhiều hàng và cột. Việc
cố định các hàng tiêu đề sẽ giúp bạn dễ nhìn và đọc hơn. Để cố
định được các hàng tiêu đề bạn cần vào: thẻ View => Chọn
Freeze Panes.

EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

22


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

II.

Các hàm Excel nhất định phải biết

Nhỏ nhưng có võ – Cơ bản nhưng là nền tảng
Trong 9 hàm excel cực kỳ thông dụng dưới đây, có 3 hàm mà tơi từng

chia sẻ với những học viên của tơi trong khóa tự động hóa tơi gọi là 3
hàm thần thánh vì thực sự nó rất hiệu quả. Đừng nói về những thứ to tát,
những hàm phức tạp hãy nói về ứng dụng của nó. Tơi có thể ứng dụng
cho tự động hóa, tơi tin bạn sẽ tối ưu ít nhất là 10 lần tốc độ làm việc của
mình. Hãy cứ ứng dụng vào thực tế, bạn sẽ WOW và thấy được giá trị.
Đây chắc chắn là những hàm bạn phải sử dụng vô cùng thường xun
trong bảng tính Excel của mình. Bảng tính khối lượng dự án, bảng thanh
toán nhà thầu, bảng thanh toán chủ đầu tư (bên A), …
CÁC HÀM EXCEL NHẤT ĐỊNH PHẢI BIẾT

1 Product

Tính tích giá trị

2 Sum

Tính tổng giá trị

3 Subtotal

Tính tổng phụ

4

Sumif &
Sumifs

5 Index

6 Match

Tính tổng có một hoặc nhiều điều kiện

Dị tìm kết quả từ bảng dữ liệu
Xác định vị trí của một giá trị trong vùng dữ
liệu

EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

23


NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

7 Index & Match Tìm kiếm dữ liệu nâng cao

8 If

Kiểm tra điều kiện Nếu … thì …

EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

24

NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS

1. Product (): Tính tích giá trị
Lần đầu tiên tơi được giao nhiệm vụ tính tốn khối lượng dự án, tơi
đã phải vất vả bấm * (nhân) từng giá trị dài x rộng x cao …. Đồng ý với
bạn là cách này vẫn ra được kết quả, nhưng đến một ngày tôi học được
hàm Product () tôi đã tăng x2 lần tốc độ tính tốn và nhập dữ liệu vào
Excel.
Nếu bạn vẫn đang dùng dấu * thì bây giờ hãy dành thời gian để xem
qua hiệu quả của hàm product () này trong bảng tính.
Giải thích cơng thức
Trong đó:
● number1, [number2] …là các
số cần nhân.
Lưu ý: number… có thể là 1 giá trị hoặc 1 dãy giá trị.
Ví dụ thực tế: Tính khối lượng của dự án

Chúng ta cần phải nhân: Khối lượng = Số CK x Dài x Rộng x Cao x
Hệ số
Cách thực hiện thơng thường: =L6*N6 nhân các ơ có giá trị với
nhau, với cách sử dụng này chúng ta vẫn có thể cho ra cùng một kết
quả. Tuy nhiên, chúng ta không thể sử dụng lại công thức cho các dịng
kế tiếp hay nói cách khác là mỗi dịng trong bảng tính khối lượng chúng
ta phải nhập lại cơng thức 1 lần.

EBOOK – ỨNG DỤNG EXCEL THỰC CHIẾN
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

25