Một số biện pháp nhằm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị tại trung tâm Hội chợ triển lãm Việt Nam

mục lục
Lời nói đầu ..........................4
Chơng một: cơ sở lý luận về quản trị và ứng dụng
CNTT

trong

quản

trị ...5

1 .1- Chức năng và vai trò của quản trị trong các tổ chức
kinh
doanh .5
1.1.1: Khái niệm quản trị ..8
1.1.2:Chức năng và nhiệm vụ của quản trị11
1.1.3: Vai trò của quản trị 13
1.2: CNTT và chức năng của CNTT .14
1.2.1: Sự hình thành và phát triển của CNTT..........16
1.2.2 : Các thành phần cơ bản của CNTT.16
1.2.3: Chức năng của CNTT..16
1.3: Nội dung và các nhân tố ảnh hởng đến ứng dụng CNT trong.
quản trị ..19
1.3.1: øng dơng CNTT vµ néi dung cđa øng dơng CNTT trong
quản trị20
1.3.1.1:Thực chất ứng dụng CNTT.20
1.3.12: Vai trò của CNTT trong quản trị 21
1.2.1.3: Nội dung của hoạt động ứng dụng CNTT trong quản trị21
1.3.2: Những nhân tố tác ®éng ®Õn viƯc øng dơng CNTT trong
1

quản trị .22

Chơng hai: Thực trạng ứng dụng CNTT tại
TTHCTL Việt nam .24
2.1: Khái quát quá trìmh hình thành, phát triển, mô hình tổ chức và kết
quả hoạt động của Trung tâm ...24
2.1.1: Quá trình hình thành,phát triển và phơng hớng kinh doanh ..24
2.1.2: Một số đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm có liên quan đến
việc ứng dụng CNTT trong quản trị ..24
2.1.2.1: Đặc điểm của trung tâm25
2.1.2.2: Chức năng, nhiệm vụ của trung tâm..........26
2.1.2.3: Mô hình tổ chức quản lý28
2.1.2.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm trong
thời gian qua32
2.2: Thực trạng ứng dụng CNTT tại TTHCTLViệt Nam .36
2.2.1: Thực trạng trang thiết bị CNTT tại TTHCTLVN..37
2.2.2: Tổ chức công tác CNTT tại TTHCTLVN..39
2.2.3: Thực trạng ứng dụng CNTT tại Trung tâm.40
2.3: Phân tích, đánh giá kết quả ứng dụng CNTT tại TTHCTL Việt Nam
và

nhận

..44
2.3.1: Thành tựu47
2.3.2.: Tồn tại và nguyên nhân.48
2.3.3: Hiệu qu¶ cđa viƯc øng dơng ……………………………………………49
2

xÐt


Chơng ba: Một số biện pháp nhằm đẩy mạnh
việc ứng dụng CNTT tại TTHCTL Việt Nam 51
3.1: Phơng hớng ......54

3.1.1: áp dụng một số quy chế chặt chẽ về công tác thông tin tại
Trung tâm.54
3.1.2: Sử dụng phần mềm ứng dụng phù hợp .55
3.1.3: Khai thác vốn từ các nguồn để đáp ứng nhu cầu về trang
thiết bị...55
3.1.4: Tạo ra đội ngũ cán bộ có khả năng thích ứng về ứng dụngCNTT.55
3.1.5:Tăng cờng và sử dụng có hiệu quả trang thiết bị CNTT trong
quản trị .56
3.2: Một số biện pháp nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT
tại TTHCTLVN 56
3.2.1: Hoàn thiện công tác thông tin 57
3.2.2: Xây dựng phần mềm ứng dụng phù hợp với trung tâm...58
3.2.3: Đầu t trang thiết bị công nghệ vào các khâu quan trọng ..61
3.2.4: Nâng cao chất lợng đội ngũ quản lý..64
3.2.5;Trang bị lại hệ thống trang thiết bị phù hợp với từng phòng ban.67
3.3: Một số kiến nghị đối với nhà nớc .69
3.3.1: Hoàn thiện công tác quản lý xuất, nhập khẩu phần mềm
ứng dụng.70
3.3.2: Đào tạo chuyên gia về CNTT.70
3. 3.3: Đầu t trang thiết bị để xây dựng phần mỊm øng dơng ………71

3

3.3.4: Quản lý mạng LAN, WAN chặt chẽ.......................................71

Kết luận .....................73
Tài liệu tham khảo.74

Lời nói đầu
Lịch sử loài ngời đà trải qua nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn gắn liền với
sự xuất hiện và phát triển của một loại hình kỹ thuật đặc trng quyết định sự
phát triển của xà hội loài ngời ở giai đoạn đó. Thời kỳ đồ đá, đồ đồng phát triển
cao hơn các thời kỳ trớc đó là nhờ sự xuất hiện và phát triển của các công cụ
bằng đá, đồng. Chính khả năng dễ chế tạo thành công các loại công cụ khác
nhau và tính hiệu quả của nó đà làm cho chất lợng cuộc sống của con ngời đợc
nâng cao hơn. Những thế kỷ sau đó, nhờ những cuộc cách mạng công nghiệp
mà bộ mặt của thế giới đà thay đổi rất nhiều. Thế kỷ XX đà chứng kiến một sự
Bùng nổ thông tin có thể đợc xem nh một phần của cuộc cách mạng công
nghệ liên tục. CNTT đà từng bớc đi vào các ngành và chiếm một vị trí quan
trọng. Chính nhờ CNTT mà con ngời đà đạt đợc những thành tựu lớn trong
khoa học tự nhiên và xà hội. Cùng với sự phát triển về khoa học kĩ thuật chung
của cả nớc, các hoạt động quản lý đang dần từng bớc đợc hoàn thiện và hiện
đại hoá đáp ứng với yêu cầu ngày càng cao của xà hội. Chính điều đó khẳng
định rằng xà hội luôn vận động và phát triển không ngừng theo xu hớng toàn
cầu hoá về mọi lĩnh vực nhằm giải phóng sức lao động và làm phong phú thêm
đời sống vật chất và tinh thần của con ngời. Điều đó đặt ra cho công tác quản lý
một sự lựa chọn duy nhất là phải cải tiến công tác quản trị. Có thể nói đó là cả
một gánh nặng cho hệ thống hành chính giúp việc cho các nhà quản trị. Chính
vì lý do này mà có rất nhiều nhà quản trị đà nhìn nhận năng lực tiềm tàng của
hệ thống máy vi tính trong quản trị nhân sự và điều hành sản xuất. Thật vậy,
việc áp dụng CNTT vào quản trị không chỉ phục vụ cho nhu cầu trớc mắt đơn

4


thuần mà nó còn phải thực sự là nền móng khởi đầu cho sự phát triển của tơng
lai.
TTHCTLViệt Nam có chức năng là thông qua việc tổ chức các hội chợ để
thông tin về kinh tế kĩ thuật, tuyên truyền động viên giáo dục về chính trị, t tởng, kích thích phát triển sản xuất thông qua các hội chợ để giúp nhà sản xuất,
các doanh nghiệp quảng cáo sản phẩm của mình. Để thông tin đến khách hàng
đợc nhanh nhất đòi hỏi trung tâm phải đợc trang bị một hệ thống thiết bị hiện
đại mà tiêu biểu là hệ thống máy vi tính. Nhng để ứng dụng CNTT trong quản
lý đạt đợc kết quả cao thì đòi hỏi sự nỗ lực học hỏi không ngừng của các cán bộ
nhân viên trong Trung tâm cùng với việc đẩy mạnh hiện đại hoá trang thiết bị.
Đó là xu thế tất yếu đòi hỏi mỗi doanh nghiệp, mỗi quốc gia và toàn thế giới
phải đi theo.
Xuất phát từ thực tiễn của Trung tâm, em đà mạnh dạn chọn đề tài Một số
biện pháp nhằm ứng dụng CNTT trong công tác quản trị tại TT Hội chợ
triển lÃm Việt Nam làm khóa luận tốt nghiệp. Trọng tâm nghiên cứu của
khoá luận nhằm đề cập đến một số biện pháp đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT
vào quản lý để tạo ra hiệu quả công việc cao nhất. Chuyên đề gồm 3 phần
chính:
Chơng một: Một số vấn đề lý luận về quản trị và ứng dụng
CNTT trong quản trị
Chơng hai: Thực trạng ứng dụng CNTT tại TT HCTLVN
Chơng ba: Một số giải pháp nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT
trong công tác quản trị tại Trung tâm hội chợ triển lÃm
Việt Nam

Để hoàn thành đợc khoá luận này, ngoài những nỗ lực và cố gắng của bản
thân, em còn nhận đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú anh chị trong cơ
quan cũng nh của nhà trờng và thầy cô. Song do lợng kiến thức còn hạn chế,

khối lợng công việc lớn nên chuyên để không tránh khỏi thiếu sót. Em mong
5


nhận đợc những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để nội dung khoá luận
của em hoàn thiện hơn nữa.Em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị tại
TTHCTL Việt Nam cũng nh thầy PGS-TS Vũ Phán, cô ThS Vũ Thị Minh Hiền
đà giúp đỡ em trong thêi gian qua.

Ch¬ng mét
C¬ së lý ln vỊ quản trị và ứng dụng CNTT
trong quản trị
1.1- chức năng và vai trò của quản trị trong các tổ
chức kinh doanh

1.1.1- Khái niệm quản trị
Trong thời đại ngày nay để thành công trong kinh doanh bất kì một công
ty, doanh nghiệp nào cũng phải chú trọng công tác quản trị . Nhng để quản trị
đợc tốt thì chúng ta phải hiểu quản trị là gì và tại sao phải quản trị. Hiện nay
chúng ta thờng dùng các từ quản lý và quản trị, thực chất ta có thể hiểu nh sau:
Quản lý là thuật ngữ đợc dùng trong kinh doanh. Quản trị là thuật ngữ đợc
sử dụng trong nội bộ, ®Ỉt díi sù ®iỊu khiĨn cđa chđ doanh nghiƯp.
*Cã nhiỊu cách hiểu về thuật ngữ quản trị nh sau:
- Có ngời cho rằng quản trị là các hoạt động thực hiện nhằm đảm bảo sự
hoàn thành công việc thông qua những nỗ lực của ngời khác.
- Có ngời cho rằng quản trị là quá trình do một hay nhiều ngời thực hiện
nhằm phối hợp các hoạt động của nhiều ngời để đạt đợc những kết quả mà một
ngời hành động riêng rẽ thì không thể đạt đợc.
- Có ngời cho rằng quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động
của những cộng sự khác nhau cùng chung mét tæ chøc.

6


- Có tác giả đơn giản cho rằng quản trị là sự có trách nhiệm về cái gì đó.
Tóm lại ta có thể hiểu định nghĩa quản trị nh sau: Quản trị là quá trình làm
việc với và thông qua những ngời khác để thực hiện các mục tiêu của tổ chức
trong một môi trờng luôn biến động.
* Thông qua những định nghĩa và cách hiểu trên, chúng ta có thể thấy đợc
tại sao phải nghiên cứu quản trị?
- Vì xà hội của chúng ta dựa vào những định chế và tổ chức chuyên môn hoá
để cung cấp hàng hoá và những dịch vụ mà chúng ta cần. Những tổ chức này đợc điều khiển và chỉ đạo bằng những quyết định của một hay nhiều cá nhân đợc
chỉ định làm nhà quản trị. Trong xà hội TBCN thì chính những nhà quản trị là
ngời phân bổ các nguồn tài nguyên của xà hội cho những mục tiêu khác nhau
và thờng hay cạnh tranh nhau. Những nhà quản trị có quyền và trách nhiệm tạo
ra những sản phẩm an toàn và không an toàn, tìm kiếm hoà bình hay chiến
tranh, xây dựng hay phá huỷ các thành phố, làm sạch hay ô nhiễm môi trờng.
Những nhà quản trị thiết lập ra những điều kiện để đảm bảo cho chúng ta có
việc làm, có thu nhập, có lối sống, có các dịch vụ, đợc bảo vệ, đợc chăm sóc
sức khoẻ và có tri thức.Thật có tìm ra đợc một ngời nào không phải là nhà quản
trị và cũng không chịu tác động bởi những quyết định của một nhà quản trị.
- Thêm vào đó, những cá nhân không đợc đào tạo làm nhà quản trị thờng lại
hay ở những cơng vị quản trị. Bất cứ một cá nhân nào, sớm hay muộn cũng sẽ
trở thành nhà quản trị , họ ít nhất cũng trở thành ngời quản lý một gia đình.
- Cuối cùng, nhờ có quản trị mà những nớc TBCN nh Nhật, Pháp, Mỹ ..đÃ
thành công trong mọi lĩnh vực, cả về kinh tế và văn hoá. Để đối phó với những
biến đổi của môi trờng và quản lý tốt lực lợng lao động thì bất kỳ nớc nào, cả
TBCN lẫn CNXH, đều phải lấy quản trị làm đầu. Chính những thách thức này
đòi hỏi phải có những ngời đợc đào tạo tốt, có trình độ kiến thức và tích cực
làm việc và quyết định lấy sự nghiệp quản trị làm giá trị của đời mình.

7


* Quản trị bao gồm các yếu tố sau
- Phải có một chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động và một đối tợng
bị quản trị phải tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị tạo ra. Tác động có
thể là một lần hay liên tục.
- Phải có một mục tiêu đặt ra cho cả chủ thể và đối tợng, mục tiêu là căn cứ
để chủ thể ra quyết định.
- Chủ thể có thể là một ngời, nhiều ngời, một thiết bị. Còn đối tợng có thể là
con ngời, máy móc, đất đai, thiết bị, hầm mỏ.
Chủ thể
quản trị

Đối tượng
bị quản trị

Mục tiêu

Môi trư
ờng

Sơ đồ1: Sơ đồ về mối quan hệ giữa các chủ thể của quản trị
1.1.2- Chức năng và nhiệm vụ của quản trị
Có 5 chức năng quản trị căn bản là: hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối
hợp, kiểm soát. Trải qua thời gian các chức năng này đợc phát triển thành các
chức năng khác:
* Hoạch định: là việc xác định các mục tiêu và mục đích mà tổ chức
phải hoàn thành trong tơng lai và quyết định về cách thức để đạt đợc những

mục tiêu đó. Hoạch địch gồm những yếu tố sau:
- Thiết lập các mục tiêu (phơng hớng) cho tổ chức, nh mức tăng lợi nhuận,
chi phí, thị phần..
- Nhận diện các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các mục tiêu đó.
- Quyết định về hoạt động cần thiết để đạt đợc mục tiêu đà đề ra
8


Thực chất của hoạch định là nhằm hoàn thành các mục đích, mục tiêu đặt ra,
xuất phát từ bản chất cđa mét hƯ thèng cã tỉ chøc, ®Ĩ thùc hiƯn mục đích
chung của doanh nghiệp thông qua sự phối hợp chặt chẽ của mọi ngời trong
doanh nghiệp.
Chúng ta đều biết mọi doanh nghiệp có chung một động cơ dài hạn là sự
tăng trởng không ngừng cho doanh nghiệp, tránh đợc các rủi ro, kinh doanh có
lÃi và thoả mÃn các lợi ích xà hội, doanh nghiệp và ngời lao động theo đúng
luật định và thông lệ của thị trờng. Bởi vậy, chức năng hoạch địch đợc các
doanh nghiệp rất coi trọng.
* Chức năng ra quyết định: là quá trình lựa chọn một phơng án hành động
hợp lý nhất trong số nhiều phơng án đà dự kiến và đa vào xem xét. Trong một
thế giới rất phức tạp ngày nay, việc đề ra những quyết định đúng đắn là những
thách thức rất quan trọng đối với các nhà quản trị.
* Chức năng tổ chức và phối hợp: là quá trình tạo ra một cơ cấu các mối
quan hệ giữc các thành viên trong tổ chức. Thông qua đó cho phép họ thực hiện
các kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu chung cđa tỉ chøc b»ng c¸ch thiÕt lËp
mét tỉ chøc hoạt động hữu hiệu, các nhà quản trị có thể phối hợp tốt hơn các
nguồn nguyên liệu và nhân lực.
Tiến trình tổ chức bao gồm vừa thiết lập các bộ phận, phòng ban và xây dựng
các bản mô tả công việc. Việc tuyển dụng và bổ nhiệm nhân sự cũng xuất phát
trực tiếp từ các chức năng hoạch định và tổ chức.
* Chức năng nhân sự : Bao gồm các nhiệm vụ tuyển mộ, tuyển chọn, huấn

luyện và phát triển nguồn nhân lực. Nhờ đó mỗi ngời có thể đóng góp nỗ lực
của mình vào thành công chung của tổ chức. Quản trị nhân sự gồm 2 nội dung:
- Quản lý con ngời: đó là công việc quản lý hàng ngày đối với tập thể lao
động, là công việc xây dựng các ê kíp điều động, phản ứng tạo cho doanh
nghiệp có khả năng phát hiện những sai sót về mỈt kinh tÕ kÜ tht.

9


- Tối u hoá các nguồn lực: là công việc sắp đặt của những ngời có trách
nhiệm những kĩ thuật cụ thể và những công cụ để nắm đợc những thông số
khác nhau trong chính sách nhân sự: việc làm, đào tạo, tiền lơng, quan hệ xÃ
hội.
*Chức năng truyền thông: các nhà quản trị có trách nhiệm truyền đạt tới
tất cả các thành viên trong tổ chức tri thức, kĩ thuật, chỉ thị, mệnh lệnh, và
những thông tin cần thiết để thực hiện công việc. Mặt khác, họ cũng nhận
những thông tin phản hồi từ những ngời nhận thông tin. Đó là hai mặt có tác
động hỗ trợ nhau để các thành viên hiểu nhau hơn và giúp cho việc truyền tải
thông tin đợc kịp thời .
* Chức năng thúc đẩy và động viên: một trong những phơng diện rất
quan trong trong quản trị hiện đại là thúc đẩy và động viên theo đuổi những
mục tiêu đà lựa chọn. Bằng cách thoả mÃn các nhu cầu và đáp ứng những kỳ
vọng của họ thông qua những giá trị vật chất và tinh thần. Chính điều này góp
phần không nhỏ vào việc thúc đẩy các thành viên trong tổ chức đóng góp ý
kiến hữu ích và tận dụng mọi tiềm năng của bản thân để hoần thành tốt công
việc.
*Chức năng chỉ huy, lÃnh đạo:
Sau khi đà hoạch định, tạo ra một tổ chức và tuyển chọn nhân sự phù hợp,
các nhà quản trị phải lÃnh đạo tổ chức. Chỉ huy bao hàm việc đa ra các mệnh
lệnh, truyền đạt thông tin đến mọi ngời và động viên thúc đẩy họ hoàn thành

những nhiệm vụ cần thiết để thực hiện những mục tiêu của tổ chức. Chỉ huy có
mối quan hệ chặt chẽ với tất cả các chức năng quản trị khác.
* Chức năng kiểm soát: là quá trình giám sát một cách chủ động với
một công việc hay một tổ chức thực hiện nhiệm vụ và tiến hành những hoạt
động điều chỉnh cần thiết. Hiệu suất là sự kì vọng về công việc đợc hoàn thành
với chi phí phù hợp. Nếu không đạt đợc hiệu suất mong muốn, nhà quản trị
phải áp dụng các biện pháp điều chỉnh cần thiết. Bởi vậy trong quá trình kiểm
soát mọi hành động đều là tiến trình tự điều chỉnh liên tục.
10


Tóm lại các chức năng của quản trị đều rất quan trọng và có tác dụng hỗ trợ
lẫn nhau nhằm giúp các nhà quản trị đa ra đợc những quyết định kịp thời và
chính xác nhất.
1.1.3- Vai trò của quản trị
Nói đến vai trò của quản trị, chúng ta đều biết rằng đó chính là nói đến
vai trò của các nhà quản trị bởi vì con ngời chính là đối tợng quản trị hay nói
cách khác, đó chính là chủ thể của quản trị. Vậy vai trò của các nhà quản trị là
gì?
* Liên kết giữa các cá nhân
Những vai trò này tập trung vào mối liên hệ giữa các cá nhân. Vai trò thủ trởng danh dự, ngời lÃnh đạo, ngời liên lạc đều bắt nguồn từ quyền lực chính
thức. Do đảm nhiệm những vai trò này mà nhà quản trị có khả năng xâm nhập
các vai trò thông tin rồi từ đó dẫn đến các vai trò ra quyết định.
- Vai trò lÃnh đạo của nhà quản trị đòi hỏi phải chỉ đạo và điều phối các hoạt
động của ngời dới quyền. Vai trò này có thể đòi hỏi phải bố trí nhân sự (tuyển
dụng, huấn luyện, đề bạt, sa thải) và đôn đốc những ngời dới quyền. Vai trò
lÃnh đạo cũng đòi hỏi phải kiểm tra, đảm bảo mọi việc đều diễn ra theo đúng
dự kiến.
- Vai trò mối liên lạc buộc nhà quản trị phải can dự vào những mối liên hệ
giữa các cá nhân ở bên ngoài phạm vi chỉ huy của mình. Việc này đòi hỏi phải

có nhiều cuộc tiếp xúc cả ở trong lẫn ở ngoài tổ chức. ở bên trong tổ chức
những nhà quản trị phải giao tiếp với rất nhiều nhà quản trị và cá nhân khác.
Họ phải duy trì mối quan hệ tốt với những nhà quản trị đà giao việc cho đơn vị
cũng nh những ngời nhận việc của đơn vị. Cuối cùng những nhà quản trị phải
quan hệ tốt với những nhân vật quan trọng ở bên ngoài tổ chức.
* Vai trò thông tin
Chúng ta phải đặt nhà quản trị vào vị trí trung tâm tiếp nhận và phát đi
những thông tin đặc biệt. Các mối quan hệ giao tiếp giữa các cá nhân hỗ trợ
11


nhà quản trị thu thập và tiếp nhận thông tin trong vai trò ngời theo dõi và
truyền đạt thông tin trong vai trò ngời phổ biến và ngời phát ngôn.
* Vai trò ngời theo dõi
Vai trò này đòi hỏi nhà quản trị phải quan sát môi trờng để thu thập thông
tin về những biến động, những thay đổi, những cơ hội, những vấn đề có thể tác
động đến đơn vị mình. Những mối quan hệ chính thức và không chính thức có
thể đợc xây dựng trong vai trò mối liên lạc thờng là có ích trong trờng hợp này.
Thông tin ®ã cã thĨ ®Ị cËp ®Õn nh÷ng níc ®i cđa đối thủ cạnh tranh có thể ảnh
hởng đến toàn bộ tổ chức, hay cho biết là có thể cầu viện ai khi ngêi cung øng
mét bé phËn quan träng thêng ngày không thể thực hiện đơn hàng.
* Vai trò ngời phổ biến
Đòi hỏi nhà quản trị phải cung cấp thông tin quan trọng hay giành riêng cho
những ngòi dới quyền mà thông thờng họ không thể biết hay không thể giành
đợc.
* Vai trò ra quyết định
Tuy việc phát triển các mối liên hệ giữa các cá nhân và việc thu thập thông
tin đều có ý nghĩa hết sức quan trọng nhng nó chỉ là đầu vào cơ bản của quá
trình ra quyết định. Có một số ngời cho rằng những vai trò ra quyết định, ngời
chủ trì, xử lý xáo trộn, ngời phân bổ các nguồn tài nguyên là những nhiệm vụ

quan trọng nhất của nhà quản trị.
Qua những vai trò trên của quản trị ta có thể thấy rằng nhà quản trị đóng vai
trò quyết định sự thành, bại trong kinh doanh của bất cứ đơn vị, công ty nào.
Nhng không phải ai cũng có thể tham gia vào kinh doanh với t cách nhà quản
trị. Muốn kinh doanh thành công, ngời quản trị cần phải đợc đào tạo một cách
có hệ thống và chu đáo. Khi đó mới nhận thức một cách chuẩn xác và đầy đủ
các quy luật khách quan xuất hiện trong quá trình kinh doanh, đồng thời có phơng pháp và nghệ thuật thích hợp nhằm tuân thủ các đòi hỏi của quy luật đó.
1.2- CNTT và chức năng của cntt
12


Cuộc cách mạng CNTT diễn ra sôi động hiện nay đang tác động sâu sắc và
trực tiếp đến mọi hoạt động kinh tế, xà hội của các quốc gia trên thÕ giíi , më
ra mét thêi kú ph¸t triĨn míi khi nhân loại bớc vào thế kỷ XXI. Nội dung chủ
đạo của bớc chuyển biến lần này là sự phát triển của nền văn minh công nghiệp
tiến lên nền văn minh thông tin và trí tuệ, mà cơ sở của nó là sự phát triển từ
nền kinh tế công nghiệp trun thèng sang nỊn kinh tÕ tri thøc. VỊ c¬ bản, bớc
chuyển biến lần này đợc nảy sinh và thực hiện chủ yếu tại các nớc đà có nền
kinh tế phát triển. Tuy nhiên với xu thế toàn cầu hoá hiện nay, tác động của bớc
chuyển vĩ đại này đà lan toả nhanh chóng khắp các nớc trên thế giới. Xu thế
này đang tạo ra những cơ hội to lớn và đồng thời cũng tạo ra những thách thức
gay gắt cho các nớc đang phát triển đang tìm đờng công nghiệp hoá- hiện đại
hoá nền kinh tế và xà hội của mình.
Tại nớc ta, CNTT mới đợc phổ biến rộng rÃi khoảng gần chục năm nay. Do
đây là một khái niệm tơng đối mới nên có nhiều định nghĩa khác nhau về nó.
Mặt khác đây là một khái niệm khà rộng, mỗi định nghĩa đa ra thờng phụ thuộc
vào góc độ nhìn khái niệm này thế nào. Do vậy hiện nay cha cã mét kh¸i niƯm
chung nhÊt vỊ CNTT nhng theo tôi hiện nay có một khái niệm có thể định
nghĩa đợc về CNTT :
CNTT là tập hợp các phơng pháp khoa học, các phơng tiện, công cụ kỹ thuật

hiện đại-chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông nhằm cung cấp
các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài
nguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con
ngời và xà hội.
Trong giai đoạn mới của sự phát triển kinh tế và xà hội dới tác động của
CNTT, tri thức và ý tởng sáng tạo đóng vai trò trung tâm có ý nghĩa quyết định.
Vì vậy hầu hết các quốc gia, các tổ chức và công ty đều hiểu rằng vị trí tơng lai
của họ trong thế giới và trên thị trờng qc tÕ phơ thc vµo viƯc liƯu hä cã tËn
dơng đợc CNTT để phát triển một cách nhanh chóng mọi năng lực đổi mới nền
sản xuất và kinh tế của họ không? Không những đối với các nớc phát triển mµ

13


nhiều nớc đang phát triền trong khu vực cũng có những chính sách mạnh mẽ
phát triển CNTT trong những thập niên gần đây và đà đạt đợc nhiều thành tựu
to lớn.
Với các mục đích phát triển trong mọi lĩnh vực của đời sống xà hội, cùng với
các nhu cầu nh trên chúng ta thấy ngoài việc sắp xếp một hệ thống quản trị hợp
lý thì việc ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ hiện đại vào công tác
quản lý sẽ đem lại hiệu quả và những lợi ích. Các phòng ban trong tơng lai là
văn phòng mà trong đó những chức năng hỗ trợ thủ công cố hữu sẽ đợc thay thế
bằng những công cụ trợ giúp hiện đại của CNTT. Có thể nói CNTT là công cụ
đắc lực trợ giúp cho các hoạt động quản lý trở nên thuận tiện, góp phần củng
cố cho sự vận hành trôi chảy cũng nh tăng hiệu quả hoạt động của đơn vị.
1.2.1- Sự hình thành và phát triển của CNTT
Ngay từ khi con ngời hình thành nên một xà hội thì nhu cầu về tính toán và
tìm kiếm thông tin thì con ngời tìm cách sáng chế ra những cỗ máy có thể xử lý
đợc các thông tin. Do vậy có thể nói CNTT đợc hình thành ngay từ khi con ngời sáng chế ra các loại máy tự động thực hiện một số chức năng xử lý thông tin
mà trớc hết là các máy tính điện tử. Từ ba nghìn năm trớc công nguyên một

dạng ban đầu của bàn tính đợc sử dụng ở Châu á phục vụ cho việc tính toán của
các thơng gia. Thế giới không ngừng phát triển cho đến năm 1642 Blaise Pascal
thiết kế máy tính (calculator) có chức năng đầu tiên, có thể thực hiện công việc
của 6 nhân viên kế toán và nó đợc sử dụng cho tới giữa thế kỷ XX. Có thể nói
vào những năm 1937 cuả thế kỷ XX, năm ®¸nh dÊu cho sù ra ®êi cđa m¸y vi
tÝnh khi Jonh Atanasoff chế tạo máy tính điện tử số hoá đầu tiên. Năm 1946
các kỹ s tại trờng tổng hợp Pennsylvania trình diễn ENIAC-máy tính điện tử
thông dụng đầu tiên. ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Computer)
là chiếc máy tính số hoá tốc độ đầu tiên báo hiệu sự khởi đầu của ngành công
nghiệp máy tính. Chiếc máy tính này chứa hơn 17.000 ống chân không, 70.000
điện trở và 6.000 công tắc với khối lợng khoảng 3 tấn, nó có thể tính toán đợc
5.000 phép cộng trong một giây. Tiếp đó là việc sản xuất hàng loạt máy tính
14


®iƯn tư thÕ hƯ thø nhÊt vµ thø hai dïng ®Ìn ®iƯn tư trong thËp kû 50, chđ u ®ỵc sử dụng trong tính toán khoa học-kỹ thuật. Vào những năm giữa của thập kỷ
60 chúng ta đà sản xuất và cho ra đời các máy tính thế hệ thứ ba với kỹ thuật
mạch tích hợp và các bộ nhớ bán dẫn, máy tính điện tử bắt đầu đợc ứng dụng
ngày càng rộng rÃi trong kinh doanh, quản lý kinh tế. Nhng ở thời kỳ này máy
tính điện tử vẫn còn khá công kềnh và đắt nên chỉ đợc trang bị cho các trung
tâm tính toán và bắt đầu có các trung tâm tính toán nối mạng với nhau. Bớc
sang thập kỷ 70 với sự ra đời của các bộ vi xử lý đà làm cho các máy vi tính
thay đổi cả về hình thức lẫn tính năng, các máy vi tính trở nên nhỏ hơn, tốc độ
tính toán nhanh hơn. Điển hình là năm 1975 máy tính cá nhân Altair 8800 lần
đầu tiên đợc tiếp thị rộng rÃi và năm 1975 Data General công bố chíp máy tính
tại cuộc héi th¶o ë NewYork. Kü tht vi xư lý khëi đầu cho cuộc cách mạng
trong tin học, tạo điều kiện cho việc sản xuất hàng triệu máy vi tính phục vụ
nhu cầu của tất cả mọi ngời với giá thành ngày càng rẻ. Khởi đầu cho việc ra
đời và sản xuất của các bộ vi xử lý là các hÃng Intel đợc thành lập năm 1986.
Thập kỷ 80 là thời kỳ phát triển nhanh chóng của công nghệ tin học với sự ra

đời của máy tính xách tay, ổ CD-Rom, máy in LaserJet và đặc biệt là sự ra đời
của hÃng phần mềm Microsoft với việc ra đời của phiên bản Windows sử dụng
giao diện đồ hoạ làm cho việc phổ biến tin học trở nên dễ dàng. Thập kỷ 90 là
thập kỷ đánh dấu tiến bộ vợt bậc của công nghệ vi xử lý. Các chíp điện tử đợc
sản xuất nhỏ hơn nhng lại có tốc độ tính toán rÊt lín. ThÕ giíi ®· bíc sang thÕ
kû XXI – thế kỷ đợc coi là kỷ nguyên của CNTT và các nhà khoa học hiện
nay không chỉ chế tạo máy tính có tốc độ tính toán nhanh mà còn đang đi vào
chế tạo các máy tính thông minh có thể làm đợc một việc chứ không chỉ biết
tính toán thông thờng. Gắn liền với sự ra đời của máy tính thì việc ra đời của
mạng Internet cũng là một thành tựu trong sự phát triển của CNTT . Khởi đầu
cho việc ra đời mạng Internet là việc bộ quốc phòng Mỹ thuê một hÃng máy
tính ở Massachusetts là Bolt Beranek and Newman xậy dựng ARPAnet là mạng
kết nối các máy tính nghiên cứu trong cả nớc. Vào mùa thu năm 1969 hÃng này
đà kết nối đợc các máy tính của viƯn nghiªn cøu Stanfort, UCLA, UC Santa
15


Barbara và trờng tổng hợp Utah. Năm 1973 các nhà thiết kế đà hợp nhất các
mạng riêng biệt trong một dự án mang tên Interetting Problem( Vấn đề kết
nối mạng ). Đến năm 1983 có khoảng 400 máy tính đợc kết nối và năm 1986
National Science Foundation thành lập NSFnet liên kết các mạng khu vực qua
một mạng xơng sống quốc gia tốc độ cao. Nhng Internet thơng mại mà chúng
ta biết đến ngày nay mÃi đến những năm 90 mới hình thành. Với sự phát triển
của các chơng trình duyệt Web và nội dung thông tin gần gũi với ngời dùng mà
các chơng trình duyệt này hỗ trợ. Các nhà cung cấp dịch vụ trực tuyến trên
mạng Internet nh Compuserve, AOL, Yahoo, Hotmail đà nhanh chóng kết nối
vào Internet. Hiện nay có đến trên 200 triệu ngòi trên khắp thế giới sử dụng
Internet và con số dự đoán sẽ tăng lên 300 triệu ngời vào năm 2005.
1.2.2- Các thành phần cơ bản của CNTT
Giáo s Jim Senn là một giảng viên CNTT thuộc trờng đại học Georgia. Ông

là trởng khoa Hệ thống Thông tin Máy tính, đồng thời là giám đốc nhóm quản
trị CNTT, các chơng trình đào tạo của ông đợc tạp chí Computer World đánh
giá là một trong hai chơng trình tốt nhất cùng với chơng trình của Đại học
Massachusetts. Trong cuốn sách nổi tiếng Information Technology in Business
do ông chủ biên, ông đà trình bày các thành phần cơ bản của CNTT. Theo Jim
Senn CNTT gồm 3 thành phần cơ bản sau:
* Thành phần thứ nhất: Máy tính
Theo cách hiểu đơn giản máy tính là thiết bị điện tử dùng để thu thập, xử lý,
lu cất và hiện thị gọn trên bàn làm việc, ngoài ra còn có các loại lớn về kích thớc và tính năng, ví dụ: máy mini dùng để xử lý các công việc nh để liên kết ngời dùng và dữ liƯu trong ph¹m vi mét doanh nghiƯp, mét bé, mét ngành, máy
mainframe với các tính năng và giá cả lớn hơn máy mini dùng để xử lý nhiều
công việc đồng thời và máy super rất mạnh dùng để giải các bài toán lớn và
phức tạp. Máy tính cùng với các thiết bị đi kèm nh màn hình, máy in, thiết bị
ngoại vi đợc gọi là phần cứng. Nếu nh phần cứng đứng riêng rẽ thì sẽ không
làm đợc gì cả mà nó cần phải có các chơng trình hay còn gọi là phần mềm đi
16


kèm để điều khiển hoạt động của phần cứng( còn gọi là phần mềm hệ thống).
Ngoài phần cứng và phần mỊm ra, mét u tè quan träng n÷a cđa CNTT là hệ
thống( tổ chức, xà hội) mà qua đó dòng thông tin vận chuyển từ cá nhân hoặc
cơ quan này sang cá nhân hoặc cơ quan khác. Nh vậy, hiểu theo nghĩa rộng,
máy tính gồm phần cứng, phần mềm và thông tin.
* Thành phần thứ hai: mạng truyền thông
Một tính năng nữa của CNTT đó là việc cho phép liên kết, gửi và nhận thông
tin qua mạng. Qua mạng truyền thông, các máy tính (còn gọi là trạm làm việc)
ở các vị trí khác nhau đợc nối lại với nhau bằng các đờng truyền thông dụng
nhất. Việc đa các mạng truyền thông vào sử dụng mang tính chất cách mạng
không chỉ cho cá nhân ngời dùng mà cho cả quản lý, sản xuất, dịch vụ của các
cơ quan quản lý nhà nớc.. . bản thân mạng truyền thông cũng bao gồm cả phần
cứng, phần mềm để điều khiển các thông tin trong quá trình chuyển vận trên

mạng. Hiện nay, mạng truyền thông phát triển rất nhanh, bao gồm mạng đơn
giản, m¹ng néi bé (LAN- Local area Network), m¹ng më réng ( WAN- Wide
area Network). Mạng quốc gia(Intranet) và mạng quốc tế (Internet).
* Thành phần thứ ba: bí quyết
Thành phần thứ ba của CNTT có tầm quan trọng không kém hai phần trên là
Know- how ( tức là biết làm một việc gì đó sao cho tốt). Bí quyết bao gồm;
- Quen với các công cụ của CNTT
- Có kỹ năng cần thiết để sử dụng đợc các công cụ này
- Hiểu cách thức sử dụng CNTT để giải quyết vấn đề
Lợi ích của CNTT đợc quyết định chủ yếu bởi thành phần thứ ba này, từ việc
biết dùng CNTT có thể làm đợc gì, làm nh thế nào? Bí quyết bao gồm: con ngời, các quy trình nghiệp vụ và các phần mềm ứng dụng .
Tóm lại, ba thành phần của CNTT đợc liên kết chặt chẽ, không tách rời nhau
tạo các cơ hội cho các cá nhân và tổ chức hoạt động có hiệu quả hơn, năng suất
hơn.
17


1.2.3- Chức năng của CNTT
CNTT có bốn chức năng cơ bản là thu thập, xử lý, lu cất và truyền dữ liệu.
Sử dụng các chức năng này nh thế nào sẽ quyết định đến hiệu quả của việc
dùng CNTT trong công việc của cá nhân hay tổ chức. Các chức năng này có thể
đợc thực hiện tuần tự hoặc đồng thời xen kẽ lẫn nhau.
- Thu thập: đây là quá trình lấy dữ liệu để dùng cho công việc sau này. Ví
dụ: khi một cuốn sách trong th viện đợc mợn, khi mua vé máy bay thì thông tin
về ngời mua và chuyến bay đợc thu thập, hoặc khi một ca sĩ hát trong phòng
thu thì đợc thu và ghi vào trong băng từ hoặc đĩa. Hay nội dung làm việc giữa
phi công với sân bay và tình hình hoạt động của máy bay trong một chuyến bay
đợc thu thập vào hộp đen . Thông thờng việc thu thập đợc tính từ khi có dữ liệu
đến khi dữ liệu đợc ghi vào các vật mang tin, có thể thực hiện thủ công( ngời
nhập dữ liệu bằng máy vi tính), bán tự động (ngời sử dụng các thiết bị ghi nhận

nh máy quết hình, máy đọc mà vạch), hoặc tự động (ghi trực tiếp)
- Xử lý: hoạt động nàyliên quan trực tiếp đến máy vi tính, bao gồm các tác
vụ nh chuyển đổi, phân tích, tính toán, tổng hợp dữ liệu. Xử lý văn bản cho
phép tạo lập văn bản, xử lý ảnh chuyển đổi các thông tin ở dạng nhìn thấy
thành hình dạng số hoá sử dụng đợc trong máy vi tính, xử lý thông tin từ dạng
này sang dạng khác (ví dụ từ dạng số sang dạng biểu đồ), tổng hợp thông tin
cần thiết và tổ chức thông tin thành các dạng phù hợp.
- Lu cất: thông tin đợc lu trữ trong các vật mang tin ( nh đĩa từ, đĩa quang ở
dạng máy tính ), có thể đọc đợc và chuyển đổi về trạng thái gốc. Quá trình ngợc lại với lu cất là tìm kiếm và lấy ra thông tin cần thiết từ các thông tin đang lu
cất.
- Truyền: chức năng này có nhiệm vụ chuyển thông tin từ vị trí này sang vị
trí khác. Ví dụ: máy điện thoại truyền tiếng nói, máy tính cũng có thể sử dụng
đờng điện thoại để truyền dữ liệu. Thông thờng dữ liệu đợc truyền giữa các
máy tính trong mạng, ph¹m vi cđa m¹ng cã thĨ hĐp nh m¹ng cơc bộ hay mạng
toàn cầu.
18


Đây chính là những chức năng rất quan trọng của CNTT . Nhờ có những
chức năng này mà chúng ta có thể hoàn thành các công việc một cách nhanh
chóng, kịp thời trong việc đa ra các quyết định góp phần không nhỏ làm nên
những thành công trong công việc, đặc biệt là trong kinh doanh.
1.3- Nội dung và các nhân tố ảnh hởng đến ứng dụng
CNTT trong quản trị

1.3.1- øng dơng CNTT vµ néi dung cđa øng dơng CNTT trong quản trị
1.3.1.1- Thực chất ứng dụng CNTT
CNTT ra đời với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học, máy tính,
công nghệ truyền thông đà làm cho hoạt động quản lý thay đổi về cơ bản, đánh
dấu một bớc chuyển biến lớn trong mọi hoạt động. Từ việc thực hiện thủ công

lấy sức ngời là chủ yếu sang việc chuyển giao hầu hết công việc cho máy móc
thực hiện mà vẫn đảm bảo đợc vai trò đặc biệt quan trọng của con ngời. Có thể
nói, đó chính là áp dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn.

1.3.1.2- Vai trò của CNTT trong công tác quản trị
Ngay từ xa, thông tin đà đóng vai trò tổ chức và phát triển xà hội. Bất cứ
cộng đồng nào cũng chỉ có thể tồn tại đợc bằng cách truyền tin, dù đó mới chỉ
là tiếng nói, tín hiệu, hình ảnh hay cử chỉ.
Trong thời đại ngày nay, thời đại mà khoa học và công nghệ ngự trị trong đời
sống tất cả mọi ngời thì thông tin- yếu tố tiếp sinh khí cho nó giữ vai trò cực kỳ
quan trọng. CNTT- một trong nh÷ng trơ cét cđa nỊn kinh tÕ tri thøc cïng víi
c«ng nghƯ sinh häc, c«ng nghƯ vËt liƯu míi, c«ng nghệ năng lợng và công nghệ
vũ trụ...sẽ đợc coi là con tàu vĩ đại để trở nền văn minh công nghịêp tiến vào
thế kỷ 21, trong đó CNTT đợc coi là ngời điều khiển. Sự phát triển của các xa

19


lộ thông tin liên lạc đà thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các vùng
và các đơn vị tổ chức để cùng nhau tìm kiếm lợi ích cho mình và cho nhân loại.
CNTT với sự phát triển nhanh chóng và kỳ diệu của mình đang tác động
rộng khắp vào các lĩnh vực hoạt động của con ngời và xà hội. Những tác động
chủ yếu của nó đối với sự phát triển kinh tế xà hội đợc tóm tắt nh sau:
* Đối với công nghiệp: CNTT đà một mặt tạo ra một ngành công nghiệp mới
là công nghiệp CNTT hiện đang phát triển rất mạnh mẽ, mặt khác đợc ứng
dụng trong các quá trình sản xuất và trong tổ chức của các ngành công nghiệp
vốn có để tăng năng suất và chất lợng sản phẩm, tạo ra sản phẩm mới có nhiều
tính năng hiện đại, tự động hoá các hoạt động thiết kế và chế tạo sản phẩm, tin
học hoá các hoạt động tiếp thị, kinh doanh.
* Đối với dịch vụ: CNTT làm thay đổi một cách sâu sắc nội dung và cách

thức hoạt động của nhiều loại hình dịch vụ vốn có nh trong quảng cáo và tiếp
thị, thơng mại, bảo hiểm, giao thông vận tải, thông tin liên lạc...CNTT cũng tạo
ra nhiều ngành dịch vụ mới nh các dịch vụ thông tin và trí thức, văn hoá, t vấn,
đào tạo, giáo dục từ xa, y tế từ xa...CNTT tạo điều kiện cho các hoạt động dịch
vụ biến đổi theo hớng tăng hàm lợng trí tuệ, vì vậy trong nhiều trờng hợp làm
chuyển đổi vai trò của các dịch vụ đó từ chỗ phục vụ tự động sang trợ giúp,
quyết định đối với khách hàng.
*Khu vực quản lý công cộng: vẫn là khu vực lớn nhất trong việc đầu t
ứng dụng CNTT, và một phần rất quan trọng là thuộc các cơ quan Nhà nớc. Vì
vậy, tin học hoá quản lý Nhà nớc và quản lý công cộng bao gồm các lĩnh vực
quản lý tài chính, ngân sách, kho bạc, thuế, hải quan, đầu t...vẫn luôn luôn có ý
nghÜa hÕt søc to lín.
1.2.1.3- Nh÷ng néi dung chđ u của hoạt động ứng dụng CNTT trong
quản trị
Nói nh vậy không phải là CNTT làm thay công việc của con ngời, mà nó
giúp con ngời phát huy năng lực của mình. CNTT tạo khả năng giúp ngời lÃnh

20


đạo có tầm nhìn đúng đắn, có căn cứ để dự đoán chiều hớng phát triển trong tơng lai, có những dữ liệu cần thiết và kịp thời để hoạch địch các hành động,
đánh giá tình hình và điều chỉnh kế hoạch...bằng cách cung cấp các phơng tiện
thuận lợi, truy cập đến mọi nguồn tri thức và thông tin cần thiết để thực hiện
công việc tốt hơn. Nó còn tiết kiệm đợc thời gian, công sức, đồng thời giảm
nhân viên mà vẫn có thể nâng cao năng suất chất lợng công việc, cho phép nhà
quản trị làm việc với năng suất cao.
Phơng tiện tin học đợc sử dụng nh một công cụ đa năng, thay thế đợc nhiều
ngời, làm đợc nhiều công việc, từ việc đơn giản nh soạn thảo văn bản đến các
công việc phức tạp nh lập kế hoạch, thống kê, phân tích và xử lý thông tin, dự
báo kết quả...Có thể giúp nhà quản lý chỉ ở một nơi nhng vẫn có thể tham dự đợc các hoạt động ở nhiều nơi khác.

Tóm lại, ta có thể nói CNTT chính là chìa khoá mở ra sự thành công cho
mọi quốc gia. Bởi vì khi CNTT ra đời ®· lµm thay ®ỉi hoµn toµn thÕ giíi vµ ®a
con ngời vào kỷ nguyên mới- kỷ nguyên tri thức. Và CNTT đợc biểu hiện ở các
đặc điểm sau:
- CNTT khi ra đời và phát triển đà đa con ngời thoát khỏi nền kinh tế công
nghiệp và tiến tới nền kinh tế tri thức- nền kinh tế mà vai trò của con ngời đợc
đề cao hơn bao giờ hết.
- CNTT làm cho cuộc cách mạng khoa học- công nghệ phát triển nh vũ bÃo
đà tạo nên hệ quả là rút ngắn chu kỳ đổi mới công nghệ-nhân tố hàng đầu trong
cạnh tranh kinh tế và phát triển xà hội.
- Cuộc cách mạng CNTT phát triển đến chóng mặt làm cho thế giới thay đổi
khái niệm về xử lý thông tin và làm cho ngời ta hiểu rằng trong kỷ nguyên
công nghệ thông tin các yếu tố vô hình nh thông tin và khả năng sáng tạo mới
chính là những nhân tố quyết định sức mạnh cạnh tranh của mỗi quốc gia trong
khi ở nền kinh tế công nghiệp các yếu tố nh nguồn vốn, lao động, tài nguyên là
những nhân tố quyết định sự canh tranh của mỗi quốc gia.

21


- CNTT phát triển nhanh chóng thì đồng thời hình thành nhanh chóng quan
hệ kinh tế thơng mại toàn cầu đà buộc mỗi nớc phải nhanh chóng mở cửa, gấp
rút hội nhập thị trờng thế giới nếu nh không muốn bị tụt lại so với thế giới.
- CNTT với những thành tựu kỳ diệu của nó đà giúp cho mọi ngời có thể làm
đợc những việc mà mình mong muốn và làm cho cuộc sống của con ngời ngày
càng đầy đủ tiện nghi hơn so với cuộc sống trớc đây.
1.3.2- Những nhân tố ảnh hởng đến ứng dụng CNTT trong quản trị
* Chất lợng máy móc
Để hoàn thành công việc một cách nhanh nhất cũng nh đạt hiệu quả cao nhất
thì phần quyết điịnh lớn nhất là chất lợng của máy móc, thiết bị .Nếu chất lợng

máy móc đạt tiêu chuẩn thì nhất định công việc sẽ đợc hoàn thành tốt dới sự
năng động, nhiệt tình hăng say lao động của cán bộ nhân viên trong đơn vị .

* Trình tự lắp ráp
Bất cứ một thiết bị máy móc nào muốn vận hành tốt, bền với hiệu suất công
việc lớn thì phải đợc lắp ráp đúng theo trình tự bởi vì nếu lắp sai trình tự thì sẽ
gây ra hỏng hóc làm tốn kém thời gian sửa chữa cũng nh chi phí. Cho nên để
máy móc vận hành tốt với năng suất cao nhất thì chúng nhất thiết chúng ta phải
có những thiết bị máy móc đợc lắp ráp theo đúng quy trình.
* Trình độ của cán bộ nhân viên
Một yếu tố chúng ta không thể không xét đến khi nói đến hiệu quả kinh tế.
Đó chính là trình độ của cán bộ nhân viên sử dụng cũng nh vận hành. Nếu một
cán bộ đợc trang bị đầy đủ kiến thức về máy móc mình sử dụng thì nhất định
năng suất công việc sẽ cao, tránh đợc nhiều hỏng hóc cũng nh tiết kiệm chi phí
và thời gian, công sức lao động và ngợc lại. Do đó hiệu suất công việc cũng
phụ thuộc khá nhiều vào trình độ của cán bộ nhân viên.

22


* Chế độ bảo quản
Của bền tại ngời. Đó chính là câu châm ngôn từ xa xa đà đợc ông cha ta
đúc kết qua nhiều thế hệ. Thông qua đó chúng ta có thể thấy rằng để máy móc,
thiết bị ít bị hỏng hóc và luôn trong tình trạng tốt nhất thì chúng ta cũng phải
có chế độ bảo quản tốt, luôn bảo dỡng và sửa chữa kịp thời khi có h hỏng nhỏ
để vòng đời cũng nh tuổi thọ của máy móc dài hơn.
Ngoài những nhân tố trên chúng ta có thể kể ra một vài những nhân tố
khác có ảnh hởng đến hiệu quả ứng dụng CNTT nh : nguồn vốn đầu t, thời gian
lao động của nhân viên.., nhng những nhân tố đà nêu ra ở trên chính là những
nhân tố có ảnh hởng chính.

Chơng hai
Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin
trong quản trị tại Trung tâm hội chợ
triển lÃm Việt Nam
2.1- Khái quát quá trình hình thành phát triển, mô hình
tổ chức và kết quả hoạt động của TTHCTL việt nam

2.1.1- Khái quát quá trình hình thành, phát triển và phơng hớng hoạt
động của Trung tâm

* Quá trình hình thành và phát triển

23


Trung tâm hội chợ Triển lÃm Việt Nam có tiền thân là Khu triển lÃm Giảng
Võ, đợc khởi công xây dựng từ năm 1962, nhng do chiến tranh phá hoại nên
đến sau ngày giải phóng Miền Nam 30/04/1975 mới đi vào hoạt động. Ngày
18/01/1989, theo quyết định số 06/HĐBT của Hội Đồng Bộ Trởng thì Khu triển
lÃm Giảng Võ đợc đổi tên là Trung tâm Hội chợ Triển lÃm Việt Nam, một đơn
vị sự nghiệp hoạt động theo phơng thức hạch toán kinh doanh lấy thu bù chi, có
con dấu, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Công thơng Việt
Nam.
Chức năng chủ yếu của trung tâm là tổ chức các cuộc triển lÃm về chính trị
nhằm tuyên truyền, biểu dơng thắng lợi của dân tộc, giáo dục tinh thần cách
mạng, động viên tài năng sáng tạo trong sản xuất và chiến đấu, giáo dục nhân
dân thực hiện hai nhiệm vụ chiến lợc là xây dựng Chủ nghĩa xà hội và bảo vệ
Tổ quốc.
Ngày 04/05/1995 Bộ trởng Bộ Văn hoá Thông tin đà ban hành quyết định số

1929/QĐ-TC về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nớc-Trung tâm Hội chợ
Triển lÃm Việt Nam. Đó là một doanh nghiệp kinh doanh độc lập, trực thuộc
Bộ Văn hoá Thông tin, có t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, đợc
Nhà nớc giao vốn, đất đai và các nguồn lực khác, có trách nhiệm nộp các khoản
thuế cho ngân sách Nhà nớc. Doanh nghiệp có nhiệm vụ sử dụng có hiệu quả,
bảo toàn và phát triển vốn đợc giao, có quyền và nghĩa vụ dân sự, tự chịu trách
nhiệm về hoạt động của mình trong phạm vi vốn do Nhà nớc cấp.
Trụ sở chính: 148 Giảng Võ-Ba Đình-Hà Nội
Văn phòng đại diện tại Miền Nam: Đờng Nguyễn Đình Chiểu- Quận 1- TP
HCM
Tên giao dịch đối ngoại: VEFAC (Viet Nam Exhibition Fair Centre)
* Phơng hớng hoạt động của đơn vị trong thời gian tới
Về công tác tổ chức hội chợ: Ban tổ chức hội chợ đang xây dựng kế
hoạch hội chợ triển lÃm năm 2004, phấn đấu đạt từ 20-22 cuéc.
24


- Công tác xây dựng cơ sở vật chất: triển khai dự án"Cải tạo, nâng cấp
hệ thống cơ sở hạ tầng Trung tâm Hội chợ Triển lÃm Việt Nam, lập dự án xây
dựng mới khu làm việc của trung tâm.
- Công tác tổ chức bộ máy- cán bộ: ban hành quy chế làm việc của
trung tâm; xây dựng quy chế trả lơng, thởng để khuyến khích ngời lao động;
nghiên cứu cho một số bộ phận thực hiện chế độ khoán để mọi ngời phát huy
tính chủ động, sáng tạo nhằm mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.
- Công tác Đảng- Đoàn thể: tiếp tục duy trì nề nếp sinh hoạt thờng
xuyên của chi bộ, công đoàn, đoàn thanh niên; phấn đấu kết nạp từ 3-5 đảng
viên mới.
- Phấn đấu năm 2004 trung tâm sẽ có một số lợng lớn cán bộ, nhân
viên có trình độ cao trên đại học .
- Năm 2004 này, trung tâm sẽ bổ sung đựơc một hệ thống máy móc

thiết bị CNTT đồng bộ để nâng cao năng suất lao động của cán bộ công nhân
viên cũng nh đẩy lùi những tồn tại trong công tác quản lí.
Tóm lại theo kế hoạch thì năm 2004 này Trung tâm sẽ tăng đợc nguồn
thu nhờ vào việc mở thêm một số hội chợ và nhận tổ chức thảo các hội nghị,
cho thuê mặt bằng, ngoài việc mở các hội chợ triển lÃm nh hội chợ thời trang
hội chợ hàng tiêu dùng, hội chợ hàng kim khí chế tạo máy, hội chợ thời trang
vào các tháng và các quý trong năm... Nhng để thực hiện đợc mục tiêu trên thì
đòi hỏi các cán bộ nhân viên trong trung tâm phải không ngừng nâng cao trình
độ, năng động, sáng tạo để tìm hớng đi mới, ký kết đợc nhiều hợp đồng làm ăn
với nhiều nớc trên thế giới. Mục tiêu trong năm 2004 sẽ vợt xa năm 2003 về
mọi mặt.
2.1.2- Một số đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm có liên
quan đến việc ứng dụng CNTT trong quản trị
2.1.2.1- Đặc điểm của Trung tâm

25