Tiểu luận QLNN Về chúng thực

LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan những gì tơi làm trong bài báo cáo này đều là sự thật. Các số
liệu sử dụng phân tích trong báo cáo có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theo đúng quy
định và được trích dẫn hợp pháp.
Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm và chịu mọi hình thức kỷ luật theo quy định
cho lời cam đoan của mình.
Quảng Nam, tháng 06 năm 2021


LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành đề tài:“ Thực trạng cơng tác chứng thực và quản lý nhà nước
về chứng thực trên địa bàn huyện Tun Hóa, tỉnh Quảng Bình”. Tơi đã nhận được
sự giúp đỡ tận tình của các giảng viên và các bạn sinh viên trong quá trình thực hiện
bài tiểu luận. Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới giảng viên ThS, Lê Thị Lý, giảng
viên mơn Quản lý nhà nước về hành chính tư pháp và bổ trợ tư pháp đã giúp đỡ, tư
vấn cho tôi trong suốt thời gian thực hiện bài tiểu luận. Mặc dù đã có nhiều cố gắng để
thực hiện đề tài này một cách hồn chỉnh nhất nhưng khơng thể tránh khỏi những thiếu
sót nhất định mà bản thân chưa thấy được. Tơi rất mong những ý kiến, sự đóng góp
quý báu từ các giảng viên để bài tiểu luận của tơi có thể hồn thành tốt.
Một lần nữa tơi xin chân thành cảm ơn.


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Hiện nay Đảng và Nhà nước ta đang xây dựng nhà nước của dân, do dân và vì
dân; trong đó cải cách lập pháp, cải cách hành chínhvà cải cách tư pháp đang được
triển khai một cách đồng bộ với những mục tiêu, yêu cầu, nội dung cụ thể. Với sự phát
triển của đất nước, cải cách hành chính, cải cách tư pháp cũng từng bước đáp ứng
được yêu cầu trong thời kỳ hội nhập. Cải cách hành chính ngày càng đóng vai trị quan
trọng và có ý nghĩa quyết định góp phần vào việc xây dựng nhà nước phục vụ nhân
dân. Trong đó, cơng tác hành chính tư pháp bao gồm hộ tịch, quốc tịch và chứng thực

cũng đã đạt được những kết quả đáng khích lệ, thủ tục khơng ngừng được cải tiến tạo
điều kiện thuận lợi nhất cho cơng dân, cắt giảm chi phí và phiền hà cho các cá nhân, tổ
chức.
Thời gian qua hoạt động chứng thực ở nước ta nói chung và ở trên địa bàn
huyện Tun Hóa, tỉnh Quảng Bình nói riêng đã phần nào đáp ứng được nhu cầu của
người dân, góp phần thiết lập được trật tự pháp lý trong các giao dịch dân sự, hạn chế
được các hiện tượng vi phạm pháp luật, trình độ năng lực của cán bộ làm cơng tác
chứng thực cũng được nâng cao. Để giải quyết những vấn đề này trong lý luận cũng
như trong thực tiễn liên quan đến hoạt động chứng thực cần phải có một sự nghiên cứu
đầy đủ, nghiêm túc. Vậy nên tôi chọn đề tài “Thực trạng công tác chứng thực và
quản lý nhà nước về chứng thực trên địa bàn huyện Tun Hóa, tỉnh Quảng Bình”.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là làm sáng tỏ một cách có hệ thống những vấn
đề lý luận và thực trạng quản lý nhà nước về chứng thực thơng qua thực tiễn trên địa
bàn huyện Tun Hóa. Từ đó đánh giá tình hình hoạt động chứng thực trên địa bàn
huyện Tun Hóa, tỉnh Quảng Bình và đưa ra kiến nghị đề xuất góp phần hồn thiện
quy định của pháp luật về chứng thực, làm cho hoạt động chứng thực ngày càng có
hiệu quả hơn.
3. Phạm vi nghiên cứu
Luận văn tập trung nghiên cứu các vấn đề về quản lý nhà nước về chứng thực
của địa bàn huyện Tuyên Hóa từ năm 2018 đến năm 2020.
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu dựa trên cơ sở lý luận là quan điểm của chủ nghĩa Mác - Lê


nin, tư tưởng Hồ Chí Minh về Nhà nước và pháp luật, quan điểm chính sách của Đảng
và nhà nước về hoạt động chứng thực. Bên cạnh sử dụng phương pháp luận của chủ
nghĩa duy vật, đề tài còn sử dụng các phương pháp so sánh, phân tích, chứng minh,
tổng hợp, điều tra số liệu để đánh giá thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn
huyện Tuyên Hóa tỉnh Quảng Bình.

5. Bố cục của đề tài
Ngồi phần mở đầu, kết luận, danh mục, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung
của luận văn được kết cấu thành 3 chương.
Chương I: Cơ sở lý luận về quản lý nhà nước về chứng thực.
Chương II: Thực trạng quản lý nhà nước về chứng thực trên địa bàn huyện
Tuyên Hóa.
Chương III: Một số định hướng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà
nước về chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên Hóa.


CHƯƠNG I:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC
1.1. Những vấn đề chung về chứng thực
1.1.1. Khái niệm về chứng thực
 Khái niệm:
Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể khái niệm chứng thực là gì, tuy
nhiên thơng qua các quy định của pháp luật tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản
sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp
đồng, giao dịch, chúng ta có thể hiểu chứng thực “là việc cơ quan nhà nước có thẩm
quyền xác nhận cho các yêu cầu, giao dịch dân sự của người có yêu cầu chứng thực,
qua đó đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, nội
dung giao dịch, và giao dịch”.
Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ
về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và
chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định:
+ “Chứng thực bản sao từ bản chính”: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng
với bản chính.
+ “Chứng thực chữ ký”: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định
tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu

cầu chứng thực.
+ “Chứng thực hợp đồng, giao dịch”: là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy
định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch;
năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham
gia hợp đồng, giao dịch.
1.1.2. Nội dung và chủ thể thực hiện chứng thực
Nội dung: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính của cơ quan cơng
quyền, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực sao y bản chính, sao từ sổ gốc,
chứng thực chữ ký và chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản theo quy định của
pháp luật.
Chủ thể thực hiện chứng thực: là Trưởng phịng, Phó Trưởng Phịng Tư pháp
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã,


phường, thị trấn; cơng chứng viên của Phịng cơng chứng, Văn phịng cơng chứng;
viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại
diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt
Nam ở nước ngoài.
- Khi chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đảm bảo một số nguyên tắc
cơ bản sau:
+ Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực. Chịu
trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình; chịu trách nhiệm về tính
chính xác của bản sao đúng với bản chính. Giữ bí mật về nội dung chứng thực và
những thơng tin có liên quan đến việc chứng thực, trừ trường hợp cơ quan nhà nước có
thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản.
+ Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo
quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm
quyền, giả mạo hoặc có nội dung trai pháp luật được quy định trong Nghị định
23/2015/NĐ-CP
+ Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực

chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu
nộp hồ sơ khơng đúng cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp từ chối chứng thực,
người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu
chứng thực.
1.2. Quản lý nhà nước về chứng thực
1.2.1. Khái niệm và đặc điểm
Khái niệm:
Trên nguyên tắc tổ chức bộ máy nhà nước, quản lý nhà nước được phân loại
theo phân hệ các cơ quan trong bộ máy nhà nước. Theo đó, quản lý nhà nước về chứng
thực thuộc loại quản lý hành chính nhà nước tức là thực thi pháp luật (hành pháp)
trong lĩnh vực tư pháp, do các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền thực hiện
nhằm đáp ứng các nhu cầu của người dân, xã hội. Như vậy có khái niệm quản lý nhà
nước về chứng thực như sau: “Quản lý nhà nước về chứng thực là sự quản lý của cơ
quan hành chính nhà nước, người có thẩm quyền trong cơ quan hành chính nhà nước
đối với hoạt động cung ứng dịch vụ công, nhằm đưa các hoạt động này vào khôn khổ
của pháp luật, góp phần đảm bảo an tồn pháp lý trong quan hệ dân sự, thương mại,


kinh tế và các quan hệ khác, phòng ngừa vi phạm pháp luật, củng cố và tăng cường
pháp chế”.
Đặc điểm:
Một đặc điểm mang tính đặc thù của quản lý nhà nước về chứng thực đối với
Uỷ ban nhân dân huyện nói riêng và các cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực
nói chung là hoạt động mang tính hành chính – tư pháp. Điều đó có nghĩa là qua hoạt
động quản lý hành chính, các chủ thể đã thực hiện chức năng bổ trợ tư pháp, đảm bảo
pháp lý cho các quan hệ pháp luật của tổ chức và công dân; đảm bảo cung cấp các căn
cứ để các cơ quan tư pháp giải quyết các vụ việc, vụ án theo trình tự tố tụng.
Hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước mang tính thường xuyên, liên
tục, và tương đối ổn định, là cầu nối trực tiếp nhất đưa đường lối chính sách, pháp luật
vào cuộc sống. Thẩm quyền của cơ quan hành chính Nhà nước chỉ giới hạn trong

phạm vi hoạt động chấp hành và điều hành. Thẩm quyền của cơ quan hành chính Nhà
nước chủ yếu được quy định trong các văn bản pháp luật về tổ chức bộ máy Nhà nước
hoặc trong những quy chế.
1.2.2. Vai trò quản lý nhà nước về chứng thực
Thứ nhất triển khai, thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng trong quản lý
nhà nước đối với hoạt động chứng thực
Quản lý nhà nước luôn là phương tiện triển khai thực hiện chủ trương, đường
lối của Đảng trong quản lý nhà nước không chỉ riêng trong lĩnh vực chứng thực mà
trong tất cả các lĩnh vực. Tương ứng với từng thời kỳ phát triển kinh tế, chính trị, văn
hóa, xã hội của đất nước Đảng ta có những chủ trương, đường lối quản lý nhà nước về
chứng thực. Sau khi những chủ trương, đường lối ra đời, các văn bản pháp luật của
Nhà nước sẽ thể chế và ghi nhận vào các chế định, qui định của pháp luật. Khi các chủ
trương, chính sách của Đảng được thể chế vào pháp luật, một mặt các cơ quan nhà
nước có thẩm quyền tổ chức thực hiện chúng trong thực tế bằng các hoạt động chuyên
môn, mặt khác các cơ quan nhà nước có thẩm quyền bảo vệ các qui định của pháp luật
đó bằng hoạt động thanh tra, kiểm tra, khiếu nại tố cáo các hành vi vi phạm pháp luật
trong hoạt động chứng thực.
Thứ hai đảm bảo các hoạt động chứng thực đúng qui định của pháp luật
Văn bản chứng thực là cơng cụ pháp lý hỗ trợ tích cực cho công dân, tổ chức trong
khi thực hiện các thủ tục hành chính, các giao dịch dân sự… Bằng việc qui định chặt chẽ


về trình tự, thủ tục trong quá trình tạo lập văn bản chứng thực và sự quản lý của cơ quan
nhà nước có thẩm quyền tạo hành lang pháp lý cho các chủ thể khi tham gia hoạt động
chứng thực phải thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật.
Thứ ba bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế, bảo vệ quyền
lợi ích hợp pháp của công dân tiến tới ổn định xã hội.
Văn bản chứng thực là có giá trị pháp lý đáng tin cậy hơn bất kỳ loại giấy tờ nào
khác, bởi khi cá nhân xuất trình văn bản chứng thực thì các cá nhân, tổ chức khác khơng
có quyền được u cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc phủ nhận tính xác thực của

văn bản. Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị
pháp lý sử dụng thay thế cho bản chính trong các giao dịch. Chữ ký được chứng thực có
giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách
nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản. Những chứng cứ này giúp cho
người dân bảo vệ được quyền lợi của mình khi xảy ra tranh chấp trong giao lưu dân sự,
kinh tế thương mại. Nó là căn cứ, là cơ sở pháp lý khi vụ việc đƣợc đƣa ra xét xử để bác
bỏ lập luận của đối phương.
Thứ tư góp phần thúc đẩy nền kinh tế - xã hội phá triển, tăng cường hội nhập kinh
tế quốc tế
Quản lý nhà nước về chứng thực đạt hiệu quả tốt sẽ tạo hành lang pháp lý bảo vệ
quyền và lợi ích hợp pháp cho cơng dân cũng như khuyến khích cơng dân, tổ chức thực
hiện cách giao dịch, hợp đồng, các thủ tục hành chính.. theo đúng qui định của pháp luật.
Các giao dịch, hợp đồng, các thủ tục hành chính phát triển và có sự đảm bảo từ Nhà nước
sẽ thúc đẩy nền kinh tế - xã hội của đất nước phát triển.
1.2.3. Nội dung và nguyên tắc quản lý nhà nước về chứng thực
Nội dung:
Pháp luật là công cụ quan trọng để nhà nước tổ chức quản lý xã hội nhất là khi xây
dựng một chế độ xã hội mới. Cho nên, nhà nước cần phải thực hiện các hoạt động xây
dựng và hoàn thiện pháp luật, tổ chức thực hiện pháp luật, xử lý vi phạm pháp luật. Đây là
ba khâu quan trọng của qui trình quản lý nhà nước bằng pháp luật, hoạt động quản lý nhà
nước sẽ không thực hiện được nếu thiếu một trong ba khâu đó.Cho nên, giữa ba khâu tồn
tại một mối quan hệ khăng khít, khơng thể tách rời cấu thành nội dung của quản lý nhà
nước bằng pháp luật. Quản lý nhà nước về chứng thực cũng vậy, nội dung của nó được
cấu thành từ ba khâu là xây dựng và hoàn thiện các qui định của pháp luật về chứng thực,


tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về chứng thực, bảo vệ các quy định của pháp
luật về chứng thực.
Một là xây dựng và hoàn thiện các quy định pháp luật về chứng thực: Đây là nội
dung cơ bản của quản lý nhà nước về chứng thực vì các văn bản pháp luật là cơ sở đầu

tiên và quan trọng để quản lý nhà nước có hiệu quả.
Hai là tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực: Xây dựng một hệ
thống pháp luật thống nhất, đồng bộ và phù hợp với yêu cầu của cuộc sống xã hội là việc
khó, nhưng việc đảm bảo để pháp luật được thực thi nghiêm chỉnh trong xã hội cịn khó
khăn, phức tạp hơn.
Ba là bảo vệ các quy định pháp luật về chứng thực: Bảo vệ pháp luật nói chung, là
hoạt động của các cơ quan nhà nước: Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án, Thanh tra các cấp,
cơ quan công an…Hoạt động của các cơ quan này nhằm đấu tranh, ngăn ngừa, loại trừ
các hành vi vi phạm pháp luật, bảo vệ lợi ích của xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của
cơng dân….
Ngun tắc:
Nguyên tắc đảm bảo tính quyền lực nhà nước trong hoạt động chứng thực: Tính
quyền lực trong hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực thể hiện ở chỗ chủ thể tiến
hành quản lý là các cơ quan quyền lực nhà nước như Chính phủ, UBND cấp tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương, Bộ ngoại giao..các cơ quan nhà nước có thẩm khác quyền căn
cứ vào qui định của pháp luật về chứng thực đề ra các quyết định, các văn bản quy phạm
pháp luật có tính bắt buộc chung cho đối tượng quản lý nhằm đảm bảo hoạt động chứng
thực được tuân thủ theo qui định của pháp luật.
Nguyên tắc kết hợp quản lý theo ngành và quản lý theo lãnh thổ: Quản lý nhà nước
theo ngành và quản lý nhà nước theo lãnh thổ là hai mặt không tách rời nhau mà phải
được kết hợp chặt chẽ với nhau.Các cơ quan Tư pháp đều tổ chức và hoạt động theo
nguyên tắc song trùng trực thuộc chịu sự quản lý theo Ngành là cơ quan Tư pháp cấp trên
mà cao nhất là Bộ Tư pháp.
Đảm bảo tính xác thực, tính hợp pháp và giá trị pháp lý của văn bản chứng thực:
Hoạt động chứng thực là một trong những thủ tục hành chính, một thể chế khơng thể thiếu
được của Nhà nước pháp quyền để đảm bảo giá trị pháp lý, sự an toàn của các giao dịch,
hợp đồng cũng như bảo đảm việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của các chủ thể khi tham
gia hoạt động chứng thực.

Trên đây là ba nguyên tắc cơ bản trong quản lý nhà nước về chứng thực mà chúng
ta cần quan tâm. Ngồi ra, để đảm bảo quản lý có hiệu quả các cơ quan quản lý nhà nước
về chứng thực còn phải tuân thủ các nguyên tắc quản lý nhà nước nói chung như: nguyên
tắc Đảng lãnh đạo, nguyên tắc tập trung dân chủ, nguyên tắc pháp chế Xã hội chủ nghĩa
mà luận văn đã trình bày ở phần trên.


CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC CỦA
TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN TUYÊN HÓA
2.1. Thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Tun Hóa, tỉnh
Quảng Bình
2.1.1. Khái quát về địa bàn huyện Tuyên Hóa
Tuyên Hóa là một huyện phía tây của tỉnh Quảng Bình. Phía Bắc gíáp các
huyện Hương khê, Cẩm Xuyên và Kỳ Anh của tỉnh Hà Tĩnh, phía Tây giáp huyện
Minh Hố và nước bạn Lào, phía Nam giáp huyện Bố Trạch, phía Đơng giáp huyện
Quảng Trạch của tỉnh Quảng Bình. Với diện tích tự nhiên 1.149,41 km2, chiếm 1/7
diện tích tỉnh Quảng Bình, trong đó, đất nơng nghiệp chỉ có 5.082.21 ha chiếm
4,42%;,đất lâm nghiệp là 84.32,78 ha, chiếm 73,38%, đất chưa sử dụng và sơng suối là
23.472,13 ha chiếm 20,44% cịn lại là 580,17 ha đất ở và 1.478,72 ha đất chuyên dùng.
2.1.2. Những kết quả đạt được trong công tác chứng thực trên địa bàn huyện
Tuyên Hóa từ năm 2018 đến nă 2020
Công tác chứng thực là một hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước có vai
trị vơ cùng quan trọng. Nghị định 23/2015/NĐ - CP về công tác chứng thực đã cụ thể
hóa chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước về cải cách hành chính, cải cách tư
pháp và xã hội hóa một số lĩnh vực quản lý nhà nước. Nhờ làm tốt công tác tuyên
truyền, chỉ đạo hướng dẫn nên Nghị định 23/2015 đã thực sự đi vào đời sống của nhân
dân và có nhiều chuyển biến tích cực. Kết quả cụ thể như sau:
Thứ nhất, về đội ngũ cán bộ, công chức
Hiện nay, hoạt động chứng thực đang được thực hiện theo đúng quy định của

pháp luật tại Phịng Tư pháp huyện Tun Hóa và tại Uỷ ban nhân cấp xã của 19 xã trên
địa bàn. Để đáp ứng nhu cầu hoạt động chứng thực, địi hỏi phải có một đội ngũ cán bộ,
cơng chức có trình độ, năng lực, phẩm chất.
Năm 2020 Phịng Tư pháp huyện Tuyên Hóa có 4 cán bộ, tất cả đều có trình độ
học vấn cử nhân Luật. Cán bộ tư pháp hộ tịch tại 20 xã thị trấn có 35 cơng chức. Trong
đó, trình độ đại học luật là 15 đồng chí, đại học khác là 1 đồng chí, trung cấp luật là 16
đồng chí, trung cấp khác là 3 đồng chí. Trong biên chế là 34 cán bộ, cán bộ hợp đồng
là 1 đồng chí. Các xã Sơn Hóa, Thạch Hóa, Mai Hóa chỉ có 1 cơng chức tư pháp hộ
tịch.
Nhìn chung, số lượng đội ngũ cán bộ, công chức ở cấp huyện và cấp xã đều


tương đối đồng bộ về trình độ chun mơn, tiếp cận khá nhanh, áp dụng được những
kiến thức thông qua tập huấn vào thực tiễn công tác.
Các cán bộ chứng thực đều thường xuyên được bồi dưỡng, tập huấn nâng cao
trình độ chun mơn nghiệp vụ. Đặc biệt là trong lĩnh vực cập nhật các văn bản pháp
luật mới để áp dụng trong giải quyết công việc, hạn chế được sai sót. Khi thực hiện
chứng thực cho khách hàng, cán bộ chứng thực đều tuân thủ theo trình tự thủ tục do
pháp luật quy định, ln có thái độ thân thiện, khơng hách dịch, cửa quyền, gây khó
khăn cho người dân khi đến chứng thực giấy tờ. Mọi giao dịch đều được tiến hành một
cách nhanh chóng, thuận tiện. Việc giải quyết yêu cầu cho khách hàng, đều phải được
kiểm tra, xác minh kỹ các loại giấy tờ trước khi chứng thực. Nếu phát hiện có sự giả
mạo, hay vi phạm pháp luật sẽ tiến hành xử lý theo quy định.
Thứ hai, về hoạt động áp dụng pháp luật trong công tác chứng thực
Được sự quan tâm của cấp ủy Đảng, chính quyền địa phương, chỉ đạo nghiệp
vụ của Sở Tư pháp, Phịng Tư pháp huyện Tun Hóa đã tham mưu cho Uỷ ban nhân
dân huyện ra các văn bản chỉ đạo hướng dẫn và triển khai thực hiện có hiệu quả công
tác chứng thực theo quy định của pháp luật được ban hành như: Nghị định 75/2000
NĐ - CP ngày 8/12/2000 của Chính phủ về cơng chứng chứng thực; Nghị định
23/2015 NĐ/CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản

chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;…
Nghị định 23/2015/NĐ - CP đã giúp xoá bỏ sự lệ thuộc của hoạt động chứng thực
trong mối quan hệ với hộ khẩu: thẩm quyền chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký theo
quy định tại Nghị định này không phụ thuộc vào việc người u cầu chứng thực có hay
khơng có hộ khẩu thường trú, tạm trú tại địa phương nơi đặt trụ sở của Uỷ ban nhân dân
thực hiện chứng thực. Nói cách khác, người dân có thể đến bất kỳ Uỷ ban nhân dân cấp xã
nào trên toàn quốc để chứng thực bản sao từ bản chính các văn bản bằng tiếng Việt chứng
thực chữ ký của mình.
Ta có thể thấy được tình hình cơng tác chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên
Hóa từ năm 2018 đến năm 2020, thông qua bảng số liệu thống kê sau:


Bảng 2.1. Số liệu thống kê công tác chứng thực tại
UBND huyện Tuyên Hóa từ năm 2018 đến năm 2020
Chứng thực Chứng
Năm

Chứng Cấp bản Chứng

hợp đồng thực bản thực chữ sao từ sổ thực các

Lệ phí
thu nộp

giao dịch

sao

ký

gốc

việc khác

2018

5

3.200

7

0

0

11.175.000

2019

0

3.051

11

0

0

12.121.000

2020

0

2.860

9

0

0

9.852.000

(Nguồn: theo báo cáo tổng kết của năm 2018, 2019,2020 của Phòng Tư
pháp huyện Tuyên Hóa)
Qua bảng số liệu trên, ta thấy rằng hoạt động chứng thực ở cấp huyện chủ yếu
là chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký.
Năm 2018, số lượng chứng thực bản sao là 3200 bản, trong khi đó chứng thực
chữ ký chỉ có 7 chữ ký. Chứng thực hợp đồng giao dịch là rất ít, chỉ có 5 hợp đồng
giao dịch. Như vậy, so với bảng số liệu trên thì ta thấy rằng chứng thực hợp đồng giao
dịch chủ yếu do Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện.
Từ năm 2018 đến năm 2019, số lượng chứng thực tất cả các loại việc đều tăng.
Cụ thể: Số lượng chứng thực bản sao cũng tăng từ 3200 lên 3051 bản. Số lượng chứng
thực chữ ký tăng từ 07 lên 11 trường hợp.
Riêng năm 2020, số lượng chứng thực bản sao lại giảm xuống còn 2860 bản,
chứng thực chữ ký cũng giảm xuống chỉ có 9 trường hợp so với năm 2019.
Trên cơ sở các quy định của pháp luật, Uỷ ban nhân dân cấp huyện đã chỉ đạo

Phòng Tư pháp các xã, thị trấn tổ chức thực hiện một cách nghiêm túc, trình tự thủ tục
chứng thực. Mọi trình tự thủ tục để giải quyết các cơng việc, các khoản lệ phí và lịch
giao dịch được niêm yết công khai, minh bạch nơi tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả. Điều
này đã tạo điều kiện thuận lợi, giảm những thủ tục phiền hà cho các cá nhân, tổ chức
khi đến giao dịch. Việc chứng thực các bản sao hay các hợp đồng, giao dịch đều tiến
hành theo trình tự thủ tục do pháp luật quy định.
Thứ ba, về tình hình hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cho khách
hàng theo cơ chế một cửa
Thực hiện cơng tác cải cách hành chính theo cơ chế một cửa và một cửa liên


thơng. Ở các xã và Phịng Tư pháp huyện, đã bố trí một cán bộ tư pháp hộ tịch thực
hiện chứng thực cho khách hàng tại bộ phận giao dịch một cửa. Mọi hồ sơ được cán bộ
chứng thực tiếp nhận và trả kết quả theo đúng thời gian quy định. Những việc không
đúng thẩm quyền sẽ được hướng dẫn đến cơ quan có thẩm quyền thực hiện. Nhờ vậy
mà công tác chứng thực được thực hiện một cách nhanh chóng, tạo được sự đồng
thuận trong nhân dân. Khác với trước đây, khi chưa thực hiện cơ chế một cửa, người
dân phải đi đến bộ phận này, bộ phận khác, qua nhiều cửa mới làm được giao dịch cần
thiết.
Thứ tư, về công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục văn bản quy phạm pháp
luật về công tác chứng thực
Nhận thức được tầm quan trọng của cơng việc chứng thực. Phịng Tư pháp
huyện nói chung và Phịng Tư pháp xã nói riêng đã thường xuyên tổ chức tuyên
truyền, phổ biến nội dung các văn bản quy phạm pháp luật như: Nghị định số 23/2015
NĐ - CP của Chính phủ, lồng ghép vào các hội nghị tại cấp huyện và xã để giới thiệu
các nội dung của các nghị định về chứng thực. Đặc biệt, các cán bộ tư pháp cũng đã tổ
chức các buổi tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật thông qua việc xây dựng các
đề án do Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt tại các xã vùng cao, dân tộc như: Lâm
Hóa, Thanh Hóa...Đến nay, đa số cán bộ và nhân dân trên địa bàn cơ bản đã hiểu biết
về pháp luật chứng thực để thực hiện. Việc tuyên truyền phổ biến, giáo dục pháp luật

còn được thực hiện thông qua các phương tiện thông tin đại chúng như: đài, báo,....
Thứ năm, về công tác lưu trữ hồ sơ chứng thực
Trong khi tiến hành chứng thực, cán bộ chứng thực luôn giữ lại một bản của
khách hàng. Việc lưu giữ này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác đối chiếu,
kiểm tra giấy tờ sau này. Hồ sơ giấy tờ được lưu trữ theo từng loại trong tủ lưu trữ và
được cán bộ chứng thực vào sổ cẩn thận.
Trên đây là những kết quả mà hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên
Hóa đã đạt được từ năm 2018 đến năm 2020.
2.1.3. Những tồn tại hạn chế trong công tác chứng thực trên địa bàn huyện
Tuyên Hóa từ năm 2018 đến nay
2.1.3.1. Tồn tại, hạn chế chung
Thứ nhất, về đội ngũ cán, bộ công chức
Hiện nay, trên địa bàn huyện Tun Hóa, tỉnh Quảng Bình, một số xã đã được


bố trí 2 cán bộ tư pháp hộ tịch. Cịn 3 xã vẫn mới chỉ có 1 cán bộ tư pháp hộ tịch.
Ngồi việc thực hiện đăng kí và quản lý hộ tịch, cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản
sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực các hợp đồng giao dịch, cán bộ tư
pháp còn phải tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân trong công tác quản lý văn bản, phổ
biến giáo dục pháp luật, hòa giải ở cơ sở và nhiều nhiệm vụ khác nên gây nên tình
trạng quá tải đối với cán bộ tư pháp hộ tịch.
Đa số các cán bộ vừa mới qua đào tạo, chưa có kinh nghiệm làm việc nên còn
lúng túng khi áp dụng pháp luật. Một số cán bộ tư pháp cịn nhầm lẫn giữa cơng chứng
và chứng thực. Nên khi được khách hàng giao một số hồ sơ thì khơng biết có thuộc
thẩm quyền chứng thực khơng.
Vẫn cịn tồn tại hiện tượng cán bộ khơng nhiệt tình với cơng việc,cảm tình nể
nang trong khi giải quyết cơng việc, không làm theo đúng quy định của pháp luật
chứng thực, đi làm không đúng giờ, lên cơ quan chủ yếu là đọc báo, chơi game. Một
số còn tỏ thái độ hách dịch, gây khó dễ cho khách hàng.
Thứ hai, hoạt động tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực

trong thực tiễn còn nhiều bất cập
Về triển khai thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực tại các địa phương
trên cả nước chưa thực sự đồng bộ và có hiệu quả. Một số Sở Tư pháp chưa quan tâm
đến công tác quản lý nhà nước về hành chính tư pháp trong đó có hoạt động chứng
thực, nhất là việc hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo
liên quan đến hoạt động chứng thực.
Việc kiểm tra, đối chiếu giữa bản chính và bản sao trong chứng thực bản sao từ
bản chính ở một số đơn vị cịn dễ dãi, tuỳ tiện, dẫn đến một số trường hợp văn bản
không phải là bản chính hoặc bản chính có sửa chữa, tẩy xoá vẫn chứng thực; một số
đơn vị chưa thực hiện việc ghi sổ theo quy định, như cấp bản sao từ sổ gốc không vào
sổ, ghi chép sổ chứng thực không rõ ràng...
Thứ ba, về công tác thanh tra, kiểm tra giám sát hoạt động chứng thực
Hoạt động thanh tra được tiến hành theo định kỳ. Tuy nhiên, thực tế thì việc
kiểm tra giám sát cịn mang tính chất hình thức, chưa đi sâu vào thực chất nội dung
bên trong. Thường thì các cuộc kiểm tra thường được thơng báo trước cho các cán bộ
làm công tác chứng thực cũng như các cơ quan hành chính chuẩn bị, nên sự sai sót
trong khi làm việc thường được che giấu. Vì thế mà hiệu quả kiểm tra khơng cao.


Việc kiểm tra giám sát của người dân thông qua quyền khiếu nại, tố cáo hầu
như rất ít. Người dân vẫn chưa thực sự biết về lợi ích của quyền này đối với bản thân
mình, nên khi họ biết hành vi vi phạm pháp luật họ cũng không muốn tố cáo, vì tâm lý
sợ hãi.
Thứ tư, về trang bị cơ sở vật chất, thiết bị, phương tiện làm việc
Mặc dù, xã hội ngày càng phát triển, hệ thống công nghệ thông tin ngày càng hiện
đại nhưng đối với một huyện miền núi như ở Tun Hóa thì trình độ phát triển về văn hóa,
kinh tế, xã hội cịn chưa cao. Vì vậy nên việc trang bị hệ thống máy tính, hệ thống mạng
internet tại các phòng làm việc hầu như còn chưa phổ biến. Đặc biệt là tại các xã vùng cao
như: Lâm Hóa, Cao Quảng, Thanh Thạch...Điều này đã gây khó khăn rất lớn trong khi
làm việc cho đội ngũ cán bộ công chức. Sách vở phục vụ cho công tác chứng thực cũng

chưa đầy đủ. Đa số là sách xuất bản củ, chưa được cập nhật các loại sách mới.
2.1.3.2. Nguyên nhân của thực trạng trên
Thứ nhất, về pháp luật
Do các quy định pháp luật về chứng thực còn nằm rải rác ở tất cả các văn bản
luật như: Nghị định 75/2000 về công chứng, chứng thực; Nghị định 23/2015 về cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực
hợp đồng, giao dịch; Thông tư 04/2006 TTLT - BTP - BTNMT ngày 13/06/2006 của
Bộ Tư pháp, Bộ Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn việc công chứng, chứng thực
hợp đồng văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất. Như vậy, cùng một vấn đề,
nhưng để giải quyết được cần phải đọc nhiều Thông tư, Nghị định quy định về vấn đề
đó. Thêm vào đó, một số quy định cịn chưa rõ ràng nên khó áp dụng khi giải quyết
như: hiện tại thì vẫn chưa có một khái niệm rõ ràng như thế nào là văn bản song ngữ
và văn bản có tính chất song ngữ đế xác định cấp có thẩm quyền chứng thực.
Thứ hai, về đội ngũ cán bộ, công chức
Đa số các cán bộ cơng chức mới được đào tạo về nên chưa có kinh nghiệm
trong công tác chứng thực, một số lại được đào tạo hệ tại chức. Mặt khác do điều
kiện kinh tế xã hội cịn khó khăn, mức lương cũng chưa cao, nên ngồi giờ làm việc
ở cơ quan cịn phải bươn chải làm ăn kinh tế để lo toan cho cuộc sống, mà chưa
dành thời gian để tìm tịi học hỏi thêm sách vở, báo chí, nghiên cứu các văn bản
pháp luật để nâng cao trình độ hiểu biết. Có những trường hợp cán bộ tư pháp hộ tịch
không biết việc làm đó là sai. Do trình độ, năng lực chun mơn kém vì chưa được đào


tạo bài bản dẫn đến cơng tác tham mưu có nhiều sai sót.
Thứ ba, do trình độ nhận thức của người dân trên địa bàn huyện Tun Hóa cịn
thấp
Nhiều người dân chưa hiểu hết những trình tự thủ tục quy định của pháp luật
nên có sự tác động khơng nhỏ đến cơng chức tư pháp hộ tịch và người có thẩm
quyền chứng thực. Đặc biệt, ở một số xã vùng cao, đa số là người dân tộc thiểu số
nên trình độ hiểu biết của họ còn thấp. Nếu cán bộ cơng chức làm đúng trình tự thủ

tục theo quy định của pháp luật thì họ cho rằng cán bộ làm khó nhân dân. Đặc biệt,
ở cấp xã, cán bộ thường đối mặt với những việc khó khăn giữa tình và lý. Có nhiều
mối quan hệ như làng xóm, anh, em, bạn bè, họ hàng,...chi phối, ''cái tình'' nhiều
lúc lớn hơn ''cái lý'' nên đã có sự tác động khơng nhỏ trong q trình giải quyết
cơng việc ở địa phương, nhiều khi biết giải quyết như vậy là sai nhưng vì chỗ thân
tình quen biết, nên những người có thẩm quyền chứng thực dễ dàng bỏ qua những
thủ tục quy định của pháp luật dẫn đến việc làm sai quy định.


CHƯƠNG III
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ
NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN TUN HĨA.
Nhằm để khắc phục những hạn chế đó, đồng thời góp phần nâng cao chất
lượng hoạt động chứng thực, chúng ta cần thực hiện một số giải pháp sau:
Thứ nhất, cần quy định rõ ràng, cụ thể về thẩm quyền chứng thực
Hiện nay, pháp luật về chứng thực quy định còn tản mạn, rải rác ở nhiều cấp độ
với nhiều lĩnh vực, chưa thống nhất nên rất khó áp dụng để giải quyết. Việc phân định
thẩm quyền chứng thực giữa Ủy ban nhân dân cấp xã và Uỷ ban nhân dân cấp huyện
cịn chưa rõ ràng. Dẫn đến có hiện tượng đùn đẩy giải quyết công việc giữa các cấp.
Đặc biệt là trong lĩnh vực chứng thực hợp đồng về thuê nhà ở, hợp đồng chuyển
nhượng quyền sử dụng đất...cùng là một vấn đề liên quan đến đất ở nhưng đã có nhiều
văn bản luật và dưới luật điều chỉnh về việc chứng thực này: Luật nhà ở 2005, Bộ luật
dân sự 2005, Nghị định 75/2000 về công chứng, chứng thực, Thông tư 04/2006 của Bộ
Tư pháp và Bộ Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn việc công chứng và chứng thực
hợp đồng văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất...
Thứ hai, tổ chức tốt công tác phổ biến, tuyên truyền pháp luật về chứng thực
Tuyền truyền, phổ biến giáo dục pháp luật nhằm mục đích thiết lập ý thức pháp
luật dƣới dạng lịng tin, thói quen, động cơ của hành vi tích cực pháp luật của con
ngƣời. Quản lý nhà nước bằng pháp luật, đòi hỏi phải triển khai mạnh mẽ công tác
tuyên truyền và giáo dục pháp luật; huy động lực lƣợng của các đoàn thể chính trị, xã

hội, nghề nghiệp, các phƣơng tiện thơng tin đại chúng tham gia các đợt vận động thiết
lập trật tự, kỷ cương và các hoạt động thƣờng xuyên xây dựng nếp sống và làm việc
theo pháp luật trong cơ quan nhà nước và trong xã hội.
Thứ ba, nâng cao chất lượng và số lượng đội ngũ cán bộ, cơng chức thực hiện
hoạt động chứng thực
Những năm qua, chính quyền địa phương nói chung và Sở Tư pháp tỉnh Quảng
Bình nói riêng đã có nhiều chính sách nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công
chức tư pháp hộ tịch. Trong đó, có cán bộ tư pháp hộ tịch của huyện Tun Hóa. Tuy
nhiên, hoạt động này cịn chưa thực sự có hiệu quả. Thực tế, sau khi được tập huấn chỉ
có một số cán bộ tư pháp hộ tịch áp dụng được kiến thức tập huấn vào thực tế để giải
quyết cơng việc, cịn nhiều cán bộ vẫn cịn lúng túng khơng biết đường lối xử lý như


thế nào đến lúc làm thì phải gọi điện hỏi người này, người khác.
Vì vậy, chính quyền địa phương và các ngành có liên quan cần tăng cường phối
hợp tạo điều kiện bồi dưỡng tập huấn cho công chức tư pháp hộ tịch nhằm đáp ứng
nhu cầu công việc hiện nay. Việc tập huấn phải đi đôi với kiểm tra chất lượng tiếp thu
kiến thức.
Thứ tư, tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra, giám sát việc thực hiện hoạt
động chứng thực
Thanh tra, kiểm tra thực chất là một hoạt động quản lý nhà nước về công tác
chứng thực. Thanh tra, kiểm tra là nhằm phát hiện những sai sót, hay những vi phạm
quy định của pháp luật về chứng thực. Từ đó có những biện pháp khắc phục và sữa
chữa kịp thời. Cần hạn chế việc kiểm tra trên giấy tờ mà cần phải đi vào thực tế.
Việc kiểm tra còn thể hiện ngay cả trong việc quản lý giờ làm việc của cán bộ
công chức. Những cơ quan được giao việc kiểm tra giam sát phải tiến hành kiểm tra
thường xuyên giờ làm việc của cán bộ tư pháp hộ tịch, khi có vi phạm phải tiến hành
kỷ luật theo đúng quy định. Thực hiện kế hoạch thanh tra hành chính và thanh tra
chuyên ngành một cách nghiêm túc, khách quan.
Ngồi ra cơng tác thanh tra, kiểm tra cịn được thực hiện thơng qua các kế

hoạch, chương trình phịng chống tham ơ, tham nhũng trong hệ thống đội ngũ cán bộ,
cơng chức hành chính.


KẾT LUẬN
Thực trạng quản lý nhà nước về chứng thực tại địa bàn huyện Tuyên Hóa trong
những năm vừa qua cho thấy ngành tư pháp đã có nhiều nỗ lực trong việc thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực này. Hoạt động chứng thực cũng như các quy
định pháp luật về hoạt động chứng thực đã phát triển vượt bậc và dần hồn thiện góp
phần vào sự phát triển kinh tế - xã hội trong công cuộc đổi mới đất nước do Đảng lãnh
đạo. Tuy nhiên, trong lĩnh vực này vẫn còn bộc lộ nhiều yếu kém, hạn chế: Hệ thống
các văn bản pháp quy thiếu đồng bộ, chậm được sửa đổi, bổ sung; trong triển khai và
áp dụng các quy định pháp luật về chứng thực cịn nhiều hạn chế; cơng tác nâng cao
trình độ nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ công chức chưa thực sự đem lại hiệu quả; công
tác thanh tra, kiểm tra còn chưa đảm bảo đúng yêu cầu; việc xem xét và xử lý những vi
phạm các quy định pháp luật về chứng thực cịn có tình trạng nể nang, nương nhẹ hoặc
đùn đẩy trách nhiệm. Ngoài ra, một số cơ quan có trách nhiệm quản ký nhà nước về
chứng thực cịn bng lỏng quản lý để cán bộ, cơng chức phạm phải những sai phạm
đáng tiếc.
Tăng cường quản lý nhà nước về chứng thực địa bàn huyện Tuyên Hóa hiện
nay là một yêu cầu khách quan và cấp bách nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ chiến lược
đổi mới tổ chức hoạt động, nâng cao hiệu lực quản lý của bộ máy nhà nước, thực hiện
đường lối của Đảng trong công cuộc xây dựng Chủ nghĩa xã hội trên đất nước ta. Luận
văn đã đưa ra những quan điểm về tăng cường quản lý nhà nước trong hoạt động
chứng thực qua đó đưa ra những giải pháp để tăng cường quản lý nhà nước về chứng
thực tại huyện Tuyên Hóa hiện nay.
Hy vọng rằng với những biện pháp trên sẽ tạo ra một hành lang pháp lý vững
chắc, thông suốt, phát huy được hiệu quả của hoạt động chứng thực, khắc phục được
những hạn chế đang tồn tại, đưa hoạt động chứng thực trở thành một chế định pháp lý
hoàn thiện trong tương lai gần, nhằm đảm bảo được quyền và lợi ích hợp pháp của

nhân dân, tạo ra sự ổn định trong xã hội, góp phần xây dựng nhà nước pháp quyền xã
hội chủ nghĩa Việt Nam.


XÂY DỰNG TÌNH HUỐNG:
Xây dựng tình huống quản lý nhà nước về chứng thực. Vận dụng các văn
bản pháp luật có liên quan để giải quyết tình huống trên.
Tình huống:
Chị Mai sinh sống tại Quảng Bình, chị Mai đang cần chứng thực chứng minh
nhân dân để làm hồ sơ nhập học, nhưng không may nhà chị Mai bị mất Sổ hộ khẩu
gốc, bây giờ chứng minh nhân dân của chị Mai cũng mất ln. Nhưng hiện tại chị Mai
đang cịn giữ nhiều bản photo Sổ hộ khẩu có chứng thực.
Theo trường hợp này chị Mai có lấy Sổ hộ khẩu photo này làm chứng minh
nhân dân có được khơng? Và sau khi có chứng minh nhân dân chị có thể chứng thực
chứng minh nhân dân tại cơ quan ở địa phương khác khơng?
Lời giải:
Theo quy định hiện hành thì khi đi làm chứng minh nhân dân phải mang theo sổ
hộ khẩu gốc. Trường hợp sử dụng sổ hộ khẩu photo có chứng thực cũng khơng được.
Nếu làm mất sổ hộ khẩu gốc thì nên xin cấp lại sổ hộ khẩu gốc trước khi làm chứng
minh nhân dân.
-

Thủ tục cấp lại sổ hộ khẩu:

The quy định tại Điều 24 Luật cư trú 2006 về Sổ hộ khẩu, thì:
“1. Sổ hộ khẩu được cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thường trú và
có giá trị xác định nơi thường trú của công dân.
2. Sổ hộ khẩu bị hư hỏng thì được đổi, bị mất thì được cấp lại.
3. Bộ Công an phát hành mẫu sổ hộ khẩu và hướng dẫn việc cấp, cấp lại, đổi, sử
dụng, quản lý sổ hộ khẩu thống nhất trong toàn quốc.”

Hồ sơ xin cấp lại sổ hộ khẩu được quy định tại khoản 2, Điều 10, Thông tư
35/2014?TT-BCA bao gồm:
“Trường hợp sổ hộ khẩu bị hư hỏng thì được đổi, bị mất thì được cấp lại. Sổ hộ
khẩu được đổi, cấp lại có số, nội dung như sổ hộ khẩu đã cấp trước đây. Hồ sơ đổi, cấp
lại sổ hộ khẩu bao gồm:
a) Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu. Trường hợp cấp lại sổ hộ khẩu tại
thành phố, thị xã thuộc tỉnh và quận, huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung
ương phải có xác nhận của Cơng an xã, phường, thị trấn nơi thường trú vào phiếu báo
thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu;


b) Sổ hộ khẩu (đối với trường hợp đổi sổ hộ khẩu do bị hư hỏng) hoặc sổ hộ
khẩu gia đình, giấy chứng nhận nhân khẩu tập thể (đối với trường hợp đổi từ mẫu sổ
cũ đổi sang mẫu số mới).
Cơ quan đăng ký cư trú thu lại sổ hộ khẩu bị hư hỏng hoặc sổ hộ khẩu gia đình,
giấy chứng nhận nhân khẩu tập thể và đóng dấu hủy để lưu hồ sơ hộ khẩu.”
Cơ quan đăng ký cư trú thu lại sổ hộ khẩu bị hư hỏng hoặc sổ hộ khẩu gia đình,
giấy chứng nhận nhập khẩu tập thể và đóng dấu hủy để lưu hồ ssơ hộ khẩu.”
Cơ quan có thẩm quyền câp lại sổ hộ khẩu:
- Đối với thành phố trực thuộc Trung ương thì nộp hồ sơ tại Công an huyện,
quận, thị xã;
- Đối với tỉnh thì nộp hồ sơ tại Cơng an xã, thị trấn thuộc huyện, Công an thị xã,
thành phố thuộc tỉnh.
Thời hạn cấp lại: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ
hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền đăng ký thường trú phải đổi, cấp lại sổ hộ khẩu.
- Quy định về chứng thực chứng minh nhân dân: Theo Nghị định số
23/2015/NĐ-CP của Chính phủ: Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính được quy định tại Điều 5 Nghị
định số 23/2015/NĐ-CP như sau:

Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
“1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung
là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi; cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của
nước ngồi cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước
ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản
mà di sản là động sản.


Trưởng phịng, Phó Trưởng phịng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại
Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phịng Tư pháp.
2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân
cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm
quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký
người dịch;
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của
người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
e) Chứng thực di chúc;
g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản

mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu
của Ủy ban nhân dân cấp xã.
3. Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được
ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung
là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại
các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký
chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
4. Cơng chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy
định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của
Phịng cơng chứng, Văn phịng cơng chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề
công chứng).
5. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp
đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều
này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
6. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử
dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các


hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã
nơi có nhà.”
Như vậy, chị Mai có thể chứng thực bản sao chứng minh nhân dân tại bất kỳ Ủy
ban nhân dân xã, phường, thị trấn (cấp xã) nào trên lãnh thổ Việt Nam mà không phụ
thuộc vào nơi cấp chứng minh nhân dân trước đây.


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Tư Pháp (2020), Thông tư số: 01/2020/TT-BTP Quy định chi tiết và
hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02
năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,

chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, ban hành ngày 03/03/2020, Hà
Nội.
2. Chính Phủ (2015), Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao
dịch, ban hành ngày 16/02/2015, Hà Nội.
3. Lương Thị Bích Thủy (2018), thực hiện pháp luật về chứng thực – từ thực
tiễn thị xã Ba Đồn, tỉnh Quảng Bình, Luận văn thạc sĩ, Học viện hành chính Quốc gia,
Thừa Thiên – Huế.
4. Nguyễn Thùy Dung (2014), quản lý nhà nước về chứng thực - qua thưcc̣ tiễn
thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ luật học, Đại học Quốc gia Hà Nội.
5. Phòng Tư Pháp Tun Hóa (2018), Báo cáo tổng kết cơng tác chứng thực
của Phịng Tư pháp huyện Tun Hóa năm 2018.
6. Phịng Tư Pháp Tun Hóa (2019), Báo cáo tổng kết cơng tác chứng thực
của Phịng Tư pháp huyện Tun Hóa năm 2019.
7. Phịng Tư Pháp Tun Hóa (2020), Báo cáo tổng kết cơng tác chứng thực
của Phịng Tư pháp huyện Tuyên Hóa năm 2020.