Liên hệ thực tiễn công tác chuẩn bị cuộc họp, hội nghị, hội thảo tại công ty cổ phần viễn thông FPT

MỤC LỤC

1


LỜI MỞ ĐẦU
Nhiều người chúng ta dành phần lớn thời gian trong đời cho cơng việc, vì vậy mà
mơi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cuộc sống của chúng ta, tác
động đến nhiều khía cạnh khác trong đời mỗi người. Bên cạnh năng lực và sự u
thích cơng việc là những yếu tố khơng thể thiếu thì việc bày trí khơng gian làm việc
một cách hài hịa, cân đối sẽ góp phần giúp bạn đạt được hiệu quả tốt nhất trong việc
phát triển năng lực bản than cũng như đạt được những kết quả thuận lợi cho cơng việc
của mình.
Trong lĩnh vực quản trị thì bất cứ cấp quản trị nào có văn phịng làm việc đều
phải quản trị văn phịng của mình và được gọn lại là “Quản trị hành chính văn phịng”.
Hầu hết các cơ quan xí nghiệp của nước ta hiện nay đều có phịng hành chính quản trị.
Một số cơng ty ở nước ta đã quá khuôn mẫu nhấ nhất thành lập ra các ban bệ phong
ban mà thật ra không cần thiết phải làm như thế. Rõ ràng là Quản trị hành chính đã,
đang và sẽ là một lĩnh vực không thể thiếu được trong mọi cơ quan, tổ chức kinh
doanh.
Trong Quản trị hành chính văn phịng, việc chuẩn bị, tổ chức cuộc họp, hội nghị,
hội thảo cho doanh nghiệp là một phần không thể thiếu. Các cuộc họp, hội nghị, hội
thảo thường tốn nhiều thời gian và tiền bạc, trong khi cả hai yếu tố này đều rất quý đối
với một doanh nghiệp. Do đó, chúng ra chỉ nên tổ chức khi cấn thiết và phải đảm bảo
phải ngắn gọn và mang tính xây dựng. Với tư cách là một thư kí chuyên nghiệp hay
cấp quản trị, chúng ta phải chịu trách nhiệm hoạch định, tổ chức, lên thời biểu cho các
cuộc họp, hội nghị, hội thảo. Chính vì lẽ đó, nhóm 5 chúng em đã chọn đề tài “Liên hệ
thực tiễn công tác chuẩn bị cuộc họp, hội nghị, hội thảo tại công ty cổ phần viễn thông
FPT” cho bài thảo luận của mình. Từ đó thấy được cách thức chuẩn bị tại một doanh
nghiệp cụ thể, qua đó có cái nhìn tổng quan về cơng tác chuẩn bị cuộc họp, hội nghị
hội thảo trong hoạt động hành chính văn phịng hiện nay.

2


CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYÊT

1.1. Những vấn đề chung về cuộc họp, hội nghị, hội thảo
1.1.1. Mục đích, ý nghĩa của cuộc họp, hội nghị, hội thảo
1.1.2. Khái niệm và phân loại cuộc họp, hội nghị, hội thảo
1.1.2.1. Khái niệm
1.1.2.2. Phân loại
1.1.3. Các phương pháp tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo
1.2. Tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo
1.2.1. Chuẩn bị cuộc họp, hội nghị, hội thảo
1.2.1.1.
Xác định mục tiêu cuộc họp, hội nghị, hội thảo
1.2.1.2.
Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo
1.2.1.3.
Xây dựng kế hoạch chuẩn bị cho cuộc họp theo công thức 5W-1H/Tiến hành cuộc

họp
1.2.1.4.
Kiểm tra cơng tác chuẩn bị
1.2.1.5.
Đón tiếp đại biểu
1.2.1.6.
Điều hành chương trình cuộc họp
1.2.1.7.
Ghi biên bản cuộc họp

1.2.2. Sau khi kết thúc cuộc họp

3


CHƯƠNG 2. LIÊN HÊ THƯC TIÊN CÔNG TÁC CHUẨN BỊ CUỘC HỌP CÔ
ĐÔNG THƯỜNG NIÊN 2020 TẠI CÔNG TY CÔ PHẦN VIÊN THƠNG FPT

2.1. Giới thiệu cơng ty cở phần viễn thông FPT
2.1.1.
Giới thiệu chung

FPT là tên viết tắt của công ty cổ phần chế biến thức phẩm The Corporation of
Finacing Promoting Technology.
FPT là một tập đoàn kinh tế lớn tại Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh chính là
cung cấp các dịch vụ liên quan tới công nghệ thông tin, là tập đoàn đa quốc gia lớn của
Việt Nam, cung cấp số lượng công việc và tiến hành đào tạo tốt nhất với hệ thống
trường học từ mầm non đến đại học. Hoạt động với nhiều lĩnh vực khác nhau như:
công nghệ viễn thông, giáo dục, phân phối và bán lẻ các sản phẩm cơng nghệ.
2.1.2.

Lịch sử hình thành và phát triển
Thành lập vào ngày 13/9/1998 với tên công ty cổ phần chế biến thực phẩm - The

Food Processing Technology
27/10/1990 công ty đổi thành công ty đầu tư và phát triển công nghệ The
Corporation of Finacing Promoting Technology, trở thành công ty số 1 Việt Nam về
công nghệ thông tin
19/12/2008, tập đồn FPT cơng bố được chấp thuận đổi thành công ty cổ phần
FPT, viết tắt là “FPT Corporation”

2.1.3.

Cơ cấu tở chức của tập đồn
Tập đồn thành lập được 12 công ty thành viên và 3 công ty liên kết với nhiều

lĩnh vực và 3 công ty liên kết vớ nhiều linh vực khác nhau đã góp phần xây dựng và
tạo nên thương hiệu như:
•
•
•
•

Cơng ty TNHH Phần mềm FPT
Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT
Công ty cổ phần viễn thông FPT
Công ty cổ phần dịch vụ trực tuyến

FPT
• Cơng ty TNHH giáo dục FPT
• Cong ty TNHH giáo dục FPT
• Cơng ty cổ phần thương mại FPT

•

Cơng ty TNHH giải pháp cơng nghệ

FPT
• Cơng ty TNHH phát triển khu cơng
•
•

•
•

nghiệp cao Hồ Lạc FPT
Cơng ty cổ phần bán lẻ FPT
Công ty đầu tư FPT
Công ty quản lý quỹ đầu tư FPT
Công ty TNHH truyền thông và giải trí
FPT

4


•
•
•

Công ty TNHH Dịch vụ tin học FPT
Công ty Cổ phần Đô thị FPT Đà Nẵng
Ngân hàng cổ phần thương mại Tiên
Phong

2.2. Công tác chuẩn bị cuộc họp cổ đông thường niên 2020 tại công ty cổ phần viễn

thông FPT
FPT “chuyển đổi số” Đại hội đồng Cổ đông để ứng phó với COVID-19
Trong bối cảnh diễn biến phức tạp của dịch COVID – 19, FPT là công ty VN30
đầu tiên đã tổ chức thành công cuộc họp Cổ đông thường niên FPT năm 2020 với cả
hai hình thức trực tiếp và trực tuyến nhờ ứng dụng cơng nghệ trí tuệ nhân tạo và hệ
thống hội nghị trực tuyến. Đây là nỗ lực của FPT nhằm đảm bảo quyền lợi và sự an

tồn của các cổ đơng nhờ thế mạnh cơng nghệ, đồng thời thể hiện tinh thần quyết tâm
vượt qua mọi thách thức trong “thời chiến”.
Cụ thể, cuộc họp trực tiếp của CTCP FPT vừa thông báo thay đổi địa điểm họp
ĐHĐCĐ từ khách sạn Daewoo, 360 Kim Mã, Ba Đình về tịa nhà F-Ville 2, khu cơng
nghệ cao Hịa Lạc, k29 Đại lộ Thăng Long, Thạch Thất. Công ty cho biết lí do là để
chủ động triển khai các giải pháp phịng chống dịch COVID-19, đảm bảo an tồn cho
cổ đông dự sự kiện.
Trong thông báo, FPT cho biết, cổ đơng có thể tham dự theo ba hình thức:
- Tham dự trực tiếp: Cổ đơng thực hiện đăng kí trước qua website công ty từ
ngày 24/3.
- Ủy quyền tham dự.
- Hoặc bỏ phiếu từ xa: đăng kí từ 24/3 đến 12h00 ngày 3/4.
Để tạo điều kiện cho các cổ đông không đến dự trực tiếp, FPT sẽ tổ chức thêm
hình thức họp trực tuyến. Cơng ty khuyến cáo những cổ đơng có các triệu chứng sốt,
ho, khó thở khơng tham gia họp trực tiếp mà ủy quyền hoặc bỏ phiếu từ xa.

5


2.2.1.

Chuẩn bị cho cuộc họp cổ đông thường niên 2020 tại FPT theo cơng

thức 5W-2H.
W
Các tiêu chi

Nội dung
Tổng kết tình hình kinh doanh của các dự án và hiệu quả chung của
Công ty năm 2020, đồng thời xây dựng những chiến lược mới. Họp

mặt các cổ đông để thông qua những công việc, quyết định của công
ty trong thời gian tới. Cụ thể:
Thực hiện các biện pháp tài chính để tối ưu chi phí, đầu tư và dịng
Why (Mục tiêu
tiền.
cuộc họp)
Đầu tư, triển khai các dự án chuyển đổi số nội bộ để tăng cường năng
lực cạnh tranh.
Đảm bảo kinh doanh liên tục thơng qua chuyển mơ hình làm việc
online, làm việc từ nhà, triển khai các phương án đảm bảo an toàn
cho con người cũng như an toàn sản xuất kinh doanh.
Người chịu trách nhiệm và chủ trì cuộc họp: Chủ tịch Hội Đồng Quản
Who(cá nhận
Trị (HĐQT) - Ông Trương Gia Bình
chịu trách
Tham gia tổ chức cuộc họp: HĐQT, Ban thư ký, Ban tổ chức, Ban
nhiệm thực
Kiểm soát, Ban Điều hành, Ban Kiểm phiếu, Đại diện phòng ban, chi
hiện)
nhánh, Đại diện phịng HCNS
What(Cơngviệc Tham mưu và giúp lãnh đạo lập kế hoạch và nội dung cuộc họp
cụ thể phải làm) Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp
Lên lịch trình kế hoạch cho cuộc họp: Thảo một bản chương trình
6


nghị sự để người chủ trì cuộc họp duyệt. Trong bản nghị sự phải phân
chia cuộc họp theo từng nội dung phù hợp với thời gian ấn định cụ
thể.
Lên danh sách thành phần tham dự cuộc họp để làm thư mời gửi đến

các bộ phận hoặc thông báo đến các bộ phận. Bộ phận nào có báo cáo
trong cuộc họp, thư kí cần nhắc lại trong thư mời họp
Chuẩn bị set up phòng họp: lựa chọn địa điểm, sắp xếp vị trí ngồi phù
hợp với nội dung làm việc.
In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho
cuộc họp, gửi đến cho các thành viên dự họp, sau đó kiểm tra lại xem
chắc chắn họ đã nhận được tài liệu hay chưa
Chuẩn bị những dụng cụ cần thiết cho cuộc họp: bút, giấy, máy tính,
tài liệu, bàn ghế, nước uống,.. Trước khi bắt đầu cuộc họp, thư ký cần
đến sớm để chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng, tránh để xảy ra rủi ro.
Chuẩn bị phương tiện nghe-nhìn: Phương tiện hỗ trợ nghe nhìn được
sử dụng ngày càng nhiều ở các cuộc họp, các buổi trình bày và hội
nghị lớn để nhấn mạnh các điểm cần thảo luận, nhờ đó mang lại hiệu
quả cao hơn
Chuẩn bị cho những rủi ro và phương án khắc phục khi diễn ra cuộc
họp (đường truyền gặp trục trặc, mất kết nối, các thiết bị gặp vấn
đề...)
Công bố thông tin về việc chốt danh sách cổ đơng có quyền tham dự
When (các mốc họp Đại hội Cổ đông thường niên 2020: ngày 12/02/2020
thời gian cần
Ngày chốt danh sách cổ đông đủ điều kiện tham gia và biểu quyết tại
chú ý)
Đại hội: 4/3/2020
Thời gian tổ chức dự kiến: 8/4/2020
Where
Địa điểm tổ chức dự kiến: F-Villle 2, khu Cơng nghệ cao Hịa Lạc,
(địa điểm)
km29 Đại lộ Thăng Long, Thạch Thất, Hà Nội.
H (How much, How many)
Triển khai công việc: Các bộ phận sẽ triển khai theo kế hoạch được phân công của Thư

ký Chủ tịch HĐQT
Nhân sự chuẩn bị tồn bộ cơng tác từ lễ tân, bảo vệ, người sắp xếp chỗ nghỉ ngơi,
phương tiện đi lại thuê từ công ty sự kiện khác.
Kinh phi: Mọi hoạt động ứng kinh phí, chi phí đều phải xuất hóa đơn và tổng hợp rõ
ràng để phịng kế tốn quyết tốn.

7


2.2.2.

Công việc phải làm trong khi cuộc họp diễn ra
a. Tở chức cuộc họp
- Tiếp đón khách mời, phát tài liệu: bộ phận Lễ tân
- Khai mạc, triển khai, phát biểu và thảo luận: MC dẫn dắt và mời đại biểu chủ

tọa phát biểu
- Giới thiệu chủ tọa cuộc họp, thư ký và các đại biểu tham dự
- Mở đầu cuộc họp, người điều hành có thể nêu lên kết quả mong đợi sau cuộc
họp để tất cả mọi người có thể định hình được cơng việc, khơng gây áp lực ngay từ
những phút đầu tiên.
b. Điều khiển cuộc họp
- Trình bày báo cáo, tham luận, đề án,…
- Bắt đầu tiến hành thảo luận các vấn đề đặt ra. Việc tiến hành phát biểu và thảo
luận cần ngắn gọn, thời gian tối đa khoảng 15 phút. MC và bộ phận phụ trách chương
trình tập trung bám sát timeline.
- Người điều khiển phải ln ghi nhớ được vấn đề chính cần thảo luận. Bởi trong
quá trình họp, rất nhiều vấn đề nhỏ nảy sinh, việc đi chệch khỏi vấn đề chính cần giải
quyết sẽ tiêu tốn thời gian mà không mang lại kết quả tích cực.
- Người điều hành khuyến khích người tham dự đóng góp ý kiến một cách sơi

nổi, tích cực, tận dụng sự góp ý lẫn nhau, tránh các trường hợp gây gổ.
8


- Giải lao giữa cuộc họp, ăn nhẹ vào khoảng thời gian giữa các báo cáo (Lễ tân
và bộ phận phục vụ bày đồ ăn nhẹ, hoa quả, nước trong giờ giải lao giữa các báo cáo).
c. Ghi lại nội dung cuộc họp
- Phụ trách lập biên bản, ghi chép các nội dung trong cuộc họp: Ban thư ký, Thư
ký Giám đốc. Thông cáo các quyết định của cuộc họp: Phòng HCNS, Ban thư ký
- Biên bản cuộc họp nêu rõ một số nội dung chủ yếu: Thời gian và địa điểm; tóm
tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu; số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết
của các cổ đông dự họp; tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết,
trong đó ghi rõ tổng số phiếu tán thành, không tán thành và khơng có ý kiến;… Trong
vịng 15 ngày từ ngày một quyết định được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ
đơng, các bản sao quyết định đó phải được gửi tới các cổ đơng có quyền dự họp.
d. Bế mạc
- Kết luận những vấn đề chính và đánh giá cuộc họp một cách sơ bộ. Người điều
hành cũng nên có sự cảm ơn các thành viên trực tiếp tham dự cuộc họp.
- Bế mạc cuộc họp: tổng kết, đưa ra quyết định, phương hướng giải quyết.
(Tiến trình cuộc họp được đính kèm trong phụ lục)

9


2.2.3. Sau khi kết thúc cuộc họp
- Ở lại sau cùng và tiến hành các công tác thu dọn (tài liệu, các thiết bị phục vụ
cho cuộc họp trực tuyến,...) Các tài liệu có tính bảo mật cao phải được sắp xếp, tiến
hành tiêu hủy (nếu cần thiết)
- Từ biên bản, rút ra những nội dung cơ bản của cuộc họp. Ban thư ký có trách
nhiệm ghi lại những câu hỏi, ý kiến đóng góp và nếu cần thiết có thể trình lên cấp trên

hoặc đưa ra lời giải đáp đến từng cá nhân, phịng ban có thắc mắc. Biên bản cuộc họp
được đăng tải công khai trên nền tảng mạng internet của doanh nghiệp hoặc được sao
lưu ra bản cứng và chuyển cho các cá nhân đã tham gia cuộc họp.
- Cần có sự trao đổi, bàn bạc để khắc phục những mặt hạn chế trong cuộc họp.
Đưa ra các đánh giá, nhận xét về thao tác của ban thư ký hoặc phòng HCNS.

10


11


CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ VỀCÔNG TÁC CHUẨN BỊ CUỘC HỌP CÔ ĐÔNG
THƯỜNG NIÊN 2020 TẠI CÔNG TY CÔ PHẦN VIÊN THƠNG FPT

3.1. Đánh giá ưu, nhược điểm của cơng tác chuẩn bị cuộc họp cổ đông thường niên

2020 tại công ty cổ phần viễn thông FPT
3.1.1.
Ưu điểm của công tác chuẩn bị cuộc họp cổ đông thường niên 2020 tại
công ty cổ phần viễn thông FPT
Công tác tổ chức cuộc hội họp ln là nhiệm vụ mà văn phịng phải thực hiện
thường xuyên, vì vậy mà các kỹ năng hay các quy định về công tác tổ chức hội họp đòi
hỏi các cán bộ nhân viên trong văn phòng nắm rõ. Là một tập đoàn đa quốc gia và đa
lĩnh vực, do đó, các cán bộ nhân viên trong văn phịng ln làm việc với tinh thần thái
độ tốt, nhất là trong quá trình chuẩn bị tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo.
Do được đào tạo kỹ lưỡng về các mặt chuyên môn và kỹ năng tổ chức sự kiện
nên cán bộ nhân viên văn phịng của cơng ty FPT ln nắm rõ các quy định về quy
trình tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo do chính phủ và do lãnh đạo cơng ty ban
hành. Vì vậy mà mọi cơng việc trong q trình tổ chức sự kiện, tổ chức các cuộc hội

họp ln đúng quy trình, quy định của nhà nước về tổ chức các cuộc hội họp, hạn chế
được các rủi ro xảy ra.
Khi có nội dung tổ chức hội họp được công ty giao nhiệm vụ cho văn phịng đảm
nhiệm thì mọi cơng việc trong công tác tổ chức hội họp đều được triển khai một cách
nhanh chóng và chính xác. Việc phân cơng công việc được thực hiện một cách đồng
đều, luôn theo sát được tiến độ của công việc trong nội dung hội họp, khơng có cơng
việc nào bị đình trệ chậm trễ. Ngồi ra, văn phịng khi làm việc xây dựng tổ chức cơng
tác hội họp ln có phương án dự phòng nhằm tránh việc đột xuất xảy ra. Việc lên kế
hoạch xây dựng chương trình hội họp ln nhanh chóng giúp tiến độ cơng việc được
đẩy nhanh và hồn thành nhanh. Bản kế hoạch được xây dựng một cách chi tiết và đầy
đủ các nội dung liên quan tới công việc thực hiện để xây dựng chương trình tổ chức
hội họp. Đảm bảo kết quả của công việc theo mục tiêu đã đề ra ban đầu, tránh lạc đề
hay mất phương hướng.

12


3.1.2.

Nhược điểm của công tác chuẩn bị cuộc họp cổ đông thường niên 2020

tại công ty cổ phần viễn thông FPT
Do là tập đồn chun lĩnh vực viễn thơng và cung cấp dịch vụ, mọi công tác tổ
chức đều thực hiện một cách trơi chảy nhưng vẫn cịn nhiều nhược điểm trong q
trình chuẩn bị. Tuy khối văn phịng ln thực hiện theo các quy định của nhà nước về
công tác tổ chức hội họp nhưng các quy định vẫn chưa được áp dụng hết và sử dụng
hết các quy trình chuẩn trong quy định của nhà nước. Các quy trình được thực hiện
vẫn chưa đúng theo quy định, vẫn cịn các trường hợp làm thiếu, sót quy trình. Vì vậy
dễ gây ra rủi ro khi không đi theo đúng quy trình, kế hoạch đặt ra.
Sau khi kết thúc cuộc họp, công việc lập biên bản hội họp, lưu hồ sơ vẫn chưa

được thực hiện hồn tất, các cơng việc họp rút kinh nghiệm, bổ sung ý kiến, hoàn tất
việc lập hồ sơ vẫn chưa được chú ý tới. Các hình thức bảo quản hồ sơ lưu trữ vẫn cịn
thiếu tính khoa học. Cơng tác ghi chép biên bản sau cuộc họp vẫn chưa được chú ý
hơn, ban thư ký chưa làm hết nhiệm vụ của mình, tình trạng ghi chép biên bản hội
nghị, hội họp còn chậm, chưa nắm bắt kịp được những thông tin cần thiết cho biên
bản, cách ghi chưa được rõ ràng, mạch lạc và thống nhất. Cách ghi nắm bắt ý chính,
chưa ghi kịp thơng tin cũng là điều mà ban thư ký thường xuyên mắc phải.

13


3.2. Một vài kiến nghị cho công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo ở công ty cổ

phần viễn thơng FPT.
Chỉ tiến hành cuộc họp theo chương trình, kế hoạch và thực sự cần thiết.
Khi phải tổ chức họp cần xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham
dự, để phân công chuẩn bị kỹ, chu đáo, bảo đảm hiệu quả, thiết thực, khơng hình thức,
phô trương và không để việc tổ chức họp làm ảnh hưởng tiến độ, chất lượng thực hiện
nhiệm vụ và việc giải quyết công việc cho cá nhân, tổ chức. Việc bố trí thời gian, địa
điểm tổ chức họp phải khoa học, phù hợp để đại biểu tham dự đúng thành phần, thuận
lợi cho việc di chuyển và tiết kiệm kinh phí.
Phân bở thời gian tở chức các cuộc họp hợp lý. Thời gian trung bình cho mỗi
cuộc họp nên kéo dài tối đa là 75 phút cho hầu hết các cuộc họp (Heller, 2006). Nếu
quá thời gian này, mọi thành viên sẽ dễ mất tập trung và hiệu quả cuộc họp giảm. Yêu
cầu các ý kiến phát biểu cần chuẩn bị trước để tiết kiệm thời gian cuộc họp. Khuyến
khích mọi người phát biểu ngắn gọn hợp lý và tập trung vào vấn đề liên quan. Chú ý

14

đến việc kiểm soát thời gian: Phân bổ thời gian theo kế hoạch đã định, chú ý thời gian
bắt đầu và kết thúc.
Nâng cao tinh chuyên nghiệp, kỹ năng để tổ chức các cuộc họp đáp ứng mục
tiêu, yêu cầu đặt ra, và đôn đốc để các kết luận, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo tại cuộc
họp được thực hiện đúng tiến độ, hiệu quả. Cần có nhiều kinh nghiệm giải quyết vấn
đề nảy sinh khi họp. Mỗi cuộc họp đều có những vấn đề cần phải giải quyết, nó địi hỏi
người chủ trì phải xử lý nhanh chóng để cuộc họp diễn ra suôn sẻ.
Đối với các cuộc họp trực tuyến, các cuộc họp được tiến hành qua mạng
internet sử dụng các công cụ hỗ trợ công nghệ đồng bộ có chức năng họp hiệu quả như
gặp mặt trực tiếp (như Skype, Zoom, Google Meet, …). Tuy nhiên, việc họp trực
tuyến cũng có những khó khăn riêng như khó để nâng cao sự cảm thơng với người
khác, dễ sa đà vào những cơng việc đa nhiệm vơ ích khi bạn đang không ở trong cùng
không gian vật lý với họ. Để một cuộc họp trực tuyến được như ý và hiệu quả, cần nói
cho mọi người trước màn hình những hành vi làm việc riêng cần tránh (như đọc email,
chơi game lén trên máy tính, …) trong khi cuộc họp đang được tiến hành. Một mục
tiêu quan trọng của hầu hết các cuộc họp là để đưa ra các quyết định dựa trên sự tham
gia tối đa của các thành viên, vì vậy hãy ln nhớ rằng mọi người sẽ làm việc tốt nhất
với những người đã có hiểu biết về nhau. Do đó, ở những cuộc họp lần đầu tiên có thể
chọn để gửi ảnh của những người dự họp cùng với một bản lý lịch cho mọi người xem
qua trước. Sự giao tiếp giữa các thành viên có thể diễn ra cùng với việc phổ biến
chương trình nghị sự của cuộc họp và các tài liệu hỗ trợ khác.Dưới đây là một số gợi ý
và đề xuất thêm cho việc lãnh đạo và tham gia vào các cuộc họp trực tuyến, dựa trên
các tính năng độc đáo của các cuộc họp trực tuyến:
Để tất cả những người tham gia cuộc họp đàm thoại trực tuyến (audio meeting)

•

nói khi bắt đầu cuộc họp để mọi người quen thuộc với giọng nói của những người
khác.
Nhắc nhở mọi người về mục đích của cuộc họp và các kết quả quan trọng bạn

•

hy vọng cả nhóm đạt được.
•
Lắng nghe hoặc xem những người không tham gia và yêu cầu họ thường xuyên
về ý tưởng hoặc đề xuất thêm cho các cuộc thảo luận.
•
Tóm tắt trạng thái của cuộc họp theo thời gian.

15


Nếu cuộc họp là một hội nghị đàm thoại trực tuyến (audio conference) đừng

•

khuyến khích mọi người kết nối từ điện thoại di động vì những rủi ro tiềm ẩn về chất
•

lượng âm thanh.
Bởi vì khơng thể hiện được hết ngôn ngữ cơ thể để tương tác với các thành
viên, hãy yêu cầu các thành viên khác cắt nghĩa và nói rõ ý định của họ nếu bạn khơng

•

chắc chắn về tất cả những lời họ truyền đạt.
Nếu ai đó phải rời đi trước khi cuộc họp kết thúc, thông báo cho người tổ chức
trước. Đăng xuất công khai và nhanh chóng khi bạn rời đi, thay vì vẫn để kết nối cuộc
họp.

16


KÊT LUẬN
Vai trị của Quản trị hành chính văn phịng trong q trình phát triển của mỗi
doanh nghiệp là khơng thể phủ nhận. Cơng tác quản trị hành chính văn phịng nói
chung và cơng tác chuẩn bị cuộc họp, hội nghị, hội thảo thực sự là bài tốn khó, tốn
nhiều thời gian cũng như kinh phí của doanh nghiệp, tổ chức. Vậy yêu cầu đặt ra là
nâng cao tổ chức hoạt động quản trị, giúp doanh nghiệp giảm bớt thách thức trong
khâu quản lí.
Liên hệ thực tiễn cơng tác chuẩn bị cuộc họp, hội nghị, hội thảo tại công ty cổ
phần viễn thông FPT đã chỉ ra nhiều ưu điểm và nhược điểm, thuận lợi và thách thức
trong công tác chuẩn bị cuộc họp, hội nghị, hội thảo. Qua đó nhóm 5 cũng chỉ ra một
số giải pháp có thể góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp nhằm giúp các nhà
quản trị và bộ phận thư ký dễ dàng trong khâu quản lí và sắp xếp cơng việc.
Vì thời gian thảo luận có hạn cộng thêm năng lực và kinh nghiệm thực tế chưa
nhiều nên bài tiểu luận này chắc chắn khơng tránh khỏi những thiếu sót. Nhóm 5
chúng em rất mong được sự chỉ bảo tận tình của cơ, sự góp ý chân thành của các bạn
trong nhóm phản biện để bài tiểu luận này của chúng em được hoàn thiện hơn.

17


PHỤ LỤC

Nội dung

Triệu tập họp

Trình tự cuộc
họp và biểu
quyết

Cách thức tiến hành
Chủ tịch HĐQT hoặc Trưởng Ban kiểm soát hoặc
cổ đơng/nhóm cổ đơng sở hữu trên 10% tổng số cổ
phần phổ thơng trong thời hạn liên tục ít nhất 6
tháng (trừ trường hợp Điều lệ Công ty quy định tỷ
lệ khác).
Chủ tịch HĐQT chủ tọa các cuộc họp do Chủ tịch
HĐQT triệu tập.
Xác định số cổ đông tham dự: Cuộc họp chỉ được
tiến hành khi số cổ đông dự họp đại diện cho ít
nhất 65% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.
Các nội dung có thể thơng qua trong cuộc họp:
Thông qua định hướng phát triển của công ty
Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của
từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ
tức hằng năm của từng loại cổ phần, trừ trường
hợp Điều lệ cơng ty có quy định khác.
Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT,
thành viên Ban kiểm soát.
Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị
bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được
ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của cơng ty
nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác.
Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, trừ
trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ
phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được

quyền chào bán quy định tại Điều lệ Công ty.
Thông qua báo cáo tài chính hằng năm.
Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã
bán của mỗi loại.
Xem xét và xử lý các vi phạm của HĐQT, Ban
kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông
công ty.
Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của
Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
Biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông:
Quyết định của Đại hội đồng cổ đông được thông
qua tại cuộc họp khi được số cổ đông đại diện ít
nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ
đông dự họp chấp thuận.Tuy nhiên, một số quyết
định địi hỏi phải có ít nhất 75% tổng số phiếu biểu
quyết của tất cả cổ đông dự họp chấp thuận, bao

Thành phần chịu
trách nhiệm
Lên danh sách cổ
đơng tham dự:
Phịng HCNS,
Ban thư ký
Chủ toạ cuộc họp:
Chủ tịch HĐQT
Báo cáo nội dung
làm việc: Đại diện
HĐQT, Ban Kiểm
sốt.
Thơng qua các nội

dung làm việc:
Chủ toạ , Ban điểu
hành
Đại hội biểu
quyết, Công bố
kết quả biểu
quyết: Ban Kiểm
phiếu
Thông qua các
nghị quyết, quyết
định sửa đổi mới:
Chủ toạ - Chủ tịch
HĐQT
Báo cáo biên bản
họp Đại hội: Ban
thư ký


gồm:
Quyết định về loại cổ phần và tổng số cổ phần của
từng loại được quyền chào bán.
Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.
Tổ chức lại, giải thể công ty.
Đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn
hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo
tài chính gần nhất của cơng ty.