XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ PHỤC VỤ QUÁ TRÌNH CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ “MỘT CỬA” TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ HẢI PHÒNG

Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG
------------o0o------------
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ PHỤC VỤ
QUÁ TRÌNH CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


1
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
THEO CƠ CHẾ “MỘT CỬA” TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ
CÔNG NGHỆ HẢI PHÒNG
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỆ ĐẠI HỌC CHÍNH QUY
NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


2
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Hằng
Giáo viên hướng dẫn : Ts. Bùi Thanh Tùng
Giáo viên phản biện : Ths. Vũ Anh Hùng
Mã số sinh viên : 10265
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


3

Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
HẢI PHÒNG 8–2007
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


4
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
Lời cảm ơn
Em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo, Tiến sĩ Bùi Thanh
Tùng - Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ thành phố Hải Phòng đã tận tình
hướng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi để em hoàn thành báo cáo đồ án tốt
nghiệp của mình.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


5
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các cô, các bác trong Văn
phòng Sở cũng như Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Khoa học và Công
nghệ Hải Phòng.
Em xin chân thành cảm ơn tất cả các thầy cô giáo trong khoa Công nghệ
thông tin - Trường ĐHDL Hải Phòng đã nhiệt tình giảng dạy và cung cấp
những kiến thức quý báu để em có thể hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp này.
Cuối cùng, em xin cảm ơn tất cả các bạn đã động viên, góp ý và trao đổi
hỗ trợ cho em trong suốt thời gian vừa qua.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang

6
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
Vì thời gian có hạn, trình độ bản thân còn nhiều hạn chế. Cho nên trong
đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được sự góp ý quý báu
của tất cả các thầy cô giáo cũng như các bạn để đề tài của em được hoàn thiện
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hải Phòng, tháng 7 năm 2007
Sinh viên
Nguyễn Thị Hằng
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


7
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
Phụ lục
Phụ lục............................................................................................................................................8
Lời mở đầu....................................................................................................................................12
CHƯƠNG I...................................................................................................................................15
MÔ TẢ BÀI TOÁN ...................................................................................................................15
I.Mục đích của đề tài.....................................................................................15
II. Mô tả bài toán...........................................................................................15
1. Lĩnh vực hoạt động của bộ phận “một cửa”...........................................15
2. Quy trình giải quyết công việc.................................................................16
.............................................................................................................................................20
Sơ đồ thực hiện.....................................................................................................................21
CHƯƠNG II.................................................................................................................................22
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang

Trang


8
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG........................................................................................22
I. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA TỔ CHỨC.............................................22
1. Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ...................................................22
2. Biểu đồ ngữ cảnh.............................................................................................................25
3. Sơ đồ phân rã chức năng..................................................................................................28
4. Các hồ sơ tài liệu sử dụng................................................................................................37
5. Ma trận thực thể chức năng..............................................................................................39
II. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU......................................................................43
1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức O..............................................................................................43
2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1...............................................................................................47
3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2...............................................................................................52
III. XÂY DỰNG MÔ HÌNH ER..................................................................55
1. Các kiểu thực thể..............................................................................................................55
2. Các kiểu liên kết...............................................................................................................57
3. Mô hình ER......................................................................................................................63
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


9
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
IV. THIẾT KẾ MÔ HÌNH DỮ LIỆU LOGIC...........................................64
V. THIẾT KẾ HỆ THỐNG VẬT LÝ..........................................................72
1. Thiết kế CSDL vật lý.......................................................................................................72
Bảng TRAKQ.......................................................................................................................84

.............................................................................................................................................84
Bảng KIEMTRA..................................................................................................................85
.............................................................................................................................................85
..............................................................................................................................................86
Bảng HOSO_DV..................................................................................................................87
.............................................................................................................................................87
Bảng NHANHS....................................................................................................................88
.............................................................................................................................................88
2. Xây dựng chương trình ..................................................................................................89
a. Xây dựng các chức năng....................................................................................................89
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


10
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
b. Mô tả việc xây dựng...........................................................................................................90
CHƯƠNG III..............................................................................................................................115
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ.......................................................................................115
I. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình............................................................115
II. Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL........................................116
KẾT LUẬN..................................................................................................117
TÀI LIỆU THAM KHẢO..........................................................................119
............................................................................................................................................122
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


11
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”

Lời mở đầu
Quản lý hồ sơ công việc là một trong những vấn đề phức tạp về quản lý
hành chính. Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật ngày nay, vấn đề tin
học hoá quy trình quản lý là vô cùng cần thiết để có thể quản lý được một
lượng thông tin lớn về hồ sơ, giấy tờ.
Với tầm quan trọng của công nghệ thông tin, Đảng và nhà nước ta đã đưa
ra nhiều chính sách nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào lĩnh vực cải cách thủ tục hành chính tại các cơ quan của Đảng và
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


12
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
nhà nước.Thực hiện chính sách cải cách thủ tục hành chính, Sở Khoa học và
Công nghệ lựa chọn triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn quốc tế (ISO 9001:2000) và triển khai bộ phận “ Một cửa” để tiếp nhận
và trả hồ sơ cho các doanh nghiệp và cá nhân trên địa bàn Thành phố. Quá trình
xây dựng và thực hiện cơ chế “Một cửa” tại Sở Khoa học và Công nghệ đã góp
phần đẩy mạnh cải cách hành chính, tạo thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân
trong quá trình làm việc với Sở và tạo nền nếp làm việc khoa học, nâng cao
trách nhiệm đối với từng cán bộ, công chức cơ quan.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


13
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
Trong quá trình thực tập, em đã được khảo sát và tìm hiểu về thực trạng ứng
dụng công nghệ thông tin tại Sở, đặc biệt là các quy trình thủ tục tại Bộ phận

“một cửa” .Từ đó em có thể thực hiện đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý
phục vụ cho quá trình cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại
Sở Khoa học và Công nghệ Hải Phòng” nhằm hỗ trợ công tác quản lý hồ sơ
theo quy trình cụ thể một cách hiệu quả và nhanh chóng, tiết kiệm thời gian,
công sức trong việc quản lý.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


14
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
CHƯƠNG I.
MÔ TẢ BÀI TOÁN
I. Mục đích của đề tài
- Xây dựng chương trình quản lý hỗ trợ cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
theo cơ chế “một cửa” giúp cho hiệu quả công việc đạt tốc độ cao và quản lý hồ
sơ một cách tiện lợi
- Đơn giản hoá và giảm thời gian công sức trong quá trình quản lý
- Nâng cao trình độ ứng dụng của khách hàng
II. Mô tả bài toán
1. Lĩnh vực hoạt động của bộ phận “một cửa”
1.1. Hỗ trợ gián tiếp:bao gồm
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


15
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
- Cấp phép sử dụng thiết bị X-Quang Y tế
- Đăng ký xác nhận hợp đồng chuyển giao công nghệ

- Cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Khoa học và Công nghệ
1.2. Hỗ trợ trực tiếp: bao gồm
- Hỗ trợ doanh nghiệp xác lập và bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp
- Hỗ trợ doanh nghiệp tham gia chương trình sản xuất sạch hơn và tiết kiệm
năng lượng
- Hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến(ISO
9000-14000, HACCP, TQM,...)
2. Quy trình giải quyết công việc
Tổ chức, cá nhân (khách hàng) có nhu cầu xin đăng ký, cấp phép hoặc hỗ trợ
đến làm việc tại Bộ phận “một cửa”.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


16
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
Bộ phận này tiếp nhận hồ sơ, trực tiếp hướng dẫn khách hàng khai hồ sơ và
nộp các văn bản, tài liệu kèm theo. Tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của
hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ đề nghị bổ sung, sửa đổi. Khi tiếp nhận hồ sơ,
nhân viên tại bộ phận “một cửa” phải tiến hành lập phiếu biên nhận với khách
hàng. Trong phiếu này ghi rõ ngày nhận, ngày hẹn trả, khách hàng và nhân viên
tiếp nhận hồ sơ.
- Đối với lĩnh vực đăng ký, cấp phép:
Sau mỗi buổi làm việc, cán bộ phụ trách theo từng lĩnh vực có trách nhiệm
chuyển và bàn giao hồ sơ tới Phòng chức năng để giải quyết theo phiếu chuyển.
Trong quá trình xử lý, nếu Phòng chức năng không có phản hồi về việc bổ
xung, hoàn thiện hồ sơ về BPMC thì hồ sơ coi như hợp lệ và tiến hành giải
quyết công việc theo quy định; trình lãnh đạo Sở ký duyệt; giao trả kết quả giải
quyết công việc cho BPMC
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang

Trang


17
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
Trong trường hợp Phòng chức năng yêu cầu bổ xung hoàn thiện hồ sơ
hoặc xuống kiểm tra thực tế tại cơ sở, BPMC có trách nhiệm liên hệ, hướng dẫn
khách hàng hoàn thiện hồ sơ, bố trí lịch để cán bộ phòng chức năng xuống kiểm
tra theo yêu cầu. Nếu việc hoàn thiện hồ sơ phức tạp, cán bộ BPMC không
hướng dẫn được thì cán bộ phòng chức năng có thể hướng dẫn trực tiếp khách
hàng tại BPMC.
Cán bộ phụ trách chung thực hiện việc theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện
của phòng chức năng theo giấy hẹn.
BPMC nhận hồ sơ, kết quả giải quyết công việc từ phòng chức năng chuyển
đến tiến hành làm thủ tục văn thư (vào sổ công văn của Sở các văn bản: giấy
chứng nhận, Quyết định), vào sổ theo dõi của BPMC, thu lệ phí và trả lại kết
quả cho tổ chức, công dân theo thời gian ghi trong giấy hẹn.
- Đối với lĩnh vực hỗ trợ :
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


18
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
Hồ sơ được trực tiếp giải quyết tại bộ phận ‘’một cửa’’. Cán bộ phụ trách sẽ
kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ và đầy đủ, đề
nghị bổ sung, sửa đổi.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Cán bộ phụ trách tiến hành làm
các văn bản sau trình Giám đốc Sở ký:
+ Tờ trình đề nghị hỗ trợ

+ Quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ
+ Hợp đồng hỗ trợ
Sau khi Giám đốc Sở ký duyệt, cán bộ phụ trách chuyển Hợp đồng hỗ trợ
cho khách hàng để ký, đóng dấu và làm thủ tục văn thư vào sổ công văn của Sở
(Quyết định, Hợp đồng hỗ trợ), vào sổ theo dõi của BPMC
Trả kết quả gồm:
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


19
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
+ Quyết định phê duyệt hỗ trợ
+ Hợp đồng hỗ trợ
Chuyển 1 bộ hồ sơ (hồ sơ gốc, Quyết định phê duyệt, Hợp đồng) cho Kế
toán Sở làm thủ tục chuyển kinh phí hỗ trợ theo quy định, 1 bộ hồ sơ cho khách
hàng, lưu 1 bộ hồ sơ tại BPMC

Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


20
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
Sơ đồ thực hiện
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Tổ chức, công dân
Bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả
nộp hồ sơ

Xử lý xong, trình Lãnh
đạo
Không hợp
lệ
Hợp lệ
Gửi lại kết
quả
Kiểm
tra
Chuyển hồ sơ cho các
phòng, đơn vị liên quan
Lãnh đạo
ký, duyệt
Tổ chức, công dân
Bộ phận tiếp nhận và
trả kết quả
nộp hồ sơ
Không hợp lệ
Hợp lệ
Trả hồ sơ
Kiểm tra
Xử lý và phối hợp cùng xử lý
Lãnh đạo duyệt, ký
Hỗ trợ gián tiếp
Hỗ trợ trực tiếp
21
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
CHƯƠNG II.
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
I. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA TỔ CHỨC

1. Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ
Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận xét
Chọn lĩnh vực công việc
Nộp biểu mẫu, giấy tờ liên quan
Nộp đơn xin cấp phép hoặc hỗ trợ
Kiểm tra hồ sơ
Lưu vào sổ theo dõi
Lập giấy biên nhận
Danh sách lĩnh vực Hồ sơ DL
Danh sách biểu mẫu Hồ sơ DL
Đơn xin cấp phép hỗ
trợ
Tổ chức, công dân
Hồ sơ DL
(tác nhân)
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


22
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
Lập phiếu hẹn ngày trả kết quả
Xử lý hồ sơ
Lập tờ trình đề nghị hỗ trợ
Lập quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ
Lập hợp đồng hỗ trợ
ký duyệt kết quả
Chuyển tới phòng chức năng
Lập phiếu hẹn với các phòng chức năng
Nhận kết quả

Lưu sổ theo dõi
Thu lệ phí
trả kết quả
hồ sơ Hồ sơ DL
Sổ theo dõi Hồ sơ DL
Giấy biên nhận Hồ sơ DL
Phiếu hẹn ngày trả
kết quả
Hồ sơ DL
hồ sơ Hồ sơ DL
Tờ trình đề nghị hỗ
trợ
Hồ sơ DL
Quyết định phê duyệt
đơn xin hỗ trợ
Hồ sơ DL
Hợp đồng hỗ trợ Hồ sơ DL
Lãnh đạo (tác nhân)
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


23
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
Lập báo cáo hợp đồng Hồ sơ DL
Phòng chức năng (tác nhân)
Phiếu hẹn với phòng
chức năng
Hồ sơ DL
Giấy phép, quyết

định
Hồ sơ DL
Sổ theo dõi Hồ sơ DL
bảng lệ phí Hồ sơ DL
giấy phép, hợp đồng,
quyết định
Hồ sơ DL
báo cáo Hồ sơ DL
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


24
Báo cáo đồ án Chương trình quản lý cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
2. Biểu đồ ngữ cảnh
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp:CT701 Trang
Trang


PHÒNG CHỨC NĂNG
yêu cầu
thụ lý hồ
sơ
Hồ sơ đã
thụ lý
Yêu cầu cấp phép,hỗ trợ
Yêu cầu báo cáo
Các báo cáo
BAN LÃNH
ĐẠO

TỔ CHỨC,
CÔNG DÂN
O
HỆ THỒNG
QUẢN LÝ
“MỘT CỬA”
Các biểu mẫu
25