Giáo trình Thực hành kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp (Nghề Kế toán doanh nghiệp - Trình độ Cao đẳng): Phần 2 - CĐ GTVT Trung ương I

BÀI 5: ỨNG DỤNG KẾ TỐN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP TRÊN PHẦN MỀM KẾ
TỐN
1. Tạo cơ sở d liệu
Thơng thƣờng đối với một đơn vị hành chính sự nghiệp để bắt đầu một năm tài chính mới
thƣờng phải tiến hành mở sổ kế toán mới tƣơng ứng với năm tài chính đó.
Trong các phần mềm kế tốn việc mở sổ kế tốn (hay cịn gọi là tạo dữ liệu kế toán) đƣợc
thực hiện ngay lần đầu tiên khi ngƣời sử dụng bắt đầu sử dụng phần mềm. Quá trình mở sổ
đƣợc thực hiện qua một số bƣớc trong đó cho phép ngƣời sử dụng đặt tên cho sổ kế toán,
chọn nơi lƣu sổ kế tốn vừa mở trên máy tính, chọn phƣơng pháp tính giá, chọn ngày bắt đầu
hạch tốn, chọn phƣơng pháp tính giá...
Đối với mỗi phần mềm thì việc tạo dữ liệu kế toán sẽ theo những quy trình và thao tác
khác nhau.
2. Thiết lập hệ thống tài khoản
Trong q trình mở sổ, kế tốn sẽ tiến hành khai báo một số thông tin về hệ thống nhƣ:
cách tạo dữ liệu kế toán, nơi lƣu dữ liệu kế tốn, thơng tin đơn vị, thơng tin ngầm định, tuỳ
chọn của đơn vị, ngày hạch toán.

Sau khi tạo xong dữ liệu kế tốn và thiết lập các thơng tin hệ thống, ngƣời sử dụng sẽ đăng
nhập vào dữ liệu để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mỗi một phần mềm
sẽ có một màn hình giao diện khác nhau.
Ví dụ:

105


3. Khai báo các danh mục
Sau khi tiến hành mở sổ kế tốn, để có thể hạch tốn đƣợc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
trên phần mềm kế toán thì ngƣời sử dụng phải tiến hành khai báo một số danh mục ban đầu
trƣớc khi nhập số dƣ ban đầu cho các tài khoản.
3.1. Danh mục Hệ thống tài khoản
Danh mục Hệ thống tài khoản đƣợc sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản. Thông

thƣờng các phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định của Bộ
Tài chính. Tuy nhiên, để phản ánh đƣợc các hoạt động kinh tế phát sinh của từng đơn vị hành
chính sự nghiệp, các phần mềm vẫn cho phép ngƣời sử dụng mở thêm các tiết khoản trên cơ
sở hệ thống tài khoản chuẩn. Hệ thống tài khoản này sẽ đƣợc sử dụng trong các bút toán hạch
toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.

3.2. Danh mục Mục lục ngân sách
Trong các phần mềm kế toán danh mục này đƣợc sử dụng nhƣ một hệ thống để thống kê
tình hình thu, chi NSNN theo các chỉ tiêu khác nhau nhƣ: Các cấp ngân sách, các ngành, các
hoạt động. Danh mục Mục lục ngân sách baogồm: Nguồn kinh phí, Chƣơng, Loại khoản,
Mục/Tiểu mục. Thơng thƣờng các phần mềm kế toán đã đƣợc thiết lập sẵn theo danh mục
Mục lục ngân sách chuẩn của Bộ tài chính. Tuy nhiên để phản ánh đƣợc tất cả các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh tại đơn vị, phần mềm cho phép ngƣời sử dụng mở thêm các mục lục ngân
sách nhỏ từ danh mục mục lục ngân sách chuẩn. Danh mục Mục lục ngân sách này sẽ đƣợc sử
dụng trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị trong kỳ.
- Danh mục Nguồn kinh phí
Danh mục Nguồn kinh phí đƣợc sử dụng nhằm mục đích thống kê nguồn gốc các nguồn
106


kinh phí đƣợc sử dụng tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. VD: Ngân sách Trung ƣơng,
Ngân sách Tỉnh, Ngân sách Huyện,…

- Danh mục Chương
Danh mục Chƣơng thể hiện đặc thù riêng của từng đơn vị hành chính sự nghiệp. Ví dụ: Bộ
Y tế, Sở Y tế, Bộ Giáo dục, Sở Giáo dục,…

- Danh mục Loại khoản
Danh mục Loại khoản cho phép thống kê các loại hình hoạt động trong lĩnh vực kinh tế,
chính trị xã hội. Các lĩnh vực hoạt động nhƣ: Nông nghiệp - Lâm nghiệp - Thủy sản, Cơng

nghiệp khai khống, Cơng nghiệp chế biến, chế tạo,…

- Danh mục Mục/Tiểu mục
Danh mục Mục/Tiểu mục dùng để thống kê các khoản thu, chi chi tiết theo các hoạt động
kinh tế, chính trị, xã hội của Ngân sách nhà nƣớc.
Các khoản thu NSNN bao gồm: các khoản thu từ thuế, phí, lệ phí; các khoản thu từ hoạt
động kinh tế của Nhà nƣớc; các khoản đóng góp của tổ chức và cá nhân; các khoản viện trợ;
các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.
Các khoản chi NSNN bao gồm: các khoản chi phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc
phòng, an ninh, bảo đảm hoạt động của bộ máy nhà nƣớc; chi trả nợ của Nhà nƣớc; chi viện
107


trợ và các khoản chi khác theo quy định của pháp luật.

3.3. Danh mục Chương trình mục tiêu
Danh mục chƣơng trình mục tiêu dùng để thống kê các khoản thu, chi cho các chƣơng
trình, mục tiêu, dự án quốc gia và các nhiệm vụ cần theo dõi riêng.

3.4. Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp
Trong các phần mềm kế toán danh mục khách hàng, nhà cung cấp đƣợc ngƣời sử dụng
khai báo nhằm lập các báo cáo thống kê mua, bán hàng hóa và theo dõi cơng nợ chi tiết đến
từng khách hàng, nhà cung cấp. Mỗi khách hàng, nhà cung cấp sẽ đƣợc nhận diện bằng mã
hiệu khác nhau gọi là mã khách hàng, nhà cung cấp. Mã hiệu này thông thƣờng sẽ do ngƣời
sử dụng đặt sao cho phù hợp với mơ hình hoạt động và quản lý của đơn vị hành chính sự
nghiệp. Có rất nhiều phƣơng pháp đặt mã hiệu khác nhau, các phƣơng pháp này phụ thuộc
vào yêu cầu tổ chức quản lý đối tƣợng và phụ thuộc vào tính chất của từng đối tƣợng cụ thể.
Ví dụ:
- Dùng phƣơng pháp đặt mã theo tên viết tắt hoặc ghép các chữ cái đầu trong tên khách
hàng, nhà cung cấp. Cách mã hóa này mang tính gợi nhớ cao.

- Dùng phƣơng pháp đánh số lần lƣợt tăng dần theo phát sinh của đối tƣợng khách hàng,
nhà cung cấp mới bắt đầu từ 1, 2, 3,…. Tuy nhiên cách đặt này không mang ý nghĩa gợi ý
nào.
Một số điểm lƣu ý khi thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp trong các phần mềm kế toán:
- Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp phải đƣợc đặt một mã khác nhau.
- Không nên đƣa ra một mã mà thành phần thơng tin trong mã đó lại là của một mã khác.
108


3.5. Danh mục Vật tư hàng hóa, cơng cụ dụng cụ
Danh mục Vật tƣ hàng hóa, cơng cụ dụng cụ dùng để theo dõi các vật tƣ, hàng hóa, cơng
cụ dụng cụ đƣợc sử dụng khi thực hiện nhập, xuất các vật tƣ, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ đó.
Mỗi vật tƣ, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ sẽ mang một mã hiệu riêng. Việc đặt mã hiệu cho
vật tƣ, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ cũng giống nhƣ đặt mã hiệu cho đối tƣợng khách hàng, nhà
cung cấp, nó do ngƣời sử dụng tự đặt sao cho thuận tiện nhất và dễ nhớ nhất phù hợp với
công tác quản lý vật tƣ, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Thơng
thƣờng các đơn vị hành chính sự nghiệp hay lựa chọn cách đặt mã theo tên của vật tƣ, hàng
hóa, cơng cụ dụng cụ. Trong trƣờng hợp cùng một vật tƣ, hàng hóa nhƣng có nhiều loại khác
nhau thì ngƣời sử dụng có thể bổ sung thêm đặc trƣng của vật tƣ, hàng hóa đó.
Việc đặt mã cho vật tƣ, hàng hóa trong bảng mã vật tƣ, hàng hóa tƣơng ứng với việc mở
thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tƣ, hàng hóa,
thành phẩm trong kế tốn thủ cơng.

3.7. Danh mục Tài sản cố định
Danh mục Tài sản cố định dùng để quản lý các tài sản cố định mà đơn vị hành chính sự
nghiệp quản lý. Mỗi tài sản cố định đƣợc mang một mã hiệu riêng và kèm với nó là các thơng
tin về tài sản nhƣ: tỷ lệ hao mịn, cách tính hao mịn, ngun giá, giá trị hao mịn đầu kỳ,…
đều phải đƣợc cập nhật trƣớc khi bắt đầu nhập dữ liệu phát sinh về tài sản cố định. Việc đặt
mã này cũng do ngƣời sử dụng quyết định. Việc đặt mã hiệu cho tài sản cố định trong bảng
mã tài sản cố định tƣơng ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết tài sản cố định để theo dõi các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định trong kế tốn thủ cơng.

109


3.8. Danh mục Hoạt động sự nghiệp
Danh mục Hoạt động sự nghiệp dùng để quản lý các hoạt động phát sinh tại đơn vị hành
chính sự nghiệp, ví dụ hoạt động thƣờng xuyên, hoạt động sản xuất cung ứng dịch vụ, hoạt
động nhà nƣớc đặt hàng,… Việc khai báo danh mục này do ngƣời sử dụng quyết định. Khai
báo danh mục hoạt động sự nghiệp tƣơng ứng với việc mở sổ, báo cáo chi tiết cho hoạt động
sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh.

3.9. Danh mục Dự án
Danh mục Dự án đƣợc sử dụng để khai báo danh sách các chƣơng trình dự án do các đơn
vị hành chính sự nghiệp quản lý và thực hiện

4. Nhập số dƣ ban đầu
Trên các phần mềm kế toán, sau khi tiến hành khai báo xong danh mục ban đầu nhƣ khách
hàng, nhà cung cấp, vật tƣ, hàng hóa, tài sản cố định,… ngƣời sử dụng sẽ tiến hành nhập số
dƣ ban đầu cho các tài khoản. Số dƣ ở đầu kỳ có thể là dƣ Nợ hoặc dƣ Có, là VNĐ hay ngoại
tệ. Số dƣ ban đầu gồm có:
- Số dƣ đầu kỳ của tài khoản: là số dƣ đầu của tháng bắt đầu hạch toán trên máy (số liệu
hạch tốn trên máy có thể khơng phải bắt đầu từ tháng 01).
- Số dƣ đầu năm: là số dƣ Nợ hoặc dƣ Có ngày 01 tháng 01.
Việc nhập số dƣ trên các phần mềm thƣờng đƣợc thực hiện sau khi khai báo xong các danh
mục ban đầu và trƣớc khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.

110

5. Nhập d liệu kế toán:
5.1. Kế toán nguồn kinh phí
5.1.1. Ngun tắc hạch tốn
Kế tốn nguồn kinh phí phải hạch tốn rành mạch, rõ ràng từng loại kinh phí, từng loại
vốn, từng loại quỹ theo mục đích sử dụng và theo nguồn hunh thành vốn, kinh phí.
Việc kết chuyển từ nguồn kinh phí này sang nguồn kinh phí khác phải chấp hành theo
đúng chế độ và làm các thủ tục cần thiết. Không đƣợc kết chuyển một cách tùy tiện.
Đối với các khoản thu tại đơn vị đƣợc phép bổ sung nguồn kinh phí, khi phát sinh đƣợc hạch
tốn vào tài khoản phản ánh các khoản thu (Loại tài khoản 5) sau đó đƣợc kết chuyển sang tài
khoản nguồn kinh phí liên quan theo quy định hoặc theo phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
Cuối niên độ kế tốn, kinh phí khơng sử dụng hết phải hồn trả ngân sách hoặc cấp trên,
đơn vị chỉ đƣợc kết chuyển sang năm sau khi đƣợc phép của cơ quan tài chính.
5.1.2. Mơ hình hóa hoạt động tiếp nhận, rút dự tốn và quyết tốn kinh phí
Xem lại bảng quy ƣớc về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 1

5.1.3. Sơ đồ hạch tốn kế tốn nguồn kinh phí

111


5.1.4. Thực hành trên phần mềm kế tốn
* Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo

* Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý nguồn kinh phí
Để hạch tốn các nghiệp vụ liên quan đến quản lý nguồn kinh phí trong một phần mềm kế
tốn, ngƣời sử dụng cần phải khai báo một số thông tin, danh mục ban đầu nhƣ:
+ Danh mục Tài khoản ngân hàng, kho bạc
Danh mục tài khoản ngân hàng, kho bạc dùng để theo dõi các tài khoản tại các ngân hàng,
kho bạc khác nhau. Khi thiết lập một tài khoản mới, ngƣời sử dụng cần phải nhập đầy đủ các
thông tin về: số tài khoản, tên tài khoản.

112


+ Danh mục Mục lục ngân sách
Danh mục Mục lục ngân sách bao gồm các danh mục sau: Tính chất nguồn kinh phí;
Nguồn kinh phí; Chƣơng; Loại khoản; Nhóm mục chi; Mục/tiểu mục.
Tính chất nguồn kinh phí: Danh mục Tính chất nguồn kinh phí thƣờng đƣợc thiết lập sẵn
nhằm tạo thuận lợi cho ngƣời sử dụng trong quá trình quản lý nguồn kinh phí nhƣ: Kinh phí
thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm; Kinh phí khơng thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu
trách nhiệm; Kinh phí thực hiện cải cách tiền lƣơng,... Tuy nhiên, ngƣời sử dụng có thể thêm
mới những tính chất nguồn kinh phí khác khi có quyết định sửa đổi bổ sung của Bộ Tài chính.
Khi khai báo một tính chất nguồn kinh phí mới, ngƣời sử dụng phải nhập đầy đủ thơng tin về
mã tính chất, tên tính chất nguồn kinh phí.

Nguồn kinh phí: Ngƣời sử dụng có thể dùng danh mục Nguồn kinh phí đƣợc thiết lập sẵn,
hoặc có thể thiết lập danh mục Nguồn kinh phí theo nhu cầu hạch tốn của đơn vị mình dựa
trên những Nguồn kinh phí đã đƣợc thiết lập sẵn. Khi khai báo mới nguồn kinh phí, cần phải
khai báo đầy đủ thơng tin về mã nguồn kinh phí, tên nguồn kinh phí.

Chƣơng: Danh mục Chƣơng dùng để theo dõi các Chƣơng ngân sách đƣợc sử dụng trong
113


đơn vị. Các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể hạch toán một hay nhiều Chƣơng trong cùng
một dữ liệu kế tốn bằng cách tích chọn những Chƣơng đƣợc sử dụng.

Loại khoản: Danh mục Loại khoản thƣờng đƣợc thiết lập sẵn theo quy định của Bộ Tài
chính, ngƣời sử dụng có thế chọn những loại khoản mà đơn vị sử dụng để tiện cho việc theo
dõi. Ngoài ra, ngƣời sử dụng cũng có thể khai báo thêm loại khoản cho phù hợp với nhu cầu

hạch toán trong đơn vị. Khi khai báo loại khoản mới, ngƣời sử dụng phải khai báo đầy đủ
thông tin bao gồm mã loại khoản và tên loại khoản.

Nhóm mục chi: Danh mục Nhóm mục chi đã đƣợc thiết lập sẵn theo đúng quy định hiện
hành.

Mục/Tiểu mục: Danh mục Mục/Tiểu mục theo quy định hiện hành thƣờng đƣợc thiết lập
sẵn trong hệ thống. Tuy nhiên ngƣời sử dụng cũng có thể thêm mới hoặc sửa đổi các
Mục/Tiểu mục khi có thơng tƣ sửa đổi, bổ sung mục lục ngân sách.

Chƣơng trình mục tiêu: Danh mục Chƣơng trình mục tiêu thƣờng đƣợc thiết lập sẵn theo
chế độ hiện hành. Tuy nhiên ngƣời sử dụng cũng có thể thêm mới hoặc sửa đổi các chƣơng
trình mục tiêu khi có thơng tƣ sửa đổi, bổ sung hệ thống chƣơng trình mục tiêu
114


* Các chứng từ đầu vào liên quan
Các chứng từ dùng cho việc hạch tốn nguồn kinh phí bao gồm:
- Quyết định giao dự toán
- Giấy rút dự toán
- Phiếu thu rút dự toán
- …
Một số mẫu chứng từ điển hình:
út dự tốn

Trên các phiếu rút dự tốn ngƣời sử dụng cần nhập các thông tin nhƣ: tên đơn vị rút dự
toán; mã ĐVQHNS; tài khoản KBNN; mã cấp NS; tên CTMT, DA; mã CTMT, DA; đơn vị
nhận tiền; địa chỉ,…
* Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán
+ Nhập chứng từ

Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nguồn kinh phí trong một phần mềm kế tốn,
115


ngƣời sử dụng thực hiện theo các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ nguồn kinh phí. Bƣớc 2: Chọn loại
chứng từ cập nhật.
Bƣớc 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó.
Trong phần mềm kế tốn, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành kế tốn nguồn
kinh phí bao gồm các thơng tin:
Phần thơng tin chung gồm có:
- Tên và thơng tin về đối tƣợng: Có thể là thông tin về ngày quyết định, số
quyết định,
đơn vị trả tiền, đơn vị nhận tiền... có phát sinh các giao dịch liên quan đến hoạt động nhận và
sử dụng nguồn kinh phí.
- Diễn giải: Mơ tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh.
- Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh của chứng từ, ngày này phải nằm trong năm làm việc
hiện thời và lớn hơn ngày khóa sổ kế toán kỳ kế toán trƣớc. Khi thêm mới một chứng từ, nếu
ngày chứng từ xảy ra trƣớc ngày làm việc hiện thời, các phần mềm kế toán vẫn cho phép
ngƣời sử dụng thay đổi lại ngày chứng từ khi nhập. Sau khi cất giữ xong chứng từ sẽ đƣợc tự
động chèn vào khoảng thời gian trƣớc đó. Điều này khác hẳn kế tốn thủ cơng, nếu đã tiến
hành định khoản trên sổ sách, báo cáo thu không thể chèn thêm chứng từ vào một khoảng thời
gian trƣớc đó.
- Số chứng từ: Trong các phần mềm thƣờng đƣợc tự động đánh số tăng dần, tuy nhiên
ngƣời sử dụng vẫn có thể sửa lại số chứng từ nếu muốn.
Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về tài khoản định khoản, nguồn, chƣơng,
khoản, mục, tiểu mục.
- Bút toán định khoản: Là các tài khoản có liên quan đến nghiệp vụ nhận và sử dụng nguồn
kinh phí.
- Diễn giải: Mơ tả lại nội dung của nghiệp vụ phát sinh.

Đầu năm các đơn vị hành chính sự nghiệp nhận đƣợc quyết định giao dự toán từ cơ quan
chủ quản. Căn cứ vào quyết định này kế toán trong đơn vị hạch tốn nghiệp vụ nhận dự tốn
đầu năm.

Ngồi các khoản kinh phí đơn vị đƣợc nhận theo thơng báo dự tốn kinh phí đầu năm,
trong q trình hoạt động đơn vị có thể nhận bổ sung dự tốn.

116


Sau khi nhận đƣợc quyết định giao dự toán, đơn vị sẽ rút dự toán về để sử dụng theo đúng
dự tốn của đơn vị munh. Đơn vị có thể rút dự toán tiền mặt hoặc rút dự toán chuyển khoản.
Rút dự toán tiền mặt

Khi rút dự toán tiền mặt, kế toán phải lập một phiếu thu để nhập quỹ số tiền đó. Ngƣời sử
dụng có thể sinh phiếu thu rút dự toán , phần mềm tự động lấy số liệu và hiển thị đầy đủ các
thông tin lên phiếu thu.

Rút dự toán chuyển khoản
Đơn vị rút dự toán chuyển khoản trong trƣờng hợp kho bạc trực tiếp chuyển tiền cho các
đối tƣợng liên quan đến hoạt động tại đơn vị.

117


Khi rút dự tốn chuyển khoản, ngƣời sử dụng có thể sinh chứng từ chuyển khoản kho bạc,
chứng từ này đƣợc tự động lấy số liệu căn cứ vào các thơng tin đã nhập trong giấy rút dự tốn
chuyển khoản.

Chứng từ ghi đồng thời

Khi rút dự toán, kế toán đơn vị phải ghi đơn brn Có Tài khoản 008, 009. Loại chứng từ này
ngƣời sử dụng không phải nhập mà phần mềm sẽ tự động lên số liệu căn cứ vào phiếu thu rút
dự toán nhập quỹ và chứng từ chuyển khoản kho bạc.

Đơn vị rút tạm ứng khi cần chi tiêu phục vụ cho các hoạt động mà chƣa nhận đƣợc quyết
định cấp dự toán. Căn cứ vào giấy rút tạm ứng chƣa cấp dự toán, kế toán lập phiếu thu hoặc
chứng từ chuyển khoản kho bạc.
Phiếu thu (Tạm ứng chƣa cấp dự toán)
Kế toán lập phiếu thu khi đơn vị đƣợc kho bạc cho tạm ứng kinh phí nhập quỹ tiền mặt.

118


Chứng từ chuyển khoản kho bạc (Tạm ứng chƣa cấp dự toán)
Khi kho bạc chi trả trực tiếp số tạm ứng chƣa cấp dự toán cho đơn vị, kế toán phải lập
chứng từ chuyển khoản kho bạc.

Phiếu chi tiền mặt từ tạm ứng đã cấp dự toán
Sau khi rút dự toán tiền mặt về nhập quỹ, đơn vị chi tiền để phục vụ cho các hoạt động và
lập phiếu chi.

Phiếu chi tiền mặt từ tạm ứng chƣa cấp dự toán

119


Bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán
Cuối mỗi tháng, mỗi quý, kế toán lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng đã cấp dự toán
để nộp lên kho bạc.

Khi đƣợc kho bạc chấp nhận thanh toán.

Bảng kê chứng từ thanh toán chƣa cấp dự toán
Khi đơn vị đƣợc cấp có thẩm quyền giao dự tốn , kế toán tiến hành lập bảng kê chứng từ
thanh toán tạm ứng chƣa cấp dự toán.

120


Khi đƣợc kho bạc chấp nhận thanh toán

Trong năm đơn vị đƣợc giao dự tốn ở các nhóm mục khác nhau nhƣng trong q trình sử
dụng, nhóm mục này chi khơng hết cịn nhóm mục khác lại thiếu nên đơn vị xin điều chỉnh dự
tốn từ nhóm mục này sang nhóm mục khác. Khi phát sinh nghiệp vụ điều chỉnh dự toán, kế
toán hạch toán:
Ghi đơn Nợ TK 008, 009: Số tiền âm (nhóm mục điều chỉnh giảm)
Ghi đơn Nợ TK 008, 009: Số tiền dƣơng (nhóm mục điều chỉnh tăng)
Khi đƣợc cơ quan chủ quản chấp nhận, kế toán lập chứng từ điều chỉnh dự toán.

Hủy dự toán là trƣờng hợp cuối năm dự toán chi ngân sách của đơn vị còn lại ở kho bạc
(chƣa rút về, chƣa chi) nhƣng khơng đƣợc chuyển dự tốn sang năm sau; hoặc do đơn vị chủ
quản quyết định giảm dự toán đã đƣợc giao ở nhóm mục nào đó. Khi phát sinh nghiệp vụ hủy
dự toán, kế toán hạch toán: Ghi đơn: Nợ TK 008, 009.

Trong tháng 9 hoặc tháng 10, đơn vị nhận đƣợc quyết định duyệt quyết toán của năm
121


trƣớc. Khi có quyết định này kế tốn lập chứng từ quyết toán số dƣ đầu năm. Đối với chứng
từ này, ngƣời sử dụng không phải nhập số liệu mà phần mềm tự động lấy lên căn cứ vào số dƣ

trên tài khoản 661, 662, 635, 241, 461, 462, 465, 441,…

chuyển số dƣ cuối năm
Cuối năm, các khoản chi hoạt động chƣa đƣợc quyết tốn với nguồn kinh phí hoạt động
thu kế toán tiến hành kết chuyển số chi hoạt động, nguồn kinh phí hoạt động đã sử dụng năm
nay (6612, 4612) thành số chi hoạt động, nguồn kinh phí hoạt động năm trƣớc (6611, 4611).
Bút toán kết chuyển số dƣ cuối năm đƣợc phần mềm tự động lấy số liệu căn cứ vào số dƣ trên
tài khoản 6612 và 4612 tính đến thời điểm cuối năm. Ngƣời sử dụng có thể thêm hoặc sửa
những thơng tin trên chứng từ kết chuyển số dƣ cuối năm theo nhu cầu hạch tốn.

+ Thêm các đối tƣợng trong danh mục có liên quan
Trong quá trình nhập chứng từ phát sinh những đối tƣợng khơng có trong các danh mục
khai báo trƣớc đó, một số phần mềm cho phép ngƣời sử dụng thêm nhanh các đối tƣợng trong
các danh mục có liên quan ngay trong màn hình nhập liệu chứng từ nhƣ: thêm mới cán bộ
trong danh mục cán bộ hay thêm mới khách hàng, nhà cung cấp trong danh mục khách hàng,
nhà cung cấp,…

122


Ví dụ thêm mới cán bộ

* Xem và in báo cáo nguồn kinh phí
Sau khi cập nhật các chứng từ lirn quan đến kế tốn nguồn kinh phí, phần mềm sẽ tự động
xử lý và đƣa ra các báo cáo liên quan đến nhận và sử dụng nguồn kinh phí.. Khi xem các báo
cáo, ngƣời sử dụng phải chọn các tham số cần thiết.
án kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nƣớc
- Chọn tham số báo cáo: nhƣ khoảng thời gian; nguồn, chƣơng, khoản, cấp phát, tài khoản
kho bạc, loại kinh phí, mẫu báo cáo.

- Xem báo cáo:

123


5.1.5. Bài tập thực hành
Tại Trƣờng Tiểu học Mimosa có phát sinh một số nghiệp vụ kế toán liên quan đến nguồn
kinh phí nhƣ sau:
STT Mã nhà cung cấp

1.

Tên nhà cung cấp

Địa chỉ

Cơng ty cổ phần

1690 Đinh Tiên

Hà Thành

Hồng, Hà Nội

CT_HATHANH

MST

0101863512

3689 Hai Bà
2.

CT_EVN

Công ty EVN

Trƣng, Hà Nội

0101859126

1. Ngày 08/01/2010, đơn vị nhận đƣợc giấy thơng báo dự tốn kinh phí năm 2010 theo
quyết định QĐ08012010 nhƣ sau:
Nhóm mục chi

Tên nhóm mục

Tổng số

I

Chi thanh tốn cá nhân

125.000.000

II

Chi nghiệp vụ chun mơn

95.400.000

III

Chi mua sắm sửa chữa

120.600.000

IV

Chi thƣờng xuyên khác

95.000.000

Cộng

436.000.000

2. Ngày 10/01/2010, Trần Bình Minh rút tạm ứng về nhập quỹ tiền mặt, số tiền:
38.000.000. Trong đó:
124


- M/TM 6550/6551: 5.000.000
- M/TM 6550/6552: 8.000.000
- M/TM 9050/9062: 25.000.000
3. Ngày 12/03/2010, chi mua CCDC của công ty cổ phần Hà Thành bằng tiền đã cấp dự
toán về sử dụng ngay, số tiền 3.000.000 (M/TM: 6550/6552).
4. Ngày 15/03/2010, quyết toán kinh phí sử dụng năm trƣớc:
- Chi phí khơng đƣợc duyệt là 2.000.000 (M/TM: 7500/7799), đơn vị xác định do lỗi của
Hồng Thanh Mai và đã thực hiện xuất tốn.

- Số kinh phí năm trƣớc chƣa sử dụng hết chuyển sang năm nay là
6.000.000.
5. Ngày 16/03/2010, thu hồi từ Hoàng Thanh Mai bằng tiền mặt, số tiền 2.000.000
6. Ngày 17/03/2010, nộp trả số kinh phí phải xuất tốn cho kho bạc nhà nƣớc số tiền là
2.000.000.
7. Ngày 03/04/2010, chuyển khoản kho bạc trả tiền điện cho công ty EVN (số tài khoản:
711A16176238 tại ngân hàng Công thƣơng Việt Nam), số tiền 2.500.000 (6500/6501).
8. Ngày 12/06/2010, đơn vị nhận đƣợc quyết định của cơ quan chủ quản cho điều chỉnh
dự toán kinh phí từ nhóm mục III sang nhóm mục I, số tiền 15.600.000.
9. Ngày 30/08/2010, đơn vị nhận đƣợc thông báo bổ sung dự tốn kinh phí theo
QĐ30062010 nhƣ sau:
Nhóm mục chi

Tên nhóm mục

Tổng số

I

Chi thanh tốn cá nhân

50.000.000

II

Chi nghiệp vụ chuyên môn

25.000.000

IV

Chi thƣờng xuyên khác

15.000.000

Cộng

90.000.000

10. Ngày 31/12/2010, đơn vị lập bảng kê thanh toán tạm ứng và đã nhận đƣợc quyết định
thanh toán của kho bạc.
11. Ngày 31/12/2010, kết chuyển số dƣ cuối năm khi báo cáo quyết toán chƣa đƣợc
duyệt.
12. Ngày 31/12/2010, đơn vị nhận đƣợc quyết định hủy dự tốn theo QĐ30122010 nhƣ
sau:
Nhóm mục chi

Tên nhóm mục

Số bị hủy dự toán

I

Chi thanh toán cá nhân

45.000.000

III

Chi mua sắm sửa chữa

65.000.000

Cộng

110.000.000
125


Khai báo số dƣ nguồn kinh phí và các danh mục có lirn quan (lấy trong phần Bài tập thực
hành chƣơng 2, tại trang 55)
Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm.
In bảng kê chứng từ thanh toán, bảng đối chiếu dự tốn kinh phí ngân sách tại kho bạc
nhà nƣớc,…

5.2. Kế toán vốn bằng tiền
5.2.1. Nguyên tắc hạch tốn
Đơn vị hành chính sự nghiệp phải sử dụng thống nhất đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam.
Muốn sử dụng đồng tiền ngoại tệ để ghi sổ thu phải đƣợc sự đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài
chính.
Nếu sử dụng đồng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế
hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại
thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Hạch tốn vàng, bạc, kim khí q, đá quý ở tài khoản tiền mặt phải tính ra tiền theo giá
thực tế.
5.2.2. Mơ hình hóa hoạt động thu chi tiền
* Thu tiền mặt

126

* Thu tiền gửi

* Chi tiền gửi

5.2.3. Sơ đồ hạch toán kế toán vốn bằng tiền
* Tiền mặt tại quỹ

127


* Tiền gửi ngân hàng

128


5.2.4. Thực hành trên phần mềm kế toán
* Kế toán tiền mặt tại quỹ
+ Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo

+ Các chứng từ đầu vào liên quan
- Các chứng từ gốc liên quan đến việc thanh tốn: Hóa đơn bán hàng, Phiếu nhập...
- Các chứng từ gốc liên quan đến việc thu chi tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Bảng kiểm
129