Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhậpkhẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp Vận Quốc Tế T&C

1
LỜI MỞ ĐẦU

1. Cơ sở lựa chọn đề tài
Trong thời đại tồn cầu hóa các nền kinh tế và hội nhập kinh tế khu vực và quốc
tế, mối liên hệ giữa các quốc gia về phương diện kinh tế càng ngày càng gắn bó với
nhau, đặc biệt trong đó hoạt động ngoại thương đóng vai trị hết sức quan trọng. Vì
vậy để đứng vững trên thị trường địi hỏi các nước nói chung và Việt Nam nói riêng
phải tăng cường hoạt động giao thương nhằm tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài, tăng
nguồn thu ngoại tệ, góp phần tăng thêm nguồn ngân sách quốc gia. Nhất là khi Việt
Nam trở thành thành viên chính thức của WTO thì cơ hội giao thương với các quốc gia
lân cận ngày càng rộng rãi, nhưng cũng là thách thức để Việt Nam phát huy hết tất cả
các lợi thế của mình, nhằm thu hút nhiều nhà đầu tư nước ngoài vào Việt Nam, chính
điều nay đã góp phần đưa hoạt động ngoại thương Việt Nam tăng lên rất nhiều. Hoạt
động ngoại thương mỗi lúc diễn ra mạnh mẽ, góp phần nâng cao đời sống nhân dân,
chính vì vậy địi hỏi chính phủ phải có chính sách ngoại thương phù hợp để phục vụ
cho nền kinh tế - xã hội của đất nước. Trong q trình cơng nghiệp hóa hiện đại hóa thì
chính sách ngoại thương nước ta hướng vào các mục tiêu chủ yếu là đẩy mạnh xuất
nhập khẩu đáp ứng nhu cầu của sự nghệp cơng nghiệp hóa, kiềm chế lạm phát, tăng
tích lũy cho ngân sách nhà nước và cải thiện nâng cao đời sống nhân dân. Từng bước
đưa hoạt động ngoại thương trở thành hoạt động kinh doanh hiện đại theo định hướng
xã hội chủ nghĩa, có khả năng hội nhập vào thị trường khu vực và thế giới. Muốn vậy
đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam tạo dựng cho mình một thương hiệu uy tín, một vị
trí vững chắc để có thể tạo được lịng tin với các đối tác nước ngoài. Như chúng ta đều
biết hoạt động xuất nhập khẩu là một q trình diễn ra địi hỏi các doanh nghiệp phải
nắm vững nghiệp vụ và trình độ chuyên môn, từ khâu giao dịch đàm phán đến khâu
thực hiện giao nhận. Tất cả đều rất quan trọng và nó quyết định đến sự thành cơng hay
khơng của doanh nghiệp. Nhập khẩu đóng vai trị thúc đẩy xuất khẩu, tạo đầu vào cho
sản xuất hàng xuất khẩu, tạo điều kiện thuận lợi để hàng xuất khẩu Việt Nam vươn ra
thị trường nước ngoài. Ngược lại xuất khẩu tạo nguồn vốn cho nhập khẩu, phục vụ
cho sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Một phần khơng thể thiếu trong

2
nghiệp vụ xuất nhập khẩu là quy trình giao nhận hàng hóa. Đây là một khâu rất quan
trọng đối với những công ty xuất nhập khẩu. Thiếu nghiệp vụ này thì coi như hoạt
động mua bán trong nước cũng như ngồi nước khơng thể thực hiện được. Nhận thức
được trầm quan trọng của khâu giao nhận trong hoạt xuất nhập khẩu, vì thế trong quá
trình thực tập, em chọn đề tài “Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập
khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp Vận Quốc Tế T&C” để làm báo
cáo thực tập.
2. Mục đích nghiên cứu
Đưa ra một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa
nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp Vận Quốc Tế T&C.
3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại
Công ty TNHH Tiếp Vận Quốc Tế T&C.
- Thời gian: 04/2017
4. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu tại bàn sử dụng số liệu từ Phịng Kế tốn của cơng ty T&C Logistics.
Sử dụng các phương pháp so sánh, đối chiếu, phân tích, tổng hợp, thống kê…
các văn bản, sách báo, tài liệu liên quan đến nội dung nghiên cứu.
5. Kết cấu tổng quát
Kết cấu bài báo cáo gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH Tiếp Vận Quốc Tế T&C
Chương 2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại
Công ty TNHH Tiếp Vận Quốc Tế T&C
Chương 3: Một số giải pháp - kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả giao nhận
hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp Vận Quốc Tế T&C
Trong quá trình học tập, nghiên cứu để thực hiện bài báo cáo với đề tài này,
em đã nhận được nhiều sự quan tâm giúp đỡ vô cùng quý báu. Em xin chân thành

cảm ơn Quý Thầy, Cô trường Đại học Cơng nghệ TP.HCM đã tận tình giảng dạy
trong suốt thời gian học tập tại trường. Đặc biệt, em xin gửi lời tri ân đến Thạc sĩ
Ngô Ngọc Cương, người đã nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ em xác định hướng


3
nghiên cứu thích hợp cho đề tài cũng như trong suốt cả q trình thực hiện khóa
luận.
Do hạn chế về thời gian nghiên cứu cũng như năng lực chuyên môn nên khơng
tránh khỏi những tồn tại, thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp,
chỉ bảo của Q Thầy, Cơ và người đọc để khóa luận được hồn chỉnh hơn.
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY TNHH TIẾP VẬN QUỐC TẾ T&C
1.1 Quá trình hình thành và phát triển cơng ty TNHH Tiếp Vận Quốc Tế
T&C
1.1.1

Q trình hình thành và phát triển của cơng ty

Trong bối cảnh Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế
giới. Sự giao thương giữa Việt Nam với các nước ngày càng phát triển mạnh dẫn đến
nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng không ngừng phát triển.
Đồng thời, dịch vụ giao nhận vận tải ngày càng thể hiện và chứng minh vai trị quan
trọng của mình trong q trình thực hiện các hợp đồng kinh tế ngoại thương.
Trên thực tế cho thấy bản thân các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu không thể
thực hiện đầy đủ và hiệu quả nhất việc đưa hàng hóa của mình ra nước ngồi và
ngược lại do sự hạn chế trong chun mơn và nghề nghiệp. Chính vì vậy việc ra đời
của các cơng ty dịch vụ giao nhận vận tải đang là nhu cầu cần thiết. Công ty TNHH
Tiếp Vận Quốc Tế T&C cũng là một trong những cơng ty ra đời trong hồn cảnh trên.
Hiện nay, công ty TNHH Tiếp Vận Quốc Tế T&C là một trong những doanh
nghiệp kinh doanh hoạt động hỗ trợ giao nhận hàng hóa, thiết bị thơng qua vận tải đa

phương thức quốc tế, đóng gói và dán nhãn hàng hóa; lập sổ sách hàng tồn kho và hỗ
trợ thanh toán; thực hiện dịch vụ chuyển địa điểm trong nước và quốc tế; dịch vụ thu
gom hàng lẻ tại Việt Nam.
Công ty TNHH Tiếp Vận Quốc Tế T&C là một cơng ty tư nhân, có tư cách
pháp nhân, có con dấu riêng, hạch tốn độc lập. Cũng như các cơng ty dịch vụ khác,
công ty luôn lấy phương châm: "Chúng tôi sẽ phục vụ quý vị những dịch vụ tốt nhất,
chi phí thấp nhất và thời gian nhanh nhất” làm phương châm phục vụ khách hàng.
Chính vì thế trong hơn 4 năm hoạt động , công ty đã tạo dựng cho mình một vị thế
trong ngành dịch vụ giao nhận và đã được nhiều khách hàng lớn cả trong, ngoài nước


4
tin cậy và chọn lựa.
1.1.2 Tổng quan về công ty TNHH Tiếp Vận Quốc Tế T&C.
•
•
•
•
•
•
•

Tên giao dịch bằng tiếng Việt: Công ty TNHH Tiếp Vận Quốc Tế T&C.
Tên giao dịch bằng tiếng Anh: T&C International Logistics Companny Limited.
Tên viết tắt: T&C Co., LTD.
Mã số thuế: 0312123624
Vốn đều lệ: 1,000,000,000 VND (một tỷ đồng)
Trụ sở chính: 361 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP.HCM.
Văn phòng đại diện: P1-04.16 The Prince Residence Building, 17-19-21

•
•
•
•
•
•

Ngyễn Văn Trỗi , Phường 11,Quận Phú Nhuận, TP.HCM.
Điện thoại: 84-8-39902799.
Fax: 84-8-39902799
Website: www.tncjsc.com
Email:
Chủ doanh nghiệp: Nguyễn Quang Thiện.
Lĩnh vực hoạt động: Dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải và giao nhận hàng.

Hình 1.1. Logo công ty TNHH Tiếp Vận Quốc Tế T&C
1.2

Sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ từng phòng ban
1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Là một công ty chuyên về dịch vụ, công ty TNHH Tiếp Vận Quốc Tế T&C
không cần quá nhiều nhân sự nhưng tất cả liên kết chặt chẽ với nhau, mỗi người được
phân công một nhiệm vụ rõ ràng và cụ thể, kết nối tất cả các công việc của cá nhân
thành một công việc. Hoạt động của từng thành viên được công ty chỉ dẫn và giám sát
của giám đốc.


5

Giám đốc

Bộ phận kinh doanhBộ phận logisticsBộ phận xuất khẩuBộ phận nhập khẩu

Bộ phận
kế toán

(Nguồn: Ban giám đốc)
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Tiếp Vận Quốc Tế T&C
1.2.2 Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban
 Giám đốc:
Là người nắm quyền hành cao nhất trong công ty, nhân danh công ty để điều

hành và quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh và chịu
-

trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về những quyết định đó.
Điều hành, phân cơng cơng tác cho nhân viên của công ty, đồng thời quyết

-

định những khoản chi liên quan đến việc mua sắm tài sản cố định.
Là người trực tiếp đưa ra các phương án kinh doanh, các phương hướng phát

triển của công ty và chịu trách nhiệm mọi vấn đề.
- Trực tiếp đàm phán với khách hàng và ký hết hợp đồng dịch vụ.
 Bộ phận kinh doanh (Sales và Marketing):
- Là bộ phận rất quan trọng trong cơng ty, vì đây là bộ phận tìm kiếm nguồn
khách hàng về cho cơng ty, tìm hiểu khách hàng và cung cấp những thông tin
cần thiết cho khách hàng, từ đó có thể đưa ra những phương hướng nhằm thu

-

hút được nhiều khách hàng mới mà vẫn giữ chân được khách hàng quen thuộc.
Ngồi ra, bộ phận này cịn tìm hiểu tình hình cạnh tranh trên thị trường (đối thủ

-

cạnh tranh), từ đó có thể cùng Giám đốc đề ra những phương án cạnh tranh.
Thường xuyên theo dõi thực hiện việc soạn thư báo giá, liên hệ khách hàng và

-

tham mưu cho giám đốc trong việc soạn thảo ký kết hợp đồng giao nhận.
Ngồi ra phịng Sales cịn phải phối hợp với giám đốc tiến hành đàm phán với
khách hàng tiến hành ký kết hợp đồng.

 Bộ phận Logistics:
- Giao nhận hàng từ kho chủ hàng ra cảng đối với hàng xuất và giao nhận hàng

từ cảng về kho chủ hàng đối với hàng nhập.


6
Làm thủ tục Hải quan cho từng lô hàng xuất - nhập khẩu, quản lý trực tiếp

-

việc đóng hàng vào container tại CY (bãi Container) hay CFS (trạm giao nhận
hàng lẻ).
Chịu trách nhiệm vận chuyển container ra cảng và giao container cho hãng

-

tàu, lấy chứng từ cần thiết và lưu giữ.
- Linh động giải quyết những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn.
 Bộ phận xuất khẩu:
Đảm nhận việc lập các chứng từ liên quan của từng lô hàng xuất như:


Đơn xin lưu khoang (Booking Note)
Vận đơn đường biển (House Bill of Lading)
Bảng lược khai hàng hóa (Cargo Manifest).
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Khai báo khối lượng tối đa VGM.
Theo dõi hàng hóa trong q trình vận chuyển.
Bộ phận nhập khẩu:

Đảm nhận việc lập và nhận các chứng từ liên quan tới lô hàng nhập như:
Thông báo hàng đến (Notice of Arrival)
Lệnh giao hàng (D/O - Delivery Order)
Các chứng từ khác mà khách hàng yêu cầu.

-

Đồng thời thường xuyên liên lạc với các tổ chức có liên quan để nắm bắt thông tin
về lô hàng nhằm thông báo, liên lạc, hỗ trợ thông tin kịp thời cho khách hàng để
nhập hàng.

-

Bộ phận kế tốn:
Kiểm tra tình hình tài chính, hiệu quả kinh doanh của cơng ty.
Phân tích, tìm ra biện pháp sử dụng vốn hiệu quả nhất.
Thực hiện nhiệm vụ hoạch tốn và thanh tốn các khoản chi phí, doanh thu…
cho cơng ty. Có trách nhiệm nghiên cứu các hiện tượng kinh tế phát sinh trong
quá trình kinh doanh nhằm phản ánh toàn diện hoạt động kinh doanh, dịch vụ,
giúp lãnh đạo nắm được cụ thể tình hình thực hiện, chỉ ra điểm mạnh, điểm
yếu trong toàn bộ hoạt động của công ty nằm đưa ra những phương án khắc
phục những điểm yếu còn tồn tại và phát huy những thế mạnh.
1.3 Ngành nghề sản xuất kinh doanh của công ty

Công ty TNHH Tiếp Vận Quốc Tế T&C được thành lập để phục vụ hoạt động
trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa. Đặc biệt trong lĩnh vực tàu biển, cơng ty thực hiện
chức năng nối liền giữa sản xuất kinh doanh và tiêu dùng.
Công ty trực tiếp giao nhận hành hóa xuất nhập khẩu các mặt hàng trong nước và


7
quốc tế. Được phép xuất nhập khẩu tất cả các mặt hàng trong phạm vi cho phép của
Nhà nước.
Ngoài ra, công ty chuyên thực hiện những chức năng sau: cung cấp giá cước tốt
và cạnh tranh nhất cho khách hàng; khai hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu; nhận ủy
thác xuất nhập khẩu hàng hóa; vận chuyển hàng lẻ (LCL), hàng nguyên container
(FCL) trong nước và quốc tế bằng đường biển, đường hàng không, đường sông; làm
giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa; gửi hàng mẫu, hàng triển lãm bằng đường biển,
đường hàng không; kiểm dịch động/ thực vật hàng hóa.
1.4

Kết quả sản xuất kinh doanh của cơng ty TNHH Tiếp Vận Quốc Tế
T&C năm 2015 - 2016

Bảng 1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2015 - 2016

STT

Chỉ tiêu

1

Doanh thu bán
hàng và cung
cấp dịch vụ

2

Các khoản
giảm trừ doanh
thu (thuế xuất
nhập khẩu phải

Năm 2015

Năm 2016

1,138,308,334

1,010,284.598

2,336,991

2,509,075

So sánh
(%)
87,33

106,86

Chênh lệch
-128,023,736

172,084


8
nộp…)
3

4

5
6
7
8
9

10

Doanh thu thuần
về bán hàng và

1,033,471,343
cung cấp dịch
vụ
Lợi nhuận gộp
về bán hàng và
cung cấp dịch
vụ

1,000,375,523

96,69

-33,095,820

8,295,402

73,31

-2,214,264

Chi phí
tài chính

75,458,004

136,713,744

144

61,255,740

Chi phí
bán hàng

252,645,153

203,699,267

75,97

-48,945,886

Chi phí quản lý
doanh nghiệp

463,550,270

399,696,561

84,02

-63,853,709

267,327,582

265,561,353

99,33

-1,766,229

267,327,582

265,561,353

99,33

-1,766,229

66,548,764

61,230,295

91,31

-5,318,469

138,382,236

139,489,705

100,79

1,107,469

405,709,818

405,051,058

99,84

-658,760

Chi phí thuế
hỗn lại

104,097,809

120,660,133

113,73

16,562,324

Lợi nhuận sau
thuế

304,282,364

299,276,762

98,29

-5,105,602

Lợi nhuận thuần
từ hoạt động
kinh doanh
Thu nhập khác

12

Lợi nhuận khác

15

-33,095,820

10,509,666

Chi phí khác

14

96,69

Doanh thu hoạt
động tài chính

11

13

1,033,471,343

1,000,375,523

Tổng lợi nhuận
kế tốn trước
thuế

(Nguồn: Phịng Kế tốn – T&C Logistics)


9

Nhận xét: Nhìn từ bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 20152016 ta thấy: Tổng lợi nhuận trước thuế của công ty năm 2016 là 405,051,058 VND,
năm 2015 là 405,709,818 VND, giảm 658790 VND về tuyệt đối, tức là 0,16% về
tương đối. Ta thấy năm 2016 lợi nhuận giảm so với năm 2015, nhưng giảm không
nhiều nguyên nhân do các doanh thu giảm nhẹ so với năm 2015, như về doanh thu
bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính tăng, Thêm vào đó, chi
phí năm 2016 cũng giảm so với năm 2015. Do đó lợi nhuận năm 2016 giảm nhẹ so
với năm 2015.
1.4.1 Theo cơ cấu dịch vụ
Bảng 1.2 Cơ cấu doanh thu của các dịch vụ trong cơng ty
(Đơn vị tính: tỷ đồng)
Chỉ tiêu

Năm 2015
Giá trị
Tỷ trọng
2,366
45,5%

Năm 2016
Giá trị
Tỷ trọng
3,033
47,4%

Dịch vụ thủ tục
Hải quan

0,948

18,2%

1,1

17,2%

Dịch vụ đại lý
hãng tàu

1,046

20,1%

1,167

18,2%

Dịch vụ nâng
hạ và bốc xếp

0,340

6,5%

0,467

7,3%

Dịch vụ bốc
tàu/container

0,435

8,3%

0,633

9,9%

5,135

100%

6,4

100%

Dịch vụ giao
nhận hàng XNK

Cộng

(Nguồn: Phòng Kế tốn – T&C Logistics)
Nhận xét: Qua bảng phân tích tỷ trọng doanh thu các mảng dịch vụ kinh
doanh của công ty ta thấy được :

-

Dịch vụ giao nhận hàng XNK chiếm tỷ trọng cao nhất chiếm gần 50%

tổng doanh thu, tiếp đó là dịch vụ đại lý hãng tàu và thủ tục hải quan chiếm hơn 18%,


10
dịch vụ book tàu/container chiếm gần 10%, cuối cùng là dịch vụ nâng hạ và bốc xếp
chiếm tỷ trọng không đáng kể khoảng 8%.
-

Dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu chiếm tỷ trọng cao trong

tổng doanh thu của công ty. Ta cũng thấy doanh thu do dịch vụ này mang lại cũng
tăng qua các năm, cụ thể là năm 2015 doanh thu đạt được 2,366 tỷ tương ứng với tỷ
trọng là 45,5% nhưng chỉ sau hai năm , năm 2016 doanh thu đã tăng lên đến 3,033 tỷ
đồng tương ứng với tỷ trọng là 47,4% tăng 1.9% so với năm 2015. Đây là một con
số cho thấy nền kinh tế quốc tế của Việt Nam đang trên đà phát triển, các doanh
nghiệp ngày càng tăng lượng hàng nhập vào trong nước và xuất ra nước ngồi. Trong
khi đó dịch vụ đại lý hãng tàu, về doanh thu mỗi năm đều tăng nhưng nhưng về tỷ
trọng thì giảm cụ thể là năm 2015 doanh thu đạt 1,167 tỷ tăng 0,121 tỷ so với năm
2015 là 1,046 tỷ nhưng tỷ trọng năm 2015 là 20,1% giảm còn 18,2% năm 2016. Điều
này cũng cho thấy rằng hiện nay nước ta đã có thêm rất nhiều hãng tàu cho thấy nên
kinh tế biển cũng đang phát triển. Dịch vụ thủ tục hải quan cũng tăng theo từ 0,948 tỷ
lên đến 1,1 tỷ thời gian cũng như chi phí đã sử dụng dịch vụ của chúng ta nhiều hơn.
Bên cạnh đó thì dịch vụ book tàu/ container, dịch vụ nâng hạ container và vụ
bốc dỡ hàng hóa cũng tăng theo. Tỷ trọng doanh thu của hai dịch vụ này trong tổng
doanh thu có tăng song tăng rất ít qua các năm. Doanh thu của công ty về dịch vụ
book tàu/ container và giao nhận tăng là do doanh thu của các dịch vụ mà công ty

cung cấp cho khách hàng tăng. Doanh thu của các dịch vụ này đều tăng theo chiều
hướng tốt. Nhưng công ty cần phải nâng cao và cải thiện hơn nữa chất lượng của các
dịch vụ này nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất và nhằm thu hút
thêm nhiều khách hàng mới.
1.4.2 Theo cơ cấu phương thức vận tải

Bảng 1.3. Cơ cấu doanh thu theo phương thức vận tải đường biển và
đường không
(Đơn vị tính: tỷ đồng)
Phương thức vận


11
Chỉ tiêu

Năm 2015

Năm 2016

tải
Doanh thu

1,367

1,867

0,767

0,933

Lợi nhuận

0,6

0,933

Doanh thu

3,767

4,533

Chi phí

1,933

1,6

Lợi nhuận

1,833

2,933

Đường hàng khơng Chi phí

Đường biển

(Nguồn: Phịng Kế tốn – T&C logistics)
Nhận xét: Qua bảng cơ cấu doanh thu theo phương thức vận tải đường biển

và đường hàng không ta thấy:
- Về phương thức vận tải bằng đường hàng không, doanh thu qua các năm đều
tăng, cụ thể doanh thu đạt 1,367 tỷ (năm 2015) và tăng lên đến 1,867 tỷ (năm 2016).
- Về phương thức vận chuyển bằng đường biển, doanh thu tăng mạnh từ năm
2015 doanh thu đạt 3,767 tỷ đến năm 2016 doanh thu tăng đến 4,533 tỷ.
- Doanh thu theo phương thức vận tải đường biển của các năm cao hơn rất nhiều
so với đường hàng không là vì đường hàng khơng đa số là vận chuyển những hàng
hố có trọng lượng và kích thước nhỏ và chi phí vận chuyển thường cao hơn so với
đường biển.
Đánh giá chung: Sau khi đã phân tích số liệu và quan sát biều đồ thể hiện tình
hình hoạt động kinh doanh của công ty qua 2 năm ta thấy rằng: Mặc dù cịn gặp
nhiều khó khăn nhưng thơng qua những con số về doanh thu và lợi nhuận thì nhìn
chung cơng ty hoạt động khá hiệu quả. Từ đó tin rằng trong tương lai, với những gì đã
đạt được lãnh đạo cơng ty cùng với các phịng ban sẽ kiểm sốt và phát triển tốt hơn
nữa để mang lại hiệu quả tốt nhất cho cơng ty.

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH TIẾP VẬN QUỐC TẾ T&C


12
2.1 Khái quát chung về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng
đường biển.
2.1.1 Một số khái niệm về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu
bằng đường biển.
Trong mua bán quốc tế, người mua và người bán thường ở những vị trí cách xa
nhau. Để có thể vận chuyển hàng hóa từ người bán sang người mua cần phải thực hiện
hàng loạt các công việc liên quan đến q trình chun chở như bao bì, đóng gói, bốc
xếp, lưu kho, đưa hàng ra cảng, làm các thủ tục gửi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển
tải, dỡ hàng và giao cho người nhận…Tất cả những cơng việc đó được gọi là dịch vụ

giao nhận.
Vậy, giao nhận là những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối, thực
hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản xuất tới nơi tiêu thụ cuối cùng. Giao nhận
thực chất là việc tổ chức hàng hóa và thực hiện các cơng việc liên quan đến vận
chuyển hàng hóa đó.
Theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận
(International Federation of Freight Forwarders Asociations FIATA) về dịch vụ
giao nhận thì “Dịch vụ giao nhận ( Freight Forwarding Service) là bất kỳ loại dịch
vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân
phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên,
kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh tốn, thu thập chứng từ
liên quan đến hàng hóa”.
Nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những ngiệp vụ thủ tục có liên
quan đến q trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa tư nơi gửi hàng
đến nơi nhận hàng. Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc
thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác.
Căn cứ vào vai trò của người giao nhận, chúng ta có thể hiểu hoạt động giao
nhận là tập hợp các nghiệp vụ bao gồm từ việc chuẩn bị hàng hóa, kho bãi và các thủ
tục liên quan đến việc dịch chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua.
Theo Luật Thương Mại năm 2005 của Việt Nam thì dịch vụ giao nhận được
định nghĩa như sau: “Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó
người làm dịch vụ giao nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu


13
bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người
nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụ
giao nhận khác (gọi chung là khách hàng).”
Như vậy về cơ bản, giao nhận là tập hợp những cơng việc có liên quan đến quá
trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi

hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng).
2.1.2 Vai trò của người giao nhận trong hoạt động thương mại
Sự trao đổi giao thương giữa các nước ngày càng phát triển với số lượng ngày
càng lớn và đa dạng, và Việt Nam cũng đang trên đường hòa nhập từng bước với sự
phát triển nền kinh tế Thế Giới.
Ngày nay cùng với sự mở rộng trong thương mại thế giới thì các phương thức
vận tải ngày càng phát triển: vận tải container, vận tải đa phương thức. Người giao
nhận không chỉ làm đại lý, người ủy thác mà còn cung cấp dịch vụ vận tải mà cịn
đóng vai trị như một vai chính (Principal) – người chun chở (Carrier). Người giao
nhận đã đóng vai trị:
 “Mơi giới hải quan”: Người giao nhận thay mặt người xuất khẩu hoặc người

nhập khẩu làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan.
 Đại lý: Người giao nhận đóng vai trị như một đại lý của người chun
chở để thực hiện các hoạt động khác nhau như: nhận hàng, giao hàng, lập
chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho... trên cơ sở hợp đồng ủy thác.
 Người gom hàng: Người chun chở đóng vai trị là đại lý hoặc người

chuyên chở. Đặc biệt là không thể thiếu trong vận tải container nhằm
thu gom hàng lẻ thành hàng nguyên để tận dụng sức chở của container và
giảm cước phí vận tải.
 Người chuyên chở: Trong nhiều trường hợp người giao nhận đóng vai trị là
người chun chở (người thầu chuyên chở hoặc người chuyên chở thực tế).
Hoặc trong trường hợp người giao nhận cung cấp vận tải đa phương thức.
2.1.3 Phạm vi dịch vụ của người giao nhận:
Trừ trường hợp người gửi hàng hay người nhận hàng tự mình thực hiện giao
nhận hàng hóa, làm các thủ tục và các loại giấy tờ có liên quan thì thơng thường
người giao nhận sẽ thay mặt cho người gửi hàng hoặc người nhận hàng đảm nhận tất
cả, thậm chí cả việc vận chuyển hàng hóa. Người giao nhận có thể cung ứng dịch vụ

14
thơng qua các đại lý nước ngồi của mình, các chi nhánh hoặc cũng có thể sử dụng
các dịch vụ này thông qua các nhà thầu phụ. Cho dù người giao nhận thực hiện rất
nhiều dịch vụ khác nhau liên quan đến hàng hóa nhưng có thể tổng hợp thành các
nhóm sau.

Thay mặt người gửi
hàng

Dịch vụ khác

Phạm vi dịch vụ của người

Thay mặt người nhận

giao nhận

hàng

Dịch vụ hàng hóa đặc
biệt

Sơ đồ 2.1 Phạm vi dịch vụ của người giao nhận
2.1.3.1 Thay mặt người gửi hàng (Người xuất khẩu)
Theo yêu cầu của người gửi hàng (người xuất khẩu), người giao nhận sẽ:


15
 Chọn tuyến đường, phương thức vận chuyển hay người vận chuyển

thích hợp sao cho hàng được vận chuyển nhanh chóng, chính xác, an
tồn, tiết kiệm.
 Lưu cước với người chuyên chở đã được chọn.
 Nhận hàng và cung cấp những chứng từ có liên quan như biên lai

nhận hàng - The Forwarder Certificate of Receipt hay chứng từ vận
tải - The Forwarder of Transport.
 Kiểm tra tất cả những điều khoản trong thư tín dụng (L/C) cũng như

những quy định của Chính phủ áp dụng cho việc giao hàng ở nước
nhập khẩu, nước nhập khẩu, nước chuyển tải.
 Đóng gói hàng hóa phù hợp, thuận lợi cho việc chuyên chở đến nước

nhập khẩu (trừ khi việc này đã được người gửi hàng thực hiện trước
khi giao hàng cho người giao nhận) có tình đến tuyến đường, phương
thức vận tải và những quy chế áp dụng nếu có ở nước xuất khẩu,
nước quá cảnh và nước nhập khẩu.
 Thu xếp việc lưu kho, cân đo, mua bảo hiểm cho hàng hóa khi khách
hàng yêu cầu.
 Vận chuyển hàng hóa đến ga, cảng và làm thủ tục khai báo Hải quan

và các thủ tục khác có liên quan đến giao hàng cho người chun
chở.
 Thanh tốn phí và những chi phí khác bao gồm cả cước.
 Thu xếp việc chuyển tải khi có hàng hóa.
 Nhận vận đơn đã kí của người chuyên chở và giao hàng cho người

gửi hàng.
 Giám sát việc vận chuyển hàng hóa đến người nhận hàng thông qua

mối quan hệ với người chuyên chở và đại lý của người giao nhận ở
nước ngoài.
 Ghi nhận những tổn thất và giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu
nại với người chuyên chở khi có tổn thất xảy ra
2.1.3.2 Thay mặt người nhận hàng (Người nhập khẩu)
Theo yêu cầu của người gửi hàng (Người xuất khẩu), người giao nhận sẽ:
 Thay mặt người nhận hàng giám sát người vận chuyển hàng hóa khi

trách nhiệm vận tải hàng hóa thuộc về người nhận hàng.
 Nhận hàng và kiểm tra các chứng từ có liên quan đến việc vận
chuyển hàng hóa, quan trọng nhất là tính chính xác của vận đơn


16
đường biển.
 Nhận hàng của người chuyên chở và trả các cước phí cần thiết (nếu
có).
 Thu xếp việc khai báo Hải quan và trả các lệ phí, thuế và những chi
phí khác cho Hải quan và các cơ quan khác (nếu có).
 Thu xếp việc lưu kho, quá cảnh hàng hóa khi cần thiết.
 Giao hàng & làm thủ tục Hải quan cho người nhận hàng.
 Giúp người nhận hàng giải quyết các khiếu nại với người chuyên chở
về hàng hóa (nếu có).
 Giúp người nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối hàng nếu có

trong hợp đồng.
2.1.3.3 Dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt
Một số dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt mà người giao nhận thường gặp hiện nay:
 Giao nhận hàng cơng trình

Hàng cơng trình chủ yếu là hàng máy móc nặng, thiết bị để xây dựng những
cơng trình lớn như nhà máy hóa chất, thủy điện, sân bay…Giao nhận hàng hóa loại
này là phải từ nơi sản xuất tới tận công trường xây dựng trong đó việc di chuyển cần
phải có kế hoạch cẩn thận để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn. Đây là lĩnh vực
chuyên môn của người giao nhận vì nó cần những thiết bị đặc biệt như cần cẩu loại
nặng, xe tải ngoại cỡ, tàu chở hàng đặc biệt.
 Giao quần áo treo trên móc

Quần áo may mặc được chuyên chở bằng những chiếc mắc áo treo giá trong
những containet đặc biệt (Hanging container). Đây là loại conatainer thường được lặp
thêm những thanh xà ngang hoặc dọc hay những dợi dây có móc để móc mắc vào
treo. Loại container này có yêu cầu về vệ sinh rất nghiêm ngặt.
 Giao nhận triển lãm

Đây thường là hàng tạm nhập tái xuất hoặc tạm xuất tại nhập nên cũng có
những thủ tục riêng trong giao nhận khơng giống hàng hóa xuất nhập khẩu thơng
thường địi hỏi người giao nhận phải có kinh nghiệm.
2.1.3.4 Các dịch vụ khác
Ngồi các dịch vụ nêu trên, tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng người giao
nhận có thể làm những dịch vụ khác nảy sinh trong quá trình chuyên chở và cả những
dịch vụ đặc biệt như gom hàng, dịch vụ liên quan đến hàng cơng trình, hàng triển


17
lãm…
Người giao nhận cũng có thể thơng báo cho khách hàng của mình về nhu cầu
tiêu dùng, thị trường mới, tình hình cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, những điều
khoản cần đưa vào hợp đồng mua bán ngoại thương, tóm lại tất cả những vấn đề liên
quan đến công việc kinh doanh của khách hàng, cho dù khách hàng có yêu cầu hay
không.

2.1.4 Quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm của người giao nhận
2.1.4.1 Quyền hạn, nghĩa vụ của người giao nhận
Điều 167 Luật thương mại quy đinh, người giao nhận có những quyền và
nghĩa vụ sau đây:
-

Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thhu nhập hợp lý khác.
Thực hiên đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng.
Trong q trình thực hiện hợp đồng nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của
khách hàng, thì có thể làm trái với yêu cầu ban đầu của khách hàng nhưng

-

phải thơng báo lại ngay sau đó.
Sau khi ký kết hợp đồng nếu thấy không thể thực hiện yêu cầu của khách

-

hàng thì phải thơng báo ngay để xin chỉ dẫn thêm.
Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng

không thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng.
2.1.4.2 Trách nhiệm của người giao nhận
 Khi là đại lý của chủ hàng
Tùy theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiên
đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và chịu trách nhiệm về:
-

Giao hàng khơng đúng chỉ dẫn
Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn.

Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan
Chở hàng đến sai nơi quy định
Giao hàng cho người không phải là người nhận
Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng
Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc khơng hồn lại thuế
Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên.
Tuy nhiên chúng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu trách nhiệm về

hành vi gây lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở, người giao nhận khác…
nếu như anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết.
Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn


18
(Standard Trading Conditions)” của mình.
 Khi là người chuyên chở (Principal)
 Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trị là

một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp
các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Anh ta phải chịu trách nhiệm về
những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao
nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là
hành vi và thiếu sót của mình. Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm
của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy
định. Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của
dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng.
 Người giao nhận đóng vai trị là người chuyên chở không chỉ trong

trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hố bằng các phương tiện vận
tải của chính mình (Perfoming carrier) mà cịn trong trường hợp anh

ta, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác,
cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu
chuyên chở - Contracting carrier). Khi người giao nhận cung cấp các
dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay
phân phối… thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người
chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng
phương tiện của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ
ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở.
 Khi đóng vai trị là người chun chở thì các điều kiện kinh doanh

tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các cơng ước quốc tế
hoặc các quy tắc do Phịng thương mại quốc tế ban hành. Người
giao nhận sẽ chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng
hoá trừ những trường hợp sau đây:
• Do lỗi của khách hàng hoặc người được khách hàng ủy quyền.
• Khách hàng đóng gói hoặc ghi kí mã hiệu khơng đúng.
• Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hóa.
• Do chiến tranh, đình cơng.
• Do các trường hợp bất khả kháng.
Ngồi ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi


19
đáng lẽ khách hàng được hưởng về sự chậm chễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà
không phải do lỗi của mình.
2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nguyên container (FCL) nhập khẩu
bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận Quốc Tế T&C.
2.2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nguyên container (FCL) nhập
khẩu bằng đường biển.

20

15

1
1
1
1
1


21

Sơ đồ 2.2 Quy trình giao nhận hàng nguyên container (FCL) nhập
khẩu bằng đường biển
 Chú giải:
1. Chủ hàng giao các chứng từ nhận hàng cho phòng giao nhận của công ty dịch

vụ giao nhận (B/L gốc, Invoice gốc, Packing list gốc, Contract gốc, C/O gốc).
2. Phòng giao nhận kiểm tra lại các chứng từ.
3. Nhân viên giao nhận tiến hành lấy D/O.
4. Nhân viên giao nhận tập hợp các chứng từ cần thiết để lập bộ hồ sơ làm

thủ tục hải quan cho lô hàng nhập.
5. Nhân viên giao nhận nộp bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan cho phòng đăng ký
tại hải quan cửa khẩu hoặc hải quan thành phố.
6. Nhận phiếu tiếp nhận hồ sơ từ nhân viên hải quan đã tiếp nhận bộ hồ sơ.
7. Vào hải quan giám sát để đối chiếu lệnh.
8. Nếu là hàng nguyên container (8a) thì đi tìm container, yêu cầu hạ container

(nếu cần).
9. Tiến hành mời kiểm hóa viên để kiểm tra lô hàng nhập (9a).
10. Nhận phiếu trưng cầu giám định từ kiểm hóa viên (nếu có).
11. Nộp phiếu trưng cầu giám định (nếu có) và bộ hồ sơ yêu cầu giám định của
chủ hàng (nếu có) cho giám định viên.
12. Nhận phiếu tiếp nhận yêu cầu giám định (nếu có) từ giám định viên.
13. Nộp phiếu tiếp nhận yêu cầu giám định và công văn xin giải tỏa hàng hóa khi
14.
15.
16.
17.
18.

chờ kết quả giám định cho kiểm hóa viên.
Đội thuế tiến hành tính lại thuế (nếu có).
Đội thuế ra thơng báo thuế (nếu có).
Lãnh đạo chi cục phúc tập hồ sơ.
Nhân viên giao nhận tiến hành lấy tờ khai hàng nhập đã thông quan.
Chuẩn bị xe, kho, báo cho người giao hàng những thông tin về việc giao hàng.
 Nếu là hàng nguyên container thì điều xe ra bãi container để lấy
hàng(19.1).
(18a) Tới đại lý hãng tàu xin lấy nguyên container hoặc rút ruột tại bãi,
tính tiền lưu container (nếu có).
(19a) Vào thương vụ đóng tiền thương vụ, lưu bãi (nếu có), lấy hóa
đơn.
(20a) Vào phịng điều độ trình hóa đơn để lấy phiếu đều động cơng nhân.
Nếu lấy ngun container thì qua phịng giao nhận container lấy phiếu giao nhận
container (phiếu EIR).

22
(21a) Liên hệ đội xe nâng.
(22) Hướng dẫn xe nâng ra bãi lấy hàng.
(23) Tiến hành bốc hàng lên xe.
(24) Viết phiếu gửi hàng (Trucking bill).
(25) Biên nhận trả container sạch sau khi rút ruột (nếu có).
(26) Thanh lý hàng hóa tại hải quan cổng.
(27) Giao hàng cho người nhận.
(28) Bàn giao hàng cho người nhận.
(29) Trả vỏ container rỗng.
(30) Lấy lại tiền cước container.
(31) Hạch toán giao dịch.
2.2.2 Diễn giải quy trình giao nhận hàng nguyên container (FCL)
nhập khẩu bằng đường biển
Bước 1: Sau khi công ty giao nhận ký hợp đồng giao nhận với chủ hàng (là
người nhập khẩu trong hợp đồng kinh tế), với nhiệm vụ là làm thủ tục thơng quan
nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa an toàn và giao cho người nhận hàng tại địa điểm
mà người nhận hàng đã chỉ rõ trong hợp đồng kinh tế nêu trên. Người nhận hàng sẽ
cung cấp cho phịng giao nhận của cơng ty giao nhận một bộ hồ sơ gồm:






Bill of lading (B/L – 1 bản gốc)
Packing list (1 bản gốc)
Commericial invoice (1 bản gốc)
Certification of origin (C/O – 1 bản gốc)

Sales contract (1 bản gốc)

Bước 2: Khi đã nhận được bộ hồ sơ gốc này, nhân viên của phòng giao nhận
cần phải ký xác nhận cho người nhận hàng là đã nhận đủ 5 chứng từ như đã nêu ở trên
(lúc ký nhận, nên nói rõ là nhận chứng từ gì, bản gốc hay bản sao y, số lượng mỗi
bản, thời gian ký nhận). Sau đó nhân viên giao nhận cần phải photo các chứng từ này
ra nhiều bản, nhằm phục vụ cho công việc lúc cần thiết, tùy theo tính chất cơng việc
mà các bản sao y đó có lúc khơng cần phải chứng nhận sao y, có lúc cần phải đem
cho người nhận hàng chứng nhận sao y. Khi chứng nhận sao y, người nhận hàng sẽ
ký tên, đóng dấu tên và chức vụ người chứng nhận sao y bản gốc và dấu “ sao y bản
gốc” cùng với con dấu của doanh nghiệp – ở đây là người nhập khẩu.


23
Sau một thời gian, người nhận hàng sẽ nhận “giấy báo hàng đến” hay “thông
báo hàng đến”( NOR). Người nhận hàng sẽ gởi thơng báo này cho phịng giao nhận
của công ty giao nhận. Tùy theo mỗi hãng tàu mà các mẫu thơng báo hàng đến khác
nhau, nhưng đều có những nội dung cơ bản như sau:











Tên tàu

Số vận đơn
Dự kiến thời gian tàu đến
Người gửi hàng
Người nhận hàng
Tên hàng
Số lượng, trọng lượng
Cảng bốc
Cảng dỡ
Những lưu ý khi nhận lệnh giao hàng (nhận D/O)

Có được giấy báo hàng đến, nhân viên giao nhận kiểm tra xem đây có phải là
lơ hàng nhập mà cần phải tiến hành làm thủ tục thông quan hay không, dựa vào đối
chiếu trên vận đơn, thường thì người nhận hàng đã kiểm tra rồi.
Bước 3: Khi ngày tháng đã cận kề ngày dự kiến tàu đến, nhân viên giao nhận
cần chủ động liên lạc với hãng tàu là tàu đã về hay chưa, lúc nào sẽ cập cảng dỡ. Sau
khi biết tàu đã cập cảng dỡ, nhân viên giao nhận cầm vận đơn gốc hoặc vận đơn
surrender và giấy giới thiệu cùng với chứng minh thư (nếu có) đi đến văn phịng đại
diện của hãng tàu, tại địa chỉ được thể hiện trên giấy báo hàng đến để lấy lệnh giao
hàng (D/O).
Sau khi đến văn phịng đại diện của hãng tàu, trình những chứng từ cần thiết để
lấy D/O, nhân viên sẽ tiếp nhận và sẽ đưa ra mức phí phải đóng. Tùy theo phương
hướng kinh doanh của mỗi hãng tàu mà các khoản phí đóng sẽ khác nhau. Ví dụ phí
chứng từ, phí CFS, phí D/O ... Nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào
biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng (lưu ý tên và mã số thuế của doanh nghiệp
trên các hóa đơn là của cơng ty giao nhận hoặc của chủ hàng, tùy theo sự thỏa thuận
của chủ hàng và người làm dịch vụ nhận giao nhận) nhận D/O và các biên lai. Khi
nhận D/O thì trên D/O sẽ được văn phịng đại diện đóng con dấu của hãng tàu (tại
Việt Nam).
Tùy theo mỗi hãng tàu mà số lượng cũng như màu sắc của các D/O khác nhau,
có hãng tàu thì có nhiều màu: trắng, xanh, vàng, hồng, ví dụ: China Shipping. Có

24
hãng tàu tồn là màu trắng, ví dụ: Vina Consol.
Sau khi đã đưa các D/O gốc, nhân viên của đại lý hãng tàu đưa cho nhân viên
giao nhận một tờ D/O khác, có nội dung tương tự như các tờ D/O vừa nhận, nhân
viên giao nhận sẽ ký xác nhận lên tờ D/O này là đã nhận lệnh.
Vì khi người nhận hàng giao chứng từ cho công ty giao nhận thì người nhận
hàng đã kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, hay đã tu chỉnh khi xảy ra bất hợp lệ, nên
các số liệu trong các chứng từ đã khớp với nhau, lúc này khi nhận D/O, nhân viên
giao nhận chỉ cần kiểm tra, đối chiếu nội dung D/O với vận đơn là đủ, nhằm phát
hiện sai sót của D/O (nếu có) và tu chỉnh ngay, tránh trường hợp D/O khơng có giá trị
hiệu lực. Vậy khi nhận lệnh, nhân viên giao nhận cần đối chiếu lệnh với vận đơn (bản
sao y) ngay khi còn ở đại lý hãng tàu những nội dung chủ yếu sau:







Tên tàu
Số vận đơn
Tên và địa chỉ người nhận hàng
Người gửi hàng
Tên hàng
Loại hàng (là hàng lẻ hay hàng nguyên container)
• Đối với hàng lẻ: xem có số lượng kiện, khối lượng hàng.
• Đối với hàng nguyên container: xem số lượng container, loại
container ( 20’ hay 40’), mã số container, số seal, khối lượng

mỗi container, số kiện mỗi container.
 Cảng bốc
 Cảng dỡ
Đặc biệt nhân viên giao nhận phải chú ý thời hạn hiệu lực của D/O trong
vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container (có hãng tàu miễn phí, có hãng tàu tính phí sau
khi D/O hết hiệu lực) để mà sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng
tránh tình trạng phát sinh thêm các chi phí này, do D/O quá hạn hiệu lực lấy hàng.
Bước 4: Nhân viên giao nhận cần tiếp tục chuẩn bị bộ hồ sơ làm thủ tục hải
quan bộ hồ sơ gồm những chứng từ và sắp xếp thứ tự (mang tính tương đối) như sau:
1. Phiếu tiếp nhận hồ sơ (1 bản)
2. Tờ khai hải quan hàng nhập (màu xanh) - bản lưu người khai hải quan

(1bản)
3. Tờ khai hải quan hàng nhập (màu xanh) – bản lưu hải quan (1 bản)


25
4. Phụ lục tờ khai – bản lưu hải quan (1 bản – nếu có trên 3 mặt hàng)
5. Phụ lục tờ khai –bản lưu người khai hải quan (1 bản – nếu có trên 3 mặt

hàng)
6. Tờ khai trị giá tính thuế hàng hóa nhập khẩu – khi là hàng có C/O và được
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

14.
15.
16.
17.

hưởng chế độ ưu đãi thuế quan
Phiếu tiếp nhận hồ sơ và theo dõi thời gian làm thủ tục hải quan (1 bản)
Giấy giới thiệu (1 bản gốc)
Hóa đơn thương mại (1 bản gốc)
Packing list (1 bản copy, 1 bản gốc)
Bill of lading (1 bản copy)
Hợp đồng thương mại (1 bản copy)
C/O (1 bản gốc)
D/O (1 bản gốc)
Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
Quota và phiếu theo dõi thực hiện quota (nếu là hàng có quota)
Các cơng văn, giấy tờ khác. Ví dụ: Giấy cam kết hàng hoá là thiết bị đồng

bộ, xác nhận nhập hàng làm tài sản cố định, đăng ký làm thủ tục ngoài giờ v.v…
 Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục hải quan
 Nếu D/O quá thời hạn hiệu lực mà vẫn chưa làm thủ tục hải quan để
nhận hàng, phát sinh thêm các chi phí lưu kho, lưu bãi, lưu
container, thì nhân viên giao nhận phải gia hạn D/O – có nghĩa là
đóng tiền phạt do chậm lấy hàng, tại đại lý của hãng tàu. Trình D/O
cho đại lý hãng tàu, đại lý của hãng tàu thu tiền phạt, viết hóa đơn và
đóng dấu lên D/O “extended,

ngày..,.x…tháng…y… năm…z…”

hoặc là “đã gia hạn ngày…x… tháng…y… năm…z…” và dấu

“paid” hay “đã thu tiền”. Có nghĩa là D/O đã được gia hạn đến
ngày… x …tháng … y … năm…z ….Nhân viên giao nhận đóng
tiền, ký hóa đơn, lấy hóa đơn và D/O đã gia hạn. Trong bộ hồ sơ làm
thủ tục hải quan, nếu D/O hết hạn thì phải được gia hạn trước khi
nộp bộ hồ sơ cho hải quan khu vực, lúc này D/O mới hợp lệ. Trước
khi thanh lý hàng tại hải quan bãi thì D/O phải cịn giá trị hiệu lực.
 Trong tờ khai hàng nhập, nếu là hàng mới thì phải ghi rõ “hàng
mới 100%” ở mục tên hàng trong tờ khai.
 Nếu là hàng không có C/O thì phải ghi “khơng trình, khơng nợ

C/O” ở góc dưới phía bên trái của tờ khai (xem minh họa tại phần